Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 7 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 9 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI 11 2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 11 2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư, lưu trữ 11 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ UBND xã Quảng Lợi 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ 12 2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 13 2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ văn thư 13 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2. Tổ chức quản lý văn bản đi 14 2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 15 2.2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân xã 15 2.2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 16 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 17 2.2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân xã 17 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân xã 17 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 17 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm 18 2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu 18 2.2.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 18 2.3. Nhận xét, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 19 2.3.1. Ưu điểm của công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Quảng Lợi 19 2.3.2. Hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Quảng Lợi 19 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 20 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢN THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 22 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi và những kết quả đạt được 22 3.1.1. Về công tác văn thư 22 3.1.2. Về công tác lưu trữ 23 3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 23 3.2.1. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 23 3.2.2. Đối với lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 24 3.2.3. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 25 3.2.4. Đối với cán bộ, công chức, viên chức tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 27 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1. Đối với Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 27 3.3.2. Đối với tổ bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 3.3.2.1. Đối với tổ bộ môn văn thư – lưu trữ 28 3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ 28 3.3.2.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29 C. KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi .4 1.1.1 Lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi .9 1.2.2 Cơ cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI .11 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi .11 2.1.1 Xây dựng ban hành văn văn thư, lưu trữ 11 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ UBND xã Quảng Lợi .11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ 12 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi .13 2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ văn thư .13 2.2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 13 2.2.1.2 Tổ chức quản lý văn .14 2.2.1.3 Quản lý giải văn đến 15 2.2.1.4 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân xã .15 2.2.1.5 Quản lý sử dụng dấu 16 2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 17 2.2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân xã 17 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu hình thành trình hoạt động Ủy ban nhân dân xã 17 2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 17 2.2.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm 18 2.2.2.5 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu 18 2.2.