Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đê tài 3 7. Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 4 1. Vài nét khái quát về văn phòng doanh nghiệp 4 1.1.Khái niệm 4 1.1.1.Khái niệm doanh nghiệp 4 1.1.2.Khái niệm văn phòng doanh nghiệp 4 1.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 5 2. Những nét khái quát chung về quản trị và quản trị văn phòng 8 2.1. Quản trị 8 2.2.1. Khái niệm quản trị 8 2.2.2.Chức năng của quản trị 8 2.2. Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng 10 2.2.1. Khái niệm 10 2.2.2. Vai trò của Quản trị văn phòng và Nhà Quản trị văn phòng 11 Chương 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QTVP TẠI TỔNG CÔNG TY XD SÔNG ĐÀ NÓI RIÊNG VÀ CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY NÓI CHUNG 14 1.Khái quát về công và văn phòng công ty 14 1.1. Những nét khái quát chung 14 1.2. Vài nét khái quát về văn phòng công ty 15 1.2.1 Chức năng của văn phòng công ty 15 1.2.2. Nhiệm vụ 15 2. Vai trò của Nhà Quản trị Văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà nói riêng và các doanh nghiệp hiện nay nói chung 17 2.1. Thực trạng quản lý, diều hành hoạt động văn phòng của Nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp 17 2.2. Những yêu cầu của doanh ngiệp đối với nhà quản trị văn phòng 18 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG TƯƠNG LAI ĐỂ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HỘI NHẬP 23 3.1. Nhận xét đánh giá 23 3.2. Những giải pháp để xây dựng hình ảnh Nhà QTVP để đáp ứng nhu cầu hội nhập hiện nay 23 3.2.1. Về phẩm chất của nhà Quản trị văn phòng 24 3.2.1.1. Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp 24 3.2.1.2. Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc 24 3.2.1.3. Cẩn thận và chu đáo 24 3.2.1.4 Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết 24 3.2.1.5. Năng động và linh hoạt 25 3.2. 2. Các yêu cầu về trình độ, khả năng của nhà quản trị văn phòng 25 3.2.2.1. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng: 25 3.2.2.2 Có kiến thức về hiện đại hoá công tác văn phòng 25 3.2.2.3. Có các kiến thức tổng quát về mọi mặt: 25 3.2.2.4. Có các kỹ năng cần thiết của một nhà quản trị văn phòng hiện đại 25 3.2.3. Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn về vai trò tầm quan trọng của Nhà QTVP 26 2.2.4. Đào tạo nguồn nhân lực 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tập tơi thực để phục vụ cho q trình học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn Nội dung đề tài sản phẩm q trình tích lũy kiến thức q trình thu thập thơng tin, tư liệu từ sở thực tế tài liệu thống Tơi xin chịu trách nhiệm tập MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT 01 02 Từ viết tắt QTVP XHCN Tên cụm từ viết tắt Quản trị văn phòng Xã hội chủ nghĩa MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong Doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục thơng suốt phải cần có phận văn phòng , nhắc đến quan, tổ chức người ta nhấn mạnh đến vai trò phận văn phòng, văn phòng ln coi máy thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, thủ trưởng quan Nó đảm bảo cho công tác lãnh dạo quản lý tập trung cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục hiệu Có thể nói phận văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung doanh nghiệp nói riêng, phận văn phòng góp phần thể thương hiệu, hình ảnh quan tổ chức doanh nghiệp Chính để có máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, thực tốt nhiệm vụ giao cơng tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng hay nói cách khác tổ chức cơng việc phải hợp lý, khoa học theo trình tự định Để tổ chức hoạt động văn phòng hợp lý khoa học Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng việc định đến hiệu Nhà QTVP kim nam điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp.Hiện quan hay