Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích lựa chọn đề tài 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và Phòng Tổ Chức Hành Chính của công ty 3 1.1.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty 3 1.1.2. Quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty 5 1.2. Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính của công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.2.2.1 Công tác văn phòng 6 1.2.2.2. Công tác tổ chức, chế độ chính sách 6 1.2.2.3. Công tác bảo hộ lao động 7 1.2.2.4. Công tác bảo vệ 7 1.2.2.5. Công tác phục vụ 7 1.2.2.6. Công tác khác 7 1.2.3. Quyền hạn 8 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 8 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 9 2.1. Lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ 9 2.1.1. Công tác văn thư 9 2.1.2. Công tác lưu trữ 10 2.1.3. Khái niệm, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.3.1. Khái niệm công tác văn thư-lưu trữ 10 2.1.3.2. Vai trò công tác văn thư- lưu trữ 11 2.1.4. Khái niệm, nội dung của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần đầu tư sông Đà Sao Việt 13 2.2.1. Hệ thống các văn bản quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư sông Đà Sao Việt về công tác văn thư, lưu trữ. 13 2.2.2. Mô hình tổ chức văn thư của công ty 14 2.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lí công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ 14 2.2.4. Kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại công ty 15 2.3. Công tác văn thư của Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 15 2.3.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty 15 2.3.1.1. Các loại văn bản mà công ty ban hành, Thẩm quyền ban hành văn bản 15 2.3.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 15 2.3.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty và thực trạng 16 2.3.1.3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty 16 2.3.1.3.2. Nhận xét và giải pháp khắc phục hạn chế 20 2.3.2. Công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 21 2.3.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 24 2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu 28 2.3.4.1. Các loại dấu trong công ty 28 2.3.4.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu trong công ty 28 2.3.5. Công tác lập hồ sơ 30 2.4. Tìm hiểu về công tác lưu trữ của Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 33 2.4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 33 2.4.2. Xác định giá trị tài liệu 34 2.4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 34 2.4.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 35 2.4.5. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 35 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CPĐT SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 36 3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ 36 3.2. Một số khuyến nghị 38 C. PHẦN KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT HĐQT Hội đồng quản trị ĐHĐCĐ Đại hội đồng cổ đông BKS Ban kiểm soát CPĐT Cổ phần đầu tư TC-HC Tổ chức Hành chính LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài báo cáo thực tập với đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Mai Anh nhân viên lễ tân - văn th
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Họ tên: HÀ VĂN BÌNH Lớp: ĐH.QTVP13B Khoa: Quản trị văn phòng Khóa: 2013-2017 BÁO CÁO THỰC TẬP Đề tài: Tìm hiểu cơng tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt Địa chỉ: Cụm CN Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội Giảng viên hưỡng dẫn: Ths Nguyễn Đăng Việt Cán hướng dẫn quan: Nguyễn Thu Hằng MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT HĐQT ĐHĐCĐ BKS CPĐT TC-HC Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm sốt Cổ phần đầu tư Tổ chức Hành LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo thực tập với đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Mai Anh nhân viên lễ tân văn thư tồn thể cán bộ, anh chị nhân viên phòng Tổ chức – Hành Chính Cơng ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian em thực tập Bài báo cáo em hồn thành tốt khơng có hướng dẫn tận tình thầy, giáo giảng viên khoa Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian thực tập 02 tháng (từ ngày 10/01/2016 đến ngày 10/3/2017) ngắn, nhờ giúp đỡ giáo viên hưỡng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác thực tiễn Trong suốt thời gian thực tập, em có hội thực hành cơng việc văn phòng Qua tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng cơng tác Văn phòng Em viết báo cáo mong muốn nhận góp ý thầy, giáo để giúp em hồn thiện nghiệp vụ để em có sở, tảng kiến thức để phục vụ cho cơng tác sau với hy vọng góp phần công sức công đổi đất nước, công cải cách hành nước nhà Vì vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Một lần cho phép em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên chúng em có hội khảo sát thực tế qua đợt thực tập Xin chân thành cảm ơn anh, chị cơ, phòng Tổ chức – Hành Chính Cơng ty Cổ phần đầu tư Sơng Đà Sao Việt tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bào cáo này! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung em trình bày đề tài em tự tìm hiều, nghiên cứu trình bày theo suy nghĩ thân, không chép nguyên văn từ tài liệu Em xin chịu trách nhiệm với đề tài ! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Sông Đà Sao Việt công ty thành lập (năm 2006), trải qua 10 năm hình thành phát triển đến cơng ty tạo lập vị vững chắc, hình ảnh tin tưởng mắt đối tác Để thực mục tiêu đưa công ty trở thành công ty lớn lĩnh vực lập dự án, đầu tư xây dựng cơng tác văn phòng Cơng ty có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động công ty Trong cơng tác văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ có vị trí quan trọng việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ, cho yêu cầu quản lý điều hành theo chức nhiệm vụ giao quan, văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư – lưu trữ để quản lí thống sử dụng có hiệu quả, văn bản, giấy tờ dùng để cơng bố, truyền đạt đường lối chủ trương, sách Đảng, Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác quan, ngành, cấp; ghi chép kinh nghiệm đúc kết tài liệu cần thiết Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động văn phòng Cơng ty CPĐT Sông Đà Sao Việt việc thực mục tiêu Công ty nên em xin chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” nhằm bồi đắp thêm kiến thức cho thân tìm hiểu cách thức tổ chức, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cơng ty lớn để tích lũy nhiều kinh nghiệm cho thân công việc sau Lịch sử nghiên cứu Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt công ty thành lập (năm 2006), cơng ty chưa có nhìn khái quát khách quan, tổng quát vấn đề văn thư lưu trữ em chọn chủ đề “Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” trở thành người nghiên cứu đến công tác văn thư, lưu trữ công ty, xây dựng hệ thống lý luận, tìm điểm thành cơng hạn chế, góp phần mang đến nhìn tồn diện, tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ cơng ty Mục đích lựa chọn đề tài - Tìm hiểu sở lý luận cơng tác văn thư lưu trữ - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hoá vấn đề lý luận liên quan tới công tác tổ chức nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Mô tả thực trạng, phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức, nghiệp vụ văn thư lưu trữ Công ty; - Đề xuất biện pháp, giải pháp, khuyến nghị để hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu công tác tổ chức, nghiệp vụ văn thư lưu trữ Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt từ giai đoạn thành lập đến đầu năm 2017, ưu điểm hạn chế công tác để từ đưa giải pháp cho mặt hạn chế rút kinh nghiệm cho thân Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát khoa học: Quan sát thực tế hoạt động hàng ngày vấn đề khảo sát - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu tài liệu văn thư, lưu trữ công ty, tài liệu sách, giáo trình liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ - Phương pháp xử lý liệu: Sàng lọc liệu có giá trị tài liệu tham khảo viết hướng dẫn nội dung nghiên cứu Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, phần nội dung đề tài chia làm 03 chương: - Chương Khái quát Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt - Chương Thực trạng công tác tổ chức, nghiệp vụ văn thư lưu trữ Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt - Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức, nghiệp vụ văn thư lưu trữ Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty Cổ phần đầu tư Sơng Đà Sao Việt Phòng Tổ Chức Hành Chính cơng ty Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT Tên viết tắt: VISTAR.,JSC Địa trụ sở chính: Phòng 125 – DN5 CT4 Mỹ Đình Sơng Đà – Từ Liêm – Hà Nội Ðiện Thoại : (84 – 4) 37855659 - 37855715 Website: www.vistars.com.vn 1.1.1 Chức nhiệm vụ Công ty Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt thành lập ngày 8/3/2006 theo đăng kí kinh doanh số 010301179 Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp, với số vốn điều lệ 50 000 000 000 đồng(năm mươi tỷ đồng), hoạt động chủ yếu lĩnh vực lập dự án đầu tư, xây dựng công trình dân dụng, giao thơng thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật, đồ trang trí nội ngoại thất,…; ngành nghề khác Công ty thành lập cổ đơng cán có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động làm việc công ty lớn lĩnh vực lập dự án, đầu tư, xây dựng Họ người có khả lãnh đạo có khả phân tích thị trường, họ nhận thấy phát triển ngành xây dựng, tương lai phát triển thị trường bất động sản nên thành lập nên Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt với mục tiêu xây dựng Công ty trở thành công ty có lực uy tín cao lĩnh vực lập dự án, đầu tư xây dựng Công ty thành lập với chức nhiệm vụ cụ thể sau: • Xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng thủy lợi; • Kinh doanh vật liệu xây dựng đồ trang trí nội, ngoại thất; • Trang trí nội ngoại thất; • Kinh doanh khai thác dịch vụ nhà ở, khu đô thị khu cơng nghiệp; • Đại lý kinh doanh xăng dầu; • Kinh doanh bất động sản; • Kinh doanh, khai thác dịch vụ vệ sinh công nghiệp; • Khoan, thăm dò địa hình, địa chất, thủy văn; • Đo đạc đồ địa hình, địa chất; • Kinh doanh xuất nhập thiết bị, máy móc ngành cơng nghiệp, ngành xây dựng giao thơng; • Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa tơ; • Kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ, điện tử, điện lạnh điện dân dụng; • Mua bán, khai thác loại khoáng sản (trừ loại khoáng sản Nhà nước cấm); • Sản xuất, mua bán sản phẩm đồ nhựa, đồ kim loại; • Kinh doanh phơi thép, thép thành phẩm loại sản phẩm trang thiết bị, máy móc, dây chuyền cơng nghệ phục vụ ngành sản xuất thép, xây dựng công nghiệp điện dân dụng; • Sửa chữa, lắp ráp, kinh doanh tơ loại; • Dịch vụ mơi giới bất động sản; • Dịch vụ định giá bất động sản; • Dịch vụ đấu giá bất động sản • Dịch vụ quảng cáo bất động sản; • Dịch vụ quản lý bất động sản; • Dịch vụ ủy thác đầu tư; 1.1.2 Quyền hạn Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản nước nước theo quy định pháp luật, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty Công ty CPĐT Sơng Đà Sao Việt có quyền, nghĩa vụ pháp lý vốn, tài sản, nhân lực, lao động, đất đai, hồ sơ, tài liệu vấn đề khác có liên quan cơng ty trước chuyển sang hoạt động theo mơ hình 1.1.3 Cơ cấu tổ chức cơng ty Gồm có: Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Ban Giám đốc Các phòng ban chức năng, nhà máy sàn giao dịch bất động sản - Sơ đồ cấu tổ chức công ty (Xem phụ lục 1) - HĐQT công ty có đầy đủ quyền hạn để thực tất quyền nhân danh công ty, trừ thẩm quyền thuộc ĐHĐCĐ, HĐQT có quyền sau: Quyết định cấu tổ chức, máy công ty; Quyết định chiến lược đầu tư, phát triển công ty sở mục đích chiến lược ĐHĐCĐ thông qua; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động Ban giám đốc cán quản lý công ty; Các quyền khác quy định điều lệ - BKS ĐHĐCĐ bầu để thực giám sát HĐQT, Giám đốc công ty việc quản lý điều hành công ty, BKS chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ pháp luật công việc thực nhiệm vụ giao - Ban Giám đốc: Tổng Giám đốc HĐQT bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước HĐQT ĐHĐCĐ điều hành quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm giúp đỡ Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty, Ban Giám đốc có nhiệm vụ: Tổ chức điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh công ty theo nghị quyết, định HĐQT, nghị ĐHĐCĐ, Điều lệ công ty tuân thủ pháp luật; Xây dựng trình HĐQT quy chế quản lý điều hành nội , kế hoạch sản xuất kinh doanh kế hoạch tài hàng năm dài hạn cơng ty; Thực nghị HĐQT ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh kế hoạch đầu tư công ty HĐQT ĐHĐCĐ thông qua; Các nhiệm vụ khác quy định Điều lệ - Các phòng ban chức năng, nhà máy sàn giao dịch bất động sản: Nhóm trực tiếp tiến hành nghiệp vụ kinh doanh Cơng ty Các phòng nghiệp vụ gồm có Trưởng, Phó trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh phòng dẫn ban Giám đốc 1.2 Chức quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tổ chức Hành cơng ty CPĐT Sơng Đà Sao Việt 1.2.1 Chức - Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức thực việc lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân theo luật quy chế công ty - Kiểm tra , đôn đốc phận công ty thực nghiêm túc nộ quy, quy chế công ty - Làm đầu mối liên lạc cho thông tin giám đốc công ty 2.4.5 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý lãnh đạo công ty phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh tồn cơng ty, đa số cán bộ, nhân viên công ty người thường xuyên khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ giải công việc ngày: + Giúp cán cơng ty có tài liệu nghiên cứu cải tiến khoa học, kỹ thuật + Giúp phòng nghiệp vụ, đồn thể có số liệu báo cáo tổng kết thành tích cơng ty Tuy nhiên cơng tác diễn thủ công chưa áp dụng khoa học, kĩ thuật, vậy, để phát huy tối đa hiệu giá trị tài liệu lưu trữ thời gian tới cơng ty cần phải có kế hoạch tổ chức triển khai hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tài liệu lưu trữ tiếp cận với thực tế công việc phát huy tối đa tác dụng 2.4.6 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ Hiện công ty chưa áp dụng chương trình, phần mềm, tiến khoa học công nghệ để áp dụng vào việc lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ Lý Cơng ty thành lập chưa lâu tài liệu lưu trữ ỏi, cơng tác lưu trữ tài liệu chưa trọng CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CPĐT SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 3.1 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Để công tác văn thư - lưu trữ Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt vào nề nếp đạt hiệu tốt quan cần thay đổi số mặt hạn chế, sau em xin đưa vài đề xuất thân sau: - Đầu tiên Ban lãnh đạo cần quan tâm sát đến cơng tác văn thư, lưu trữ, ngồi việc ban hành văn đạo, hướng dẫn lãnh đạo quan cần trực tiếp khảo sát, đạo, hướng dẫn cụ thể Thường xuyên tổ chức kiểm tra rút kinh nghiệm đề biện pháp nâng cao công tác văn thư - Cần phải thường xuyên tạo điều kiện cho cán văn thư – lưu trữ tập huấn để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ - Để đảm bảo tính chặt chẽ nghiêm túc cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, văn quan ban hành cần có chữ ký nháy chịu trách nhiệm nội dung thể thức văn - Việc lập tập lưu cần thực cách triệt để nữa, gốc lưu văn thư cần phải đóng dấu tránh trường hợp lợi dụng thực hành vi vi phạm pháp luật Khi nhân cần phải nhân đủ, tránh tình trạng nhân thừa khơng bị tốn văn phòng phẩm, tốn thời gian, nhân lực quan trọng tránh lộ bí mật thơng tin cơng ty - Cần sử dụng sổ chuyển giao văn đi, văn đến nội để tránh tình trạng khơng có ký nhận, văn bị thất lạc không gây khó khăn việc tìm kiếm quy trách nhiệm cho cá nhân, đơn vị - Để việc lập hồ sơ vào nề nếp, đơn vị, cá nhân công ty cần chủ động việc lập hồ sơ, công ty nên xây dựng danh mục hồ sơ để công tác thu thập hồ sơ, tài liệu khoa học, hiệu - Tài liệu giao nộp vào lưu trữ tình trạng rời lẻ, lộn xộn, gây khó khăn cho cán lưu trữ, kéo dài thời gian cho việc phân loại tài liệu dẫn đến không đảm bảo tiến độ theo yêu cầu quan, tổ chức cần vào danh mục hồ sơ để giao nộp tài liệu tránh tình trạng rời lẻ, lộn xộn Bên cạnh đó, khâu nghiệp vụ lưu trữ thực chưa đầy đủ nhiều thiếu sót : - Chưa có thiết bị nâng hạ tài liệu cao gây khó khăn cho cán lưu trữ xếp tài liệu giá - Công tác quản lý, đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ chưa thường xuyên - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ công ty hạn chế, phần mềm khơng có tính kết nối, chia sẻ tài nguyên thông tin - Kiểm tra đôn đốc, sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ chưa tiến hành thường xuyên - Về công tác cán bộ: Cán thường kiêm nhiệm nhiều việc nên trách nhiệm công tác không rõ ràng, chưa chun mơn hóa cao, khó khăn cơng việc than mưu cho thủ trưởng đơn vị để làm tốt cơng tác - Chưa có chế độ khen thưởng, khuyến khích cán chưa rõ ràng, không tạo động lực thúc đẩy đội ngũ cán yên tâm tâm huyết với nghề Vì cần ứng dụng phần mềm chuyên dụng vào quản lý văn đi, đến nhằm rút ngắn thời gian đem lại hiệu cao công việc cho cán văn thư, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu, hồ sơ phần mềm chuyên dụng, nâng cao sở vật chất theo hướng đại hóa (máy tính, kho lưu trữ, khung, giá, bìa hồ sơ ) cần có chế độ đãi ngộ hợp lí cán văn thư – lưu trữ Trên số ý kiến đóng góp em công tác văn thư - lưu trữ công ty, tơi hy vọng ý kiến góp phần phát huy ưu điểm công tác văn thư – lưu trữ khắc phục nhược điểm tồn tại, từ cơng tác văn thư cơng ty ngày hoàn thiện 3.2 Một số khuyến nghị Ban lãnh đạo công ty cần quan tâm đến công tác văn thư – lưu trữ, quy định chức năng, nhiệm vụ cán bộ, lãnh đạo quan cần thường xuyên động viên nhắc nhở, cơng tác triển khai có hiệu văn Nhà nước, bố trí cán cho phù hợp, chọn người có chun mơn nghiệp vụ, có đạo đức đề giao cho họ đảm nhiệm công việc cụ thể Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực công tác văn thư – lưu cơng ty Thường xun có biện pháp động viên, khuyến khích kịp thời, để tạo nên động lực tinh thần thi đua làm việc có tính hiệu cao, lập thành tích cơng tác thi đua Hiện đại hố cơng tác văn thư – lưu trữ để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, tránh tệ nạn quan liêu giấy tờ giảm bớt áp lực khối lượng công việc, cần ứng dụng tin học ứng dụng phần mềm quản lý văn vào công tác văn thư – lưu trữ quan Việc quản lý văn thư quan tổ chức tốt góp phần cho quan đạt mục tiêu phát triển, phát huy mạnh giảm bớt hạn chế, rủi ro hoạt động công ty C PHẦN KẾT LUẬN Quá trình hoạt động quản lý quan, tổ chức có làm tốt hay không, phụ thuộc vào phần hiệu hoạt động cơng tác Văn thư Vì cơng tác Văn thư phần gắn liền với hoạt động đạo, điều hành nên nghiệp vụ công tác quan tâm trọng Làm tốt công tác Văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, điều hành, lãnh đạo, đạo quan tốt thống Qua thời gian thực tập tại Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt giúp em nắm rõ quy trình xây dựng ban hành văn bản, giải văn giải văn đến Quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ hành doanh nghiệp…Đây thời gian để em quan sát , tiếp thu áp dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn công việc, khả giao tiếp, kỹ nghề nghiệp để phục vụ cho công việc sau Trong khoảng thời gian thực tập quan, em hiểu sâu công tác văn thư rút học kinh nghiệm cho Tuy đợt thực tập hạn chế thời gian, tiếp xúc với môi trường - môi trường công sở - môi trường chun nghiệp nhờ có giúp đỡ nhiệt tình cán công ty tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành đợt thực tập cách xuất sắc Qua em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà nội nói chung khoa Quản trị Văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tập thực tế quan, doanh nghiệp vận dụng kiến thức mà chúng em học trường vào thực tế Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Công ty CPĐT Sơng Đà Sao Việt đặc biệt phòng TC-HC tiếp nhận, giúp đỡ tận tình bảo em thời gian thưc tập vừa qua Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết hạn chế lần đầu em áp dụng kiến thức học tập vào thực tế nên khơng tránh khỏi sai sót cơng việc giao hạn chế báo cáo Vì vậy, em mong nhận bảo giúp đỡ góp ý thầy, tồn thể cán phòng TC-HC Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt để báo cáo em hoàn thiện hơn! Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Phó Giáo sư Vương Đình Quyền- Lý luận phương pháp công tác văn thư Nhà xuất Đại Học Quốc gia Hà Nội 2011 Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII Cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW cục văn thư, lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 03 năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thth trình bày văn hành Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan 10 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấuNghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 11 Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty CPĐT Sông Đà Sao Việt 12 Tìm hiểu thêm mạng internet PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức công ty Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức phòng TC-HC cơng ty Phòng TC – HC (Trưởng phòng) Nhân Nhân viên điện nước Bảo vệ Nhân viên lễ tân – văn thưviên Hành Chính Lái xe Tạp vụ Phụ lục 3: Ví dụ văn mà Công ty ban hành - Công văn Phụ lục 6: Sổ Đăng kí văn đi, đến Phụ lục 7: Cặp file lưu văn Công ty Phụ lục Một số loại dấu Công ty Phụ lục 9: Một góc kho lưu trữ công ty ... TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 2.1 Lý luận chung công tác văn thư lưu trữ 2.1.1 Công tác văn thư Công tác văn thư khái niệm dung để toàn công việc... CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty Cổ phần đầu tư Sơng Đà Sao Việt Phòng Tổ Chức Hành Chính cơng ty Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT... quan, tổng quát vấn đề văn thư lưu trữ em chọn chủ đề Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt trở thành người nghiên cứu đến công tác văn thư,