Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Phương pháp nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 2 6. Đóng góp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc đề tài 2 CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 3 1.1 Quá trình hình thành và phát triển 3 1.2 Cơ cấu tổ chức 5 CHƯƠNG II:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7 2.1. Các khái niệm cơ bản 7 2.2. Chức năng của văn phòng 7 2.3. Ý nghĩa của hoạch định 8 2.4. Quy trình hoạch định 8 2.5. Vai trò của hoạch định trong tổ chức 9 2.6. Vai trò của văn phòng trong hoạch định của cơ quan tổ chức 9 2.7. Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng 9 2.8. Phân loại hoạch định 10 CHƯƠNG III.KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 11 3.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 11 3.2. Vai trò trong việc xác định mục tiêu 12 3.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 13 3.4. Vai trò trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu. 14 CHƯƠNG IV.GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC 17 4.1. Nhận xét và đánh giá 17 4.1.1.Ưu điểm 17 4.1.2. Nhược điểm 17 4.2. Nguyên nhân. 17 4.3. Các giải pháp 18 KẾT LUẬN 20
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Lâm Thu Hằng giảng viên môn Kỹ hoạch định Quản trị văn phòng với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Nếu lời hướng dẫn, dạy bảo Cơ em nghĩ thu hoạch em khó hồn thiện Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Cô Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành anh chị Văn phòng – Tổng cơng ty Thép Việt Nam tạo điều kiện cho em để em hoàn thành tốt tiểu luận Trong trình khảo sát, trình làm bài, khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cơ bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên tiểu luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu tới Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em tên Nguyễn Thị Quỳnh Anh – sinh viên lớp Đại học liên thông quản trị văn phòng 15A, em thực đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định Tổng Công ty Thép Việt Nam " Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu em thời gian qua Những kết số liệu đề tài thực Tổng Công ty Thép Việt Nam, không chép nguồn khác Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường cam đoan Hà Nội, ngày 06 tháng 01 năm 2017 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .1 Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Đóng góp nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.2 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 2.1 Các khái niệm .7 2.2 Chức văn phòng 2.3 Ý nghĩa hoạch định 2.4 Quy trình hoạch định 2.5 Vai trò hoạch định tổ chức .9 2.6 Vai trò văn phòng hoạch định quan tổ chức 2.7 Nội dung hoạch định quản trị văn phòng .9 2.8 Phân loại hoạch định 10 CHƯƠNG III KHẢO SÁT VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 11 3.1 Vai trò cơng tác thu thập 11 3.2 Vai trò việc xác định mục tiêu 12 3.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp .13 3.4 Vai trò việc tổ chức thực mục tiêu 14 CHƯƠNG IV GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC .17 4.1 Nhận xét đánh giá 17 4.1.1.Ưu điểm 17 4.1.2 Nhược điểm .17 4.2 Nguyên nhân 17 4.3 Các giải pháp 18 KẾT LUẬN 20 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mơ lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong tổ chức, quan doanh nghiệp nào, phận Văn phòng đóng vai trò vơ quan trọng Tại quan tổ chức, văn phòng có chức nhiệm vụ riêng bên cạnh chức như: Chức tổng hợp, chức hậu cần, chức tham mưu giúp việc,… Ngày nay, với phát triển văn phòng đại, chức Văn phòng ngày coi trọng Đặc biệt chức hoạch định Có thể nói cơng tác hoạch định cơng tác tiền đề tạo móng cho việc giải công việc quan tổ chức cách nhanh chóng, hiệu Làm tốt cơng tác hoạch định đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Để tìm hiểu rõ vai trò Văn phòng công tác hoạch định quan tổ chức, q trình khảo sát Tổng Cơng ty Thép Việt Nam em xin đưa đề tài: " Khảo sát, đánh giá vai trò Văn phòng công tác hoạch định Tổng Công ty Thép Việt Nam " Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác hoạch định, Vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng - Tổng Cơng ty Thép Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Việc nghiên cứu đề tài tiến hành phương pháp: - Phương pháp quan sát; - Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu; - Phương pháp phân tích lý luận; Lịch sử nghiên cứu Tại Tổng công ty thép Việt Nam chưa có đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác hoạch định vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Cung cấp thơng tin vai trò văn phòng cơng tác hoạch định đưa nhóm giải pháp nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định Tổng Công ty Thép Việt Nam - Mục tiêu cụ thể: Khảo sát, đánh giá vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định Tổng Công ty Thép Việt Nam; Đánh giá ưu điểm, hạn chế đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định cho Cơng ty Đóng góp nghiên cứu - Ý nghĩa lý luận: Nghiên cứu đề tài góp phần bổ sung thêm sở lý luận thực tiễn vấn đề vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định Tổng Công ty Thép Việt Nam nói riêng nước nói chung - Ý nghĩa thực tiễn: Làm rõ vai trò Văn phòng công tác hoạch định Tổng công ty Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu cơng tác hoạch định Tổng Công ty đơn vị doanh nghiệp khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần: Lời cam đoan, Lời cảm ơn, Mở đầu, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, Kết luận, bố cục gồm có 04 chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung Tổng công ty Thép Việt Nam Chương 2: Cơ sở lý luận công tác hoạch định Chương 3: Vai trò Văn phòng cơng tác Hoạch định Tổng công ty Thép Việt Nam Chương 4: Một số kiến nghị giải pháp nâng cao vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định Tổng công ty thép Việt Nam CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 1.1 Quá trình hình thành phát triển - Tổng cơng ty Kim khí thành lập vào năm đầu thập kỷ 70 kỷ trước với nhiệm vụ tiếp nhận cung ứng vật tư kim khí tồn quốc Do chuyển đổi mơ hình quản lý, vào năm 80 kỷ XX, Nhà nước giải thể Tổng công tay để thành lập Xí nghiệp liên hiệp thuộc Bộ Vật tư Năm 1985, thực chủ trương Chính phủ tổ chức kinh doanh cung ứng vật tư theo Nghị định số 204-HĐBT ngày 11/7/1985, Bộ Vật tư có Quyết định số 422/VT-QĐ ngày 13/9/1985 thành lập Tổng công ty Kim khí trực thuộc Bộ Vật tư Cuối năm 1990, Cơng ty Vật tư Thứ liệu Trung ương thuộc Bộ Vật tư sáp nhập vào Tổng cơng ty Kim khí theo Quyết định số 1278 TN/TCCB Bộ Thương nghiệp Tổng cơng ty Kim khí tổ chức quản lý kinh doanh ngành hàng kim khí nước, hoạt động theo chế độ hạch tốn kinh tế, có trụ sở đặt số 55B, phố Hàng Cót, quận Hồn Kiếm, Hà Nội - Ngày 30/5/1990, Bộ Công nghiệp nặng có Quyết định số 128/CNNg-TC thành lập Tổng cơng ty Thép sở tổ chức, xếp đơn vị khai thác, tuyển luyện loại khoáng sản kim loại đen đơn vị nghiên cứu, đào tạo, dịch vụ lĩnh vực luyện kim đen thuộc Bộ Công nghiệp nặng, trụ sở đặt tạm thời số 6- phố Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội - Ngày 