Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6.Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000. 4 1.1.Khái quát chung về công ty 4 1.1.1.Giới thiệu về công ty 4 1.1.2.Lịch sử hình thành công ty 4 1.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy 5 1.1.4.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 6 1.1.5. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 7 1.2. Khái quát chung về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng. 8 1.2.1.Chất lượng 8 1.2.2. Quản lý chất lượng. 9 1.2.3.Hệ thống quản lý chất lượng 9 1.2.4.Các nguyên tắc quản lý chất lượng 10 1.2.5. Vai trò của quản lý chất lượng 12 1.3.Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 13 1.3.1.Gioi thiệu tổ chức ISO 13 1.3.2.Khái quát chung bộ tiêu chuẩn ISO90001:2008 14 1.3.3.Nội dung bộ tiêu chuẩn 9001: 2008 15 1.4.Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 16 1.4.1.Vai trò ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 16 1.4.2. Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 17 1.4.3. Quy trình ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 17 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001: 2008 TRONG 19 CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ ĐẠI VIỆT 19 2.1. Chủ trương chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt trong việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 19 2.2. Thực trạng ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại công ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt 19 2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 19 2.2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong quản lý văn bản đến. 22 2.2.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện. 24 2.2.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác quản lý, kiểm soát tài liệu. 25 2.2.5. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự. 27 2.2.6. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động kiểm soát công việc 30 2.3 Đánh giá – nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng tại công ty du lịch quốc tế Đại Việt 31 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ ĐẠI VIỆT 33 3.1. Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 33 3.2. Liên kết các cơ sở đào tạo về nghiệp vụ văn phòng và các đơn vị tư vấn ứng dụng ISO 33 3.3. Ban hành văn hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về ứng dụng ISO một cách chi tiết, cụ thể. 34 3.4. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng 35 3.5. Xây dựng chế độ khen, thưởng trong công tác ứng dụng ISO 35 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38
LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài nghiên cứu thời gian qua, Những kết thông tin thực công ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt, không chép nguồn khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan Mặc dù nhận thức tầm quan trọng tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001: 2008 công tác văn phòng trình độ, tầm nhìn hạn chế, kinh nghiệm chưa có nên “Báo tập lớn” tơi khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Vì tơi kính mong nhận quan tâm, đóng góp ý kiến anh chị nhân viên công ty giảng viên trường để báo cáo thực tập tơi hồn chỉnh Xin chân thành cảm ơn ! LỜI CẢM ƠN Sau khoảng thời gian khảo sát văn phòng cơng ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, nhân viên văn phòng đặc biệt giúp đỡ, bảo nhiệt tình cán hướng dẫn em học hỏi nhiều điều thực tế bổ ích Qua em nhận thấy học hỏi ngồi môi trường thực tế sinh viên trường nói chung sinh viên ngành QTVP nói riêng cần thiết Nhà trường tạo điều kiện cho chúng em ngồi nắm bắt mơi trường làm việc thực tế để chúng em nhận thấy việc học lý thuyết trường chưa đủ, chúng tơi cần tích cực học hỏi trau dồi kiến thức từ mơi trường bên ngồi có kinh nghiệm bổ ích phục vụ cho cơng việc sau Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Công ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt cô, chú, anh, chị văn phòng giúp đỡ tơi nhiều q trình thực tập cơng ty Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới trường Đại học Nội Vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em tiếp xúc với môi trường thực tế Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Được biết tiêu chuẩn chất lượng ISO 9000 giới trở thành luật chơi quan hệ thương mại đầu tư lan dần sang lĩnh vực khác , có dich vụ hành văn phòng Theop luật chơi doanh nghiệp , tổ chức quan không phấn đấu chứng nhận có hệ thống chất lượng thoe ISO 9000 bị loại khỏi hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ , khơng tham gia đấu thầu cơng trình hay tổ chức thực dự án … Với thị trường Tây ÂU Bâc Mỹ luật chơi áp dụng rộng rãi phần lớn mang tính bắt buộc Chính hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 dần ứng dụng phổ biến tất lĩnh vực Và doanh nghiệp Việt Nam dần ứng dụng tiêu chuẩn tất hoạt động công ty nhằm hướng đến phát triển theo đại hóa quốc tế Nhận thức tầm quan trọng xu hướng chung thời đại công TNHH du lịch quốc tế Đại Việt triển khai ứng dụng có hiệu ISO 9001:2008 từ năm 2012 nay, đặc biệt việc ứng dụng ISO giúp cho cơng tác văn phòng doanh nghiệp hoạt động hiệu Với lý chọn đề tài: “ Ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng cơng ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt” Trong trình làm nhiều thiếu sót, mong nhận đóng góp giúp đỡ thầy giáo bạn Chúng em xin trân thành cảm ơn! Mục tiêu nghiên cứu Đề tài hướng tới mục tiêu: “Nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng cơng ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt” Nhiệm vụ nghiên cứu Hệ thống lại lý luận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 ISO 9001:2008 Tìm hiểu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tácvăn phòng cơng ty Phân tích khó khăn, thuận lợi, kết đạt được, hạn chế Doanh nghiệp ứng dụng Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008trong cơng tác văn phòng Đưa giải pháp giúp Doanh nghiệp thực hiệu công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tácvăn phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác văn phòng cơng ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt ứng dụng ISO 9001:2008 Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng cơng ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp nàyđược thực việc nghiên cứu tài liệu, sách báo, đề tài khoa học viết Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để tìm lý luận cho đề tài nghiên cứu Phương pháp quan sát:Là trình quan sát giải thủ tục hành doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phương pháp Mô tả:Phương pháp thể việc mô tả lại nhưngc quy trình, bước cơng tác Hành Doanh nghiệp ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phương pháp phân tích- so sánh:Phương pháp sử dụng đề tài việc phân tích khó khăn, hạn chế, phân tích thành tích đạt tồn động việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 từ so sánh việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác hành với cơng tác hành đơn chưa ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phương pháp nghiên cứu vấn:Phương pháp nhằm có kết điều tra thông tin cách đặt câu hỏi trực tiếp nhằm chứng minh cho luận điểm, đưa 6.Cấu trúc đề tài Đề tài nghiên cứu em chia làm ba chương : Chương1 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 Chương 2.Thực trạng ứng dụng ISO 9001: 2008 công tác văn phòng Cơng ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt Chương 3.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001: 2008 công tác văn phòng cơng ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt CHƯƠNG1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1.Khái quát chung công ty 1.1.1.Giới thiệu cơng ty Tên giao dịch tiếng Việt: CƠNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ ĐẠI VIỆT Tên giao dịch tiếng Anh: GRANDVIET INTERNATIONAL TOURIST COMPANY LIMITED Tên viết tắt: GRANDVIET TOUR Địa trụ sở chính: Số 08 Nguyễn Chí Thanh, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội Điện thoại: 043.7474.138 | 043.747.8384 | 043.747.8385 Fax: 043.7474.139 Website: www.dulichdaiviet.com | http://grandviettour.com Email: grandviettour@vnn.vn Người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp: Họ tên: Mr Hoàng Thế Hậu Chức danh: Giám đốc Email: grandviettour@viettel.vn 1.1.2.Lịch sử hình thành công ty Công ty Du lịch Quốc tế Đại Việt thành lập ngày 20/02/2006 Ý tưởng thành lập Công ty Du lịch Quốc tế Đại Việt (Grandviet Tour) khởi xướng ơng Hồng Thế Hậu - Giám đốc Điều hành công ty Ông Hoàng Thế Hậu nguyên sinh viên trường Đại học Thương Mại, tốt nghiệp khoá học nhà trường chuyên ngành đào tạo Quản trị doanh nghiệp khách sạn Du lịch Trước nhu cầu phát triển ngày mạnh mẽ ngành du lịch, cộng với niềm đam mê cháy bỏng nhiệt huyết với nghề, ủng hộ nhiệt tình đối tác nước sáng lập viên công ty, Công ty Du lịch Quốc tế Đại Việt (Grandviet Tour) đời ngày 20/02/2006 theo giấy phép thành lập doanh nghiệp số 0102024311 giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế số 01-217/2010/TCDL-GPLHQT Tổng cục Du lịch Việt Nam Với đội ngũ gồm cán bộ, nhân viên trẻ, đầy nhiệt huyết với nghề, Grandviet Tour ngày hồn thiện dịch vụ để mong muốn trở thành thương hiệu tin cậy, đáp ứng ngày tốt yêu cầu khách hàng nước Thành lập ngày 20/02/2006, sau 10 năm hoạt động, công ty đạt thành tựu sau: Thành viên Hiệp hội Lữ hành Châu Á Thái Bình Dương (PATA) – Hiệp hội lữ hành có uy tín tồn giới Sáng lập viên nhóm VietWorld Holidays, gồm doanh nghiệp trẻ, động hoạt động du lịch nước (Outbound) du lịch nội địa (Domestic) Thành viên Hiệp hội du lịch Việt Nam (VISTA) Thành viên Hiệp hội du lịch UNESCO Hà Nội Thành viên Câu Lạc Bộ Đón khách Thái Lan đường - Tổng Cục Du Lịch Việt Nam Top đơn vị lữ hành đón khách du lịch Thái Lan liên tiếp năm 2007, 2008, 2009 Danh hiệu "Dịch vụ chất lượng ngành du lịch" năm 2013 1.1.3.Cơ cấu tổ chức máy Cơng ty du lịch quốc tế Đại Việt có cấu tổ chức chặt chẽ linh hoạt đảm bảo thực đầy đủ toàn diện chức nhiệm vụ trách nhiệm Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Du lịch Đại Việt tổ chức theo cấu trực tuyến Các phận bình đẳng hợp tác, thống Các phòng ban chức có trách nhiệm thực thi nhiệm vụ giao làm cố vấn cho Giám đốc lĩnh vực hoạt động Hình 1.1: Sơ đồ máy cơng ty Giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòng P Thị trường P Bán vé máy P bay Kế tốn tàiP.chính Tổ chức Hành P Hướng dẫn P Điều hành Nguồn : Trích báo cáo tổng hợp phòng hành 1.1.4.Chức nhiệm vụ công ty - Chức công ty + Tổ chức sản xuất chương trình du lịch trọn gói: kết hợp sản phẩm riêng lẻ nhiều nhà cung cấp dịch vụ du lịch + Môi giới: tổ chức tiêu thụ sản phẩm nhà cung cấp, đối tác đáng tin + + + + cậy Tổ chức phục vụ khách du lịch Khai thác quảng cáo: cung cấp thông tin cho khách du lịch Cung cấp dịch vụ trung gian khác như: Visa, vé máy bay, cho thuê xe Nhiệm vụ công ty Tiến hành khảo sát, nghiên cứu thị trường để xây dựng thực bán sản phẩm du lịch + Kinh doanh chương trình du lịch dành cho khách quốc tế, nội địa Đặc biệt tổ chức cho người nước cư trú Việt Nam, Việt kiều thăm quê tham quan du lịch, tổ chức cho người Việt Nam du lịch nước + Tổ chức hoạt động đưa đón, hướng dẫn khách du lịch theo quy định + Tổ chức hoạch toán hoạt động kinh doanh, cơng bố tài doanh nghiệp theo quy định nhà nước + Tổ chức quản lý sử dụng có hiệu lực lượng lao động, tài sản, tiền vốn theo nguyên tắc, chế độ quản lý kinh tế, tài nhà nước, theo phân công quản lý Tổng cục du lịch, có kế hoạch bồi dưỡng, sử dụng đội ngũ cán công nhân viên 1.1.5 Các lĩnh vực kinh doanh công ty - Hoạt động kinh doanh lữ hành: + Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: Cơng ty nhận đồn khách hay khách riêng lẻ người nước hay người Việt Nam định cư nước du lịch vào Việt Nam + Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty tổ chức đưa du khách từ Việt Nam du lịch sang nước khác Những khách người Việt Nam người nước sống làm việc Việt Nam + Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức chương trình du lịch cho người Việt Nam tham quan điểm du lịch miền đất nước + Cung cấp dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ: Đặt chỗ khách sạn, mua vé máy bay, dịch vụ vẩn chuyển, hướng dẫn du lịch - Hoạt động kinh doanh vận chuyển: Đây hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận tương đối cao cho cơng ty Cơng ty có xí nghiệp vận chuyển du lịch với đội xe gồm 20 đủ loại từ đến 45 chỗ ngồi, có 15 cơng ty, lại tư nhân gửi kinh doanh - Đại lý vé máy bay: Về thương hiệu uy tín sẵn có Cơng ty thị trường lĩnh vực kinh doanh lữ hành nên hãng hàng không Việt Nam 10 Giam đốc Phê duyệt Nhân viên văn thư Tiếp nhận đóng dấu tài liệu Thư ký ban ISO Văn thư Phân phối tài liệu Chấp nhận tài liệu 31 Tài liệu quản lý theo quy trình bao gồm: + Chính sách , mục tiêu chất lượng + Sổ tay chất lượng + Các quy trình hướng dẫn cơng việc kèm theo (nếu có) + Biểu mẫu kèm theo quy trình - Đối với tài liệu bên ngồi văn thư có trách nhiệm đầu mối tiếp nhận tập hợp tài liệu từ bên từ phận khác, chuyển cho người quản lý soát xét phân loại trước trình Giám đốc đạo chuyển cho phòng có liên quan, u cầu ký nhận thơng qua sổ phân phối tài liệu bên danh mục hệ thống tài liệu quản lý chất lượng bên Qua trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng ty mang lại nhiều cải công tác quản lý kiểm soát văn : Hệ thống tài liệu doanh nghiệp kiểm soát cách chặt chẽ hơn, tiếp nhận chuyển đến phận ISO văn phòng cơng ty để kiểm tra trước trình lên cho ban lãnh đạo công ty, giúp nhân viên dễ dàng thao tác làm việc đem lại hiệu cao Nhưng bên cạnh tồn số hạn chế : việc thực theo quy trình hóa gặp khó khăn trường hợp văn quan trọng cần chuyển giao nhanh chóng đến người nhân để thực cơng việc… Tuy nhiên đề hạn chế ban lãnh đạo công ty định hướng theo phương pháp cải tiến định để dần hoàn thiện cơng tác máy văn phòng 2.2.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân 32 Thành công hay thất bại cơng ty khơng thể kể đến nhân tố góp phần cốt lõi thành cơng hay thất bại cơng ty đội ngũ nhân lực công ty , coi yêu tố then chốt đến thành công công ty Chính cơng tác tuyển dụng nhân hay đào tạo nhân có vai trò quan trọng công ty Ban lãnh đạo có định hướng tích cực định cho việc nâng cao hiệu công tác cacsdh ứng dụng tiêu chuẩn ISO 90001: 2008 vào công tác tuyển dụng nhận cơng ty Quy trình tuyển dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Bước : Đề nghị tuyển dụng - Đơn vị phòng ban chun mơn: • Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhân sử dụng mẫu phiếu đề xuất tuyển dụng (BMHC-01 ) điền đẩy đủ thơng tin gửi phòng tổ chức cán - Chuyên viên tuyển dụng : • Tiếp nhận mẫu ( BM01) • Trình nên trưởng phòng tổ chức cán - Lãnh đạo quan : • Phê duyệt , đề xuất tuyển dụng • Nếu đơng ý chuyên viên tuyển dụng tổng hợp đề xuất chuyển sang tiếp nhân hồ sơ • Nếu khơng đồng ý gửi công văn nới tiếp nhận hồ sơ Bước : Tiếp nhận hồ sơ : 33 - Chun viên tuyển dụng : • Thơng báo đại chúng đến phòng ban , đơn vị nhu cầu tuyển dụng • Thực thủ tục điều động , luân chuyển nhân đơn vị phòng ban có nhân đáp ứng nhu cầu tuyển dụng • Nếu khơng có nhân đáp ứng trình lãnh đạo quan phê duyệt đăng thông báo tuyển dụng kênh thông tin đại chúng - Phòng TCCB : • Tiếp nhận , rà soát hồ sơ theo quy định : Nếu chưa đủ thông tin đề nghị bổ sung đầy đủ thông tin Nếu đủ thông tin nhập vào phiếu hồ sơ cá nhân ( BMHC - 02) - Hội đồng tuyển dụng : • Chuẩn bị danh sách hồ sơ dự tuyển thông báo lịch họp đến thành viên hội đồng • Thông báo thời gian vấn gửi thư mời đến ứng viên • Việc vấn thực cơng khai dân chủ • Hội đồng tuyển dụng phải lập biên nhận xét vào phiếu nhận xét ứng viên (BM12 ) Bước : Thông báo kết ký hợp đồng lao động thử việc - Chuyên viên tuyển dụng : Niêm yết danh sách trúng tuyển nơi tiếp nhận hồ sơ thông báo trực tiếp cho ứng viên ( BM13) - Phòng TCCB : • Soạn thảo hợp đồng thử việc theo quy định luật lao động ( BMHC - 03) 34 Trình thủ trưởng đơn vị ký kết với người lao động theo quy định Bước : Phân công hướng dẫn đánh giá thử việc : - Phòng TCCB : Soạn thảo định phân công người hướng dẫn thử việc (BMHC- 04 ) trình thủ trưởng đơn vị ký phát hành đến phận cá nhân liên quan - Người hướng dẫn : • Đánh giá trình thử việc ( BMHC- 05 ) • Sau nhận kết đánh giá ( BMHC- 06 ) gửi phòng TCCB thực Bước : Bổ nhiệm ký hợp đồng làm việc : - Chuyên viên bổ nhiệm : • Tiếp nhận rà sốt hồ sơ bổ nhiệm theo quy định • Tổng hợp hồ sơ gửi lãnh đạo quan đề nghị bổ nhiệm - Lãnh đạo quan : ký định bổ nhiệm ( BMHC - 07) - Thủ trưởng đơn vị : sau có định bổ nhiệm ký kết hợp đồng làm việc ( BMHC - 08) Bươc : Lư hồ sơ - Chuyên viên lưu trữ : tiếp nhận lưu trữ tất văn có liên quan để tập hợp thành hồ sơ , lưu vào quan Sau ứng dụng ISO công tác quản lý nhân cơng ty giảm hạn chế : ứng viên không phù hợp với yêu cầu cơng việc , gắn bó chưa lâu dài với cơng ty … Nhưng sau công ty ứng dụng mô hình ISO 35 vào cơng tác tuyển dụng nhân hạn chế giảm thiểu đáng kể , nhân viên ứng tuyển vào vị trí yêu cầu khả thân hiểu môi trường chế độ công ty nhân viên gắn bó lâu dài với cơng ty Tuy nhiên việc ứng dụng ISO vào công tác quản lý nhân công ty chủ dừng lại công tác tuyển dụng nhân chưa thực sâu vào công tác đào tạo chất lượng nguồn nhân lực , nên hạn chế chất lượng nguồn nhân lực cơng ty tồn cần ban lãnh đạo công ty tronmgj vấn đề đào tạo nguồn nhân lực 2.2.6 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc Lượng cơng việc ngày công ty lớn lượng văn đến văn nhiều nên việc kiểm sốt cơng việc lãnh đạo cơng ty có vai trò quan trọng tác động trực tiếp đến hiệu cơng việc Nhận thấy tình hình cơng ty có nhiều hạn chế cách làm việc nhân viên : văn chưa giải hết , lượng văn tồn đọng nhiều , quy trình giải văn khơng thực cách nghiêm túc dẫn đến công việc không mang lại hiệu cao Và chưa ứng dụng Iso vào công tác kiểm tra giám sát kiểm sốt cơng việc nhân viên vơ khó khăn khơng thực cách thường xuyên Ban lãnh đạo công ty định ứng dung tiêu chuẩn ISO vào công tác với hy vong mang lại nhiều chuyển biến tích cực cách thực : Các báo cáo hàng ngày , báo cáo tháng, quý , năm phải báo cáo thường xuyên chi tiết mềm ngày cuối tháng , cuối quý cuối năm , nhân viên phòng ban phục trách cơng việc pahir có nhiệm vụ gửi báo cáo qua đại mail cho ban lãnh đạo công ty 36 Như việc đưa công tác báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng đem lại kết to lớn, thúc đẩy công việc thực tốt hơn, đồng thời lãnh đạo doanh nghiệp nhìn nhần khách quan khối lượng cơng việc củamỗi phận, cá nhân thực để có điều chỉnh cho phù hợp để tránh tình trạng người phải đảm nhiệm q nhiều cơng việc có cá nhân thực cơng việc Nhưng hạn chế khơng tránh khỏi báo cáo chưa gửi theo thời gian quy định, báo cáo thực theo hình thức chung chung chưa cụ thể chí tiết , hình thức chống đối gửi báo cáo tồn Nên thời gian tới ban lãnh đạo công ty cần đưa chế tài xử phạt mạnh có tính chất dăn đe để nhân viên phụ trách cơng việc minh hồn thành cơng việc cách nghiem túc để công tác kiểm tra giám sát cơng việc ngày hồn thiện chỉnh chu 2.3 Đánh giá – nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng cơng ty du lịch quốc tế Đại Việt Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 nói chung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nói riêng phương pháp làm việc khoa học xem công cụ quản lý giúp quan, tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu cao hoạt động Và cơng ty Đại Việt đem lại hiệu định áp dụng tiêu chuẩn vào cơng tác văn phòng : + Trong việc soạn thảo ban hành văn thuận lợi rút ngắn thời gian soạn thảo ban hành văn bản, giảm chồng chéo công việc thông thể thức văn phòng ban phân bổ công việc rõ ràng cụ thể cho đối tượng + Khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn phòng giúp lãnh đạo dễ dàng kiểm sốt tồn hoạt động từ lãnh đạo cao doanh nghiệp đến thành viên văn phòng + Giúp nhân viên cơng ty dễ dàng việc xác định, thu thập, phân tích sử dụng liệu nhằm cải tiến hoạt động đảm bảo cung cấp dịch vụ ngày 37 tốt + Hỡn giúp đội ngũ nhân viên dần ổn định, tạo nề nếp, tác phong làm việc, thái độ làm việc tích cực cho cán bộ, nhân viên + Từ áp dụng thành tựu tiên tiến giúp nhân viên công ty thay đổi tư làm việc cách khoa học đại Tuy nhiên việc ứng dụng ISO chưa phát huy tối đa hiệu mang lại, hạn chế, cụ thể: + Lãnh đạo công ty chưa thực trọng đến việc ứng dung kỹ thuật phần mềm vào hẹ thống quản lý làm việc cho nhân viên nên nhân viên cơng ty gặp nhiều khó khăn cơng việc + Một số quy trình đưa râ nhằm tồn thể nhân viên phòng ban thực nhiên mang tính hình thức thực theo cách chống đối + Quy trình thực đưa vào ứng dụng cho công ty nhiên điều kiện công ty hạn chế nên chưa dược thực hiên theo quy trình mà tiêu chuẩn ISO đưa TIỂU KẾT : Để nói vai trò tiêu chuẩn ISO lần khẳng định quan trọng điều khơng thể lý thuyết mà hoạt động cụ thể mà công ty du lịch quốc tế Đại Việt ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 máy văn phòng cơng ty Và qua thấy bên cạnh hạn chế mà công ty chưa khắc phục phủ nhận thành tựu mà ISO đem lại cho công ty , điều thể rõ qua nghiệp vụ văn phòng mà cơng ty ứng dụng , trưa ứng dụng tiêu chuẩn ứng dụng tiêu chuẩn cải tiến thể rõ rệt thể rõ vào văn chỉnh chinh chủ thống thể thức hơn, văn giảm chống chéo tồn động chưa kịp xử lý , hoạt động tổ chức kiện cuộ họp thực diễn theo quy trình cách chuyên nghiệp hơn….Và sau số biện pháp 38 nhằm khắc phục hạn chế mà công ty mắc phải thể qua chương III CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ ĐẠI VIỆT 3.1 Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Mặc dù công ty ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn phòng coi tiêu chuẩn tiến tiến chất lượng mà giới cơng nhận bên cạnh cơng ty gặp nhiều hạn chế Điều chứng tỏ nhân viên công ty chưa thực nắm rõ hết quy trình tiêu chuẩn dẫn đến tình trạng Vì việc hướng dẫn tuyên truyền , phổ biến ứng dụng ISO cơng tác văn phòng có vai trò quan trọng Các ban lãnh đạo cần gửi văn hướng dẫn tới phòng, ban hay tổ chức họp để phổ biến, hướng dẫn cách trực tiếp cho nhân viên việc thực bước quy trình, để nhân viên nắm quy trình vận dụng quy trình q trình giải cơng việc Ban lãnh đạo cần phải đảm bảo thành viên máy văn phòng phải thực nắm rõ hết quy trình tieu chuẩn việc hướng dẫ , phổ biến tuyên truyền phải diễn thường xun mơi trường làm việc cơng ty cần nhiều nguồn nhân lực , nhân viên trẻ tham gia vào hoạt động làm việc công ty nhiều Nên công việc phổ biến hướng dãn phải diễn thường xuyển để tránh tình trạng nhân viên khơng nắm quy trình thực công việc theo tiêu chuẩn ISO 3.2 Liên kết sở đào tạo nghiệp vụ văn phòng đơn vị tư vấn ứng dụng ISO 39 Để việc ứng dụng ISO vào công tác văn phòng đem lại hieuj cao cần phải thực am hiểu cơng tác đem lại hiệu cao Theo khảo sát công ty 90% nhân viên cơng ty dừng lại việc học lớp ngắn hàn sơ đẳng nghiệp vụ, chưa học tham gia vào kháo học hay buổi tọa đàm thực chuyên sâu ứng dụng tiêu chuẩn ISO mà nhân viên công ty Đại Việt chưa thực nắm bắt sâu tiêu chuẩn dẫn đến việc ứng dụng tiêu chuẩn chưa đem lại hiểu qua tối ưu cho công ty Nên ban lãnh đạo thời gian tới cần quan tâm vấn đề đạo tạo nguồn nhân lực cách mời trung tâm, sở đào tạo chuyên mơn nghiệp vụ văn phòng như: Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên Tổ chức lớp đào tạo chuyên sâu dài hạn cử nhân viên trẻ nhiệt huyết đin học để mag kinh nghiệm kiến thức đào tạo cho nhân viên cơng ty Ngồi cơng ty cần phải liên kết với trung tâm đào tạo cấp chứng ISO để đảm bào 100 % nhân viên cơng ty có chứng tiêu chuẩn ISO tiêu chuẩn ISO khơng riêng áp dụng cho cơng tác văn phòng mà áp dụng cho tất phòng ban khác 3.3 Ban hành văn hướng dẫn, quy chế nghiệp vụ văn phòng, quy định ứng dụng ISO cách chi tiết, cụ thể Để muốn thống nghiệp vụ văn phòng đòi hỏi cần có quy chế quy định định nghiệp vụ để đảm bảo nghiệp vụ thực cách thống nhất.Tuy nhiên Minh Hưng từ ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn phòng chưa xây dựng hệ thống văn quy chế nghiệp vụ chuyên môn quy định ứng dụng ISO cơng ty 40 Khi có quy chế , quy định cơng cụ chế tài cho nhân viên công ty từ nâng cao trách nhiệm tình thần trách nhiệm công việc Và lãnh đạo quan lãnh đạo phận cần phải thương xuyên cố vấn tham mưu để dần hoàn thiện quy chế, quy định Từ sở cho hoạt động nghiệp vụ văn phòng thực nghiêm túc, góp phần nâng cao chất lượng ứng dụng ISO vào công tác văn phòng cơng ty 3.4 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng Để thực theo quy trình tiêu chuẩn ISO cần phải đảm bảo sở vật chất cho hoạt động đem lại hiệu tối ưu cho công việc Nhận thấy tầm quan trọng lãnh đạo quan trọng vấn đề đáp ứng đầy đủ sở vật chất cho phòng ban để đảm bảo tiến độ công việc đáp ứng theo yêu cầu quy định Ty nhiên thời gian tới công ty cần bổ sung thêm nhiều sở vật chất nhằm đổi môi trường việc : thêm máy hủy tài liệu, máy photocopy, đồng ghế ngồi đa bàn làm việc nhâ viên Máy vi tính thay từ hình CRT sang hình LCD, hình LED.Từng phòng ban phải phân tách hồn tồn để tạo môi trường việc tập trung tránh ảnh hưởng tới công việc cá nhân Công ty cần phải có thêm đội ngũ chuyên viên kĩ thuất IT để ứng dung ISO áp dụng vào đạt hiểu khí có giúp đỡ đội ngũ IT phần mềm hệ thống thông tin công ty Các máy tính cơng ty cần phải đồng mạng nội trpng công ty máy tính phải kết nối mạng động với nhằm tạo thuận tiện nhanh chóng cơng việc 41 3.5 Xây dựng chế độ khen, thưởng công tác ứng dụng ISO Để nhân viên công ty làm việc phát huy hết khae cơng ty cần phải có chế dộ khen thường tốt để đảm bảo cho đời sống tinh thần nhân viên thoải mái qua nhân viên phát huy tối đa lực thân Và từ việc kiểm tra giám sát công việc mà công ty đưa để thực theo hệ thống từ lãnh đạo cơng ty nắm rõ khả cá nhân phòng ban việc thực cơng việc tiền đề cho việc thực chế độ khen thưởng cho cá nhân phòng ban Cơng ty cần có chế độ đãi ngộ khen thưởng cho cá nhan phận có thành tích đóng góp cao cơng tác ứng dụng ISO vào văn phòng cơng ty Việc khen thường khơng khích lệ tinh thần nhân viên làm việc hiệu tâm huyết công viêc mà thu hút tài chưa phát triển thân việc ứng dụng Từ ứng dụng mơ hình sử dụng rộng rãi công ty không phận văn phòng mà tất phận khác công ty TIỂU KẾT Trên số phương pháp mà em nêu nhằm giúp cho ban lãnh đạo công ty du lich quốc tế Đại Việt hoàn thiện máy văn phòng ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn phòng Các giải pháp đượcn dựa hạn chế mà công ty tồn ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn phòng Và qua em mong muốn ban lãnh đạo công ty cần quán tâm sát cần đưa nhiều định hướng chiến lược tới phận văn phòng não công ty định đến phát triển công ty 42 43 KẾT LUẬN Công ty TNHH du lịch Đại Việt lớn mạnh phát triển ngày hôm kể đến lớn mạnh cơng tác văn phòng Cơng tác văn phòng từ ứng dụng tiêu chuẩn ISO hoạt động khơng thể phủ nhận cải thiện đáng kể công tác : soạn thảo ban hành văn , giải văn đến , tích cực cơng tác quản lý kiểm tra giám sát , tuyển dụng nhân … Tiêu chẩn ISO ứng dụng vào đưa máy văn phòng giảm hạn chế cách tối đa đại hóa máy văn phòng Tuy nhiên không tránh hạn chế định ứng dụng tiêu chuẩn ISO hạn chế tồn đòi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp cần tiếp tục tích cực, triệt để cơng việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng , cập nhập cải tiến quy trình cho kịp thời đại phù hợp Ban lãnh đạo công ty cần phải quan tâm sâu sắc đến công tác văn phòng đồng thời qua đưa định hướng phát triển để máy văn phòng ngày đại hóa Nếu nói ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn phòng hiệu cao mà sở vật chất chưa đáp ứng để quy trình vào hoạt động cách nhanh chóng khơng thể đem lại hiệu cao công việc Nên thời gian tới ban lãnh đạo công ty cần đầu tư vấn đề sở vật chất để đáp ứng yêu cầu ứng dụng tiêu chuẩn ISO Qua thời gian tìm hiệu tham gia vào hoạt động cơng ty nhiều hạn chế thời gian nên tập lớn em khơng tránh khỏi sai sót nên mong q thầy khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội anh chị nhân viên công ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt giúp đỡ em để em hoàn thiện kĩ thân ngày vững 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Quản trị chất lượng kinh doanh theo TCVN ISO 9000 Nhà xuất Thống kê – 1998 Các yếu tố giúp doanh nghiệp Việt Nam áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO9000 Nguyễn Hữu Thái Hòa (2007), Hành trình văn hóa ISO Giấc mơ chất lượng Việt Nam, Nhà xuất Trẻ, Hà Nội Quản trị chất lượng Nhà xuất Nông nghiệp, - Thành phố Hồ Chí Minh Các trang web: http://www.iso.org/ 45 ... cơng ty 22 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001: 2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ ĐẠI VIỆT 2.1 Chủ trương đạo Ban lãnh đạo công ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt. .. động văn phòng - Xây dựng Lưu đồ thực cho hạng mục công việc 2.2 Thực trạng ứng dụng ISO cơng tác văn phòng cơng ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt 2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2 008 công tác. .. nghiệp thực hiệu công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2 008 cơng tácvăn phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác văn phòng công ty TNHH du lịch quốc tế Đại Việt ứng dụng ISO