Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBNDTỈNH HÀ NAM 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 6 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh 7 1.3.1. Chức năng 7 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 8 CHƯƠNG II.PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND TỈNH HÀ NAM 13 2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian 13 2.1.1. Hoạch định công việc theo năm 17 2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng 17 2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần 18 2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động 18 2.2.1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why) 18 2.2.2. Xác định nội dung công việc (What?) 19 2.2.3. Xác định 3W 19 2.2.4. Xác định phương pháp 1h 20 2.2.5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control) 20 2.2.6. Xác định phương pháp kiểm tra (check) 20 2.2.7. Xác định nguồn lực (5M) 21 CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND TỈNH HÀ NAM 23 3.1. Nhận xét, đánh giá 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2. Nhược điểm 23 3.1.3. Nguyên nhân 24 3.2. Các giải pháp 24 3.3.1.Giải pháp hoạch định chương trình, kế hoạch hiệu quả cho nhà quản trị 24 3.3.2. Đối với nhà quản trị 26 3.3.3. Đối với cá nhân 27 3.3.4. Đối với văn phòng 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể Q thầy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Quý thầy cô khoa Quản trị Văn phòng dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt trình học tập rèn luyện trường Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt, người nhiệt tình hướng dẫn em thực tiểu luận Tuy có nhiều cố gắng, chắn tiểu luận em có nhiều thiếu sót Rất mong nhận góp ý thầy giáo, giáo bạn đọc Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình q thầy bạn đọc Đó hành trang quý giá giúp em hoàn thiện kiến thức tiểu luận sau Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Lê Chí Linh tơi thực tiểu luận cá nhân với tên đề số 03: “Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản trị văn phòng HĐND Tỉnh Hà Nam” Tơi xin cam đoan tiểu luận thời gian qua,thông qua tìm hiểu thu thập thơng tin từ nhiều nguồn tài liệu khác Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2016 Sinh viên Lê Chí Linh DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND HĐND NVL NXB ĐBQH PCT MTTQ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Nguyên vật liệu Nhà xuất Đại biểu Quốc hội Phó chủ tịch Mặt trận tổ quốc MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND TỈNH HÀ NAM 1.1 Lịch sử hình thành .3 1.2 Cơ cấu tổ chức .6 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND tỉnh 1.3.1 Chức 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND TỈNH HÀ NAM 13 2.1 Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian 13 2.1.1 Hoạch định công việc theo năm 17 2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng 17 2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần 18 2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động .18 2.2.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why) 18 2.2.2 Xác định nội dung công việc (What?) .19 2.2.3 Xác định 3W 19 2.2.4 Xác định phương pháp 1h 20 2.2.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control) 20 2.2.6 Xác định phương pháp kiểm tra (check) 20 2.2.7 Xác định nguồn lực (5M) 21 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI UBND TỈNH HÀ NAM 23 3.1 Nhận xét, đánh giá .23 3.1.1 Ưu điểm .23 3.1.2 Nhược điểm 23 3.1.3 Nguyên nhân 24 3.2 Các giải pháp .24 3.3.1.Giải pháp hoạch định chương trình, kế hoạch hiệu cho nhà quản trị 24 3.3.2 Đối với nhà quản trị 26 3.3.3 Đối với cá nhân .27 3.3.4 Đối với văn phòng 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chương trình toàn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định Đối với chương trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền Sau phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Để hoạch định chương trình, kế hoạch vai trò Nhà quản trị quan trọng, để hiểu thêm hoạch định chương trình, kế hoạch cần nắm rõ chất, vai trò nhiệm vụ Chính thế, tơi muốn lựa chọn chủ đề: “Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản trị văn phòng UBND Tỉnh Hà Nam” nhằm đưa cho Nhà quản trị giải pháp để giúp cho quan, tổ chức bố trí, xếp công việc cách hợp lý nâng cao chất lượng cơng việc Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng: UBND tỉnh Hà Nam Mục đích: giúp cho lãnh đạo có thêm thông tin để tiện cho việc đề chương trình, kế hoạch thực cơng việc quan, tổ chức Đặc biệt nêu điểm hạn chế công tác hoạch định nhà quản trị từ giúp nhà quản trị hiểu áp dụng giải pháp phu hợp cho quan, tổ chức Nhiệm vụ: Phân tích đánh giá dự thực hiên chương trình, kế hoạch cơng việc cá nhân quan, tổ chức, dự đoán kết đạt Căn vào chức năng, nhiệm vụ quan, từ đưa kế hoạch, chương trình cụ thể nhằm thực mục tiêu chung quan, tổ chức Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Cơ sở phương pháp luận: Quan điểm thực tiễn nguyên tắc lý luận gắn liền với thực tiễn, Quan điểm lịch sử - cụ thể, Quan điểm toàn diện hệ thống Các phương pháp nghiên cứu sử dụng: Phương pháp tổng hợp, Phương pháp kiểm tra, Phương pháp đánh giá, nhận xét Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Xây dựng chương trình kế hoạch thực cơng việc cho quan, tổ chức Đưa ưu điểm hạn chế nhà quản trị công tác hoạch định chương trình, kế hoạch thực cơng việc từ giải pháp giúp nâng cao chất lượng hoạch định nguồn nhân lực thực tiễn Cấu trúc đề tài Phần mở đầu Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Phần nội dung Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Tỉnh Hà Nam Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng UBND Tỉnh Hà Nam Chương 3: Giải pháp hồn thiện phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng UBND Tỉnh Hà Nam Phần kết luận: Kết luận kết nghiên cứu nhiệm vụ đặt PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND TỈNH HÀ NAM 1.1 Lịch sử hình thành Hà Nam nằm tọa độ địa lý 20o vĩ độ Bắc 105o-110o kinh Đơng, phía Tây-Nam châu thổ sơng Hồng, vùng trọng điểm phát triển kinh tế Bắc Bộ Tỉnh Hà Nam cách thủ đô Hà Nội 50 km, cửa ngõ phía nam thủ đơ; phía bắc giáp với tỉnh Hà Tây, phía đơng giáp với Hưng n Thái Bình, phía nam giáp Nam Định Ninh Bình, phía tây giáp Hòa Bình Với vị trí đại lý thuận lợi, vừa gần kề với tỉnh thành phố đồng sông Hồng vừa kết nối với tỉnh miền núi Tây Bắc đất nước, đông thời địa bàn chguyển tiếp vùng kinh tế - lãnh thổ này, nên từ xa xưa Hà Nam có lợi vị trí địa lý cho phát triển kinh tế - xã hội tỉnh, với gắn kết mở rộng giao lưu vơi tỉnh vùng nước Ngày nay, phát triển giao thông vận tải mở rộng thị trường làm cho vị trí địa lý Hà Nam trở lên quan trọng trở thành lợi động phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Ngoài hệ thống đường đường sắt chạy qua địa bàn, Hà Nam có tuyến giao thơng đường thuỷ sông Hồng, sông Đáy , sông Châu thuận lợi cho giao lưu nội địa giao lưu hàng hoá với tỉnh vùng Vị trí địa lý điều kiện giao thông thuận lợi không tạo cho Hà Nam không gian kinh tế mở với lợi giao lưu kinh tế, văn hố, khoa học kỹ thuật, mà tạo gia cho Hà Nam lợi so sánh thị trường để khai thác có hiệu nguồn lực bên đồng thời thu hút vốn đầu tư nguồn lực từ bên ngồi cho q trình cơng nghiệp hoá, đại hoá phát triển nhanh kinh tế - xã hội tỉnh Với diện tích tự nhiên 851,7 km2, đất đai địa hình Hà Nam tương đối đa dạng Phía Tây tỉnh vùng đồi núi bán sơn địa với đãy núi đá vôi, núi đất đồi rừng, nhiều nơi có địa hình dốc Xi phía đơng giải đồi đất thấp, xen núi đá thung lũng ruộng Đất đai vùng thích hợp với loại lâm nghiệp ( thông, mỡ, bạch đàn, luồng, tre, song mây), ăn , công nghiệp ( chè, trẩu, sơn, gai, mía, lạc), màu số ruộng trồng lúa nước Phía đơng tỉnh giáp đến sơng Hồng vùng đồng phù sa bồi tu dòng sơng ( nhu sơng Đáy, sơng Châu, sơng Hồng), đất đai màu mỡ, thích hợp cho canh tác lúa nước, hoa màu rau đậu thực phẩm Nhiều dải đất bồi ven sơng Hồng, sơng Châu trồng loại công nghiệp ngắn ngày mía, dâu, đỗ tương, lạc số loại ăn Song trình kiến tạo địa chất biến đổi địa hình đồng sơng Hồng nên có nhiều vùng đất trũng, thường xuyên ngập úng vào mùa mưa thường bị chua, phèn, không thuận lợi cho canh tác nông nghiệp Một số nơi Duy tiên, Bình lục, Thanh Liêm có cốt đất thấp, 0,3 - 0,8 m so với mặt nước biển Song vùng đồng phía Đơng lại có diện tích mặt nước ao, hồ, đầm, phá, ruộng trũng sơng ngòi lớn thuận lợi cho việc nuôi trồng, đánh bắt thuỷ sản chăn nuôi gia cầm nước (như vịt, ngan, ngỗng) Sự đa dạng đất đai, địa hình thổ nhưỡng Hà Nam điều kiện thuận lợi cho việc phát triển nông nghiệp, trồng trọt, chăn nuôi, lâm nghiệp thuỷ sản Theo số cục thống kê Hà Nam năm 2002, diện tích đất nơng nghiệp tỉnh có 52.026 ha, chiếm 61,1%; tổng diện tích tự nhiên Trong đó, đất trồng lúa có 40.005 (chiếm 76,9% diện tích đất nơng nghiệp); đất trồng màu cơng nghiệp hàng năm có 3.702 (chiếm 7,1%); đất trồng lâu năm 139 Diện tích ao đầm mặt nước sử dụng vào mục đích nơng nghiệp 4.626 ha, chiếm 8,9% diện tích đất nơng nghiệp Đất lâm nghiệp có 9.466 (chiếm 11,1% diện tích tự nhiên), có 7.695 rừng tự nhiên 1.770 rừng trồng Đất giành cho thuỷ lợi, giao thông, xây dựng đất chuyên dùng khác 11.797 (chiếm 13,8% diện tích tự nhiên) đất khu dân cư có khoảng 4.347 Tồn tỉnh gần 7.533 đất chưa sử dụng (chiếm 8,8% diện tích tự nhiên), có 2000 đất có mặt nước 228 đất khai thác sử dụng vào mục đích nơng nghiệp Những năm gần diện đất chưa sử dụng giảm rõ rệt, song tiềm đất đai cho phát triển nơng - lâm nghiệp nói riêng, phát triển kinh tế - xã hội nói chung tỉnh lớn, nguồn lực khai thác, sử dụng cách hợp lý, có hhiệu cao tương lai Cũng nhiều tỉnh đồng sông Hồng, Hà Nam có điều kiện thời tiết, khí hậu thuỷ văn mang đặc trưng khí hậu nhiệt đới gió mùa Hà Nam tỉnh có nhiều sơng ngòi, hồ, đầm nước mặt đồng ruộng Điều kiện thời tiết, khí hậu, thuỷ văn thuận lợi cho phát triển nông nghiệp sinh thái đa dạng, với nhiều động thực vật nhệt đới, nhiệt đới ôn đới; đồng thời thuận lợi cho phát triển ngành công nghiệp, thương mại, du lịch, dịch vụ cho hoạt động văn hoá, xã hội đời sống sinh hoạt dân cư Vào muầ xuân mùa hạ có nhiều ngày thời tiết mát mẻ, cối, cảnh vật tốt tươi thích hợp cho hoạt động lễ hội du lịch Tuy điều kiện khí hậu thuỷ văn hà Nam có bất lợi định, gây trở ngại cho phát triển sản xuất đời sống nhân dân Lượng mưa hàng năm thường phân bố không đều, khoảng 70% tạp trung vào tháng từ tháng đến tháng Đây khoảng thời gian thường có bão gió, mực nước sơng lên cao mưa lũ từ thượng nguồn đổ nên thường gây ngập úng lớn diện rộng kéo dài, tiêu nước khó khăn Các tháng từ tháng đến tháng từ tháng 10 đến tháng 12 hàng năm khí hậu thường khơ, lạnh, mưa, nước sơng ngòi xuống thấp, luợng nước hồ đầm bị cạn nên nhiều nơi thường bị hạn hán, gây thất bát cho nông nghiệp nuôi trồng thuỷ sản Việc cung cấp nước cho sản xuất số sở công nghiệp, làng nghề tiểu thủ công nghiệp nước cho sinh hoạt dân cư số nơi gặp phải khơng khó khăn Từ tháng đến tháng hàng năm thường có ngày nắng, số nắng trung bình có tháng có 25-35 giờ, 4-5 lần so với tháng có nắng cao (từ 158-180 giờ, tuỳ theo năm), dễ phát sinh sâu bệnh có hại cho loại trồng nơng nghiệp chăn nuôi gia súc, 2.2.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why) Khi phải làm công việc, điều mà bạn phải quan tâm là: Tại bạn phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn? Hậu bạn không thực chúng? Why (tại sao?) 1W 5W Khi bạn thực cơng việc điều bạn nên xem xét why với nội dung Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp bạn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối 2.2.2 Xác định nội dung công việc (What?) 1W = what? Nội dung cơng việc gi? Hãy bước để thực công việc giao Bạn rằng, bước sau khách hàng bước công việc trước 2.2.3 Xác định 3W Where: Ở đâu, bao gồm câu hỏi sau: Cơng việc thực đâu? Giao hàng địa điểm nào? Kiểm tra phận nào? Testing cơng đoạn nào?… When: Cơng việc thực nào, giao, kết thúc… Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng công việc Có loại cơng việc khác nhau: Cơng việc quan trọng khẩn cấp, Công việc không quan trọng khẩn cấp, Công việc quan trọng không khẩn cấp, Công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước Who: Ai, bao gồm khía cạnh sau: Ai làm việc 19 Ai kiểm tra Ai hổ trợ Ai chịu trách nhiệm… 2.2.4 Xác định phương pháp 1h H how, nghĩa nào? Nó bao gồm nội dung: Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực công việc)? Tiêu chuẩn gì? Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? 2.2.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control) Cách thức kiểm soát (control) liên quan đến: Cơng việc có đặc tính gì? Làm để đo lường đặc tính đó? Đo lường dụng cụ, máy móc nào? Có điểm kiểm sốt điểm kiểm soát trọng yếu (Xem chi tiết qua tài liệu MBP – phương pháp quản lý theo trình) 2.2.6 Xác định phương pháp kiểm tra (check) Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến nội dung sau: Có bước cơng việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra Tần suất kiểm tra nào? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên (nếu lần?) Ai tiến hành kiểm tra? Những điểm kiểm tra trọng yếu? Trong quan có đầy đủ nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất công đoạn, tiến hành kiểm tra điểm trọng yếu (quan trọng nhất) Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức điểm kiểm tra chiếm 20 % số lượng chiếm đến 80 % khối 20 lượng sai sót 21 2.2.7 Xác định nguồn lực (5M) Nhiều kế hoạch thường trọng đến công việc mà lại không trọng đến nguồn lực, mà có nguồn lực đảm bảo cho kế hoạch khả thi Nguồn lực bao gồm yếu tố: Man = nguồn nhân lực Money = Tiền bạc Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng Machine = máy móc/cơng nghệ Method = phương pháp làm việc Man, bao gồm nội dung: Những thực cơng việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Nếu cần nguồn phòng ngừa có đủ nguồn lực người để hỗ trợ không? Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm yếu tố: Xác định tiêu chuẩn NVL Tiêu chuẩn nhà cung ứng Xác định phương pháp giao hàng Thời hạn giao hàng Tiểu kết: Hoạch định chương trình, kế hoạch trình ấn định mục tiêu đánh giá cách thực tốt Nó đạo, làm giảm tác động biến đổi làm giảm lãng phí xuống mức thấp nhất, đặt mục tiêu để kiểm sốt dễ dàng Nói chung, tổ chức sử dụng kế hoạch thực tốt tổ chức không dùng Hoạch định phân chia thành chiến lược chiến thuật, dài hạn ngắn hạn Sự lựa chọn chiến lược thích ứng tuỳ thuộc cấp bậc người quản lý, giai đoạn đời sống tổ chức, 22 độ bất trắc môi trường, lâu dài nhiệm vụ tương lai Mục tiêu tảng hoạch định, kết mà nhà quản trị mong đợi tương lai Tổ chức có nhiều mục tiêu hình thành nên hệ thống mục tiêu mà tổ chức cần hồn thành để thực sứ mạng 23 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND TỈNH HÀ NAM 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị Chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, giảm chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo quan Hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc Lịch làm việc cá nhân giúp cho cá nhân quản trị thời gian cá nhân thực công việc giao cách hiệu 3.1.2 Nhược điểm Chương trình, kế hoạch mang tính khái quát, chưa sâu chi tiết cụ thể rõ ràng, số phòng ban kế hoạch mang tính lưu hành nội nên chưa có tính chặt chẽ nội dung Kế hoạch bị xa rời thực tế hoạt động, nhìn báo cáo hay kế hoạch năm trước sau lập lại kế hoạch y chang mà khơng có thay đổi đáng kể Lịch làm việc lập mang tính minh họa, chưa quản lý chặt chẽ, 24 cán bộ, nhân viên quan lợi dụng thời gian làm việc cá nhân 3.1.3 Nguyên nhân Thất bại vai trò người quản lý Thiếu kỹ quản lý nguyên nhân chủ quan dẫn tới thất bại hoạch định chương trình, kế hoạch Một người quản lý tốt người lúc làm việc theo cảm hứng hay sở thích Khơng dự tính hết trường hợp Bạn nên nhớ rằng, dù bạn có lên lịch trình cụ thể trước bắt đầu chương trình, kế hoạch quan cần thiết thực tế kế hoạch quan mở rộng hay thu hẹp lại Vì lên kế hoạch Nhà quản trị cần dự trù cho số phương án cụ thể bên cạnh kế hoạch, phương án Đặt mục tiêu chương trình, kế hoạch vượt sức khả thực Mục tiêu chương trình, kế hoạch yếu tố quan trọng thiết phải có kế hoạch thực cơng việc Tuy nhiên khơng phải mục tiêu đạt theo kế hoạch thời kỳ mục tiêu biến đổi khác Khi đặt mục tiêu chương trình, kế hoạch bạn cần phải có kế hoạch ngắn hạn hay dài hạn để chuẩn bị bước tiến hành không nên đặt phương án hay mục tiêu sức Với quan, tổ chức việc hoạch định chương trình, kế hoạch để thực cơng việc vơ quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động quan, UBND tỉnh lại quan đại diện cho Nhà nước thực nhiệm vụ quản lý 3.2 Các giải pháp 3.3.1 Giải pháp hoạch định chương trình, kế hoạch hiệu cho nhà quản trị a)Lập danh sách công việc cần làm ngày, tuần tháng, năm Đây bước định thành công hay thất bại kế hoạch Việc lên danh sách công việc cần làm giúp nhà quản trị có 25 nhìn tổng quát số lượng trình tự thời gian thực công việc Ở công tác này, nhà quản trị cần suy nghĩ kỹ ghi lại chi tiết công việc phải làm ngày, tuần tháng, năm Các công việc ghi đầy đủ, rõ ràng chủ động việc thực sau dễ dàng nhiêu b)Đưa mục tiêu tương ứng Sau lên danh sách công việc, bạn cần phải thiết lập mục tiêu phù hợp với cơng việc Mục tiêu thời gian hay kết mong muốn đạt nhà quản trị lưu ý rằng, để mục tiêu phù hợp, cần phải bám sát với mong muốn khả quan Nếu đặt mục tiêu cao nhà quản trị chẳng thể đạt được, nhiều làm giảm ý chí thực cơng việc khác c) Ưu tiên xếp thứ tự công việc Ở đây, nhà quản trị nên cân nhắc, xếp công việc liệt kê theo thứ tự cấp bách, quan trọng theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành Việc xếp làm cho nhà quản trị loại bỏ công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian nguồn lực khác mà đạt mục tiêu đề d) Tập trung thực kế hoạch Sự tập trung giúp nhà quản trị làm việc có hiệu tiết kiệm thời gian Nói khơng có nghĩa làm việc, nhà quản trị biết việc làm, mà nhà quản trị phải để quan tâm tới việc khác nữa, 26 kết hợp làm nhiều việc thời gian e) Linh hoạt việc thực kế hoạch Thực tế khác hẳn với lý thuyết kế hoạch vậy, ln có điểm khơng trùng với q trình thực nhà quản trị khơng thể biết trước việc phát sinh Vì vậy, dành khoảng thời gian hợp lý cho cố phát sinh Khi lên kế hoạch công việc, nên cố gắng dự trù liệt kê số khó khăn thách thức gặp phải, từ đưa số phương án dự phòng f) Kiểm tra việc thực kế hoạch Để biết thân làm đến đâu phần trăm mục tiêu, hay xem xét liệu có hồn thành mục tiêu hạn hay khơng, nhà quản trị cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra chiếu mục tiêu thành Khi hồn thành xong mục tiêu, tự khích lệ tinh thần khen thưởng cho thân để tiếp tục có động lực thực tiếp kế hoạch Tuy nhiên không nên khen thưởng liên tục, tự khen thưởng nhà quản trị thực vất vả hoàn thành xong mục tiêu 3.3.2 Đối với nhà quản trị Các nhà quản trị cần phải lập chương trình, kế hoạch lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động tương lai , làm giảm tác động thay đổi từ môi trường , tránh lãng phí dư thừa nguồn lực , thiết lập nên tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra giảm sát nâng cao chất lượng cơng việc Hoạch định chương trình, kế hoạch thật quan trọng quan, nhà quản trị Nếu khơng có kế hoạch nhà quản trị khơng biết tổ chức , khai thác người nguồn lực khác doanh nghiệp cách có hiệu , chí khơng có ý tưởng rõ ràng họ cần tổ chức khai thác Khơng có kế hoạch , nhà quản lý nhân viên họ khó đạt mục tiêu , họ khơng biết đâu cần phải làm Lập kế hoạch cụ thể xác, rõ ràng phù hợp với mục tiêu tập thể, 27 phù hợp với cá nhân thực kế hoạch đó, khả thành cơng kế hoạch cao 3.3.3 Đối với cá nhân Đối với cá nhân , khơng biết tự lập chương trình, kế hoạch cho thân khơng thể xác định rõ mục tiêu cần phải đạt tới ? với lực cần phải làm để đạt mục tiêu ? Khơng có kế hoạch khơng có thời gian biểu cho hoạt động mình, khơng có nỗ lực cố gắng để đạt mục tiêu Vì thế, mà để thời gian trôi cách vơ ích hành động cách thụ động trước thay đổi môi trường xung quanh ta Vì mà việc đạt mục tiêu cá nhân ta khơng cao , chí khơng thể đạt mục tiêu mà mong muốn Trong quan, tổ chức, làm theo ý mình, đem tơi vào tập thể chương trình, kế hoạch có hay tới đâu khơng thể thực được, đòi hỏi cá nhân tổ chức cần phải có kế hoạch làm việc cho mình, hòa vào với tập thể 3.3.4 Đối với văn phòng Thu thập thơng tin, xử lý thơng tin sau tham mưu cho lãnh đạo đưa kế hoạch cụ thể nhất, thực được, sát với thực tiễn nhu cầu quan, tổ chức Văn phòng nơi gắn kết phòng ban lại với nhau, liên hệ hỗ trợ lần thực kế hoạch cụ thể quan, tổ chức Tiểu kết: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản trị văn phòng phương pháp quan trọng, định thành cơng hay thất bại việc thực hoạt đọng quan, tổ chức Bởi vậy, vai trò văn phòng giúp nhà quản trị tham mưu, tổng hợp lập chương trình kế hoạch cho cơng việc cụ thể, muốn làm điều cần phải có kiến thức kỹ phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản trị văn phòng 28 PHẦN KẾT LUẬN Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản trị văn phòng phương pháp quan trọng, định thành công hay thất bại việc thực hoạt đọng quan, tổ chức Bởi vậy, vai trò văn phòng giúp nhà quản trị tham mưu, tổng hợp lập chương trình kế hoạch cho công việc cụ thể, muốn làm điều cần phải có kiến thức kỹ phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản trị văn phòng Hoạch định chương trình, kế hoạch trình ấn định mục tiêu đánh giá cách thực tốt Nó đạo, làm giảm tác động biến đổi làm giảm lãng phí xuống mức thấp nhất, đặt mục tiêu để kiểm soát dễ dàng Nói chung, tổ chức sử dụng kế hoạch thực tốt tổ chức không dùng Hoạch định phân chia thành chiến lược chiến thuật, dài hạn ngắn hạn Sự lựa chọn chiến lược thích ứng tuỳ thuộc cấp bậc người quản lý, giai đoạn đời sống tổ chức, độ bất trắc môi trường, lâu dài nhiệm vụ tương lai Mục tiêu tảng hoạch định, kết mà nhà quản trị mong đợi tương lai Tổ chức có nhiều mục tiêu hình thành nên hệ thống mục tiêu mà tổ chức cần hoàn thành để thực sứ mạng 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thơng tin điện tử Tỉnh Hà Nam.( nguồn:http://hanam.gov.vn/vivn/kimbang/Pages/Default.aspx) Tailieu.com Giáo trình quản trị học.NXB Đai học Quốc gia Hà Nội 30 PHỤ LỤC Phụ lục Lịch công tác Tuần UBND huyện Kim Bảng ( Từ 21/11/2016 đến 27/11/2016 ) Ngày Buổi sáng Buổi chiều Thứ hai - Đ/c CT dự HN nghe - Đ/c CT nghe tiến độ xử lý đa canh 21/11/2016 cưỡng chế Nhật Tân - (13h30) 8h30 - Đ/c Hiệp họp DN nợ đọng thuế - Đ/c Sơn PCT, đ/c Tuyên PCT, đ/c Hà Phó ban tiếp dân Thứ ba - Cưỡng chế GPMB - Đoàn GS Tỉnh đoàn KT 22/11/2016 Nhật Tân (14h00) - Đoàn GS Tỉnh - Đ/c Tuyên PCT, Đ/c Lý, đ/c Độ, đoàn làm việc xã đ/c Linh PVP dự HN Đồng Tâm (8h00) (16h00) Thứ tư - Kiểm điểm BTV 23/11/2016 Huyện ủy - Đ/c Hiệp PCT họp tỉnh - P309 (8h00) Thứ năm - Giao ban Thường trực (Nội vụ báo 24/11/2016 cáo TĐKT) - Kiểm tra điểm TXCT Ngọc Sơn Thứ sáu - Đoàn ĐBQH tiếp xúc 25/11/2016 cử tri xã Ngọc Sơn - Họp UBND thường kỳ (13h30) (8h) Thứ bảy - Tổ chức giải cầu lơng 26/11/2016 NTĐ huyện Chủ nhật - Đồn Huyện - Đ/c Sơn PCT, MTTQ, NV, VH, 27/11/2016 thăm quan mơ hình DV dự ĐH chùa Thịnh Đại (14h00) ... pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng UBND Tỉnh Hà Nam Chương 3: Giải pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng UBND Tỉnh Hà Nam. .. CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND TỈNH HÀ NAM 13 2.1 Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian 13 2.1.1 Hoạch định. .. thực tiểu luận cá nhân với tên đề số 03: Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng Nhà quản trị văn phòng HĐND Tỉnh Hà Nam Tơi xin cam đoan tiểu luận tơi thời