Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VINACONTROL HẢI PHÒNG 5 1.1 Lịch sử hình thành 5 1.2 Cơ cấu tổ chức 6 1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 6 TIỂU KẾT 9 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VINACONTROL HẢI PHÒNG 10 2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định. 10 2.1.1 Thu thập thông tin bán hàng 10 2.1.2 Thu thập thông tin cho các ngân sách khác 11 2.1.3 Vai trò của thông tin trong việc thực hiện các căn cứ hoạch định. 12 2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu 12 2.3.Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 16 2.3.1. Tuyển dụng nhân sự 16 2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự 18 2.3.3. Bố trí, sử dụng nhân sự 19 2.3.4. Đãi ngộ nhân sự 20 2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự 22 2.4 Vai trò của nhà quản trị Văn Phòng trong hoạch định nguồn nhân lực 23 TIỂU KẾT 23 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRI VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VINACONTROL HẢI PHÒNG 25 3.1. Nhận xét, đánh giá 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Nhược điểm 25 3.1.3. Nguyên nhân 26 3.2. Các giải pháp 26 3.2.1. Ban hành thực thi hệ thống đánh giá nhân sự 26 3.1.2. Đánh giá chính xác vai trò của nhà quản trị văn phòng trong hoạch định 27 TIỂU KẾT 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận ngồi nỗ lực từ phía thân, tơi nhận hướng dẫn giảng dạy cô Lâm Thu Hằng - giảng viên phụ trách mộn Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Chi nhánh cơng ty cổ phần tập đồn Vinacotrol Hải Phòng cung cấp cho thông tin cụ thể tận tình bảo để tơi hồn thành đề tài Trong qúa trình thực đề tài tơi gặp nhiều khó khăn , mặt khác trình độ tơi gặp nhiều hạn chế nguyên nhân khác, cho dù cố gắng khắc phục để hoàn thành xong đề tài xong khơng tránh khỏi hạn chế thiếu xót Kính mong góp ý thơng cảm từ phía thầy Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế qua chúng tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi suốt thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế nước ta kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, bên cạnh nước ta thời ký hội nhập kinh tế giới, làm cho môi trường kinh doanh công ty đầy biến động, cạnh tranh gay gắt, công ty gặp thời để trở nên lớn mạnh nguy đến phá sản Nguồn nhân lực định thành cơng thất bại doanh nghiệp Vì vậy, xây dựng đội ngũ nhân phù hợp với phát triển doanh nghiệp điều quan trọng Hơn nữa, doanh nghiệp lại thường xuyên có thay đổi, mở rộng quy mô sản xuất, phát triển thêm sản phẩm hay thay đổi cơng nghệ Khi thay đổi diễn nhu cầu nhân lực doanh nghiệp thay đổi theo Vậy doanh nghiệp phải làm để xây dựng đội ngũ nhân phù hợp với doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhân sự? Để giải vấn đề đó, doanh nghiệp cần nhận thức rõ vai trò trách nhiêm nhà quản trị trình hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp Trong xu hội nhập nay, để tồn phát triển kinh tế thị trường, ngồi việc khơng ngừng đầu tư, đổi cơng nghệ doanh nghiệp không ngừng phát huy nâng cao hiệu công tác hoạch định nhân Một doanh nghiệp, hay tổ chức, để có đội ngũ nhân viên đắc lực hay lực lượng lao động hùng hậu, điều trước tiên doanh nghiệp hay tổ chức phải làm phải có nghiệp vụ quản lý giỏi, phải có khoa học cơng tác quản trị nhân lực Nắm bắt yếu tố người nắm tay nửa thành công Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này, thắng thua doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào khả năng, trình độ đội ngũ nhân Vì muốn tổ chức