Đang tải... (xem toàn văn)
Bước vào thế kỷ thứ 21, loài người đang chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mỗi lĩnh vực của xã hội. Sự phát triển các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng và làm cho mọi người có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan tâm. Trên thực tế thông tin đã được coi là yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức. V.I Lê Nin đã khẳng định : “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, kể cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ”. Và trong bất kỳ hoạt động nào của các cơ quan, tổ chức cũng cần có thông tin. Đối với các hoạt động kinh doanh, thông tin lại càng cần thiết, nó tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuỳ theo các nhu cầu lãnh đạo quản lý của Giám đốc để phục vụ cho điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà đặt ra những yêu cầu nội dung cụ thể về tổ chức thu thập và xử lý thông tin. Marion Harper cho rằng :“ Quản trị giỏi một doanh nghiệp là biết quản trị tương lai của nó, và biết quản trị tương lai là biết quản trị thông tin ”. Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác quản trị. Bởi vậy, em xin chọn đề tài tiểu luận của mình là : Tầm quan trọng của nguyên tắc : “ Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao ” , nhằm làm sáng tỏ thêm tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin trong doanh nghiệp sao cho hoạt động doanh nghiệp đạt hiểu quả nhất.
TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý LỜI NÓI ĐẦU Bước vào thế kỷ thứ 21, loài người đang chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mỗi lĩnh vực của xã hội. Sự phát triển các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng và làm cho mọi người có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan tâm. Trên thực tế thông tin đã được coi là yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức. V.I Lê Nin đã khẳng định : “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, kể cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ”. Và trong bất kỳ hoạt động nào của các cơ quan, tổ chức cũng cần có thông tin. Đối với các hoạt động kinh doanh, thông tin lại càng cần thiết, nó tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuỳ theo các nhu cầu lãnh đạo quản lý của Giám đốc để phục vụ cho điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà đặt ra những yêu cầu nội dung cụ thể về tổ chức thu thập và xử lý thông tin. Marion Harper cho rằng :“ Quản trị giỏi một doanh nghiệp là biết quản trị tương lai của nó, và biết quản trị tương lai là biết quản trị thông tin ”. Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác quản trị. Bởi vậy, em xin chọn đề tài tiểu luận của mình là : Tầm quan trọng của nguyên tắc : “ Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao ” , nhằm làm sáng tỏ thêm 1 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin trong doanh nghiệp sao cho hoạt động doanh nghiệp đạt hiểu quả nhất. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Quản lý doanh nghiệp đã giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận của mình. 2 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý TẦM QUAN TRỌNG CỦA NGUYÊN TẮC : “BẢO ĐẢM SỰ CUNG CẤP THÔNG TIN QUA LẠI ĐẦY ĐỦ VÀ KỊP THỜI, TRUNG THỰC VÀ CÓ ĐỘ TIN CẬY CAO” I. MỘT SỐ NHẬN THỨC CHUNG VỀ THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ KINH DOANH. 1. Khái niệm về thông tin quản trị. 1.1. Thông tin là gì ? Thông tin là một khái niệm có từ lâu đời. Đây là một khái niệm rất rộng. Theo nghĩa thông thường, thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng. Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng. Như vậy, thông tin không phải là vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại được bên ngoài cái giá vật chất của nó, tức là các vật mang tin, những vật mang tin này có thể là âm thanh (lời nói, tiếng…), chữ viết (sách,báo,… ), các biểu đồ, các băng từ, các nơron thần kinh, hay các ký hiệu tượng trưng của một ngôn ngữ nào đó …Ta sẽ gọi chung tập hợp các vật mang tin này là các dữ liệu hoặc các thông báo. Tuỳ vào từng lĩnh vực nghiên cứu, mà người ta đưa ra những định nghĩa khác nhau giới hạn khái niệm đó lại phục vụ mục đích nghiên cứu. Dưới đây là một số định nghĩa thường gặp : 3 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý - Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ thể của sự vật, hiện tượng của tự nhiên - xã hội - con người. Nó giúp cho đối tượng tiếp nhận đưa ra được những quyết định, lựa chọn nhằm phục vụ cho yêu cầu, mục đích mà họ mong muốn. - Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu được và khi sắp xếp lại với nhau chúng trở thành những kiến thức cụ thể phục vụ cho yêu cầu, mục đích của con người. Người ta thường xét một dữ liệu hoặc thông báo về hai mặt : - Mặt dung lượng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Một dữ liệu được coi là có dung lượng thông tin lớn nếu nó phản ánh được nhiều mặt, nhiều đặc trưng của đối tượng nghiên cứu. - Mặt chất lượng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Một dữ liệu được coi là có chất lượng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất, những đặc trưng chủ yếu, quy luật hoạt động và phát triển của đối tượng nghiên cứu. Hai mặt dung lượng thông tin và chất lượng thông tin trong một dữ liệu hoặc thông báo không tách dời nhau, không đối lập nhau. 1.2. Khái niệm thông tin trong quản trị kinh doanh. Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều cần có thông tin. Thông tin được nhiều người xem là nguồn lực thứ tư. Thông tin được hiểu là : 4 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý - Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề nào đó. - Thông tin là những tin tức được chủ thể quản lý nhận thức, đánh giá là có ích cho việc ra quyết định, hoặc giải quyết một công việc nào đó trong quá trình quản lý và điều hành. Như vậy chúng ta có thể hiểu : Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị của một tổ chức. 2. Một số đặc trưng cơ bản của thông tin. - Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể tồn kho, sản xuất để dùng dần được. - Thông tin phải thu thập, xử lý mới có giá trị. - Tính giá trị của thông tin phụ thuộc vào độ cần thiết : thông tin càng cần thiết càng quý giá. - Tính hiệu quả của thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ và kịp thời của lượng tin. 2.1. Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển. Bản thân thông tin không có mục đích tự thân. Nó chỉ có tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống có điều khiển nào đó. Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào : Bảng biểu, ký hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v…đều có thể dễ 5 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý dàng thấy rằng nó là yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó, hệ thống này có thể trong tự nhiên, trong xã hội hoặc trong tư duy.Quá trình điều khiển thông tin trong quản trị diễn ra hai chiều. Chiều từ trên xuống và chiều từ dưới lên. Song lượng tin từ dưới lên có dung lượng lớn hơn lượng tin từ trên xuống. Dựa vào khối lượng tin từ dưới lên để làm cơ sở, người quản trị sẽ tiến hành phân tích và xử lý thông tin đó sao cho đưa ra được những chiến lược, phương kế hành động có hiệu quả. 2.2. Thông tin có tính tương đối. Phương pháp phân tích hệ thống đã khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó chính là tính không đầy đủ thông tin. Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ về hiện tượng và sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi nhận phản ánh. Tính tương đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với các hệ thống kinh tế - xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ, đối với nhiều mặt còn có thể coi là một hệ thống hộp đen. 2.3. Tính định hướng của thông tin. Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi. Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể được phản ánh được coi là hướng của thông tin, thiếu một trong hai 6 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý ngôi, thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa. II. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP. 1. Vai trò bao trùm của thông tin đối với doanh nghiệp. - Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. - Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp. - Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện các kế hoạch đó đạt hiệu quả. - Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp. Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống kê, phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn (như sản xuất, kinh doanh các sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trường tiêu thụ, mở rộng và khai thác dịch vụ ). Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá. 2. Một số vai trò cụ thể của thông tin đối với doanh nghiệp. Cũng giống như các hoạt động khác, quản trị kinh doanh cần nắm vững tình hình một cách chính xác, kịp thời bằng những con số cụ thể, muốn vậy 7 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản trị kinh doanh. 2.1. Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp… phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn của các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin. Đây là vai trò trước tiên của thông tin mà con người vốn trông đợi ở hệ thống thông tin, nhằm trợ giúp trong các hoạt động thường xuyên như : thu thập thông tin, phân tích và loại trừ những thông tin không cần thiết : tính toán, phân tích để rút ra những thông tin kết qủa bổ ích, hữu dụng ; chuẩn bị các thông tin đáp ứng nhu cầu trước mắt và lâu dài… 2.2. Vai trò trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành của nhà lãnh đạo và quản lý các cấp. Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương tiện sau : - Nhận thức vấn đề. - Cung cấp dữ liệu. - Xây dựng các phương án. - Giải quyết vấn đề. - Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc. - Kiểm soát. v.v… 8 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý Để có được các quyết định đúng đắn, những thông tin thu thập và chuẩn bị sẵn, thông qua phân tích, xử lý mà nhà lãnh đạo và quản lý các cấp sẽ nắm chắc được tình hình, các điều kiện thuận lợi và khó khăn, cả những khả năng chắc chắn xẩy đến hoặc sẽ chỉ xẩy đến theo xác suất nào đó; kết hợp với những thông tin chỉ đạo, thông tin pháp lý, thông tin phản hồi - dựa trên các phương pháp khoa học khác nhau để hoạch định đường lối chiến lược lâu dài, hoặc đưa ra những quyết định, các giải pháp tình thế thích hợp, trong điều kiện hoàn cảnh cụ thể. 2.3. Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trước, mà còn góp phần gợi mở, tư vấn khi thiết kế các phương án hoặc lựa chọn quyết định tối ưu. Chính xác hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu : phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối ưu, phương án tốt hơn, quy định các điều kiện ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích tổng hợp. Các hệ hỗ trợ quyết định, hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia… được sử dụng thường xuyên để làm tốt công việc cố vấn của mình. Ngày nay, hệ thống thông tin được xem là người cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy và thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. III. YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP. 9 TiÓu luËn Tæ chøc qu¶n lý Xuất phát từ yêu cầu quản lý, người ta sẽ quyết định việc thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin như thế nào ? Như vậy không phải tất cả mọi thông tin đều được đánh giá, xem xét như nhau, vì vai trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trước mắt hoặc lâu dài. Số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khả năng thu thập và phân tích, xử lý, lưu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn. Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin là hết sức quan trọng. Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủ thông tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả, tránh được những lãng phí không cần thiết. Để thông tin có thể được sử dụng và khai thác có hiệu quả, điều trước tiên là thông tin phải có chất lượng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau : 1. Thông tin phải đầy đủ. Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh được tất cả những khía cạnh cần thiết, không để xẩy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiếm diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng đang được quan tâm đến. Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi và tình hình thực tế. Dĩ nhiên, muốn có một danh mục thông tin đầy đủ,ngay từ đầu nhà quản lý phải có một định hướng đúng đắn, khách quan, mọi quy định phải dựa trên một phương pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục. Hơn nữa để hoạt động mang tính hiệu quả và tiết kiệm, thông tin cũng phải hàm 10