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 18 2.3 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 19 2.3.1 Ưu điểm công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Quảng Lợi 19 2.3.2 Hạn chế công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Quảng Lợi 19 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 20 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢN THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 22 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi kết đạt 22 3.1.1 Về công tác văn thư 22 3.1.2 Về công tác lưu trữ .23 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 23 3.2.1 Đối với quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 23 3.2.2 Đối với lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 24 3.2.3 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 25 3.2.4 Đối với cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi27 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 27 3.3.2 Đối với tổ môn văn thư, lưu trữ, khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 3.3.2.1 Đối với tổ môn văn thư – lưu trữ 28 3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ 28 3.3.2.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội .29 C KẾT LUẬN 30 D PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Một vĩ nhân văn chương giới Johann Wolfgang Von Goethe nói “Mọi lý thuyết màu xám có đời mãi xanh tươi” Thật vậy, khơng thể phủ nhận vai trị thực tiễn lý luận chuyến hành trình hồn thiện giấc mơ tri thức vĩ loại Chúng song hành vấn đề, lĩnh vực đời sống văn thư – lưu trữ không ngoại lệ Chẳng phải xuất phát từ nhu cầu quản lý văn bản, lưu giữ lại hồ sơ, tài liệu nên hình thành lý luận văn thư - lưu trữ hay sao? Nhưng lý luận đâu hình thành kết thúc cách đơn giản mà phải trải qua q trình hồn thiện lâu dài 100 năm, 1000 năm lâu Trong q trình hồn thiện lý luận chịu tác động thực tiễn 24 ngày, ngày tuần, 365 ngày năm Nói cách khác thực tiễn “cha đẻ” lý luận, tác động dến lý luận, chí có đơi lúc làm biến đổi lý luận tất yếu lý luận phải quay trở lại phục vụ Nếu khơng có thực tiễn lý luận trở nên vô nghĩa Hiểu sâu sắc tầm quan trọng thực tiễn lý luận, sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ không đào tạo chuyên sâu lý luận mà cần phải khảo sát thực tiễn, đến gần với thực tiễn, tự tay thực hoạt động nghiệp vụ chuyên ngành Đặc biệt giai đoạn đất nước đà thực cơng nghiệp hóa, đại hóa làm tảng để tiến lên chủ nghĩa xã hội việc sinh viên hiểu rõ, hiểu sâu sắc thực tiễn trở nên quan trọng hết Sự tiếp xúc với thực tiễn sinh viên trước hết cụ thể hóa việc thực thực tập tốt nghiệp quan, tổ chức Việc thực tập tốt nghiệp mang đến cho sinh viên lợi ích to lớn khơng thể phủ nhận Thứ thực tập tốt nghiệp giúp cho sinh viên củng cố, nâng cao kiến thức trang bị, đồng thời hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành Thứ hai thực tập tốt nghiệp tạo hội cho sinh viên bước gắn liền lý luận với thực tiễn, tiếp cận thâm nhập thực tế để vận dụng kiến thức lý luận học vào thực tiễn Việc học tập lý luận văn thư – lưu trữ vơ cần thiết tạo tảng, bước đệm để sinh viên hiểu ngành theo học cơng việc làm Thế việc vận dụng lý luận học vào thực tiễn quan trọng nhiều Khi trải nghiệm qua thực tiễn sinh viên có hội vận dụng kiến thức lý luận học để áp dụng vào thực tiễn qua phát huy khả sáng tạo, tố chất thể lực làm việc sinh viên mà học lý luận chưa bộc lộ hết Thứ ba, thông qua thực tập tốt nghiệp giúp cho sinh viên làm quen tăn cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Được đồng ý Chủ tịch UBND xã Quảng Lợi huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh, em tới thực tập Văn phòng – Thống kê UBND xã Quảng Lợi từ ngày 10 tháng 01 đến ngày 10 tháng 03 năm 2017 Thời gian thực tập ngắn với giúp đỡ tận tình tập thể