Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1: Giới thiệu về lịch sử quốc kỳ Việt Nam 2 1.1 Khái niệm quốc kỳ Việt Nam 2 1.2 Lịch sử quốc kỳ Việt Nam 2 1. Hiệu kỳ 5 2. Cờ thời Pháp thuộc 6 3. Cờ quẻ Ly 9 4. Cờ đỏ sao vàng 10 5. Cờ vàng năm sọc 12 6. Cờ vàng ba sọc đỏ 12 7. Cờ giải phóng 13 1.3 Ý nghĩa của lịch sử quốc kỳ Việt Nam 14 Chương 2: Tìm hiểu chung về quốc kỳ các nước Nga, Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc và so sánh ý nghĩa quốc kỳ Việt Nam 15 2.1 Tìm hiểu về quốc kỳ các nước 15 2. 1.1 Quốc kỳ nước Nga 15 2.1.2 Quốc kỳ nước Mỹ 16 2.1.3 Quốc kỳ Nhật Bản 16 2.1.4 Quốc kỳ Trung Quốc 18 2.2 So sánh ý nghĩa quốc kỳ Việt Nam với quốc kỳ Nga, Mỹ, Nhật, Trung Quốc 18 Kết luận 22
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo tự thân thực không chép người khác để làm sản phẩm riêng Các thơng tin sử dụng có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Em hồn tồn chịu trách nhiệm tính xác thực nguyên báo cáo LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ thầy cô, bạn bè Em xin gửi đến thầy cô lời cảm ơn sâu sắc giúp em suốt thời gian học tập trường Em xin trân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn thầy Nguyễn Mạnh Cường tận tâm hướng dẫn em qua buổi học lớp buổi thảo luận học Nếu lời hướng dẫn, dạy bảo thầy em nghĩ báo cáo em khó thực Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu biện pháp đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam, kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để kiến thức em lĩnh vực hồn thiện Em xin kính chúc thầy quản trị văn phòng – Thầy Nguyễn Mạnh Cường thật dồi sức khỏe,thành công nhiều sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiếm thức cho hệ tương lai Trân trọng Hà Nội, ngày tháng 06 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phòng .4 1.1.1 Khái niệm văn phòng .4 1.1.2 Hiện đại hóa cơng tác văn phòng 1.2 Nội dung đại hóa cơng tác văn phòng .6 1.2.1.Trang thiết bị kỹ thuật 1.2.2 Công tác văn thư - lưu trữ 1.2.3.Xử lý thông tin .7 1.2.4 Tổ chức máy việc làm Chương THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM .12 2.1 Giới thiệu sơ lược Công ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam 12 2.1.1 Qúa trình hình thành phát triển Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam .12 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ công ty 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Công ty 13 2.2 Thực trang cơng tác đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam 19 2.2.1 Công tác văn thư – lưu trữ 19 2.2.2 Công tác xử lý thông tin 21 2.2.3 Tổ chức lao động văn phòng 23 2.2.4 Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho cơng tác văn phòng 25 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM 28 3.1 Nhận xét chung 28 3.1.1 Ưu điểm .28 3.1.2 Hạn chế .29 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Thương mại Tin tức truyền thông Việt Nam .30 3.2.1.Trang thiết bị, sở vật chất 30 3.2.2 Con người 30 3.2.3 Các nghiệp vụ hành Văn phòng 31 KẾT LUẬN 33 PHẦN PHỤ LỤC .34 MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Ngày nay, đất nước đường hội nhập Cùng với phát triển khoa học - công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thơng mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế Ở nước ta xuất Văn phòng đại nhiều ngành, nhiều cấp Ở tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, xí nghiệp liên doanh với nước ngồi, mơ hình văn phòng đại đáp ứng phổ biến Trong số quan , tổ chức, doanh nghiệp bước đầu có văn phòng tổ chức theo xu hướng đại mức độ khác có đan xen văn phòng kiểu văn phòng kiểu cũ Tuy nhiện, điểm yếu văn phòng nước ta hoạt động văn phòng mang tính bị động, chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thông tin Trình độ xử lý thơng tin tin học hố văn phòng mức thấp Nguy tụt hậu tổ chức hoạt động văn phòng nặng nề Nhiều quan, tổ chức đặc biệt doanh nghiệp, xí nghiệp trang thiết bị chưa đầu tư mức, người lao động văn phòng đào tạo yếu chất lượng, kiêm nhiện công việc Do vậy, yêu cầu xây dựng văn phòng theo xu hướng đại nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, công nghiệp hố, đại hố cấp bách Chính vậy, doanh nghiệp phải quan tâm đến vấn đề đại hố văn phòng nhận thấy rõ” Văn phòng sớm đại hố, phục vụ tốt cho hoạt động quản lý tổ chức, doanh nghiệp” Hiện đại hố Văn phòng khơng tốn lắm, điều kiện để trang bị sở vật chất khơng khó lắm, quan trọng phải đào tạo người thích ứng với trang thiết bị đại với phong cách làm việc mới, đại Trước hết, phải đại tri thức người làm việc Văn phòng, sau đại hoá trang thiết bị Như với tư cách sinh viên học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tất điều luận chứng cho lý việc lựa chọn đề tài “ Tìm hiểu biện pháp đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam” để làm báo cáo tốt nghiệp em Trong khoảng thời gian thực tập Công ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam, thân em học hỏi nhiều điều cách làm việc, vận dụng kiến thức học từ thầy cô vào công việc quan, từ tiếp thu thêm số kinh nghiệm, hội để thân em củng cố lại kiếm thức, từ tìm thiếu sót để khắc phục, khơng đợt kiếm tập giúp sinh viên định hình rõ công việc, trau dồi thêm kiến thức – kinh nghiệm, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhà quản trị phục vụ tốt cho công việc sau Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu biện pháp đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam - Đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn phòng Đối tượng nghiên cứu Xác định đối tượng nghiên cứu “ Tìm hiểu biện pháp đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam” Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, em dựa vào phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp thu thập tài liệu: dựa nguồn thông tin sơ cấp thứ cấp thu thập từ tài liệu nghiên cứu trước để xây dựng sở luận để chứng minh giả thuyết - Phương pháp tổng hợp phân tích: phương pháp phân tích lý thuyết thành mặt, phận, mối quan hệ theo lịch sử thời gian để nhận thức, phát khai thác khía cạnh khác lý thuyết từ chọn lọc thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài nghiên cứu - Phương pháp quan sát thực tế: phương pháp trực tiếp tác động vào đối tượng có thực tiễn để làm bộc lộ chất quy luật vận động đối tượng đó, giúp người nghiên cứu thu thập thơng tin làm nảy sinh ý tưởng nghiên cứu đề xuất sáng tạo - Phương pháp vấn: trình thu thập thơng tin dựa sở q trình giao tiếp lời nói có tính đến mục đích đặt Cấu trúc đề tài Đề tài có kết cấu gồm chương Chương Cơ sở lý luận đại hóa cơng tác văn phòng Chương Thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng - Văn phòng tồn gắn với cấu, loại hình tổ chức giúp lãnh đạo xác định phạm vi hoạt động văn phòng Như “ Quản trị văn phòng PGS.TS Nguyễn Hữu Trí chủ biên” văn phòng xác định theo nhiều cách hiểu sau đây: - Theo nghĩa rộng: Văn phòng toàn bộ maý quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức, bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng tồn có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức - Theo nghĩa hẹp: Văn phòng bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao, phận cấu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức khơng phải pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại Nhưng với cách tiếp cận thân trình làm việc văn phòng Cơng ty, em thấy văn phòng hiểu khái quát sau: “ Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức, nơi làm việc cấp quản trị doanh nghiệp, quản trị đơn vị, máy điều hành tổng hợp quan, nơi thu, phát thông tin nằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo Văn phòng nơi chăm lo vấn đề hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan thơng suốt hiệu Chính vậy, tổ chức khơng thể thiếu văn phòng” * Chức văn phòng tham mưu - tổng hợp hậu cần giúp việc cho lãnh đạo Cơng ty có hướng nhất, có kế hoạch cụ thể, quản lý chặt chẽ quy trình công việc, đôn đốc thúc đẩy tiến độ làm việc hiệu Bộ phận văn phòng ví cầu nối liên kết phòng ban đơn vị với nhau, tạo trình thể định lãnh đạo với phòng ban Bên cạnh văn phòng có trách nhiệm theo dõi giám sát công việc phòng ban để chương trình hồn thiện theo kế hoạch hay xúc tiến cơng việc tồn đọng, tránh sai sót mát - Tham mưu - tổng hợp công việc giúp thủ trưởng đạo trực tiếp kiểm tra, bảo đảm điều kiện vật chất trang thiết bị phục vụ hoạt động Công ty đơn vị nghiệp trực thuộc Công ty theo phân công, phân cấp Là đầu mối giúp lãnh đạo xử lý công việc hàng ngày; phối hợp điều hòa chương trình cơng tác Giám đốc Phó Giám đốc; số hoạt động Công ty để thực quy chế làm việc, chương trình cơng tác Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, hàng q, dự kiến phân phối mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương tiền thưởng chi tiêu nhiệm vụ theo chế độ nhà nước định lãnh đạo Công ty - Công tác hậu cần tham gia tổ chức Hội nghị Công ty, họp nội hay với đối tác khách mời, tổ chức phục vụ họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; giữ vai trò cầu nối quan với quan, tổ chức khác Mua sắm trang thiết bị; xây dựng bản, sửa chữa quản lý sở vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc quan; bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an tồn quan 1.1.2 Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Hiện đại hóa cơng tác văn phòng ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn phòng, q trình xử lý kỹ thuật tự động hóa vào quy trình nghiệp vụ văn phòng Nhất ứng dụng cơng nghệ tin học vào nghiệp vụ văn phòng, từ văn thư – lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động người mà đảm bảo hiệu trì suất lao động cao - Hoạt động văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp Tổ chức khoa học cơng tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn phát triển Hiện đại hóa cơng tác văn phòng đòi hỏi xúc thời đại 1.2 Nội dung đại hóa cơng tác văn phòng Một văn phòng đại văn phòng khơng giấy, văn phòng điện tử, văn phòng xây dựng theo hướng đại hóa mặt sau: 1.2.1.Trang thiết bị kỹ thuật Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng Tùy theo mức độ phát triển kinh tế nhu cầu thực tiễn cơng tác văn phòng mà người ta trang bị đồ dùng, máy móc khác Trong hoạt động văn phòng trang thiết bị văn phòng tổng thể gồm nhiều loại máy móc trang thiết bị khác Đây công cụ trợ giúp cho người suốt trình lao động sản xuất Khi xu đại hóa ngày diễn mạnh mẽ trang thiết bị ngày giữ vai trò quan trọng hoạt động văn phòng, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian mà nâng cao hiệu lao động Bên cạnh phát huy tinh thần sáng tạo cơng việc Các trang thiết bị kỹ thuật văn phòng bao gồm: Máy tính, điện thoại, máy fax, máy photocopy, máy hủy tài liệu, thiết bị hội nghị, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, Đây thiết bị thiếu văn phòng đại Chính mà công việc tổ chức, xếp công việc may sắm trang thiết bị văn phòng quan tâm đầu tư nhiều 1.2.2 Công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò quan trọng việc đảm bảo thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý điều hành theo chức nhiệm vụ tổ chức Công tác văn thư trọng mức có tác động lớn đến suất lao động quản lý, giúp cho việc giải cơng việc Cơng ty nhanh chóng, xác, thực mục tiêu Công ty đề Công tác văn thư – lưu trữ xác định mặt hoạt động văn phòng Văn thư – lưu trữ nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung Công tác văn thư làm tốt góp phần tích cực q trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt cơng tác văn thư đảm bảo thơng tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác, việc làm tốt công tác văn thư góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động Công ty 2.2.2 Công tác xử lý thông tin Xử lý thông tin hoạt động phân tích, phân loại thơng tin theo nguyên tắc phương pháp định, sở đưa biện pháp giải cơng việc Xử lý thơng tin q trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, u cầu xác định Đây cơng việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng hiệu sử dụng thông tin, tránh tải, nhiễu thông tin Xử lý thông tin việc xếp, phân tích liệu có theo u cầu, tiêu chí cụ thể cách khoa học, xác, khách quan nhằm cung cấp sở để xem xét, giải vấn đề Thông qua việc kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh tình hình, xác định chất việc, hoạt động, từ đưa giải pháp, phương án cho định quản lý hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành văn thích hợp Đây khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm kết cần đạt tới quy trình thơng tin, lẽ kết tạo lập thơng tin phục vụ trực tiếp cho hoạt động quan, tổ chức Chính điều làm cho hoạt động xử lý thông tin 21 khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, hoạt động tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản tổ chức sử dụng thông tin Trong thời đại ngày việc xử lý thông tin không thực trí tuệ người, mà trợ giúp nhiều thiết bị kỹ thuật ngày đại thông minh Điều đòi hỏi, người xử lý thơng tin phải đạt tới trình độ định ngày phải tự hồn thiện mình, nâng cao tri thức chun môn Việc xử lý thông tin yêu cầu phải góp phần tạo định đắn động quan, tổ chức cạnh tranh Nó phải giúp cho cấp quản lý đạt tới sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh giải vấn đề Trong điều kiện nay, máy tính kết nối mạng thơng tin, số liệu phát sinh phòng, ban cần phản ánh trung tâm xử lý liệu, không để xảy chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với Thu thập, xử lý thông tin lập kế hoạch định Thu thập xử lý thông tin phục vụ trực tiếp cho trình lập kế hoạch định Lập kế hoạch định cơng việc phức tạp khó khăn lại có ý nghĩa tiên nhà quản lý Để có kế hoạch định đắn, nhà quản lý cần nhiều thơng tin Trong hoạt động này, q trình thu thập xử lý thơng tin có liên hệ với mật thiết với Thông tin thu thập thiếu không giúp nhận diện chất, quy luật vấn đề Thông tin thu thập đầy đủ thiếu kỹ xử lý làm giảm ý nghĩa thông tin, không đem lại sở khoa học vững cho trình lập kế hoạch định Thu thập xử lý thông tin công tác lãnh đạo, quản lý Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức 22 + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu Trong đa dạng thông tin, việc xác định nhu cầu thông tin giúp cho việc thu thập thơng tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập thơng tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải Để xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày Khi xác định nhu cầu bảo đảm thông tin Việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân cần xác định gắn với nhu cầu thông tin quan, tổ chức, phục vụ việc thực chức năng, nhiệm vụ chung tổ chức Những thông tin cần thiết cho cơng việc thu thập phần toàn hoạt động thực tiễn quan, đơn vị Vì vậy, việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin tổ chức tránh việc thu thập lại thông tin có Mặt khác, đặt việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân mối tương quan với nhu cầu thông tin quan, tổ chức để bảo đảm thông suốt thông tin hoạt động tổ chức Một vấn đề phức tạp giải thông tin đơn giản mà cần phải bảo đảm thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp vấn đề Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin: Nhu cầu thông tin cấp vấn đề vấn đề có khác Việc xác định nhu cầu thông tin cần gắn với vị trí, cơng việc phân giao giải Xác định nhu cầu thông tin cấp độ chủ thể sử dụng thông tin giúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết, tránh việc ôm đồm, thu thập thông tin lề, không liên quan trực tiếp đến vị trí, cơng việc cần giải Việc xác định nhu cầu thông tin theo nguyên tắc nhằm tạo nguồn thông tin đa dạng, đa chiều giúp tiếp cận vấn đề toàn diện 2.2.3 Tổ chức lao động văn phòng 23 Việc tổ chức lao động văn phòng thật khoa học bố trí xếp phận hoạt động văn phòng, có phân cơng hợp tác lao động, đồng thời tạo môi trường lao động hợp lý quy định nhiệm vụ rõ ràng Trước hết, để thực tổ chức lao động khoa học phải có phân cơng cơng tác quản lý văn phòng Sự phân cơng cơng tác quản lý phụ thuộc vào vị trí pháp lý thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ quan Ngoài ra, tuỳ thuộc vào tổng khối lượng cơng việc tính chất cơng việc văn phòng Bên cạnh đó, việc phân cơng cơng tác xuất phát từ biên chế cấu biên chế văn phòng Vì vậy, việc phân cơng cụ thể phải tuỳ thuộc vào tình hình, đặc điểm văn phòng Khi tiến hành phân cơng cơng tác văn phòng cần phân cơng theo chun mơn hố phương pháp tất yếu để cán sâu vào cơng việc có thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó, có khả nâng cao suất lao động Tuy nhiên, việc chun mơn hố cán khơng có nghĩa cán khơng cần hiểu biết rộng, cơng việc trở nên tẻ nhạt, đơn điệu Trái lại, muốn chuyên môn hố tốt phải hiểu biết rộng Q nhấn mạnh chiều việc chun mơn hố dẫn tới phiến diện Nhưng bỏ qua chuyên môn mà phân cơng tuỳ tiện cơng việc có nhiều khả không đạt chất lượng Trong phân công công tác cần phải tạo mối liên quan cần thiết công việc Những công việc cán bộ, nhân viên phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó Trong văn phòng nói riêng quan nói chung, khơng thể có phận hoạt động cách độc lập hoàn toàn, mà tất phận gắn bó với nhau, xây dựng thực thẩm quyền chung quan Bên cạnh đó, lãnh đạo phân cơng cơng tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện cán Bởi vì, phân cơng mà khơng tính đến lực thực cán bộ, nhân viên ngun nhân dẫn đến hiệu thấp công tác Mọi công việc giao đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm thực đủ theo yêu cầu lãnh đạo Đồng thời, cần thiết cán bộ, nhân viên thay cơng việc Vì trình hoạt 24 động cán văn thư nghỉ, cần phải thay người khác đảm nhiệm để công việc không bị gián đoạn Vì vậy, người văn phòng, công ty phải đào tạo bồi dưỡng để đảm nhận hai chức trách Ngồi ra, tiến hành phân công công việc phải đề tiêu chuẩn để đánh giá kết trình áp dụng vào thực tiễn Tiêu chuẩn rõ ràng thuận lợi phân cơng cơng tác, để từ đánh giá mức độ hồn thành công việc cán số lượng chất lượng Cuối cùng, việc phân công công tác cho cán bộ, nhân viên nhằm thúc đẩy nâng cao trình độ nghiệp vụ người Bởi phân cơng cơng việc phức tạp đòi hỏi cán phải tự phát triển nâng cao trình độ cho phù hợp với cơng việc Tiếp theo để tổ chức lao động khoa học phải biết rõ nội dung cần phân bố thời gian làm việc cho cán bộ, nhân viên văn phòng Việc phân bố thời gian cho cán bộ, nhân viên cần vào thời gian làm việc, sử dụng thời gian thực theo kế hoạch định phải tính đến thời gian phát sinh trình làm việc Vì vậy, việc phân bố thời gian hợp lý cho cơng việc tiết kiệm thời gian q trình lao động có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao suất hiệu suất công tác Bên cạnh đó, để tổ chức lao động cách khoa học văn phòng, yếu tố quan trọng việc lập kế hoạch trình hoạt động Văn phòng Cơng ty làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu văn phòng Trưởng phòng, giúp việc cho Trưởng phòng Phó trưởng phòng phòng ban Để phù hợp với chức nhiệm vụ Văn phòng Cơng ty Cổ phần Vì vậy, cấu tổ chức văn phòng tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ quản lý quan 2.2.4 Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho cơng tác văn phòng Hoạt động văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp Tổ chức khoa học cơng tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh 25 nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn phát triển Hiện đại hóa cơng tác văn phòng trang thiết bị yếu tố vô quan trọng Tổ chức máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, chức Từng bước tin học hóa cơng tác văn phòng - Máy vi tính văn phòng “khơng giấy”: Hiện nhờ có máy vi tính qua việc nối mạng vi tính để xử lý thơng tin nội bên ngồi nên người ta khơng cần phải chép, nhân, in công văn phân phát cho phận mà xử lý truyền mạng Để lưu trữ văn bản, việc lưu trữ theo truyền thống cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta tạo đĩa mềm để chép liệu cần thiết Đặc biệt với việc xuất đĩa cứng, công nghệ sử lý ghi nhận đọc thông tin lưu trữ phận quang học làm cho đĩa cứng CD ROM lưu trữ lượng thông tin tăng hàng triệu lần - Mạng vi tính với hệ thống thơng tin: Để nhanh chóng xử lý thơng tin đầu vào, đầu người ta thường nối máy ti tính thành mạng - Hệ thống thơng tin tồn cầu với chương trình World Wide Web ( Gọi cơng nghệ Web) nhằm khai thác tồn cầu mạng internet Thơng tin mạng Web dựa mơ hình khách - chủ Web chủ chương trình cài đặt máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho máy khách máy tính gửi yêu cầu tới máy chủ Ngày công nghệ Web phát triển rộng rãi phạm vi toàn cầu Sử dụng hòm thư điện tử như: Email, văn thư điện tử, Với phát triển công nghệ thơng tin, văn phòng phát triển theo hướng “ văn phòng điện tử hóa” Do đó, mua sắm trang thiết bị, bố trí chỗ làm việc thiết bị cho nhân viên phải tiến hành cho phù hợp với xu hướng đại hóa cơng tác văn phòng Bên cạnh đó, người làm cơng tác văn phòng ngồi kỹ nghiệp vụ chun môn, phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thơng tin cách khoa học Đây vấn để xúc công tác tuyển chọn, đào tạo, 26 bồi dưỡng đội ngũ quản trị viên văn phòng quan, đơn vị TIỂU KẾT Như chương em biết rõ cơng tác đại hóa văn phòng Cơng ty cổ phân Thương mại Tin tức truyền thơng Việt Nam Từ đó, đưa hạn chế, thành công công tác đại hóa văn phòng Cơng ty 27 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM 3.1 Nhận xét chung Văn phòng Cơng ty CPTM tin tức truyền thông Việt Nam gồm đầy đủ phòng hành chính, tổng hơp, kế hoạch tài vụ, quản trị Trong q trình hoạt động, Văn phòng hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giao Cơng tác đại hóa văn phòng thể vai trò cầu nối đơn vị quan, phận giúp việc tổng hợp cho Lãnh đạo Sau tìm hiểu vai trò của văn phòng cơng tác hoạch định Công ty, nhận thấy công tác đại hóa có ưu, nhược điểm sau: 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác hiên đại hóa văn phòng thực khoa học, đảm bảo tiêu chuẩn Công tác coi công việc quan trọng Cơng ty, cơng cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên Cơng ty Văn phòng nơi tiếp nhận nguồn thơng tin từ xử lý nguồn thông tin để đưa rõ ràng giảm chồng chéo hoạt động lãng phí Tạo mục tiêu phương hướng rõ ràng, khơng lãng phí tài ngun chệch quỹ đạo Chính vậy, quan quan tâm thường xuyên bổ sung, cập nhật trang thiết bị mới, ứng dụng CNTT để đem lại hiệu công việc cách cao Bởi vậy, cơng tác đại hóa văn phòng yếu tố quan trọng để xác định mục tiêu quan tổ chức Cán văn phòng đào tạo tiếp cận với trang thiết bị khoa học kỹ thuật phần mền khác liên quan đến chuyên môn nhằm tiết kiệm thời gian, đảm bảo nhu cầu công việc tiến độ làm việc Công ty - Công tác thu thập xử lý nguồn thông tin coi trọng Đội ngũ cán văn phòng có trình độ chun mơn, ln nhiệt tình, tận tâm với cơng việc Văn phòng Cơng ty bố trí theo mơ hình khép kín; thực quản lý 28 văn đi, đến tồn máy tính, đăng ký nhanh chóng, dễ quản lý tra tìm; cán bộ, chuyên viên thường xuyên cử học lớp bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ; máy móc, trang thiết bị, văn phòng phẩm đầy đủ, đảm bảo cơng việc tiến hành thời gian 3.1.2 Hạn chế Cơng tác đại hóa Cơng ty cổ phần Thương mại tin tức truyền thơng Việt Nam nhiều hạn chế Nguyên nhân công tác đạo, hướng dẫn, kiểm tra chưa thường xuyên, việc ban hành văn quản lý, đạo công tác thiếu, tổ chức máy thiếu ổn định, đội ngũ cán mỏng so với yêu cầu công việc, chưa quan tâm mức đến áp dụng công nghệ kỹ thuật, đạo thực thiếu sát sao, đầu tư kinh phí, sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu Dẫn đến làm chậm tiến độ cơng việc, ảnh hưởng đến lợi ích cơng ty khách hàng Thực tế cho thấy, cơng tác văn thư dù có bước phát triển chưa hoàn thiện thực chưa đáp ứng yêu cầu phục vụ cho công đổi mới, cải cách thủ tục hành Cơng ty.Những tồn là: Cơng tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh điều dễ nhận thấy nhiều Công ty Việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư hành lỏng lẻo, nhiều khơng kịp thời Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng Cơng ty thấp, văn chưa chuẩn hoá Việc xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn chậm, thủ cơng Cơng nghệ thơng tin chưa áp dụng rộng rãi thiếu nhân lực nhiều lý khác So với doanh nghiệp lớn khác giới khu vực, khâu tụt hậu dễ nhận thấy công tác văn thư Công ty 29 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Thương mại Tin tức truyền thông Việt Nam 3.2.1.Trang thiết bị, sở vật chất Việc tổ chức trang bị đầy đủ chỗ làm việc góp phần nâng cao suất lao động hiệu công tác, đồng thời giảm nhẹ sức lao động cán văn phòng Trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cơng việc có hiệu cao Áp dụng cơng nghệ, trang thiết bị văn phòng trang bị phương tiện máy móc như: máy photocoppy, máy in, máy tính có kết nối mạng, Bố trí nơi làm việc cách hiệu quả, hợp lý Vì văn phòng phận giúp việc cho lãnh đạo cơng ty, thường xuyên tiếp nhận thông tin, văn ngồi cơng ty, nơi tiếp đón, trao đổi với khách hàng Nên văn phòng nên đặt nơi thơng thống, dễ quan sát, dễ tiếp nhận thông tin để phục vụ cho công việc tổ chức Bên cạnh đó, vật dụng thơng thường Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến giá kệ hồ sơ ngày tiện dụng bày bán đầy ắp hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá thích hợp Trang thiết bị mơi trường Văn phòng cải thiện đáng kể nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật hoạt động Văn phòng Các ngành khoa học- cơng nghệ mà mũi nhọn tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thơng giúp cho Văn phòng thực hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ truyền thông tin phạm vi quan, việc đối ngoại với cách nhanh chóng, thuận lợi, xác 3.2.2 Con người Con người làm việc Văn phòng nhân vật trung tâm, chủ thể Văn phòng Lao động Văn phòng kiểu cũ đào tạo, có nơi quan niệm loại hình lao động giấy tờ, hành t vụ, giản đơn Vì vậy, người làm Văn phòng thường đào tạo, việc bố trí,sử dụng lao động Văn phòng tuỳ tiện, chắp vá 30 Trong Văn phòng đại, nhân tố người coi trọng hết Lao động Văn phòng coi lao động thơng tin với tính sáng tạo trí tuệ ngày tăng Do đó, người lao động Văn phòng đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ giao tiếp - ứng xử Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng yêu cầu cao hơn, phù hợp với đòi hỏi ngày cao biến động hàng ngày thị trường sức lao động Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với ngành khoa học tâm lý học, xã hội học, v.v giúp người lao động có khả khẳng định vị trí cộng đồng, ê kíp làm việc để từ tạo động cơ, ý chí vươn lên xây dựng hồi bão nghề nghiệp Các ngành khoa học giúp người lao động biết cách phòng tránh tình căng thẳng trình làm việc, biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn người mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo tin cậy khách hàng 3.2.3 Các nghiệp vụ hành Văn phòng Các nghiệp vụ hành văn phòng ngày xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cho cơng việc hành Văn phòng vận hành trơi chảy, thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Có trang thiết bị đại, có người làm việc Văn phòng đào tạo đạt trình độ cao lãng phí Văn phòng khơng có quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực mang tính khoa học cao Mỗi cơng việc Văn phòng xây dựng chương trình cơng tác, xây dựng ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, phân loại xếp khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v phải đưa quy định nghiệp vụ đắn, quy trình tổ chức thực hợp lý Các nghiệp vụ hành Văn phòng có vai trò kết nối thiết bị kỹ 31 thuật với người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt Văn phòng trở nên hài hồ, biến tiềm Văn phòng thành hiệu thiết thực, cụ thể Từ trình bày đây, khẳng định cơng tác văn thư thời kỳ đổi phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng cấp thiết Những nhiệm vụ đòi hỏi phải có giải pháp khắc phục triệt để Cụ thể: Có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động lãnh đạo Công ty đơn vị chức chun ngành Hồn thiện mơ hình quản lý cơng tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phòng, đặc biệt xây dựng hồn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư quan TIỂU KẾT Như chương 3, đánh giá mặt tích cực mặt hạn chế đại hóa cơng tác văn phòng Công ty cổ phần Thương mại Tin tức truyền thơng Việt Nam Từ đó, tơi đề xuất giải pháp với mong muốn hoàn thiện nâng cao đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Thương mại Tin tức truyền thông Việt Nam 32 KẾT LUẬN Như ông cha ta có câu: “ ngày đàng, học sàng khơn”, suốt q trình tìm hiểu cơng tác đại hóa văn phòng Cơng ty cổ phần Thương mại Tin tức truyền thông Việt Nam, tận mắt chứng kiến công việc, tự tay làm công việc nhân viên văn phòng thân em học hỏi nhiều điều Bên cạnh nhờ hướng dẫn, giúp đỡ cán văn phòng giúp em học hỏi nhiều điều, tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo Sau lần nghiên cứu đề tài này, truyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với dạy nhiệt tình thầy Nguyễn Mạnh Cường giúp em hiểu thêm ngành nghề, tạo cho em niềm đam mê, hứng thú công việc, từ em tự tin vững bước đường chọn Em xin gửi tới lời cảm ơn sâu sắc lời chúc tốt đẹp tới trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa QTVP, thầy giáo tồn thể Cơng ty CPTM TTTT Việt Nam, đặc biệt anh chị văn phòng, tạo cho em hội nhận biết toàn diện ngành nghề, lĩnh vực mà theo học tiếp tục theo đuổi ước mơ đặt cho thân em Tuy cố gắng đề hồn thành tiểu luận này, khả thân nhiều hạn chế, bên cạnh trình độ ngành hành văn phòng thân nhiều hạn chế nên nhiều sơ xuất Vậy em mong quý thầy cô bạn xem xét đánh giá giúp em để em có cách nhìn nhận sâu sắc vấn đề này, để làm điểm tựa cho phấn đấu công việc sau cách tốt 33 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục số Sơ đồ tổ chức máy Công ty cổ phần Thương mại Tin tức truyền thông Việt Nam Chủ tịch HĐQT Giám đốc Phó giám đốc Bộ máy giúp việc cho lãnh đạo Ban kiểm sốt Phòng tổ chức hành Phòng kế tốn – tài Phòng kinh doanh, thị trường 34 Phòng kỹ thuật Phòng chăm sóc khách hàng Phụ lục số Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thơng Việt Nam Trưởng phòng Các phó trưởng phòng Văn thư - lưu trữ Tổng hợp Kế tốn 35 Hợp tác quốc tế Đội xe ... VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM .12 2.1 Giới thiệu sơ lược Công ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam. .. TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu sơ lược Công ty cổ phần thương mại tin tức truyền thơng Việt Nam 2.1.1... luận đại hóa cơng tác văn phòng Chương Thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần thương mại tin tức truyền thông Việt Nam Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao đại hóa cơng tác văn phòng