hoạt động cách tốt Vai trò Nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân nguyên nhân tác động đến đến phát triên tổ chức Vì tổ chức thành cơng phát triển lớn mạnh có người lao động giỏi, có trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc Do đó, cơng ty có mạnh có uy tín trường nội địa quốc tế Nhằm tạo cho chỗ đứng tương lai, Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng khơng nằm ngồi quy luật Xuất phát từ thay đổi cách nhận thức thân công tác hoạch định nhân tầm quan trọng nó, thời gian tìm hiểu thực tế mơi trường cơng ty, sở khoa học, lý luận thực tiễn đề cập, Tôi muốn sâu vào đề tài “Vai trò Nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng” Đối tượng nghiên cứu Là thực trạng vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng Thực trạng áp dụng quy định hoạch định nhân vào tổ chức công ty Các giải pháp nâng cáo hiệu hoạch định nhân nhà quản trị cơng ty Mục đích nghiên cứu Giúp cho người nắm rõ vai trò Nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân Hiểu rõ lý luận công tác hoạch định nhân quảntrị văn phòng Rút hạn chế tồn cơng tác hoạch định nhân nhà quản trị văn phòng chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng Đề giải pháp để cải thiện hạn chế tồn hồn thiện cơng tác hoạch định nhân chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục đích trên, cần hồn thành nhiệm vụ: - Trình bày cách khái quát nội dung vai trò Nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng - Qua thực tế mơ tả hình thức tổ chức nhân Chi nhánh Đồng thời, vận dụng lý thuyết để đánh giá vấn đề thực trạng hoạch định nhân Chi nhánh - Đưa số giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị nhân Chi nhánh Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Trong trình khảo sát, nghiên cứu, đánh giá sử dụng phương pháp sau: Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp vấn Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng Phương pháp phân tích, tổng hợp để đưa kết luận vai trò Nhà quản trị hoạch đinh nhân sự, hạn chế tồn đọng vấn đề nảy sinh trình hoạch định nhân sự, đồng thời đưa số giải pháp khuyến nghị nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Chi nhánh Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận - Đề tài nguồn cung cấp thông tin cho đề tài nghiên cứu có liên quan - Đề tài giúp hiểu biết sâu sắc vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân nói chung, thực trạng Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng nói riêng, từ đề xuất giải pháp khuyến nghị để giải đề tồn đọng nâng cao hiệu công tác hoạch định nhân Công ty Về mặt thực tiễn - Đề tài nghiên cứu giúp tơi hiểu rõ vai trò nhà quản trị việc áp dụng vào thực tiến công việc, cụ thể việc hoạch định nguồn nhân cho hoạt động công ty cách hợp lý có hiệu - Thơng qua việc nghiên cứu thấy ưu điểm hạn chế nhà quản trị việc hoạch định nguồn nhân lực, đông thời nhận thấy phương thức, cách giải để khắc phục hạn chế Cấu trúc đề tài Ngồi phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục Đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân Công ty Cổ phần Vinacotrol Hải Phòng Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN VINACONTROL HẢI PHỊNG 1.1 Lịch sử hình thành Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng thành lập từ năm 1957 Địa chỉ: Số 80 Phạm Minh Đức, TP Hải Phòng Tel: (84 – 225) 3760454, 3760453 Fax: (84 – 225) 3760103 Email: vinacontrolhp@hn.vnn.vn; vnchaiphong@vinacontrol.com.vn Là chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol đặt hầu hết tỉnh thành có cảng