Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT A. MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện và Văn phòng Viện 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện 3 1.1.1. Chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện 5 1.2.1. Chức năng 5 1.2.2. Nhiệm vụ 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.3. Nhận xét 7 2. Soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện 7 2.1. Các loại văn bản Viện ban hành 7 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 9 2.2.1. Thẩm quyền của cơ quan 9 2.2.2. Thẩm quyền của cá nhân 9 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9 2.3.1. Thể thức của văn bản 9 2.3.2. Kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 12 2.5. Nhận xét 13 2.5.1. Ưu điểm 13 2.5.2. Nhược điểm 13 2.5.3. Giải pháp 13 3. Quản lý văn bản đi tại Viện 13 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 13 3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13 3.1.2. Ghi số, ngày tháng văn bản 14 3.1.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi của Viện 14 3.2. Đăng ký văn bản 15 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 16 3.3.1. Nhân bản 16 3.3.2. Đóng dấu văn bản đi 16 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 16 3.4.1. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi 16 3.4.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 17 3.5. Lưu văn bản đi 17 3.6. Nhận xét 17 3.6.1. Ưu điểm 17 3.6.2. Nhược điểm 18 3.6.3. Giải pháp 18 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến tại Viện 18 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 18 4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến 18 4.1.2. Phân loại bì, bóc bì 18 4.1.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến 19 4.2. Đăng ký văn bản đến 20 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 21 4.3.1. Trình văn bản đến 21 4.3.2. Chuyển giao văn bản đến 21 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 21 4.4.1. Giải quyết văn bản 21 4.4.2. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22 4.5. Nhận xét 22 4.5.1. Ưu điểm 22 4.5.2. Nhược điểm 22 4.5.3. Giải pháp 23 5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 5.1. Các loại dấu của Viện 23 5.1.1. Dấu cơ quan 23 5.1.2. Dấu khác 24 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 24 5.2.1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng con dấu 24 5.2.2. Nguyên tắc đóng dấu 25 5.3. Bảo quản con dấu 25 5.4. Nhận xét 26 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Viện 26 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 26 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 26 6.3.1. Mở hồ sơ 26 6.3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 26 6.3.3. Kết thúc hồ sơ 27 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27 6.5. Nhận xét 28 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28 7.1. Các quy định hiện hành của Viện về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 28 7.2. Nhận xét, đánh giá chung 30 8. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Viện 30 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Viện 30 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng của Viện 31 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng của Viện 31 8.4. Nhận xét 31 8.4.1. Ưu điểm 31 8.4.2. Nhược điểm 32 8.4.3. Giải pháp 32 C. KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Họ tên sinh viên : Phạm Thị Thạch Thảo Lớp : ĐH.QTVP14A Tên quan đến kiến tập : Viện Đánh giá Khoa học Định giá Công nghệ - Bộ Khoa học Công nghệ Tên giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội, tháng năm 2017 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ Họ tên sinh viên : Phạm Thị Thạch Thảo Lớp : ĐH.QTVP14A Tên quan đến kiến tập : Viện Đánh giá Khoa học Định giá Công nghệ - Bộ Khoa học Công nghệ Tên giảng viên hướng dẫn : ThS Lâm Thu Hằng Hà Nội, tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, xin gửi lời cảm ơn tới anh (chị) Viện Đánh giá khoa học Định giá công nghệ (Vistec) – Bộ Khoa học Cơng nghệ tạo điều kiện để tơi kiến tập Văn phòng Viện Và đặc biệt, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Viện trưởng Trần Hậu Ngọc, anh Nguyễn Văn Tuấn giảng viên ThS Lâm Thu Hằng hướng dẫn, giúp đỡ tơi q trình kiến tập làm báo cáo Trong thời gian kiến tập gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy Khoa bạn đọc để tơi hồn thiện Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập đợt thực tập sau Tôi xin chân thành cảm ơn DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Viện Đánh giá khoa học Định giá công nghệ Viện Bộ Khoa học Công nghệ BKH&CN Khoa học công nghệ KHCN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT A MỞ ĐẦU B NỘI DUNG Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Viện Văn phòng Viện .3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Viện5 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.3 Nhận xét .7 Soạn thảo ban hành văn Viện 2.1 Các loại văn Viện ban hành 2.2 Thẩm quyền ban hành văn 2.2.1 Thẩm quyền quan 2.2.2 Thẩm quyền cá nhân 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn .9 2.3.1 Thể thức văn 2.3.2 Kỹ thuật trình bày văn .11 2.4 Quy trình soạn thảo văn 12 2.5 Nhận xét .13 2.5.1 Ưu điểm 13 2.5.2 Nhược điểm 13 2.5.3 Giải pháp 13 Quản lý văn Viện 13 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn .13 3.1.