10/11/1993, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 549/TTg chuyển Tổng cơng ty Kim khí từ Bộ Thương mại Bộ Công nghiệp nặng quản lý từ ngày 01 tháng 01 năm 1994, đến ngày 04 tháng năm 1994 hợp với Tổng công ty Thép thành Tổng công ty Thép Việt Nam - Trên sở đó, ngày 29 tháng năm 1995, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 255/TTg thành lập Tổng công ty Thép Việt Nam Tên giao dịch quốc tế VIETNAM STEEL CORPORATION, viết tắt VSC, trụ sở đặt D2, phố Tơn Thất Tùng, Đống Đa, Hà Nội Đến năm 1997 Tổng công ty chuyển trụ sở số 91, phố Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội - Tổng công ty Thép Việt Nam 17 Tổng cơng ty 91 Thủ tướng Chính phủ thành lập hoạt động theo mơ hình Tổng cơng ty Nhà nước quy định Luật doanh nghiệp Nhà nước năm 1995 Mục tiêu Tổng công ty Thép Việt Nam xây dựng phát triển mơ hình kinh doanh đa ngành sở sản xuất kinh doanh thép làm tảng - Theo định thành lập, Tổng công ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh chủ yếu lĩnh vực khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu trợ dung; sản xuất gang, thép kim loại, sản phẩm thép; xuất nhập thép, vật tư thiết bị trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ hỗ trợ kỹ thuật; thiết kế, chế tạo, thi công xây lắp trang thiết bị cơng trình luyện kim xây dựng dân dụng; kinh doanh khách sạn, nhà hàng vật tư tổng hợp; đào tạo nghề, nghiên cứu khoa học công nghệ; đầu tư, liên doanh, liên kết kinh tế hợp tác lao động với nước - Hệ thống VNSTEEL gồm đơn vị có quan hệ mật thiết lợi ích kinh tế, tài chính, cơng nghệ, cung ứng, dịch vụ, thông tin, tiêu thụ, đào tạo, nghiên cứu, xuất nhập khẩu, tiếp thị; có nhà máy sản xuất, sở khai thác mỏ, mạng lưới kinh doanh dịch vụ, viện nghiên cứu, trường học phạm vi toàn qốc hoạt động chủ yếu ngành thép Hiện tại, doanh nghiệp hệ thống VNSTEEL cung cấp 50% nhu cầu thép xây dựng 30% thép cán nguội nước - Với tiêu chí chất lượng sản phẩm dịch vụ hàng đầu, năm qua VNSTEEL không ngừng đầu tư mới, thay thiết ị lạc hậu thiết bị công nghệ, thiết bị tiên tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm VNSTEEL sở hữu nhiều công nghệ, thiết bị đại nước ngang tầm với quốc gia khác giới VNSTEEL đảm bảo sản phẩm sản xuất đáp ứng đủ nhu cầu nước xuất đạt tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế - Định hướng chiến lược phát triển đến năm 2015, tầm nhìn 2025 VNSTEEL trở thành Tổng Cơng ty Thép liên hợp hàng đầu Việt Nam đa ngành nghề, đa sở hữu sở chủ đạo kinh doanh sản phẩm thép, giữ vai trò chủ lực ngành thép Việt Nam nói riêng kinh tế Việt Nam nói chung Cùng với việc phát triển thị trường nhằm giữ vững vị trí hàng đầu lĩnh vực sản xuất thép Việt Nam khu vực, VNSTEEL trọng đầu tư để phát triển bền vững; đồng thời cam kết bảo vệ môi trường sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên quốc gia; quan tâm đến lợi ích chung cộng đồng góp phần thiết thực vào nghiệp cơng nghiệp hoá, đại hoá đất nước - Ngày thành lập Tổng cơng ty theo mơ hình Tổng cơng ty 91 (29/4 hàng năm) Hội đồng quản trị Tổng công ty chọn làm ngày kỷ niệm thành lập Tổng công ty Thép Việt Nam 1.2 Cơ cấu tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HÔI ĐỒNG QUẢN TRỊ THƯ KÝ TỔNG CƠNG TY BAN KIỂM SỐT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG B QUẢN LÝ ĐẦU TƯ B KẾ HOẠCH THỊ TRƯỜNG BAN TỔ CHỨC NHÂN SỰ BAN TÀI CHÍNH - KẾ TỐN B KỸ THUẬT B.THANH TRA PHÁP CHẾ CÔNG TY CON ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC CÔNG TY LIÊN KẾT TIỂU KẾT Tổng công ty Thép Việt Nam doanh nghiệp lớn, có thâm niên lĩnh vực kinh doanh Bộ máy cấu tổ chức Tổng công ty thép Việt Nam tổ chức xếp khoa học tạo thuận lợi việc hoạt động quản lý, thu hút nhiều nhân lực chất lượng cao Bên cạnh tổng cơng ty trọng việc cải tiến nâng cao chất lượng kinh doanh nguồn nhân lực CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 2.1 Các khái niệm Khái niệm hoạch định : Hoạch định trình xác định lựa chọn mục tiêu tổ chức vạch hành động cần thiết để đối phó với thay đổi tính khơng chắn để đạt mục tiêu Khái niệm Văn phòng :Là máy điều hành tổng hợp quan đơn vị, nơi thu thập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí, nơi chăm lo lĩnh vực hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan tổ chức 2.2 Chức văn phòng - Tham mưu – tổng hợp: Tư vấn đóng góp ý kiến cho lãnh đạo, thống kê xử lí tập hợp nhiều đề Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho cơng tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phòng có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên giá lĩnh vực chun mơn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phòng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị - Chức hậu cần: Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phòng Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 2.3 Ý nghĩa hoạch định Hoạch định thiết lập sở định hướng cho công việc quan tổ chức Giúp người thực chủ động đối phó với khơng ổn định tương lai liên quan đến cơng việc, tối thiểu hóa bất trắc tương lai, tập trung hoạt động để hướng mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu 2.4 Quy trình hoạch định - Xác định mục tiêu +Phân tích +Xác lập mục tiêu dự kiến đánh giá tính khả thi +Ấn định mục tiêu -Lựa chọn giải pháp đạt mục tiêu +Xác định nội dung công việc +Xác định đối tượng thực mục tiêu +Lựa chọn thời gian địa điểm +Xác định nguồn lực, giải pháp kiểm soát 2.5 Vai trò hoạch định tổ chức Hoạch định công cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên quan Hoạch định cho biết hướng quan, tổ chức Hoạch định có tác dụng giảm tính bất ổn định quan, tổ chức Hoạch định giảm chồng chéo hoạt động lãng phí Hoạch định làm tăng hiệu cá nhân tổ chức Nhờ hoạch định mà tổ chức nhận tận dụng hội mơi trường để giúp nhà quản trị ứng phó với bất định thay đổi yếu tố mơi trường Nhờ có hoạch định mà tổ chức phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi người tập thể hành động biết muốn đạt gì, kết đạt cao Hoạch định giúp tổ chức thích nghi với thay đổi mơi trường bên ngồi, định hướng số phận tổ chức Hoạch định thiết lập nên tiêu chuẩn tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra 2.6 Vai trò văn phòng hoạch định quan tổ chức -Văn phòng có vai trò quan trọng cơng tác thu thập cho việc hoạch định kế hoạch quan tổ chức -Vai trò việc việc xác định mục tiêu quan -Vai trò trò cơng tác xây dựng đưa giải pháp cho kế hoạch 10 -Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu qua tổ chức 2.7 Nội dung hoạch định quản trị văn phòng -Hoạch định chức nhiệm vụ văn phòng -Hoạch định cấu tổ chức văn phòng -Hoạch định nhân cho hoạt động văn phòng -Hoạch định cơng việc cho hoạt động văn phòng -Hoạch định nguồn thơng tin cho hoạt động quan -Hoạch định mối quan hệ phối hợp cơng việc văn phòng -Hoạch định tài cho hoạt động văn phòng -Hoạch định sở vật chất cho hoạt động quan văn phòng 2.8 Phân loại hoạch định -Phân loại theo thời gian +Hoạch định dài hạn + Hoạch định ngắn hạn -Theo tính chất quan trọng mục tiêu +Hoạch định chiến lược +Hoạch định nghiệp vụ -Theo vấn đề hoạt động +Hoạch định nhân +Hoạch định tài +Hoạch định công việc +Hoạch định sở vật chất +Hoạch định thông tin +Hoạch định mối quan hệ 11 CHƯƠNG III KHẢO SÁT VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM 3.1 Vai trò cơng tác thu thập Các sở tiền đề cho việc tiến hành công tác hoạch định Tất loại hoạch định cần đến Căn công tác hoạch định thông tin cần thiết để tiến hành hoạch định bao gồm pháp lý, khoa học thực tiễn Chun viên phòng người có trách nhiệm thu thập Để làm tốt cơng tác thu thập tài liệu, cán văn phòng cần làm tốt việc sau: - Xác định tầm quan trọng Để thực bất công việc quan tổ chức cần nhiều thông tin, thông tin đáp ứng cho hoạt động thực tiễn, giải nhiệm vụ quan tổ chức, làm để xây dựng kế hoạch, từ đặc tính cơng việc, cấu tổ chức, nhân sự, tài chính, lịch trình cơng tác, buổi họp, kế hoạch ngắn hạn dài hạn quan Đặc biệt, việc thu thập có vai trò quan trọng hoạch định cơng việc quan tổ chức, thể phương diện như: - Cung cấp liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu - Xây dựng phương án, giải pháp cho hoạch định - Các phương án đề phòng rủi ro q trình thực cơng việc - Tiến trình thực cơng việc Nguồn cần phải xác minh chọn lọc Thu thập cho hoạch định giai đoạn trình tổ chức thực hoạch định cơng việc văn phòng quan, 12 xuất phát từ nội quan,như thông tin nội thơng tin bên ngồi, đánh giá giá trị pháp lí thơng tin - Tập hợp các thu thực kiểm tra độ xác tiến hành lựa chọn làm cho việc hoạch định, đưa hợp lí có giá trị vào hoạch định Tùy vào nội dung quy mô hoạch định mà cán văn phòng lựa chọn cho phù hợp Qua trình quan sát, thấy việc hoạch định công tác thu thập văn phòng Tổng cơng ty thép Việt Nam thực nghiêm túc, cụ thể, rõ ràng Xác định tầm quan trọng việc thu thập cho trình hoạch nên lãnh đạo Văn phòng ln trọng quan tâm Việc thu thập giao cho cán cho trình độ chun mơn nghiệp vụ 3.2 Vai trò việc xác định mục tiêu Văn phòng quan thực nghiên cứu phân tích hoạch định cho đảm bảo tính phù hợp để đưa vào làm xác định mục tiêu Tất cơng việc có hoạch định cần phải có mục tiêu Trước bắt đầu bắt tay vào hoạch định cơng việc đó, cán văn phòng phải xác định mục tiêu hoạch định Xác định mục tiêu giúp cán văn phòng hướng, tránh hoạch định sai lầm, giúp công tác hoạch định đạt hiệu tối đa Đồng thời mục tiêu để đánh giá phân tích cơng tác hoạch định Chính có tầm quan trọng nên việc xác định mục tiêu cần đặc biệt quan tâm Cán văn phòng vào u cầu cơng việc mà xác định mục tiêu cho hoạch định Mỗi hoạch định có mục tiêu khác Việc văn phòng tham mưu cho công tác hoạch định mục tiêu qaun, doanh nghiệp góp phần vào việc lựa chọn mục tiêu đắn, phù hợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa rời với thực tế; Vạch hướng cụ thể giúp doanh nghiệp thực nhiệm vụ, chức hoạch định mục tiêu 13 phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn cho hoạt động, cơng tác có liên quan tồn Tổng cơng ty Trong cơng việc xác định mục tiêu đánh giá mục tiêu bước quan trọng, giúp quan xác định mục tiêu tối ưu vạch cơng việc thực Thay đặt mục tiêu thiếu rõ ràng, việc đánh giá mục tiêu, xác định mục tiêu cụ thể giúp cho quan có chiến lược tối ưu sát với thực tế Sau xác định mục tiêu, Văn phòng chịu trách nhiệm đánh giá mục tiêu, xác định đâu muc tiêu chính, mục tiêu quan trọng, mục tiêu trọng tâm Từ làm sở để chọn mục tiêu phù hợp với hoạch định cần làm 3.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp Xây dựng giải pháp khâu quan trọng q trình hoạch định, việc vẽ cách đích việc xây dựng giải pháp cách mà quan, tổ chức xây dựng đường lập trình bước để qua đường tìm đích xác định trước Con đường lựa chọn đích phương pháp thực cơng việc để đến mục tiêu, phương pháp lựa chọn xây dựng đắn, phù hợp mang lại hiệu cao cho tổ chức, tổ chức đạt mục tiêu cuối Xây dựng giải pháp cho hoạch định không loại trừ việc dự báo rủi ro xảy q trình thực cơng việc Các giải pháp để giải tránh rủi ro Văn phòng quan lựa chọn Các bước để xây dựng giải pháp hiệu mà cán văn phòng cần làm bao gồm: - Xác định tầm quan trọng việc xây dựng giải pháp hoạch định - Nghiên cứu, phân tích thơng tin liên quan đến hoạch định để xây dựng giải pháp - Xây dựng lựa chọn giải pháp tối ưu 14 Văn phòng quan sau thực nghiên cứu tìm hiểu thơng tin liên quan đến cơng việc cần hoạch định tổ chức tổng hợp thơng tin có giá trị dựa vào để xây dựng giải pháp hiệu cho kế hoạch quan Việc xây dựng giải pháp cần dựa thực tiễn để đem lại hiệu cao nhất, cán văn phòng dùng nghiệp vụ chuyên môn xây dựng nên giải pháp phù hợp Ví dụ để thực cơng tác hoạch định nhân cho quan văn phòng phải thu thập thơng tin quan trọng liên quan đến công tác hoạch định nhân tới Thông tin về: Thuyên chuyển, thăng chức, giáng chức, tuyển mộ tuyển chọn Tại Văn phòng tổng cơng ty thép Việt Nam, việc xây dựng giải pháp liền với việc xác định mục tiêu Song song với việc xác định mục tiêu, cán văn phòng đề phương án giải Như hiệu công việc tăng đáng kể Đây bước sáng tạo Văn phòng Tổng cơng ty thép Việt Nam mà có văn phòng làm 3.4 Vai trò việc tổ chức thực mục tiêu Để tổ chức thực mục tiêu quan cách hiệu trước hết việc xác định mục tiêu đắn phù hợp quan trọng nhất, xác định mục tiêu tiên có nghĩa vạch đường mũi tên để đến đích cuối cùng, bên cạnh cách giải pháp để thực mục tiêu, giải pháp đắn đem lại kết tốt mà không thời gian, tiền công sức nhiều Để tổ chức thực mục tiêu tốt cần phải có kế hoạch thật chi tiết cụ thể công việc cụ thể cần làm trước công việc cần làm sau, hay nói cách khác quy trình để tổ chức thực mục tiêu Một yếu tố quan trọng việc phân công công việc để thực hiện, phân công công việc giúp cho cá nhân, phận, phòng ban định hình cơng việc phải làm tiến độ thực công việc 15 Để tổ chức thực mục tiêu đạt hiệu quả, cán văn phòng cần thực tốt bước sau: - Xác định công việc cần phải thực để đạt mục tiêu - Tổ chức xác định nội dung công việc - Xác định cách thức thực công việc - Xác định nguồn lực thực mục tiêu - Xác định đối tượng, địa điểm thời gian - Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá Văn phòng quan tổ chức thực việc thu thập thông tin liên quan đến công tác hoạch định quan để xây dựng giải pháp hiệu phù hợp để đưa vào thực Việc thu thập thơng tin văn phòng quan thực từ nhiều nguồn khác đọc báo cáo, tham dự họp, thông tin thu thập phân tích xử lý để xác định hội vấn đề cần giải để có hiểu biết đầy đủ đặc tính công việc trước đưa giải pháp hoạch định Đối với mục tiêu khác cách thức tổ chức thực khác 16 TIỂU KẾT Như vậy, thấy văn phòng có vai trò quan trọng khơng thể thiếu việc hoạch định cơng việc quan tổ chức, văn phòng xây dựng hoạch định, xây dựng mục tiêu, giải pháp để thực mục tiêu, việc tổ chức thực mục tiêu cho hiệu Giúp tham mưu cho lãnh đạo, giảm bớt gánh nặng cơng việc cho lãnh đạo, giúp rà sốt kiểm sốt việc thực mục tiêu hướng, góp phần khơng nhỏ vào việc hồn thành mục tiêu lớn nhỏ quan 17 CHƯƠNG IV GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHỊNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHO CƠ QUAN TỔ CHỨC 4.1 Nhận xét đánh giá 4.1.1.Ưu điểm Qua trình khảo sát tổng cơng ty thép Việt Nam vai trò của Văn phòng cơng tác hoạch định, em có số nhận xét ưu điểm sau: Văn phòng Tổng cơng ty phận nổ có nhiều sáng tạo tổ chức cơng việc hoạt động quan, bên cạnh tiến độ làm việc lực chuyên viên phòng tốt Cơng tác hoạch định Văn phòng tiến hành với pháp luật: Khi tiến hành hoạch định, văn phòng vào văn quy phạm pháp luật nên độ xác cao tín pháp lý cao Văn phòng phát huy hiệu vai trò cơng tác hoạt định để tận dụng tối đa có nguồn lực quan, khai thác triệt để mạnh quan 4.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm kể trên, công tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh mắc phải nhược điểm sau: 18 Một số lần hoạch định nhầm mục tiêu không sát thực tế Một số lần hoạch chủ quan không đánh giá mục tiêu nên dẫn đến việc hoạch định sai làm ảnh hưởng tới mục tiêu kết quả, nhiên khơng q nghiêm trọng Trình độ chun mơn chun viên văn phòng hạn chế định 4.2 Nguyên nhân Qua tìm hiểu, tơi nhận thấy số ngun nhân dẫn đến nhược điểm sau: Một phận cán chưa có nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác hoạch định hoạt động chung toàn quan Việc giám sát kiểm tra cơng tác hoạch định chưa hiệu Trình độ chun mơn phận cán hạn chế, thiếu tính linh hoạt sáng tạo, từ hạn chế tầm nhìn cơng tác hoạch định 4.3 Các giải pháp Qua việc quan sát, nhận thức vấn đề, xin đưa số giải pháp sau: Văn phòng cần phải nâng cao vai trò việc xác định cách thức thực cơng việc, cách thức thực công việc định phần lớn thành cơng việc Cần tổ chức xác định cách thức thực công việc cho phù hợp đảm bảo mang lại hiệu Bên cạnh nâng cao chất lượng cơng tác chun mơn cán văn phòng cơng tác hoạch định Xây dựng nguyên tắc hoạch định quan 19 TIỂU KẾT Là doanh nghiệp lớn nên Tổng công ty thép Việt Nam trọng nhiều đến công tác hoạch đinh Qau khảo sát dễ dàng nhận thấy ueu điểm công tác này, nhiên bên cạnh nhiều nguyên nhân mà tồn số nhược điểm Để làm tốt vai trò văn phòng cơng tác hoạch định văn phòng cần phải tổ chức thực biện pháp nhằm nâng cao vai trò giúp quan, tổ chức có hoạch định cách thành công hiệu Nâng cao vai trò văn phòng cụ thể qua việc tổ chức thực mục tiêu thật hiểu , xác định nội dung hoạch định công việc cần phải làm 20 KẾT LUẬN Hoạch định công việc xem việc quan trọng thiếu thi tiến hành tổ chức hoạt động, cơng việc quan Bởi định hướng cho tồn cơng việc cần thực để đạt mục tiêu đề Công tác hoạch định giúp cách thức công việc,từng nhiệm vụ cho phận hay cá nhân thực Nếu công tác hoạch định quan thực tốt điều có nghĩa quan hồn thành phần cơng việc Trên thực tế công việc quan thực cảm nhận chủ quan cá nhân trước loạt vấn đề phát sinh cơng việc mà đòi hỏi phải có tính tốn, xem xét, phân tích yếu tố ảnh hưởng cách có khoa học Từ đưa giải pháp để giải vấn đề Các giải pháp đóng vai trò tháo gỡ khó khăn tìm yếu tố thuận lợi giúp quan thực có hiệu hoạt động quản lí, điều hành, xử lí giải cơng việc Hoạch định giúp cho quan loại bỏ rủi ro ảnh hưởng tới kết hoạt động quan Đồng thời từ việc hoạch định quan khai thác hội, hướng có hiệu Qua việc khảo sát thực tế vai trò văn phòng quan q trình tổ chức hoạch định Tổng công ty thép Việt Nam nhận thấy để làm tốt 21 cơng việc trên, vai trò văn phòng khơng nhỏ, văn phòng giúp cho quan thu thập thông tin xây dựng để từ làm sở cho bước hoạch định sau này, việc lập phải cụ thể, xác, thuyết phục 22 ... trò văn phòng cơng tác hoạch định đưa nhóm giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Tổng Cơng ty Thép Việt Nam - Mục tiêu cụ thể: Khảo sát, đánh giá vai trò Văn phòng cơng tác hoạch. .. nhân +Hoạch định tài +Hoạch định công việc +Hoạch định sở vật chất +Hoạch định thông tin +Hoạch định mối quan hệ 11 CHƯƠNG III KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI TỔNG CÔNG... đề vai trò Văn phòng công tác hoạch định Tổng Công ty Thép Việt Nam nói riêng nước nói chung - Ý nghĩa thực tiễn: Làm rõ vai trò Văn phòng cơng tác hoạch định Tổng cơng ty Là tư liệu tham khảo