cán bộ, cơng chức Văn phịng – Thống kê nói riêng cán bộ, cơng chức UBND xã Quảng Lợi nói chung, em bước đầu làm quen thực hành thao tác nghiệp vụ văn thư soạn thảo văn bản, in ấn, chép, xếp tài liệu, đăng ký văn đi, đến, biên mục hồ sơ thực nghiệp vụ lư trữ vệ sinh tài liệu, chỉnh lý khối hồ sơ xin cấp đất… Qua đó, giúp em rèn luyện kỹ làm việc môi trường nâng cao ý thức hiểu biết việc vận dụng lý luận vào thực tiễn, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ Hơn trước tham gia thực tập em trang bị khiến thức lý luận đầy đủ đắn công tác văn thư – lưu trữ nên thời gian làm quen, thực nghiệp vụ rút ngắn Tuy nhiên em gặp phải số khó khăn, vướng mắc Khi tham gia thực tập mơi trường hồn tồn với người khác xa so với môi trường học tập sống ngày nên thân em không khỏi bỡ ngỡ phải khoảng thời gian để thích ứng, làm quen Kiến thức lý luận trang bị thực tiễn hoạt động quan có điểm khơng đồng khiến cho thân em có phần lúng túng thực bước nghiệp vụ không sát với lý luận học Hơn thân em rụt rè, chưa phát huy hết động khả sáng tạo thân Tuy với giúp đỡ tận tình người hướng dẫn nỗ lực thân em hoàn thành đợt thực tập Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến đồng chí Chủ tịch UBND xã Quảng Lợi tồn thể cán bộ, cơng chức UBND xã Quảng lợi tạo điều kiện, giúp đỡ em suốt thời gian thực tập quan Em xin gửi lời cám ơn chân thành đến thầy, cô giảng viên khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tâm truyền dạy cho em kiến thức lý luận quý báu hành trang quan trọng để em hồn thành đợt thực tập xa vận dụng vào công việc tương lai Đặc biệt em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến đồng chí Bùi Thị Hà – cơng chức Văn phịng – Thống kê UBND xã Quảng Lợi nhiệt tình bảo, trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Tuy thân có nhiều cố gắng hạn chế mặt thời gian lực nên báo cáo em tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy cho ý kiến nhận xét, đóng góp để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Nhi B PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 1.1.1 Lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi Ngày 10/9/1981 xã Quảng Lợi thành lập với tư cách đơn vị hành thuộc huyện Quảng Hà, tỉnh Quảng Ninh Ngày 29/8/2001 Chính phủ ban hành Nghị định số 59/2001/NĐ-CP việc chia huyện Quảng Hà, tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Hải Hà Đầm Hà Theo đó, xã Quảng Lợi đơn vị hành thuộc huyện Đầm Hà, máy quyền địa phương xã có thay đổi, kiện tồn để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước địa phương UBND xã Quảng Lợi quan hành nhà nước cấp xã quan chấp hành HĐND xã Quảng Lợi thực hoạt động quản lý địa phương, thực chất hoạt động chấp hành điều hành, quản lý phạm vi lãnh thổ xã theo Hiến pháp pháp luật UBND xã Quảng Lợi có trụ sở đặt thôn Trung Sơn, xã Quảng Lợi, huyện Đầm Hà, tỉnh Quảng Ninh Điện thoại: 0333.880421 Quảng Lợi xã miền núi, nằm phía bắc huyện Đầm Hà có vị trí địa lý sau: Phía Đơng giáp xã Tân Bình; Phía Tây giáp xã Quảng An; Phía Nam giáp xã Quảng Tân; Phía Bắc giáp xã Quảng Lâm Xã có diện tích tự nhiên 939,18 ha; Có 05 thơn gồm: Thơn Trung Sơn, Thơn Thanh Sơn, Thôn Châu Hà, Thôn An Lợi, Thôn An Bình * Điều kiện tự nhiên: - Địa hình: Xã Quảng Lợi có địa hình mang đặc điểm địa hình vùng núi phía Đơng Bắc Bắc bộ, địa hình vùng đồi núi xen kẽ vùng đồng Địa hình tương đối phức tạp, núi cao chiếm 60%, đồi núi thấp chiếm 40% so với diện tích tự nhiên Độ dốc trung bình thoải dần từ Bắc xuống Nam bị chia cắt mạnh sơng suối, có sơng Bình Hồ chảy qua theo hướng Bắc Nam - Khí hậu: Nhiệt độ trung bình từ 20-30 0C, mùa đông rét đậm nhiệt độ xuống tới 7-100C - Thuỷ văn: Do điều kiện địa hình bậc thang, lượng mưa lớn tập trung nên tạo cho Quảng Lợi hệ thống sơng suối dày đặc, có tốc độ dòng