doanh nghiệp đẫ bắt đầu ý nhận thức tầm quan trọng củanhà Quản trị văn phòng , cơng tác văn phòng q trình hoạt động phận văn phòng, nhiên với thực trạng số bất cập, khó khăn tồn Nhận thức vai trò quan trọng em lựa chọn đề tài :”Vai trò nhà Quản trị văn phòng Tổng cơng ty xây dựng Sông Đà số giải pháp giúp xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu thời kỳ hội hập” Lịch sử nghiên cứu Vấn đề vai trò nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp có nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu, tiểu biểu như: - Giáo trình Quản trị văn phòng tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa học kỹ thuật, HN - Doanh nghiệp nhà Quản trị văn phòng tác giả TS Trần thị Ngân, Nxb Thống kê, HN - Công tác văn phòng doanh nghiệp tác giả Vũ Văn Ninh, Nxb Thống kê, HN - Các luận văn, tiểu luận người trước nghiên cứu vấn đề Nhìn chung tác gải đa xtrinhf bày khái quát vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thách thức, yêu cầu Nhà QTVP giai đoạn hộ nhập Đây nguồn liệu cho em nghiên cứu đề tài 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn, phạm vi nghiên cứu đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu: -Vai trò nhà Quản trị văn phòng Tổng cơng ty xây dựng Sơng Đà - Hình ảnh Nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập 3.2.Giới hạn phạm vi nghiên cứu Vai trò nhà Quản trị văn phòng Tổng cơng ty xây dựng Sông Đà số giải pháp giúp xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị văn phòng để đáp ứng nhu cầu thời kỳ hội hập” Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục đích nghiên cứu Đề tài hướng tới mục tiêu:Tìm hiểu vê vai trò nhà quản trị văn phòng Tổng cơng ty xây dựng Sơng Đà tìm hiểu giải pháp để xây dựng hình ảnh nhà QTVP doanh nghiệp tương lai 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu -Khảo sát vai trò nhà QTVP cơng ty - Phân tích khó khăn thuận lợi cơng ty cơng tác văn phòng xây dựng hình ảnh nhà QTVP tương lai - Đưa giải pháp nhằm hồn thiện xây dựng hình ảnh cho nhà QTVP cơng ty nói riêng doanh nghiệp nói chung Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Trong trình nghiên cứu tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tư liệu người trước + Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp vận dụng suốt trình thực đề tài + Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp với ban lãnh đạo cán phụ trách, Với phương pháp tác giả có số liệu nhận xét đưa đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu thông tin mà tìm thấy nguồn tư liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đê tài Đưa sở lý luận tổ chức công tác văn phòng - Đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng vai trò nhà QTVP cơng ty xây dựng Sông Đà, sở lý luận cho đề tài nghiên cứu, tìm hểu chủ đề lĩnh vực - Đưa số giải pháp góp phần tham khảo để tổ chức, quản lý, nâng cao hiệu cơng tác văn phòng quan đơn vị Cấu trúc đề tài Chương 1: Những lý luận chung văn phòng doanh nghiệp nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò Nhà QTVP tổng cơng ty xây dựng Sơng Đà nói riêng doanh nghiệp Việt Nam nói chung Chương 3: Một số giải pháp xây dựng hình ảnh nhà QTVP doanh nghiệp tương lai để đáp ứng nhu cầu hội nhập CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP Vài nét khái quát văn phòng doanh nghiệp 1.1.Khái niệm 1.1.1.Khái niệm doanh nghiệp Doanh nghiệp hay doanh thương tổ chức kinh tế, có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh] Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh việc thực liên tục một, số tất công đoạn trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm cung ứng dịch vụ thị trường nhằm mục đích sinh lợi Như doanh nghiệp tổ chức kinh tế vị lợi, thực tế số tổ chức doanh nghiệp có hoạt động khơng hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi nhuận 1.1.2.Khái