Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Khó khăn thuận lợi khi thực hiên chuyên đề 3 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 4 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ 4 1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 1.2. CƠ CẤU VÀ SỐ LƯỢNG 11 1.3. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ 11 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HINH CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ 17 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 17 1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư 17 2. Công tác soạn thảo văn bản 18 3.Quản lí văn bản 21 3.1 Quản lý văn bản đi 21 3.2 Quản lý văn bản đến : 25 4. Quản lý và sử dụng con dấu. 29 5. Lập hồ sơ hiện hành 30 III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ. 31 1. Sự chỉ đạo về công tác Lưu trữ: 31 2. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Lưu trữ: 31 II. NHẬN XÉT , KIẾN NGHỊ. 36 1.Nhận xét : 36 2. Một số đề xuất kiến nghị: 39 C. KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC 43
Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A MỤC LỤC Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A A LỜI MỞ ĐẦU Trong công xây dựng, phát triển hội nhập Cơng nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước nước ta việc ứng dụng lý luận vào thực tiễn điều tất yếu, để tạo nên bước đà phát triển cách vững Mặt khác lý luận thực tiễn yếu tố có tác động qua lại hỗ trợ lẫn nhau, lý luận đơi với thực tiễn Chính quy luật chương trình đào tạo phối kết hợp giữ lý thuyết thực hành Để trang bị củng cố kiên thức học, đồng thời nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cho sinh viên trước rời ghế nhà trường phần quan trọng thiếu Việc thực tập tốt nghiệp quan giúp cho sinh viên vận dụng kiến thức kỹ học vào thực tiễn nhằm củng cố kiến thức, đồng thời tạo lập dần tác phong làm việc va chạm vào công việc thực tế mà sau sinh viên trường đảm nhiệm Công tác văn phòng gồm:Điều hành hoạt động văn phòng;cơng tác quản trịsử dụng trang thiết bị văn phòng đặc biệtcông tác Văn thư – Lưu trữlà công tác nghiệp vụkhơng thể thiếu q trình hoạt động, hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động quan, tổ chức Đảng Nhà nước.Là công tác quan trọng việc đảm bảo hoạt động giữ gìn bảo quản thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, đảm bảo …… Cơng tác Văn thư-Lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây đựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh qua liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động phim ảnh, qua hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược, sở để cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho hệ hơm mai sau Nhận thức tầm nhìn quan trọng công tác Văn thư-Lưu trữ Đảng Nhà nước yêu cầu nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A hành học với đợt thực tập, thực tế Mỗi năm Khoa Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan để hiểu rõ công tác văn phòng Văn thư- Lưu trữ Vì đợt thực tập em xin vận dụng hết kiến thức mà học ghế nhà trường đối chiếu với thực tế UBND phường Xuân Tảo, nhằm củng cố thêm kiến thức học, kết hợp với thực tiễn công tác Văn thư- Lưu trữ mà hệ trước để lại nhằm đúc kết thêm nhằm nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp Được giới thiệu Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đồng ý tiếp nhận thực tập UBND phường Phú Đô,Quận Nam Từ Liêm,Thành phố Hà Nội từ ngày 29/02/2016 đến 29/4/2016 Lý chọn đề tài Nhận thức tầm quan trọng thực tập tốt nghiệp sinh viên Đặc biệt, UBND phường Phú Đơ nơi có điều kiện tốt,địa điểm gần trường ,thuận lợi cho trình thực tập, học tập phát triển Vì vậy, việc thực tập tốt nghiệp UBND phường Phú Đô giúp thân hiểu thêm lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ công việc chun mơn UBND phường Qua đó, giúp em củng cố, nâng cao kiến thức trang bị q trình học tập trường, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành; bước gắn liền học với thực hành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận thâm nhập với thực tế; bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế.Giúp sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Mục tiêu đề tài Nắm tổng quan sơ lược UBND phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội Khảo sát cơng tác Văn phòng UBND phường Phú Đơ, nắm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND phường Phú Đô; Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A phòng quan UBND phường Phú Đơ, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng; Tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư Văn phòng HĐND & UBND phường Phú Đơ; Khó khăn thuận lợi thực hiên chuyên đề Trong qúa trình thực tập tơi thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, tơi nhận đượ giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình, cán Văn thư – Lưu trữ Tuy nhiên kiến thức hạn chế Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐƠ Phường Phú Đơ thành lập ngày 27 tháng 12 năm 2013 thuộc Quận Nam Từ Liêm - Thành phố Hà Nội sở chia tách từ Xã Mễ Trì cũ Với vị trí địa lý nằm phía Tây nam Thành phố, nơi có sơng Nhuệ chảy qua Tổng diện tích đất tự nhiên 239 ha, dân số: 13.856 người Phía Đơng giáp: Phường Mễ Trì Phía Tây giáp: Phường Đại Mỗ, Phường Tây Mỗ Phía Nam giáp: Phường Trung Văn Phía Bắc giáp: Phường Mỹ Đình I Trong năm qua Phường Phú Đơ phát triển theo hướng thị hóa hòa nhịp với tiến xã hội, giữ nét văn hóa truyền thống, nhiều di tích tồn vững trãi ngày như: Đình Làng, Đền Xa Đơi, Qn Hai Bà…v.v Người dân Phú Đơ hiền hòa nhân hậu đời sống sinh hoạt, cần cù sáng tạo lao động sản xuất Năm 2010 nhân kỷ niệm 1000 năm Thăng Long Hà Nội, “Bún Phú Đơ” thức trở thành thương hiệu Cục sở hữu trí tuệ Thành Phố Hà Nội công nhận Đến Làng nghề truyền thống Phú Đơ (Phường Phú Đơ) có khoảng 400 hộ sản xuất kinh doanh Bún, cung cấp thị trường gần 60 Bún ngày “Bún Phú Đô” trở thành ăn quen thuộc mang đến cho người dân miền Tổ Quốc thứ ẩm thực đậm đà sắc kinh kỳ Cùng với phát triển kinh tế xã hội Thủ Đô đất nước, Phú Đô ngày phát triển trở thành vùng đô thị văn minh giàu đẹp đại kiểu mẫu tương lai Danh sách cán Phường Phú Đô: Nguyễn Hữu Tuấn STT TCVT-LT 15A Họ tên Chức vụ Trần Đắc Minh Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch HĐND Thu Hòa Phó bí thư Thường trực ĐU Nguyễn Hữu Vũ Văn phòng ĐU Đỗ Đức Hùng Phó chủ tịch HĐND Nguyễn Thị Hường Phó bí thư ĐU - Chủ tịch UBND Phạm Anh Thư Phó chủ tịch UBND Nguyễn Phùng Hưng Phó chủ tịch UBND Nguyễn Dũng Trưởng công an Phường Nghiêm Đức Dũng Chỉ huy trưởng BCH quân 10 Nguyễn Hồng Cảnh Chủ tịch UBMTTQ 11 Lê Thị Phượng Chủ tịch Hội phụ nữ 12 Ngô Văn Lịch Chủ tịch Hội nông dân 13 Nguyễn Thuỵ Phúc Chủ Tịch Hội CCB 14 Nguyễn Quang Tùng Bí thư đồn niên 15 Phạm Thị Hợi Chủ tịch Hội CTĐ 16 Nguyễn Văn Lịch Chủ tịch Hội NCT 17 Nguyễn Văn Luyện Chủ nhiệm HTX Phú Đô Uỷ ban nhân dânUBND phường Phú Đô Hội đồng nhân dân phường bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân phường quan nhà nước cấp Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn: a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân phường thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân Quận phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân phường định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân phường thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; b) Trong lĩnh vực nông nghiệp,sản xuất đất đai, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp,làng nghề, nhà địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo quan liên quan thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ đô thị; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của tổ c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân Quận việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn ; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ vùng; d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng phường, điểm dân cư nông thôn địa bàn phường; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân Quận e) Trong lĩnh vực thương mại dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn phường; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn phường tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hố danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ phường; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân phường vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội k) Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội Quận tổ,khu vực chưa phát triển Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tơn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật 10 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Lưu trữ tài liệu tất phòng , ban có tài liệu phòng Tư pháp bảo quản riêng phòng Do xây dựng phòng Lưu trữ , có cán Văn thư kiêm nghiệm Lưu trữ nên khối tài liệu chưa thực bảo quản tốt Chỉ có tài liệu chỉnh lý từ năm trước xếp lên giá, số tài liệu tình trạng chưa chỉnh lý, xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm sử dụng.Vì kho lưu trữ Uỷ ban chưa trang bị thiết bị cứu hoả, quạt thơng gió , máy điều hoà nên tài liệu chưa bảo quản an tồn có cố xảy khơng tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng điều kiện khắc nghiệt Tuy nhiên điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng , củng cố cho cơng tác bảo quản tài liệu UBND phường Phú Đô tận dụng khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu ln qt dọn, lau chùi , thống mát , tài liệu trước đưa vào lưu trữ xử lý , khô d.Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ: Qua khảo sát thực tế, nhận thấy tổ chức sử dụng tài liệu Uỷ ban phường Phú Đô tổ chức theo hình thức cho mượn , Cán cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu đến phòng mượn tài liệu , nghiên cứu phòng phơ tô mang nhà Ở chưa xây dựng phòng đọc riêng chưa có triển lãm tài liệu hiệu cơng tác chưa cao Do Cán Văn phòng thống kê kiêm nhiệm Văn thư Lưu trữ nên tài liệu chưa xác định giá trị , chưa thể đưa cơng bố giới thiệu Do chưa có cơng cụ tra cứu khoa học nên việc tra tìm tài liêu gặp nhiều khó khăn Tuy cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu UBND phường chưa quy mô khối tài liệu đưa nghiên cứu tài liệu có giá trị phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày quan Để khai thác sử dụng tài liệu nhiều hơn, UBND phường bước tổ chức lại công tác Lưu trữ nói chung quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng, cụ thể xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản sử dụng tài liệu 35 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A e.Công tác giao nộp tài liệu : ? Công tác Văn thư Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan công tác mà sau năm làm việc đơn vị quan phải lập hồ sơ cơng việc làm xong, để đưa vào Lưu trữ Lưu trữ quan , tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử sau năm sau Đây hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ , nhằm Lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài Tại UBND phường Phú Đơ công tác nộp tài liệu tiến hành sau năm làm việc nôi dung Văn bản, tài liệu giải xong Cứ đến cuối năm phận Lưu trữ phường tiếp tục tiếp nhận tất tài liệu phòng chun mơn sau: Tài liệu Văn hoá- Xã hội Tài liệu lĩnh vực kinh tế Tài liệu Địa - Quản lý đất đai Toàn khối tài liệu đưa vào lưu trữ phường Tại , tài liệu bảo quản an toàn tổ chức sử dụng theo nhu cầu khác quan UBND phường xây dựng danh mục hồ sơ , tài liệu nộp lưu để Phòngchun mơn nắm bắt hồ sơ tài liệu cần lập đem vào nộp lưu , tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệu nhanh chóng, thuận lợi Sau công tác nộp lưu tiến hành xong, phận Lưu trữ phường viết báo cáo lên lưu trữ quận để Lưu trữ cấp biết Nhìn chung, tài liệu nộp lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thu thập tương đối đầy đủ chọn vẹn Tuy nhiên , bên cạnh số vấn đề chưa tốt công tác như: Các hồ sơ chưa biên mục cách cụ thể, gây khó khăn cho tra tìm f Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ: Để nâng cao hiệu công việc , đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, UBND phường Phú Đô trọng quan tâm đến việc áp dụng Khoa học – Cơng nghệ nói chung cơng nghệ Tin học nói riêng vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp cho trình giải cơng việc nhanh chóng 36 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A kịp thời , theo kịp thời đại, Trong công tác Lưu trữ , UBND phường có sử dụng Tin học vào số khâu : Quản lý tài liệu lưu trữ máy tính Tuy nhiên máy chưa nối mạng nên chưa khai thác thông tin phong phú mạng để phục vụ cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung thơng tin Lưu trữ tài liệu nói riêng, chưa tổ chức Lưu trữ tài liệu mạng UBND phường cần thu hút đầu tư quan cấp cho lĩnh vực Nhằm đưa công nghệ tin học vào phục vụ thiết thực cho hoạt động quan công tác Lưu trữ để cơng tác ngày đại hố II NHẬN XÉT , KIẾN NGHỊ 1.Nhận xét : Qua khảo sát thực tế, kết hợp vận dụng lý thuyết học tơi có số nhận xét cơng tác Văn thư – Lưu trữ UBND phường Phú Đô sau: Công tác văn thư UBND phường Phú Đơ có ưu nhược điểm sau: a) Cơng tác soạn thảo văn UBND phường thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thơng tin văn bảo đảm an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc b) Quản lý văn Tại UBND phường Phú Đô việc quản lý văn có ưu điểm, nhược điểm sau * Ưu điểm: Trong hoạt động quan công tác quản lý văn tổ chức tốt quy định Nhà nước, công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, cơng tác đóng dấu Việc đăng ký văn UBND phường Phú Đô cán văn thư đăng ký sổ đăng ký văn 37 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Qua khảo sát thấy UBND phường Phú Đô vào số lượng ban hành văn năm từ 2000 đến 5000 văn mà lập loại sổ: - Sổ đăng ký văn vi phạm pháp luật - Sổ đăng ký văn hành có tên gọi - Sổ đăng ký công văn ? Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày Công việc đăng ký văn UBND phường Phú Đơ đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải nhanh chóng * Nhược điểm: Tuy nhiên việc đăng ký văn UBND phường Phú Đơ tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn cơng sức cần thiết Bên cạnh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn c) Quản lý văn đến Qua khảo sát UBND phường Phú Đô thấy việc quản lý văn đến có ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: Tất văn đến quan tập trung vào đầu mối thống phận văn thư, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước Tất văn đến đăng ký sổ đăng ký văn đến Cán văn thư quan vào số lượng văn đến hàng năm từ 2000 đến 5000 văn năm mà lập loại sổ: - Sổ đăng ký văn đến - Sổ đăng ký văn mât - Nhìn chung công tác đăng ký văn đến sổ UBND phường Phú Đô tiến hành tốt theo quy định Nhà nước Các văn 38 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau * Nhược điểm: Tuy nhiên công tác đăng ký văn đến UBND phường Phú Đơ số hạn chế Chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải văn chưa sát d) Quản lý sử dụng dấu Qua trình thực tập UBND phường Phú Đô thấy công tác quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong Dấu đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng lên phần ba chữ ký bên trái Tuy nhiên việc quản lý sử dụng dấu UBND tồn số hạn chế ý thức, tinh thần làm việc cán văn thư nên nhiều văn dấu đóng bị nhoè, bị mờ - Về chất lượng Cán bộ: UBND phường chưa có Cán Văn thư có trình độ chun mơn cao Hai cán văn phòng thống kê kiêm nhiêm văn thư lưu trữ nên khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ chi hạn chế cơng tác lưu trữ Cán văn phòng có phẩm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc cao, đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên khơng lãnh đạo tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ mà làm tốt cơng tác ngoại giao, tiêp dân, giúp lãnh đạo cần thiết - Về quan tâm đạo lãnh đạo UBND : UBND phường ln có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho Cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ đưa Cán tập huấn cấp quận - Về trang thiết bị UBNDphường trang bị thiết bị văn phòng đaị máy 39 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A tính , máy in , tủ đựng tài liệu Nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ UBND phường Phú Đô : Trong công tác văn thư, số hạn chế phổ biến tất quan nói chung UBND phường Phú Đơ nói riêng tồn văn bản- Tài liệu trình hoạt động chưa lập hồ sơ hồn chỉnh Vì tài liệu nộp lưu phòng, ban nộp lưu tình trạng bó gói , gây khó khăn lớn cho công tác Lưu trữ d) Nhược điểm công tác lưu trữ UBND phường; UBND phường Phú Đô chưa bố trí cán chun trách làm cơng tácLưu trữ Cán lưu trữ cán Văn phòng thống kê kiêm nhiệm cơng tác Văn thư lưu trữ Vì mà cơng tác Lưu trữ UBND nhiều hạn chế Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ , tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng… Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND phường Phú Đơ kho lưu trữ địa phương thiếu số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu,bình ơxi, quạt thơng gió nên chưa đáp ứng phục vụ việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu Một số đề xuất kiến nghị: Qua khảo sát thực tế thấy để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, UBND phường Phú Đô cần làm tốt số công việc sau: Lãnh đạo UBND phường cần quan tâm sát đến công tác văn thư - lưu trữ quan Ban hành chủ chương , hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa Cán tập huấn cấp trọng đào tạo , bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán Văn thư – Lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban 40 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A quan cần ban hành văn hướng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm , cuối năm công tác Văn thư - Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán Lãnh đạo UBND phường đơn đốc kiểm tra thường xun phòng, ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ Ngồi lãnh đạo UBND phường tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax , mua thêm số máy phôtô phục vụ công tác văn thư Kho lưu trữ phường cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp , giá đựng tài liệu , bình ơxi, quạt thơng gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xẩy với tài liệu Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đoi hỏi ngày cao 41 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A C KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường ĐH,CĐ, THCN tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường ĐH Nội vụ Hà Nội, trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề tổ chức đợt thực tập tuần cho học sinh nghành Văn thư – Lưu trữ , hàng văn phòng Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận UBND phường Phú Đô, thực đợt thực tập với chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân tơi, giúp tơi trưởng thành nhiều Đó hội cho tơi bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chun mơn cụ thể hố phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp tơi hiểu sâu chun nghành Văn thư- Lưu trữ Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan từ tơi ý thức trách nhiệm Cán Văn thư- Lưu trữ trẻ lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý Hành “một cửa”, công tác Lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách thuận lợi Bên cạnh tơi có thêm kinh nghiệm q báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công cơng tác sau Để hồn thành báo cáo , tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên nghành thầy, cô khoa Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho tơi có mơi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập 42 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán văn phòng ban nghành khác UBND phường Phú Đô tạo điều kịên giúp đỡ tơi q trình thực tập Nhờ quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc quan gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn tơi khơng khỏi bỡ ngỡ mong góp ý kiến quý quan Báo cáo thực tập tốt nghiệp thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình anhNguyễn Văn Hà cán văn thư Song kiến thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên nghành thầy cô khoa nhà trường Xin chân thành cảm ơn! 43 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A PHỤ LỤC Phụ lục Bản đồ hành UBND phường Phú Đô Phụ lục Nội quy làm việc 44 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A 45 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Phụ lục Nơi niêm yết quy định thực thủ tục hành 46 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A 47 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Phụ lục Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết 48 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Phụ lục Cổng UBND phường Phú Đô 49 ... xuất UBND đoàn thể theo Nghị HĐND theo qui định Pháp luật 10 Trong trường hợp đột xuất, phải vắng mặt thời gian ngày trở lên, Chủ tịch UBND phường phải ủy quyền cho Phó chủ tịch UBND thành viên UBND. .. Chủ tịch UBND phê duyệt Trong trường hợp Chủ tịch UBND phường vắng mặt, có ủy quyền cụ thể, PCT .UBND phường quyền giải tồn vấn đề thuộc nội dung ủy quyền Đồng thời chủ trì phiên hợp UBND phường... tịch UBND phường vắng mặt, có ủy quyền cụ thể, Phó CT .UBND phường quyền giải tồn vấn đề thuộc nội dung ủy quyền Đồng thời chủ trì phiên họp UBND phường, sau báo cáo kết giải cho Chủ tịch UBND