Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC 5 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức UBND xã Điềm Mặc 5 1.2.Tình hình tổ chức ,chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư-lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9 1.2.1. Tình hình tổ chức văn thư- lưu trữ ở cơ quan 9 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư - lưu trữ 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN 13 2.1.Hoạt động quản lý của UBND xã Điềm Mặc 13 2.1.1.Xây dựng , ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ 13 2.1.2 Công tác bồi dưỡng cán bộ lưu trữ 14 2.1.3.Tình hình thanh tra , kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế của công tác văn thư-lưu trữ. 15 2.2.Hoạt động nghiệp vụ của UBND xã Điềm Mặc 16 2.2.1.Công tác xác định giá trị tài liệu. 16 2.2.2. Công tác thu thập bổ sung tài liệu: 18 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.4.Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 23 2.2.5 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 24 2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 27 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ ĐIỀM MẶC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 28 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc 31 3.2.1.Xây dựng phòng (kho) lưu trữ. 31 3.2.2. Trang bị máy tiêu huỷ tài liệu. 32 3.3.Một số kiến nghị 32 3.3.1.Đối với UBND xã Điềm Mặc 32 3.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường 34 3.3.2.1.Đối với bộ môn lưu trữ 34 3.3.2.2.Đối với Nhà trường ,khoa 34 C. KẾT LUẬN 37 D.PHỤ LỤC
Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ A LỜI NÓI ĐẦU .1 B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: .5 GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Điềm Mặc 1.2.Tình hình tổ chức ,chức ,nhiệm vụ,quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư-lưu trữ quan, tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức văn thư- lưu trữ quan 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư - lưu trữ10 CHƯƠNG II: .13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA 13 UBND XÃ ĐIỀM MẶC HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN 13 2.1.Hoạt động quản lý UBND xã Điềm Mặc 13 2.1.1.Xây dựng , ban hành văn quy định công tác lưu trữ 13 2.1.2 Công tác bồi dưỡng cán lưu trữ .14 2.1.3.Tình hình tra , kiểm tra xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ 15 Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ 2.2.Hoạt động nghiệp vụ UBND xã Điềm Mặc 16 2.2.1.Công tác xác định giá trị tài liệu 16 2.2.2 Công tác thu thập bổ sung tài liệu: 18 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.4.Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 23 2.2.5 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .24 2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .26 2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 27 CHƯƠNG III: 29 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ ĐIỀM MẶC 29 VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 29 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND xã Điềm Mặc 32 3.2.1.Xây dựng phòng (kho) lưu trữ 32 3.2.2 Trang bị máy tiêu huỷ tài liệu 33 3.3.Một số kiến nghị 33 3.3.1.Đối với UBND xã Điềm Mặc 33 3.3.2.Đối với môn lưu trữ ,khoa ,trường 36 3.3.2.1.Đối với môn lưu trữ 36 3.3.2.2.