niệm văn phòng doanh nghiệp Khái niệm văn phòng Trong bối cảnh kinh tế thị trường theo định hướng XHCN Việt Nam, có nhiều tổ chức hoạt động quan quyền lực nhà nước; quan hành nhà nước; quan tư pháp; tổ chức trị - xã hội; đơn vị nghiệp; quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; tổ chức phi phủ; doanh nghiệp… Trong cấu quan, tổ chức “văn phòng” phận khơng thể thiếu, chí doanh nghiệp văn phòng (trụ sở chính) pháp luật quy định phận bắt buộc tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản điều 35 Luật Doanh nghiệp) Tuy nhiên, hiểu “văn phòng” có nhiều cách hiểu khác cách nhìn khác tác giả Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình lưu hành hầu hết cố gắng đưa cách hiểu vấn đề thực tế chưa có quan điểm thống tuyệt đối Có quan niệm cho văn phòng máy điều hành quan, đơn vị chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức” Ở quan niệm hiểu văn phòng phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rộng, từ việc thực công việc điều hành định, tổ chức thi hành định, vấn đề tổ chức nhân sự… việc đảm bảo điều kiện sở vật chất mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng… đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức thông suốt Trên thực tế văn phòng quan niệm đề cập có thường có tên gọi “văn phòng” phòng “Hành – Quản trị”, phòng “Hành – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành – Tổng hợp” Khái niệm văn phòng doanh nghiệp: Văn phòng doanh nghiệp đơn vị cấu tổ chức doanh nghiệp, có chức giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ cho đơn vị chun mơn khác Tuy nhiên, có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng doanh nghiệp có cách thức tổ chức khác Với loại hình nhóm cơng ty (tập đồn, tổng cơng ty…) văn phòng tổ chức quy mơ với tên gọi Văn phòng (như văn phòng Tổng cơng ty Hàng khơng, văn phòng Tập đồn Dầu khí Quốc gia…) Với cơng ty có quy mơ nhỏ văn phòng gọi phòng Hành (hoặc phòng Hành – Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình cơng ty tư nhân, cơng ty vừa nhỏ văn phòng phận hành với số lượng nhân viên hạn chế (thậm chỉ có người) phải thực tất cơng tác hành cơng ty 1.2 Chức văn phòng doanh nghiệp Chức văn phòng doanh nghiệp giúp việc cho hoạt động công ty lãnh đạo doanh nghiệp, thực cơng tác hành đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Để thực chức trên, thơng thường văn phòng doanh nghiệp nhiệm vụ sau: Nghiên cứu, soạn thảo nội quy, quy chế tổ chức lao động nội bộdoanh nghiệp Giải thủ tục việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động,bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho việc cán công nhân Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể - Tham mưu cho lãnh đạo việc giải sách, chế độ ngườilao động theo quy định Bộ luật Lao động Theo dõi, giải chế độ, sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc suy giảm khả lao động, chế độ sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân - Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến tổ chức quản lý, xếp cán bộ, cơng nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh Xây dựng phương án quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm phối hợp với phòng ban nghiệp vụ thực hiện.Giải thủ tục chế độ sách cử người học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức - Xây dựng định mức đơn giá lao động Lập quản lý quỹ lương, quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo quy định nhà nước hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp - Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật doanh nghiệp, thực công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệm đơn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo.Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc x t nâng lương, thi nâng bậc hàng năm - Xây dựng chương trình cơng tác tra, kiểm tra nội doanh nghiệp, theo dõi, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo - Thực chế độ, sách lao động, tiền lương… theo quy định pháp luật, quy chế điều lệ doanh nghiệp - Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực chế độ bảo hiểm cho người lao động - Quản lý sử dụng dấu doanh nghiệp theo quy định pháp luật Đóng dấu, vào sổ văn đến đi, lưu trữ theo quy định Chuyển phát văn doanh nghiệp đến nơi nhận, qua bưu điện đến nơi nhận Tiếp nhận chuyển văn đến lãnh đạo thư ký giám đốc Chuyển văn đến phòng ban chức để xử lý theo yêu cầu lãnh đạo - Quản lý sở vật chất, trang thiết bị làm việc doanh nghiệp Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt Thực cơng tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định - Quản lý điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp công tác Chuẩn bị sở vật chất tổ chức khánh tiết ngày lễ, đại hội, hội nghị, họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho cơng tác sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Thường trực, bảo vệ quan, sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng doanh nghiệp Liên hệ phối hợp với quyền cơng an địa phương cơng tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấpđiện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp.Theo dõi cơng tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân doanh nghiệp.ây dựng quy định phòng chống cháy nổ Đảm bảo cơng tác an tồn phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời xảy cháy nổ - Lập báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu - Soạn thảo văn liên quan đến chức nhiệm vụ văn phòng - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trình thực chức năng, nhiệmvụ phòng Quản lý hồ sơ lao động cơng tác doanh nghiệp theo quy định Những nét khái quát chung quản trị quản trị văn phòng 2.1 Quản trị 2.2.1 Khái niệm quản trị Có nhiều cách hiểu khác quản trị Koontz O ’Donnell cho rằng: “Quản trị thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hoàn thành nhiệm vụ cà mục tiêu định” Hay theo Stoner Robbins: Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị người kiểm tra hoạt động đơn vị cách có hệ thống nhằm hồn thành mục tiêu đơn vị đó”… Và nhiều quan niệm khác quản trị xuất phát từ quan điểm, lĩnh vực hoạt động, môi trường khác Ở đây, lựa chọn cách hiểu chung quản trị, phù hợp với quan điểm đại giới với điều kiện Việt Nam là: “Quản trị tác động liên tục có tổ chức, có định hướng chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức đề điều kiện biến động môi trường thay đổi nguồn lực” 2.2.2.Chức quản trị - Chức hoạch định: Đây chức tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục đích, thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp hoạt động Hoạch định liên quan đến dự báo tiên liệu tương lai, mục tiêu cần đạt phương thức để đạt mục tiêu đó.Nói cách khác, hoạch định xây dựng kế hoạch cụ thể để tiến hành thực cơng việc, nhiệm vụ cụ thể đó.Nếu khơng lập kế hoạch cách xác dễ dẫn đến thất bại quản trị.Có nhiều quan, tổ chức haotj động hiệu quả, khó phát triển phần ngun nhân khơng có kế hoạch kế hoạch khơng xây dựng xác - Chức tổ chức: Đây chức thiết kế cấu máy, tổ chức công việc tổ chức nhân sựcho tổ chức Công việc bao gồm: xác định việc phải làm, người phải làm, phối hợp hoạt động sao, phận 10 Đối chiếu công nợ Công tác trợ lý- Thư ký giúp việc cho Hội đồng quản trị- GĐ Tham mưu việc xây dựng chương trình cơng tác tháng, q, năm Phụ trách công tác quy định ISO Chuẩn bị họp, đơn đốc phòng ban theo ý kiến đạo Sắp xếp cân đối lịch làm việc Ban lãnh đạo công ty Tiếp khách đến giao dịch với HĐQT, Giám đốc Soạn phát biểu, diễn văn HĐQT-GĐ Dịch tài liệ, phiên dịch họp, gặp gỡ với đối tác nước Phối hợp với phòng ban để chuẩn bị tài liệu cho chuyến công tác Thực nhiệm vụ khác trực tiếp Thực công tác truyền thông nội