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn 13 3.1.2 Ghi số, ngày tháng văn 14 3.1.3 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Viện 14 3.2 Đăng ký văn 15 3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 16 3.3.1 Nhân 16 3.3.2 Đóng dấu văn .16 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 16 3.4.1 Làm thủ tục chuyển phát văn .16 3.4.2 Theo dõi việc chuyển phát văn 17 3.5 Lưu văn 17 3.6 Nhận xét .17 3.6.1 Ưu điểm 17 3.6.2 Nhược điểm 18 3.6.3 Giải pháp 18 Quản lý giải văn đến Viện 18 4.1 Tiếp nhận văn đến .18 4.1.1 Tiếp nhận văn đến 18 4.1.2 Phân loại bì, bóc bì 18 4.1.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến 19 4.2 Đăng ký văn đến 20 4.3 Trình, chuyển giao văn đến 21 4.3.1 Trình văn đến 21 4.3.2 Chuyển giao văn đến .21 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 21 4.4.1 Giải văn 21 4.4.2 Theo dõi, đôn đốc giải văn đến 22 4.5 Nhận xét .22 4.5.1 Ưu điểm 22 4.5.2 Nhược điểm 22 4.5.3 Giải pháp 23 Quản lý sử dụng dấu 23 5.1 Các loại dấu Viện 23 5.1.1 Dấu quan 23 5.1.2 Dấu khác 24 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 24 5.2.1 Trách nhiệm quan, tổ chức cá nhân sử dụng dấu .24 5.2.2 Nguyên tắc đóng dấu 25 5.3 Bảo quản dấu 25 5.4 Nhận xét .26 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 26 6.1 Các loại hồ sơ hình thành Viện .26 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ .26 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 26 6.3.1 Mở hồ sơ 26 6.3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ .26 6.3.3 Kết thúc hồ sơ 27 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .27 6.5 Nhận xét .28 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp .28 7.1 Các quy định hành Viện nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở .28 7.2 Nhận xét, đánh giá chung 30 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng Viện 30 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Viện .30 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Viện 31 8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng Viện 31 8.4 Nhận xét .31 8.4.1 Ưu điểm 31 8.4.2 Nhược điểm 32 8.4.3 Giải pháp 32 C KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35 A MỞ ĐẦU Văn phòng phận thiếu quan, tổ chức, thực hai chức tham mưu – tổng hợp chức hậu cần Nó cầu nối quan trọng phận lãnh đạo quan với phận khác Không văn phòng đáp ứng điều kiện để giúp đảm bảo hoạt động quan diễn cách tốt Một điều quan trọng văn phòng phận đảm bảo việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, lưu trữ văn bản, thông tin đến, phục vụ cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Hình thành nhiều tên gọi khác văn phòng, phòng hành chính, phòng hành - tổng hợp,… song quan, tổ chức lớn hay nhỏ, nhà nước hay tư nhân,… thiếu phận “Văn phòng” Với tầm quan trọng ảnh hưởng khơng nhỏ Văn phòng tới hoạt động lớn nhỏ quan tổ chức, để văn phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ hoạt động quản trị văn phòng ln cần trọng, quan tâm Bên cạnh kinh nghiệp, thực tế việc hình thành tảng kiến thức quản trị văn phòng yếu tố vơ cần thiết, có tác dụng lớn để giúp cho hoạt động đạt hiệu cao Hiểu điều đó, khoa quản trị văn phòng khơng ngừng cố gắng để đào tạo người có tảng kiến thức tốt quản trị văn phòng, nhiên, lực kết hợp ba vòng tròn: kiến thức, kỹ thái độ, có kiến thức chưa đủ để bổ sung hai vòng tròn lại, khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập để học hỏi từ thực tế, qua có nhìn tồn diện cơng tác Là sinh viên năm ba khoa Quản trị văn phòng, tơi may mắn khoa tạo điều kiện kiến tập may mắn kiến tập Viện Đánh giá khoa học Định giá công nghệ Bộ Khoa học Công nghệ Tại đây, kiến tập Văn phòng Viện, với chun ngành mà học, giúp đỡ anh chị hướng dẫn học hỏi nhiều điều Văn phòng Viện phận tổng hợp nhiều mảng từ kế toán, tổ chức cán bộ, văn thư lưu trữ đến hợp tác quốc tế, điều giúp có nhìn hoạt động Văn phòng, từ hình thành nhận thức hoạt động văn phòng thực tế Vừa giúp sinh viên xa so với kiến thức sách vở, mở rộng tầm nhìn lại vừa giúp sinh viên hiểu thực tế cơng việc sau mình, “Kiến tập” thực hoạt động vô cần thiết sinh viên, đặt móng quan trọng cho sinh viên chuẩn bị cho đợt thực tập xa công việc sau tốt nghiệp Phụ lục 11: Công văn số 171/VĐG Phụ lục 12: Công văn số 176/VĐG Phụ lục 13: Công văn số 181/VĐG Phụ lục 14: Công văn số 202/VĐG Phụ lục 15: Báo cáo Phụ lục 16: Thông báo Phụ lục 17: Tập lưu văn năm 2017 Viện Ảnh Ảnh Phụ lục 18: Văn đến Phụ lục 19: Sổ đăng ký văn đến gồm bìa, trang đầu phần đăng ký văn đến Viện ... gồm: đánh giá tổ chức khoa học công nghệ; đánh giá hiệu tác động sách, chiến lược khoa học công nghệ; đánh giá nhiệm vụ khoa học công nghệ; đánh giá nhân lực khoa học công nghệ; đánh giá lực đổi... báo phát triển công nghệ; định giá công nghệ định giá tài sản trí tuệ Xây dựng quản lý sở liệu đánh giá khoa học, định giá công nghệ sở liệu chuyên gia khoa học công nghệ phục vụ công tác quản... luật đánh giá khoa học định giá công nghệ 3 Tổ chức nghiên cứu xây dựng phương pháp luận, tiêu chí, quy trình, nghiệp vụ cung cấp kết đánh giá khoa học đánh giá, định giá công nghệ, bao gồm: đánh