Đang tải... (xem toàn văn)
Bài học kinh nghiệm và phương hướng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty Kiểm toán Việt Nam.
Mục lục Phần I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Trang I.1. Vị trí, vai trò, đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán. 5 I.2. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. 11 I.2.1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. - Mục tiêu chung - Mục tiêu cụ thể I.2.2. Lập kế hoạch thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. - Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán - Thu thập thông tin cơ sở - Thu thập thông về nghiệp vụ của khách hàng - Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán - Tìm hiểu cơ cấu KSNB, đánh giá rủi ro kiểm soát I.2.3.Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ mua vào và thanh toán. I.2.4. Khảo sát chi tiết số d các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán. 1.2.5. Đánh giá kết quả và lập Báo cáo kiểm toán 12 15 28 31 34 Phần II: thực hiện Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Bctc tại Công ty kiểm toán Việt Nam. 38 II.1. Giới thiệu về VACO II.2. Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán BCTC tại Công ty Kiểm toán Việt Nam 38 46 1. Công việc thực hiện trớc kiểm toán 2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát 3. Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể 47 50 61 1 4. Thực hiện kế hoạch kiểm toán 5. Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo 6. Các công việc thực hiện sau kiểm toán 67 76 79 Phần IIi: bài học kinh nghiệm và hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 81 III.1. Nhận xét chung công tác kiểm toán tại Công ty Kiểm toán Việt Nam 81 III. 2. Bài học kinh nghiệm từ thực tiễn hoạt động của Công ty Kiểm toán Việt Nam 83 III.3. Phơng hớng phát triển kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại VACO thông qua kế hoạch phát triển năm 2000 84 III.4. Một số kiến nghị hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty kiểm toán Việt nam 85 2 Lời mở đầu Đỉnh cao của sự phát triển đó chính là việc phát hiện ra các công nghệ mới, những ngành khoa học mới phục vụ nhu cầu cải tạo thế giới cũng nh nâng cao chất lợng cho mọi ngời bởi một lý do đơn giản các phát kiến mới này đều bắt nguồn từ những nhu cầu trong cuộc sống. Ngành kiểm toán ra đời cũng không nằm ngoài quy luật này. Trong nền kinh tế thị trờng diễn ra thờng xuyên, môi trờng cạnh tranh gay gắt, nhu cầu thông tin tài chính cũng nh chính xác hoá thông tin trở nên cấp bách hơn bao giờ hết, đòi hỏi lực lợng thứ 3, khách quan độc lập đứng ra bảo đảm, đó chính là kiểm toán. Kiểm toán đến nh là một môn khoa học song nó xứng đáng là một môn khoa học với đối tợng nghiên cứu, phơng pháp nghiếnd cứu cụ thể. Vào những năm đầu thập kỷ 90, sự ra đời của các Công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam và sự tham gia của các hãng kiểm toán hàng đầu trên Thế giới đã thúc đẩy sự phát triển của ngành Kiểm toán Việt Nam. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trờng, hoạt động kiểm toán đã thực sự trở thành một nghề, một lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ độc lập. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Thế giới, số ngời quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp đã mở rộng. Cùng là sự quan tâm đến các thông tin tài chính và cùng là sự đòi hỏi phải đợc cung cấp những thông tin chính xác song mỗi ngời lại chú ý đến một khía cạnh không giống nhau. Để đáp ứng tất cả các yêu cầu, kiểm toán đã đợc chia nhỏ thành nhiều loại hình khác nhau. Trong chuyên đề thực tập nnày, em chỉ xin đề cập đến một khía cạnh của hoạt động kiểm toán, đó là Kiểm toán Báo cáo tài chính của tổ chức Kiểm toán độc lập. Kiểm toán Báo cáo tài chính là hoạt động chủ yếu của các tổ chức Kiểm toán độc lập. Một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính bao gồm sự tổng hợp kết quả kiểm toán của các chu trình nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, trong đó chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận cấu thành nên Báo cáo tài chính, là một chu trình quan trọng trong quá trình sản 3 xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm vật chất. Các tài khoản bị chi phối bởi chu trình mua hàng và thanh toán ảnh hởng rất lớn đến tính trung thực và hợp lý của các Báo cáo tài chính. Nhận thức về tầm quan trọng của việc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty Kiểm toán Việt Nam, em đã chọn đề tài Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty kiểm toán Việt Nam để đi sâu vào nghiên cứu, tìm tòi học tập. Nội dung của chuyên đề thực tập bao gồm phần cơ sở lý luận chung khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, tiếp đó là những công việc mà thực tế các kiểm toán viên tại Công ty Kiểm toán Việt Nam đã thực hiện khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán và cuối cùng là những đánh giá nhận xét, các bài học kinh nghiệm cũng nh những kiến nghị cá nhân góp phần hoàn thiện phơng pháp luận và cách thức tiến hành quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Kết cấu của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm ba phần chính nh sau: Phần I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Phần II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty Kiểm toán Việt Nam Phần III: Bài học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty Kiểm toán Việt Nam. 4 Phần I cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Bctc I.1. vị trí, vai trò, đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán Cùng với sự phát triển của lịch sử, khái niệm về kiểm toán cũng có những thay đổi, tuy nhiên nếu xét về bản chất có thể định nghĩa: Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán, trớc hết là hoạt động tài chính, bằng hệ thống phơng pháp kĩ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ, do những kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng đảm nhiệm dựa theo hệ thống pháp lý đang có hiệu lực. (TLTK4,tr38). Theo IFAC (Liên đoàn kế toán quốc tế): Kiểm toán là việc các Kiểm toán viên độc lập kiểm tra và trình bày ý kiến của mình về BCTC. Kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ , t vấn đợc pháp luật thừa nhận và bảo hộ , đợc quản lý chặt chẽ bởi các hiệp hội chuyên ngành về kế toán. Do s độc lập trong hoạt động nên kết quả kiểm toán đợc sự tin cậy của những ngời sử dụng. Trong nền kinh tế thị trờng thì vai trò của họ trở nên rất cần thiết và khó có thể thay thế đợc. Mục đích trực tiếp của kiểm toán độc lập là giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ pháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót, phòng ngừa vi phạm tổn thất, phát hiện tiềm năng, phát triển kinh doanh có hiệu quả . Việt Nam, theo qui chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân (NĐ số 07/CP ngày 21/9/1994 của Chính phủ ) Kiểm toán độc lập là việc kiểm tra và xác nhận của KTV chuyên nghiệp thuộc các tổ chức kiểm toán độc lập về tính đúng đắn , hợp lý của các tài liệu. Có thể khẳng định rằng kiểm toán độc lập là chỗ dựa cho cơ quan Nhà nớc chứ không phải thay thế việc kiểm tra , kiểm soát của cơ quan Nhà nớc. Và theo kinh nghiệm của nhiều 5 nớc trên thế giới, nếu kiểm toán độc lập phát triển đáng tin cậy sẽ góp phần giảm đáng kể vào bộ máy hành chính nhà nớc. Kiểm toán chính là sự xác nhận tính khách quan, tính chuẩn xác của các thông tin mà kế toán đã thu thập và xử lý. Vì vậy ngời kiểm toán viên trớc hết phải là ngời giỏi kế toán, có kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức, cũng nh để thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC trớc hết phải nắm vững những nguyên tắc kế toán để lập nên các Báo cáo tài chính đó. Chính vì vậy, trớc khi đi vào thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, cần phải hiểu bản chất của chu trình cũng nh công tác hạch toán kế toán hay các biện pháp kiểm soát nội bộ mà đơn vị thực hiện đối với các chức năng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Báo cáo tài chính là bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của đơn vị giúp cho ngời lãnh đạo điều hành đa ra quyết định đúng đắn. Vì vậy mà quá trình kinh doanh là một chuỗi các nghiệp vụ kinh tế kế tiếp nhau. Khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải chia BCTC thành các phần nhỏ. Thông thờng có hai cách phân chia: Chia theo khoản mục (tài khoản). Ví dụ kiểm toán TK tiền, TK nợ phải trả, TK doanh thu, TK phải thu . Chia theo chu trình: các nghiệp vụ và tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc tiến hành kiểm toán đồng thời. VD kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình bán hàng và thu tiền. Cách chia thứ nhất tuy đon giản song không có hiệu quả. Mặt khác , từ lâu mọi ngời sử dụng các thông tin từ BCTC đều mong mỏi nhận đợc các thông tin trung thực , hợp lý do KTV thờng tiếp cận kiểm toán theo chu trình bởi cách làm đó lôgíc hơn và tránh trùng lặp .Với cách chia nh vậy, một chu kỳ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình tiếp nhận và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình tiền lơng và nhân sự, chu trình hàng tồn kho, chu trình bán hàng và thu tiền . Các chu trình đó có mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa chúng không có điểm bắt đầu hay điểm kết thúc. Mối quan hệ này đợc thể hiện qua sơ đồ số 1 dới đây: 6 Sơ đồ số 1: Mối quan hệ giữa các chu trình nghiệp vụ kinh tế) Tiền mặt chu trình bán hàng và thu tiền Chu trình huy động và hoàn trả vốn chu trình mua hàng và thanh toán chu trình tiền lơng và nhân sự Chu trình hàng tồn kho Qua sơ đồ trên ta thấy, chu trình mua hàng và thanh toán cùng với các chu trình khác là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở các doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinh doanh bao gồm hai giai đoạn mua và bán. Nh vậy, dù là loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng, nghĩa là cung cấp các yếu tố đầu vào đều hết sức quan trọng. Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Công việc của kiểm toán viên đối với quá trình mua hàng và thanh toán chính là kiểm tra xem doanh nghiệp thực hiện quá trình này đã hợp lý cha, có sai sót trọng yếu không và nếu có thể, đa ra các ý kiến t vấn cho khách hàng. Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu kỳ này thờng bắt đầu bằng sự khởi xớng của một đơn đặt mua của ngời có trách nhiệm cần hàng hoá hoặc dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho quyền lợi nhận đợc. (TLTK1,tr414) Trong luận văn này em chỉ giới hạn ở việc mua hàng hoá và dịch vụ đầu vào phục vụ quá trình sản xuất ở các đơn vị sản xuất sản phẩm vật chất, không bao gồm quá trình cung ứng lao động hay quá trình tiếp nhận vốn. Kiểm toán BCTC nói chung hay kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng thực chất là việc kiểm tra, đánh giá số d của các tài khoản trên Bảng cân đối tài sản hay Báo cáo kết quả kinh doanh. Chu kỳ mua hàng và 7 thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên Bảng CĐTS nh các tài khoản về tài sản, hàng tồn kho, tài khoản tiền, công nợ phải trả . và nó cũng liên quan đến các tài khoản phí tổn trên Báo cáo KQKD. Số lợng các tài khoản chịu ảnh hởng bởi chu kỳ mua hàng và thanh toán đợc thể hiện tóm tắt qua sơ đồ số 1.2. Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong chu kỳ mua hàng và thanh toán có hai loại: mua hàng trả tiền ngay và mua hàng trả chậm. Sơ đồ số 2 chỉ minh họa cho trờng hợp thứ hai, tức mua chịu. Sơ đồ số 2: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán (TLTK1,tr414) Tiền gửi ngân hàng Các khoản phải trả Nguyên liệu mua vào Hàng trả lại và đợc giảm giá Tài sản cố định Chiết khấu mua vào Bảo hiểm trích trớc Phí tổn sản xuất Phí tổn lu động Phí tổn quản lý Thủ tục Kiểm soát nội bộ với các chức năng trong chu trình mua hàng và thanh toán Đối với từng doanh nghiệp có nhu cầu cung cấp hàng hoá và dịch vụ với quy mô nhiều hay ít, đơn giản hay phức tạp mà các bớc của chu trình này có thể đợc thực hiện khác nhau. Song thông thờng thì chu trình mua hàng và thanh toán tuân theo các bớc cơ bản nh sau: 1. Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp : Thông thờng mỗi doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng đảm bảo cung cấp đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá nhiều 8 gây ứ đọng vốn. Ơnhững doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tốt sẽ có những quy chế cụ thể về việc cung cấp hàng. 2. Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập Đơn kiến nghị mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có trách nhiệm ký duyệt. Đơn kiến nghị mua hàng là một bản yêu cầu về khối l- ợng cũng nh chủng loại hàng hoá cần cung cấp, nó chỉ có giá trị khi đã có chữ ký của Trởng phòng kế hoạch hay phòng tổ chức sản xuất. Sau đó, Đơn kiến nghị này sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua hàng. 3. Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào Đơn kiến nghị mua hàng để xem xét, tìm kiếm các nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu ít nhất là ba Đơn chào hàng của ba nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất đối với đơn vị. 4. Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét các đơn chào hàng, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết khấu, giảm giá, phơng thức thanh toán . 5. Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp định mua vào. Tất cả các Đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của những ngời có thẩm quyền. Thủ tục khảo sát trong trờng hợp này là kiểm tra các đơn đặt hàng xem có chữ ký của những ngời có thẩm quyền hay không. Tất cả các đơn đặt mua phải đợc đánh số trớc và bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua Về mặt pháp lý thì Đơn đặt hàng đợc xem là một lời đề nghị chính thức mua hàng. 6. Theo dõi việc đặt hàng: Bộ phận mua hàng vẫn phải tiếp tục theo dõi xem các nhà cung cấp có tuân thủ đúng các điều kiện đã ghi trong Đơn đặt hàng hay không, chẳng hạn nh thời gian giao hàng, chất lợng hàng hoá, các mức chiết khấu đợc hởng . 7. Giao nhận hàng: Khi tiếp nhận hàng tại kho, quá trình KSNB thích hợp đòi hỏi phải có sự kiểm tra lô hàng về số lợng, chất lợng, mẫu mã, chủng loại . theo Hoá đơn của ngời bán. Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải có Phiếu nhập kho hay Báo cáo nhận hàng. Đó là các chứng từ chứng minh hàng đã đ- ợc nhập kho, chủ yếu theo dõi về mặt số lợng. 9 8.Ghi nhận khoản nợ: Các hoá đơn và phiếu nhập kho sau khi đợc chuyển lên phòng kế toán, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ. Tuỳ vào mỗi loại hình tổ chức DN mà chúng ta có thể sử dụng các loại sổ sau. Sổ nhật ký mua hàng: là quyển sổ để kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ mua hàng hoá và dịch vụ theo trình tự thời gian .Sổ nhật ký chi tiền: dùng để ghi tổng các khoản tiền đã chi trong kỳ của đơn vị, trong đó bao gồm cả tiền chi để trả cho ngời bán. Sổ chi tiết các khoản phải trả: Theo dõi các khoản tiền còn phải trả cho từng nhà cung cấp. Sổ cái các tài khoản: là quyển sổ tổng hợp, đợc lập vào cuối mỗi tháng, theo dõi tổng số tiền phát sinh của mỗi tài khoản. 9. Thanh toán: Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trớc khi chuẩn chi, các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc. Quá trình kiểm soát quan trọng nhất đối với chức năng này là việc ký chi phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm. Trớc khi ký chi phiếu phải xem kỹ lỡng các chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh và phải có sự tách biệt giữa ngời ký chi phiếu với ngời chi tiền. Các chi phiếu đều phải đợc đánh số thứ tự từ trớc. Đó là toàn bộ 9 bớc công việc doanh nghiệp cần tiến hành đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán. Mỗi một chức năng trong chu kỳ sẽ phải tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán nêu trên là cơ sở để kiểm toán viên tiến hành cuộc kiểm toán. I.2. nội dung kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình kiểm toán BCTC Mặc dù các chu ký nghiệp vụ kinh tế có mối quan hệ chặt chẽ với nhau song đối với bất c một số d tài khoản nào đợc xét đến trong một chu kỳ đều có những đặc điểm riêng thuộc về bản chất do đó đòi hỏi có những mục tiêu kiểm toán đặc thù cần phải đợc thoả mãn.Chu trình mua hàng và thanh toán đợc coi là một bộ phận cấu thành của BCTC và KTV cần xác định mục tiêu đặc thù 10 . tại Công ty Kiểm toán Việt Nam Phần III: Bài học kinh nghiệm và phơng hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của Công ty Kiểm toán Việt. IIi: bài học kinh nghiệm và hớng hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 81 III.1. Nhận xét chung công tác kiểm toán tại Công ty Kiểm toán Việt