bộ.làm cơng tác xây dựng chương trình, kiện có liên quan đến hoạt động sản xuất cơng ty Thực kiện văn hóa buổi sinh hoạt tâ[j thể Truyền thông đối ngoại: Xây dựng hệ thống vận hành thông tin đối Quản trị thương hiệu.xây dựng quảng bá hình ảnh, thương hiệu Xây dựng quản trị trang Web công ty Thiết lập hồ sơ lực thực đối nội, đối ngoại Nhiệm vụ đồn thể Đơn đốc quần chúng thực theo chức năng, nhiệm vụ đoàn thể Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng Đảng Tuyên truyền vận động nâng cao nhận thức, trách nhiệm Cán bộ, CNV trách nhiệm quyền lợi tham gia tổ chức đoàn thể Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng (Phụ lục 2) Vai trò Nhà Quản trị Văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà nói riêng doanh nghiệp nói chung 2.1 Thực trạng quản lý, diều hành hoạt động văn phòng Nhà Quản trị văn phòng doanh nghiệp Văn phòng có ý nghĩa quan trọng hoạt động doanh nghiệp 19 Văn phòng phận trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý ban lãnh đạo quan, dơn vị dự án thông qua công việc cụ thể xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác ngày,tuần, tháng, q… tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức họp, hội nghị, đàm phán, tổ chức chuyến di công tác lãnh đạo, soạn thảo quản lý văn bản, ngồi văn phòng đảm bảo cơng tác hậu cầu doanh nghiệp Chính Nhà quản trị Văn phòng cơng ty phải thực linh hoạt chủ động tất công việc Hiện Nhà QTVP taih văn phòng cơng ty Sông Đà thực, tổ chức điều hành công việc như: - xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp; - Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động văn phòng doanh nghiệp điều hành theo quy chế; - Giao quyền ủy quyền điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp; - Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng; - Xây dựng cơng cụ đnahs giá lượng doanh nghiệp; - Tổ chức, phối hợp cơng việc phận văn phòng doanh nghiệp; - Xây dựng văn hóa doanh nghiệp; - Xây dựng thương hiệu giữ gìn quyền thương hiệu; - Kiểm tra, giám sát hoạt động doanh nghiệp; - Tổ chức quản lý nguồn tài nguyên doanh nghiệp; Nhìn chung Nhà QTVP cơng ty điều hành cơng tác văn phòng doanh nghiệp tổ chức có quy củ nghiệp vụ cơng tác văn phòng, hoạt động hiệu quả, phát huy vai trò phận văn phòng 2.2 Những yêu cầu doanh ngiệp nhà quản trị văn phòng Quản lý q trình làm việc với thông qua cá nhân, nhóm nguồn lực khác.Quản lý thử thách đánh giá qua việc đạt 20 mục tiêu thông qua tổ chức thực kỹ khác … Đây yêu cầu tiên gắn liền với hiệu q trình định.Và để trở thành nhà quản lý tài cần phải có kỹ cần thiết Sau số kỹ quan trọng mà nhà Quản trị văn phòng mà doanh nghiệp yêu cầu tươnglai cần phải có: Thứ nhất: Kỹ lãnh đạo: Đây kỹ thiếu nhà QTVP Lãnh đạo giỏi thử thách qua thành công việc thay đổi hệ thống người Thuật ngữ “lãnh đạo” sử dụng ngày nhiều nhắc đến vai trò người quản lý chức lãnh đạo xử lý thay đổi.Người quản lý cần phải lãnh đạo giỏi để thay đổi, hệ thống người cách động.Nhà QTVP giỏi phải người thúc đẩy trình định vấn đề trao cho nhân viên họ định vấn đề đó.Nếu bạn nhà lãnh đạo giỏi, quyền lực tự đến với bạn, bạn phải biết khai thác quyền lực người khác.Bạn phải thúc đẩy trình định làm cho trình hoạt động Đó tốn khó Thứ hai: Kỹ lập kế hoạch: Nhà QTVP người chịu trách nhiệm công việc thuộc khối văn phòng văn phòng hành động theo định Nghĩa định nhà QTVP ảnh hưởng lớn tới vận mệnh doanh nghiệp Một kế hoạch sai lầm đưa đến hậu khó lường.Vì kỹ lập kế hoạch quan trọng để đảm bảo cho nhà quản lý đưa kế hoạch hợp lý hướng toàn nhân viên làm việc theo mục tiêu kế hoạch định Khi kế hoạch hoàn thành, nhà quản lý phải chuyển tải thông tin kế hoạch cho cấp cấp để tham khảo ý kiến.Trong suốt trình thực kế hoạch, người quản lý cần đến công cụ giải vấn đề cần thiết, phải thực thi định quyền hạn Thứ ba:Kỹ giao tiếp tốt: Càng ngày