Ban Kỹ thuật & Marketing CÁCH THỨC TIẾP CẬN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC 1/ Sự khởi đầu là phần quan trọng nhất của công việc Bạn sẽ làm gì nhận/được giao công việc từ người sếp? Thực tế cho thấy, tiếp nhận công việc nào từ sếp, nhiều khơng thực hiểu hết nội dung cơng việc khơng hiểu được rõ ràng ý sếp muốn mình làm việc Có khả xảy ra: Sếp giao việc không rõ ràng, không đầy đủ, khơng tốt được ý cơng việc Bản thân mình không hiểu rõ yêu cầu sếp Để giúp cho thực hiện công việc được hiệu người giao việc và người nhận cần làm rõ được vấn đề sau: Công việc giao/nhận Giải nghĩa Tên công việc Công việc giao / được giao là cơng việc gì Nội dung cơng việc là gì Nắm bắt được ý cơng việc cần thực hiện ( hướng dẫn) Thời gian hoàn thành công việc Thời gian để xã định mức độ quan trọng, tập trung công việc/nhân viên Một điểm yếu là tiếp nhận công việc ngại không muốn hỏi lại sếp, không biết được hiểu ý sếp hay chưa Chúng ta mạnh dạn hỏi cho rõ để biết hiểu công việc 2/ Cách xử lý, tiếp cận công việc Khi nhận được đầu việc rồi, bạn sẽ phải xử lý thế nào? Có cách định hình công việc tương đối phổ quát mà giúp tư duy, xử lý cơng việc hiệu quả, là nguyên tắc 5W, 3H (Đây là cách thức kiểm sốt, thực hiện cơng việc được kiểm chứng người Nhật ) Làm việc hiệu : 5W3H WHAT Xuất phát Cái gì WHEN Khi nào WHERE Ở đâu 5W Mô tả Công việc bạn là gì? bạn phải làm gì? Hãy ghi thành ý chính, nội dung cơng việc mà bạn sẽ phải thực hiện Khi nào công việc phải hoàn thành? Khi nào công việc bắt đầu Công việc xuất phát đâu? Thực hiện công việc tại địa điểm nào? Vị trí nào? Bối cảnh thế nào? 15/9/2011 Ban Kỹ thuật & Marketing Xuất phát Ai Mô tả WHO Làm công việc cho ai? Ai giao công việc? Ai Liên quan? Ai tham gia làm cùng? WHY Tại Tại lại thực hiện công việc này? Mục đích thực hiện cơng việc HOW Cách nào Thực hiện cơng việc thế nào? Thực hiện làm 3H sao? Lập gạch đầu dòng cách thức thực hiện HOW Chất Mức độ từng công việc? đánh giá mức độ quan trọng, MUCH cơng việc cấp thiết cơng việc HOW Lượng công Bao nhiêu công việc cần được thực hiện? MANY việc 3/ Chu trình của cơng việc Một lỗi thường gặp làm việc là không thực hiện hết, thực hiện chu trình công việc Chúng ta thường làm và có kết coi là xong việc mà khơng xem xét đánh giá lại kết thế nào.Việc thực hiện đúng, đầy đủ chu trình cơng việc giúp cho kiểm sốt, cải tiến, nâng cao chất lượng cơng việc Đó là: Chu trình Giải nghĩa PLAN/ lên kế hoạch thực Làm việc gì cần xếp kế hoạch thực hiện: Các hiện bước cơng việc, nội dung công việc, thời gian hoàn thành từng bước công việc, người tham gia Hoạch định, hay lập kế hoạch, là bước và quan trọng bậc chu trình PDCA, thời gian lập kế hoạch chiếm đến 80% tổng thời gian, thậm chí nhiều hơn, thời gian thực hiện chiếm 20%, thậm chí 15/9/2011 Ban Kỹ thuật & Marketing Chu trình Do/ Thực hiện Check/ Kiểm tra lại Giải nghĩa Bắt tay thực hiện công việc theo kế hoạch đề Khi công việc thực hiện chưa phải là kết thúc cơng việc mà cơng việc cần được cần kiểm tra, đánh giá lại Act/ cải tiến, hoàn thiện Từ kết kiểm tra, đánh giá lại tiến hành cải tiến hoàn thiện, lưu hồ sơ Có thể nói chu trình PDCA là cơng cụ quản trị và làm việc đặc biệt hiệu quả, được áp dụng cho cấp độ cơng việc từ cao cấp lãnh đạo, đến thấp người công nhân, nhân viên cấp thấp Nó là chu trình cải tiến liên tục, được sử dụng lúc, nơi Mỗi chu trình PDCA, mặt lý thút, có vơ số chu trình “con”, “cháu” lồng ghép bên từ cấp độ cao, rộng đến cấp độ thấp và hẹp dần Mỗi chu trình hình vẽ III, có chu trình và thế tiếp tục cho đến chu trình “cháu”, “chắt”… cho đến công việc trở nên đơn giản đến mức khơng cần thiết phải có chu trình thế 4/ Qui trình làm việc - Trong chu trình làm việc PDCA thì giai đoạn “Do” là bước thực hiện đóng vai trò quan trọng, tạo nên kết cơng việc Đây là bước khó khăn và phức tạp Vì vậy việc “Do” có hiệu quả, tránh sai sót, kiểm sốt tốt q trình thì cần phải xây dựng qui trình công việc - Qui trình công việc thực chất là việc xây dựng bước trình tự công việc cần thực hiện cơng việc cụ thể nào nhằm đảm bảo tránh sai sót, đảm bảo cơng việc đước được thực hiện cách hoàn chỉnh Thực chất vấn đề này là: Sau thời gian thực hiện công việc nào đó, thường rút được kinh nghiệm để thực hiện cơng việc được tốt Muốn thực hiện công việc tốt bắt buộc phải thực hiện số bước công việc định Các kinh nghiệm cần được xây dựng thành qui trình – bước công việc người khác tuân thủ thực hiện - Một qui trình công việc cần yếu tố sau: o Yếu tố đầu vào: công việc nào cần có yếu tố đầu vào Đó là liệu nào, yêu cầu nào cần để thực hiện cơng việc đó? Ai cung cấp liệu đó? Cần xác định đầy đủ yếu tố đầu vào để chắn qui trình công việc được hoàn thiện o Các bước cơng việc: Cơng việc được chia thành bước, giai đoạn công việc Vậy cuối bước công việc cần được xác định kết bước đó, thời gian hoàn thành, chịu trách nhiệm 15/9/2011 Ban Kỹ thuật & Marketing o Thời gian hoàn thành: Thời gian qui trình và thời gian từng bước công việc Nếu không xác định thời gian thì cơng việc sẽ khơng bao giờ kết thúc o Đầu qui trình: Đầu qui trình là kết cơng việc Cần vạch được kết làm việc là gì? Có thể đầu qui trình này là đầu vào qui trình khác Việc xác định đầu vào, đầu qui trình là hết sức quan trọng để xác định thực hiện qui trình công việc 5/ Nguyên tắc thực hiện công việc Nguyên tắc Hướng tới khách hàng Giải nghĩa - Nguyên tắc chung, bao trùm lên hành động doanh nghiệp là Hướng tới khách hàng - Trong từng công việc hướng tới khách hàng Nhưng cần xác định khách hàng mình là ai? Đó là người mà mình cung cấp “sản phẩm” cuối công việc cho họ Sự tham gia lãnh đạo - Sự tham gia lãnh đạo đảm bảo cho công việc được tiến hành hướng, vào định hướng đạo khách hàng Sự tham gia nhân viên - Ngoài tham gia lãnh đạo, thì tham gia nhân viên là đặc biệt quan trọng Sự tham gia người sẽ làm cho cơng việc có hiệu cao Tiếp cận theo trình - Nhìn nhận, đánh giá công việc theo trình đánh giá được nguyên nhân, kiểm soát được và tìm được mấu chốt giải quyết vấn đề Tiếp cận theo hệ thống - Một vật hiện tượng nằm tổng thể vấn đề Do vậy xét vật hiện tường cần xem xét tổng thể vấn đề liên quan Cải tiến liên tục - Cải tiến giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, công việc Quyết định dự kiện - Muốn quyết định trở nên đắn cần phải dựa vào sở thuyết phục: chứng, số… Quan hệ tốt với nhà cung - Quan hệ tốt với người cung cấp yếu tố đầu vào sẽ cấp giúp cho công việc được đạt hiệu cao 6/ Bí để kiểm sốt tốt cơng việc 15/9/2011 Ban Kỹ thuật & Marketing - Lập kế hoạch: Cần tạo thói quen lập kế họach làm việc gì dù lớn hay nhỏ Một chiếc đinh, định đóng tường, nếu khơng tính tốn, đo đạc chắn, sẽ buộc phải nhổ ra, đóng lại, để lại lỗ đinh xấu xí tường sạch đẹp - Ghi chép: Bạn phải