Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Giả thuyết nghiên cứu: 3 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5 1.1. Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng 5 1.1.1. Tổng quan về quản lý chất lượng 5 1.1.1.1. Chất lượng 5 1.1.1.2. Quản lý chất lượng 6 1.1.1.3. Hệ thống quản lý chất lượng 8 1.1.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 9 1.1.2.1. Giới thiệu về tổ chức ISO và Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9 1.1.2.2. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 11 1.1.3. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 13 1.1.3.1. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ. 13 1.1.3.2. Các bước xây dựng quy trình xử lý công việc theo tiêu HTQLCL TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ. 15 *Tiểu kết: 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN. 16 2.1. Giới thiệu về Bộ NN&PTNT 16 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BNN&PTNT 16 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT 18 2.2. Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ NN&PTNT 19 2.2.1. Giới thiệu về bộ máy làm văn thư, lưu trữ của văn phòng Bộ NN&PTNT 19 2.2.2. Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCNV ISO 9001:2008 trong công tác văn thư 20 2.2.2.1. Quy trình trình kí, phát hành văn bản của Bộ 21 2.2.3. Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác lưu trữ. 35 2.3.4. Đánh giá về áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ NN&PTNT 39 2.3.4.1. Ưu điểm 39 2.3.4.2. Nhược điểm 41 2.3.4.3. Nguyên nhân 41 * Tiểu kết: 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ NN&PTNT 43 3.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện, bổ sung hệ thống tài liệu 43 3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo. 43 3.3. Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng 44 3.4. Nhóm đầu tư ngân sách cho việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL. 45 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 DANH MỤC PHỤ LỤC
LỜI CÁM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Quản trị Văn phòng với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Em xin chân thành cảm ơn giảng viên cô: Đinh Thị Hải Yến hướng dẫn giúp em thực đề tài Đồng thời em xin gửi lời cám ơn tới anh chị Văn phòng Bộ NNPTNT tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế hoạt động văn phòng, cung cấp cho em tài liệu cần thiết để em hoàn thành tiểu luận Với vốn kiến thức hạn hẹp, thời gian hồn thành tiểu luận có hạn, em khơng tránh nhiều thiếu xót thực Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình thầy cơ, hành trang quý báu cho nghiệp sau em LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất thông tin, tiểu luận tình hình thức tế cơng tác ứng dụng ISO 9001:2008 công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ NN&PTNT em không chép quan khác Em xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường cam đoan MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu: Ý nghĩa luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 1.1 Cơ sở lý luận hệ thống quản lý chất lượng .5 1.1.1 Tổng quan quản lý chất lượng .5 1.1.1.1 Chất lượng .5 1.1.1.2 Quản lý chất lượng 1.1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng 1.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 1.1.2.1 Giới thiệu tổ chức ISO Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 1.1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 11 1.1.3 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng 13 1.1.3.1 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ 13 1.1.3.2 Các bước xây dựng quy trình xử lý cơng việc theo tiêu HTQLCL TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ .15 *Tiểu kết: 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 16 2.1 Giới thiệu Bộ NN&PTNT .16 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức BNN&PTNT 16 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Bộ NN&PTNT 18 2.2 Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Bộ NN&PTNT 19 2.2.1 Giới thiệu máy làm văn thư, lưu trữ văn phòng Bộ NN&PTNT 19 2.2.2 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCNV ISO 9001:2008 công tác văn thư 20 2.2.2.1 Quy trình trình kí, phát hành văn Bộ 21 2.2.3 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác lưu trữ 35 2.3.4 Đánh giá áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ NN&PTNT 39 2.3.4.1 Ưu điểm 39 2.3.4.2 Nhược điểm 41 2.3.4.3 Nguyên nhân 41 * Tiểu kết: 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ NN&PTNT .43 3.1 Nhóm giải pháp hồn thiện, bổ sung hệ thống tài liệu 43 3.2 Nhóm giải pháp hoạt động quản lý lãnh đạo 43 3.3 Nhóm giải pháp cơng tác đào tạo, bồi dưỡng 44 3.4 Nhóm đầu tư ngân sách cho việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL .45 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .47 DANH MỤC PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Bộ NN&PTNN HTQLCL TCVN VT- LT BM Giải thích Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn Hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn Việt Nam Văn thư – Lưu trữ Biểu mẫu LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước ngày phát triển, yêu cầu hoạt động hành nhà nước ngày cao, đòi hỏi quan hành nhà nước phải hướng đến mục tiêu chất lượng, hoạt động hiệu Để triển khai thực hiện, Thủ tướng Chính phủ đề chủ trương tất quan hành nhà nước phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/06/2006 Hiện nay, định thay Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001;2008 vào hoạt động quan, tổ chức hệ thống hành nhà nước Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành nhà nước nhằm xây dựng hệ thống hoạt động có chất lượng hiệu Đòi hỏi quản lý chất lượng đặt hầu hết hoạt động công tác quan nhà nước Thực theo Quyết định đó, Bộ NN&PTNT quan hành nhà nước đầu việc thực ứng dụng HTQLCL vào hoạt động quan Tại Bộ NN&PTNT thực ứng dụng ISO vào nhiều hoạt động, tiêu biểu công tác ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư- lưu trữ Bộ Để hiểu rõ việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Em lựa chọn đề tài: “Thực trạng giải pháp pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ NN&PTNT” Lịch sử nghiên cứu Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO vấn đề cấp, nhà quản lý quan tâm Chính có nhiều sách, giáo trình, đề tài khoa học nghiên cứu ISO, cụ thể: Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng,Nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội Mai Ngọc Lành (2012), Luận văn thạc sỹ, Nghiên cứu xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lý chất lượng sản phẩm in theo tiêu chuẩn ISO 9001:200 cơng ty TNHH MTV in Bình Định Đặng Minh Trí (2013), Tóm tắt Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 lĩnh vực hành cấp phường UBND phường Hòa Mnh, quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ Ngồi có số viết tạp trí, báo: Ngơ Q Việt (2003), Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho quan hành nhà nước, Bài viết Tổng cục Trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng viết cho Diễn đàn Năng suất Chất lượng Trung tâm Năng suất Việt Nam Viết Trọng (2015), ISO cải cách hành chính, Bài viết báo Lâm Đồng online Mặc dù có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu áp dụng ISO Tuy nhiên, chưa có viết cụ thể nghiên cứu cụ thể tình hình ứng dụng ISO cơng tác văn phòng cụ thể cơng tác Văn thư- Lưu trữ Bộ NN&PTNT Do vậy, đề tài nghiên cứu kế thừa phát huy sở lý luận HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO cơng trình trước, áp dụng thực trạng Bộ NN&PTNT Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Nghiên cứu việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ Bộ NN&PTNT + Về thời gian: Nghiên cứu việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ NN&PTNT từ năm 2012 đến năm 2016 Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ NN&PTNT Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tìm hiểu tài liệu liên quan đến chất lượng, HTQLCL theo ISO 9000, sở khoa học HTQCL - Phương pháp thu thập tài liệu: Nghiên cứu, xin tài liệu quy trình HTQLCL ứng dụng Bộ để làm tài liệu nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích, đánh giá nhận xét, quy trình Bộ từ tổng hợp lại thành hệ thống - Phương pháp quan sát: Qua trình kiến tập Bộ, từ việc quan sát trực tiếp tham gia thực làm việc, sử dụng phương pháp quan sát em ưu, nhược điểm nguyên nhân hạn chế Giả thuyết nghiên cứu: Thực đề tài góp phần nâng cao hiệu áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ NN&PTNT Ý nghĩa luận thực tiễn đề tài - Ý nghĩa lý luận: Tìm hiểu HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Ý nghĩa thực tiễn: Đánh giá thực tiễn đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc áp dụng HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ứng dụng công tác văn thư – lưu trữ Bộ NNPTNT Cấu trúc đề tài Đề tài: “Thực trạng giải pháp pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ NN&PTNT” gồm chương: Chương 1: Cơ sở khoa học hệ thống quản lý chất lượng Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ NN&PTNT Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc áp dụng HTQLCLtheo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ NN&PTNT + Trưởng phận xử lý văn phải giao nhiệm vụ cụ thể cho công chức giải theo yêu cầu lãnh đạo đơn vị + Công chức nhận văn để giải phải thực theo yêu cầu Thủ trưởng đơn vị Trường hợp có ý kiến khác phải báo cáo để xử lý kịp thời - Báo cáo kết giải + Công chức giao nhiệm vụ giải văn phải báo cáo tiến độ giải báo cáo kết giải xong với trưởng phận + Trưởng phận có trách nhiệm báo cáo kết giải văn theo yêu cầu lãnh đạo đơn vị: Báo cáo kết giao ban tháng đơn vị Cập nhật kết giải văn phần mềm quản lý văn (nếu có) đơn vị b.11 Theo dõi, đơn đốc giải văn Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp) theo dõi, đơn đốc, tổng hợp báo cáo tình hình thực nhiệm vụ giao đơn vị từ Văn đến Bộ (trên phần mềm “quản lý văn đến” Bộ) để báo cáo Bộ giao ban hàng tháng loại Văn A,B b.12 Báo cáo, lưu hồ sơ - Văn thư Bộ, Văn thư đơn vị báo cáo việc xử lý văn đến theo quy định - Văn thư Bộ, Văn thư đơn vị tổng hợp, in danh mục văn đến từ phần mềm “quản lý văn đến” để lập sổ theo dõi Văn đến hàng tháng, tổng hợp sổ hàng quý, năm - Văn thư đơn vị lập hồ sơ nộp Lưu trữ theo quy định Đánh giá, nhận xét quy trình Ưu điểm : Bộ NN&PTNT xây dựng quy trình quản lý văn đến Bộ đảm bảo tính hợp lý, khoa học Việc xây dựng tuân thủ theo quy trình giúp lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Bộ nắm bắt kiểm soát số lượng văn đến Bộ 34 trình tự giải văn thực theo hệ thống mà pháp luật quy định Nhược điểm: Các cán bộ, công chức chưa thực hiệu Đơi trình tự giải văn làm tắt mà khơng theo quy trình Cơng đoạn theo dõi việc giải văn chưa phát huy Văn đến sau khỏi văn thư Bộ hết trách nhiệm Cán văn thư không thực nhiệm vụ theo dõi , đơn đốc việc giải văn trừ có đạo công việc cần thiết từ cấp 2.2.3 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác lưu trữ Bộ NN&PTNT xây dựng quy trình: khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu Lưu trữ Bộ Mục đích quy trình: Thống trình tự, thủ tục, xác định trách nhiệm tổ chức, cá nhân việc phục vụ khách khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ kho Lưu trữ Bộ Phòng Văn thư - Lưu trữ quản lý, đảm bảo chặt chẽ, kịp thời, xác, khoa học, hiệu an toàn Phạm vi áp dụng Áp dụng cho việc phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ kho Lưu trữ Bộ Phòng Văn thư - Lưu trữ quản lý 35 a Lưu đồ, trình thực Trách nhiệm Nội dung thực Tiếp nhận yêu cầu Thủ thư Tài liệu/ Biểu mẫu Xem mục: b.1 BM-KTTLBNN-VP-01 Xem xét Phòng Văn thư – Lưu trữ Xem mục: b.2.1 Phê duyệt (Văn phòng, Bộ ) Xem mục: b.2.2 Xem mục: Thực hiện, vào sổ kiểm soát Thủ thư BM-KTTL- Thu hồi, kiểm tra Thủ thư Thủ thư b.3 Lưu hồ sơ, tài liệu BNN-VP-02 Xem mục: b.4 Xem mục: b.5 b Mô tả chi tiết b.1 Tiếp nhận yêu cầu - Thủ thư có trách nhiệm tiếp nhận xem xét yêu cầu khách đến khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Nếu khách có đủ điều kiện theo quy định (tại Quyết định số 371/QĐBNN-VP ngày 28/01/2008) khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, thủ thư yêu cầu khách kê khai vào biểu mẫu (Giấy đề nghị khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu 36 lưu trữ : QT-KTTL-BNN-VP-01) - Nếu khách không đủ giấy tờ trả lại yêu cầu b.2 Xem xét phê duyệt b.2.1 Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ - Tất văn qui phạm pháp luật thơng thường Lãnh đạo Phòng xem xét, phê duyệt cho khai thác - Tài liệu quản lý nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu thông thường lãnh đạo Phòng xem xét, phê duyệt cho khai thác b.2.2 Lãnh đạo Văn phòng, Bộ Nơng nghiệp PTNT - Tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật Chánh Văn phòng trình lãnh đạo Bộ phê duyệt cho khai thác b.3 Thực vào sổ kiểm soát - Thủ thư phục vụ khách theo phê duyệt Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Văn phòng, Chánh Văn phòng Lãnh đạo Bộ Giấy đề nghị khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Kiểm soát tài liệu suốt trình khách khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu - Vào sổ theo dõi khai thác tài liệu theo biểu mẫu (QT-KTTL-BNN-VP-02) - Nếu khách yêu cầu cung cấp phô tô copy hồ sơ tài liệu đối với: + Tài liệu quản lý nhà nước giải 01 ngày (làm việc) + Tài liệu khoa học kỹ thuật tuỳ thuộc vào số lượng hồ sơ, tài liệu yêu cầu để hẹn thời gian cho phù hợp + Tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật không phục vụ phô tô copy b.4 Thu hồi kiểm tra - Khi khách trả hồ sơ, tài liệu, thủ thư thu hồi, kiểm tra hồ sơ, tài liệu Nếu hồ sơ tài liệu bị hỏng, rách, trang thơng báo cho khách Lãnh đạo phòng xem xét, xử lý - Thủ thư lưu hồ sơ, tài liệu để vào vị trí quy định 37 b.5.hờ sơ lưu : Số TT File Hồ sơ/Văn (hoặc CMT, hộ chiếu) - Giấy đề nghị khai 02 thác - Đơn đề nghị 03 (nếu Thời gian Ghi lưu có) - Giấy giới thiệu 01 Nơi lưu - Giấy tờ liên quan -Thủ thư lưu (tại phận lưu trữ) Thủ thư lưu (tại phận lưu trữ) Thủ thư lưu (tại phận lưu trữ) Đánh giá, nhận xét quy trình : đến năm đến năm đến năm Ưu điểm : Bộ NN&PTNT xây dựng quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu Lưu trữ Bộ đảm bảo tính hợp lý, khoa học Việc xây dựng tuân thủ theo quy trình giúp lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Bộ nắm bắt kiểm sốt tình hình hoạt động lưu trữ Bộ, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động giải công việc Các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ xem xét chuyển đến cấp có thẩm quyền phê duyệt Việc vào sổ theo dõi phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, hồ sơ yêu cầu người khai thác, sử dụng kí vào sổ giúp cho cán chuyên viên lưu trữ thuận lợi việc theo dõi kiểm sốt tình hình sử dụng tài liệu Nhược điểm: Việc kiểm soát việc thực theo quy trình chưa thực hiệu số thành viên không ủng hộ, biểu kêu ca bị đụng chạm tới lợi ích, thói quen làm việc cũ Tình trạng cán chuyên viên lưu trữ lơ nhắc nhở người khai thác tuân thủ quy định bảo quản tài liệu, thời hạn trả tài liệu chưa thực sát Trường hợp người khai thác sử dụng tài liệu quyên 38 không trả làm thất lạc tài liệu xảy 2.3.4 Đánh giá áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ NN&PTNT 2.3.4.1 Ưu điểm Thứ nhất, quan tâm Lãnh đạo quan - Lãnh đạo Bộ NN&PTNT quan tâm, đạo sát việc xây dựng, triển khai áp dụng trì HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 đơn vị trực thuộc Bộ có Văn phòng Bộ - Kết thu trình xây dựng thực HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO Văn phòng quán, thể tâm, cam kết lãnh đạo văn phòng đồng tình tham gia tích cực cán cơng chức -Nhằm đảm bảo mục tiêu chất lượng, hiệu lực hiệu thực quản lý chất lượng hệ thống, Văn phòng có kế hoạch bổ sung cán bộ, công chức lao động phù hợp yêu cầu đơn vị Xây dựng bổ sung số quy chế làm việc; bổ sung sô việc (phát thẻ khách, phần mềm theo dõi khách máy vi tính phận thường trực quan) Thứ hai, hệ thống quy trình QLCL Ban xây dựng hệ thống QLCL vượt quan khó khăn, thách thức trước cơng việc mẻ, phức tạp đòi hỏi nhiều cơng sức trình độ để hồn thành theo kế hoạch đề Các quy trình HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000:2008 xây dựng hợp lý, khoa học, phù hợp với cấu thực trạng Văn phòng Bộ mà cụ thể phòng Văn thư – Lưu trữ Tất sách, mục tiêu chất lượng đáp ứng yêu cầu tính cụ thể, minh bạch, quy định rõ trình tự công việc trách nhiệm cá nhân đơn vị thực hiện, kèm theo quy trình có hệ thống biểu mẫu rõ ràng, giúp cho cán bộ, công chức dễ hiểu, dễ thực Thứ ba, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Đội ngũ cán bộ, cơng chức chủ chốt phòng Văn thư – Lưu trữ 39 Bộ đào tạo kiến thức quản lý chất lượng công tác, hệ thóng quản lý chất lượng quốc tế nói chung áp dụng dịch vụ hành cơng Trình độ cán bộ, cơng chức, chun viên làm văn thư, lưu trữ Bộ có trình độ chun mơn cao, dày dặn kinh nghiệm Trình độ đại học gần tuyệt đối có 02 cán thạc sĩ Thứ tư, công tác đào tạo ISO Được quan tâm Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ chủ động tổ chức lớp tập huấn ISO cho phạm vi toàn Văn phòng Ngồi việc mời chun gia giảng dạy tập huấn, Bộ trang bị cho cán bộ, công chức tài liệu khoa học, chi tiết giúp cho việc tham gia tập huấn việc tiếp nhận kiến thức dễ dàng Nhờ có vậy, mà cán bộ, cơng chức Văn phòng Bộ nắm bắt nhanh hoạt động hiệu HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2008 áp dụng phòng Văn thư lưu trữ nói riêng Văn phòng Bộ nói chung Thứ năm, kết đạt việc áp dụng ISO 9000:2008 công tác Văn thư – Lưu trữ Từ tiến hành áp dụng HTQLCL công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ có nhiều chuyển biến rõ ràng: Đối với công tác văn thư: Việc soạn thảo ban hành văn bản, thủ tục trình kí thực chặt chẽ, đồng đảm bảo tính quy trình Các văn đảm bảo mặt thể thức xét duyệt phận, văn đến thực theo trình tự quy định đăng kí văn đầy đủ hệ thống phần mềm quản lý văn Được lưu giữ văn theo quy định Đối với công tác lưu trữ: Việc áp dụng quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Lưu trữ Bộ giúp cho việc thu thập, bổ sung tài liệu bảo quản tài liệu lưu trữ thực quy trình, thành phần hồ sơ tài liệu, thuận tiện cho cán lưu trữ Vấn đề phục vụ khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Bộ NN&PTNT đơn giản hóa nhiều, vừa dễ dàng cho người làm công tác phục vụ vừa tiện lợi cho người sử dụng tài liệu 40 2.3.4.2 Nhược điểm Hạn chế việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001;2008 vào công tác vă thư, lưu trữ cản trở tư tưởng cán bộ, cơng chức Tình trạng làm việc quen với thói cũ, ngại đổi mới, đơi thực chống đối mà không thực hiệu quả, nghiêm túc Lãnh đạo Bộ bước đầu quan tâm tới công tác triển khai ứng dụng ISO vào hoạt động Bộ, nhiên chưa thực sát tới việc áp dụng thực đơn vị, mà cụ thể Phòng Văn thư – lưu trữ, số cán thực tắt mà khơng theo trình tự quy trình, Lãnh đạo cần phải xây dựng chế tài việc thực áp dụng HTQLCL Bộ để hoạt động ứng dụng ISO công tác văn phòng thực đạt hiệu Bộ NN&PTNT quan đầu việc triển khai thực Ứng dụng ISO công tác văn phòng Tuy nhiên Bộ lại chưa xây dựng mục tiêu chất lượng Bộ cho năm Công tác đào tạo nhận thức cán bộ, công chức ISO Bộ có thực chưa thường xuyên, điều tạo nên bất cập nhân viên vào xa lạ với ISO Bên cạnh Bộ chưa có quy định cụ thể bắt buộc đơn vị tự tổ chức đào tạo ISO Việc cải tiến, phát triển HTQLCL chưa thật trú trọng Từ ban hành lần đến thời điểm Bộ chưa tiến hành rà sốt lại xem tính khả thi, ưu nhược điểm, tính khơng phù hợp mà sửa đổi, tiếp tục xây dựng bổ sung quy trình Ứng dụng ISO cơng tác văn phòng nói chung bổ sung thêm quy trình cơng tác Văn thư – Lưu trữ Bộ nói riêng 2.3.4.3 Nguyên nhân - Thứ nhất, Công tác đào tạo nhận thức ISO cho tồn thể cán bộ, cơng chức Bộ bị hạn chế (thời gian đào tạo, tập trung vào cán chủ trốt quan mà chưa tiến hành đồng bộ) Vì vậy, việc áp dụng ISO đơn vị nói chung cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng chưa đồng thuận thực toàn thể cán bộ, công chức Một số đơn vị 41 chưa thực coi trọng việc áp dụng HTQLCL cơng việc Việc thay đổi thói quen, nề nếp làm việc theo ISO dễ dàng Đây nguyên nhân dẫn đến việc ISO chưa thực công cụ quản lý - Thứ hai, Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Văn phòng chưa thực sát tới công tác thực ứng dụng ISO Chưa nhận thức đắn tầm quan trọng hiệu mang lại cho công tác quản lý áp dụng HTQLCL - Thứ ba, Văn quy phạm pháp luật sửa đổi, bổ sung thay thường xuyên dẫn đến đơn vị chậm trễ việc rà sốt, cập nhập quy trình tác nghiệp để ban hành, áp dụng kịp thời - Thứ tư, Công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ, kiểm soát thực quy trình ISO chưa trú trọng dẫn đến hiệu áp dụng HTQLCL chưa cao - Thứ năm, kinh phí chi cho ISO hạn hẹp chưa có quy định cụ thể cho đơn vị có phần kinh phí riêng cho mục * Tiểu kết: Qua việc sâu vào tìm hiểu, kháo sát tình hình thực tế việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ NN&PTNT cho thấy Bộ trú trọng nghiên cứu, xây dựng quy trình HTQLCL vào hoạt động cơng tác văn phòng mà cụ thể Công tác văn thư, lưu trữ Việc áp dụng HTQLCL văn thư, lưu trữ mang lại nhiều hiệu tích cực xong tồn số hạn chế mà em Để khắc phục hạn chế đó, em xin đưa số kiến nghị chương sau 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI BỘ NN&PTNT Từ thực trạng việc ứng dụng HTQLCL ISO 9001:2008 công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ NN&PTNT Trên sở phân tích nhìn nhận ưu điểm hạn chế tồn tại, em xin đưa số giải pháp nhằm hồn thiện HTQLCL sau: 3.