người ta nhận sức mạnh mối quan hệ, mà có từ kỹ giao tiếp tốt Bạn phải thành thạo giao tiếp văn nói văn viết.Bạn phải biết cách gây ấn tượng giọng nói, ngơn ngữ thể, đơi mắt cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết 21 phục.Các hợp đồng ngày có phụ thuộc nhiều vào khả thương thuyết.Khả giao tiếp tốt phát huy tác dụng quản lý nhân Một chuyên gia nhân kết luận tiền mua thời gian không mua sáng tạo hay lòng say mê cơng việc Mà mức độ sáng tạo hay lòng say mê cơng việc lại phụ thuộc vào khả tạo động lực cho nhân viên để khẳng định lòng trung thành cam kết người lao động khơng thể có việc trả lương cao Thực tế mức lương cao văn phòng đầy đủ tiện nghi điều kiện cần điều kiện đủ để nhà quản lý giữ nhân viên tốt Nếu bạn nhà quản lý bạn nhận khơng có đầy đủ kỹ cần thiết khơng có phải lo lắng.Hãy học hỏi từ chuyên gia cho dù bạn cảm thấy dường vị trí thay đổi từ nhà lãnh đạo thành người học việc Tóm lại, để trở nên người quản lý hiệu , cần xác định công việc người quản lý phải làm để đạt much tiêu tổ chức, với thông qua cá nhân Thứ tư: Kỹ giải vấn đề: Q trình giải vần đề tiến hành qua bước sau: nhận diện vấn đề, tìm nguyên cớ vấn đề, phân loại vấn đề, tìm giải pháp lựa chọn giải pháp tối ưu Một nhà QTVP giỏi tiến hành trình cách khoé léo hiệu Thứ năm: Ngồi điều thực tế doanh nghiệp đòi hỏi nhiều nhà QTVP tương lai khả hiểu biết để tư vấn tham mưu giúp việc cho lãnh đạo, thành thục tất kỹ năng, nghiệp vụ nghề nghiệp, từ hiểu rõ tổ chức đạo máy văn phòng hoạt động hiệu Để trở thànhNhà QTVP, cần phải trải qua thời gian dài rèn luyện phẩm chất cần có học tập kinh nghiệm từ người trước Một Nhà QTVP mà doanh nghiệp cần thật cần phải có tư đĩnh đạc, tự tin, khả thuyết phục người đầy đủ yêu cầu Ngồi Nhà Quản trị vưn phòng tương lai cân bồi đắp thêm tố chất : 22 + Niềm say mê: Một nhà QTVP hiệu người ln khát khao làm điều đóng góp cho xã hội, chí cho Khơng có say mê, nhà lãnh đạo khơng thể có định táo bạo tâm huyết + Sự hiểu biết tính ham học hỏi: Điều chắn là, người lãnh đạo điều hành tốt họ không hiểu biết lĩnh vực hoạt động họ.Ngồi kiến thức lĩnh vực hoạt động mình, nguời lãnh đạo phải đọc nhiều ln có tinh thần học hỏi để không ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết cập nhật thông tin tri thức + Nhìn xa trơng rộng Tố chất khác với niềm say mê, song khía cạnh đó, lại khơng tách biệt khỏi niềm say mê Nếu người không quan tâm đến đối tượng, vấn đề, hệ thống đó, người khơng tâm dành thời gian tìm hướng giải Tuy nhiên, người lãnh đạo, niềm say mê, phải có tầm nhìn, cách nhìn nhận ý tưởng định trước thay đổi, để từ vạch biện pháp phù hợp + Ĩc sáng tạo: Người lãnh đạo ln phải suy nghĩ để đưa chiến lược thực tầm nhìn cách hiệu Trong cong việc nào, cần phát huy trí sáng tạo để thực công việc nhanh nhất, hiệu nhất, chất lượng đảm bảo + Khả truyền đạt thơng tin: Nhà QTVP phải có khả diễn thuyết truyền đạt thông tin để thuyết phục người khác tin tưởng, nghe theo làm theo + Khả lập Kế hoạch tổ chức: Nhà QTVP người ln nhìn thấy việc cần làm có khả giúp tập thể lập kế hoạch tổ chức việc thực + Khả làm việc theo nhóm: Nhà QTVP cần phải có khả hoạt động người khác, biết lắng nghe, sống trung thực cởi mở, biết xếp bố trí công việc cho nhân viên cách khoa học hợp lý, biết cách giải dàn xếp mâu thuẫn nội + Tài xoay xở: Nhà QTVP càn có nghị lực lớn Khi khó khắn, họ 23 khơng nản chí.Khi cơng việc xem q khó, họ tìm cách tiếp cận khác Họ ln tìm kiếm giải pháp cho vấn đề, đẻ từ lựa chọn hướng tối ưu + Lòng dũng cảm: Nhà QTVP người có cơng việc khắc nghiệt nhất.Giám đốc điều hành phải xác định rõ, họ đại diện cho cần phải làm Họ phải dũng cảm cương vấn đề liên quan đến sinh tồn phát triển doanh nghiệp, việc bổ nhiệm, sa thải… + Sẵn sàng chấp nhận rủi ro: Nhà QTVP tài người không trốn tránh trước thực tế giảm sút, biết lường trước kịch xấu xảy với doanh nghiệp Khi đó, họ cần có kế hoạch hỗ trợ 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG TƯƠNG LAI ĐỂ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HỘI NHẬP 3.1 Nhận xét đánh giá Có thể nói Nhà QTVP có nhân tố định đến hiệu làm việc hệ thống văn phòng doanh nghiệp Nhà QTVP ví kim nam định hướng , đạo cho hoạt động văn phòng Vì Nhà QTVP giỏi lãnh đạo hệ thống văn phòng làm việc hiệu Đặc biệt thời kỳ này, xã hội đnag phát triển, hội nhập quốc tế mở rộng, yêu cầu Nhà QTVP cao khắt khe để phù hợp với thời Hiện doanh nghiệp phần nhận thức vai trò điều thể lực nhà QTVP doanh nghiệp Các nhà QTVP tuổ đời tương đối trẻ động, hội tụ hầu hết phẩm chất người lãnh đạo, Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu ngày phát triển kinh tế, hội nhập Quốc tế điều chưa đủ Do văn hóa Việt, ảnh hưởng phần đến tư người lao động nên phận nhỏ Nhà QTVP chưa thích nghi với mơi trường, chưa có tầm nhìn xa, cong thụ động, gây ảnh hưởng nhiều đến hiệu giải công việc 3.2 Những giải pháp để xây dựng hình ảnh Nhà QTVP để đáp ứng nhu cầu hội nhập Xã hội ngày thay đổi, nên kinh tế ngày phát triển khơng ngừng, yêu cầu cong người khắt khe để đáp ứng nhu cầu Mặc dù nhìn chung nhà QTVP doanh nghiệp Việt Nam động hội tụ đầy đủ tố chất Nhà QTVP chuẩn mực, nhiên điều khơng đủ , cần phải hồn thiện nữa, bồi đắp phát triển Dưới số kiến nghị, giải pháp em để xây dựng hình ảnh nhà QTVP xã hội đại hội nhập 25 3.2.1 Về phẩm chất nhà Quản trị văn phòng 3.2.1.1 Yêu nghề có ý thức vươn lên nghề nghiệp Lòng yêu nghề giúp cho nhà Quản trị văn phòng ln có trách nhiệm nhiệt tình với cơng việc; ln muốn đóng góp vào thành cơng chung quan doanh nghiệp nghiệp vụ cụ thể mà giao đảm nhận; ln tìm tòi cải tiến để công việc ngày khoa học, hợp lý có hiệu cao Lòng u nghề động lực thúc đẩy Nhà quản trị văn phòng khơng ngừng phấn đấu vươn lên để đạt nấc thang cao nghề nghiệp 3.2.1.2 Có ý thức kỷ luật, tự giác triệt để cơng việc Tính kỷ luật giúp Nhà Quản trị văn phòng đảm bảo làm việc, nghiêm túc chấp hành nội quy, quy chế, góp phần tạo nên thống hoạt động quan Tính tự giác đòi hỏi ln chủ động cơng việc, nắm vững nhiệm vụ Biết xếp triển khai công việc cách hợp lý; giải cơng việc phải tìm cách khắc phục khó khăn, trở ngại, tìm nhiều hướng, nhiều phương án giải Tính triệt để giúp nhà quản trị văn phòng rèn luyện thêm ý thức tự giác kỷ luật nêu gương cho cấp 3.2.1.3 Cẩn thận chu đáo Tính cẩn thận đòi hỏi nhà quản trị phải có thái độ nghiêm túc thực nhiệm vụ, tránh chủ quan, đại khái, qua loa Tính chu đáo đòi hỏi phải dự liệu tất tình xảy thực thi nhiệm vụ chuẩn bị biện pháp, phương án đối phó giải cần thiết 3.2.1.4 Quảng giao, cởi mở biết tự kiềm chế cần thiết Người quảng giao người cởi mở, hoà nhã, vui vẻ, chủ động giao tiếp biết tận dụng hội để mở rộng giao tiếp, mở rộng mối quan hệ 26 Nhà quản trị văn phòng phải chủ động giao tiếp, qua giao tiếp giúp cho người thư ký có thêm nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh cho phù hợp với mối quan hệ ngồi quan Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị mực giao tiếp góp phần gây thiện cảm, để lại ấn tượng tốt đẹp cho nhân viên, góp phần mở rộng giữ vững mối quan hệ với nội quan với bên 3.2.1.5 Năng động linh hoạt Sự động giúp nhà quản trị văn phòng ln tìm tòi, học hỏi cải tiến công việc, cố gắng đổi chuyên môn nghiệp vụ để đạt hiệu cao hơn., chủ động xếp công việc cho phù hợp với cường độ hoạt động quan Sự linh hoạt cần thiết nhà quản trị văn phòng họ thực công việc đạo, điều hành tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách 3.2 Các yêu cầu trình độ, khả nhà quản trị văn phòng 3.2.2.1 Kỹ nghiệp vụ hành văn phòng: + Soạn thảo văn bản, ban hành văn + Quản lý văn đi-đến, lưu trữ hồ sơ, + Quản lý hồ sơ, tài liệu, dấu 3.2.2.2 Có kiến thức đại hố cơng tác văn phòng + Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng + Xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng cơng tác văn phòng + Lên lịch cơng tác 3.2.2.3 Có kiến thức tổng qt mặt: + Hiểu biết kinh tế, pháp luật, quản trị , Kế tốn tài chính, tâm lý xã hội, văn hố nghệ thuật, + Có trình độ ngoại ngữ 3.2.2.4 Có kỹ cần thiết nhà quản trị văn phòng đại + Có kỹ hoạch định; + Kỹ tổ chức kiểm tra đánh giá; 27 + Kỹ truyền đạt thông tin; + Kỹ lãnh đạo, điều hành hoạt động văn phòng; + Tham mưu, tổng hợp; + Thu thập xử lý thông tin; + Kỹ phân tích cơng việc 3.2.3 Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đắn vai trò tầm quan trọng Nhà QTVP Bởi từ việc nhận thức đắn lãnh đạo doanh nghiệp trọng, quan tâm đầu tư hướng về: sở vật chất, trang thiết bị,nhân lực vật lực khoa học công nghệ, để Nhà QTVP có điều kiện để hồn thiện , Công tác tư tưởng cho cán bộ, công chức, người đứng đầu quan, đơn vị cần thực tốt yếu tố tạo chuyển biến cần thiết nhận thức tinh thần trách nhiệm, Từ việc nhận đắn vai trò nhà QTVP lãnh đạo đưa chủ trương sách có lợi, khoa học hiệu 2.2.4 Đào tạo nguồn nhân lực Như biết yếu tố người yếu tố quan trọng hoạt động, chí có tính định, thực tế thấy số phận cán yếu phẩm chất lực, vừa thiếu tính tiên phong, gương mẫu vừa khơng đủ trình độ, lực hoàn thành nhiệm vụ Tiếp tục đào tạo đào tạo lại đội nhà QTVP để hoàn thiện kỹ chn mơn, kiện tồn phẩm chất để đáp ứng nhu cầu hội nhập Tiểu kết: Chương đưa số yêu cầu phẩm chất chun mơn nghiệp vụ cần có nhà quản trị văn phòng tương lai Một nhà Quản trị văn phòng hội tụ đủ yêu tố nêu trở thành nhà quản trị văn phòng tương lai đáp ứng cầu cải tiến liên tục thời kỳ đổi 28 KẾT LUẬN Văn phòng trung tâm tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo quan, cánh tay đắc lực cấp quản lý, hỗ trợ cấp quản lý hoàn thành nhiệm vụ vậy, vai trò nhà quản trị văn phòng quan, doanh nghiệp khơng thể phủ nhận Để làm việc hiệu văn phòng đòi hỏi nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nhiều kỹ năng, thành thạo chuyên môn nghiệp vụ, có hiểu biết nhiều mặt đời sống xã hội, có kỹ đại hóa văn phòng, cải tiến liên tục, xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng tương lai đáp ứng nhu cầu hội nhập việc làm cần thiết cần phải luôn hướng tới Qua việc học tập lý luận khảo sát thực tế, em củng cố thêm kiến thức doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng đáp ứng nhu cầu hội nhập, củng cố kiến thức nâng cao hiểu biết qua môn “ Quản trị văn phòng doanh nghiệp” để việc học tập có hiệu 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định 937/QĐ-BXD ngày 24/10/2012 Bộ Trưởng Bộ Xây dựng việc thành lập Tổng công ty Sông Đà Quyết định 53/QĐ-TTg ngày 12/01/2010 Thủ tướng Chính phủ Thành lập Cơng ty mẹ - Tập đồn Sơng Đà Nguyễn Kim Định (2005), Quản lý văn phòng doanh nghiệp nhà nước, Nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Nguyễn Hữu Thái Hòa (2007), Lập kế hoạch, công tác doanh nghiệp, Nhà xuất Trẻ, Hà Nội Cao Viết Hiếu (2010) Công tác Tổ chức cán bộ, Nhà xuất Nông nghiệp, Thành phố Hồ Chí Minh Các website Http://songda.vn Http://xaydung.gov.vn Http://wikipedia.org 30 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Tổng công ty Sông Đà Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Tổng cơng ty Sơng Đà ... phòng doanh nghiệp: Văn phòng doanh nghiệp đơn vị cấu tổ chức doanh nghiệp, có chức giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ cho đơn vị chun mơn khác Tuy nhiên, có nhiều loại hình doanh nghiệp. .. văn phòng doanh nghiệp Chức văn phòng doanh nghiệp giúp việc cho hoạt động công ty lãnh đạo doanh nghiệp, thực cơng tác hành đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Để... QTVP doanh nghiệp tương lai để đáp ứng nhu cầu hội nhập CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP Vài nét khái quát văn phòng doanh nghiệp