Quản lý mua sắm Chương IX Nội dung Mua sắm dự án Lập kế hoạch đặt mua yêu cầu Lập kế hoạch hợp đồng Yêu cầu phúc đáp từ người bán Chọn người bán Quản trị việc thực hợp đồng Kết thúc hợp đồng QLDA Mua sắm dự án  Các quy trình cần có để mua sử dụng sản phẩm, dịch vụ, kết mà tổ chức cần từ bên  Cần phải tuân thủ qui trình mua sắm quản lý hợp đồng  Các cơng ty thường khốn ngồi (outsourcing):  Nhằm giảm chi phí cố định chi phí định kỳ  Giúp khách hàng tập trung vào lĩnh vực kinh doanh họ  Cập nhật kỹ công nghệ  Cung cấp tính linh hoạt  Tăng trách nhiệm QLDA Quy trình mua sắm dự án Lập kế hoạch đặt mua yêu cầu (purchases and acquisitions) Lập kế hoạch thực hợp đồng (Planning contracting) Yêu cầu phúc đáp từ người bán (Requesting seller responses) Chọn người bán (Selecting sellers) Quản trị việc thực hợp đồng (Administering the contract) Kết thúc hợp đồng (Closing the contract) QLDA Các output quy trình QLDA Lập kế hoạch đặt mua yêu cầu  Liên quan đến việc xác định xem có nên dùng sản phẩm hay dịch vụ bên ngồi tổ chức  Quy trình định có nên mua sắm khơng, mua nào, mua gì, mua nhiều hay ít, mua  Output quan trọng định làm hay mua (makeor-buy) QLDA Lập kế hoạch QLDA Phân tích định mua hay tự làm  Ví dụ 1: công ty mua bán quần áo lớn khảo sát xem có nên khốn ngồi (outsourcing) việc phân phối, bảo trì, tập huấn hay khơng  Ví dụ 2: Nhiều cơng ty th ngắn hạn cố vấn bên ngồi để giúp thực nhiệm vụ đặc biệt dự án IT mà không cần tuyển nhân viên IT làm việc dàihạn Ý kiến chuyên gia dù hay tổ chức đáng quý việc định mua sắm QLDA Hợp đồng (Contracts)  Hợp đồng thỏa thuận ràng buộc lẫn bắt buộc người bán cung cấp sản phẩm hay dịch vụ theo quy định buộc người mua phải tốn cho họ  Hợp đồng làm rõ trách nhiệm tập trung rõ nét vào sản phẩm chuyển giao dự án  Bởi hợp đồng ràng buộc pháp lý, cần có trách nhiệm cao việc ghi công việc hợp đồng Các loại hợp đồng  Hợp đồng giá cố định (Fixed-price)  Hợp đồng dựa vào chi phí (Cost-reimbursable - bồi hồn chi phí)  Hợp đồng hoàn trả phần (Time and material):  Là hợp đồng lai hợp đồng  Loại hợp đồng dành cho dịch vụ mà công việc xác định rõ ràng ước tính chi phí cụ thể hợp đồng QLDA 10 Yêu cầu báo giá  Là tài liệu để đề nghị cấp bảng báo giá (quote hay bid) từ nhà cung cấp  Bản báo giá (Bid) tài liệu chuẩn bị người bán để cung cấp giá cho mặt hàng theo tiêu chuẩn định sẵn người mua QLDA 17 Yêu cầu phúc đáp từ người bán  Liên quan đến việc định chọn nhà bán hàng nào, gửi tài liệu cho người bán, nhận đề xuất từ họ  Các người bán có lực làm hầu hết cơng việc quy trình này, phía người mua hay dự án khơng khoản chi phí  Tổ chức người mua có trách nhiệm phổ biến cơng việc mình, mua sắm lớn phải tổ chức hội thảo cho nhà thầu để trả lời thắc mắc công việc  Output: tài liệu mua sắm, danh sách người bán tốt nhất, đề nghị hay đấu thầu nhận từ người bán QLDA 18 Tiêu chuẩn đánh giá  Tổ chức dựa vào tiêu chuẩn để tính điểm proposal, thường gán trọng số cho tiêu chuẩn đánh giá  Ví dụ: Các tiêu chuẩn đánh giá thường bao gồm 30% cho kỹ thuật, 30% cho quản lý, 20% cho khả thực khứ, 20% cho giá  Một tiêu chuẩn đánh giá quan trọng hồ sơ thực thi khứ nhà thầu (bidder) - Danh sách dự án tương tự mà họ làm tham chiếu đến khách hàng dự án  Năng lực tài kỹ thuật nhà thầu, phải chứng minh hiểu biết họ nhu cầu người mua QLDA 19 Chọn người bán Các bước  Đánh giá đề xuất từ người bán  Chọn đề xuất tốt  Thường người mua đưa danh sách từ đến nhà cung cấp hàng đầu  Thỏa thuận hợp đồng  Ký hợp đồng QLDA 20 Lưu ý  Dự án phí nhiều hay nhiều thời gian để hoàn tất đội chọn nhà cung cấp tập trung mặt kỹ thuật đề xuất  Thường đội quản lý, khơng phải đội kỹ thuật thực việc mua sắm dễ thành công QLDA 21 Mẫu đánh giá đề xuất QLDA 22 Ví dụ QLDA 23 Quản trị việc thực hợp đồng  Để bảo đảm việc thực thi người bán phải tuân theo yêu cầu hợp đồng  Hợp lệ mặt luật pháp, hợp đồng có tính chun nghiệp yếu tố quan trọng cho thảo luận quản trị hợp đồng  Hợp đồng tốt quản trị hợp đồng tốt giúp tổ chức tránh nhiều vấn đề  Hầu hết hợp đồng có thay đổi, thay đổi quản lý nhờ điều khoản hợp đồng Nếu không hiểu điều khoản hợp đồng, PM khơng nhận biết có quyền yêu cầu người thực hợp đồng làm 1số việc phụ với chi phí phụ QLDA 24 Phương pháp giám sát hợp đồng  Các biện pháp giám sát:     Khảo sát thực tế định kỳ Khảo sát thực tế đột xuất Xem xét liệu có Xem xét chứng từ tài  Nguồn thơng tin khơng nên từ báo cáo thức mà nên khuyến khích sử dụng thơng tin thực, chưa qua xử lý  Hợp đồng tư vấn, bảng chấm công, báo cáo tiến độ… QLDA 25 Quản lý thay đổi hợp đồng  Các loại thay đổi:  Thuận: Vượt mức yêu cầu  Nghịch: • • • Chậm tiến độ yêu cầu Vượt chi phí dự kiến Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng  Tư liệu tất thay đổi diễn ra, chưa phê chuẩn QLDA 26 Tranh chấp hợp đồng     Cam kết tài khơng thực Hiểu sai diễn đạt hợp đồng Khơng kiểm sốt tốt rủi ro hợp đồng Bên chủ hợp đồng đưa nhiều yêu cầu ngồi hợp đồng mà khơng thay đổi chi phí QLDA 27 Kết thúc hợp đồng  Liên quan đến việc hồn tất tốn hợp đồng, giải hạng mục chưa xong  Đội dự án phải xác định xem việc hoàn tất thỏa mãn chưa Đội nên cập nhật lại hồ sơ để phản ánh kết cuối lưu trữ lại để tham khảo tương lai QLDA 28 Kết thúc hợp đồng  Hai công cụ để hỗ trợ việc kết thúc hợp đồng:  Kiểm toán mua sắm (Procurement audit)  Hệ thống quản lý hồ sơ (Records management system)  Output: hợp đồng kết thúc cập nhật Tổ chức bên mua phải cung cấp cho bên bán thơng báo thức việc hợp đồng kết thúc QLDA 29 Câu hỏi QLDA 30 ... đề xuất  Thường đội quản lý, đội kỹ thuật thực việc mua sắm dễ thành công QLDA 21 Mẫu đánh giá đề xuất QLDA 22 Ví dụ QLDA 23 Quản trị việc thực hợp đồng  Để bảo đảm việc thực thi người bán phải... mua nào, mua gì, mua nhiều hay ít, mua  Output quan trọng định làm hay mua (makeor-buy) QLDA Lập kế hoạch QLDA Phân tích định mua hay tự làm  Ví dụ 1: cơng ty mua bán quần áo lớn khảo sát xem... vụ mà công việc xác định rõ ràng khơng thể ước tính chi phí cụ thể hợp đồng QLDA 10 Mức độ rủi ro theo loại hợp đồng QLDA 11 Bảng kê khai công việc  Contract Statement of Work (SOW)  SOW mơ