Đối với Nhà trường ,khoa 36 C KẾT LUẬN 39 D.PHỤ LỤC 40 Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND TLLT Sinh Viên : Trần Thị Điềm Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Tài liệu lưu trữ Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ A LỜI NÓI ĐẦU Trong công đổi đất nước, kinh tế Việt Nam đạt kết đáng khích lệ, với thành tựu Việt Nam quốc gia có tiếng nói vị trí trường quốc tế để kinh tế Việt Nam phát triển hội nhập với kinh tế giới nước ta chuyển mình, tự đổi ngày, giờ, phát triển đại hố, cơng nghiệp hố đất nước kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh cơng tác quyền… Cùng với phát triển nhanh chóng kinh tế, trị, khoa học - kĩ thuật xã hội, cơng tác cải cách hành quan nhà nước tiến hành từ Trung ương đến địa phương, công tác cải cách có cơng tác cải cách Văn thư - Lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ lĩnh vực thiếu hoạt động quản lí Nhà nước hoạt động khoa học quan Xã hội ngày phát triển kéo theo nhu cầu người cao Để kịp thời với phát triển đất nước đòi hỏi người cần nâng cao trình độ hiểu biết Và để nâng cao trình độ người phải học tập qua sách thực tiễn, học tập hai mà điều phải đúc kết từ lâu dài việc sử dụng tài liệu lưu trữ họ cần thiết lựa chọn tốt Tài liệu lưu trữ phương tiện khơng thể thiếu thời kì, hoạt động quan trọng thiếu hoạt động quản lý điều hành Đảng Nhà nước ta “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Chính quan điểm Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI nêu: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia” Khẳng định điều Văn kiện Đại hội Đảng lần thứ X có ghi: “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Bác Hồ nói: “Tài liệu lưu trữ có giá tri đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia ” từ tháng 8/ 1945 sau giành Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ quyền việc bảo vệ TLLT Đảng Nhà nước ta coi trọng coi nhiệm vụ trị công tác quản lý Nhà nước Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn quan, tổ chức vị trí, ý nghĩa, vai trò cơng tác Văn thư - Lưu trữ Ngày 18 tháng 12 năm 1971 theo đề nghị Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước liên Bộ Đại học Trung học chuyên nghiệp - Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước đồng ý Chính phủ ban hành Quyết định số: 109/BT thành lập Trường Trung học Văn thư- Lưu trữ (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nay).Trong trình đào tạo Trường để gắn liền lý thuyết thực tiễn chuyên ngành đào tạo Cuối khóa học Nhà trường tổ chức cho sinh viên cuối khoá thực tập quan, nắm vững kỹ năng, có khả tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên, chuyên viên lĩnh vực Văn thư- lưu trữ, ứng dụng tin học công nghệ thông tin công tác văn thư Tạo nguồn lực cho quan địa phương việc xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đại cơng việc bên ngồi quan để sinh viên trường áp dụng vào cơng tác hồn thành tốt với nghiệp vụ Trong thời gian thực tập giúp cho học viên nâng cao phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹn, kỹ công tác Văn thư- lưu trữ Đảm đương tốt công việc tại, nâng cao lực tham mưu, tư vấn công tác Văn thư - lưu trữ,giải hoàn thành nhiệm vụ giao, phù hợp với yêu cầu đổi đất nước Thực kế hoạch đào tạo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đồng ý tiếp nhận UBND xã Điềm Mặc, Huyện Định Hóa, Tỉnh Thái Nguyên em thực tập quan từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Trong thời gian thân tiếp cận trực tiếp công việc, nỗ lực cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc, quy trình làm việc ngành Văn thư-lưu trữ sở áp dụng lý thuyết học trường trang bị để củng cố, bổ sung thêm kiến thức cho thân, học hỏi kinh nghiệm giao tiếp ứng xử, Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ bước đầu làm quen với môi trường làm viêc quan.vào công việc thực tế hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo cán Văn thư - lưu trữ nơi giúp em làm quen với cơng việc hồn thành tốt khóa thực tập Tình hình cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Trung ương địa phương ngày quan, đoàn thể, tổ chức trọng phát triển Đảng nhà nước ta ban hành hàng loạt văn pháp quy, công văn nhằm hướng dẫn, đạo, tổ chức cách có hệ thống, quan quản lý công tác Văn thư - lưu trữ tài liệu Văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh quan có nhiều đầu tư sở vật chất, trình độ chuyên môn cán làm công tác Văn thư - lưu trữ …góp phần làm cho cơng tác lưu trữ bước đầu vào nề nếp Nhận thức vai trò tầm quan trọng vấn đề này, em định chọn đề tài: “Tìm hiểu thực trạng quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ UBND xã Điềm Mặc” để làm đề tài báo cáo kết thực tập hai tháng UBND xã Điềm Mặc Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà trường, thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ trang bị cho em kiến thức kỹ nghề nghiệp công tác Văn thư -Lưu trữ, Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán chuyên viên, chú, anh chị văn phòng thống kê UBND xã Điềm Mặc tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em suốt thời gian thực tập hoàn thành báo cáo Sau báo cáo kết trình khảo sát thực tế kết hợp với phần lý luận chuyên môn em đúc kết quan trình thực tập Bài báo cáo em có cấu trúc sau: Chương I: Giới thiệu vài nét UBND xã Điềm Mặc, huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Điềm Mặc, huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ Chương III: Báo cáo kết thực tập UBND xã Điềm Mặc, huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên đề xuất ,kiến nghị Tuy nhiên trình thực tập, việc áp dụng kiến thức học vào cơng việc thực tiễn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, kết đánh giá bước trưởng thành em sau năm học tập rèn luyện trường Vì thời gian thực tập báo cáo thực tập, nhiều thiếu xót ,hạn chế Em mong góp ý nhận xét nhà trường, khoa Văn thư- lưu trữ thầy, cô giáo cán đơn vị thực tập để viết em hồn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm kinh nghiệm công việc điều kiện thuận lợi cho bước em tương lai Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 SINH VIÊN TRẦN THỊ ĐIỀM Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Điềm Mặc a, Sự đời UBND xã Điềm Mặc Xã Điềm Mặc, Huyện Định Hố,Tỉnh Thái Ngun, có diện tích tự nhiên 17,27 km², dân số 5148 người, mật độ 298 người/km² Điềm Mặc chia thành 28 xóm, xã Điềm Mặc vùng quê giàu truyền thống văn hóa, yêu nước cách mạng, nhân dân tích cực tham gia phong trào yêu nước, chống giặc ngoại xâm Trong trình xây dựng bảo vệ Tổ quốc, Đảng nhân dân xã Điềm Mặc phát huy truyền thống, đánh thức tiềm năng, nguồn lực địa phương, đóng góp xứng đáng cho nghiệp toàn Đảng, toàn dân tộc xã Điềm Mặc ngày 19/05/1947, Chủ tịch Hồ Chí Minh định đóng đại doanh người đồi Khau Tý- Nạ Tra để lãnh đạo nhân dân ta kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược.Nơi nhiều di tích nơi vị lãnh đạo Trung ương Đảng quân đội: Võ Nguyên Giáp (Khẩu Tràng), Hồng Văn Thái(Khẩu Muột), Tơn Đức Thắng (Bản Bắc) Là xã nông, chủ yếu phát triển kinh tế nông nghiệp Nhưng năm gần đây, với cơng đổi đất nước xã có bước chuyển dịch cấu kinh tế tích cực trồng chăn ni, nhiều mơ hình trang trại có thu nhập cao Do xã có đội ngũ cán làm cơng tác văn thư, đầu tư kinh phí chuyển giao khoa học kỹ thuật, áp dụng tiến vào phát triển kinh tế, đầu tư xây dụng sở vật chất Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ b, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Điềm Mặc * Chức - UBND xã Hội đồng nhân dân bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã quan nhà nước cấp - UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp trên, Nghị cuả Hội đồng nhân dân xã nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - UBND xã tổ chức tiếp công dân thường xuyên định kỳ trụ sở theo quy định Nội dung đơn tố cáo, khiếu nại liên quan đến phận trưởng phận chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung trả lời - UBND xã thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến sở * Nhiệm vụ, quyền hạn - Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm trình Hội đồng nhân dân xã, lập dự toán thu, chi ngân sách, tổ chức thực phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã - Trong lĩnh vực Nông – Lâm Nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp: tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật; xây dựng cơng trình thủy lợi nhỏ, phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt, địa phương - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã; tổ chức bảo vệ, kiểm tra, xử lý vi phạm giao thông Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thể dục thể thao: thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục, y tế, dân số kế hoạch hóa gia đình trẻ em; xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục, thề thao - Trong lĩnh vực Quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương: Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng tồn dân, thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an tồn xã hội, phòng chống tội phạm tệ nạn xã hội; quản lý nhân hộ địa phương; tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tổ chức thực phối hợp quan chức việc thi hành án, tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật - Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo: tổ chức hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc tơn giáo theo quy định pháp luật - Thực nếp sống văn hóa, vệ sinh mơi trường việc khác theo quy định pháp luật *Cơ cấu tổ chức UBND xã Điềm Mặc bao gồm có: 01 Chủ tịch 01 Phó Chủ tịch, 02 Uỷ viên Uỷ ban ban, ngành chuyên môn - Chủ tịch UBND xã người đứng đầu điều hành công việc UBND xã, chịu trách nhiệm cá nhân thực quyền, nhiệm vụ theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 Phụ trách chung, khối nội chính, quy hoạch kế hoạch phát triển kinh tế xã hội địa phương - Các Uỷ viên Uỷ ban nhân dân + Một Uỷ viên phụ trách công an + Một Uỷ viên phụ trách quân - Các ban ngành chuyên môn trực thuộc UBND xã quan tham mưu, giúp UBND xã thực chức quản lý nhà nước địa phương thực Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ ĐIỀM MẶC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong trình hoạt động sản sinh nhiều tài liệu nguồn nộp lưu hàng năm vào lưu trữ tương đối nhiều Tại eo hẹp biên chế, mặt khác đặc điểm cấu tổ chức, UBND xã Điềm Mặc không thành lập phận Văn thư hay Lưu trữ riêng mà có phận văn phòng thống kê có bao hàm cơng tác Văn thư- lưu trữ bố trí cán phụ trách công tác Văn thư kiêm Lưu trữ Nhìn chung cơng tác lưu trữ xã nhiều hạn chế Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan thực hàng năm Tuy nhiên q trình thực có lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, thất lạc nhiều tài liệu có giá trị Trong cơng tác xác định giá trị tài liệu thiếu kết hợp cán phụ trách công tác đơn vị có tài liệu lãnh đạo quan Cơng tác thống kê, bảo quản thực tương đối tốt, trang thiết bị bảo quản chưa đa dạng, chưa có phòng (kho) lưu trữ tài liệu riêng tài liệu lưu trữ để phân tán Việc khai thác sủ dụng tài liệu chưa hiệu Vì vậy, thời gian tới tương lai UBND xã cần có biện pháp kế hoạch thực tích cực Qua hai tháng thực tập văn phòng thống kê thuộc UBND xã Điềm Mặc, vận dụng kiến thức học tập trường vào thực tế công việc quan Em tiếp thu, học hỏi nhiều kinh nghiệm cơng tác lưu trữ nói riêng cơng tác văn phòng nói chung Qua em nhận thấy cơng tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy nhà nước Sinh Viên : Trần Thị Điềm 29 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ Trong q trình hoạt động chưa có kho lưu trữ riêng UBND xã đạt yêu cầu công tác bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Đó nỗ lực phấn đấu khơng ngừng cán thời gian qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng Nhà nước giao cho, đóng góp phần khơng nhỏ vào việc bảo quản tốt di sản văn hố dân tộc nói chung nhân dân tỉnh Thái Nguyên nói riêng Qua em xin tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập UBND xã Điềm Mặc: -Tìm hiểu cấu tổ chức ,chức ,nhiệm vụ UBND xã Điềm Mặc -Nghiên cứu văn ,nội quy ,quy chế chế độ sách quan -Nghiên cứu văn ban hành UBND xã Điềm Mặc -Thực nghiệp vụ chuyên môn hoạt động văn thư - lưu trữ -Làm cơng việc giao văn phòng thống kê( đăng ký văn đi,đến vào sổ; đóng dấu văn đi,đến; thu thập tài liệu vào hồ sơ cơng việc……) -Hồn thành báo cáo thực tập -Tổng kết rút kinh nghiệm Công tác lưu trữ công việc thường xuyên liên tục Đây công việc đào tạo theo chuyên ngành nên thân em cố gắng hoàn thành tốt nghiệp vụ Đồng thời mạnh dạn đưa ý kiến thân để góp ý với quan cho cơng tác lưu trữ đạt kết cao *Một số ưu điểm tồn công tác lưu trữ -Ưu điểm: - Trong thời gian qua công tác quản lý tài liệu lưu trữ UBND xã Điềm Mặc quan tâm Tài liệu thu thập xếp cách khoa học, hợp lý, hầu hết hồ sơ, tài liệu chia thành năm Sinh Viên : Trần Thị Điềm 30 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ - Công tác văn thư - lưu trữ thực vào nề nếp, khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc Đặc biệt quan tâm cấp lãnh đạo công tác văn thư - lưu trữ - Hệ thống văn quản lý xã ban hành chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước - Đội ngũ cán làm cơng tác Văn phòng có trình độ chun mơn, công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình có tính minh bạch tuyển u cầu công việc - Thời gian làm việc cán Văn thư - lưu trữ chặt chẽ Mặt khác, hàng năm cán Văn thư - lưu trữ cử học lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức công tác văn thư - lưu trữ - Thực tốt công tác tiếp nhận, xử lý thông tin cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời - Cán văn thư - lưu trữ có trách nhiệm với cơng việc, nhiệt tình tâm huyết với cơng tác lưu trữ quan nói chung cơng tác khai thác sử dụng tài liệu nói riêng Cán văn thư - lưu trữ ln nhiệt tình, cởi mở tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả Mặc dù làm công tác kiêm nhiệm, song độc giả đến khai thác tài liệu cán văn thư - lưu trữ tận tình giúp đỡ để dễ dàng tiếp cận với tài liệu giải thắc mắc sử dụng tài liệu Nhìn chung cán phụ trách công tác văn thư- lưu trữ điều kiện làm việc gặp nhiều khó khăn sở vật chất cố gắng hồn thành cơng việc góp phần đáng kể vào cơng tác hành văn phòng xã -Tồn tại: Bên cạnh kết đạt nêu trên, công tác lưu trữ UBND xã Điềm Mặc số tồn là: • Cơng tác đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ UBND xã Điềm Mặc chưa nhiều Sinh Viên : Trần Thị Điềm 31 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp • Một Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ số cán bộ, nhân viên quan chưa đánh giá tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa hình thành thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ, ý thức giữ gìn bảo quản tài liệu chưa tốt Cán bộ, cơng chức phòng ban, đơn vị chưa lập hồ sơ công việc nên việc thu, nộp hồ sơ hàng năm chưa đầy đủ • Qua tháng thực tập làm việc UBND xã Điềm Mặc, thân em thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cần thiết thực tế với học nhiều điểm khác nên đợt thực tập rèn luyện, học hỏi rút kinh nghiệm cho thiếu sót q trình học tập hiểu rõ nghiệp vụ thực tế 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND xã Điềm Mặc Công tác Lưu trữ quan trọng việc lưu giữ văn bản, tài liệu quan trọng quan Vì vậy,em xin đề xuất hai nội dung nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ với UBND xã Điềm Mặc 3.2.1.Xây dựng phòng (kho) lưu trữ Lí quan chưa có phòng (kho) lưu trữ mà quan hàng năm sản sinh tương đối nhiều tài liệu, tài liệu có giá trị Bên cạnh tài liệu lưu trữ quan có ý nghĩa, giá trị bảo vệ văn hoá, sắc dân tộc Việc bố trí kho lưu trữ quan cần vào tình hình cụ thể điều kiện trụ sở, đầu tư xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ quan trụ sở quan Việc xây dựng phòng (kho) lưu trữ giúp quan quản lý, bảo quản tài liệu tốt hơn, xếp tài liệu khoa học Bên cạnh đó,nếu quan xây dựng phòng (kho) lưu trữ phân cơng cơng việc rõ ràng cán Văn thư cán Lưu trữ Việc tra tìm tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác Phục vụ cán quan đơng đảo độc giả đến tra tìm tài liệu, bảo quản văn thông tư,nghị tài liệu, từ trước để lại, việc xây dựng kho phải nhằm mục đích sau: Kho Lưu trữ phải đáp ứng yêu Sinh Viên : Trần Thị Điềm 32 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắn, phòng chống đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối loại trùng; khơng bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ tầng hầm tầng trụ sở quan, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; Kho phải xử lý chống mối, phẳng, chịu ma sát không gây bụi, Về môi trường: Bảo đảm yêu cầu nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thơng thống…Hệ thống điện phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an tồn, trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn, trang bị đủ phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy 3.2.2 Trang bị máy tiêu huỷ tài liệu UBND xã hàng năm sản sinh số lượng tài liệu tương đối nhiều tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài giá trị bảo quản vĩnh viễn mà cóp tài liệu bảo quản tạm thời Bên cạnh quan tiến hành chỉnh lý tài liệu tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa chưa tiêu huỷ mà để bao tải để góc riêng nên việc trang bị máy tiêu huỷ tài liệu cần thiết Giúp cho quan tiết kiệm diện tích kho tàng, bảo vệ bí mật tài liệu 3.3.Một số kiến nghị Trong thời gian thực tập nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND xã Điềm Mặc nhìn chung em thấy cơng tác thực theo quy định Nhà nước Tuy nhiên số hạn chế định Vậy em xin đóng góp số ý kiến 3.3.1.Đối với UBND xã Điềm Mặc - Cần phải ban hành văn đạo hướng dẫn cho quan cấp thực tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ Đồng thời phải thường xuyên có đợt kiểm tra, tra để đánh giá việc thực cơng tác quan quản lý để nắm rõ tình trạng cơng việc để từ Sinh Viên : Trần Thị Điềm 33 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ có phương án phù hợp để nâng cao hiệu việc quản lý, điều hành - Lãnh đạo quan phải quan tâm, trọng công tác lưu trữ, thực tốt việc quản lý tài liệu lưu trữ tránh việc làm mát thất lạc tài liệu có giá trị quan trọng - Bố trí nguồn kinh phí để đầu tư sở vật chất cho công tác Lưu trữ quản lý sử dụng hiệu - Cần thiết phải bố trí cán , cơng chức phụ trách công tác văn thư-lưu trữ chuyên trách - Hàng năm thành lập đoàn kiểm tra định kỳ cơng tác lưu trữ tồn quan - Cần đề quy chế, nội quy quy định cụ thể công tác lưu trữ quản Văn thư- lưu trữ cán phận Văn phòng cần xếp lại thời gian làm việc cho khoa học - Cơ quan cần đầu tư mua sắm số trang thiết bị hộp đựng tài liệu, máy vi tính, máy photo copy, máy hút bụi, máy điều hoà nhiệt độ,…… để phục vụ cho công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Cần có phối hợp công tác văn thư công tác lưu trữ việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ quan: cụ thể sử dụng chương trình quản lý tài liệu máy vi tính Với giao diện thuận tiện nhiều chức giúp cho người sử dụng giảm thiểu thời gian cập nhật quản lý thơng tin, điều đặc biệt hữu ích việc quản lý, đáp ứng yêu cầu cập nhật khai thác thơng tin nhanh chóng - Cơ quan cần tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán phòng, ban việc lập hồ sơ hành cơng việc mà giao thực giải Cần bố chí cho cán Văn phòng học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tiếp thu khoa học kỹ thuật để ứng dụng vào công tác lưu trữ Tạo điều kiện Sinh Viên : Trần Thị Điềm 34 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ cho việc hoàn thiện hồ sơ tài liệu đầy đủ nộp vào lưu trữ quan Giúp cho công tác bảo quản công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan đạt hiệu cao - Văn phòng cần thường xuyên cập nhật ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư - Lưu trữ - Cuối phải quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng Để tạo nên phát triển chung cho toàn thể quan Sinh Viên : Trần Thị Điềm 35 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ 3.3.2.Đối với môn lưu trữ ,khoa ,trường 3.3.2.1.Đối với môn lưu trữ Qua thời gian thực tập, em xin có số ý kiến nhỏ môn lưu trữ kính mong, Quý khoa, Nhà trường xem xét quan tâm - Trong trình giảng dạy đào tạo ln có phương pháp giảng dạy chun ngành Lưu trữ, tăng số đơn vị học trình đặc biệt số tiết thực hành để tiếp cận với công việc không khỏi bỡ ngỡ tiếp xúc với môi trường làm việc -Cần liên hệ thường xuyên với nơi tiếp nhận sinh viên thực tập để tìm hiểu tình hình thực tập sinh viên Như giảng viên theo dõi thực chất, chất lượng đợt thực tập sinh viên sao, đồng thời nhiều trường hợp cần có can thiệt , điều chỉnh nhà trường sinh viên -Tạo điều kiện cho sinh viên chuyên ngành lưu trữ tiếp xúc sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng như: máy photo, máy fax, máy in, máy quét tài liệu, máy huỷ tài liệụ … thời đại cơng nghiệp hố, đại hoá ngày với phát triển khoa học cơng nghệ thơng tin phương tiện đại gắn liền với công tác lưu trữ quan nhằm đem lại hiệu công việc cao 3.3.2.2.Đối với Nhà trường ,khoa Là trường có truyền thống lâu năm đào tạo ngành Văn thư, lưu trữ Trong 40 năm qua kể từ thành lập trường tiếp nhận, giảng dạy cho đời nhiều hệ cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng đáp ứng nhu cầu xã hội nguồn nhân lực lĩnh vực lưu trữ Trong trình học tập trường hệ sinh viên nhận quan tâm, bảo, giúp đỡ tận tình Ban giám hiệu nhà trường đặc biệt thầy cô giáo khoa Văn thư- lưu trữ Có thể nói chúng em Sinh Viên : Trần Thị Điềm 36 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị nhiều kiến thức chuyên ngành theo học Đây hành trang, tảng vững giúp em bước vào thực tiễn trở thành cán lưu trữ với đầy đủ lực, phẩm chất nghề nghiệp Bên cạnh việc trang bị cho sinh viên kiến thức lí luận nghiệp vụ, nhà trường tổ chức cho chúng em tiếp xúc chỉnh lý khối tài liệu hình thành trình hoạt động trường Tuy nhiên thời gian thực hành hạn chế nên việc thực thao tác chậm, qua kinh nghiệm tích lũy chưa nhiều Chính vậy, nhà trường khoa Văn thư- lưu trữ nên quan tâm tạo thêm điều kiện cho sinh viên thời gian thực tập cuối khóa để chúng em tiếp xúc thực tế cộng với công tác lưu trữ nhiều hơn, hội cho chúng em hoàn thiện kiến thức, đúc kết thêm kinh nghiệm q báu nhằm hồn thiện thân trình trở thành cán lưu trữ tương lai Để tạo cho sinh viên có khái niệm bước đầu cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác chỉnh lý nói riêng với tạo phấn khởi, thêm niềm tin công việc tương lai, từ năm đầu tiên, Khoa nên tổ chức cho sinh viên thăm quan Trung tâm Lưu trữ Lịch sử sinh viên biết quy trình nghiệp vụ cơng tác Lưu trữ Khoa nên xây dựng tài liệu lưu trữ đầy đủ sinh động phục vụ cho công tác giảng dạy, làm cho sinh viên dễ hiểu tiếp thu giảng Ví dụ: Khi giảng mơn Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, nên có ảnh quý Việt Nam đầu kỷ 20, cuộn băng ghi âm Chủ tịch Hồ Chí Minh hay số phim thời tài liệu quý thời chống Pháp, chống Mỹ Đối với tài liệu giấy vậy, chụp tài liệu quý để minh họa làm cho sinh viên dễ hiểu có khái niệm rõ rang tài liệu Ngồi trình học tập sinh viên, nhà trường khoa cần tổ chức thêm nhiều buổi ngoại khóa cho chúng em tham quan, tận mắt chứng kiến trình thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu quan, trung Sinh Viên : Trần Thị Điềm 37 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ tâm lưu trữ, chí trực tiếp tham gia vào cơng tác để chúng em hồn thiện kĩ thao tác nghiệp vụ Không vậy, buổi ngoại khóa phần giúp chúng em nhận điểm yếu để có biện pháp khắc phục hồn thiện cách tốt Trên số ý kiến đóng góp mà em dựa sở kiến thức học tập trường vào văn quy định Nhà nước kính mong, Quý khoa, Nhà trường xem xét quan tâm Sinh Viên : Trần Thị Điềm 38 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ C KẾT LUẬN Công tác Lưu trữ coi hoạt động quản lí quan, tổ chức Trong thời gian thực tập tháng UBND xã Điềm Mặc khoảng thời gian không dài đủ cho em nhận thức tình hình cơng tác Lưu trữ của quan Bên cạnh cho em so sánh giữ lý thuyết thực tiễn Thấy ưu điểm tồn công tác Lưu trữ quan Nhận thức rõ ngành nghề mà em chọn, vai trò thân xã hội Hiểu rõ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Và thấy trách nhiệm xã hội với nhân dân Làm để bảo quản tài liệu lưu trữ tốt Làm để không để thất lạc hay hư hỏng tài liệu Làm để tài liệu độc giả sử dụng cách có hiệu Và làm xã hội biết đến hiểu tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Những kết báo cáo trình làm việc tìm hiểu nghiêm túc em suốt trình thực tập UBND xã Điềm Mặc Hy vọng kết nguồn thông tin quý giá giúp công tác Lưu trữ UBND xã Điềm Mặc thời gian tới thực tốt hơn, quan tâm phát triển nữa, góp phần vào q trình phát triển đất nước Tuy nhiên, khối lượng công việc nhiều lần tiếp xúc với công việc thực tế, với môi trường làm việc nên thân em gặp nhiều khó khăn, thiếu sót q trình giải cơng việc Qua báo cáo này, lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo cua quan , cán thuộc văn phòng thống kê xã cung cấp tài liệu quý báu, đạo tận tình giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , đặc biệt thầy, cô khoa Văn thư - Lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian ngồi ghế Nhà trường, tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế Vì kính mong thầy, giáo giúp đỡ, xem xét bổ sung để báo cáo em hoàn thiện Sinh Viên : Trần Thị Điềm 39 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ D.PHỤ LỤC NHỮNG HÌNH ẢNH CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC Bàn làm việc văn thư - lưu trữ xã Sổ đăng ký văn cua UBND xã Sinh Viên : Trần Thị Điềm 40 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ Sổ đăng ký công văn đến UBND xã Tủ đựng tài liệu văn thư –lưu trữ xã Sinh Viên : Trần Thị Điềm 41 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Sinh Viên : Trần Thị Điềm Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ 42 Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Sinh Viên : Trần Thị Điềm Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lớp : DHLTH13A ... Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư – Lưu trữ DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND TLLT Sinh Viên : Trần Thị Điềm Ủy ban... lai Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 SINH VIÊN TRẦN THỊ ĐIỀM Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn... nét UBND xã Điềm Mặc, huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Điềm Mặc, huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên Sinh Viên : Trần Thị Điềm Lớp : DHLTH13A Báo Cáo