chảy lớn lượng nước thay đổi theo mùa Mùa khô nước cạn, mùa mưa dễ gây lụt vùng trũng, ven sông suối Xã nằm hệ thống sông Đầm Hà, sông Khe Mắm, khe suối nhỏ khác, bắt nguồn từ vùng núi cao phía Bắc, Tây bắc chảy qua phục vụ nước tưới tiêu cho cánh đồng vùng thấp Phía Bắc xã có cơng trình hồ chứa nước Đầm Hà Động - Tài ngun đất: Tổng diện tích tồn xã theo địa giới hành 939,18 Đất feralit đỏ vàng tầng đất dày 0.7-1.0m; trung bình phân bố độ cao 25-250m, thành phần giới thịt nhẹ, trung bình cát pha, độ Ph từ 4.0 4.3 - Tài ngun nước: Nguồn nước mặt gồm có sơng Đầm Hà thuộc hệ thống hồ chứa nước Đầm Hà Động sông suối, kênh mương - Tài nguyên khoáng sản: Khoáng sản chủ yếu xã đất sản xuất gạch nung, cát, đá, sỏi * Xã hội: - Dân số dân cư: Tính đến tháng năm 2015 dân số xã 553 hộ, với 2.162 người, tỷ lệ tăng dân số tự nhiên 2,3% Tồn xã có thơn, gồm: Thơn Trung Sơn: 168 hộ, 594 người; Thôn Thanh Sơn: 78 hộ, 376 người; Thôn Châu Hà: 107 hộ, 415 người; Thôn An Lợi: 139 hộ, 516 người; Thơn An Bình: 61 hộ, 261 người - Hiện trạng lao động: Tổng dân số toàn xã 2162 người nam giới 1138 người chiếm 52,64%, nữ giới 1024 người chiếm 47,36% Số người độ tuổi lao động có 1242 người chiếm57,45% tổng số lao động Trong đó: số người trực tiếp lao động: 1095 người chiếm 88, 16% số người độ tuổi lao động Lao động nông nghiệp 895 người chiếm 81,73%; số người kại lao động tự do, lao động dịch vụ, hành nghiệp chiếm 18,27% tổng số lao động tham gia làm việc 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi a) Chức UBND xã Quảng Lợi HĐND xã bầu ra, quan chấp hành HĐND xã, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, pháp lệnh, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp UBND xã Quảng Lợi thực chức quản lý nhà nước theo Hiến pháp pháp luật, chịu đạo thống huyện Đầm Hà, đồng thời báo cáo hoạt động trước HĐND xã Quảng Lợi b) Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Quảng Lợi thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng trình HĐND xã định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn HĐND xã; biện pháp bảo đảm trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phịng chóng tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng chống quan liêu, tham nhũng phạm vi phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản quan tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích khác cơng dân địa bàn xã; dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn xã, dự toán thu chi ngân sách xã, điều chỉnh dự toán ngân sách trường hợp cần thiết, chủ trương dầu tư chương trình, dự án xã phạm vi phân quyền - Quản lý hoạt động kinh tế, hoạch định sách phát triển nơng – lâm – ngư nghiệp địa bàn xã; - Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật văn quan nhà nước cấp địa bàn xã; - Tổ chức thực nghị HĐND xã; Tổ chức thực ngân sách địa phương; - Bảo đảm an ninh trị trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng lực lượng quốc phịng tồn dân, thực chế độ, nghĩa vụ quân Quản lý hộ tịch hộ địa phương, quản lý việc cư trú lại người địa phương; - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền cho UBND xã c) Nguyên tắc làm việc UBND xã Quảng Lợi làm việc theo nguyên tắc sau: - Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động sáng tạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên UBND Mỗi việc giao người phụ trách chịu trách nhiệm chính, thành viên UBND xã chịu trách nhiệm lĩnh vực phân công; - Chấp hành đạo, điều hành quan nhà nước cấp trên, lãnh đạo Đảng uỷ, giám sát HĐND xã, phối hợp chặt chẽ UBND xã với Uỷ ban MTTQ xã đồn thể q trình triển khai thực nhiệm vụ; - Giải công việc công dân tổ chức theo pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai minh bạch kịp thời hiệu theo trình tự thủ tục thời hạn quy định chương trình, kế hoạch cơng tác UBND xã; - Cán công chức xã phải sâu sát sở lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ bước đưa hoạt động UBND xã ngày quy đại mục tiêu xây dựng quyền sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi Cơ cấu tổ chức cua UBND xã Quảng Lợi (phụ lục I) bao gồm: - Chủ tịch xã - Phó chủ tịch xã - Công an xã - Quân xã - Ban Tài – Kế tốn trữ giữ phịng làm việc Con dấu để hộp kín cất tủ có khóa cẩn thận, chìa khóa cán văn thư - lưu trữ giữ 2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 2.2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Do UBND xã Quảng Lợi chưa xây dựng kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, tạm thời tài liệu “gửi tạm” phịng làm việc cơng chức chun môn nên công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND xã chưa thực 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu hình thành trình hoạt động Ủy ban nhân dân xã Công tác xác định giá trị tài liệu hình thành trình hoạt động UBND xã Quảng Lợi tổ chức giai đoạn giai đoạn văn thư giai đoạn lưu trữ quan Trong giai đoạn văn thư cán bộ, công chức chuyên môn thực đánh giá giá trị văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ đánh giá giá trị hồ sơ để lựa chọn bảo quản Do chưa tiến hành thu thập tài liệu nên việc xác định giá trị tài liệu giai đoạn lưu trữ quan gặp nhiều khó khăn, cơng chức văn thư – lưu trữ phải trực tiếp đến đơn vị để đánh giá lại giá trị hồ sơ, tài liệu, đồng thời kiểm tra hồ sơ, tài liệu hết giá trị UBND xã Quảng Lợi chưa ban hành thời hạn quản hồ sơ, tài liệu quan.Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu UBND xã đơi lúc cịn chưa xác, chưa thống Ví dụ: Kế hoạch, báo cáo công tác tháng đầu năm 2014 xác định thời hạn bảo quản 20 năm Kế hoạch, báo cáo công tác tháng đầu năm 2015 xác định thời hạn bảo quản 15 năm 2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu Nhận thấy rõ bất cập ảnh hưởng tiêu cực việc bó gói, tích đống tài liệu cơng việc cán cơng chức xã nói riêng hoạt động UBND xã nói chung, ngày 12 tháng 10 năm 2015 Ủy ban nhân dân xã Quảng lợi ban hành Kế hoạch số 168/KH – UBND việc chỉnh lý tài liệu hình thành trình hoạt động UBND xã từ năm 2004 đến năm 2014 UBND xã ký hợp đồng với công ty chỉnh lý tiến hành chỉnh lý 35 17 mét giá tài liệu tương đương với 400 hồ sơ đơn vị phòng ban cho văn trả với hồ sơ, hồ sơ phân loại, hệ thống hóa hợp lý theo phương án phân loại khoa học (phương án thời gian – mặt hoạt động), đồng thời xây dựng công cụ tra cứu khoa học mục lục hồ sơ 2.2.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm Cuối năm công chức văn thư, lưu trữ tập hợp thống kê số lượng nhân làm văn thư, lưu trữ, số lượng trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ số lượng, thành phần, tình trạng vật lý khối tài liệu sản sinh Tuy nhiên việc thống kê hồ sơ, tài liệu gặp nhiều khó khăn bảo quản khơng tập trung, cán chun mơn có trách nhiệm phải tiến hành kiểm tra, thống kê hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu gửi cho công chức văn thư – lưu trữ để thống kê, quản lý UBND xã Quảng Lợi xây dựng mục lục hồ sơ tra cứu khối tài liệu văn phòng – Thống kê, Vă hóa – Xã hội khối tài liệu Kế toán (Phụ lục XI) Tuy nhiên mục lục hồ sơ bảng kê tiêu đề hồ sơ chưa bao gồm đầy đủ thành phần mục lục hồ sơ khoa học (thiếu tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng dẫn phần kết thúc) 2.2.2.5 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu Do điều kiện quan cịn nhiều khó khăn nên UBND xã Quảng Lợi chưa xây dựng kho lưu trữ mà tài liệu bảo quản phịng làm việc cán bộ, cơng chức chun mơn Mỗi phòng trang bị giá để tài liệu cặp, hộp, bìa hồ sơ đạt chuẩn Tại Văn phòng - Thống kê xã bảo quản mét giá tài liệu tương đương với 141 hồ sơ tập lưu văn tập lưu văn đến UBND xã Quảng Lợi từ năm 2004 đến năm 2014 (Phụ lục X) Trang thiết bị bảo quản vệ sinh định kỳ tuần lần, tài liệu vệ sinh định kỳ tháng lần 2.2.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Do UBND xã Quảng Lợi chưa tiến hành thu thập, bổ sung để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ Văn phòng – Thống kê nên việc tổ chức khai 18 thác sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chưa đa dạng hóa Chủ yếu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc Tuy nhiên tài liệu không bảo quản tập trung nên UBND xã không bố trí phịng đọc cố định mà khai thác trực tiếp phịng làm việc cơng chức bảo quản khối tài liệu Việc cấp sao, chứng thực ít, năm có khoảng 10 trường hợp Thủ tục cấp sao, chứng thực công chức Bùi Thị Hà trực tiếp thực 2.3 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 2.3.1 Ưu điểm công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Quảng Lợi Thứ nhất, UBND xã Quảng Lợi ban hành số văn quy định công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ, Hướng dẫn thể thức văn kỹ thuật soạn thảo văn tạo sở cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư – lưu trữ UBND xã cách hiệu quả, tồn diện cụ thể Thứ hai, cơng tác đào tạo cán quan tâm Đến cán làm công tác văn thư – lưu trữ cử học số lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ văn thư công chức làm cơng tác văn thư – lưu trữ có tinh thần cầu tiến, ý thức kỷ luật cao, chủ động, sáng tạo nhiệt huyết với công việc Thứ ba, số nghiệp vụ công tác văn thư thực tương đối tốt Đa số văn ban hành theo quy định Công tác quản lý văn đi, đến thực chặt chẽ Văn đi, đến chuyển giao nhanh chóng, xác Đặc biệt quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc chuẩn chỉnh Thứ tư, bước đầu công nghệ thông tin triển khai ứng dụng công tác quản lý văn đi, đến đạt hiệu cao, rút ngắn thời gian gánh nặng công việc cho công chức văn thư – lưu trữ Thứ năm, thực chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2004 đến 2014 xây dựng mục lục hồ sơ làm công cụ tra cứu khoa học 2.3.2 Hạn chế công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Quảng Lợi 19 Thứ nhất, việc triển khai thực văn quản lý hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ vấp phải nhiều khó khăn, khơng đạt hiệu mong đợi Thứ hai, sở vật chất cho công tác văn thư – lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư, lưu trữ chưa đồng Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ cịn áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu Thứ ba, thể thức kỹ thuật trình bày văn hành cịn số lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn Thứ tư, việc lập hồ sơ hành có chuyển biến cịn nhiều hạn chế Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu nội dung công tác lập hồ sơ diễn phổ biến Thứ năm, UBND xã Quảng Lợi chưa xây dựng kho lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu tập trung, thống dẫn đến tài liệu phân tán nhiều đơn vị gây khó khăn cho việc quản lý phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng, đồng thời tài liệu dễ bị hư hại giảm tuổi thọ không bảo quản môi trường đạt chuẩn Thứ sáu, công tác xác định giá trị tài liệu chưa coi trọng, thực chưa tốt, chưa nghiêm túc Chưa tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị dẫn tới lãng phí diện tích phịng làm việc, gây mỹ quan công sở 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi Thứ nhất, cấp lãnh đạo cịn quan tâm chưa thực mức cơng tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ công cụ phục vụ đạo, điều hành 20 Thứ hai, cán làm công tác văn thư – lưu trữ chưa đào tạo quy, nghiệp vụ, chủ yếu làm việc theo kinh nghiệm người làm trước dạy đồng thời phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác Thứ ba, công tác phổ biến quy định nhà nước văn thư – lưu trữ chưa tiến hành thường xuyên dẫn đến cán bộ, công chức UBND xã chưa nắm thực nhiều sai sót Một số cán bộ, cơng chức UBND xã chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan, đặc biệt công tác lập hồ sơ dẫn đến công tác văn thư – lưu trữ quan hiệu Thứ tư, Quảng Lợi xã nghèo vùng cao, nguồn kinh phí giành cho cơng tác văn thư – lưu trữ cịn thấp không đủ để đầu tư trang thiết bị đáp ứng nhu cầu đại hóa cơng tác văn thư – lưu trữ đào tạo cán 21 Chương BÁO CÁO KẾT QUẢN THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi kết đạt Để hoàn thiện kiến thức làm quen nâng cao hiểu biết thực tế công tác văn thư, lưu trữ, từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 em tham gia chương trình thực tập tốt nghiệp UBND xã Quảng Lợi huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh Trong trình thực tập, làm việc, giao tiếp, học hỏi cô, cán bộ, công chức Văn phịng – Thống kê nói riêng cán bộ, cơng chức UBND xã Quảng Lợi nói chung, thân em cố gắng hoàn thiện, trau dồi kỹ năng, kiến thức tự tay thực số nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sau: 3.1.1 Về công tác văn thư - Tham gia vào công việc chung quan, hỗ trợ cán bộ, cơng chức Văn phịng – Thống kê cơng tác soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức văn hành thơng thường cơng văn, báo cáo, tờ trình; - Soạn thảo Giấy mời Đại hội Đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh xã Quảng Lợi lần thứ XII nhiệm kỳ 2017 – 2022 Giấy mời Đại hội Cựu chiến binh xã Quảng Lợi lần thứ VII nhiệm kỳ 2017 – 2022; - Trình Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã ký văn hành thơng thường; - Đăng ký văn văn hành thơng thường UBND xã Quảng Lợi vào phần mềm quản lý văn máy; - Nhân bản, đóng dấu văn văn hành thơng thường; - Chuyển giao trực tiếp văn gửi tới đồn thể, cán cơng chức quan gửi tới thôn, công dân địa bàn xã; - Đăng ký văn đến qua đường bưu điện UBND xã Quảng Lợi vào sổ đăng ký văn đến Đăng ký văn đến văn điện tử vào 22 phần mềm quản lý văn máy; - Sao văn đến gửi UBND xã cho cán bộ, cơng chức có trách nhiệm giải theo ý kiến đạo Chủ tịch UBND xã; 3.1.2 Về công tác lưu trữ - Sắp xếp biên mục 07 tập lưu văn đến UBND xã Quảng Lợi năm 2015 biên mục 03 tập lưu định năm 2015; - Chỉnh lý 30 hồ sơ xin cấp đất năm 2015 hộ gia đình thuộc thôn (Trung Sơn, Thanh Sơn, Châu Hà, An Lợi An Bình) địa bàn xã Quảng Lợi; - Tham gia xây dựng mục lục hồ sơ cho khối tài liệu thiết kế xây dựng cơng trình đường liên thôn địa bàn xã giai đoạn 2009 - 2015; - Vệ sinh trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu mét giá bảo quản Văn phòng – Thống kê UBND xã; - Tra tìm văn UBND xã ban hành quản lý khai thác tài nguyên thiên nhiên cát, đá, sỏi địa bàn xã giai đoạn 2014 – 2016 để phục vụ việc xây dựng báo cáo sơ kết năm tăng cường công tác quản lý tài ngun thiên nhiên Ngồi em cịn tham gia cơng tác tổ chức, phục vụ Đại hội Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Đại hội Cựu chiến binh, Hội nghị chào mừng ngày quốc tế phụ nữ 8/3 Sau việc làm trình thực tập em rút nhiều học kinh nghiệm cho thân để hoàn thiện kỹ nghiệp vụ phẩm chất đạo đức kỹ mềm Em nhận thấy cần cẩn thận chu đáo công việc, động, mạnh dạn khéo léohơn giao tiếp, ứng xử, đặc biệt cần trau dồi, nâng cao kỹ tin học văn phòng ngoại ngữ để phục vụ tốt cho công việc 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 3.2.1 Đối với quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 23 Thứ nhất, xây dựng ban hành đồng văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cách thức, mơ hình tổ chức quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến huyện, xã, phường, thị trấn Thứ hai, xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức hướng dẫn thực ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư – lưu trữ nhằm tận dụng triệt để ưu điểm vượt trội sức mạnh công nghệ Các văn phải quy định chi tiết quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử, cách lập hồ sơ sao, liệu nào; việc thu thập, xác định giá trị tài liệu, hủy tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ điện tử nhằm khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện Thứ ba, xây dưng ban hành hệ thống chế tài xử phạt nghiêm khắc hành vi cụ thể vi phạm văn thư – lưu trữ Đồng thời, cần quán triệt tinh thần triển khai nghiêm túc, công khai, minh bạch quan, tổ chức 3.2.2 Đối với lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi Thứ nhất, ban hành văn hướng dẫn, đạo khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, đặc biệt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trong cần quy định rõ trách nhiệm thực hiện, hướng dẫn chi tiết phương pháp, cách thức, quy trình thực theo quy định pháp luật Song song với việc ban hành hướng dẫn cần phải trực tiếp mở lớp tập huấn, mời chuyên gia dạy trực tiếp cử cán có chun mơn xuống đơn vị để hướng dẫn cán bộ, công chức quan thực đảm bảo hướng dẫn thực nghiêm túc, có hiệu Thứ hai, nhanh chóng lập kế hoạch tiến hành xây dựng kho lưu trữ, đồng thời trang bị trang thiết bị bảo quản (giá tủ, cặp hộp, bìa hồ sơ) trang thiết bị hỗ trợ (quạt thơng gió, nhiệt kế, ẩm kế, máy hút bụi, điều hòa nhiệt độ…) để tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu “gửi tạm” tồn đọng đơn vị vào lưu trữ quan nhằm bảo quản an tồn, thống nhất, quản lý chặt chẽ, phục vụ có hiệu nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần thiết 24 Thứ ba, Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ Các hình thức đào tạo quy, chức sở đào tạo thơng qua lớp tập huấn Phịng Nội vụ huyện Đầm Hà Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Quảng Ninh trữ tổ chức Thứ tư, tăng cường kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ Cần tiến hành kiểm tra thường xuyên kiểm tra đột xuất để kịp thời phát hiện, xử lý vi phạm Thứ năm, tiếp tục đạo, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ để quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, hiệu nhằm nâng cao khả hội nhập theo kịp tốc độ phát triển thời đại Thứ sáu, thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ, ưu tiên kinh phí thực chỉnh lý tài liệu cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan, đơn vị; bổ sung trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định 3.2.3 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi Công chức văn thư – lưu trữ giữ vai trị vơ quan trọng, người trực tiếp thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ quan Để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ UBND xã Quảng Lợi, công chức văn thư – lưu trữ cần thực tốt nội dung sau: Thứ nhất, công chức văn thư – lưu trữ phải tự đánh giá hoạt động vai trò công tác văn thư – lưu trữ sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị trì trệ Từ có tư tưởng vững vàng, quan điểm quán nhận thức đắn triển khai thực công việc 25 Thứ hai, công chức văn thư – lưu trữ thường xuyên cập nhật, tiếp tục nghiên cứu, nắm vững văn quy phạm pháp luật hành văn thư – lưu trữ, phát huy thực hoạt động nghiệp vụ theo quy định nhà nước, đồng thời phổ biến quy định đến cán bộ, công chức UBND xã Thứ ba, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư –lưu trữ kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại, kỹ giao tiếp, ứng xử, rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc Thứ tư, Công chức văn thư – lưu trữ cần nghiên cứu, đề xuất áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn thư – lưu trữ để công tác văn thư – lưu trữ UBND xã thực chuẩn chỉnh, thống nhất, đạt hiệu cao Thứ năm, tăng cường nghiên cứu thực mẫu hóa văn hành hướng dