Đang tải... (xem toàn văn)
A. PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam đang trên đà phát triển theo con đương công nghiệp hóa, hiện đại hóa, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ trương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta. Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán bộ hành chính cho các Bệnh viện, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, v.v…. Công tác Văn thư lưu trữ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và hoạt động của Bệnh viện và góp phần giải quyết công việc của Bệnh viện được chính xác, chất lượng, đúng quy định hạn chế được việc quan liêu giấy tờ. Nắm bắt được tầm quan trọng của công tác Văn thư lưu trữ trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta không ngừng cải cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển của xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những trường đào tạo cán bộ trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy, chuyên ngành văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, thư ký… nhằm cung cấp nhân lực cho các Bệnh viện, tổ chức, doanh nghiệp, công ty. Để đáp ứng được chuyên môn, ngoài việc dạy và học, nhà trường còn tổ chức, bố trí cho sinh viên đi thực tập để trau dồi thêm kinh nghiệm. Với phương châm "Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn" nhằm giúp cán bộ Văn thư lưu trữ trong tương lai nắm vững được kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tế. Chính vì vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các Bệnh viện, tổ chức, công ty, doanh nghiệp, nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác. Là một sinh viên của lớp Đại học Lưu trữ K14A (hệ liên thông), sau hai năm học tập, rèn luyện và đã có được những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường, sinh viên đã có những kỹ năng cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ.Trong xã hội bây giờ việc học lý thuyết ở trên lớp phải được áp dụng vào thực tế để sinh viên áp dụng vào thực tế những kiến thức mình đã được rèn luyện trên lớp để lấy được những kinh nghiệm thực tế. Hiểu được tầm quan trọng đó trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa Văn thư lưu trữ đã thực hiên kế hoạch tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các Bệnh viện. Đây là cơ hội cho sinh viên làm quen với công việc, áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Và đây cũng là dịp để sinh viên tập duyệt và rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của một người cán bộ Văn thư lưu trữ trong tương lai. Được sự giúp đỡ của nhà trường, cùng với sự tận tình của các anh chị cán bộ tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc đã giúp em hiểu hơn về các nghiệp vụ Văn thư lưu trữ.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TRẦN THỊ NGA BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH LƯU TRỮ HỌC HỆ LIÊN THƠNG KHỐ HỌC (2014 - 2016) Tên Bệnh viện: BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC Địa chỉ: 286 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ Bệnh viện: Nguyễn Thị Ánh HÀ NỘI - 2016 Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam đà phát triển theo đương cơng nghiệp hóa, đại hóa, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ chủ trương quan tâm hàng đầu nhà nước ta Đặc biệt đào tạo đội ngũ cán hành cho Bệnh viện, tổ chức kinh tế, trị, xã hội, v.v… Cơng tác Văn thư lưu trữ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quản lý hoạt động Bệnh viện góp phần giải cơng việc Bệnh viện xác, chất lượng, quy định hạn chế việc quan liêu giấy tờ Nắm bắt tầm quan trọng công tác Văn thư lưu trữ năm qua Đảng Nhà nước ta không ngừng cải cách hành để phù hợp với phát triển xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường đào tạo cán trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ quy, chuyên ngành văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, thư ký… nhằm cung cấp nhân lực cho Bệnh viện, tổ chức, doanh nghiệp, cơng ty Để đáp ứng chun mơn, ngồi việc dạy học, nhà trường tổ chức, bố trí cho sinh viên thực tập để trau dồi thêm kinh nghiệm Với phương châm "Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn" nhằm giúp cán Văn thư lưu trữ tương lai nắm vững kiến thức lý thuyết học vào thực tế Chính vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập Bệnh viện, tổ chức, công ty, doanh nghiệp, nhằm nâng cao nghiệp vụ sau trường công tác Là sinh viên lớp Đại học Lưu trữ K14A (hệ liên thông), sau hai năm học tập, rèn luyện có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trường, sinh viên có kỹ chun mơn nghiệp vụ.Trong xã hội việc học lý thuyết lớp phải áp dụng vào thực tế để sinh viên áp dụng vào thực tế kiến thức rèn luyện lớp để lấy kinh nghiệm thực tế Hiểu tầm quan trọng trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Văn thư lưu trữ thực hiên kế hoạch tổ chức cho sinh viên thực tập Bệnh viện Đây hội cho sinh viên làm quen với công việc, áp dụng Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến thức học vào thực tế Và dịp để sinh viên tập duyệt rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp người cán Văn thư lưu trữ tương lai Được giúp đỡ nhà trường, với tận tình anh chị cán Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc giúp em hiểu nghiệp vụ Văn thư lưu trữ Trong thời gian thực tập Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (gọi tắt “Bệnh viện”) từ ngày 02/2/2017 đến ngày 01/3/2017 giúp em làm quen với công việc học hỏi nhiều kinh nghiệm để hoàn thiện kỹ nghề nghiệp cho thân, đồng thời giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Bài báo cáo tốt nghiệp kết đầu tiên, nguồn động viên, cổ vũ cho nghiệp em sau Em xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho em kiến thức kỹ nghiệp vụ công tác Văn thư lưu trữ Và xin chân thành cảm ơn Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc giúp em hồn thành tốt q trình thực tập Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác thực tập mình, song báo cáo thực tập em khơng tránh khỏi sai sót Kính mong thầy giáo, cô giáo cán Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm để làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 01 tháng năm 2017 Sinh viên Trần Thị Nga Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG C CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC 1.1 Lịch sử hình hành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc 1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc Chính thức thành lập vào hoạt động từ tháng năm 2011, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (thuộc tập đoàn Zinnia Corp) bệnh viện ngồi cơng lập đánh giá cao chất lượng khám chữa bệnh lẫn dịch vụ khách hàng Bệnh viện có tổng diện tích sử dụng khoảng 5.500 m với hệ thống trang thiết bị y tế chuyên dụng tiên tiến hệ đội ngũ bác sĩ giỏi chuyên môn, giàu y đức Chất lượng khám chữa bệnh tiêu chí trọng hàng đầu Bệnh viện Thu Cúc Bên cạnh việc đầu tư vào sở vật chất, thiết bị y tế phục vụ cho q trình khám chữa bệnh, Bệnh viện Thu Cúc cịn quy tụ đội ngũ bác sĩ giỏi nước Hầu hết bác sĩ người cống hiến lâu năm bệnh viện công hàng đầu nước Đối với bác sĩ nước ngồi, khơng thể khơng kể đến đội ngũ 14 bác sĩ chuyên khoa ung thư hàng đầu Singapore Phó chủ tịch Hiệp hội Ung thư Singapore, Trưởng Khoa Ung thư Bệnh viện Quốc gia Singapore hợp tác điều trị ung thư Bệnh viện Thu Cúc Không trọng chất lượng khám chữa bệnh, Bệnh viện Thu Cúc hướng tới phát triển dịch vụ khách hàng, mang đến cho khách hàng khám chữa bệnh trải nghiệm phong cách phục vụ thân thiện, hoàn hảo, chu đáo, tận tình, biến trình thăm khám nằm điều trị bệnh khách hàng trở thành khoảng thời gian nghỉ dưỡng thực Để trở thành đơn vị đứng đầu hệ thông bệnh viện ngồi cơng lập, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc mạnh dạn đầu tư trang thiết bị y khoa đại có Việt Nam theo đuổi phương pháp tầm Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội soát, điều trị bệnh lý tiên tiến giới Trong phải kể đến hệ thống phịng mổ vơ khuẩn chiều đánh giá đại nay; Máy chụp cắt lớp CT64 dãy giúp tầm soát bệnh lý tim mạch, tầm soát ung thư nhanh chóng, xác; Máy đo lỗng xương theo tiêu chuẩn quốc tế, Hệ thống siêu âm màu 4D….và nhiều trang thiết bị đại khác Là bệnh viện đa khoa, với kết hợp đội ngũ bác sỹ giỏi theo chuyên khoa, đầu tư đắn Bệnh viện, thời gian qua, Khoa khám bệnh, đơn vị chẩn đốn hình ảnh, đơn vị Phẫu thuật thẩm mỹ công nghệ cao, Khoa Ngoại, Răng- Hàm - Mặt, Sản phụ khoa, điều trị…thường xuyên có đột phá ứng dụng phương pháp vào trình điều trị cho bệnh nhân nhằm mang lại hiệu cao công tác khám, tầm soát bệnh lý điều trị cho người dân Đầu năm 2014, Khoa Ung bướu, phòng khám chuyên gia Singapore đặt Bệnh viện Thu Cúc đời mở thêm đường thể tâm Bệnh viện việc chinh phục bệnh kỷ, mang lại sống bình an, lâu dài, mạnh khỏe cho người Bệnh viện Thu Cúc đặc biệt trọng vào việc xây dựng môi trường văn hóa dịch vụ y tế khoa học, thân thiện giàu tính nhân văn Ngồi chun mơn, thành viên Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc liên tục trau dồi văn hóa dịch vụ, tự thân cảm nhận giữ gìn mơi trường y tế văn minh, thấu hiểu tôn trọng nhu cầu, mong muốn người bệnh Điều đáng nói chi phí khám chữa bệnh phù hợp với người dân, niêm yết giá công khai bệnh viện theo quy định ngành y tế Với phương châm “Bệnh viện Thu Cúc - Chăm sóc sức khỏe trọn đời cho bạn”, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc chắn nhanh chóng trở thành địa chăm sóc sức khỏe tin cậy người dân Thủ Hà Nội tỉnh thành khu vực phía Bắc 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc 1.1.2.1 Cấp cứu - Khám bệnh - Chữa bệnh: a Tiếp nhận tất trường hợp người bệnh từ vào bệnh viện Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú ngoại trú b Tổ chức khám sức khỏe chứng nhận sức khỏe theo quy định Nhà nước c Có trách nhiệm giải toàn bệnh tật từ nơi chuyển đến địa phương nơi bệnh viện đóng Tổ chức khám giám định sức khỏe hội đồng giám định y khoa trung ương tỉnh, thành phố trưng cầu; khám giám định pháp y Bệnh viện bảo vệ pháp luật trưng cầu 1.1.2.2 Đào tạo cán y tế: a Bệnh viện sở thực hành để đào tạo cán y tế bậc đại học, đại học trung học b Tổ chức đào tạo liên tục cho thành viên bệnh viện tuyến nâng cao trình độ chuyên môn 1.1.2.3 Nghiên cứu khoa học y học: a Tổ chức thực đề tài nghiên cứu y học ứng dụng tiến kỹ thuật y học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Cơ sở, trọng nghiên cứu y học cổ truyền kết hợp với y học đại phương pháp chữa bệnh không dùng thuốc - Kết hợp với bệnh viện chuyên khoa đầu ngành để phát triển kỹ thuật bệnh viện b Nghiên cứu dịch tể học cộng đồng cơng tác chăm sóc sức khỏe ban đầu … 1.1.2.4 Quản lý kinh tế bệnh viện: a Có kế hoạch sử dụng hiệu cao ngân sách Tập đoàn b Thực nghiêm chỉnh quy định Nhà nước thu, chi ngân sách bệnh viện Từng bước hạch tốn chi phí khám bệnh, chữa bệnh c Tạo thêm nguồn kinh phí từ dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiểm y tế, đầu tư nước tổ chức kinh tế khác 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc Để tồn hoạt động Bệnh viện, tổ chức phải có cấu tổ chức định Cơ cấu tổ chức kết cấu bên với mối quan hệ phận tổ chức Đây yếu tố cấu thành không gian tổ chức để thực chức năng, nhiệm vụ định Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc Chi nhánh thuộc Tập đồn Zinnia, có cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng Cơ cấu phòng ban thuộc Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc: * Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (thuộc Tập đoàn Zinnia): 01 Chủ tịch Chủ tịch HĐQT, 01 Giám đốc điều hành, 01 Giám đốc chun mơn, Khoa/Phịng/Ban chun mơn, Khoa/Phòng/Ban chức Sơ đồ cấu tổ chức Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (phụ lục 01) 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ phận Văn thư lưu trữ Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Căn khối lượng công việc, quy định cấu tổ chức Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc, thành lập phận Văn thư, lưu trữ Bệnh viện Công tác văn thư, lưu trữ Bệnh viện bố trí nhân làm chuyên trách công việc kiêm nhiệm công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cụ thể: phụ trách văn thư; phụ trách lưu trữ 1.2.1.1 Văn thư Bệnh viện có nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến b) Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân sau có ý kiến người có Giám đốc chun mơn/Giám đốc điều hành c) Trưởng Phịng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến d) Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành đ) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn g) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu h) Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức i) Bảo quản, sử dụng dấu Bệnh viện loại dấu khác k) Áp dụng thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Bệnh viện 1.2.1.2 Lưu trữ Bệnh viện có nhiệm vụ cụ thể sau: a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức Bệnh viện lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu d) Bảo đảm bí mật, an tồn hồ sơ, tài liệu đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị 1.2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Bộ phận Văn thư Lưu trữ (phụ lục số 02) Trưởng phận: Nguyễn Thị Hồng Cẩm Nhân viên Văn thư: Trần Thị Phương Lan Nhân viên Lưu trữ: Nguyễn Thị Ánh - Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Bệnh viện hoạt động Bộ phận Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động Bộ phận theo đạo Giám đốc - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc phòng, ban, ngành thuộc Bệnh viện thực quy chế Văn thư lưu trữ - Tổng kết, báo cáo tình hình cơng tác Văn thư lưu trữ cho lãnh đạo Bệnh viện Giải số công việc khác Chủ tịch HĐQT, Giám đốc giao cho CHƯƠNG Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC 2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA BỆNH VIỆN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ 2.1.1 Hoạt động Quản lý công tác Văn thư Có thể nói cơng tác văn thư ngày trở nên quan trọng hoạt động quan Nó sợi dây kết nối đơn vị, quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp ngày có quan hệ gắn bó để giải cơng việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác đảm bảo thơng tin cho hoạt động nâng cao chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ, giữ gìn bí mật quan Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc thuộc Tập đồn Zinnia đơn vị có chức giúp Chủ tịch HĐQT, Giám đốc Quản lý công tác văn thư lưu trữ, việc nắm bắt văn hướng dẫn đạo công tác văn thư cập nhật hàng ngày để phục vụ tốt cho công tác quản lý hoạt động Bệnh viện Một số văn Nhà nước hướng dẫn Công tác Văn thư Lưu trữ Bệnh viện sử dụng để làm cứ, văn là: - Thông tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Nghị định số 08/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật luật sửa đổi bổ sung số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật; - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, đến; - Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 quản lý sử dụng dấu; Trưởng phịng Hành người bao qt chung tồn cơng việc Sinh viên: Trần Thị Nga Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng, giảm thời gian tra tìm cung cấp tài liệu CBNV CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC 3.1 CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP 3.1.1 Công tác Văn thư - Soạn thảo Thơng báo cho Bệnh viện (có hướng dẫn Cán Phịng Hành chính) - Tiếp nhận Văn - đến Bệnh viện, vào sổ chuyển giao văn - Tra tìm tài liệu văn Bệnh viện cung cấp cho CBNV theo đạo trưởng phận Văn thư - Nhân văn photo tài liệu Bệnh viện 3.1.2 Công tác Lưu trữ - Sắp xếp hồ sơ tài liệu lên giá theo trình tự hướng dẫn - Tra tìm Bệnh án cho Bệnh nhân theo đạo TP Hành - Nhập văn lên máy tính Bệnh viện, cập nhật thơng báo Web nội Bệnh viện 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC Cơng đổi đất nước địi hỏi ngành, cấp, quan, tổ chức phải nhanh chóng tự đổi Cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động gắn liền với hoạt động quản lý quan, tổ chức nên cần phải đổi Xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh yêu cầu cải cách hành nhà nước, xin kiến nghị số giải pháp nhằm đổi công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ thời gian tới sau: 3.2.1 Giải pháp nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ tăng cường trách nhiệm CBNV Lãnh đạo Nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, Sinh viên: Trần Thị Nga 19 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ thời gian gần có chuyển biến tích cực phận khơng nhỏ CBNV chưa có nhận thức đầy đủ cơng tác cịn tầm thường hóa công tác văn thư, lưu trữ; coi công tác văn thư, lưu trữ vụ đơn giản làm chí khơng cần phải đào tạo Để có nhận thức đắn đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ cần phải tập trung, phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn thư, lưu trữ Nghị định số 110; Nghị định 09; Nghị định 01 Chính phủ;Thơng tư 01; Thông tư 07 Luật Lưu trữ nhà nước 3.2.2 Nhóm giải pháp hồn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng, ban hành quy định hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể hóa hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành; hướng dẫn việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Đối với quan, tổ chức cần vào quy định pháp luật hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan văn hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế quan, tổ chức hướng dẫn hình thức thể thức văn bản; quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn đi, văn đến; hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời hạn bảo quản tài liệu hoạt động quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho Khoa/Phòng/Đơn vị kiểm tra biết Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh cần tiến hành tổng kết công tác văn thư, lưu trữ phạm vi Bệnh viện để đánh giá kết đạt đề phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ biểu dương khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích việc Sinh viên: Trần Thị Nga 20 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tốt công tác văn thư, lưu trữ để ngành, cấp đến tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm 3.2.3 Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ, cụ thể chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm ngành lưu trữ Ngoài ra, tính chất cơng việc địi hỏi đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cần phải bố trí ổn định việc phân công nhiệm vụ cho cán văn thư, lưu trữ phải cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán văn thư, lưu trữ phát huy hết lực cho cơng việc 3.2.4 Nhóm giải pháp nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ Hiện nay, nhận thức cơng tác văn thư, lưu trữ cịn hạn chế nên khơng quan, tổ chức khơng ý đến số lượng chất lượng đội ngũ cán văn thư, lưu trữ chun trách Khơng quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán để làm cơng tác văn thư, lưu trữ bố trí đủ người làm công tác văn thư, lưu trữ lại không đào tạo nên hiệu công việc cịn nhiều hạn chế 3.2.5 Nhóm giải pháp tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ Đối với quan, tổ chức có phận văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải bố trí phịng làm việc riêng biệt Phịng làm việc phải bố trí nơi thuận lợi cho giao tiếp trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính; máy photocoppy; máy fax; điện thoại, tủ, giá kệ, hộp, cặp bìa hồ sơ, máy điều hòa; đồng hồ treo tường vật phẩm văn phòng cần thiết; danh bạ điện thoại danh sách quan thường xuyên liên hệ; kho tàng bảo quản tài liệu Có vậy, tài liệu lựa chọn lưu giữ kho bảo quản khơng bị lão hóa thời gian bảo quản lâu dài cho mn đời sau 3.2.6 Nhóm giải pháp nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học Sinh viên: Trần Thị Nga 21 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, hầu hết quan, tổ chức ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn số quan, tổ chức bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập sở liệu, quản lý văn đi, văn đến Trong đó, khả ứng dụng cơng nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư lập hồ sơ môi trường mạng chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng; việc ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc./ 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.3.1 Đối với quan, tổ chức a Về công tác văn thư - Cần phải áp dụng theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Thủ tướng Chính phủ Công tác văn thư - Cần phải lập sổ đăng ký riêng cho Quyết định Công văn đi, đến; Sổ chuyển giao nên lập sổ riêng cho loại nội Bệnh viện Bệnh viện Cuối năm cán văn thư nên lập hồ sơ để hệ thống hoá tài liệu tiện cho việc tra tìm - Tổ chức cơng việc cách khoa học nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, đặc biệt cơng tác lập hồ sơ Đây cơng việc có ý nghĩa quan trọng tới công tác quản lý giải cơng việc Bệnh viện Có thể sử dụng số biện pháp cụ thể như: tổ chức tập huấn cho cán Văn thư- lưu trữ, có quy định cụ thể việc lập hồ sơ, khơng để tình trạng văn bị phân tán b Về công tác lưu trữ Cần cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật quản lý văn đi, đến Bệnh viện Quan tâm đến công tác lưu trữ như: có biên chế cán lưu trữ, đầu Sinh viên: Trần Thị Nga 22 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tư trang bị cho kho, dụng cụ phương tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó…), để phục vụ cách tốt cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thơng qua việc đầu tư xây dựng phịng đọc phục vụ nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán Bệnh viện c Đề xuất đối có chế tài xử lý vi phạm Kỷ luật Khen thưởng Đề đảm bảo công tác Văn thư lưu trữ hoạt động tốt, hiệu cao Bệnh viện cần có chế tài cụ thể sau: - Khen thưởng Bệnh viện, tổ chức, cá nhân có thành tích việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý cho Bệnh viện lưu trữ khen thưởng theo quy định Nhà nước + Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng lương trước thời hạn, tham quan, nghỉ mát, để làm thi đua cuối năm - Kỷ luật + Xử lý vi phạm: ĐIều 32, Nghị định 110 quy định xử lý vi phạm: “ người vi phạm quy định nghị định & quy định khác Pháp luật cơng tác Văn thư tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mừ bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định Pháp luật + Cấp xử lý: Trưởng đơn vị đề nghị lãnh đạo Bệnh viện + Hình thức xử lý: Phạt hành chính, lương, thưởng, nêu trước tồn Bệnh viện, làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển công tác, xử lý hình (nếu đặc biệt nghiêm trọng làm văn bản, giấy tờ bán bí mật kinh doanh, công nghệ Bệnh viện gây thiệt hại cho Bệnh viện, cho đất nước); giả mạo chữ ký & dấu thực giao dịch với doanh nghiệp d Về trang thiết bị phục vụ Lưu trữ - Hiện Bệnh viện chưa phòng lưu trữ chuyên nghiệp có phịng lưu trữ, song diện tích cịn hẹp khơng đủ lưu trữ Bệnh án Sinh viên: Trần Thị Nga 23 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu lưu trữ Bệnh viện, đề xuất mở rộng diện tích Kho lưu trữ, đảm bảo tài liệu lưu trữ không bị chất đống dễ bị hư hại tài liệu - Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản.Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng Trên số ý kiến đề xuất cá nhân em để khắc phục hạn chế tồn phát huy tiềm năng, giúp Bệnh viện nói chung Bộ phận Văn thư Bệnh viện nói riêng hoạt động chuyên nghiệp hiệu kinh tế cao 3.3.2 Đối với môn Văn thư – lưu trữ, Khoa, trường Trong trình thực tập Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc em có hội hiểu biết thêm ngành mà em theo học, cảm thấy tự hào sinh viên Trường Đại học Nội vụ nói chung Khoa Văn thư Lưu trữ nói riêng Qua buổi thực tập em có số kiến nghị đến Khoa trường sau: * Ngoài hoạt động học tập, sinh viên Bộ mơn tham gia hoạt động ngoại khóa Thơng qua hoạt động ngoại khóa này, sinh viên có hội giao lưu, học hỏi để dạn dĩ, tự tin giao tiếp; cân việc học tập với việc vui chơi giải trí, rèn luyện sức khỏe phát triển khiếu, sở thích thân Ngoài ra, sân chơi học thuật giúp sinh viên củng cố học thêm kiến thức, đồng thời trau dồi thêm kỹ mềm khác hữu ích cho sống Việc tham gia hoạt động ngoại khóa cịn giúp sinh viên xây dựng mối quan hệ xã hội, bước tiếp cận xác định rõ định hướng nghề nghiệp tương lai * Một hoạt động cần thiết bổ ích cho sinh viên trình học tập thực tập thực tế để ứng dụng kiến thức học vào thực tiễn Với đặc thù đơn vị đào tạo chun ngành vừa có tính khoa học vừa Sinh viên: Trần Thị Nga 24 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có tính nghiệp vụ cao, Bộ mơn Lưu trữ học cần quan tâm đến hoạt động thực tập thực tế dành cho sinh viên trình tổ chức đào tạo Cử nhân Mục đích việc tổ chức thực tập thực tế dành cho sinh viên ngành Lưu trữ học nhằm gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông qua nghiên cứu khảo sát thực hành công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp, sinh viên củng cố kiến thức học, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp; thực tốt nhiệm vụ chuyên môn đuợc giao quan, đơn vị công tác Thực tập thực tế giúp sinh viên rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong làm việc người cán bộ, công chức, viên chức tương lai Ngoài ra, trước, sau thời gian tổ chức đợt thực tập thực tế cho sinh viên, Bộ môn thường xuyên định kỳ tổ chức đợt kiến tập, tham quan, khảo sát thực tế với tạo điều kiện, giúp đỡ cộng tác tích cực từ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương; loại hình doanh nghiệp C PHẦN KẾT LUẬN Trong nghiệp công nghiệp hoá đại hoá đất nước, tất lĩnh vực phải có thay đổi để phù hợp phát triển kịp thời với phát triển đất nước Lĩnh vực Văn thư lưu trữ với phát triển xã hội, ngành Văn thư lưu trữ có thay đổi để phù hợp với hành Trong q trình xử lí cơng việc nhiều hình thức khác Bệnh viện áp dụng nhiều hệ thống quản lí chất lượng vào cơng tác quản lí Cùng với quan tâm đạo Ban Lãnh đạo Bệnh viện, Bộ phận Văn thư Lưu trữ hoàn thành tốt ba nhiệm vụ đạt kết cao Bên cạnh hiệu đạt tồn số nhược điểm có tác động; làm ảnh hưởng đến việc vận hành thông suốt Bệnh viện nói chung phận Văn thư Lưu trữ nói riêng cần có giải pháp để khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm để Sinh viên: Trần Thị Nga 25 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội góp phần vào phát triển nghiệp phát triển Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc Mặc dù làm thời gian kinh nghiệm chuyên môn, nghiệp vụ em cịn hạn chế nên q trình thực tập Bệnh viện, em cịn gặp nhiều khó khăn nhờ có hướng dẫ tận tình anh, chị phần bớt bỡ ngỡ hoàn thành tốt đợt thực tập Có kết em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Bệnh viện tạo điều kiện cho em đến học hỏi kinh nghiêm Qua lần em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến q thầy trường nói chung thầy cơ, giáo khoa văn thư lưu trữ nói riêng nhiệt tình hướng dẫn, dạy cho chúng em có ngày hơm Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp cán lưu trữ Bệnh viện tồn thể q thầy trường để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Sinh viên: Trần Thị Nga 26 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Trần Thị Nga 27 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC Sinh viên: Trần Thị Nga 28 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ GIÁM ĐỐC TP HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TRƯỞNG BỘ PHẬN VĂN THƯ - LƯU TRỮ NHÂN VIÊN LƯU TRỮ NHÂN VIÊN VĂN THƯ Sinh viên: Trần Thị Nga 29 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh 01 Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc Sinh viên: Trần Thị Nga 30 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh 02 Hình ảnh Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc Sinh viên: Trần Thị Nga 31 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh 03 Tài liệu chỉnh lý Sinh viên: Trần Thị Nga 32 Lớp: Lưu trữ học K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh 04 Tài liệu chưa chỉnh lý Sinh viên: Trần Thị Nga 33 Lớp: Lưu trữ học K14A ... chức Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc 1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc Chính thức thành lập vào hoạt động từ tháng năm 2011, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (thu? ??c... ban thu? ??c Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc: * Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (thu? ??c Tập đoàn Zinnia): 01 Chủ tịch Chủ tịch HĐQT, 01 Giám đốc điều hành, 01 Giám đốc chun mơn, Khoa/ Phịng/Ban... khoa Quốc tế Thu Cúc 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Căn khối lượng công việc, quy định cấu tổ chức Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc, thành lập phận Văn thư, lưu trữ Bệnh viện Công tác văn