Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượg, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 3 B.PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1 : Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ủy Ban Nhân Dân huyện Nho Quan 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2Cơ cấu tổ chức 5 1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Nho Quan 5 1.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức : 5 1.3 Chức năng,nhiệm vụ 6 Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Nho Quan 8 2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 8 2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 10 2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 12 2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 12 Chương 3 : Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định 16 3.1. Nhận xét, đánh giá 16 3.1.1. Ưu điểm 16 3.1.2. Nhược điểm 16 3.1.3. Nguyên nhân 17 3.2. Các giải pháp 17 KẾT LUẬN 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21
LỜi MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan,tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo,là máy giúp nhà quản lý điều hành công việc,đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất,kỹ thuật cho hoạt động chung CQ,tổ chức Đặc biệt chức văn phòng giữ vai trò quan trọng,trong chức hoạch định chức quan trọng Thực tốt cơng tác hoạch định văn phòng giúp cho nhà quản trị,đặc biệt quản trị máy văn phòng quan hành nhà nước tổ chức trì ổn định,thúc đẩy công việc phát triển,đồng thời phát rủi ro trình hoạt động tổ chức Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng khảo sát thực tế vần đề giúp hiểu rõ nội dung công tác văn phòng thực trạng cơng tác hoạch định UBND huyện Nho Quan quan,tổ chức nước ta Qua tiểu luận “Khảo sát,đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định” giúp người hiểu công tác hoạch định quan,tổ chức đặc biệt UBND huyện Nho Quan LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Nguyễn Ngọc Huyền thực hiện tiểu luận “ Khảo sát đánh gia vai trò văn phòng cơng tác hoạch đinh” Tơi xin cam đoan tiểu luận dựa tinh thần cá nhân tích cực học hỏi,nghiên cứu,tìm tòi,khảo sát thực tế,tham khảo thông tin đại chúng Hà Nội,ngày tháng 12 năm 2016 Sinh viên thực NGUYỄN NGỌC HUYỀN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CỤM TỪ VIẾT TẮT UBND HĐND P PCT TỪ,CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Phòng Phó chủ tịch MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Văn phòng phận khơng thể thiếu máy hành quan nhà nước hay doanh nghiệp lớn hay nhỏ Là mặt quan,văn phòng thay mặt cho quan tham gia công tác đối nội,đối ngoại Để xây dựng văn phòng đại,đạt hiệu cơng việc tốt,lãnh đạo văn phòng cần phải đưa Hoạch định rõ ràng,cụ thể để giải tốt cơng việc cách nhanh chóng kịp thời đạt hiệu cao Hoạch định khâu quan trọng,có tác dụng lớn việc xác lập để đạt mục tiêu cuối công việc văn phòng quan Nếu khơng có hoạch định dễ dẫn đến thất bại việc quản lý hoạt động cơng tác văn phòng từ công tác tổ chức , khai thác người nguồn lực khác doanh nghiệp cách có hiệu , chí khơng có ý tưởng rõ ràng họ cần tổ chức khai thác Khơng có kế hoạch ,nhà quản lý nhân viên họ khó đạt mục tiêu , họ khơng biết đâu cần phải làm Vì để tiến hành thực tiểu luận với tiêu đề “Khảo sát đánh gia vai trò văn phòng cơng tác hoạch đinh” để làm rõ vai trò hoạch định cơng tác quan,tổ chức nay,đặc biệt UBND huyện Nho Quan.Từ giúp cho người thấy Hoạch định chức quan trọng giữ vai trò mở đường cơng việc Đối tượg, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Đối tượng Đối tương nghiên cứu viết thực tiễn hoạt động hoạch định văn phòng UBND huyện Nho Quan-tỉnh Ninh Bình.Cơng tác hoạch định văn phòng quan đưa với mục đích nhiệm vụ sau: 2.2 Mục tiêu - Nghiên cứu làm rõ thực trạng,vai trò văn phòng công tác hoạch định Những mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân cơng tác hoạch định văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Nho Quan-tỉnh Ninh bình - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác hoạch định văn phòng ủy ban nhân dân huyện Nho Quan,nhằm phục vụ cho lãnh đạo thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố 2.3 Nhiệm vụ -Nghiên cứu lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Nho quan - Nghiên cứu Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Nho Quan -Đánh giá hiệu cơng tác hoạch định văn phòng UBND huyện Nho Quan như: Ưu điểm,nhược điểm,các nguyên nhân.Từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Trong bày khảo sát này,sử dụng số phương pháp nghiên cứu cụ thể như:: -Phương pháp thu thập xử lý thông tin -Phương pháp tổng hợp phân tích -Phương pháp sưu tầm Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Qua đợi khảo sát đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Nho Quan giúp mở rộng công việc hành chính,có thêm phần kiến thức Từ việc tìm hiểu khảo sát thực tế giúp tơi thấy : -Tầm quan trọng hoạch định cơng tác văn phòng Trong cơng tác hoạch định vai trò người lãnh đạo quan trọng u trúc đề tài Bố cục tiểu luận gồm phần : PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Đối tượng,mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 5.Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương : Khái quát tổ chức hoạt động Ủy Ban Nhân Dân huyện Nho Quan Chương : Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Nho Quan Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định KẾT LUẬN Khái quát lại vai trò văn phòng cơng tác hoạch định ý nghĩa hoạch định văn phòng UBND huyện Nho Quan B.PHẦN NỘI DUNG Chương : Khái quát tổ chức hoạt động Ủy Ban Nhân Dân huyện Nho Quan 1.1 Lịch sử hình thành Nho Quan huyện miền núi nằm phía tây bắc tỉnh Ninh Bình; có 26 xã thị trấn; địa hình huyện mang đặc trưng vùng rõ rệt: vùng núi, vùng bán sơn điạ vùng đồng chiêm trũng, với tổng diện tích tự nhiên huyện 45.833 Dân số tồn huyện có gần 150.000 người, với dân tộc, chủ yếu dân tộc Kinh chiếm 80%, dân tộc Mường chiếm gần 20%, tập trung chủ yếu xã miền núi huyện Trải qua lịch sử phát triển lâu dài đất nước, vùng đất Nho Quan có nhiều tên gọi khác Đến năm Tự Đức thứ 15 (1862) phủ Thiên Quan đổi thành Phủ Nho Quan, tên gọi Nho Quan có từ Đến ngày 23/11/1993, sau năm tỉnh Ninh Bình tái lập, theo Nghị định số 88-NĐ/CP Chính phủ đổi tên huyện Hồng Long trở lại tên cũ huyện Nho Quan Chính nơi đây, chi Đảng tỉnh Ninh Bình thành lập vào tháng 9/1927 làng Lũ Phong (tổng Quỳnh Lưu, Nho Quan) đồng chí Lương Văn Thăng làm Bí thư Trong suốt tiến trình lịch sử cách mạng, kế thừa phát huy truyền thống cha ông, dù giai đoạn hoàn cảnh nào, Đảng bộ, quân dân huyện Nho Quan ln đồn kết, thống lòng theo Đảng, có đóng góp quan trọng kháng chiến, giải phóng dân tộc Năm 2000, vinh dự huyện Nho Quan Đảng Nhà nước trao tặng Danh hiệu cao quý “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” Đây niềm vinh dự tự hào, nguồn cổ vũ động viên to lớn, để Đảng bộ, quân dân huyện tiếp tục phát huy truyền thống Anh hùng Cách mạng quê hương, đoàn kết, lao động sáng tạo thực thắng lợi nghiệp đổi Đảng lãnh đạo Trích (http://nhoquan.ninhbinh.gov.vn/huyennhoquan/1223/27421/38415/Lich-suhinh-thanh-va-phat-trien/ ) 1.2Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Nho Quan UBND huyện Nho Quan có Chủ tịch,3 phó chủ tịch gồm 11 phòng ban chun mơn sau : -Văn phòng HĐND-UBND -Phòng Nội vụ -Phòng Lao động-Thương binh xã hội -Phòng Cơng Thương -Phòng Tư pháp -Phòng Tài chính-Kế hoạch -Phòng Dân tộc -Phòng Y tế -Phòng Giáo dục Đào tạo -Phòng Tài ngun Mơi trường 1.2.2 Sơ đồ cấu tổ chức : Chủ Tịch Phó Chủ Tịch PCT Tài P.Tài chínhKế hoạch P Tài nguyênMôi trường PCT Văn xã P.Tư pháp P Giáo dục đạo tạo PCT Nghề nghiệp trị P Lao động TBXH P Công Thương -Các lãnh đạo HĐND-UBND huyện: TT Họ Và Tên Bùi Thị Quế Nguyễn Mạnh Tưởng Trần Văn Sính Đinh Văn Trang Trần Đức Hưng Vũ Hồng Phong Chức vụ Chủ tịch UBND huyện Phó chủ tịch HĐND huyện Phó chủ tịch UBND huyện(Tài chính) Phó chủ tịch UBND huyện(Văn xã) Phó chủ tịch UBND huyện(Nghề nghiệpchính trị) Thư ký HĐND huyện 1.3 Chức năng,nhiệm vụ UBND huyện Nho Quan có chức năng,nhiệm vụ sau: Chức -Ủy ban nhân dân huyện Nho Quan quan hành nhà nước,chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp;Pháp luật;các đạo,điều hành quanh Nhà nước cấp trên,nghị Huyện ủy quan chấp hành HĐND huyện 10 Nhiệm vụ -UBND huyện tổ chức hoạt động theo nguyên tắc : Tập trung dân chủ,tập thể lãnh đạo,cá nhân phụ trách lĩnh vực phân công.Mỗi thành viên -UBND huyện chịu trách nhiệm cá nhân cơng tác trước UBND huyện;đồng thời thành viên khác UBND huyện chịu trách nhiệm trước tập thể hoạt động UBND huyện trước Huyện ủy,UBND huyện quan nhà nước cấp -Chế độ làm việc tập thể UBND huyện thông qua phiên họp để thảo luận định vấn đề theo luật định vấn đề trọng tâm khác thuộc thẩm UBND huyện -Các Quyết định đạo,điều hành tập thể UBND huyện ,được thể chế văn theo thể thức,đúng pháp luạt nửa số thành viên UBND huyện biểu tán thành.Việc sửa đổi vấn đề mà tập thể UBND định,nhất thiết phải đa số thành viên UBND huyện trí có hiệu lực thi hành(trừ trường hợp cấp định -UBND huyện làm việc theo kế hoạch hàng tháng,hàng quý,hàng năm Tiểu kết UBND huyện Nho quan quan hành nhà nước,thực đầy đủ khâu nghiệp vụ quan Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,Luật nhiệm vụ khác theo quy định nhà nước,của quan cấp trên.Thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 11 Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Nho Quan 2.1 Vai trò cơng tác thu thập - Hoạch định dự báo mà q trình xác lập có cứ,có thực tế vấn đề định tương lai cuả quan.Để hoạch định nhà lãnh đạo cần phải đưa đinh đắn dựa vào từ nguồn khác nhau,từ giải đắn hiệu số vấn đề sau trình hoạch định: +Nhận thức vấn đề cần phải hoạch định +Xác định thách thức,cơ hội tổ chức +Xác định sở để xây dựng mục tiêu công tác hoạch định +Lựa chọn phương án để giải -Để xây dựng máy văn phòng đạt hiệu cần phải xây dựng có hoạch định cụ thể,rõ ràng Và điều cần phải đưa người hiểu - Muốn thu thập cứ,người làm lãnh đạo văn phòng cần phải : + Dựa vào nguồn tiếp nhận: nguồn bên nguồn bên ngoài; nguồn nguồn cũ quan tổ chức để tiến hành hoạch định +Thường xuyên xem xét,phân tích thơng tin xác kịp thời nhằm góp phần vào việc xây dựng mục tiêu đề + Theo dõi kiểm tra hoạt động công tác văn phòng - Các coi tiền đề để hoạch định.Dựa tình hình thực tế UBND huyện Nho Quan mà lãnh đạo văn phòng xây dựng đưa phương hướng để xây dựng văn phòng đại, bảng phân cơng,cơng việc số vấn đề khác liên quan đến hoạt động cơng tác văn phòng 12 * Bảng phân cơng cơng việc nhân viên thuộc phận văn phòng TT Họ Và Tên Công việc Ghi -Phụ trách soạn thảo văn Nguyễn Hoài quan Thu -Trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo thực công việc Phạm Quang -Thực chế độ sách Quân người lao động -Quản lý,sắpxếp -Chuyển giao văn đến,văn đi, Lê Phương Liên -Quản lý sử dụng dấu,lập hồ sơ,sắp xếp lưu,lưu trữ hồ sơ,tài liệu theo quy định Quản lý cấp phát công lệnh như:giấy Nguyễn Đức đường,cho cán nhân viên chức Thành quan -Qua bảng phân công công việc nhân viên thuộc phận hành UBND huyện Nho Quan,cho ta thấy hoạch định có vai trò vơ quan trọng cơng tác văn phòng Nhờ có hoạch định giúp cho thấy rõ cơng việc cần phải thực để giúp cho phận,cơ quan mình,thấy rõ trách nhiệm mà cần phải gánh vác cơng việc -Việc thu thập cức giúp nhà quản trị văn phòng nắm bắt phương hướng cách thức cần phải làm để hoạt động cơng tác văn phòng ln đạt hiệu tốt Đồng thời thu thập từ yếu tố khác để xây dựng hoạch định đạt hiệu như: • Phân tích mơi trường bên bên ngồi tổ chức • Hình thành mục tiêu chung • Tạo lập chọn lựa chiến lược để theo đuổi • Phân bổ nguồn lực để đạt mục tiêu tổ chức Khi phân tích từ vấn đề cụ thể,xác định mục tiêu tổ chức thành viên tập trung tồn vào cơng việc để đạt mục tiêu 13 thống hoạt động tương tác văn phòng phận khác quan 2.2 Vai trò cơng tác xác định mục tiêu Một vai trò quan trọng trình hoạch định thiết lập mục tiêu mang tính thực tế cho quan,tổ chức mà cụ thể văn phòng UBND huyện Nho Quan -Để thực cơng tác xác định mục tiêu cần phải Xây dựng mục tiêu Các bước để xác định mục tiêu là: +Xác định mục tiêu chung toàn tổ chức + Xác định mục tiêu phận + Xác định mục tiêu phụ phận phụ -Mục tiêu kết cụ thể mà quan,tổ chức mong muốn đạt khoảng thời gian định Để xác định tốt mục tiêu cho linh hoạt,phát triển bước,hướng tới mục tiêu lâu dài để xây dựng máy quan,lãnh đạo văn phòng UBND huyện Nho Quan đưa số tiêu chí cụ thể sau: + Xác định rõ thời gian để hoàn thành mục tiêu,bao gồm : Mục tiêu ngắn hạn: Dưới năm Là khoảng thời gian để thực giải công việc trước mắt,công việc diễn hàng ngày văn phòng Mục tiêu trung hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian từ năm đến năm Mục tiêu dài hạn: thường năm Thời gian cần để thực kế hoạch,chiến lược hoạch định một khoảng thời gian dài + Xác định rõ nội dung công việc 14 Ảnh hưởng hoạch định Thời gian thực Môi trường thực Mục tiêu đề Thông tin để hoạch định Kết thực Thất bại xảy Rủi ro xảy Cục bô Ngắn hạn Xác định Cụ thể,rõ ràng Đầy đủ,chính xác Có thể điều chỉnh Có thể khắc phục Hạn chế Tồn Dài hạn Biến đổi Lớn,tổng quát Tổng hợp,không đầy đủ lâu dài Nặng nề Lớn + Xác định rõ phương pháp để hoàn thành mục tiêu Phương pháp quan sát: Theo dõi,xem xét thực vấn đề để trách vấn đề xảy Phương pháp lập kế hoạch: Xác định vấn đề cần thực hiện,thời gian thực hiện,cách thức thực hiện,nội dung,nguồn lực để hoàn thành mục tiêu + Sử dụng nguồn lực phân bổ để hoàn thành mục tiêu đề Đó mục tiêu đặt phải tạo động lực để nhân viên có hứng thú làm việc phát triển tư duy.Nguồn lực nhân với nguồn lực tài yếu tố cân thiết để hồn thành tốt hoạch định đề Trong cơng tác văn phòng nguồn lực sử dụng triệt để có tính khả thi cao thực tốt công việc,mục tiêu đề - Mục tiêu xác định tảng hoạch định, xác định mục tiêu cho tổ chức mục tiêu phải giữ vai trò tảng hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống văn phòng thống bền vững Do mục tiêu giữ vai trò định tồn trình phát triển hoạch định đưa 2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp -Mục tiêu chi phối tồn q trình hoạt động,cũng tổ chức thực mục tiêu hoạch định Để đạt mục tiêu cần phải đề phương án giải pháp có tính khả thi ,như dễ đạt mục tiêu công tác hoạch định đề -Công việc hoạch định thực theo bước sau: +Thiết lập mục tiêu 15 +Đánh giá vị trí +Xây dựng mục tiêu hoạch định rõ ràng +Chuẩn bị thực kế hoạch để đạt mục tiêu +Đánh giá điều chỉnh mục tiêu hoạch định -Qua bước tiến hành quy trình hoạch định thấy giải pháp vai trò quan trọng đem lại hiệu tốt cho văn phòng.Giải pháp cách thức mà đưa vấn đề phải có giải pháp -Khi giải pháp đưa thực đúng,giúp cho văn phòng quan giải qut tồn vấn đề cơng việc,làm việc có hiệu có khoa học Giải pháp việc mà nhà quản trị cần phải xem xét đưa phương án để thực hiện,giải pháp có vai trò lớn việc thực mục tiêu đến thành công -Để xây dựng giải pháp tốt công tác hoạch định,lãnh đạo văn phòng UBND huyện Nho Quan ln nghiên cứu tìm hiểu thực tế kinh nghiệm từ nhà quản trị văn phòng khác để thực tốt cơng tác hoạch định 2.4 Vai trò công tác tổ chức thực mục tiêu -Tổ chức thực mục tiêu coi trình vận dụng phương pháp với để đạt mục tiêu chung.Công tác tổ chức thực mục tiêu bao gồm: nhiệm vụ,thiết lập mối liên hệ, hợp tác trao đổi thông tin để hoàn thành mục tiêu -Hoạch định giúp đề mục tiêu,biện pháp,nguồn lực,cách thức.Đảm bảo hoạt động hiệu mơi trường ln thay đổi Khi có mục tiêu để hoạch định nhà quản lý văn phòng tổ chức tiến hành thực mục tiêu,để 16 cho mục tiêu phải đạt thành công,hiệu cơng tác văn phòng phòng ban khác quan -Công tác tổ chức thực mục tiêu có mối liên hệ với chặt chẽ với cơng tác hoạch định,bởi có phương pháp quy tình tổ chức tốt hiệu đem lại cao.Xây dựng tốt tổ chức thực mục tiêu cơng tác văn phòng mục tiêu giúp phân bổ hợp lý cho công việc cụ thể,tiết kiệm nguồn lực,chi phí để hồn thành kế hoạch.Đồng thời cơng tác tổ chức thực mục tiêu văn phòng cho thấy rõ vai trò trách nhiệm lãnh đạo cấp quản trị vô quan trọng -Công việc tổ chức thực mục tiêu cần phải cẩn thận,chính xác bước giúp cho văn phòng tránh rủi ro lường trước đem lại -Để thực mục tiêu đề ra,lãnh đạo quản lý văn phòng UBND huyện Nho Quan đưa bước sau: B1:Phân tích yếu tố bên ngồi ngòa B2:Phân tích yếu tố bên Xác định mục tiêu tổ chức B4 : Xác định mục tiêu B5: Đưa điểm mạnh,điểm yếu B6 : Phát mối nguy hiểm,rủi ro B7 : Kiểm tra đánh giá kết B8: Thực thi kế hoạch 17 B9: Tiếp tục hoạch định -Để tổ chức thực mục tiêu phương án trên,lãnh đạo văn phòng UBND huyện đẩy mạnh cơng tác kiểm tra,kiểm sốt nhằm thúc đẩy hồn thành việc xây dựng văn phòng đại,mà trước tiên cần phải xây dựng nguồn nhân lực có chất lượng,có kỹ để đạt hiệu cơng việc - Tiểu kết: Hoạch định chức quan trọng cơng tác quản trị văn phòng.Mọi kế hoạch,công việc cần phải thực trước tiên cần phải hoạch định Khi có hoạch định định hướng cho chức khác văn phòng kiểm tra-tổ chức,điều hành Trên thực tế hoạch định có sức ảnh hưởng vô lớn tới hiệu quản lý kết đạt công việc văn phòng quan .Do cần phải hoạch định cơng việc văn phòng cách cẩn thận để đạt hiệu 18 Chương : Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Hoạch định công cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực để đạt hiệu làm việc nhân viên văn phòng phòng ban với nhau.Khi thiết lập kế hoạch làm việc cụ thể hay định muc tiêu cụ thể,sẽ giúp cho người biết phương hướng mà quan cần làm - Khi có mơt Hoạch định cụ thể giảm chồng chéo công việc hoạt động lãng phí văn phòng Tạo mục tiêu phương hướng rõ ràng, khơng lãng phí trí tuệ,tài nguyên - Đối với người lãnh đạo quan, Khi có khả Hoạch định yếu tố quan trọng phản ánh trình độ lực,khả điều hành lãnh đạo tồn cơng việc văn phòng - Hoạch định q trình định hướng điều khiển theo định hướng phát triển quan,tổ chức Nếu có hoạch định,phân chia công việc,thời gian rõ ràng cá nhân phận phụ trách văn phòng có hợp tác phối hợp với để đạt kết -Hoạch định giúp cho người quản trị văn phòng thuận tiện kiểm tra tình hình thực mục tiêu thuận lợi dễ dàng 3.1.2 Nhược điểm -Không lường trước diễn biến bất lợi tình xấu xảy làm đảo lộn kế hoạch hoạt động văn phòng 19 - Đơi theo khn khổ,gò bó việc thực hiện, khơng linh hoạt,hạn chế sáng tạo nhân viên quan Việc hoạch định theo khuôn khổ định trước khơng làm cho người cảm thấy hứng thú biết làm theo đưa từ trước -Không rõ điểm bất cập hoạch định mà dự đốn vấn đề chung dự án -Thơng tin để hoạch định q cũ khơng xác 3.1.3 Nguyên nhân 3.1.3.1 Điều kiện khách quan -Do UBND huyện huyện vùng núi ,điều kiện kinh tế chưa phát triển,cơ sở vật chất thiếu.Vì khơng đủ kinh phí để mở rộng,mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý,hoạch định - Chưa trọng quan tâm Nhà nước để phát triển kinh tế,đời sống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn phòng lĩnh vực khác - Cơng tác lãnh đạo quản lý chưa nâng cao,có cơng tác tập huấn,bồi dưỡng xong điều kiện phát triển đổi tư duy,hội nhập với giới chưa mở rộng trọng 3.1.3.2 Điều kiện chủ quan - Nguyên nhân dẫn đến sai lầm công tác hoạch định gồm nhiều nguyên nhân : + Lãnh đạovăn phòng có nhiều thiếu sót sau: chưa đào tạo công tác đào tạo lại chưa ý đến Có q kinh nghiệm,tư thiếu sót.Cơng tác quản lý lãnh đạo,điều hành văn phòng hạn chế +Lãnh đạo văn phòng chưa hoạch định tốt chiến lược dài hạn xây dựng chiến lược thiếu sót.Trong xã hội có nhiều vấn đề thay đổi,đặc biệt mơi trường làm việc biến đổi từ yếu tố xã hội đòi hỏi nhà lãnh đạo phải linh hoạt ứng phó nhanh để giải vấn đề 20 +Nhà nước khơng có sách hỗ trợ quan,tổ chức công tác quản lý,về học hỏi kinh nghiệm nước 3.2 Các giải pháp -Thứ nhất: Hồn thiện mơ hình tổ chức văn phòng Xây dựng mơ hình hồn thiện văn phòng cho phù hợp với xu thế,lĩnh vực hoạt động quan Như để Triển khai mơ hình văn phòng cần đáp ứng yêu cầu sau đây: +Hệ thống máy tính có kết nối Internet thiết bị thông minh Smartphone, Ipad cơng cụ bắt buộc cần phải có để triển khai mơ hình văn phòng đại Vì hoạt động quản lý, trao đổi công việc, cung cấp, xử lý thông tin từ lãnh đạo đền nhân viên thực máy tính thiết bị thơng minh +Cài đặt phần mềm văn phòng điện tử Đây điều kiện quan trọng cần phải có để thực văn phòng đại vơ tiện lợi,giúp đơn vị quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, điều hành văn phòng quản lý cơng việc +Sử dụng kỹ máy tính -Thứ hai: Đổi công tác quản lý điều hành văn phòng Lãnh đạo Văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ cơng tác Văn phòng, yêu cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ quản lý nhân sự; kỹ tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng -Thứ ba: Cần phải làm tốt công tác thông tin,báo cáo.Bộ phận văn phòng muốn làm tốt cơng tác hoạch định cần phải nắm bắt thông tin từ phận quan,đồng thởi xác định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn thơng tin -Thứ tư: Nâng cao trình độ lực, tầm nhận thức nhà lãnh đạo quan.Các nhà quản trị văn phòng phải nắm lợi ích việc hoạch định văn phòng, việc tất yếu ,là khâu quan trọng trước thực kế 21 hoạch lãnh đạo cấp Để hồn thiện cơng tác hoạch định văn phòng lãnh đạo cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ tiến hành thực giai đoạn công tác hoạch định Vì giai đoạn có vai trò quan trọng mối liên hệ chặt chẽ với Do đòi hỏi nhà hoạch định ý tới giai đoạn quy trình hoạch định Thứ năm: Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị cho cán kỹ hoạt động cần thiết chuyên sâu cơng tác văn phòng,đặc biệt cơng tác hoạch định.Nhằm hướng tới mục tiêu phát triển cơng tác văn phòng đại,phù hợp với xu Tiểu kết: Hoạch định chức khơng thể thiếu q trình quản lý quan,tổ chức Đặc biệt lĩnh vực quản lý văn phòng,là máy điều hành tổng hợp quan,tổ chức,là nơi đảm bảo đầy đủ điều kiện vật chất cho hoạt động quan,tổ chức Ở UBND huyện Nho quan UBND khác,phát triển cơng tác văn phòng ln trọng đổi mới,từ khâu quản lý đến khâu làm việc 22 KẾT LUẬN Sau trình khảo sát thực tế công tác hoạch định văn phòng UBND huyện Nho Quan,cùng với việc tìm hiểu qua sách báo trang điện tử đến tơi hồn tất tiểu luận Trong suốt trình khảo sát làm bài,đã cho thấy hoạch định công việc vô quan trọng, chức quan trọng giữ vai trò mở đường cơng tác văn phòng lĩnh vực khác.Là yếu tố định đến công việc máy hành văn phòng quan Vì qua viết mong nhà lãnh đạo văn phòng,cũng lãnh đạo văn phòng UBND huyện Nho Quan xem xét đưa giải pháp hoạch định tốt để phát triển văn phòng quan thành văn phòng đại,phù hợp với xu hướng 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Trang web: http://nhoquan.ninhbinh.gov.vn/huyennhoquan/1223/27421/38415/Lich -su-hinh-thanh-va-phat-trien/ Giáo trình quản trị học đại học kinh tế quốc dân 24 ... Chương : Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND huyện Nho Quan Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định KẾT LUẬN Khái quát lại vai trò văn phòng cơng tác hoạch định... hiện tiểu luận “ Khảo sát đánh gia vai trò văn phòng cơng tác hoạch đinh Tơi xin cam đoan tiểu luận dựa tinh thần cá nhân tích cực học hỏi,nghiên cứu,tìm tòi ,khảo sát thực tế,tham khảo thơng tin... động hoạch định văn phòng UBND huyện Nho Quan-tỉnh Ninh Bình.Cơng tác hoạch định văn phòng quan đưa với mục đích nhiệm vụ sau: 2.2 Mục tiêu - Nghiên cứu làm rõ thực trạng ,vai trò văn phòng cơng tác