Đang tải... (xem toàn văn)
0MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 3 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA 5 1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của nhà trường và Văn phòng nhà trường 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nhà trường 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng: 6 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.1. Các loại văn bản của nhà trường ban hành 10 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 11 3. Công tác quản lý văn bản đi 11 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 12 3.2. Đăng ký văn bản 12 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 14 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15 3.5. Lưu văn bản đi 16 4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 16 4.2. Đăng ký văn bản đến 18 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 19 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19 5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 5.1. Các loại dấu cơ quan 20 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 20 5.3. Bảo quản con dấu 22 6. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 22 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 22 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 25 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 7. Công tác tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 28 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 28 7.2. Nhận xét, đánh giá chung 29 8. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của nhà trường 29 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 30 8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 32 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 2. Đánh giá chung 33 2.1. Ưu điểm 33 2.2. Hạn chế 34 2.3. Nguyên nhân 34 2.4. Kiến nghị 35 C. TÀI LIỆU THAM KHẢO 36
Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) 0MỤC LỤC A LỜI NĨI ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA .5 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức nhà trường Văn phòng nhà trường 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức nhà trường .5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng: .6 Công tác soạn thảo ban hành văn 10 2.1 Các loại văn nhà trường ban hành 10 2.2 Thẩm quyền ban hành văn 11 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 2.4 Quy trình soạn thảo văn 11 Công tác quản lý văn .11 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn 12 3.2 Đăng ký văn 12 3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 14 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 15 3.5 Lưu văn .16 Công tác quản lý giải văn đến .16 4.1 Tiếp nhận văn đến 16 4.2 Đăng ký văn đến 18 4.3 Trình, chuyển giao văn đến 19 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến .19 Công tác quản lý sử dụng dấu 20 5.1 Các loại dấu quan .20 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 20 5.3 Bảo quản dấu 22 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 22 6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức 22 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ .22 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 25 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 26 Cơng tác tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 28 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 28 7.2 Nhận xét, đánh giá chung .29 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 29 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động nhà trường 29 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 30 8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 32 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 Đánh giá chung 33 2.1 Ưu điểm 33 2.2 Hạn chế 34 2.3 Nguyên nhân 34 2.4 Kiến nghị 35 C TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) A LỜI NĨI ĐẦU Theo lời dạy của Bác Hồ: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải không đúng… Cho nên, phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật” Trong bối cảnh kinh tế thị trường theo định hướng XHCN Việt Nam, có nhiều tổ chức hoạt động quan quyền lực nhà nước; quan hành nhà nước; quan tư pháp; tổ chức trị - xã hội; đơn vị nghiệp; quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; tổ chức phi phủ; doanh nghiệp… Trong cấu quan, tổ chức “văn phòng” phận khơng thể thiếu, chí doanh nghiệp văn phòng (trụ sở chính) pháp luật quy định phận bắt buộc tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (Khoản Điều 35 Luật Doanh nghiệp) Văn phòng khơng hiểu đơn giản phận giải công việc hành đơn giản xử lý văn bản, quản lý dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà phải nơi mang lại giá trị khác cho tổ chức tham mưu xây dựng hệ thống quy định, chế làm việc tổ chức thực quy định để quản lý hệ thống; tham mưu đảm bảo nguồn lực tổ chức; phối hợp điều hòa hoạt động tổ chức thơng qua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức hoạt động đối nội nhằm xây dựng máy chuyên nghiệp vững mạnh; tổ chức hoạt động đối ngoại để xây dựng hình ảnh phát triển thương hiệu, uy tín tổ chức… Như vậy, rõ ràng văn phòng phận quan trọng cấu tổ chức quan, doanh nghiệp Sau thời gian kiến tập nghiệp vụ trường THPT Phan Huy Chú – Đống Đa Trên sở áp dụng lý thuyết dạy nhà trường giúp đỡ nhiệt tình Ban giám hiệu cán viên chức nhà trường giúp em có kiến thức thực tế q báu cơng tác văn phòng Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) Qua báo cáo em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy, giáo tận tình giảng dạy giúp đỡ chúng em suốt trình học tập nghiêm cứu Bên cạnh đó, em xin cảm ơn Ban giám hiệu viên chức trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện, hướng dẫn suốt trình kiến tập nhà trường Dù có nhiều cố gắng báo cáo em không tránh khỏi sai sót, mong đóng góp ý kiến thầy, cô bạn Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 04 tháng năm 2017 Sinh viên Tô Thị Yến Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức nhà trường Văn phòng nhà trường 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức nhà trường 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhà trường Trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa thành lập vào ngày 12 tháng 08 năm 1997 theo Quyết định 3059 QĐUB/UBND thành phố Hà Nội mơ hình trường Bán cơng trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội Theo Quyết định số 2312/QĐUB/UBND ngày 28/11/2008 UBND Thành phố Hà Nội việc chuyển trường THPT Bán công thành trường THPT Công lập đơn vị nghiệp công lập tự chủ đảm bảo tồn chi phí, hoạt động thường xun theo nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25.4.2006 Chính phủ Với mơ hình Hội đồng giáo dục học sinh nhà trường thân thiện, cởi mở, chan hòa, đồn kết Sự chuyển đổi đòi hỏi động, làm việc khoa học tất phận, cá nhân Bắt đầu từ năm học 2008 - 2009, nhà trường mạnh dạn xây dựng Đề án xây dựng trường chất lượng cao, bước thí điểm lớp chất lượng cao, chiếu đến năm 2015 tồn trường hoạt động theo mơ hình chất lượng cao Năm học 2013 - 2014 trường công nhận đạt chuẩn Quốc gia chọn thí điểm xây dựng mơ hình trường chất lượng cao thành phố Hà Nội Ngày 25/05/2015 nhà trường vinh dự nhận định số 2374/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội việc công nhận trường THPT đạt tiêu chí trường chất lượng cao thành phố - Nhà trường tổ chức giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp THPT Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) hoạt động giáo dục, nguồn lực tài chính, kết đánh giá chất lượng giáo dục - Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định pháp luật - Tuyển sinh tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học sinh theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo - Thực kế hoạch phổ cập giáo dục phạm vi phân công - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực cho hoạt động giáo dục Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức cá nhân hoạt động giáo dục - Quản lý, sử dụng bảo quản sở vật chất, trang thiết bị theo quy định Nhà nước - Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội - Thực hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật 1.1.2 Cơ cấu tổ chức nhà trường HIỆU TRƯỞNG PHĨ HIỆU TRƯỞNG Tổ Tốn - Tin Nhóm Tốn Nhóm Tin Tổ Tự nhiên Nhóm Lý PHĨ HIỆU TRƯỞNG PHĨ HIỆU TRƯỞNG Tổ Hóa Sinh Nhóm Hóa Tổ Ngữ văn Tổ Xã hội Tổ Tiếng Anh Tổ Văn phòng Nhóm Sử Nhóm VP Nhóm Địa Nhóm Giám thị Nhóm Nhóm C Sinh Nhóm Nhóm Nghệ Bảo vệ GDCD 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn Nhóm Nhóm phòng: Lao GDTC công Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) ST T Tên nhóm Thành phần Nhóm Văn phòng (Trưởng nhóm: Đặng Thị Ngọc Lan - Kế toán) - Nhân viên (NV) Kế toán - NV Văn thư - NV Y tế - NV phụ trách phòng tin - NV Giáo vụ - NV Quản lý bán trú Số Chức năng, nhiệm vụ lượn quyền hạn g 06 - Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch làm việc tuần, tháng, năm nhà trường - Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động nhà trường tham mưu cho Ban giám hiệu biện pháp giải xử lý - Tư vấn văn cho Hiệu trưởng, chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn - Thực công tác văn thư lưu trữ, giải thủ tục hành - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp nhà trường công tác thư từ, tiếp khách Tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm, chi trả tiền lương, Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) ST T Tên nhóm Thành phần Nhóm Giám thị (Trưởng nhóm: Nguyễn Minh Tuấn) Số lượn g 03 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn thưởng, nghiệp vụ - Mua sắm trang thiết bị nhà trường, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc nhà trường, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác nhà trường - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe - Quản lý học sinh ngồi phòng học suốt buổi học - Theo dõi học sinh ra, vào lớp giờ, nghỉ học, sơ kết số học sinh nghỉ học hàng tuần để đánh giá thi đua cuối học kỳ - Giáo dục học sinh thực nội quy nhà trường, cam kết gia đình nhà trường, ngăn chặn hành vi dẫn tới vi phạm nội quy - Bước đầu quản lý xử lý học sinh học sinh vi phạm nội quy giáo viên môn cho khỏi lớp học Thông báo kết xử lý kỷ luật Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) ST T Tên nhóm Thành phần Số lượn g Nhóm Lao cơng (Trưởng nhóm: Nguyễn Thị Bích Liên) 06 Nhóm Bảo vệ (Trưởng nhóm: Nguyễn Hồng Lợi) 05 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn học sinh cho GVCN báo cáo với GV trực ngày - Cuối buổi học với bảo vệ triển khai vòng ngồi, giải tỏa ùn tắc giao thơng Kịp thời ngăn chặn tượng va chạm, gây gổ đánh trường, giữ trật tự an ninh khu vực lớp học - Quản lý CSVC điện phòng học theo phòng phân cơng Hàng ngày phải ghi đầy đủ nhận xét, cách giải kết vào sổ trực - Lau chùi, quét dọn khu lớp học, khu hiệu bộ, phòng nghỉ giáo viên… - Làm khu vệ sinh sau tiết học, khơng để vòi nước tự chảy đảm bảo khu vực vệ sinh ln sẽ, khơng có mùi, khung cảnh nhà trường sạch, đẹp - Bảo vệ tài sản CSVC nhà trường, giữ gìn trật tự an ninh ngồi trường - Khơng cho người Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) ST T Tên nhóm Thành phần Số lượn g Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mang tài sản trường khỏi trường ý kiến Hiệu trưởng - Khơng cho người lạ vào trường - Giao tiếp với khách phụ huynh học sinh: Lịch sự, văn minh, niềm nở - Cuối ca ghi sổ trực tượng xảy biện pháp giải Tổng cộng số thành viên: 20 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổ trưởng tổ Văn phòng (Nhân viên Kế tốn) Phó tổ trưởng tổ Văn phòng NV Văn thư Nhóm Bảo vệ NV Y tế Nhóm Giám thị NV Tin Nhóm Lao công NV Giáo vụ 10 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại Danh mục hồ sơ Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị lập người lập Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Bước 4: Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ: Bước 5: Hồn thiện dự thảo - Văn thư trình Hiệu trưởng ký để ban hành vào đầu năm Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi cá nhân, đơn vị có liên quan để thực việc lập hồ sơ theo Danh mục; - Trong q trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ đơn vị để văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ nhà trường SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA Năm 2017 Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) 02 năm 03 năm 03 năm 03 năm 03 năm Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư 03 năm Văn thư 05 năm 03 năm Văn thư Văn thư VTT01 VTT02 VTT03 VTT04 VTT05 VTT06 I VĂN THƯ TRƯỜNG Hồ sơ Công tác văn thư, lưu trữ Hồ sơ thi Giữa học kỳ II Hồ sơ thi Học kỳ II Hồ sơ thi thử THPT Quốc gia lần Hồ sơ thi thử THPT Quốc gia lần Hồ sơ Công tác thi đua - khen VTT07 VTT08 thưởng Hồ sơ Tổng kết năm học Hồ sơ Tuyển sinh vào lớp 10 23 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ VTT09 VTT10 Hồ sơ thi THPT Quốc gia 2017 10 Hồ sơ chuyển trường đầu năm học 03 năm 03 năm Văn thư Văn thư BTT01 II BAN TRUYỀN THÔNG Hồ sơ Ngày hội sáng tạo 03 năm BTT02 Hồ sơ Lễ Bế giảng năm học 03 năm Đ/c Huy Đ/c Huy BTT03 Hồ sơ Lễ hội Xuân yêu thương 03 năm Đ/c Huy BTT04 Hồ sơ Lễ Tri ân 03 năm Đ/c Huy 03 năm Đ/c Thành BTD01 III BAN TRÍ DỤC Hồ sơ thi Học sinh Giỏi cụm Thanh Xuân BTD02 Hồ sơ thi Học sinh Giỏi Thành phố 03 năm Đ/c Thành BTD03 Hồ sơ thi Giáo viên giỏi cấp Cụm 03 năm Đ/c Thành BTD04 Hồ sơ thi Giáo viên giỏi cấp Thành phố 03 năm Đ/c Thành BTD05 Hồ sơ thi Olympic cấp trường 03 năm Đ/c Thành BTD06 Hồ sơ Sáng kiến kinh nghiệm 03 năm Đ/c Thành BTD07 Hồ sơ Phát triển chương trình giáo dục 03 năm Đ/c Thành nhà trường IV BAN ĐỨC DỤC BDD01 Hồ sơ quản lý học sinh 03 năm Đ/c Nga BDD02 Hồ sơ xét duyệt Hạnh kiểm học sinh 03 năm Đ/c Nga BDD03 Hồ sơ Giáo viên chủ nhiệm 03 năm Đ/c Nga Bản Danh mục hồ sơ có: 24 hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; 24 hồ sơ bảo quản có thời hạn 6.3 Phương pháp lập hồ sơ * Những nguyên tắc lập hồ sơ: 24 Ghi Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) - Chỉ đưa vào hồ sơ văn thuộc chức năng, nhiệm vụ giao; - Văn hồ sơ phải hồn chỉnh có liên hệ mật thiết, hợp lý chặt chẽ, phản ánh diễn biến công việc; - Văn hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý Bước 1: Mở hồ sơ: - Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 - Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ ban hành, kể phận, phòng ban chưa ban hành Danh mục hồ sơ); - Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hoàn chỉnh, hồ sơ ghi thức bút mực Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ: Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề: “Hồ sơ việc tuyển sinh lớp 10 năm 2016 - Trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa” cần thu thập đầy đủ văn như: Kế hoạch tuyển sinh; Thông báo tuyển sinh; Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh; Thông báo điểm chuẩn; Đơn tuyển sinh; Thời gian, địa điểm thu nhận hồ sơ; Danh sách học sinh trúng tuyển; Danh sách xếp lớp học sinh sau trúng tuyển, Đĩa CD chứa liệu học sinh trúng tuyển Bước 3: Sắp xếp công văn, giấy tờ hồ sơ: 25 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) Tại trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa tài liệu hồ sơ xếp theo thời gian - Khi xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ - Nếu hồ sơ dày 3cm tách thành đơn vị bảo quản khác để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập - Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu - Nếu hết năm mà cơng việc chưa giải xong; chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ để bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Khi đó, cột ghi Danh mục hồ sơ ghi hồ sơ chưa giải xong ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải Bước 4: Kết thúc biên mục hồ sơ: Công việc giải xong hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra xếp trật tự văn hồ sơ; bổ sung đầy đủ giấy tờ thiếu; loại văn trùng thừa, nháp, thảo có (trừ thảo quan trọng, có ý kiến trực tiếp lãnh đạo); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ - Đánh số tờ lên góc phải tờ văn bút chì Bước 5: Viết bìa hồ sơ: 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.4.1 Trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 26 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) Hiệu trưởng nhà trường có trách nhiệm đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ nhà trường theo quy định Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm giải công việc ngày Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải Hiệu trưởng nhà trường đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Trường hợp nghỉ hưu, việc hay chuyển cơng tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận 6.4.2 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong 27 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo - Thủ tục nộp lưu: Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại Cơng tác tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Chấp hành nghiêm quy định thời gian làm việc Nhà nước Không làm việc riêng hành chính, khơng uống rượu, bia trước làm việc Trang phục lịch sự, đầu tóc gọn gàng Khơng mặc quần lửng, váy ngắn trang phục không phù hợp với nghành giáo dục, gây phản cảm Đeo thẻ công chức làm việc Giao tiếp với đồng nghiệp, với công dân đảm bảo lịch sự, niềm nở, khiêm tốn, tôn trọng ngôn ngữ sáng Không hút thuốc quan, phòng làm việc Khơng đeo tai nghe, bật nhạc chơi điện tử thiết bị giải trí khác làm việc Khơng tự ý phát ngôn, cung cấp thông tin, tài liệu không thẩm quyền; không xúc phạm nhân phẩm người khác; khơng đánh bạc hình thức Phòng làm việc ngăn nắp, gọn gàng Các tài liệu lưu giữ sử dụng theo tiêu chuẩn ISOO: 9001- 2008 Thực thi nhiệm vụ Đảm bảo rõ: “ Rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ hiệu quả” 28 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) Mỗi cá nhân thực theo đề án việc làm, đảm bảo đầu việc thông suốt làm việc sở kế hoạch tuần, tháng lãnh đạo phê duyệt Khuyến khích tư sáng tạo, tư phản biện công việc Nêu cao trách nhiệm, hiệu quả, đạo đức công vụ Sản phẩm cá nhân đạo đức công chức Đạo đức công chức sản phẩm chất lượng cá nhân công việc Thực thông tin báo cáo đầy đủ thời gian quy định Tiếp giao dịch với công dân Đảm bảo: Trọng dân, gần dân, hiểu dân có trách nhiệm với dân Làm việc với người dân thái độ niềm nở, tận tình, trách nhiệm Khi giải công việc cho tổ chức, công dân không sách nhiễu, đặt quy định khác đẻ công dân phải lại nhiều lần mục đích cá nhân Tuyệt đối, không hẹn gặp để giải công việc bên quan hàng quán làm việc Khi xảy sai sót, phải thành thật nhận lỗi thành thật tự phê bình, rút kinh nghiệm 7.2 Nhận xét, đánh giá chung Là đơn vị giáo dục hành nghiệp nhà nước nên việc thực nghi thức nhà nước, giao tiếp nhà trường thực nghiêm túc, quy định Nhà nước Những quy định giấc làm việc, trang phục, cách giao tiếp với công dân bước cải thiện, nâng cao bước tạo niềm tin phụ huynh học sinh đến giao dịch, thực thủ tục hành Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động nhà trường 29 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) - Máy tính nối mạng - Máy in - Máy photocopy - Máy scan - Máy điện thoại 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng cơng tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phòng Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy in…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) * Yêu cầu quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển quan, đơn vị; - Phải xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý; Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng nội đơn vị; bố trí, phân cơng người quản lý sử dụng, theo dõi trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ hồ sơ biên giao nhận trang thiết bị theo dõi toàn trang thiết bị văn phòng 30 Tơ Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) đơn vị; thơng báo đề nghị Văn phòng điều chuyển trang thiết bị văn phòng khơng nhu cầu sử dụng lý trang thiết bị không sử dụng được; đạo cơng tác bàn giao tài sản công hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản cơng thuộc phạm vi đơn vị quản lý có thay đổi tổ chức thay đổi Thủ trưởng đơn vị - Phải đáp ứng yêu cầu công khai * Yêu cầu sử dụng: Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục đích Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền * Yêu cầu người sử dụng: Người sử dụng có trách nhiệm: - Bảo quản, giữ gìn sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; - Thông báo kịp thời tình trạng hư hỏng trang thiết bị giao đề nghị Văn phòng sửa chữa; - Báo cáo Hiệu trưởng xảy mát biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị giao; - Bảo quản tem kiểm kê dán thiết bị trình sử dụng bàn giao biên trang thiết bị giao chuyển cơng tác, nghỉ hưu * Quản lý q trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công 31 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) - Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức * Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật: - Thành lập ban lý - Căn vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị trang thiết bị để lựa chọn phương thức lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức phải công bố thực công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng - Phần mền quản lý Điểm học sinh: c3.hanoiedu.vn; Giáo dục điện tử (eSAMs) - Phần mềm quản lý thi đua khen thưởng: qlkt.hanoiedu.vn - Phần mềm quản lý Sáng kiến kinh nghiệm: skkn.hanoiedu.vn - Phần mềm quản lý thi quanlythithptqg.edu.vn 32 tốt nghiệp THPT Quốc gia: Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Đánh giá chung 2.1 Ưu điểm Bộ phận Văn phòng nhà trường ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao hàng năm Công chức phận văn phòng chủ yếu hệ trẻ có lòng nhiệt huyết tư sáng tạo Việc xây dựng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán công chức có trình độ chun mơn, có phẩm chất trị tốt, động, có tinh thần trách nhiệm cao công việc lãnh đạo nhà trường quan tâm, tạo điều kiện để cán bộ, công chức tham gia lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên mơn Văn phòng thực tốt chức tham mưu tổng hợp, phục vụ hậu cần quan Văn phòng tham mưu cho Hiệu trưởng nhà trường xây dựng chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, năm; qua giúp cho lãnh đạo cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ động công tác triển khai nhiệm vụ đồng thời giúp cho Hiệu trưởng công tác kiểm tra, giám sát dễ dàng, xác từ có điều chỉnh phù hợp với thực tế Công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo nhà trường Sở Giáo dục đào tạo Hà Nội quan tâm thời gian qua.Nhà trường ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kho lưu trữ, hệ thống hóa lại sổ sách bước đưa cơng tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp Trang thiết bị văn phòng dần đại hóa trang bị đầy đủ hỗ trợ nhiều công việc thực nhiệm vụ văn phòng, giúp cho việc nâng cao suất lao động cán bộ, giáo viên nhân viên 33 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) Hiện việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác nhà trường đặc biệt quan tâm nên mang lại thuận tiện hiệu cơng việc Ví dụ đồng hóa tất cán bộ, giáo viên, nhân viên dùng hệ thống Office 365 để gửi văn bản, nhắn tin Mỗi học sinh có địa mail riêng để dễ dàng học tập liên lạc 2.2 Hạn chế Bên cạnh thành tích đạt cơng tác văn phòng trường THPT Phan Huy Chú - Đống Đa tồn hạn chế sau: Biên chế cho văn phòng mà công việc nhiều nên tạo áp lực cho cán văn phòng việc thực nhiệm vụ Việc bố trí cơng việc cho nhân chưa đồng đều: Người nhiều việc, người việc Thời gian lãnh đạo giao việc cho phận văn phòng gấp gáp gây ức chế q trình thực thi cơng việc Các tổ nhóm chun mơn chưa chủ động công tác lập hồ sơ công việc, để văn phòng phải đơn đốc nhiều lần; tài liệu để rời lẻ, bó gói, khơng xếp gọn gàng, nhiều hồ sơ chưa giao nộp vào lưu trữ quan thời gian quy định Do gây khó khăn việc chỉnh lý tài liệu công tác lưu trữ quan Các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cấp tổ chức ít, chất lượng chưa cao mang nặng tính hình thức; thái độ dự buổi tập huấn cán bộ, công chức chưa nghiêm túc Việc quản lý sử dụng tài sản cơng chưa quan tâm mực Ý thức sử dụng tài sản công số cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa tốt gây lãng phí cho tổ chức 2.3 Ngun nhân 34 Tơ Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) Việc kiểm tra, giám sát Ban giám hiệu phận văn phòng chưa sát Thái độ làm việc số nhân viên đôi lúc chưa thực tốt Nhận thức cán bộ, công chức chuyên môn việc lập hồ sơ cơng việc hạn chế 2.4 Kiến nghị Đối với lãnh nhà trường nên quan tâm kiểm tra, giám sát cơng tác phận văn phòng Mở nhiều lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức chuyên môn từ nâng cao nhận thức cơng tác lập hồ sơ công việc Thường xuyên nâng cấp ứng dụng cơng thơng tin cơng tác văn phòng, giúp phần mềm chạy ổn định tạo kiều kiện cho cán bộ, cơng chức sử dụng ứng dụng công việc Ban hành quy chế sử dụng tài sản công kiểm tra giám sát việc thực quy chế cách nghiêm túc Đưa việc thực quy chế công tác văn thư, lưu trữ vào đánh giá nhận xét thi đua cuối năm cán bộ, cơng chức Cử cán bộ, cơng chức văn phòng học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chuyên ngành Kịp thời thay trang thiết bị văn phòng bị hỏng để khơng để ảnh hưởng đến công việc cán bộ, công chức 35 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) C TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 99/2016/NĐ- CP ngày 01/07/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ trưởng Bộ Tư pháp thể thức, kĩ thuật tŕnh bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang văn quy phạm pháp luật liên tịch Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 10 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 11 Nghị định 145/2013/NĐ-CP quy định tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại đón, tiếp khách nước ngồi Chính Phủ ban hành ngày 29/10/2013; 12 Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ban hành kèm theo quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 02/08/2007; 36 Tô Thị Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) 13 Thơng tư số 12/2002/BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 14 Thơng tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/04/2012 Bộ Công an quy định dấu quan, tổ chức, chức danh Nhà nước 15 Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội 16 Nguyễn Minh Phương (2014) Quản lý giải văn quan, tổ chức, Nhà xuất Chính trị Quốc gia 17 Trường Đại học Nội vụ (2016) Nghiệp vụ Văn thư Nhà xuất Lao động 18 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 19 Website: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước www.luutruvn.gov.vn 37 ... Yến - 11/12/1985 - Lớp Quản trị Văn phòng (1306) B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức nhà trường. .. NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG THPT PHAN HUY CHÚ - ĐỐNG ĐA Năm 2017 Số ký hiệu HS Tên đề mục tiêu đề... 3.5 Lưu văn - Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền - Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Tại trường THPT Phan Huy Chú – Đống Đa, loại văn đánh số riêng - Cán văn thư