Đang tải... (xem toàn văn)
Tổ chức quản lý với nghĩa rộng nhất là một yếu tố hàng đầu trong quá trình triển khai bất kỳ hoạt động nào, từ phạm vi vài ba người đến toàn cộng đồng xã hội .Đó là một công cụ quan trọng của lãnh đạo và quản lý để biến các mục tiêu cụ thể thành hiện thực .Là sinh viên Quản lý Kinh doanh việc nghiên cứu về tổ chức quản lý là thật sự cần thiết. Đề tài “Phân tích tác dụng của từng lực lượng thúc đẩy sự thay đổi kinh doanh và quản lý .Mối quan hệ giữa các lực lượng ấy và sự cần thiết phát hiện kịp thời chúng đối với các doanh nghiệp ” đã mở ra cho tôi cơ hội hiểu rõ những vấn đề cơ bản về tổ chức quản lý và sự cần thiết phát hiện kịp thời chung đối với các doanh nghiệp .
LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức quản lý với nghĩa rộng nhất là một yếu tố hàng đầu trong quá trình triển khai bất kỳ hoạt động nào, từ phạm vi vài ba người đến toàn cộng đồng xã hội .Đó là một công cụ quan trọng của lãnh đạo và quản lý để biến các mục tiêu cụ thể thành hiện thực .Là sinh viên Quản lý Kinh doanh việc nghiên cứu về tổ chức quản lý là thật sự cần thiết. Đề tài “Phân tích tác dụng của từng lực lượng thúc đẩy sự thay đổi kinh doanh và quản lý .Mối quan hệ giữa các lực lượng ấy và sự cần thiết phát hiện kịp thời chúng đối với các doanh nghiệp ” đã mở ra cho tôi cơ hội hiểu rõ những vấn đề cơ bản về tổ chức quản lý và sự cần thiết phát hiện kịp thời chung đối với các doanh nghiệp . Tổ chức quản lý trong một doanh nghiệp và biết được sự cần thiết của nó là một vấn đề có tính thời sự, mặt khác do trình độ còn hạn chế nên trong khuôn khổ bài viết này, tôi chỉ nêu lên một số vấn đề cơ bản về các lực lượng thúc đẩy sự thay đổi kinh doanh và quản lý và một số biện pháp nhằm phát hiên kịp thời chúng đối với các doanh nghiệp. Bài viết này được hoàn thành dưới sự giúp đỡ của thư viện trường và về nhiều tài liệu bổ ích khác. 1 PHẦN I I. KHÁI NIỆM CHUNG Trong đời sống hàng ngày Tổ chức là một từ ngữ rất thường gặp, với tư cách là một danh từ chỉ một thực thể ,một động từ chỉ một hành động .tổ chức hiện diện trong các sự vật tự nhiên và xã hội ,từ đơn giản đến phức tạp ,từ vi mô đến vĩ mô. Khái niệm tổ chức trong lĩnh vực hoạt động xã hội không đơn giản ,bởi nó mang tính đa nghĩa và bất định ;tuỳ theo bối cảnh ,đối tượng và góc độ xem xét mà có thể hiểu theo nghĩa rộng hay hẹp; với trạng thái tĩnh hay trạng thái động là tổ chức điều khiển hay tổ chức thực hiện. Tổ chức xã hội hình thành và vận động theo ý chí của con người với những hình thức đa dạng và phong phú và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. ở đây chúng ta chú ý một định nghĩa sát hơn với khái niệm tổ chức quản lý: Tổ chức là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng (được hợp thức hoá),trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc được phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung. II.PHÂN TÍCH KHÁI NIỆM Tổ chức không xuất hiện tự phát và ngẫu nhiên ,nó được hình thành dựa trên một quyết định với mong muốn có chủ định của những người thành lập tổ chức 2 nhằm thực hiện các hoạt động đạt tới mục tiêu đã chọn qua sự liên kết chặt chẽ các hoạt động riêng lẻ của từng các nhân hợp thành. Tổ chức xuất phát từ các nhiệm vụ cần tiến hành để đạt tới mục tiêu đã xác định (không lý do nào khác và không phục vụ bất kỳ mục tiêu nào khác). Có sự phân công lao động rành mạch(mỗi người , mỗi nhóm người phải hoàn thành một khâu, một phần nhiệm vụ ) và được liên kết với nhau trong một tổng thể hoạt động chung. Có cấu tạo hợp lý gồm nhiều bộ phận hợp thành và có một cơ cấu điều khiển thống nhất để vận hành cả guồng máy một cách nhịp nhàng và đại diện cho khối thống nhất trong quan hệ với bên ngoài. 1. Trong kinh doanh cần có sự phân biệt giữa tổ chức sản xuất ,tổ chức quản lý và tổ chức lao động . Tổ chức sản suất là sự bố trí các công đoạn ,các khâu trong cả dây chuyền thực hiện chu kỳ kinh doanh từ đầu vào đến đầu ra . Tổ chức lao động là sự phân công bố trí sử dụng lực lượng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất hiệu quả cao.Tổ chức lao động quản lý là một bộ phận của tổ chức lao động mà đối tượng là những cán bộ quản lý với đặc thù của dạng lao động này. Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành : Chức năng , cơ cấu và cơ chế vận hành Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức được khái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức .Cơ cấu là phương tiện để thực hiện chức năng bao gồm các bộ phận hợp thành tổ chức. Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng .Hiệu quả 3 hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản lý phụ thuộc cả ba yếu tố trên. Chức năng không rõ xẽ không phục vụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý xẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp xẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu . 2. Tổ chức quản lý được xem xét ở cả trạng thái tĩnh và trạng thái động . Khái niệm tổ chức ở trạng thái tĩnh nói về phương diện ,cơ cấu của tổ chức quản lý, thể hiện ở kết cấu bộ máy quản lý -điều hành .Đây là phần cứng ,bộ khung của tổ chức được thể hiện trên sơ đồ hệ thống tổ chức của mỗi đơn vị với các vị trí xác định theo nguyên tắc nhất định .Việc thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý theo một mô hình nào đó chính là việc xây dựng tổ chức quản lý ở trạng thái tĩnh .tính hợp lý của nó được kiểm nghiệm qua quá trình vận động, mặc dù khi thiết lập đã tuân theo những nguyên tắc và phương pháp khoa học đúc kết từ nhiều kinh nghiệm thực tế . Khái niệm tổ chức ở trạng thái động nói về cung cách vận hành của bộ khung đã dược tạo dựng bao gồm chức năng từng bộ phận và cơ chế vận hành của cả guồng máy. Cơ chế vận hành bao gồm từ trách nhiệm ,quyền hạn ,chế độ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ trong nội bộ tổ chức và các quan hệ với bên ngoài. Đây là phần mềm của tổ chức ,được xác định để guồng máy hoạt động nhịp nhàng ,tạo ra hiệu quả của tổ chức .Có những nguyên tắc và phương pháp để xác lập cơ chế vận hành song cần được kịp thời điều chỉnh qua thực tế để luôn phù hợp với điều kiện cụ thể Mỗi yếu tố của tổ chức mang tính động có vai trò tác dụng riêng, quyết định nhiều hay ít hiệu lực của tổ chức quản lý .trong đó chức năng là yếu tố hàng đầu 4 quyết định sự tồn tại của tổ chức .Yếu tố cơ chế quyết định rất nhiều quá trình vận động bình thường của tổ chức ,nếu không đúng xẽ gây vướng mắc ,rối loạn có thể dẫn đến vô hiệu hoá tổ chức. PHẦN II I. NHẬN BIẾT VÀ PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ CỦA TỪNG LỰC LƯỢNG. Trong những năm qua trên thế giới nói chung và các tổ chức nói riêng có nhiều thay đổi nhanh chóng rất cơ bản ,quyết liệt và đầy kịch tính. ở Việt nam chúng ta đang chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước.Các biến đổi là những bước ngoặt lớn và là động cơ thúc đẩy nền kinh tế phát triển ,do vậy phải nâng cao giá trị sự thay đổi thực chất là nâng cao quá trình quá độ, mà quá trình quá độ xảy ra liên tục trong những phạm vi và quy mô khác nhau. * Các nguyên nhân và lực lượng thúc đẩy sự thay đổi bao gồm cả lực lượng bên trong và lực lượng bên ngoài. 1.Các lực lượng bên trong của doanh nghiệp. * Cơ cấu tổ chức. * Cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. * Công nghệ . * Nhiệm vụ mục tiêu. 5 * Chiến lược. * Ước vọng. *Văn hóa. 2.Lực lượng bên ngoài của doanh nghiệp. * Khách hàng. * Lao động. * Kinh tế . * Xu hướng xã hội. * Chính sách chính phủ. * Các nhà cung ứng . * Khủng hoảng kinh tế. * Công nghệ. * Đối thủ cạnh tranh. 3.Phân tích những yếu tố bên trong của doanh nghiệp. 3.1.Cơ cấu tổ chức. Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào cũng phải tuân thủ và vận dụng những nguyên tắc chung về tổ chức ,những nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp với quy luật khách quan .Nguyên tắc tập chung dân chủ được coi là nguyên tắc cơ bản bao trùm các loại tổ chức .tuy nhiên nó cần được vận dụng sát hợp với tính chất từng loại tổ chức có phương thức hoạt động khác nhau,với tổ chức quản lý kinh doanh đó là nguyên tắc tự chủ ,tự chịu trách nhiệm trong khuôn khổ thể chế bao gồm luật pháp và quy chế có hiệu lực đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. 3.2.Cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. 6 Trong một tôt chức doanh nghiệp thì cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng bởi vỉ nó được xắp xếp theo một hệ thống từ trên xuống dưới .Và sự xắp xếp đó phải theo một cơ cấu chặt chẽ ,xắp xếp theo trình độ năng lực cán bộ nhân viên với yêu cầu của công việc. 3.3 Công nghệ. Việc các doanh nghiệp áp dụng các công nghệ hiện đại thay thế các công nghệ đã cũ trong quá trình sản xuất kinh doanh là rất cần thiết đối với doanh nghiệp ,bởi vì việc áp dung khoa học kỹ thuật tiên tiến của các nước phát trên thế giới vào việc sản xuất sản phẩm đối với doanh nghiệp là rất quan trọng.Công nghệ mới sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp lên và tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc sản suất sản phẩm. 3.4.Nhiệm vụ,mục tiêu. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là sản suất ra những sản phẩm có chất lượng cao. Mục tiêu là tối đa hoá lợi nhuận ,làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp và nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. 3.5.Chiến lược. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong việc tiêu thụ sản phẩm mang tính tất yếu ,vì vậy để tiêu thụ sản phẩm thì doanh nghiệp phải đưa ra những những quảng bá sản phẩm của mình trên thị trường, như qua truyền hình ,báo chí hay các băng zôn khẩu hiệu… 4.Phân tích các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp: 4.1.Yếu tố khách hàng . Hiện nay trên thị trường khách hàng đã và đang được coi là “thượng đế” vì vậy yếu tố khách hàng là vô cùng quan trọng ,bởi vì khách hàng là người quyết định sự thành công hay tất bại của một doanh nghiệp .Chính vì vậy mà yếu tố khách hàng thường được các doanh nghiệp đưa lên hàng đầu . 7 4.2.Yếu tố lao động . Yếu tố lao động đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp bởi vì khi hình thành bộ máy cần phải tuyển chọn con người đáp ứng yêu cầu theo tiêu chuẩn nhất định về trình độ,năng lực, phẩm chất để bố trí vào các chức danh theo sự phân chia của nhiệm vụ.trong khi sử dụng lao động phải qua công việc mà thử thách ,đào tạo rèn luyện và phát huy khả năng, sở trường của từng người .Phải có chiến lược và kế hoạch phát triển nguồn tài nguyên nhân lực, đáp ứng yêu cầu phát triển lâu dài của tổ chức. Phải có chính sách ,chế độ đãi ngộ thoả đáng để bù đắp sức lao động tạo động lực mạnh mẽ đề cao trách nhiệm và bảo vệ người lao động trong khuôn khổ pháp luật. 4.3.Yếu tố kinh tế. Đối với các doanh nghiệp thì yếu tố này thường được đưa lên hàng đầu, bởi vì mọi doanh nghiệp khi kinh doanh thì đều đặt yếu tố kinh tế ,lợi nhuận lên hàng đầu.Khi kinh doanh lợi nhuận thu về càng nhiều càng tốt, điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp tồn tại được và đáp ứng được nhu cầu về tiền lương cho lao động. 4.4.Xu hướng xã hội. Hiện nay xu hướng của xã hội ngày càng được nâng cao và đi lên, vì thế mà việc chon hướng kinh doanh sao cho phù hợp với xu hướng chung của xã hội là một việc làm tối quan trọng.Việc một tổ chức ,một doanh nghiệp kinh doanh theo xu hướng chung của xã hội xẽ dẫn đên sự thành công rất cao của doanh nghiệp. 4.5.Chính sách của chính phủ. Hiện nay chính phủ đang ưu tiên cho phát triển các doanh nghiệp trong nước đó là một thuận lợi cho các doanh nghiệp sản suất kinh doanh trong nước.Việc chính phủ xẽ hỗ chợ thêm cho các doanh nghiệp trong việc sản suất và tiêu thụ sản phẩm là một việc làm mang tính thời sự quan trọng đối với các doanh nghiệp . 8 4.6.Khủng hoảng kinh tế. Khủng hoảng kinh tế cũng ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doannh nghiệp bởi vì khủng hoảng thường gây những hậu quả khôn lường đối với những doanh nghiệp đang làm ăn thua lỗ ,nó có thể làm giải thể cả một doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh ,nó làm cho sản phẩm của doanh nghiệp đó không thể cạnh tranh được trên thị trường đẫn đến việc phá sản doanh nghiệp trong một thời gian ngắn .Khủng hoảng không những làm ảnh hưởng trực tiếp đến các doanh nghiệp mà nó còn làm ảnh hưởng đến cuộc sống của cán bộ công nhân viên trong các doanh nghiệp đó . 4.7.Yếu tố công nghệ. Việc các doanh nghiệp áp dụng các công nghệ hiện đại thay thế các công nghệ đã cũ trong quá trình sản xuất kinh doanh là rất cần thiết đối với doanh nghiệp ,bởi vì việc áp dung khoa học kỹ thuật tiên tiến của các nước phát trên thế giới vào việc sản xuất sản phẩm đối với doanh nghiệp là rất quan trọng.Công nghệ mới sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp lên và tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc sản suất sản phẩm. 4.8.Đối thủ cạnh tranh. Trong kinh doanh việc tìm hiểu đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp mình là rất quan trọng bởi vì việc tìm hiểu đối thủ cạnh tranh của mình xẽ giúp cho doanh nghiệp nhận ra được những sai sót của mình trong việc sản suất kinh doanh của doanh nghiệp ,cũng như giá cả của mình trên thị trường hiện nay so với đối thủ cạnh tranh với mình . II. SỰ CẦN THIẾT PHÁT HIỆN CHÚNG ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP. Việc phát hiện kịp thời các lực lượng làm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong việc sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm là rất cần thiết đối với 9 doanh nghiệp, do đó việc hình thành các yếu tố nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp xẽ làm cho doanh nghiệp định hướng được sự phát triển của mình . Khi phát hiện ra các yếu tố thì doanh nghiệp phải mạnh dạn đối mới để tiếp xúc và phát triển theo cách năng động và sáng tạo vì đây chính là động lực thúc đẩy phát triển doanh nghiệp . Nếu doanh nghiệp phát hiện kịp thời chúng thì xẽ làm cho việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm xẽ chở nên rễ ràng và ít tốn kém , tiết kiệm chi phí sản suất kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không phát hiện được các yếu tố này thì xẽ làm cho doanh nghiệp đó gặp rất nhiều khó khăn trong việc sản suất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm . Vậy việc phát hiện kịp thời các yếu tố này là thực sự cần thiết đối với các doanh nghiệp. 10 . cần thiết. Đề tài Phân tích tác dụng của từng lực lượng thúc đẩy sự thay đổi kinh doanh và quản lý .Mối quan hệ giữa các lực lượng ấy và sự cần thiết phát. nguyên nhân và lực lượng thúc đẩy sự thay đổi bao gồm cả lực lượng bên trong và lực lượng bên ngoài. 1.Các lực lượng bên trong của doanh nghiệp. * Cơ cấu