biển cửa tồn quốc năm qua khơng ngừng phát triển lớn mạnh Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Tập đoàn Vinacontrol xác định qua dấu ấn quan trọng sau đây: Ngày 24/10/1957: Bộ trưởng Bộ Thương nghiệp có định số 514/BTN-TCCB ngày 24/10/1957 thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK trực thuộc Bộ Thương nghiệp (kiêm Sở Giám định hàng hóa XNK) Ngày 16/07/1974: Bộ trưởng Ngoại Thương có định số 513/BNgTTCCB ngày 16/07/1974: Tách Sở Giám định hàng hóa XNK khỏi Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK đổi tên thành Cơng ty Giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol) Ngày 12/11/1988: Bộ trưởng Bộ Kinh tế đối ngoại có định số 420/KTĐN-TCCB ngày 12/11/1988: Hợp Công ty Giám định hàng hóa XNK Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK thành Cơng ty Giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol) Năm 2004 2005: Bộ trưởng Bộ Thương mại có định số 1758/2004/QĐ-BTM ngày 29/11/2004 định số 1525/QĐ-BTM ngày 24/05/2005 chuyển Công ty Giám định hàng hóa XNK thành Cơng ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Ngày 1/6/2005: Vinacontrol thức hoạt động theo chế độ sở hữu cổ phần Ngày 21/12/2006: Vinacontrol thức niêm yết cổ phiếu Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội (nay Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội), mã VNC Ngày 23/5/2011: Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol thức chuyển thành Cơng ty Cổ phần Tập đoàn Vinacontrol theo Nghị đại hội đồng cổ đông tháng năm 2011 1.2 Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng có máy phòng ban tổ chức theo mơ hình trực tuyến – chức Cơ cấu tổ chức giúp cho công việc hồn thành tiến độ, đảm bảo q trình hoạt động Chi nhánh diễn trình tự, không gây xung đột phận Sơ đồ cấu tổ chức (Phụ lục 1) 1.3 Chức năng, nhiệm vụ phận a, Phòng Nghiệp vụ tổng hợp: - Giúp Giám đốc đạo kỹ thuật nghiệp vụ giám định toàn Chi nhánh - Giúp Giám đốc nghiên cứu, phát triển khai thác thị trường giám định - Thống kê tổng hợp - Đào tạo giám định viên - Duy trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 b, Phòng Hành Kế tốn: Là phòng chức tham mưu chịu trách nhiệm trước Giám đốc mặt cơng tác: - Quản lý cơng tác hành chính, quản trị, tổ chức, nhân đào tạo - Quản lý cơng tác tài kế tốn, - Quản lý cơng tác văn thư lưu trữ c, Phòng Giám định I - Chức năng: Chuyên giám định mặt hàng sau: + Lương thực, nông sản, thực phẩm: Gạo, lac, sữa, bột mỳ, lúa mì, malt, dầu thực vật, thuốc lá, rượu, loại đồ uống, chè, rau xuất khẩu, đồ hộp… + Hàng công nghiệp: Dăm gỗ loại, nhựa thơng +Hố chất: Tân dược, hạt nhựa, xà phòng, phân bón hố chất loại +Khống sản: Clinker, xi măng, thạch cao, than, nhựa đường, gạch chịu lửa, vữa chịu nhiệt, quặng apatite, quặng kim loại… +Xăng dầu loại: Jet A1, dầu gốc, gas hoá lỏng - ĐT: (84-225) 3826207 - Fax: (84-225) 3760103 - E-mail: gd1_hp@vinacontrol.com.vn d, Phòng Giám định II - Chức năng:Chuyên giám định mặt hàng sau: + Kim loại sản phẩm: Sắt, thép loại + Hàng công nghiệp tiêu dùng: Vải, giày dép, quần áo, nguyên phụ liệu ngành may, giấy loại, hàng bách hoá, nguyên liệu sản xuất (ong, len, xơ,sợi), đay tơ + Máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất + Phương tiện vận tải + Thẩm định giá : Cơng trình, nhà xưởng, đất đai, máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất loại tài sản cố định khác + Giám định container - ĐT: (84-225) 3760177 - Fax: (84-225) 3760103 - Email: gd2_hp@vinacontrol.com.vn e, Phòng Giám định III - Chức năng:Chuyên giám định định hàng hải với loại hình sau: + Giám định khối lượng hàng rời phương pháp đo mớn nước tàu, mớn nước xà lan + Giám định khối lượng loại hàng lỏng tàu bồn (xăng dầu, GAS lỏng, nhựa đường, hoá chất, dầu thực vật) + Dịch vụ kiểm đếm + Giám định tình trạng hàng hố, tình trạng hầm tàu trước dỡ hàng + Giám sát trình dỡ hàng + Giám định bàn giao tàu (trước thuê/ trả) + Giám định an toàn phương tiện vận tải biển + Giám định tổn thất hàng hoá chuyên chở đường biển + Giám định hầm tàu, kín hầm tàu, nhiệt độ hầm tàu + Cặp chì hầm tàu - ĐT: (84-225) 3760450 - Fax: (84-225) 3760103 - E-mail: gd3_hp@vinacontrol.com.vn f, Phòng Phân tích - Quản lý cơng tác phân tích tồn Chi nhánh - Thực đào tạo phân tích viên giám định viên cho toàn Chi nhánh giám định chất lượng mặt hàng hàng rời, hàng lỏng mặt hàng giám định khác theo phân công Giám đốc 10 hoạch Đồng thời, Chi nhánh xây dựng 14 kế hoạch tự đào tạo , có 10 kế hoạch tự đào tạo hoàn thành, kế hoạch tự đào tạo tiếp tục thực Dựa kế hoạch sản xuất kinh doanh Báo cáo Kết sản xuất kinh doanh giai đoạn tới theo chủ trương Chi nhánh, phòng Hành Kế tốn hoạch định nhu cầu đào tạo Chi nhánh Công ty đồng thời đơn vị tiến hành hoạch định nhu cầu đào tạo cán bộ, công nhân viên đơn vị Các mục đích nhà quản trị văn phòng Đào tạo: • Giúp cho nhân viên thực công việc tốt (nâng cao chất lượng suất) Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp cải tiến lực đội ngũ nhân viên • Cập nhật kỹ kiến thức cho nhân viên Huấn luyện cho nhân viên đưa vào phương pháp làm việc Cải thiện kiến thức kỹ thuật công nghệ cho nhân viên Về dài hạn, đào tạo tạo điều kiện cho nhân viên thích nghi sâu sắc với cơng nghệ • Tạo nên thái độ làm việc đắn, trung thành với tổ chức • Phát huy tính chủ động tinh thần trách nhiệm nhân viên • Tránh tình trạng quản lý lỗi thời Đào tạo giúp tổ chức thấy trước thay đổi • Giải vấn đề tổ chức (giải xung đột) • Xây dựng củng cố văn hóa doanh nghịêp • Định hướng cơng việc cho nhân viên • Chuẩn bị đội ngũ cán bộquản lý chuyên mơn kế cận (giúp cho nhân viên có hội thăng tiến) • Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên • Giúp tổ chức thích ứng với thay đổi mơi trường 2.3.3 Bố trí, sử dụng nhân Ở giai đoạn nhà quản trị văn phòng có vai trò vơ quan trọng, phải biết cách bố trí, xếp nguồn nhân lực cho hợp lý, 22 cá nhân phù hợp với công việc, phận nào, khai thác tối đa hiệu nguồn lực, tránh bố trí thiếu hớp lý,như nguồn nhân khơng phát huy tiềm họ dẫn đến việc khơng hồn thành cơng việc nhanh chóng kịp thời Bố trí, xếp sử dụng nhân hợp lý khâu quan trọng thiếu trình Quản trị nhân tổ chức - Bố trí, xếp nhân lực : Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol tập hợp đóng góp người lao động mức cao nhất, để q trình bố trí nhân lực thực khoa học hợp lý - Tại Chi nhánh, tình hình sử dụng nhân mặt thời gian sau: + Thời gian làm việc theo quy định: Các cán bộ, công nhân viên làm việc phòng ban theo hành +Một tuần làm việc ngày, nghỉ ngày lễ hưởng nguyên lương theo quy định (Nếu ngày nghỉ lễ trùng vào ngày thứ bảy, chủ nhật cán bộ, cơng nhân viên nghỉ bù vào ngày sau) 2.3.4 Đãi ngộ nhân Trong làm việc có động riêng Động tạo nhu cầu, mong muốn người chi phối đến trạng thái tâm lý hành động họ Khi nhu cầu thỏa mãn tình cảm tích cực xuất tạo hành động tích cực chủ thể Muốn trì, phát triển tinh thần làm việc hăng say người lao động thiết nhà quản trị phải đáp ứng nhu cầu họ thông qua việc tìm hiểu động thúc đẩy người lao động Để cho máy quản trị nhân cơng ty làm việc có hiệu nhà quản trị văn phòng đào tạo nâng cao tay nghề Muốn phát huy hết tiềm ẩn chứa nhân viên , tạo thành sức mạnh tập thể, làm để nhân viên đạt suất hiệu cao hơn, làm để nhân viên cống hiến cho cơng ty, Nhà quản trị văn phòng ln phải đặt cho câu hỏi Câu trả lời xác kịp thời phải có sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý, thỏa đáng Vì nhu cầu xã hội ngày có nhiều áp lực nhà quản trị văn phòng phải khuyến khích, tạo mơi trường làm việc tốt cho người lao động 23 Nhu cầu người lao động đa dạng phong phú, nhu cầu bậc thấp thỏa mãn nảy sinh nhu cầu cao Chỉ có thỏa mãn nhân thỏa mãn hết tất nhu cầu Đãi ngộ nhân cơng cụ nhạy bén giúp nha quản trị quản lý người hiệu quả, tạo điều kiện tốt công việc điều kiện làm việc giúp người lao động hồn thành tốt cơng việc giao, tạo động lực, kích thích phát huy tồn diện lực, trí tuệ người lao động Công ty Cổ phần Vinacontrol Hải Phòng có chế độ cụ thể cho nhân viên sau: - Chế độ lương: + Tiền lương người lao động gắn liền với mức độ hồn thành khối lượng cơng việc giao theo suất, chất lượng, ngày công làm việc thực tế hiệu công tác Chi nhánh trọng phát triển nguồn nhân lực nên cơng tác trả lương hạn khơng có tượng nợ lương nhân viên Tiền lương toán chuyển khoản, vào ngày mồng 10 hàng tháng + Tiền phụ cấp, tiền ăn ca, tiền cơng tác phí tốn tiền mặt - Chính sách đãi ngộ: Chi nhánh có sách đãi ngộ hợp lý để khuyến khích tinh thần làm việc, động, sáng tạo cán công nhân viên Chi nhánh quan tâm đến cán công nhân viên lương bổng mức lương định mức, chế độ khác khen thưởng, BHXH - Đãi ngộ tinh thần: Đó việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần người, thoả mãn nhu cầu tinh thần người như: có niềm vui công việc, tôn trọng quý trọng, thăng tiến công việc, quan tâm giúp đỡ, khuyến khích gặp khó khăn có rủi ro xảy thân gia đình họ 24 2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân Kiểm tra đánh giá nhân vấn đề quan trọng hàng đầu công tác quản trị nhân Nó chìa khóa cho doanh nghiệp hoạch định, tuyển mộ, phát triển nhân lực đãi ngộ nhân lực Như vậy, việc kiểm tra cung cấp kiện, thông tin cần thiết - Kế hoạch kiểm tra : + Sắp xếp nhân viên vào phận thích hợp chưa, đáp ứng nhu cầu phát triển công ty hay không + Đào tạo nhân viên phận phòng ban đáp ứng yêu cầu chuyên môn phận, hay luân chuyển nhân viên phân, phòng ban với để nhân viên hoạt động hiêu + Kiểm tra lực thực công việc để cải tiến thực công việc người lao động + Kiểm tra lực thực cơng việc giúp cho người quản lý đưa định nhân đắn đào tạo phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật Đánh giá trình hình thành nhận định, phân đốn kết cơng việc, dựa vào phân tích thơng tin thu được, đối chiếu với mục tiêu, tiêu chuẩn đề ra, nhằm đề xuất định thích hợp để cải tạo thực trạng, điều chỉnh cao chất lượng hiệu cơng việc - Quy trình đánh giá cơng việc Đánh giá lực thực hiệncông việc Thông tin phản hồi Đo lường thực công việc Tiêu chuẩn thực công việc Quyết định nhân Hồ sơ nhân Hình 1.1.5.5: Quy trình đánh giá nhân lực Chi nhánh Công ty Cổ 25 phần Vinacontrol Hải Phòng 2.4 Vai trò nhà quản trị Văn Phòng hoạch định nguồn nhân lực Giữ vai trò trung tâm quản trị nguồn nhân lực, có ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc Doanh nghiệp Điều chỉnh nguồn nhân lực cho phù hợp làm cho tổ chức thích ứng nhằm đạt mục tiêu định trước Tìm ngơn ngữ chung biết nhạy cảm với nhu cầu nhân viên, đánh giá nhân viên xác, biết lơi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh sai lầm tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực mục tiêu tổ chức mục tiêu cá nhân, nâng cao hiệu tổ chức đưa chiến lược người trở thành phận hữu chiến lược kinh doanh doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác tổ chức TIỂU KẾT Như thấy nhà quản trị văn phòng có vai trò vơ quan trọng hoạch định nhân sự, hoạch định nhanh chóng, xác, kịp thời tổ chức có hướng đi, hướng phát triển đắn, không lệch lạc mang lại vân hành trơn chu cho phận, nhà quản trị cầu nối phận tổ chức, người nắm vị trí then trốt, khơng có người hoạch định tổ chức khơng có mục tiêu cụ thể khơng có quy định hoạt động khơng ổn định, quy củ dẫn đến tổ chức hoạt động không hiệu quả, đặc biệt yếu tố nhân tổ chức lại cơng tác quan trọng để tổ chức hoạt động cách tốt buộc phải có nhân sự, có nhân khơng thơi mà khơng có người điều hành, người vạch phương hướng, định hướng cho tất các mặt đương nhiên nhân sự, người khơng biết làm Nhà quản trị phải nhận thức vai trò để phát huy tối đa mà nguồn nhân tổ chưc có, nhà quản trị văn 26 phòng người đầu việc hoạch định hoạch định nắm rõ nhất, xác nguồn nhân mình, hiểu tâm tư nguyện vọng nhân viên, đâu mặt mạnh mặt đâu mặt yếu, cần học hỏi bổ sung kiến thức Như Nhà quản trị văn phòng có vai trò vơ quan trọng việc hoạch định nhân giúp phận vào máy hoạt động công ty cách hiệu CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRI VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN VINACONTROL HảI PHÒNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm 27 Sau trình khảo sát, nghiên cứu, đánh giá tìm hiểu vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân chi nhánh cơng ty cổ phần tập đồn Vinacontrol tơi đưa số ưu điểm sau: Nhà quản trị văn phòng áp dụng biện pháp tối ưu cho phận mình, nắm bắt tâm tư nguyện vọng thành viên từ phát huy tối đa sức mạnh thành viên Cơng tác quản lý văn văn phòng với yêu cầu, quy định, theo chức năng, nhiệm vụ công ty, thực theo quy trình, thủ tục Nhà quản trị ln đặt vị trí vào vị trí nhân sự, hiểu nhân viên cần khơng tốt chỗ để có phương pháp đào tạo điểu chỉnh hợp lý Nhà quản trị có cơng tác điều hành tốt, chun nghiệp, có biện pháp cụ thể để phát triển nuồn nhân lực Nhà quản trị ln phát huy tính sáng tạo cơng việc nhân Ln có mối quan hệ khăng khít với nhân viên tạo tinh thần đoàn kết, gần gũi với nhân viên hơn, tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên Hoạch định nhân công ty vào nề nếp, quy trình, phương pháp thực cách nghiêm túc 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm riêng nhà quản trị hoạch định nhân tồn số những điểm sau: Nhà quản trị văn phòng mang quan điểm cá nhân vào công việc, thiên vị, chuyên quyền áp đặt Do quản lý lỏng lẻo hoạch định chưa chặt chẽ cụ thể cơng việc đơi khơng thực cách nhanh chóng hay tồn đọng đến cuối kỳ Sự phân công công việc chưa rõ ràng, dẫn đến ỉ lại nhân viên, cơng việc ùn tắc Nhà quản trị văn phòng hay đưa quan điểm cá nhân nhìn chưa khách quan vào cơng việc 3.1.3 Nguyên nhân 28 Trong tổ chức tồn số tình trạng số nguyên nhân sau: Chưa xác định rõ nhiệm vụ cụ thể chưa xác định tầm nhìn giới hạn tổ chức; Do nhà quản trị tin tưởng vào nhân viên nghĩ họ thực công việc cách tốt ; Chưa có người đơn đốc kiểm tra, giám sát hoạt động thường xuyên công tâm; Nhà quản trị chưa đặt lợi ích tập thể lên vị trí hàng đầu; Chưa trực tiếp đơn đốc mà dựa qua khâu trung gian nên khơng có nhìn xác khách quan; Nhà quản trị chưa thống nhất, quán triệt nguyên tắc làm việc chung nhân viên khơng thể thực cách nghiêm túc ; Chưa có biện pháp răn đe trường hợp vi phạm nhân viên 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Ban hành thực thi hệ thống đánh giá nhân - Cần ban hành