gạch đầu dòng cơng việc, nội dung công việc vào sổ ghi chép nhận/được giao cơng việc Sổ ghi chép khơng có tác dụng giúp ta hiểu nội dung công việc, ghi nhớ cơng việc và giúp ta kiểm sốt được công việc được giao Hãy nhớ, ghi chép thường xuyên, nào nhận/được giao công việc Tránh việc nhớ nhớ quên quên công việc số lượng công việc lớn - Xác định công việc làm tuần/ngày: Hàng ngày, trước bắt đầu làm việc thì việc ghi lại công việc thực hiện ngày, ngắn hạn hay dài hạn coi là lập kế hoạch công việc cho ngày Bạn nên trì nguyên tắc này! Lập kế hoạch là cách tốt để quản lý thời gian, giảm thiểu sai sót, lãng phí và thiệt hại Hãy bắt đầu việc lập kế hoạch cho ngày làm việc gần nhất, đến! - Tự đánh giá kết công việc tuần/ngày: Sau thực hiện xong cần phải có kiểm tra, đánh giá công việc chất lượng, nội dung, tiến độ… Việc kiểm tra đánh giá này cần có phương pháp và cơng cụ đánh giá Xây dựng tiêu chí, thang điểm đánh giá cơng việc để đảm bảo việc đánh giá được xác Đánh giá tốt giúp ta rút kinh nghiệm tránh vấp phải lần sau có cải tiến công việc Việc đánh giá và tự đánh giá cần được tiến hành thường xuyên và sau công việc kết thúc Có thể thực hiện đánh giá cá nhân, đánh giá nhóm… cơng việc có phối hợp nhóm - Trường hợp có phát sinh q trình thực hiện cơng việc cần phải báo cáo và trao đổi với sếp, thành viên liên quan 6/ Lưu hồ sơ/tài liệu - Lưu hồ sơ/ tài liệu là phần quan trọng trình làm việc Việc lưu hồ sơ sẽ giúp cho kiểm sốt, kiểm tra công việc mình lúc nào - Việc lưu hồ sơ/tài liệu cách hợp lý, khoa học sẽ giúp cho dễ dàng quản lý, kiểm tra, tra cứu được công việc tốt Thực hiện lưu trữ cứng và mềm Nguyên tắc lưu phải đảm bảo dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy và dễ sử dụng - Phương pháp lưu hồ sơ: Có nhiều phương pháp lưu hồ sơ Tùy theo từng công việc, mức độ phức tạp khác mà có phương thức lưu hồ sơ khác Tuy nhiên xin giới thiệu phương pháp lưu hồ sơ theo ISO sau: + Hồ sơ/văn sử dụng hàng giờ: để nơi gần tầm tay, dễ lấy Bố trí giá Hay sử dụng chả hạn + Hồ sơ/văn sử dụng hàng ngày: để nơi dễ tìm, dễ lấy Bố trí giá Chờ giải chả hạn 15/9/2011 Ban Kỹ thuật & Marketing + Hồ sơ/văn sử dụng: lưu trữ theo phương pháp FIFO (First in First Out, gì vào trước sẽ trước), LIFO (Last in First out, gì vào cuối đầu tiên)… đảm bảo tìm, lấy nhanh chóng, sử dụng bảng, hình vẽ, ký hiệu, màu… + Hồ sơ/văn lưu: đánh số, ký hiệu màu kệ và số thứ tự Lập danh mục hồ sơ lưu (Có ghi ngày tháng năm, số hiệu, nợi dung chính) 7/ Kiểm sốt mơi trường làm việc: Thực hiện 5S Sàng lọc Sắp xếp Sạch Săn sóc Sẵn sàng - SERI (Sàng lọc) Là sàng lọc không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng - SEITON (Sắp xếp) Là xếp thứ ngăn nắp trật tự chỗ để tiện lợi sử dụng - SEISO (Sạch sẽ) Là vệ sịnh chỗ tại nơi làm việc để khơng rác nhà, máy móc và thiết bị SEIKETSU (Săn sóc) Là ln săn sóc, giữ gìn sinh nơi làm việc cách liên tục thực hiện Seri, Seiton và Seiso - SHITSUKE (Sẵn sàng) Là tạo cho người thói quen tự giác làm việc tốt và tuân thủ nghiêm ngặt qui định tại nơi làm việc Mỗi ngày, nhân cần phút thực cho nhân Hiệu quả công việc cao rất nhiều CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG !!! 15/9/2011 ... bảng, hình vẽ, ký hiệu, màu… + Hồ sơ/văn lưu: đánh số, ký hiệu màu kệ và số thứ tự Lập danh mục hồ sơ lưu (Có ghi ngày tháng năm, số hiệu, nội dung chính) 7/ Kiểm sốt mơi trường