Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của văn phòng huyện ủy huyện nghĩa hưng

53 21 0
  • Loading ...
1/53 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 24/03/2018, 09:54

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU1 1. Lý do chọn đề tài1 2. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu nghiên cứu đề tài2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài2 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài2 5. Kết cấu đề tài2 CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG3 1. Lí luận chung về công tác văn phòng3 1.1 khái niệm về văn phòng3 1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng3 1.3 Công tác văn phòng4 1.4 Công nghệ Thông tin trong công tác văn phòng5 1.4.1 Khái niệm và đặc điểm của công nghệ thông tin5 1.4.2Tác động của Công nghệ thông tin đối với kinh xã hội6 Tiểu kết9 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG10 2.1 Khái quát về Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng10 2.2 Cơ cấu tổ chức của các phòng ban thuộc Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng11 2.3 Chức năng ,nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng11 2.3.1. Văn Phòng Huyện ủy.11 2.3.2. Ban tổ chức huyện ủy.13 2.3.3. Ban tuyên giáo huyện ủy.14 2.3.4. Ban dân vận huyện ủy.16 2.3.5. Ủy ban kiểm tra16 2.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng.17 2.4.1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng17 2.4.2.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng Huyện ủy Huyện17 2.4.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng17 2.4.2.2 Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và mô tả việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân19 2.5. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng24 2.5.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo công tác ứng dụng công nghệ thông tin thông tin trong quản lý nhà nước24 2.5.2 Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng25 2.5.5.1 Công tác thu thập thông tin:25 2.5.2.2 Công tác soạn thảo, giải quyết văn bản đi đến26 2.5.2.3 Hoạt động lưu trữ của văn phòng Huyện ủy Huyện27 2.5.2.4: Về việc Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin xử lý công tác, giải quyết công việc văn phòng27 2.5.2.5.Việc thực hiện Các nghiệp vụ chủ yếu ứng dụng công nghệ thông tin giải quyết công việc văn phòng28 2.5.2.6 Thực trạng về trang thiết bị trong văn phòng29 2.5.2.7 Nội dung quản lý nhà nước về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, hoạt động của văn phòng Huyện ủy30 Tiểu kết31 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG32 3.1. Đánh giá chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng32 3.1.1. Ưu điểm32 3.1.2 Hạn chế33 3.1.3 Nguyên nhân33 3.2. Một số kiến nghị và giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng34 3.2.1. Về trang thiết bị phương tiện kĩ thuật thông tin34 3.2.2. Về kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu34 3.2.3. Về phương thức quản lý35 3.2.2.4. Về nguồn nhân lực, cán bộ35 3.2.4. Một số giải pháp về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ35 3.2.4.1. Về yêu cầu thiết bị quản lý36 3.2.4.2. Về quy trình quản lý chuyển nhận thông tin36 3.2.4.3. Về hệ thống thiết bị lưu trữ36 KẾT LUẬN46 TÀI LIỆU THAM KHẢO48 PHỤ LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu nghiên cứu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài .2 Phương pháp nghiên cứu đề tài Kết cấu đề tài .2 CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG .3 Lí luận chung cơng tác văn phòng .3 1.1 khái niệm văn phòng 1.2 Vị trí, vai trò văn phòng 1.3 Cơng tác văn phòng 1.4 Cơng nghệ Thơng tin cơng tác văn phòng .5 1.4.1 Khái niệm đặc điểm công nghệ thông tin 1.4.2Tác động Công nghệ thông tin kinh xã hội Tiểu kết Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG 10 2.1 Khái quát Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 10 2.2 Cơ cấu tổ chức phòng ban thuộc Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng .11 2.3 Chức ,nhiệm vụ cấu tổ chức Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 11 2.3.1 Văn Phòng Huyện ủy 11 2.3.2 Ban tổ chức huyện ủy 13 2.3.3 Ban tuyên giáo huyện ủy 14 2.3.4 Ban dân vận huyện ủy .16 2.3.5 Ủy ban kiểm tra 16 2.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 17 2.4.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng 17 2.4.2.Chức nhiệm vụ văn phòng Huyện ủy Huyện 17 2.4.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 17 2.4.2.2 Thống kê số nhân có văn phòng mơ tả việc phân công nhiệm vụ cá nhân 19 2.5 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng .24 2.5.1 Ban hành văn đạo công tác ứng dụng công nghệ thông tin thông tin quản lý nhà nước 24 2.5.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 25 2.5.5.1 Công tác thu thập thông tin: 25 2.5.2.2 Công tác soạn thảo, giải văn đến 26 2.5.2.3 Hoạt động lưu trữ văn phòng Huyện ủy Huyện .27 2.5.2.4: Về việc Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin xử lý công tác, giải cơng việc văn phòng 27 2.5.2.5.Việc thực Các nghiệp vụ chủ yếu ứng dụng công nghệ thông tin giải công việc văn phòng 28 2.5.2.6 Thực trạng trang thiết bị văn phòng 29 2.5.2.7 Nội dung quản lý nhà nước ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng, hoạt động văn phòng Huyện ủy 30 Tiểu kết 31 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VĂN PHỊNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG 32 3.1 Đánh giá chung việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng 32 3.1.1 Ưu điểm .32 3.1.2 Hạn chế 33 3.1.3 Nguyên nhân 33 3.2 Một số kiến nghị giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng 34 3.2.1 Về trang thiết bị phương tiện kĩ thuật thông tin 34 3.2.2 Về kỹ thuật, công nghệ, sở liệu .34 3.2.3 Về phương thức quản lý 35 3.2.2.4 Về nguồn nhân lực, cán .35 3.2.4 Một số giải pháp ứng dụng CNTT công tác văn thư – lưu trữ 35 3.2.4.1 Về yêu cầu thiết bị quản lý .36 3.2.4.2 Về quy trình quản lý chuyển nhận thơng tin 36 3.2.4.3 Về hệ thống thiết bị lưu trữ 36 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công nghệ thông tin truyền thông giữ vai quan trọng quốc gia giới, đặc biệt Việt Nam, công nghệ thông tin xem tảng vững phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến quốc gia có kinh tế, an ninh, trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổn định, tốt Đông Nam Á giới Chỉ thị 58 Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam khóa VIII ban hành ngày 17/10/2000 xác định: Công nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển, với số ngành công nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội giới đại Ứng dụng phát triển công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy công đổi mới, phát triển nhanh đại hóa ngành kinh tế, tăng cường lực cạnh tranh doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu trình chủ động hội nhập kinh tế quốc dân, nâng cao chất lượng sống nhân dân, bảo đảm an ninh quốc phòng tạo khả tắt đón đầu để thực thắng lợi nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa Cơng nghệ thơng tin giữ vai trò quan trọng phát triển xã hội thời đại ngày nay, nhân tố quan trọng, kênh kết nối trao đổi thành phần xã hội, văn hóa, giáo dục, kinh tế thời đại tồn cầu hóa Đây vấn đề doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân quan nhà nước quan tâm sâu sắc, công nghệ thông tin cốt lõi hoạt động phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội thời đại ngày Việc đưa ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình tự động hóa xử lý qua phần mềm ứng dụng: phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm văn thư lưu trữ, phần mềm quản lý điểm cho học sinh sinh viên, phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm lập dự án sản xuất kinh doanh… Một doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, quan muốn sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương mại, quản trị doanh nghiệp… cũng cần hỗ trợ công nghệ thông tin truyền thông Khi thực văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng cần thiết Chính em chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng” Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu nghiên cứu đề tài - Tìm hiểu sở lý luận văn phòng ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động văn phòng - Phân tích đánh giá thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin đưa giải pháp để đề xuất việc thực ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng tốt Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài - Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ văn phòng Huyện ủy - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển Phương pháp nghiên cứu đề tài - Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh - Phương pháp biện chứng - Phương pháp tổng hợp Kết cấu đề tài Chương Một số vấn đề cơng tác văn phòng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Chương Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Chương Một số kiến nghị giải pháp nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Lí luận chung cơng tác văn phòng 1.1 khái niệm văn phòng -Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng cơng ty…) quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phòng phòng hành tổng hợp -Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị 1.2 Vị trí, vai trò văn phòng Văn phòng máy điều hành tổng hợp lãnh đạo quan , tai mắt quan lãnh đạo đảng, nhớ thường vụ, thường trực Là máy điều hành tổng hợp , vừa tham mưu giúp việc vừa tai mắt quan lãnh đạo , văn phòng nơi thu thập xử lý tổng hợp nguồn thông tin nhớ thường vụ, thường trực lãnh đạo văn phòng nơi cung cấp nguồn thơng tin xây dựng chương trình kế hoạch,lịch làm việc thường vụ, thường trực cấp - Văn phòng làm việc tốt, có nề nếp khoa học cơng việc chạy đều, thông suốt, quản lý công sở chặt chẽ công việc quan có xuất chất lượng hiệu cao Văn phòng mặt quan , nơi giao tiếp quan với quan khác, nơi đón tiếp cán bộ, đảng viên nhân dân đến kiến nghị trình bày nguyện vọng Do văn phòng phải tổ chức cách khoa học văn minh lịch , làm tốt cơng tác văn phòng góp phần quan trọng vào việc nâng cao lực lãnh đạo uy tín nhà nước Thường trực cần phải biết phát huy vai trò văn phòng cán văn phòng phải nhận thức trách nhiệm để khơng ngừng học tập, rèn luyện nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng Trong tổ chức sở đảng có văn phòng cấp sở, để thực chức năng, nhiệm vụ mình, cấp sở cần tổ chức tốt cơng tác văn phòng cấp - Văn phòng cấp sở trực tiếp giúp cấp uỷ sở tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo hàng ngày Nếu coi nhẹ cơng tác văn phòng cấp uỷ sở, dẫn đến tổ chức khơng tốt cơng tác cấp sở thực chức năng, nhiệm vụ, lãnh đạo quan, đơn vị thực thắng lợi nhiệm vụ trị - Cán văn phòng trợ thủ đắc lực thường vụ, thường trực cấp uỷ - Trong công tác lãnh đạo, thường vụ, thường trực muốn đưa định đắn, khơng thể dựa vào ý chí chủ quan mà phải xét đến yếu tố khách quan ý kiến tham gia ngành, cấp đặc biệt trợ giúp cán văn phòng 1.3 Cơng tác văn phòng Cơng tác văn phòng cơng việc hồn thành theo đạo cấp nằm phạm vi nhà nước quản lý Văn phòng có chức là: Chức tham mưu tổng hợp, Chức giúp việc điều hành, Chức hậu cần Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho cơng tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hissện hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.4 Công nghệ Thông tin cơng tác văn phòng 1.4.1 Khái niệm đặc điểm công nghệ thông tin Tin học – công nghệ thơng tin Thơng tin : Có nhiều thơng tin diễn đạt cách khác nhau.Trong phương diện quản lý thông tin phản ánh đối tượng có quan hệ đến đối tượng chủ thể nhận phản ánh Khi thông tin nâng tầm chọn lọc sử dụng có hiệu người ta gọi thông tin tri thức Ngày công nghệ thông tin phát triển cao, khả truyền đạt xử lý thơng tin nhanh hơn, xác người nhận thơng tin ngày nhiều Các nguồn thông tin khác chọn lọc đúc kết mang lại hiệu cao công việc Thơng tin quản lý nhà nước :Thơng tin có vai trò quan trọng hoạt động quản lý Thơng tin hoạt động quản lý tập hợp tất thông báo khác kiện xảy hoạt động quản lý môi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý đó, thay đổi thuộc tính hệ thống quản lý môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo biện pháp tổ chức yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian thời gian với khách thể quản lý Thông tin quản lý nhà nước đa dạng, thơng tin pháp lý chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh thơng tin phản ánh việc triển khai kết trình quản lý xã hội Thơng tin pháp lý tạo điều kiện để quan hoạt động pháp lý hành, thơng tin thực tiễn cho phép quan tiếp cận thường xuyên nhu cầu xã hội, với đời sống trị-kinh tế đất nước 1.4.2Tác động Công nghệ thông tin kinh xã hội Tác động công nghệ vào kinh tế Trên sở thành tựu bước đầu ngành công nghệ thông tin vậy, thấy rõ vai trò động lực Phát triển kinh tế tri thức nghĩa đạt tới trình độ phát triển cao, trình độ mà đó, nhân tố người với tiềm lực trí tuệ sử dụng cách triệt để Đi liền với kinh tế tri thức thiếu phát triển công nghệ thông tin – động lực to lớn để đạt tới kinh tế tri thức Muốn có kinh tế tri thức, CNTT phải có độ phủ sóng rộng rãi tới tất ngành, lĩnh vực đời sống xã hội công nghệ thông tin góp phần ngày quan trọng đưa nước ta ngày phát triển nhanh hơn, góp phần hội nhập quốc tế hiệu * Phát triển công nghệ thông tin thành hạ tầng mềm động lực đẩy nhanh tốc độ cơng nghiệp hố, đại hố Từ năm 80 kỷ trước, nhiều học giả giới dự báo kinh tế - xã hội “hậu công nghiệp” - kinh tế trí thức xuất tương lai gần, tất yếu phát triển xã hội loài người Nhiều nhà khoa học Việt Nam, tiếp cận quảng bá rộng rãi dự báo với hy vọng khích lệ hệ trẻ Việt Nam nắm thời cơ, đưa đất nước tiến kịp nước phát triển “sánh vai cường quốc năm châu” Năm 2011, nhìn lại 10 năm đầu kỷ XXI, giới cũng Việt Nam, kinh tế tri thức dần lộ diện Dù muốn hay khơng điện thoại di động, máy vi tính nối mạng internet cũng trở thành vật hữu, tài sản, công cụ cá nhân, tổ chức, thành phần xã hội, mà sản phẩm cơng cụ kinh tế tri thức! Trong năm qua, sau có Chỉ thị 58 Bộ Chính trị (khố VIII) phát triển cơng nghệ thơng tin (cơng nghệ thơng tin) Việt Nam nước có tốc độ phát triển nhanh Cơng nghệ thơng tin ứng dụng hầu hết ngành, lĩnh vực kinh tế xã hội trở thành yếu tố quan trọng góp phần nâng cao suất lao động tồn xã hội * cơng nghệ thơng tin khâu đột phá, động lực để đẩy nhanh tốc độ cơng nghiệp hóa –Hiện đại hóa đất nước, phát triển kinh tế tri thức công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng phát triển xã hội thời đại ngày Công nghệ thông tin trở thành nhân tố quan trọng, cầu nối trao đổi thành phần xã hội tồn cầu, vấn đề Việc nhanh chóng đưa ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình tự động hóa sản xuất kinh doanh vấn đề đang, quan tâm lẽ cơng nghệ thơng tin có vai trò lớn hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương mại, quản trị doanh nghiệp Công nghệ thông tin động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế kích thích tăng lực đổi kinh tế tồn cầu nói chung kinh tế quốc dân nước nói riêng Sự phát triển công nghệ thông tin tạo hàng loạt ngành nghề có giá trị gia tăng cao, đào tạo hàng triệu nhân công công nghệ thơng tin có tay nghề cao; tạo nguồn thu lớn cho ngân sách Nhà nước thông qua việc thu thuế Sự xuất ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin lĩnh vực kinh tế đẩy nhanh mạnh việc hình thành kinh tế tri thức Việt Nam Với việc xác định kinh tế tri thức kinh tế sản sinh, truyền bá sử dụng tri thức động lực chủ yếu tăng trưởng để tạo cải, việc làm cho tất ngành kinh tế, thấy rõ khẳng định động lực tiên kinh tế tri thức phải công nghệ thông tin Cũng diễn đàn công nghệ thông tin Thế giới 2009, Thủ tướng Nguyễn 3.2.4.1 Về yêu cầu thiết bị quản lý Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan 3.2.4.2 Về quy trình quản lý chuyển nhận thơng tin Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trình tra cứu cổng thơng tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận Đối với văn mang tính chất thơng báo, tờ trình, giấy mời số giấy tờ khơng mang tính chất bảo mật sở chuyển lên cho quan cấp quan cấp chuyển xuống quan cấp qua qua fax Điều giảm thiểu chi phí lại cấp truyền thơng tin cho nhanh 3.2.4.3 Về hệ thống thiết bị lưu trữ Phối hợp quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thơng tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an toàn điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến sở Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu điều hành công việc CloudOffice công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng với tính ưu việt như: quản lý văn toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, điều hành cơng việc tồn diện, xử lý văn từ xa nơi, lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết… Nhờ tính mà phần mềm Cloudoffice nhiều đơn vị quan nhà nước như: Tổng cục Thuế, Hải quan, Công an, Hội đồng nhân dân, đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp lựa chọn triển khai áp dụng công tác văn thư lưu trữ đơn vị Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử để quản lý văn bản, tài liệu mang lại hiệu rõ rệt cho đơn vị Đó là: Giảm tải áp lực cơng việc cho người làm văn thư Giải 36 phóng khơng gian lưu trữ tài liệu Đổi quy trình, cách thức làm việc với phong cách đại, nâng cao lực xử lý công việc nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo định cũng điều hành cơng việc quan nói chung Ngoài phần quan trọng để đại hóa việc quản lý văn đến ta nên cập nhật phần mềm sau: Phần mềm Quản lý Văn đi, đến Hồ sơ công việc xây dựng dựa mơ hình khách/chủ Lược đồ bên mơ tả kiến trúc logic phần mềm: Mơ hình hệ thống Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc tương tác với người dùng cuối - Phần mềm cho máy chủ: Là hệ thống phần mềm có kiến trúc lớp: + Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thơng tin với trình duyệt web (phần mềm máy khách) qua giao thức http (Hypertext Transmission Protocol) Nó nhận truy vấn thông tin người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy chương trình tương ứng gửi trả kết lại cho trình duyệt hiển thị + Các chương trình: Các chương trình bao gồm tệp mã lệnh, ActiveX component (COM) and libraries (DLL) Máy chủ web, tuỳ theo truy vấn từ phía người dùng, chạy chương trình + Dịch vụ nền: Là tập hợp số dịch vụ sở chạy máy chủ 37 phục vụ cho chức Phần mềm Quản lý Văn đến Hồ sơ công việc, gồm có hệ quản trị sở liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ Phần mềm vận hành mạng máy tính có quy mơ kiến trúc Giao thức truyền thông hai hệ thống máy khách máy chủ giải pháp Phần mềm Quản lý Văn đến Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học http Giao thức xây dựng tảng giao thức TCP/IP, tảng truyền thông mạng Internet Điều giúp cho Phần mềm Quản lý Văn đến Hồ sơ cơng việc triển khai mạng máy tính có quy mơ kiến trúc bất kỳ, sử dụng nhiều thiết bị phần cứng khác Giao diện Web tất phân hệ Phần mềm Quản lý Văn đến Hồ sơ công việc xây dựng tảng công nghệ web (Microsoft Active Server Pages) Các máy trạm cài đặt trình duyệt Web truy cập sử dụng tất phân hệ phần mềm Ngồi trình duyệt máy trạm cần cài đặt phông chữ gõ tiếng Việt theo chuẩn Unicode Giao diện làm việc Phần mềm Quản lý Văn đi, đến Hồ sơ công việc tương thích với loại trình duyệt phổ dụng 38 Hệ quản trị CSDL SQL Server 2005 hệ thống quản lý sở liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi liệu Client computer SQL Server computer Một RDBMS bao gồm databases, database engine ứng dụng dùng để quản lý liệu phận khác RDBMS SQL Server 2005 tối ưu để chạy môi trường sở liệu lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte phục vụ lúc cho hàng ngàn user SQL Server 2005 kết hợp "ăn ý" với server khác Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server Chuẩn mô tả thông tin Các trường thông tin quản lý văn đến, văn đi, hồ sơ công việc, văn hồ sơ công việc xây dựng theo chuẩn mô tả liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quản lý văn bản, hồ sơ - Phần mềm cho phép quản lý văn đi, văn đến theo nhiều sổ văn đi, văn đến; sổ văn đi, sổ văn số thứ tự văn tự động nhảy tăng dần - Các trường thông tin mô tả văn đi, văn đến theo chuẩn mô tả Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Đối với văn có trường như: Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Đơn vị soạn, Nới nhận, …Đối với văn đến: Số đến, Ngày đến, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Nới gửi, Đơn vị nhận, Tác giả,… - Phần mềm cho phép gắn nội dung toàn văn văn đi, văn đến theo định dạng file: text, file ảnh, file pdf…vào hệ thống - Quản lý hồ sơ công việc: Quản lý danh mục hồ sơ công việc đơn vị theo năm, cho phép chọn văn từ sổ văn đi, văn đến đưa vào hồ sơ công việc 39 Quản trị, phân quyền cho người sử dụng Mỗi người dùng người quản trị hệ thống cung cấp tài khoản truy cập gồm Tên đăng nhập Mật đăng nhập vào phần mềm, tuỳ theo quyền hạn người dùng chức tương ứng - Đối tượng quản trị hệ thống: quản lý người dùng, thơng tin hệ thống, cấu hình biểu ghi nhập liệu văn đến, văn cho phù hợp với đơn vị Quản lý thông tin theo lớp Thơng tin hệ thống chia thành nhiều lớp cho phép đối tượng tiếp cận Mỗi người sử dụng phép tiếp cận với lớp thông tin tương ứng người quản lý xác định Tính mở - Phần mềm cho phép tạo nhiều sổ văn đi, văn đến, số thứ tự văn tự động nhảy theo sổ văn - Quản lý hồ sơ công việc: cho phép người dùng quản lý danh mục hồ sơ công việc theo năm, quản lý văn hồ sơ cơng việc đến mức tồn văn văn - Hệ thống cho phép người dùng tự tạo trường tin cho văn đi, văn đến, hồ sơ công việc, văn hồ sơ công việc sở danh mục 40 trường tin mẫu bổ sung trường tin có tính đặc thù + Danh mục trường tin mẫu văn gồm trường mô tả văn thể loại văn như: Số thứ tự VB, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Tác giả, Cấp gửi, Nơi gửi, Phân loại, Tên loại, Đơn vị soạn, Nơi nhận, Ý kiến giải quyết, Đã xử lý, … + Danh mục trường tin mẫu hồ sơ công việc gồm trường liệu mô tả hồ sơ cơng việc như: Tên quan, đơn vị, Tên phòng ban, Chuyên viên lập hồ sơ, Hồ sơ số, Tiêu đề hồ sơ, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Thời hạn bảo quản,… - Cho phép tự cấu hình thứ tự trường biểu ghi nhập văn đến, văn đi, hồ sơ công việc Hệ thống thông tin linh hoạt Hệ thống cho phép người dùng tự định nghĩa thông tin từ điển hệ thống: Từ điển tên loại văn bản, Từ điển chức danh, Từ điển tính chất văn bản… Báo cáo thống kê linh hoạt, nhanh chóng Hệ thống có phân hệ báo cáo, thống kê để phục vụ tổng hợp,báo cáo văn theo yêu cầu, phân hệ quản lý văn đến, văn có chức tìm kiếm nhanh tìm kiếm nâng cao - Tìm kiếm nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm văn danh mục văn bản, hồ sơ mà khơng cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm trường thơng tin - Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết tìm kiếm xác - Hệ thống cho phép lựa chọn kết xuất báo cáo theo Crystal report, Word, HTML 41 Hệ thống có chức vận hành theo sơ đồ sau: Lưu đồ mô tả quản lý văn đến điều hành công việc Lưu đồ quản lý văn điều hành công việc 42 -Yêu cầu phần mềm hệ thống phần cứng Hệ điều hành Window 2003 Server Window 2008 Server, không cài môi trường mạng (dùng máy) cần cài Window XP Window Về phía người sử dụng cần trình duyệt Web Internet Explorer 7.0 trở lên 43 Hệ quản trị CSDL Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2005 trở lên Phần cứng - Tốc độ CPU: 3GHz - Dung lượng nhớ RAM: 02 GB trở lên - Ổ cứng HDD tuỳ thuộc vào dung lượng liệu, thường sử dụng 120GB - Ổ ghi đĩa CD DVD để phục vụ backup liệu đĩa - Card mạng để nối máy tính vào mạng nội Internet a PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Cơng cụ lập trình - Chương trình phát triển mơi trường web-base sử dụng công nghệ Microsoft ASP.NET - Cơ sở liệu quản trị Microsoft SQL Server 2008, tùy biến sử dụng hệ quản trị sở liệu khác tùy theo khả ứng dụng từ phía người dùng; Có thể tích hợp vào cổng thông tin điện tử Portal tỉnh/Bộ - Được xây dựng cơng nghệ web-base chương trình tích hợp vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử khai thác rộng rãi mạng Internet; - Có phân hệ tự động chuyển hồ sơ tài liệu từ CSDL mạng cục sang CSDL khai thác Internet linh hoạt theo yêu cầu người dùng Hỗ trợ mã chuẩn quốc tế UNICODE đa ngơn ngữ - Chương trình hỗ trợ mã tiếng Việt UNICODE theo chuẩn TCVN6909:2001 tích hợp sẵn gõ tiếng Việt theo nhiều kiểu gõ khác nhau: Telex, VNI, VIQR, ; - Hỗ trợ đa ngôn ngữ, người dùng nhập hồ sơ tài liệu nhiều ngôn ngữ khác nhau: Anh, Pháp, Nga, Trung, Hệ thống mẫu biểu báo cáo, thống kê, in ấn - Kết xuất báo cáo theo khuôn mẫu sổ mục lục hồ sơ văn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành thống ngành lưu trữ; 44 - Hệ thống báo cáo đa dạng, phong phú khoa học theo tiêu chuẩn ngành: + Mục lục hồ sơ, mục lục văn bản; + Danh sách phông, sưu tập lưu trữ; + Thẻ độc giả khai thác sử dụng tài liệu; - Hệ thống bảng biểu thống kê phù hợp với hệ thống biểu mẫu thống kê công tác văn thư lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành; - In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột liệu in theo yêu cầu người sử dụng; - Có thể kết xuất báo cáo dạng Word để tinh chỉnh cho phù hợp với yêu cầu Với hệ thống quản lý ta thấy việc ứng dụng công nghệ thơng tin q trình làm việc với khối quan nhà nước đặc biệt khối văn phòng mang lại hiệu cao trình làm việc trình thực chủ trương sách “ TIẾT KIỆM, HIỆU QUẢ” 45 KẾT LUẬN Để đạt tiêu, mục tiêu phát triển, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân ban ngành Chính phủ phải khơng ngừng học tập quốc gia trước, đồng thời luôn cập nhật tiến khoa học công nghệ vào phục vụ kế hoạch mục tiêu đề ra, Chính phủ phải đóng vai trò trung tâm Như vậy, khẳng định Cơng nghệ thơng tin truyền thơng nhịp sống văn hóa, xã hội, giáo dục, kinh tế thời đại ngày có tầm ảnh hưởng, tác động lớn đến phát triển, ổn định doanh nghiệp Chính phủ quốc gia nói chung Việt Nam nói riêng giai đoạn cũng tương lai Việc thúc đẩy phát triển sở hạ tầng công nghệ thông tin truyền thông để phục vụ tốt cho người dân, doanh nghiệp, tổ chức,… góp phần phát triển bền vững xu tồn cầu hóa Để nâng cao kỹ thực hành cho sinh viên nhà trường tạo điều kiện tổ chức chương trình thực tập cho sinh viên quan, tổ chức Đây khoảng thời gian vô quý báu, hội để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế Được đồng ý, quan tâm sâu sắc nhà trường em phân cơng thực tập Văn phòng huyện uỷ huyện Nghĩa Hưng Trong thời gian với giúp đỡ quý thầy cô, Ban lãnh đạo huyện giúp em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập, đồng thời tích luỹ kinh nghiệm phục vụ cho q trình làm việc sau Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Nguyễn Mạnh Cường - người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình thực báo cáo Đồng thời em cũng xin cảm ơn thầy cô Khoa quản trị văn phòng truyền đạt cho em kiến thức bổ ích thời gian em qua Em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới chị Đồn Hằng Nga – cán phòng văn thư lưu trữ , người hướng dẫn em hoàn thành viết này, tập thể cán bộ, lãnh đạo Văn phòng huyện uỷ huyện Nghĩa Hưng tạo điều kiện giúp em hồn thành tốt chương trình thực tập Cuối em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè ln bên cạnh, 46 động viên, chăm sóc cũng tạo điều kiện giúp em trình học tập cũng suốt trình hồn thành báo cáo Tuy nhiên với kiến thức thân hạn chế, báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy bạn góp ý, bổ sung để nội dung viết hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tạ Hữu Ánh cơng tác hanh chính- văn phòng quan nhà nước, nhà xuất trị quốc gia, Hà Nội 2002; - Luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ( Điều số 24 luật công nghệ thông tin nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý nhà nước); - Luật công nghệ thông tin, giao dịch điện tử; - Cổng thông tin Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng - Quy chế làm việc văn phòng Huyện ủy- Huyện Nghĩa Hưng - Thông tin văn quy phạm pháp luật web Đảng Cộng sản Việt Nam: www.cpv.org.vn 48 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 Cơ cấu tổ chức huyện ủy HUYỆN ỦY Ban tổ chức Ban tuyên giáo Ủy ban kiểm tra Ban dân vận Văn phòng huyện ủy PHỤ LỤC Cơ cấu tổ chức Văn phòng huyện ủy Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng tổng hợp Kế toán Quản trị mạng Văn thư lưu trữ Phó chánh văn phòng Hành Tạp vụ Lái xe Nhân viên dọn vệ sinh ... trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 17 2.4.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng 17 2.4.2.Chức nhiệm vụ văn phòng Huyện. .. công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu nghiên cứu đề tài - Tìm hiểu sở lý luận văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động. .. cấp ủy cấp quan tài cấp ủy cấp 2.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 2.4.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng
- Xem thêm -

Xem thêm: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của văn phòng huyện ủy huyện nghĩa hưng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của văn phòng huyện ủy huyện nghĩa hưng

Từ khóa liên quan

Mục lục

Xem thêm

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn

Nhận lời giải ngay chưa đến 10 phút Đăng bài tập ngay