Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 Phần I: SƠ LƯỢC VỀ UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN 4 1. Khái quát chung về UBND phường Ngô Quyền 4 1.1. Điều kiện tự nhiên - xã hội - vị trí địa lý 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngô Quyền 5 2.1. Chức năng của UBND phường 5 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Ngô Quyền 5 3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngô Quyền 9 Phần II: PHẦN NỘI DUNG 11 Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VĂN PHÒNG; CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND 11 1.1. Khái niệm 11 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 11 1.2.1. Chức năng 11 1.2.2. Nhiệm vụ 12 1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Ngô Quyền 15 Chương II. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN NĂM 2015. 17 2.1. Những kết quả chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND phường Ngô Quyền. 17 2.1.1. Kịp thời tham mưu giúp lãnh đạo, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các chương trình công tác . 17 2.1.2. Tham mưu giúp Lãnh đạo UBND phường lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác tiếp dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo 17 2.1.3. Thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo 18 2.1.4. Công tác quản trị văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 18 2.1.5. Công tác lập kế hoạch và tham mưu tổng hợp cho cơ quan. 19 2.1.6. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác của cơ quan nói chung và của từng ban ngành nói riêng tại UBND phường Ngô Quyền 20 2.1.7. Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp của UBND phường Ngô Quyền 21 2.1.8. Công tác cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 22 2.1.9. Công tác văn thư tại UBND phường Ngô Quyền. 23 2.1.9.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 24 2.1.9.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường Ngô Quyền 24 2.1.9.3. Tình hình tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 26 2.1.10. Công tác lưu trữ tại UBND phường Ngô Quyền 27 2.1.10.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 27 2.1.10.2. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 27 2.2. Những hạn chế, yếu kém chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 28 2.2.1. Về trình độ, công tác quản lý và cơ cấu tổ chức 28 2.2.2. Về cơ sở vật chất 29 2.2.3. Công tác tham mưu, xây dựng chưa ổn định 29 2.2.4. Về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng thông tin trong hoạt động văn phòng của UBND phường 29 2.3. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế, yếu kém trong công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng UBND phường Ngô Quyền 30 2.3.1. Nguyên nhân và những thành tựu đạt được 30 2.3.2. Tồn tại hạn chế, yếu kém 30 2.3.2.1. Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao 30 2.3.2.2. Những hạn chế trong đội ngũ cán bộ và công tác cán bộ chậm được khắc phục 30 2.3.2.3. Cơ sở vật chất, các trang thiết bị và điều kiện phương tiện làm việc ở văn phòng UBND phường Ngô Quyền còn hạn chế 30 2.3.2.4. Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao về công tác tham mưu tổng hợp tại UBND phường 31 Chương III. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TRONG TÌNH HÌNH MỚI 32 3.1. Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng tại UBND phường Ngô Quyền 32 3.1.1. Về trình độ, công tác quản lý và cơ cấu tổ chức 34 3.1.2. Về cơ sở vật chất 35 3.2. Một số kiến nghị trong công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng UBND phường 35 3.2.1. Ưu và nhược điểm của công chức văn phòng UBND phường hiện nay 35 3.2.1.1. Ưu điểm 35 3.2.1.2. Nhược điểm 35 3.2.2. Một số kiến nghị cho công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng 37 3.2.2.1. Về mặt tổ chức 37 3.2.2.2. Về mặt thể chế 37 3.2.2.3. Giải pháp về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 38 3.2.2.4. Về tổ chức điều hành công việc 39 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Hồng BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP LIÊN THƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHÓA HỌC (2014 - 2016) CHUYÊN ĐỀ: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG Tên quan: UBND PHƯỜNG NGƠ QUYỀN Địa chỉ: Số 35 Ngơ Quyền - phường Ngô Quyền - thị xã Sơn Tây TP Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Lê Thị Hương Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường Phường Ngô Quyền - 2016 LỜI CẢM ƠN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trên thực tế khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian học tập trường em nhận quan tâm, giúp đỡ q thầy cơ, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc em xin gửi lời cảm ơn chân thành quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy Khoa Quản trị Văn phòng trường tạo điều kiện cho em để hoàn thành tốt báo cáo thực tập Và em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh Cường nhiệt tình hướng dẫn chúng em hồn thành tốt khóa thực tập Qua em xin gửi lời cảm ơn tới cô, lãnh đạo UBND anh, chị cán bộ, công chức phường Ngô Quyền tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tập tốt nghiệp Trong trình thực tập trình làm báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, em mong nhận ý kiến đóng góp, giúp đỡ quý thầy cô để em học thêm nhiều kinh nghiệm để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Phường Ngô Quyền, ngày 15 tháng 12 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hồng LỜI CAM ĐOAN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp viết em làm dựa sở lý luận học thầy cô trường Đại học nội vụ Hà Nội giảng dạy trích dẫn từ văn giấy tờ Nhà nước Trên báo cáo tốt nghiệp em em xin cam đoan báo cáo không chép từ báo cáo khác, chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp HĐND HĐND UBND UBND nhân dân TTXD Thanh tra xây dựng KHHGD Kế hoạch hóa gia đình TTHC Thủ tục hành MỤC LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC .4 PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu .1 Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài .2 Phương pháp nghiên cứu Đối tượng, phạm vi giới hạn nghiên cứu .3 Cấu trúc đề tài Phần I: SƠ LƯỢC VỀ UBND PHƯỜNG NGÔ QUYỀN Khái quát chung UBND phường Ngô Quyền 1.1 Điều kiện tự nhiên - xã hội - vị trí địa lý Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Ngô Quyền 2.1 Chức UBND phường 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Ngô Quyền Cơ cấu tổ chức UBND phường Ngô Quyền Phần II: PHẦN NỘI DUNG 11 Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VĂN PHỊNG; CƠNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG UBND 11 1.1 Khái niệm .11 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 11 1.2.1 Chức 11 1.2.2 Nhiệm vụ 12 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND phường Ngô Quyền 15 Chương II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG UBND PHƯỜNG NGƠ QUYỀN NĂM 2015 .17 2.1 Những kết chủ yếu cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường Ngô Quyền .17 2.1.1 Kịp thời tham mưu giúp lãnh đạo, tổ chức thực quy chế làm việc chương trình cơng tác 17 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.1.2 Tham mưu giúp Lãnh đạo UBND phường lãnh đạo, đạo, tổ chức thực có hiệu công tác tiếp dân xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo 17 2.1.3 Thực tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo .18 2.1.4 Công tác quản trị văn phòng UBND phường Ngơ Quyền .18 2.1.5 Công tác lập kế hoạch tham mưu tổng hợp cho quan .19 2.1.6 Nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác quan nói chung ban ngành nói riêng UBND phường Ngơ Quyền .20 2.1.7 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, họp UBND phường Ngô Quyền 21 2.1.8 Công tác cung cấp thông tin cho lãnh đạo 22 2.1.9 Công tác văn thư UBND phường Ngô Quyền .23 2.1.9.1 Soạn thảo ban hành văn 24 2.1.9.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND phường Ngô Quyền 24 2.1.9.3 Tình hình tổ chức quản lý sử dụng dấu 26 2.1.10 Công tác lưu trữ UBND phường Ngô Quyền 27 2.1.10.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu .27 2.1.10.2 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 27 2.2 Những hạn chế, yếu chủ yếu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường Ngô Quyền .28 2.2.1 Về trình độ, cơng tác quản lý cấu tổ chức 28 2.2.2 Về sở vật chất 29 2.2.3 Công tác tham mưu, xây dựng chưa ổn định 29 2.2.4 Về công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng thơng tin hoạt động văn phòng UBND phường 29 2.3 Nguyên nhân thành tựu đạt hạn chế, yếu công tác tham mưu tổng hợp văn phòng UBND phường Ngô Quyền 30 2.3.1 Nguyên nhân thành tựu đạt 30 2.3.2 Tồn hạn chế, yếu 30 2.3.2.1 Tổ chức máy thiếu ổn định, chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao .30 2.3.2.2 Những hạn chế đội ngũ cán công tác cán chậm khắc phục 30 2.3.2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị điều kiện phương tiện làm việc văn phòng UBND phường Ngơ Quyền hạn chế 30 2.3.2.4 Chưa có chế, sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao công tác tham mưu tổng hợp UBND phường 31 Chương III ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TRONG TÌNH HÌNH MỚI 32 3.1 Giải pháp để nâng cao hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường Ngơ Quyền 32 3.1.1 Về trình độ, cơng tác quản lý cấu tổ chức 33 3.1.2 Về sở vật chất 35 3.2 Một số kiến nghị công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường 35 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.2.1 Ưu nhược điểm cơng chức văn phòng UBND phường 35 3.2.1.1 Ưu điểm 35 3.2.1.2 Nhược điểm .35 3.2.2 Một số kiến nghị cho cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng 37 3.2.2.1 Về mặt tổ chức 37 3.2.2.2 Về mặt thể chế 37 3.2.2.3 Giải pháp cán đào tạo, bồi dưỡng cán 38 3.2.2.4 Về tổ chức điều hành công việc .39 KẾT LUẬN 41 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục thơng suốt phải cần có phận văn phòng để thực chức năng: Quản trị hậu cần tham mưu giúp việc Trong quan hành nhà nước, đặc biệt UBND cấp, phận văn phòng có vị trí quan trọng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành đảm bảo hoạt động UBND Là cán phụ trách đoàn thể phường, UBND tạo điều kiện giúp đỡ, tạo điều kiện điều kiện làm việc trang thiết bị điều thuận lợi vừa giúp cho việc tra tìm văn tài liệu, mặt khác thuận lợi nhiều cho thực nhiệm vụ phong trào hoạt động tháng cuối năm Trong hoạt động quan (UBND phường) lại tách mảng hoạt động rõ rệt khối Đảng, đoàn thể khối quyền, tơi muốn tìm hiểu tình hình cơng tác văn phòng UBND phường Đó lý tơi chọn đề tài “Thực trạng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng” Lịch sử nghiên cứu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Công tác văn thư Chính phủ Nghị định số 92/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 Chính phủ quy định chức danh, số lượng, số chế độ, sách cán bộ, cơng chức xã, phường, thị trấn người hoạt động không chuyên trách cấp xã Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Luật tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 Quốc hội thông qua ngày 19 tháng năm 2015 quy định tổ chức hoạt động HĐND UBND nhân dân Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn quy định bảo quản tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND phường, phường, thị trấn Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài 3.1 Mục tiêu - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng tình hình 3.2 Nội dung nghiên cứu Đề tài, tập trung vào nội dung - Đánh giá thực trạng tình hình cơng tác tham mưu tổng hợp văn phòng UBND phường năm 2015 - Xây dựng giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng tình hình Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội, mà chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thơng tin từ văn Nhà nước; tài liệu lưu trữ UBND tạp chí chuyên ngành + Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn văn phòng, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết công tác UBND Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đối tượng, phạm vi giới hạn nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng UBND phường - Về phạm vi giới hạn nghiên cứu: Ở Văn phòng UBND phường Ngô Quyền năm 2015 Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, phần sơ lược UBND, kết luận, mục lục, nội dung báo cáo thực tập thể ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận thực tiễn văn phòng; cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND Chương II: Đánh giá thực trạng tình hình cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường Ngơ Quyền năm 2015 Chương III: Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng tình hình Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.1.2 Về sở vật chất Biết điều kiện kinh tế nhiều hạn chế nên đầu tư thêm cho việc cải thiện sở vật chất UBND mặt tồn xã Đưa ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng 3.2 Một số kiến nghị công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường 3.2.1 Ưu nhược điểm cơng chức văn phòng UBND phường 3.2.1.1 Ưu điểm UBND phường quan tâm trọng đến đội ngũ cán bộ, cơng chức văn phòng cơng chức văn phòng giỏi, bao qt rộng, có trình độ, nắm bắt cơng việc quan, có tâm huyết với công việc giao Đầu tư vật tư thiết bị đủ phục vụ vụ công việc văn phòng quan UBND phường công việc điều hành chuyên môn Chủ tịch UBND phường Văn phòng UBND phường có quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ, cơng chức có trình độ, có tư cách đạo đức, nhiệt tình với cơng việc Cơng tác văn phòng hướng vào mục tiêu nhằm cung cấp dịch vụ tốt để phục vụ nhân dân tổ chức đến giao dịch, đem lại hòa hòa quan nhà nước với công dân tổ chức Có thể thấy rõ ràng, ngày nay, nhịp điệu sống diễn nhanh sôi động hành phục vụ mà người dân ưu tiên phục vụ nhân dân Muốn phục vụ người tốt trước hết phải cải cách thủ tục hành quan, cơng sở 3.2.1.2 Nhược điểm Chức năng, nhiệm vụ văn phòng UBND phường có lúc chưa phân định rõ ràng Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng 35 Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lề lối làm việc văn phòng đơi chưa nề nếp, chưa khoa học Đội ngũ công chức văn phòng chưa đồng đều, thiếu kỹ điều hành, óc sáng tạo sở cung cấp thơng tin xác, đầy đủ, kịp thời không đề cao mức Trong hoạt động UBND phường tình trạng chưa có phân tích đến nơi đến chốn, đặc điểm loại thông tin văn mà thường thấy khơng mang lại lợi ích trực tiếp cho hoạt động quan nên khơng quan tâm thích đáng Một số quan niệm sai văn phòng nên thực tế số cán quan coi nhẹ việc quản lý văn kết việc quản lý văn lỏng lẻo, hay khơng quan tâm Công nghệ chưa quan tâm mức để phục vụ cho việc thu thập thông tin, xử lý thông tin cung cấp thông tin phục vụ cho công việc quan tốt Ví dụ văn ban hành chậm, sai luật liệu có gây tổn thất cho quan? Một họp chẩn bị không tốt, không giải vấn đề cần bàn làm lãng phí quan, đơn vị nào? Do chưa quan tâm trọng lãnh đạo địa phương chủ tịch UBND phường Do quan niệm chưa chức văn phòng nên việc bố trí cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn phòng tùy tiện, khơng theo chức danh tiêu chuẩn Nhà nước quy định Đội ngũ cán bộ, cơng chức văn phòng thường nhiều, phần lớn chưa qua đào tạo kiến thức hành chính, pháp luật thiếu kỹ cần thiết để tiếp nhận kỹ thuật hành đại, thiếu kiến thức ngoại ngữ, tin học Một phận cán bộ, cơng chức thiếu khách quan vơ tư thực thi công việc làm ảnh hưởng chung đến việc điều hành công việc quan Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng 36 Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.2.2 Một số kiến nghị cho công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng 3.2.2.1 Về mặt tổ chức - Phải khẳng định rõ chức văn phòng: Chức văn phòng chức xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo chức đảm bảo sở vật chất cho hoạt động quan Trên sở đó, xác định rõ nhiệm vụ cụ thể văn phòng Vấn đề quan trọng để tránh chồng chéo việc thực nhiệm vụ quan - Xây dựng cấu tổ chức văn phòng Khi định cấu tổ chức văn phòng phải lưu ý nhiều nhiệm vụ giao cho phận thực hiện, nhiệm vụ khơng thể giao cho nhiều phận văn phòng thực Bởi dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm phận kết nhiệm vụ khơng có đơn vị thực Tuy nhiên, thực tế có cơng việc đòi hỏi phải có tham gia nhiều phận văn phòng đơn vị khác quan Trong trường hợp phải xác định đâu phận chịu trách nhiệm đâu phận tham gia phối hợp thực 3.2.2.2 Về mặt thể chế Để văn phòng hoạt động tốt, cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ văn phòng phận văn phòng định người có thẩm quyền ký Phải xây dựng quy chế hoạt động văn phòng phận văn phòng Đồng thời phải xác định rõ mối liên hệ phối hợp văn phòng với đơn vị chun mơn phận văn phòng Đây vấn đề quan trọng Qua thực tế cho thấy đâu quy chế xây dựng cụ thể, chi tiết phù hợp với chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền giao, Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng 37 Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp việc điều hành có nhiều thuận lợi Trái lại, thiếu quy chế hoạt động việc tổ chức điều hành cơng việc văn phòng khó tránh khỏi sai sót 3.2.2.3 Giải pháp cán đào tạo, bồi dưỡng cán Thực tế phân công công việc cho cán bộ, cơng chức văn phòng phải người, việc Khi bố trí cơng việc cho cán bộ, cơng chức phải vào trình độ chun mơn, lực thực tế cán bộ, công chức Những người có trình độ chun mơn thấp, lực hạn chế mà bố trí làm việc cần phải trình độ cao có tính phức tạp tham mưu, tổng hợp dễ bị hỏng việc có làm hiệu khơng cao Trái lại, người có trình độ cao lực cơng tác tốt mà bố trí làm cơng việc đơn giản lãng phí tài mà gây tâm lý chán nản, không muốn làm việc cán cơng chức Ngồi ra, bố trí cơng việc cho cán bộ, cơng chức phải vào độ phức tạp loại công việc kết hợp với định mức công việc Một người không thiết làm việc mà kiêm nhiệm nhiều việc khối lượng cơng việc Nhưng trái lại, cơng việc nhiều phải bố trí nhiều người làm hồn thành cơng việc Đi đơi với việc bố trí người việc, cần phải không ngừng đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ lực đội ngũ cán Coi trọng việc giáo dục ý thức trách nhiệm cao cho cán cơng chức văn phòng vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng nói chung cơng việc nói riêng Từ đó, nâng cao tinh thần làm việc quan Người quản trị văn phòng cần khơng ngừng hồn thiện phong cách lãnh đạo Việc bổ nhiệm cán lãnh đạo văn phòng lãnh đạo phận văn phòng, ngồi việc vào trình độ, lực, người bổ nhiệm phải người có tư cách đạo đức Người cán văn phòng tốt Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng 38 Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp người có tính cần, kiệm, liêm chính, chí cơng vơ tư Đối với cán cơng chức cần có hình thức động viên, khen thưởng kịp thời vật chất tinh thần để động viên cán bộ, công chức hăng say cống hiến cho cơng việc văn phòng 3.2.2.4 Về tổ chức điều hành công việc - Công việc văn phòng phải tổ chức, điều hành theo kế hoạch giúp cho nhà lãnh đạo văn phòng đỡ lúng túng có bất trắc hay thay đổi, biến động khách quan đưa lại, để tập trung lực lượng thực mục tiêu đặt kiểm tra hoạt động văn phòng thuận lợi có - Phải tăng cường kiểm tra, giám sát công việc Đây biện pháp quan trọng giúp cho lãnh đạo văn phòng nắm bắt tiến độ kết giải công việc, đồng thời thông qua việc kiểm tra, phát kịp thời chỗ không phù hợp kế hoạch để điều chỉnh bổ sung - Khi kiểm tra phải quán triệt nguyên tắc toàn diện, khách quan, cụ thể, kịp thời Kết kiểm tra cho thấy hiệu công việc nguyên nhân thành công tồn tại, từ rút học kinh nghiệm để làm tốt Cán kiểm tra phải có lực, phẩm chất đạo đức, khách quan vô tư Nếu cán kiểm tra không công hoạt động kiểm tra gây nên hậu không lường trước Cán bộ, công chức phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ chuyên môn để thực lãnh đạo UBND phường, điều hành Lãnh đạo phải chức nhiệm để điều hành nhằm thống người thừa hành biết phải thực Một yêu cầu quan trọng mệnh lệnh ban hành phải thẩm quyền, không trái với pháp luật quy chế hành có tính khả thi Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng 39 Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Các mệnh lệnh ban hành nhiều hình thức văn bản, lời nói, ám hiệu, tín hiệu… Đối với mệnh lệnh đơn giản truyền đạt lời nói, mệnh lệnh có tính quy phạm, có nội dung phức tạp, quan trọng, đòi hỏi xác phải hiểu thống cần lưu giữ để kiểm tra, đối chiếu sau phải ban hành văn - Phải đổi cách tổ chức điều hành họp Nhằm từ bước tổ chức điều hành họp đạt hiệu cần phải xác định: mục đích họp, nội đung họp, thành phần tham dự, sở vật chất, chuẩn bị chương trình nghị sự, phát biểu cho lãnh đạo, văn cần trình bày thông qua họp, xác định thời gian cho họp, lập biên họp giải công việc sau họp Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng 40 Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng thời gian thực tập quan, em cố ngắng áp dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế công việc cách linh hoạt sáng tạo thu kết khả quan Trải qua tháng thực tập Văn phòng HĐND - UBND nhân dân phường Ngô Quyền, em nhận thấy công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường thực tương đối tốt, theo quy định Nhà nước Cơng tác văn phòng chiếm vị trí quan trọng hoạt động quan, đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo Vì cần đẩy mạnh phát triển cơng tác văn phòng để góp phần nâng cao hiệu cơng việc tạo điều kiện phục vụ cho UBND phường Trên tồn tình hình thực trạng cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòngUBND nhân dân phường Ngơ Quyền mà em có dịp tìm hiểu khảo sát thời gian thực tập vừa qua Thông qua em đúc rút học kinh nghiệm cho thân có nhìn đầy đủ hơn, sâu sắc kỹ thuật nghiệp vụ mà học, có điều kiện đưa lý thuyết áp dụng vào thực tiễn để có điều kiện so sánh, đối chiếu, vận dụng nhuần nhuyễn lý thuyết vào thực tiễn phục vụ cho công tác sau tốt Tuy nhiên vừa làm việc vừa phải trực tiếp dân phòng cửa với mơi trường làm việc nên thân em gặp nhiều khó khăn, thiếu sót q trình giải cơng việc Những kết báo cáo trình tìm hiểu nghiên cứu khảo sát thực tế cơng việc đợt thực tập em UBND nhân dân phường Ngơ Quyền Vì kinh mong thầy giáo, cô giáo xem xét bổ sung để báo cáo hoàn thiện tài liệu quý giá trang bị cho em sau Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng 41 Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Một lần em xin chân thành cám ơn tới thầy giáo, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Quản trị văn phòng trang bị cho em kiến thức lý luận nghiệp vụ, đồng cảm ơn Bác cô, chú, anh, chị cán bộ, ban lãnh đạo UBND nhân dân phường Ngô Quyền đặc biệt cán Văn phòng thống kê hướng dẫn bảo tạo điều kiện tốt cho em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Phường Ngô Quyền, ngày 15 tháng năm 2016 Người viết báo cáo Nguyễn Thị Hồng Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng 42 Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy UBND phường Ngơ Quyền Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Cơng chức Văn phòng - thống kê Cơng chức Địa xây dựng Cán Tư pháp hộ tịch Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Cơng chức Tài Kế tốn Cơng chức Văn hóa xã hội Chỉ huy trưởng quân Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trưởng công an Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 02: Quy trình cơng tác thường kì Văn phòng Các ban ngành Lãnh đạo UBND Gửi VB đề nghị phòng, ban đăng ký nội dung cơng việc Đăng ký nội dung công việc Tổng hợp, xây dựng thảo Gửi thảo đến phòng, ban để xin ý kiến góp ý Đóng góp ý kiến cho thảo Tổng hợp ý kiến góp ý, chỉnh sửa, hoàn chỉnh thảo Duyệt thể thức Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Xem xét, ký ban hành ký ban hµnh Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 03: Mẫu sổ đăng ký văn Phần bìa sổ: UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGÔ QUYỀN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:……… Từ ngày……… đến ngày…….… Từ số………… đến số……… Quyển số: ……… Phần đăng ký bên gồm cột: Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Đơn vị Số Ghi người lượng nhận văn bản Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 04: Mẫu phiếu gửi ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGÔ QUYỀN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: …./PG-UBND Kính gửi… Tên tài liệu… Ngày…tháng…năm… Người ký nhận Ngày…tháng…năm… Chức vụ Đề nghị trả lại phiếu sau nhận tài liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Họ tên người ký Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 05: Mẫu sổ chuyển giao văn - Phần bìa sổ: UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGƠ QUYỀN SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm:……… Từ ngày……… đến ngày…….… Từ số………… đến số……… Quyển số: ……… - Phần đăng ký bên trong: Ngày tháng Số ký hiệu văn chuyển số lượng (1) (2) Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (3) (4) (5) Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục số 06: Mẫu sổ đăng ký văn đến Phần bên ngồi bìa sổ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGÔ QUYỀN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:……… Từ ngày……… đến ngày…….… Từ số………… đến số……… Quyển số: ……… Phần đăng ký bên gồm cột: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Lớp ĐHLT QTVP-K1408B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 07: Mẫu sổ chuyển giao văn đến Phần bên ngồi bìa sổ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGÔ QUYỀN SỔ CHUYỂN GIAOVĂN BẢN ĐẾN Năm:……… Từ ngày……… đến ngày…….… Từ số………… đến số……… Quyển số: ……… Phần bên sổ: Ngày Số đến chuyển (1) (2) Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Đơn vị (người nhận) Ký nhận Ghi (3) (4) (5) Lớp ĐHLT QTVP-K1408B ... CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ CƠNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TRONG TÌNH HÌNH MỚI 32 3.1 Giải pháp để nâng cao hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng. .. vào nội dung - Đánh giá thực trạng tình hình cơng tác tham mưu tổng hợp văn phòng UBND phường năm 2015 - Xây dựng giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng. .. hạn chế yếu nguyên nhân cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND phường - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng tình hình 3.2 Nội dung