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện, bổ sung hệ thống tài liệu Hệ thống tài liệu sở cho HTQLCL, hệ thống tài liệu sở cho việc cải tiến chất lượng Do vậy, nội dung tài liệu cần phải phù hợp với tình hình thực tế, lãnh đạo Bộ cần phải thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu nhằm loại bỏ biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, rườm rà không phù hợp với tình hình thực tế Cần tiến hành xây dựng hồn thiện thêm quy trình QLHTCL cơng tác văn phòng Tiêu biểu hoạt động công tác văn thư- lưu trữ cần xây dựng thêm quy trình quan trọng như: - Đối với hoạt động văn thư cần xây dựng: + Quy trình soạn thảo văn + Quy trình lập hồ sơ quản lý hồ sơ - Đối với hoạt động Lưu trữ cần xây dựng: + Quy trình phân loại tài liệu + Quy trình chỉnh lý tài liệu + Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thực xây dựng hoàn thiện HTQLCL quy trình góp phần làm phong phú cho hệ thống tài liệu Văn phòng Bộ nói riêng quan Bộ nói chung tạo điều kiện nâng cao chất lượng hiệu cơng việc 3.2 Nhóm giải pháp hoạt động quản lý lãnh đạo Để công tác ứng dụng ISO vào nề nếp đạt bước tiến dài 43 cần thay đổi nhận thức cán bộ, công chức quan, đặc biệt cấp lãnh đạo Cấp lãnh đạo cần trang bị đầy đủ kiến thức HTQLCL Muốn việc Ứng dụng ISO vào hoạt động cơng tác văn phòng nói chung hoạt động cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng đạt chất lượng vai trò quản lý quan trọng, việc đạo phải đúng, sát với thực tế mang lại hiệu cao Lãnh đạo Văn phòng cần nghiên cứu sâu văn HTQLCL, ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, học tập rút kinh nghiệm phương thức, cách làm quan khác để tham mưu cho Lãnh đạo Bộ vận dụng quan Cấp lãnh đạo thường xuyên cập nhập văn đạo nhà nước HTQLCL, thường xuyên tổ chức hội nghị, tọa đàm phổ biến ứng dụng ISO hoạt động văn phòng Từ đó, cần đạo quán hoạt động quan công tác thực ứng dụng tiêu chuẩn ISO, phát huy trách nhiệm cấp lãnh đạo, điều hành công tác ứng dụng HTQLCL Cấp lãnh đạo có kế hoạch tổ chức nghiên cứu khoa học Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác Văn phòng, phổ biến tới tồn cơng chức, viên chức toàn quan Đặc biệt văn thư, lưu trữ quan, khuyến khích đề tài nghiên cứu khoa học công tác ứng dụng ISO quan 3.3 Nhóm giải pháp cơng tác đào tạo, bồi dưỡng Con người yếu tố quan trọng định đến tồn quan, đơn vị Khi biết cách khai thác sử dụng cách có hiệu thể lực trí tuệ người thành cơng lĩnh vực Việc xây dựng phát triển đội ngũ nhân làm công tác văn thư lưu trữ quan đạt đủ mặt số lượng, chất lượng nhiệm cụ trọng tâm quan Hiểu tầm quan trọng này, em xin đề xuất số kiến nghị công tác đào tạo bồi dững cán bộ, công chức sau: - Thường xuyên nâng cao nhận thức cán bộ, công chức làm văn thư, lưu trữ việc thiết lập áp dụng HTQLCL - Thường xuyên tổ chức buổi trao đổi, thảo luận ý kiến sách 44 chất lượng, mục tiêu chất lượng thông tin chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Tổ chức lớp đào tạo huẩn luyện ISO theo định kì, tương ứng với đợt tuyển dụng cán bộ, chuyên viên vào quan để thích nghi với môi trường làm việc HTQLCL Bộ - Thực tổ chức đào tạo nơi làm việc, lý thuyết đôi với thực hành Hướng dẫn trực tiếp công việc thường ngày, giúp tiếp thu nhanh cơng việc khơng bị trì trệ, suất công việc đảm bảo - Thực công tác đào tạo đôi với kiểm tra Sau khóa đào tạo cần phải tiến hành kiểm tra đánh giá thực tế qua xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nâng bậc đào tạo lại - Thực chế độ khen thưởng cá nhân, đơn vị có thành tích việc xây dựng, áp dụng HTQLCL Bộ Việc tuyên dương, tặng khen khích lệ tinh thần cán bộ, chuyên viên giúp cho họ ý thức trách nhiệm hăng say cơng việc Bên cạnh việc khen thưởng, động viên Bộ cần có biện pháp nhắc nhở, đôn đốc triệt để cá nhân, đơn vị Bộ chưa có ý thức tự giác, không nghiêm túc việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL 3.4 Nhóm đầu tư ngân sách cho việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL Bộ NN&PTNT xây hồn thành xong việc xây dựng, Bộ giai đoạn áp dụng, trì cải tiến HTQLCL Đây trình bao gồm nhiều bước phức tạp Quy trình áp dụng phức tạp, thực xong mà lặp lặp lại nhiều lần chưa phù hợp Vì kinh phí đầu tư cho lĩnh vực HTQLCL khơng phải số nhỏ Bởi vậy, Bộ NN&PTNT cần trú trọng, quan tâm đặc biệt xây dựng sách tài cho ISO Cần lập dự tốn kinh phí cho ISO theo năm, khoản kinh phí dự toán phải cụ thể, chi tiết cho hạng mục công việc; ưu tiên đầu tư cho công việc mang tính cấp thiết 45 KẾT LUẬN Thực tiểu luận với đề tài: “Thực trạng giải pháp pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ NN&PTNT” chương em tìm hiểu sở khoa học hệ thống quản lý chất lượng sở trình bày thực trạng đánh giá công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động văn thư, lưu trữ Bộ NN&PTNT từ đó em đưa giải pháp để khắc phục hạn chế cồn tồn đồng thời kiến nghị thêm só giải pháp giúp cho việc áp dụng HTQLCLtheo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ NN&PTNT tốt Thực tiểu luận với mong muốn tìm hiểu rõ Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đồng thời mong muốn góp phần kiến thức việc nâng cao Cơng tác Ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Bộ NN&PTNT nói chung cơng tác văn thư- lưu trữ Bộ nói riêng Bộ thực ứng dụng ISO cơng tác văn phòng, việc xây dựng HTQLCL chưa tồn diện tất hoạt động, cần tiếp tục triển khai xây dựng quy trình QLHTCL khác nhằm mang tính tồn diện nâng cao chất lượng hoạt động quan 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ngơ Phúc Hạnh (2011), Giáo trình Quản lý chất lượng, NXB Khoa học, Kỹ thuật Hà Nội Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng,Nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội Đặng Minh Trí (2013), Tóm tắt Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 lĩnh vực hành cấp phường UBND phường Hòa Mnh, quận Liên Chiểu, Thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ Viết Trọng (2015), ISO cải cách hành chính, Bài viết báo Lâm Đồng online Sổ tay chất lượng Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn http://WWW.iso.org Bách khoa toàn thư mở Wikipedia: http://vi.wikipedia.org 47 DANH MỤC PHỤ LỤC Quyết định số 2625/QĐ-BNN-VP Bộ NN&PTNT vệc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng hoạt động khối quan Bộ Nông nghiệp PTNT Quyết định Bộ NN&PTNT việc công bố hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Quy trình trình kí, phát hành văn Bộ Quy trình tiếp nhận xử lý văn đến Bộ Quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu Lưu trữ Bộ Sổ tay chất lượng Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn 48 ... thực ứng dụng HTQLCL vào hoạt động quan Tại Bộ NN&PTNT thực ứng dụng ISO vào nhiều hoạt động, tiêu biểu công tác ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư- lưu trữ Bộ Để hiểu rõ việc áp dụng. .. giấy chứng Mức tăng Tiêu chuẩn (%) nhận năm 2014 ISO 9001 1.138.155 1% ISO 14001 324.148 ISO 50001 6.778 40 ISO/ IEC 27001 23.972 ISO2 2000 30.500 14 ISO/ TS 16949 57.950 ISO 13485 27.719 ISO 22301... (2015), ISO cải cách hành chính, Bài viết báo Lâm Đồng online Mặc dù có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu áp dụng ISO Tuy nhiên, chưa có viết cụ thể nghiên cứu cụ thể tình hình ứng dụng ISO cơng