Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Kết cấu của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1. KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 4 1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác Văn phòng đối với Doanh nghiệp 4 1. 1.1. Khái niệm Văn phòng 4 1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng 5 1.1.3. Vai trò của công tác Văn phòng 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng 7 1.2.2.1. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 7 1.2.2.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 9 1.2.2.3. Nhóm thực hiện chức năng Giao dịch 10 1.3. Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 11 1.3.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 11 1.3.2. Xây dựng Quy chế làm việc của Doanh nghiệp 12 1.3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp 12 1.3.3.1. Công tác tham mưu 12 1.3.3.2. Công tác văn thư – lưu trữ 13 1.3.4. Công tác hậu cần 14 1.3.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 14 1.3.6. Công tác văn thư lưu trữ 14 1.3.6.1. Công tác văn thư 14 1.3.6.2. Công tác lưu trữ 15 Tiểu kết: 16 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 17 1. Công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường 17 2. Công ty cổ phần VIMECO 17 2.1. Thu thập và xử lý thông tin 18 2.1.1 Thực trạng tại công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường (AMECO) 18 2.1.2. Thực trạng tại công ty cổ phần VIMECO 18 2.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp 19 2.2.1. Công ty AMECO 19 2.2.2. Công ty Cổ phần VIMECO 20 2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp 20 2.3.1 Tại công ty AMECO 20 2.3.2. Công ty VIMECO 21 2.4. Công tác hậu cần 21 2.4.1. Công ty AMECO 21 2.4.2. Công ty VIMECO 22 3.5. Tổ chức cuộc họp, hội nghị 22 3.5.1. Công ty AMECO 23 3.5.2. Công ty VIMECO 23 3.6 Công tác văn thư lưu trữ 23 3.6.1 Công ty AMECO 24 3.6.2. Công ty VIMECO 24 4. Đánh giá chung 24 4.1 Ưu điểm 24 4.2. Nhược điểm 25 4.3 Nguyên nhân 25 Tiểu kết: 25 Chương 3. BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 26 3.1 Về cơ cấu tổ chức 26 3.2. Về Nhân sự 26 3.2.1. Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 26 3.2.2. Xây dựng môi trường làm việc hiện đại 26 3.3. Xây dựng mối quan hệ công tác 26 3.4. Về hoạt động 27 3.4.1. Công tác tham mưu, tổng hợp 27 3.4.2. Công tác thông tin báo cáo 27 3.4.3. Công tác văn thư lưu trữ 28 Tiểu kết: 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng số doanh nghiệp đưa giải pháp” cơng trình nghiên cứu em thời gian qua Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2 Mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Kết cấu đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề công tác Văn phòng Doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Văn phòng 1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng 1.1.3.Vai trò cơng tác Văn phòng .5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cơng tác Văn phòng 1.2.1 Chức .6 1.2.2 Nhiệm vụ Văn phòng 1.2.2.1 Nhóm nhiệm vụ thực chức tham mưu, tổng hợp 1.2.2.2 Nhóm nhiệm vụ thực chức hậu cần 1.2.2.3 Nhóm thực chức Giao dịch 10 1.3 Nội dung tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng .11 1.3.1 Tổ chức thu thập, xử lý cung cấp thông tin 11 1.3.2 Xây dựng Quy chế làm việc Doanh nghiệp 12 1.3.3 Công tác tham mưu, tổng hợp .12 1.3.3.1 Công tác tham mưu 12 1.3.3.2 Công tác văn thư – lưu trữ 13 1.3.4 Công tác hậu cần 14 1.3.5 Tổ chức họp, hội nghị 14 1.3.6 Công tác văn thư lưu trữ .14 1.3.6.1 Công tác văn thư 15 1.3.6.2 Công tác lưu trữ 15 Tiểu kết: 16 Chương 17 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY .17 1.Cơng ty TNHH Tự động hóa, khí mơi trường 17 Công ty cổ phần VIMECO 17 2.1 Thu thập xử lý thông tin 18 2.1.1 Thực trạng cơng ty TNHH Tự động hóa, khí môi trường (AMECO) .18 2.1.2 Thực trạng công ty cổ phần VIMECO .18 2.2 Xây dựng quy chế làm việc doanh nghiệp 19 2.2.1 Công ty AMECO 19 2.2.2 Công ty Cổ phần VIMECO 20 2.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 20 2.3.1 Tại công ty AMECO 20 2.3.2 Công ty VIMECO 21 2.4 Công tác hậu cần 21 2.4.1 Công ty AMECO 21 2.4.2 Công ty VIMECO 22 3.5 Tổ chức họp, hội nghị .22 3.5.1 Công ty AMECO 23 3.5.2 Công ty VIMECO 23 3.6 Công tác văn thư lưu trữ 23 3.6.1 Công ty AMECO 24 3.6.2 Công ty VIMECO 24 Đánh giá chung 24 4.1 Ưu điểm .24 4.2 Nhược điểm 25 4.3 Nguyên nhân .25 Tiểu kết: 25 Chương 26 BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP .26 3.1 Về cấu tổ chức 26 3.2 Về Nhân .26 3.2.1 Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 26 3.2.2 Xây dựng môi trường làm việc đại .26 3.3 Xây dựng mối quan hệ công tác .26 3.4 Về hoạt động 27 3.4.1 Công tác tham mưu, tổng hợp .27 3.4.2 Công tác thông tin báo cáo 27 3.4.3 Công tác văn thư lưu trữ .28 Tiểu kết: 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 LỜI MỞ ĐẦU Trải qua 40 năm thống đất nước, kinh tế nước ta có nhiều thay đổi khởi sắc cho thấy đời sống nhân dân ngày lên cao Từ kinh tế tự cung tự cấp( thời bao cấp) đến chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với điều tiết Nhà nước có nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh dẫn đến phát triển thị trường mô hình hoạt động Các Doanh nghiệp bắt đầu phát triển mạnh mẽ Nhưng để trì mở rộng thị trường yếu tố quan trọng hàng đầu, loại hình doanh nghiệp muốn mang lại lợi nhuận cao cho việc trì hoạt động doanh nghiệp quan trọng Mỗi Doanh nghiệp đưa cho lĩnh vực hoạt động, kinh doanh riêng Vào năm 2006, kiện gia nhập tổ chức thương mại WTO Việt nam tạo nhiều hội thách thức cho Doanh nghiệp, muốn tồn đứng vũng thị trường phải dần hồn thiện đồng thời khai thác có hiệu nguồn lực sẵn có để đưa tổ chức đứng Có nhiều yếu tố dẫn đến thành công hay thất bại tổ chức có yếu tố người, khơng có người hoạt động khơng xây dựng hoạt động có hiệu quả, người có vai trò quan trọng Doanh nghiệp đặc biệt khả người lĩnh vực hoạt động Doanh nghiệp muốn tồn phải có chế độ đãi ngộ hợp lý cho người lao động, người lao động định tồn hay thất bại của tổ chức Hoạt động văn phòng doanh nghiệp diễn sơi nổi, đem lại cho doanh nghiệp hiệu kinh doanh, thực trạng thực cơng tác văn phòng doanh nghiệp bất cập chọn đề tài : “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng số doanh nghiệp đưa giải pháp” để làm rõ lên vai trò quan trọng văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nhu cầu đời sống vật chất đời sống tinh thần người bước nâng cao Người lao động mong muốn thỏa mãn nhu cầu mình, nơi để họ thể lực thân doanh nghiệp Đối với Doanh nghiệp tài sản lớn họ nhà xưởng, máy móc mà yếu tố người Vì đảm bảo nguồn lực có chất lượng yếu tố then chốt cho thành bại tổ chức Văn phòng doanh nghiệp xem phần quan trọng doanh nghiệp đề tài phần thể số khía cạnh nghiệp vụ cơng tác văn phòng doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Để làm rõ thực trạng tổ chức máy Văn phòng số Doanh nghiệp đưa giải pháp hồn thiện máy Văn phòng nhằm nâng cao động lực cho người lao động Phương pháp nghiên cứu 3.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận o Thu thập loại sách, báo, tạp chí có liên quan đến đề tài; o Đọc khái quát tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu… 3.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn o Phương pháp quan sát; o Phương pháp điều tra; o Phương pháp trao đổi trực tiếp để làm rõ thực trạng tổ chức máy văn phòng Doanh nghiệp… Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài bao gồm ba chương: Chương 1: Khái quát Văn phòng; Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác Văn phòng số Doanh nghiệp nay; Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ cơng tác Văn phòng Doanh nghiệp PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơng tác Văn phòng Doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức cần phải có cơng tác văn phòng với nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành, quản lý quan… phận đảm nhận công việc gọi Văn phòng Ngồi ra, Văn phòng hiểu hoạt động quan Nhà nước tổ chức kinh tế xã hội, thuật ngữ Văn phòng hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: “ Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức, Doanh nghiệp đảm bảo cho pháp nhân thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cách có hiệu quả” Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi giao tiếp hoạt động quan, tổ chức” Vậy tóm lược lại, Văn phòng hiêu chung qua định nghĩa sau: “ Văn phòng máy điều hành, tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, xử lý thông tin; thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho điều hành, đạo lãnh đạo hoạt động quan, doanh nghiệp” Trong công nước thực cơng nghiệp hóa, đại hóa nay, ta dễ dàng nhận thấy tất quan, tổ chức đẩy mạnh hoạt động Quản trị Đặc biệt Doanh nghiệp đưa vấn đề Quản trị lên hàng đầu Hơn nữa, Quản trị văn phòng Doanh nghiệp lãnh đạo quan tâm sâu sắc để đưa hình ảnh đơn vị làm chiến lược hoạt động Vậy câu hỏi đặt là: Quản trị văn phòng gì? 1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng “Quản trị Văn phòng hiểu tác động chủ thể quản trị(con người) lên đối tượng quản trị(lao động, yếu tố vật chất, phi vật chất…) văn phòng nhằm góp phần đạt mục tiêu đề Doanh nghiệp Đó tồn hoạt động tổ chức, quản lý sử dụng thơng tin liệu để trì hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu mong muốn” Xã hội phát triển đỏi hỏi ngày cao.Vì Doanh nghiệp phải ln thay đổi hình thức để phù hợp với thách thức mới, có có chỗ đứng vững thị trường Bởi vậy, hoạt động Quản trị văn phòng lại khẳng định tầm quan trọng vị Khi xã hội Việt Nam ngày có bước tiến dài hoạt động Quản trị văn phòng lại diễn sơi Doanh nghiệp Doanh nghiệp đứng trước nhiều hội đồng thời phải đáp ứng nhiều đòi hỏi xã hội 1.1.3 Vai trò cơng tác Văn phòng Khơng trối cãi vai trò Văn phòng - nhớ Thủ trưởng; tai mắt Doanh nghiệp Văn phòng phận thiếu quan, tổ chức Nhà nước hay Doanh nghiệp tư nhân, dù quy mô Doanh nghiệp lớn hay nhỏ phải có phận Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương khoa học cơng việc Doanh nghiệp chạy đều, quản lý hành thơng suốt có hiệu Văn phòng - máy giúp việc, tham mưu cho lãnh đạo để giải công việc quan Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh thị trường, tham mưu vấn đề thưởng, phạt với cán bộ, công nhân viên quan… Văn phòng - mặt doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại, đưa hình ảnh đơn vị có chỗ đứng thị trường Đồng thời văn phòng đảm bảo điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, cơng cụ, tài chính… Ngồi ra, thời đại bủng nỏ cơng nghệ thông tin nay, doanh nghiệp quan tâm tới việc thu thập, xử lý,sử dụng thông tin cách hiệu để có định đắn, kịp thời hiệu lại khơng thể thiếu Văn phòng Yếu tố định thành bại doanh nghiệp họ có đầy đủ thơng tin coi thơng tin nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng doanh nghiệp hay không? Bởi thông tin bùng nổ mạnh mẽ, vài phút trước thơng tin nóng hổi vài phút sau lại trở thành mơt thơng tin cũ Vì vậy, việc đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt cho lãnh đạo có phận Văn phòng khơng khác thực cách có hiệu 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cơng tác Văn phòng 1.2.1 Chức Chức tham mưu, tổng hợp: Công tác tham mưu hoạt động trợ giúp nhà lãnh đạo, quản lý nhằm đưa định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời có hiệu Bộ phận Văn phòng coi cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo việc điều hành hoạt động đơn vị Vì khẳng định vậy? Bởi: Văn phòng thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo chương trình, kế hoạch sản xuất, kinh doanh đảm bảo kịp thời cho lãnh đạo xử lý Văn phòng phải thu thập thơng tin xác, tổng hợp kịp thời để lãnh đạo đưa phương án đạo nhằm mang hiệu cao cho doanh nghiệp việc tổng hợp thông tin để đưa thông tin chuẩn xác cho lãnh đạo việc quan trọng Đối với doanh nghiệp việc tổng hợp thông tin nhanh chóng, xác yếu tố sống doanh nghiệp Chức hậu cần: Đây hoạt động mang tính chất đặc thù Văn phòng có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp.Việc đảm bảo điều kiện sở vật chất, kỹ thuật đưa doanh nghiệp phát triển bền vững Các điều kiện xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời cho nhu cầu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu phương tiện song hiệu hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng đơn vị, chi phí thấp mang lại lợi nhuận cao đích mà doanh nghiệp hướng tới Tùy theo quy mơ tổ chức tính chất hoạt động doanh nghiệp mà Văn phòng hình thành lớn hay nhỏ khác nhau, dù loại hình thì Văn phòng cần làm tốt Chức giao dịch Đây chức mà Văn phòng cần hoạt động hiệu so với chức khác đặc thù hoạt động doanh nghiệp mang lại lợi nhuận cao cho đơn vị phải tăng cường hoạt động để đạt mục tiêu doanh nghiệp đề Để thực tốt chức này, người làm công tác văn phòng phải có khả giao tiếp tốt, đồng thời phải vận dụng kỹ đối nội, đối ngoại, để mang lại cho doanh nghiệp hội phát triển 1.2.2 Nhiệm vụ Văn phòng 1.2.2.1 Nhóm nhiệm vụ thực chức tham mưu, tổng hợp Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp Bộ phận Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo nhân văn phòng cho hợp lý hiệu công việc phải đạt tối ưu, đảm bảo máy văn phòng gọn nhẹ Tùy vào quy mơ doanh nghiệp mà cấu tổ chức Văn phòng khác nhau, quy mơ đòi hỏi có cấu tổ chức máy văn phòng o Tiêu hủy tài liệu hết hạn: Tài liệu hết hạn sử dụng phải đánh giá lại tiến hành tiêu hủy theo quy định Nhà nước Tiểu kết: Qua nội dung khái quát cho ta thấy rõ tầm quan trọng, vai trò chủ yếu hoạt động văn phòng doanh nghiệp.Cán làm cơng tác văn phòng doanh nghiệp cần phải thực nghiêm túc chức năng, nhiệm vụ có trì bền vững doanh nghiệp 16 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY Chúng ta biết phát triển công nghiệp hóa, đại hóa đưa kinh tế nước ta phát triển mạnh mẽ Các doanh nghiệp có quy mơ theo lĩnh vực thành lập ngày nhiều, doanh nghiệp tạo dựng cho cấu tổ chức hợp lý doanh nghiệp có phận văn phòng, tùy theo quy mô doanh nghiệp mà cấu tổ chức phận khác Nhưng thực trạng hoạt động phận lại khác nhau, tơi chọn 02 doanh nghiệp sau để thấy thực trạng cơng tác nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp Công ty TNHH Tự động hóa, khí mơi trường - Tên giao dịch đối ngoại: The Automation Mechanics and Environment Company ltd - Tên viết tắt: AMECO - Trụ sở công ty: Số 2, Lô A Thanh Nhàn, đường Trần Khát Chân, phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội - Điện thoại: 84-4-9714877Fax: 84-4-9714869 - Giấy phép thành lập: Số 37709 GP/TLDN UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 02/10/1998 - Số đăng ký kinh doanh: Số 043764 cấp ngày 7/10/1998 - Vốn điều lệ: 1.200.000.000 - Thời gian hoạt động: 35 năm Công ty cổ phần VIMECO - Tên giao dịch: + Tiếng Việt: Công ty cổ phần Cơ giới, lắp máy xây dựng + Tiếng Anh: Vimeco Joint Stock Co - Tên viết tắt: VIMECO.,JSC 17 - Trụ sở chính: Lơ E9, đường Phạm Hùng, quận Cầu Giấy, Hà Nội - Điện thoại: (844)7848204Fax: (844)7848202 - Email: mail@vimeco.comWebsite: http:/vimeco.com - Người đại diện theo pháp luật: Ông Trần Tuấn Anh- Tổng giám đốc - Năm thành lập: 24/3/1997 Các khía cạnh cơng tác văn phòng doanh nghiệp thực cụ thể sau: 2.1 Thu thập xử lý thông tin Công tác thu thập thông tin quan trọng chiến lược phát triển doanh nghiệp Ở nội dung công tác hầu hết doanh nghiệp thực tương đối tốt, đặc thù phát triển kinh doanh lấy lợi nhuận lên hàng đầu 2.1.1 Thực trạng công ty TNHH Tự động hóa, khí mơi trường (AMECO) Theo cấu trực tuyến chức luồng thơng tin phản hồi đến cấp ban lãnh đạo công ty tương đối thuận lợi Lợi việc phát triển công nghệ thơng tin việc thu thập thơng tin có tính kịp thời phù hợp với điều kiện chiến lược kinh doanh công ty Đặc biệt thông tin nhà cung cấp, đối tác công việc bạn hàng để trao đổi thơng tin cách nhanh chóng hiệu Với hệ thống máy tính có cấu hình cao, hình tinh thể lỏng có tính vượt trội giúp cho việc truyền thông tin qua mạng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí trung gian khơng cần thiết, chi phí in ấn, chi phí nhân cơng… Các văn bản, hợp đồng giao dịch thực hệ thống máy tính giúp cho văn phòng thực tốt chức đồng thời giúp cơng ty đạt tiêu đề ra, nguồn thơng tin gửi qua mail sau văn phòng tổng hợp trình, báo cáo ban lãnh đạo để có hướng giải 2.1.2 Thực trạng cơng ty cổ phần VIMECO Cũng công ty khác việc sử dụng mạng Internet để trao đổi thông tin sử dụng hiệu công ty, đặc thù công ty chuyên kinh doanh 18 lĩnh vực xây dựng, cơng trình thi cơng xa trụ sở việc chuyển giao văn hay ý kiến đạo chủ yếu qua đường truyền Internet Thông tin trao đổi qua website, mail công ty phận văn phòng nơi tổng hợp thơng tin đó, từ chuyển ban lãnh đạo cơng ty giải Ngồi việc thu nhận thơng tin qua mạng có thơng tin văn bản, cán văn phòng cơng ty vào sổ cơng văn thực theo quy chế hoạt động văn phòng việc tiếp nhận chuyển giao văn đến đơn vị, người nhận 2.2 Xây dựng quy chế làm việc doanh nghiệp Việc xây dựng quy chế làm việc doanh nghiệp công việc quan trọng nhằm đưa doanh nghiệp hoạt động cách có nề nếp khoa học, hầu hết doanh nghiệp xây dựng quy chế hoạt động doanh nghiệp, doanh nghiệp có quy mơ lớn xây dựng quy chế hoạt động văn phòng 2.2.1 Cơng ty AMECO Là cơng ty có quy mơ vừa từ bắt đầu hoạt động, công ty xây dựng quy chế hoạt động cơng ty, có quy định rõ nhiệm vụ nhân viên phụ trách lĩnh vực, doanh nghiệp vừa nên việc tổ chức cán nhiều hạn chế, phải kiêm nhiệm nhiều công việc Quy chế xây dựng rõ ràng việc thực nhiều hạn chế, trình độ chun mơn tuyển vào vị trí làm việc trái ngành, trài nghề nên hiệu suất làm việc không cao Công ty xây dựng chương trình làm việc tháng, quý, năm đồng thời xây dựng chương trình cơng tác cho lãnh đạo cơng ty, đảm bảo hiệu công việc, xếp lịch công tác khoa học, người việc Do doanh nghiệp hoạt động ngành khí cơng ty khơng có chương trình làm việc tuần, Trong quy chế có nêu rõ mối quan hệ phận cơng ty thực nhiều bất cập Cơng ty trì nề nếp làm việc, công nhân, nhân viên làm 19 theo quy định Chế độ thưởng phạt rõ ràng làm tăng uy tín cơng ty thu hút công nhân làm việc 2.2.2 Công ty Cổ phần VIMECO Là công ty cổ phần nên việc tổ chức văn phòng quan tâm cán làm văn phòng thiếu khơng mà hoạt động văn phòng hiệu Cơng ty thành lập hoạt động 15 năm, từ thành lập công ty ban hành quy chế hoạt động công ty đảm bảo lãnh đạo công tỳ cán công nhân viên công ty thực theo quy chế Việc thưởng cho CBNV thực tốt thể rõ ràng đồng thời xử lý nghiêm CBNV làm trái với quy định 2.3 Công tác tham mưu, tổng hợp Đây hoạt động trợ giúp lãnh đạo để nhằm đưa định tối ưu chiến lược kinh doanh, thực tế cơng tác quan trọng việc thực số doanh nghiệp lại không mang lại hiệu quả, việc tham mưu chưa kịp thời làm cho việc đạo công việc chưa thực hiệu 2.3.1 Tại cơng ty AMECO Văn phòng cơng ty phối hợp chặt chẽ với phòng ban để thực tốt công tác tham mưu việc tổ chức, đạo góp phần tích cực vào nghiệp phát triển bền vững doanh nghiệp Văn phòng cơng ty ban hành loại văn để đơn vị, cá nhân thực đảm bảo nội dung đạo cấp thể thức theo quy định Nhà nước đồng thời ban hành văn triển khai chủ trương Nhà nước Đã tham mưu cho lãnh đạo công ty chương trình làm việc chương trình cơng tác phù hợp, họp, hội nghị công ty văn phòng tổ chức khoa học, tham mưu cho lãnh đạo thời gian, phương thức, hình thức tổ chức cho khoa học, tiết kiệm Do cán làm văn phòng tuyển dụng chun mơn khơng so với công việc lại phải kiêm nhiệm nhiều việc thủ quỹ,quản lý tài sản, 20 đơi chưa kịp thời báo cáo kết thực thông tin thu nhận cho lãnh đạo công ty 2.3.2 Công ty VIMECO Cán văn phòng cơng ty làm việc có nhiều kinh nghiệm nên việc tham mưu cho lãnh đạo thuộc lĩnh vực văn phòng thực tốt, kiến nghị, đề xuất kịp thời chuyển đến người có thẩm quyền giải Việc tổng hợp tình hình, kết hoạt động đơn vị thành viên văn phòng tổng hợp nhanh chóng, xác để cung cấp cho lãnh đạo kịp thời nhằm đưa kế hoạch phát triển thời gian Việc tổng hợp thơng tin để báo cáo lãnh đạo đơi chưa thực tốt, thông tin chưa đầy đủ, đơi số thơng tin chưa có tính thuyết phục Do đặc thù công ty chuyên xây dựng tình hình cơng việc đơn vị trực thuộc thay đổi nên việc cập nhật thơng tin chậm để báo cáo tình hình Các phản hồi khách hàng chưa trả lời kịp thời 2.4 Công tác hậu cần Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có đủ điều kiện sở vật chất đảm bảo để mang lại lợi nhuận cho đơn vị mình, văn phòng phải đáp ứng u cầu doanh nghiệp Đa số doanh nghiệp trọng lợi nhuận nên việc đầu tư trang thiết bị để trì hoạt động kém, hầu hết trang thiết bị cũ lại sử dụng tối đa công suất Chỉ doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi trang thiết bị đảm bảo mang lại hiệu cao Để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp thường mua lại trang thiết bị cũ, qua sử dụng để thay thế, điều mà dẫn đến việc doanh nghiệp vừa nhỏ phát triển mạnh thiết bị cũ, hay hỏng hóc Nhà xưởng doanh nghiệp tạm bợ chưa đẩu tư xây dựng mà chủ yếu thuê nên không đảm bảo chất lượng an toàn lao động 2.4.1 Cơng ty AMECO Văn phòng quan tâm thực tốt, quan tâm đến việc hỗ trợ xăng xe cho công nhân viên, đặc biệt tổ chức điều phối phương tiện phục vụ cho lãnh 21 đạo công ty cơng tác Mua sắm đầy đủ văn phòng phẩm cho phòng, ban đảm bảo hoạt động cơng ty trì Hàng tháng đơn vị báo cáo việc sử dụng thiết bị, tài sản phòng cho văn phòng cơng ty nắm để sửa chữa mua thiết bị phục vụ cho công việc Do công ty thành lập vào hoạt động 30 năm nên số trang tthiết bị cũ bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu… chưa mua sắm không đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu không thuận tiện cho việc tra cứu văn bản, hồ sơ 2.4.2 Cơng ty VIMECO Văn phòng cơng ty trọng đến điều kiện sở, vật chất, trang thiết bị cho công ty phòng ban Các phòng ban sử dụng thiết bị đại máy tính, máy in, máy fax, cơng ty chun lĩnh vực xây dựng nên thiết bị phải đại đáp ứng nhu cầu thực tế thị trường.Cơng ty có nhà xưởng sản xuất đảm bảo an toàn lao động Các cơng trường xây dựng xây dựng có chỗ ăn, cho công nhân Điều kiện làm việc công nhân đảm bảo an toàn, cung cấp đầy đủ thiết bị, đồ bảo hộ lao động cho công nhân cơng trình xây dựng, chế độ lương thưởng thực tốt Đáp ứng kịp thời trang thiết bị cơng trình thơng báo bị thiếu hay hỏng hóc nhằm đảm bảo hoạt động công ty Đồng thời chăm lo chu đáo đến đời sống cán bộ, công nhân, nhân viên cơng ty Bố trí phục vụ phương tiện cho lãnh đạo công ty công tác hay kiểm tra cơng trình Văn phòng có phận cơng nghệ thơng tin gồm có người phụ trách việc đảm bảo hệ thống máy tính, liệu cơng ty hoạt động an toàn 3.5 Tổ chức họp, hội nghị Nội dung công ty văn phòng tổ chức chu đáo, đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.Tùy theo quy mơ doanh nghiệp việc tổ chức khác nhau, doanh nghiệp vừa nhỏ tổ chức phòng họp, doanh nghiệp có quy mơ lớn thường tổ chức khách sạn, trung tâm hội nghị.Tuy nhiên tùy vào lực cán văn phòng mà việc tổ chức hội nghị thành cơng hay 22 khơng Thơng thường văn phòng phải chuẩn bị điều kiện sở vật chất, tài liệu có liên quan đến nội dung họp, hội nghị, chuẩn bị in ấn tài liệu cấp phát đến đối tượng tham gia Thực tế cho thấy việc tổ chức họp, hội nghị đòi hỏi văn phòng phải xác định mục đích, thành phần, thời gian dự hội nghị việc thực nhiều hạn chế Đơi làm khơng mời không thành phần, thời gian chưa phù hợp… 3.5.1 Công ty AMECO Thực nghiệp vụ tương đối tốt có xây dựng chương trình làm việc nên vào để thực Các họp, hội nghị tổ chức gọn, nhẹ, tiết kiệm, hình thức tổ chức chun nghiệp Cơng ty có phận phục vụ họp, hội nghị công ty, phận thuộc văn phòng điều phối Đơi tổ chức họp bị chồng chéo thiếu chuẩn bị phân công công việc, văn tài liệu chưa đồng bị sai sót 3.5.2 Công ty VIMECO Việc tổ chức hội nghị tổ chức chu đáo, riêng hội nghị đại hội cổ đơng tổ chức khách sạn Văn phòng chuẩn bị tốt điều kiện sở vật chất để phục vụ hội nghị Kinh phí để tổ chức hội nghị đảm bảo 3.6 Công tác văn thư lưu trữ Đối với nghiệp vụ doanh nghiệp thực nhiều yếu kém, vị trí tuyển dụng cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp hạn chế , tuyển vị trí văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nên công tác bị lơ là, cán làm văn phòng khơng chun mơn nên khơng biết xếp tài liệu cho hợp lý tra tìm, việc bảo quản tài liệu chưa cách làm ảnh hưởng đến tài liệu công ty Hiện số doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên văn phòng phải đào tạo ngành, nghề để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp trì bền vững Văn doanh nghiệp tương đối nên việc vào sổ khơng trọng, chủ yếu công văn, hợp đồng giao dịch thực mạng Việc 23 soạn thảo văn cơng ty khơng quy định Nhà nước Do muốn thuận tiện giao dịch công việc nên số công ty mang dấu giao dịch sai quy định Công tác lưu trữ thực kém, văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động cơng ty thường bó gói cho vào hộp chưa qua xử lý, có số cơng ty lớn chỉnh lý tài liệu có nơi bảo quản tài liệu, số cơng ty nhỏ không ý đến khâu chỉnh lý, bảo quản tài liệu để tài liệu tình trạng rách nát, hư hỏng khai thác sử dụng 3.6.1 Cơng ty AMECO Là cơng ty có quy mơ nên thực cơng tác văn thư lưu trữ có phần tốt hơn, văn tài liệu đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, văn gửi qua đường Internet lưu trữ vào máy Công ty có tủ đựng tài liệu tài liệu công ty chưa chỉnh lý sơ thường cho vào cặp, hộp xong cất Khi cần hồ sơ tìm kiếm khó Do điều kiện khí hậu nước ta nên số hộp bị ẩm mốc khai thác sử dụng kho lưu trữ thư viện dùng để tra cứu gây khó khăn cho nhân viên lưu trữ việc bảo quản tài liệu 3.6.2 Công ty VIMECO Do trụ sở công ty xây dựng nên có thiết kế phòng đựng tài liệu thuận tiện cho công việc Công tác văn thư thực phần mềm quản lý văn Công ty hoạt động chun lĩnh vực xây dựng cơng trình việc lưu trữ hồ sơ thuận lợi sau cơng trình kết thúc tất văn hồ sơ nộp vào kho lưu trữ để phục vụ tra cứu sau Nhân viên văn phòng phụ trách văn thư lưu trữ làm nhiều năm nên có kinh nghiệm thực công tác tốt Đánh giá chung 4.1 Ưu điểm Nhìn chung cơng ty thực nghiệp vụ văn phòng tốt so với trước cơng ty nhận thấy tầm quan trọng cơng tác văn 24 phòng hoạt động mình, đặc biệt coi trọng nên sách cho nhân viên làm văn phòng quan tâm hơn, tạo môi trường làm việc động cho nhân viên Các công ty trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho cán làm văn phòng, sở vật chất đầu tư phục vụ cơng tác Bố trí, xếp cấu nhân văn phòng hợp lý 4.2 Nhược điểm Cán làm cơng tác văn phòng chưa thực tâm vào cơng việc, cách xếp, bố trí cơng việc chưa hợp lý dó hiệu chưa cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực văn phòng hạn chế, mặt khác số nhân viên làm cơng tác văn phòng chưa có chun mơn, chưa qua đào tạo nên xử lý cơng việc chưa Tinh thần, thái độ, trách nhiệm làm việc chưa nghiêm túc gây ảnh hưởng đến hoạt động công ty 4.3 Nguyên nhân o Do ý thức tự giác nhân viên o Cơng ty chưa có biện pháp nhằm kích thích khả sáng đề xuất ý kiến cán nhân viên Tiểu kết: Qua phân tích thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp cho ta thấy, nỗ lực phấn đấu đầu tư xây dựng đội ngũ làm văn phòng ngày quan tâm hơn.Song có số hạn chế cần phải có biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn phòng doanh nghiệp 25 Chương BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 3.1 Về cấu tổ chức Thiết lập cấu tổ chức văn phòng cho hợp lý với loại hình doanh nghiệp, đảm bảo yếu tố thiết yếu trình độ học vấn, độ tuổi, lực… 3.2 Về Nhân 3.2.1 Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ o Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn,nghiệp vụ cho cán làm cơng tác văn phòng Tổ chức chuyến công tác, tập huấn doanh nghiệp lớn hơn, nước để học hỏi, trau dồi kinh nghiệm mang lại mới, đại thực công việc; o Tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn phòng chưa qua đào tạo hỗ trợ kinh phí…; o Nâng cao ý thức trách nhiệm công việc cho cán công nhân viên; 3.2.2 Xây dựng môi trường làm việc đại o Môi trường làm việc tức môi trường vật chất lẫn môi trường tinh thần Mơi trường có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người làm văn phòng, khiến người làm việc hăng say hơn, tâm huyết để xây dựng môi trường làm việc phải phục thuộc vào nhiều yếu tố; o CBNV phải rèn tính yêu nghề, khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun môn, lực làm việc; o Lãnh đạo công ty phải tạo điều kiện thuận lợi để phát huy lực nhân viên, đầu tư trang thiết bị đại phục vụ cho cơng việc; o Có sách khen thưởng, kỷ luật người, việc; 3.3 Xây dựng mối quan hệ công tác o Công ty thể nhiều phòng, ban, đơn vị,muốn cơng ty hoạt động 26 hiệu phải có thống từ xuống dưới, đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng phòng ban quan trọng góp phần vào thành cơng cơng ty; o Trên thực tế phối kết hợp phòng ban văn phòng chưa thực nghiêm túc Vì văn phòng có nhiệm vụ xây dựng đôn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng ban Nếu cơng việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đề hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi hơn; o Xây dựng mối quan hệ cấp cấp dưới: doanh nghiệp, quan tâm dù nhỏ nhất, lời khích lệ động viên lãnh đạo có ý nghĩa lớn lao với nhân viên, nhà lãnh đạo hay quan tâm nhiều đến nhân viên, động viên họ giao nhiệm vụ khen thưởng họ họ hoàn thành nhiệm vụ; o Xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp đồn kết, chan hòa: Vì văn hóa chung doanh nghiệp nà phải đoàn kết vào với khơng đồn kết để hồn thành cơng việc mà đồn kết để hướng tới mục đích chung; 3.4 Về hoạt động 3.4.1 Công tác tham mưu, tổng hợp o Cần phải phân công công việc cách cụ thể cán làm cơng tác văn phòng; o Chủ động việc tham gia, đề xuất ý kiến cán bộ, nhân viên với ban lãnh đạo cơng ty; o Khi lập chương trình cơng tác văn phòng cần vào kế hoạch phòng ban từ tổng hợp để xây dựng kế hoạch cho đơn vị cho hợp lý cần thực đảm bảo nguyên tắc: nguyên tắc hệ thống, nguyên tắc ưu tiên, nguyên tắc dự phòng; 3.4.2 Công tác thông tin báo cáo o Với phát triển công nghệ thông tin tạo cho người có hội tốt để phát triển mặt nâng cao chất lượng cơng việc văn phòng cần sử dụng hệ thống thơng tin vào hoạt động văn phòng Đồng 27 thời cần làm tốt chế độ thu thập, tổng hợp thông tin cho lãnh đạo; o Để không gây chậm trễ việc thơng tin báo cáo cho lãnh đạo, văn phòng cần đề thời gian cho báo cáo phòng, ban chức năng; 3.4.3 Cơng tác văn thư lưu trữ o Cơng tác nhiều hạn chế, cán phụ trách công việc cần bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu công việc thực theo quy định hành; o Bảo quản tài liệu cơng việc quan trọng cần phải thực nghiêm việc bảo quản tài liệu doanh nghiệp theo tiêu chuẩn bảo quản tài liệu mà Nhà nước ban hành Tiểu kết: Trên số biện pháp nhằm nâng cao hiệu làm việc cán văn phòng, nhằm góp phần vào thành công doanh nghiệp, để làm điều cán văn phòng cần phải nỗ lực cơng tác 28 KẾT LUẬN Hoạt động Văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Vì việc tổ chức máy Văn phòng ngày trở thành vấn đê quan trọng có ý nghĩa to lớn tổ chức Đây công tác đem lại nhiều lợi ích to lớn, vấn đề mà nhiều nhà quản lý nước lưu tâm Để khẳng định thêm vai trò to lớn yếu tố người nghiệp phát triển kinh tế ngày nay, cần phải quan tâm đến vấn đề tạo điều kiện cho người phát triển cách toàn diện thể chất tinh thần, nhằm khuyến khích họ đốp góp sức lực quý giá vào phát triển chung toàn xã hội Trong điều kiện nước ta vấn đề ngày quan trọng đặc biệt sách đãi ngộ với người lao động./ 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách Quản trị văn phòng -PGS TS Nguyễn Hữu Tri Sách nghiệp vụ văn phòng –PGS TS Nguyễn Hữu Tri Sách Quản lý cơng việc văn phòng- Nhà xuất trẻ Kỹ nghiệp vụ văn phòng- Vương Hồng Tuấn.NXB trẻ 30