thực thi hệ thống đánh giá nhân sự, chế độ đãi ngộ cho cán nhân viên, chế độ thu hút sử dụng nhân tài, bố trí cán bộ, đặc biệt cần quan tâm đến đời sống tinh thần, hoạt động cộng đồng xã hội người lao động; - Ban hành sách, nội quy quy chế gắn sát với hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc thù doanh nghiệp, phù hợp với xu thị trường lao động; - Đưa sách thi đua khen thưởng kỷ luật hợp tình, hợp lý hợp pháp; - Cần có sách quy định phân cấp, phân quyền, quy định rõ chức nhiệm vụ quyền hạn cấp quản lý, phòng ban/ đơn vị; - Có kế hoạch triển khai tốt việc xây dựng hệ thống, quy trình quản trị DN; mạnh dạn áp dụng triển khai nghiêm túc quy trình quản lý tiên tiến ISO, 5S,… - Đặc biệt xây dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp, coi sắc doanh nghiệp, cốt lõi thu hút nhân tài, tạo đà mạnh mẽ cho phát triển doanh nghiệp; văn hóa doanh nghiệp phải thấm sâu tất người mà cấp lãnh đạo, quản lý phải người tiên phong, tránh để 29 doanh nghiệp tồn “ lực đẩy” kết hợp với “ lực hút” từ thị trường lao động bên ngồi lấy nhân viên 3.1.2 Đánh giá xác vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định - Hiểu đánh giá sâu sắc vai trò người doanh nghiệ, đồng thời coi yếu tố then chốt cần quan tâm đầu tư - Hiểu đánh giá vai trò cán làm cơng tác tổ chức nhân doanh nghiệp (vai trò tổ chức, tính chất nghề nghiệp ) để qua tuyển sử dụng cán nhân vừa có lực chun mơn phẩm chất tốt, có tâm yêu nghề; - Hiểu xác định rõ thuận lợi khó khăn mà cán nhân DN gặp phải, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng họ để kịp thời động viên, khuyến khích hỗ trợ họ; - Xác định rõ liên kết mật thiết, logic chiến lược phát triển hoạt động sản xuất – kinh doanh với chiến lược nhân sự; chiến lược nhân với chiến lược khác đầu tư, tài chính… - Có tầm nhìn tốt, dự đốn thay đổi thị trường lao động, sách nhà nước lĩnh vực lao động, thay đổi khách quan chủ quan nghành nghề doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh, xu cạnh tranh để đưa biện pháp ứng phó,xử lý cơng tác quản trị doanh nghiệp, công tác nhân sự; - Xác định có kế hoạch hoạt động nhân cấu máy tổ chức, định biên nhân sự, tuyển dụng, sử dụng nhân ; - Có kế hoạch có ngân sách cụ thể, rõ ràng công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Cần có đầu tư thích đáng cho cơng tác này, đặc biệt cần có chuẩn bị nguồn lực nhân kế cận, nhân làm cơng tác quản lý; TIỂU KẾT Vai trò nhà quản trị Văn phòng cơng tác hoạch định Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng nói ln đảm bảo thực cách đắn đầy đủ, hỗ trợ đắc lực cho công tác thiết lập mục tiêu, đề giải pháp tổ chức thực mục tiêu cho lãnh đạo công ty 30 Hoạch định bốn chức thiết yếu Văn phòng, đồng thời coi chức ưu tiên hay nói cách khác tảng quản trị Qua q trình tìm hiểu vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nguồn nhân Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng tơi nhận thấy hạn chế, thiếu sót phía nhà quản trị cơng ty đồng thời đưa số giải pháp, kiến nghị để đội ngũ quản trị cơng ty thực tốt vai trò quản trịcủa cơng tác hoạch đinh nguồn nhân Công ty KẾT LUẬN Hoạch định nhân công cụ đắc lực giúp nhà quản trị thu hút nhân tài nước ngồi nước, trì đội ngũ lao động có tay nghề, trình độ cao làm cho người lao động ngày gắn bó doanh nghiệp, giúp nhà quản trị thực mục tiêu đặt Việc nâng cao công tác hoạch định nguồn nhân lực nhà quản trị văn phòng góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tạo điều kiện thuận lợi để thực thắng lợi kế hoạch phát triển công ty cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng tương lai Qua q trình khảo sát vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân tổ chức, lần ta khẳng định vai trò quan trọng hoạt động tuyển dụng nhân lực tổ chức nói chung Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng nói riêng Để có nguồn nhân lực chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu công việc, Chi nhánh coi trọng không ngừng hồn thiện cơng tác tuyển dụng nhân lực Đó yếu tố tạo nên thành cơng Chi nhánh Tuy nhiên, q trình tuyển dụng nhân lực gặp đầy khó khăn thử thách, thời đại cạnh tranh gay gắt Điểm mấu chốt luận ý nghĩa mặt vai trò nhà quản lý văn phòng cơng tác nhân Quản trị nhân gắn chặt với 31 việc xây dựng tổ chức quản lý (bộ máy điều hành) tổ chức kinh doanh (cơ cấu sản xuất, dịch vụ) xuất phát từ yêu cầu tổ chức mà đáp ứng yêu cầu nhân sự, đảm bảo đủ số lượng, cấu đội ngũ chất lượng Quản lý nhân phải tạo điều kiện để người lao động đạt mục tiêu cá nhân, thoả mãn nhu cầu đáng, quyền lợi hợp pháp họ, tạo động làm việc mạnh mẽ để đề cao trách nhiệm cần cù sáng tạo, nâng cao suất lao động, gắn bó với Doanh nghiệp Trong suốt trình khảo sát, nghiên cứu đánh giá giúp hiểu sâu tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng giúp người hình dung cách xác cấu tổ chức,chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty, đặc biệt mặt tổ chức hoạt động công ty, cụ thể vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân sự, công việc nhà quản trị nhân cần làm để phát triển tổ chức mình, bên cạnh nêu số mặt mà nhà quản trị văn phòng chưa làm để từ đưa giải pháp cụ thể giúp cho công ty ngày phát triển cách hiệu quả./ 32 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Trần Kim Dung (2009), Quản trị nguồn nhân lực, (tái lần thứ có sửa chữa bổ sung), Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Nguyễn Hữu Thân (2008), Giáo trình Quản trị nhân ( tái lần thứ 9), Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Vinacontrol Hải Phòng, Tập san Kỷ niệm 20 năm thành lập Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Vinacontrol Hải Phòng, Thống kê lao động Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng, Quy trình tuyển dụng nhân lực Chi nhánh Công ty Cổ phần Vinacontrol Hải Phòng 34 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồnVinacontrol Hải Phòng GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phòng NVTH T.Phòng (Phụ trách Chất lượng) CN) PHĨ GIÁM ĐỐC Phòng HCKT T.Phòng Phòng GĐ T.Phòng (Phụ trách Nhân sự) (Phụ trách Kỹ thuật) Phòng GĐ2 T.Phòng (Phụ trách Kỹ thuật) Phòng GĐ3 Trạm Lạng Sơn Phòng TN T.Phòng (Phụ trách Kỹ thuật) T.Trạm (Phụ trách Kỹ thuật) T.phòng (Phụ trách Kỹ thuật) Phòng PT T.Phòng (Phụ trách Kỹ thuật) Phụ lục 2: Quy trình đánh giá nhân lực Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Vinacontrol Hải Phòng Thực tế thực công việc Đánh giá lực thực công việc Thông tin phản hồi Đo lường thực công việc Tiêu chuẩn thực công việc Quyết định nhân Hồ sơ nhân ... Nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân Hiểu rõ lý luận công tác hoạch định nhân quảntrị văn phòng Rút hạn chế tồn cơng tác hoạch định nhân nhà quản trị văn phòng chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập. .. hoạch định nhân Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol Hải Phòng Đối tượng nghiên cứu Là thực trạng vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Tập đồn Vinacontrol. .. Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Cơng ty Cổ phần Vinacotrol Hải Phòng Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG