Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND -UBND huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định

31 355 1
Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND -UBND huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Lịch sử nghiên cứu 1 3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu 2 4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6 Giả thuyết khoa học 3 7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn 3 8 Cấu trúc đề tài 3 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 4 1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện Hải Hậu 4 1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Hải Hậu 5 Chánh Văn Phòng: 5 1.2.1 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 6 1.2.2 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị - Hành Chính 6 1.2.3 Bộ phận văn thư lưu trữ: 7 1.3 Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện Hải Hậu 7 1.3.1 Chức năng 7 1.3.2 Nhiệm vụ 7 Chương 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 10 2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan 10 2.2 Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công tác lưu trữu tai UBND huyện Hải Hậu 11 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữu. 11 2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp nhân sự 11 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư - lưu trữ 12 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ. 13 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 16 3.1 Nhận xét đánh giá 16 3.1.1 Ưu điểm: 17 3.1.2 Nhược điểm: 18 3.2 Ưu điểm và nhược điểm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu tại UBND huyện Hải Hậu 19 3.2.1 Ưu điểm 19 3.2.2 Nhược điểm 19 3.3 Giải pháp 20 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan 20 3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ 21 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC  

LỜI CAM ĐOAN Đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định” thực sở số liệu thu thập thân thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận Hà nội, ngày 03 tháng 04 năm 2017 Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Ths Nguyễn Đăng Việt - Giảng viên học phần Kỹ tổ chức Kiểm tra quản trị văn phịng tận tình dạy giúp tơi hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu thân Đồng thời tơi xin cảm ơn đến tồn cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng HĐND - UBND Huyện Hải Hậu tạo điều kiện cho tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Trong trình khảo sát nghiên cứu, tơi nhận giúp đỡ tận tình lãnh đạo Văn Phịng Huyện, giúp tơi có thêm kiến thức để hồn chỉnh nội dung hình thức Tuy nhiên, trình độ nghiên cứu thân cịn hạn chế đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy nhà trường góp ý kiến để tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng, mục đích, phạm vi nhiêm vụ nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng .2 Giả thuyết khoa học Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn Cấu trúc đề tài Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan văn phòng UBND huyện Hải Hậu 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Hải Hậu .5 Chánh Văn Phòng: .5 1.2.1 Phó Chánh Văn Phịng Tổng Hợp – Nội Chính 1.2.2 Phó chánh Văn Phịng Quản Trị - Hành Chính 1.2.3 Bộ phận văn thư lưu trữ: 1.3 Chức nămg nhiệm vụ văn phòng UBND Huyện Hải Hậu 1.3.1 Chức 1.3.2 Nhiệm vụ Chương TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 10 2.1 Cơ sở lý luận văn thư lưu trữ quan .10 2.2 Thực trạng vai trị lãnh đạo tổ chức quản lý cơng tác lưu trữu tai UBND huyện Hải Hậu .11 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữu 11 2.2.2 Vai trò lãnh đạo văn phòng việc tuyển dụng xếp nhân 11 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư - lưu trữ .12 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá văn thư lưu trữ 13 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH .16 3.1 Nhận xét đánh giá 16 3.1.1 Ưu điểm: 17 3.1.2 Nhược điểm: .18 3.2 Ưu điểm nhược điểm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu UBND huyện Hải Hậu 19 3.2.1 Ưu điểm 19 3.2.2 Nhược điểm 19 3.3 Giải pháp .20 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan .20 3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ 21 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT QTVP UBND HĐND CBCC CHỮ VIẾT THƯỜNG Quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cán công chức MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành - Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn - tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp Đặc biệt trách nhiệm lãnh đạo văn phòng phòng công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ quan vô quan trọng cần thiết lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Là sinh viên lớp Đại học liên thông Quản trị văn phòng 15A thời gian học tập, rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tơi có kiến thức định công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu quan Nhưng học phải đôi với hành, kiến thức lý thuyết học lớp phải áp dụng vào thực tế Tuy nhiên giới hạn thời gian lực cá nhân nên Tôi tập trung nghiên cứu “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Văn phòng HĐND -UBND huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định” Đây vấn đề quan tâm có vai trị quan trọng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện Hải Hậu, Tỉnh Nam Định Lịch sử nghiên cứu Có nhiều cơng trình nghiên cứu Công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu cách toàn diện trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Văn phịng Đối tượng, mục đích, phạm vi nhiêm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : “ Khảo sát đánh giá trách nhiệm nhà lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu UBND Huyện Hải Hậu” Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi bao gồm lĩnh vực công tác chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu văn thư thuộc văn phòng quan UBND huyện Hải Hậu Thời gian: từ năm 2015 đến năm 2016 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu :Tìm hiểu thu thập tài liệu kiến thức phục vụ cho việc học tập ứng dụng công việc sống đề xuất giải pháp nâng cao trách nhiệm nhà lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý Văn thư lưu trữ Nhiệm vụ nghiên cứu : Nghiên cứu có hệ thống lý luận khảo sát, đánh giá vai trò trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư lưu trữ quan doanh nghiệp cụ thể văn phòng UBND huyện Hải Hậu, tĩnh Nam Định Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Cơ sở lý luận: Dựa hệ thống lý luận đánh giá công tác văn thư lưu trữ Cơ sở thực tiễn : thực tiễn đề tình hình thực tế quan Bài viết sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát, khảo sát - Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu - Phương pháp thu thập thơng tin - Phương pháp điều tra, phân tích - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp tổng hợp kết luận chung Giả thuyết khoa học Nếu lãnh đạo hiểu rõ thực trách nhiệm nhà lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ cơng tác văn thư lưu trữ quan hoạt động tốt phát triển điều chứng minh nhà lãnh đạo làm tốt công việc quản lý Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn Ý nghĩa lý luận :Góp phần làm phong phú sở lý luận kỹ quản lý hoạt động tổ chức công tác văn thư lưu trữ quan lãnh đạo Ý nghĩa thực tiễn :Ứng dụng thực tiễn công tác quản lý lãnh đạo giúp lãnh đạo có nhìn tổng thể thấy vai trị trách nhiệm quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu ra, đề tài cịn có cấu trúc 03 chương Kết luận: Chương Khái quát tổ chức hoạt động quan Chương Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND Huyện Hải Hậu Chương Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND Huyện Hải Hậu Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan văn phịng UBND huyện Hải Hậu Hải Hậu huyện ven biển tỉnh Nam Định, hình thành cách kỷ, có tọa độ địa lý khoảng từ 20,00 đến 20,15 vĩ độ Bắc 106,00 đến 106,21 kinh độ Đơng Phía Đơng giáp huyện Giao Thủy Từ Tây Bắc xuống Tây Nam huyện sông Ninh Cơ, tiếp giáp với huyện Trực Ninh Nghĩa Hưng Phía Bắc giáp huyện Xuân Trường Điểm cực Bắc Trại Đập xã Hải Nam, phía Nam biển Đơng - Điểm cực Nam mũi Gót Chàng Diện tích 226 km2, dân số 294.216 người, đồng bào theo đạo công giáo 40%, phân bố 32 xã thị trấn Mật độ trung bình 1.301 người/km2 Với vị trí tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, đạo hoạt động công tác quản lý nhà nước xã thị trấn thuộc huyện Đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho quan, đơn vị tổ chức cá nhân báo cáo trình hoạt động với lãnh đạo huyện; quan đơn vị nơi khác đến liên hệ công tác Cơ quan UBND huyện Hải Hậu chịu đạo quản lý toàn diện UBND huyện, Chủ tịch UBND chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn, đạo xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Hải Hậu Sơ đồ máy Văn phòng HĐND-UBND: Chánh Văn Phòng: Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký văn thuộc phạm vi điều hành, phối hợp, đôn đốc cấp, ban, ngành thuộc huyện chuẩn bị đề án trình HĐND UBND huyện; giấy mời; thơng báo; công văn truyền đạt ý kiến UBND huyện Chủ tịch UBND huyện cho cấp, ngành Ký giấy công tác cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện quản lý Tiếp nhận xử lý văn đến, thẩm định văn phòng ban tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch Phó chủ tịch UBND, y chính, lục văn cần thiết gửi cho cấp, ngành đơn vị - Tổ chức thực đầy đủ, sách Đảng Nhà nước, Nghị HĐND, thị, định UBND huyện quan Văn phòng HĐND - UBND huyện - Làm chủ tài khoản quản lý hoạt động thu - chi ngân sách Văn nước, phù hợp với tình hình phát triển chung doanh nghiệp Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán công nhân viên theo giai đoạn trung hạn, dài hạn Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quy mô phát triển phận Làm đầu mối việc xây dựng văn quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phòng, ban Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch sổ bảo hiểm xã hội cán bộ, viên chức hợp đồng lao động Thực chế độ sách cho cán bộ, cơng nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản phụ cấp khác theo qui định Nhà nước Thực quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định hành Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực tốt công tác thi đua, khen thưởng cho giai đoạn Ngoài nhà lãnh đạo cịn cần có yếu tố khác việc lựa chọn nhân phù hợp yếu tố nhà lãnh đạo cách tuyển dụng nhân có tầm nhìn xa trơng rộng, am hiểu kiến thức nhân sự, có hoạch định kế hoạch lâu dài , khả giải vấn đề, quan trọng khả lãnh đạo uy tín cấp duới kính nể 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư - lưu trữ Bất kì quan đơn vị có quy định cụ thể cấu chức vai trị đơn vị phịng lưu trữ khơng ngoại lệ , phịng lãnh đạo ban hành văn thành lập có văn lãnh đạo xây dựng nên nhằm mục đích quản lý điều hành dựa quy định để vận hành máy phịng lưu trữu Cơng tác xây dựng văn quan công tác quan trọng để quản lý tốt cấp hết thể vai trò tầm ảnh hưởng nhà lãnh đạo văn phòng quan nói chung phịng lưu trữu nói riêng 12 Các văn lãnh đạo xây dựng phải dựa sở pháp lý nhà nước quy định sở thực tiễn phòng cho phù hợp với điều kiện cấu máy Nhưng văn nhà lãnh đạo xây dựng để quy định nội dung quan như: Quy định cấu tổ chức máy Quy định cấu tổ chức nhân sự, bố trí nhân sự, vị trí làm việc, Quy định nội dung quy chế làm việc, nội quy phòng Quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cán công nhân viên phịng Quy định quyền hành vị trí làm việc, cơng việc cụ thể vị trí đảm nhiệm Ngồi cịn có văn hướng dẫn công tác thuộc văn thư lưu trữ để làm tiền đề cho cơng việc phịng thực cách hợp lệ xác khâu quy trình quy định, đồng thời làm tài liệu đào tạo phát triển nhân lực phòng Trong văn phịng UBND huyện Hải Hậu chánh văn phịng người có quyền ban hành văn phịng văn thư lưu trữ nhằm mục đích quản lý hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá văn thư lưu trữ Trách nhiệm thuộc trách nhiệm cuối nhà lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ, nói nhà lãnh đạo người ban hành văn văn thư lưu trữu đồng thời người có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá nội dung thực Đầu tiên trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ trách nhiệm hàng đầu nhà lãnh đạo, nhà lãnh đạo thi công việc chủ yếu đạo, đưa định thị cho cấp thực sau xem xét đánh giá, nên nhà lãnh đạo cần tổ chức hướng đẫn nghiệp vụ cho cấp để cấp lấy tiêu chuẩn thực hiện, nghiệp vụ nhà lãnh đạo tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quy định dấu, nghiệp vụ 13 liên quan đến hồ sơ Đối chiếu với UBND huyện Hải Hậu, lãnh đạo văn phòng UBND huyện Hải Hậu có tổ chức hướng đẫn cho cán công nhân viên chức cấp duới thuộc phịng văn thư lưu trữ nghiệp vụ thơng qua văn ban hành, hội nghị nghiên cứu khoa học, lớp học đào tạo bồi dưỡng cán văn phòng tổ chức , công đoạn từ tổ chức hướng dẫn tới tổ chức thực tiến hành theo quy định đề Sau hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ văn thư để biết có phát huy hiệu hay khơng nhà lãnh đạo tiến hành đánh giá vê văn thư lưu cách toàn diện nhân nghiệp vụ hướng dẫn từ đưa giải pháp thiết thực Khâu tổ chức kiểm tra đánh giá nhà lãnh đạo có sở tiêu chí để đánh giá cách cụ thể nội dung thực ví dụ yêu cầu công tác thực soạn thảo văn bản, công tác sử dụng dấu, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu , có tiêu chí quy định rõ ràng thơng qua nhà lãnh đạo so sánh đối chiếu rút kết luận đưa ý kiến nhận xét đánh giá khách quan đảm bảo tính cơng xác, minh bạch cơng khai làm tiền đề sở lý luận cho việc đánh giá thi đua khen thưởng tập thể cá nhân, Các hình thức kiểm tra đánh giá sử dụng nhà lãnh đạo tổ chức thực kiểm tra đánh giá hình thức kiểm tra đánh giá thông qua báo cáo kết quả, kiểm tra đánh giá thông qua phản ánh cấp dưới, kiểm tra đánh giá thông qua khảo sát thực tế , đồng thời thông qua kế hoạch công tác năm, kì, quý, lịch làm việc cấp Văn phòng UBND huyện Hải Hậu thường tổ chức kiểm tra đánh giá cán công nhân viên chức thông qua kết thi đua thông qua khảo sát thực tế lãnh đạo tất nhiên kết tốt cịn có kết chưa hồn thành chậm tiến độ có giải pháp riêng cho vấn đề Như vậy, tầm quan trọng khâu tổ chức thực kiểm tra đánh giá 14 lãnh đạo vô quan trọng,công tác mang lại cho lãnh đạo nhìn tổng thể phận để hiểu rõ nắm bắt tình hình quan từ đưa định tối ưu để thực tốt nhiệm vụ quản lý điều hành quan Vừa chức nhiệm vụ nhà lãnh đạo văn phòng việc thực hiên chức nhiệm vụ việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho cấp thơng qua lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế để đưa định cụ thể Tiểu kết: Trong chương đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Hải Hậu 15 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 3.1 Nhận xét đánh giá - Thực trạng công tác văn thư Mơ hình cơng tác: Trong tổ chức cần có cơng cụ hữu hiệu để ghi lại, truyền đạt xử lý thông tin Công tác văn thư tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu để truyền đạt định quản lý Vì công cụ quan trọng sử dụng cho cơng tác văn thư – lưu trữ quản lý văn Xác định rõ tầm quan trọng chức năng, nhiệm vụ quan trọng Văn phòng HĐND _UBND huyện Hải Hậu lãnh đạo phịng chun trách đảm nhận cơng tác văn thư đặc biệt quan tâm, đạo đến mặt hoạt động công tác Công tác văn thư UBND huyện Hải Hậu thực tốt đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách xác, kịp thời phục vụ việc quản lý Văn phịng HĐND – UBND nói riêng quan nói chung Mơ hình cơng tác Văn Thư UBND Huyện Hải Hậu mơ hình cơng tác văn thư tập trung Mọi văn tập trung văn thư, đầu mối văn Căn vào chức nhiệm vụ Văn Phòng HĐND – UBND có chun trách phụ trách cơng tác văn thư – lưu trữ riêng, tất văn giấy tờ UBND huyện Hải Hậu liên quan đến hoạt động cở quan tập trung phận văn thư quan tiến hành đăng ký làm thủ tục trước ban hành quan Tuy nhiên khối lượng công việc nhiều lại cán chuyên trách phụ trách nhiều có công việc ko giải kịp thời dễ nhầm lẫn Công tác văn thư khâu nghiệp vụ quan trọng, thực tốt cơng tác góp phần nâng cao suất chất lượng công việc 16 quan, đảm bảo công việc không bị trì trệ văn thư nguồn bổ sung cho cơng tác lưu trữ Làm tốt cơng tác văn thư góp phần làm tốt cơng tác lưu trữ 3.1.1 Ưu điểm: Cơng tác văn phịng thực tốt Các văn ban hành theo quy định Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT – VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Bộ máy văn phòng gọn nhẹ , linh hoạt công việc Môi trường làm việc thân thiện có quy chế, nề nếp chấp hành nghiệm túc, hiệu cơng việc cao Lãnh đạo văn phịng điều hành hoạt động phòng theo phương thức dân chủ, người tham gia đóng góp ý kiến cho hoạt động phòng, thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Đội ngũ CBCNV phòng ln phát huy tính sáng tạo tinh thần ham học hỏi công việc không vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách máy móc, chủ động đề xuất phương hướng mới, kế hoạch công tác đặt phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề Phòng Nội vụ huyện Hải Hậu nơi tập trung đội ngũ cán có trình độ chun mơn lực làm việc tốt ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Nhìn chung cơng tác văn thư Phòng Nội vụ vào nề nếp thực theo quy định Nhà nước quan Công tác soạn thảo ban hành văn quy định thẩm quyền Quản lý giải qut văn quy định khơng để thát thốt, nhầm lần, giải nhanh đảm bảo thông tin nhanh chóng kịp thời xác Quản lý phân cơng cơng việc nhìn chung hợp lý, trách chồng chéo ơm đồm cơng việc Đội ngũ Phịng nổ, ham học hỏi có lực làm việc tốt Ứng dụng tôt công nghệ thông tin vào công tác phục vụ tốt cho công tác quản lý tra tìm tài liệu Cơ sở vật chất phục vụ cho phòng ngày đầy đủ sử dụng 17 thuận lợi Hầu hết trang thiết bị kết nối với máy tinh nối mạng, máy in , máy fax, máy điện thoại thuận tiện việc sử dụng Ngồi phịng cịn trang bị ghế, tủ đựng , giá đựng hồ sơ Trang thiết bị phong ngày hoàn thiện đại phục vụ cho công việc ngày cao, hiệu tiến độ công việc nâng lên hàng ngày Hệ thống sở vật chất vưa xây dựng khang trang tạo nên Phòng làm việc đẹp thoáng mát, phục vụ tốt cho công việc tránh ảnh hưởng thời tiết mơi trương bên ngồi 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu UBND huyện Hải Hậu có nhược điểm sau: Trang thiết bị phòng chưa đáp ứng nhu cầu thông tin ngày cao xã hội, có số trang thiết bị bị cũ khả đáp ứng cho nhu cầu công việc chưa cao Khơng gian phịng làm việc cịn q bé, dễ ảnh hưởng tới công việc chuyên viên phịng mơi trường làm việc Tài liệu lưu lại chưa lập hồ sơ chủ yếu bỏ vào cặp hồ sơ để kệ giá tài liệu nên lôn xộn mức độ bảo vệ khơng bị hư hỏng yếu tố tư mơi trường bên ngồi Ngun nhân Trình độ cán văn thư hạn chế, công việc giải tương đối nhiều Phân công bố trí nhân lực chưa phù hợp rõ ràng, cụ thể có người có nghiệp vụ chun mơn, có phẩm chất đạo đức trị Đưa phần mền quản lý văn lên máy ứng dụng cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư chưa thực Hiện văn phịng huyện Hải Hậu có phần mềm quản lý văn máy áp dụng chưa đồng thực cách đầy đủ Nhưng văn phòng văn thư quan chưa áp dụng chủ yếu thự quản lý văn phương thức thủ công Các trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu cơng việc cịn thiếu như; máy 18 photo coppy, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ ( tủ kính, cặp số tài liêu, Nhận xét: Nhìn chung tổng thể tình dình công tác văn thư UBND huyện Hải Hậu hoàn thành tốt nhiệm vụ thể vai trị chức cơng tác văn thư lưu trữu hoạt đơng quan điều cho thấy lãnh đạo quan hoàn thành tốt trách nhiệm khẳng định khả lãnh đạo điều hành văn phòng 3.2 Ưu điểm nhược điểm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu UBND huyện Hải Hậu 3.2.1 Ưu điểm Lãnh đạo người có lực chứng minh qua cơng tác lãnh đạo quản lý điều hành văn phòng qua nhiều năm kinh nghiệm học tập làm việc Có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ ngành nghề cao, biết kết hợp giũa phong cách lãnh đạo, phong cách lãnh đạo nhà quản trị, qua thấy khơng có phong cách lãnh đạo phong cách sử dụng tối ưu, việc sử dụng phong cách phụ thuộc vào điều kiện hồn cảnh cụ thể Vì vậy, nhà quản trị cần kết hợp phong cách lãnh đạo nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhượcđiểm để thành nhà quản trị giỏi Được cấp kính nể tơn trọng, phục tùng mệnh lệnh thị lãnh đạo Các sách đường lối thể vai trò nhà lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo người chịu trách nhiệm trước quan vấn đề công tác văn thư lưu trữ Cơ chế kiểm soát điều hành máy quan vận hành theo quy định Thực làm theo sách quy đinh pháp luật triệt trể 3.2.2 Nhược điểm Lãnh đạo văn phịng cịn nhiều cơng việc nên chưa có khoản thời gian đầu 19 tư để quan tâm nhiều vê công tác văn thư lưu trữ Chỉ đạo hướng dẫn thực chưa triệt trể tồn diện nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ cho cấp Các khâu đánh giá kiểm tra cơng tác thi đua khen thưởng cịn số thiếu sót Cơ cấu tổ chức pận văn thư lưu trữ đáp ứng nhu cầu quan chưa thực sụ vận hành linh hoạt, xử lý vấn đề nghiệp vụ nhiều công đoạn thủ tục phức tạp Phong cách lãnh đạo cảu nhà lãnh đạo phong cách lãnh đạo dân chủ ưu điểm phong cách mang lại cịn mặt hạn chế 3.3 Giải pháp 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan - Phịng cần biên chế cán đảm nhiệm cơng tác văn thư lưu trư có trình độ chun mơn nghiệp đảm nhiệm công tác lưu trữ nhà nước phịng tốt Do chưa có cán chun trách nên việc khối lượng công việc nhiều gây nên sư phân tán ảnh hưởng đến công việc - Lãnh đạo cần thương xun nhắc nhở cơng tác hành phịng Phân cơng bố trí nhân lực phù hợp rõ ràng, cụ thể có người có nghiệp vụ chuyên mơn, có phẩm chất đạo đức trị - Đưa phần mền quản lý văn lên máy ứng dụng cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư Hiện Phịng Văn Thư huyện Hải Hậu có phần mềm quản lý văn máy áp dụng Nhưng phòng văn thư quan chưa áp dụng chủ yếu vẫ thự quản lý văn phương thức thủ cơng - Phịng cần xin thêm kinh phí từ phía lãnh đạo quan cấp để mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt cho nhu cầu công việc như; máy photo coppy, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ ( tủ kính, cặp số tài liêu, giá đựng tài liệu ……).Và thiết bị khác cần thiết cho nhu cầu cơng việc phịng 20 - Cán bộ, cơng nhân việc phịng cần nhiệt tình, có thái độ trách nhiệm với công việc riêng thân giao nhiệm vụ công việc chung phịng Cán bộ, cơng nhân viên phịng kêt thúc công việc thi nên lập hồ sơ cơng việc trách thất lạc, hư hỏng phục vụ tốt cho công tác khai thác sử dụng tài liệu cần thiết tránh thời gian tìm kiếm - Thường xuyên tiếp cận quy định Nhà nước công tác văn thư lưu trữ - Cần cử cán thự tế địa phương để nắm bắt tình hình giải công việc nhanh hiệu - Cần quan tâm phát triển nguồn nhân lực cử cán bộ, cơng nhân viên phịng học lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ phẩm chất đạo đức trị góp phần nâng cao trình độ, kiên thức, hiểu biết cho cán bộ, công nhân viên phịng góp phần nâng cao hiệu cơng việc phịng ngày lên.Cần trẻ hố đội ngũ cán phòng - Cần phát triền đồng đến tất lĩnh vực đặc biệc cơng tác hành góp phần phát triển phịng 3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ Nhà lãnh đạo cần nâng cao ý thức nhận lức lý tưởng phấn đấu cho CBCC phòng văn thư, đề cao tinh thần làm việc cống hiến cho tập thể, học tập làm theo sách đường lối đảng Nhà lãnh đạo phải thường xuyên nâng cao vai trị trách nhiệm việc làm cụ thể, nâng cao kiến thức không ngừng học tập phấn đấu rèn luyện làm gương đầu cho cấp noi theo Thực tốt quy trình ban hành xây dựng hướng dẫn tổ chức thực văn cho quan cụ thể quy trình thực Cần phát triển nâng cao công tác đào tạo tuyển dụng nhân cho quan, hướng tới phát triển đại có chất lượng lâu dài cảu nguồn nhận lực Ngày xã hội phát triển tất lĩnh vực kể công tác quản lý nhà nước, nên nhà lãnh đạo nên nắm bắt tiếp thu ứng dụng công 21 nghệ khoa học vào thực tiễn quy trình quản lý, phần mềm, trang thiết bị , để không bị tụt hậu so với phát triển xã hội nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu quan hoạt động quản lý hành Bây thời đại cơng nghiệp hóa đại hóa, đất nước trình lên, kinh tế phát triển dẫn theo ngành lĩnh vực phát triển theo, xu hướng sử dụng sức lao động người dần chuyển sang lao động máy móc, cơng tác hoạt động hành cần phải đầu tư mua sắm đổi trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu dụng công việc Tiểu kết: Trong chương nêu nên giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Hải Hậu 22 KẾT LUẬN Công tác văn thư lưu trữ năm trở lại trở thành u cầu có tính cấp thiết Bên cạnh việc phát triển kinh tế theo chế thị trường số quan quan tâm tới nghiệp vụ này, thấy tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Bởi thực tốt công tác Văn thư - Lưu trữ mang lại hiệu khơng trước mắt mà cịn lâu dài Vì cơng tác Văn thư-lưu trữ thực chất văn chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà khơng có văn thay Qua thời gian khảo sát thấy thực trạng công tác văn thư lưu trữ tai quan UBND huyện Hải Hậu nói riêng quan hành nước ta nói chung đề có thành tựu đạt mặt hạn chế công tác văn thư lưu trữ Thứ hai, thông qua khảo sát thấy trách nhiệm to lớn nhà lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ vơ quan trọng góp phần tạo nên hoạt động quản lý khác cách linh hoạt Qua nghiên cứu mở rộng kiến thức thực tiễn trách nhiệm nhà lãnh đạo cơng tác quản lý nói chung cơng tác quản lý tổ chức văn thư lưu trữ nói riêng từ nhìn nhận lại kiến thức mà học rút kinh nghiệm học cho thân đặc biệt sinh viên thuộc chuyên nghành quản trị văn phịng thực kiến thức hữu ích Trong q trình nghiên cứu ngun nhân khác mà nghiên cứu không tránh khỏi hạn chế thiếu sót.Tơi hy vọng nhận ý kiến đóng góp từ thầy để xây dựng đề tài ngày hồn thiện 23 DANH MỤC THAM KHẢO Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Văn hợp số 01/VBHN-BNV Ngày 25\02/2014 Bộ Nội Vụ cơng tác văn thư Giáo trình Quản trị văn phịng- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí Vương Đình Quyền(2011), Lý luận chung Công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội Quốc hội(2003), Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân 24 PHỤ LỤC ... trách nhiệm công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ quan Chương TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH... cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND Huyện Hải Hậu Chương Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND Huyện Hải. .. cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện Hải Hậu, Tỉnh Nam Định Lịch sử nghiên cứu Có nhiều cơng trình nghiên cứu Công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ

Ngày đăng: 22/03/2018, 09:59

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan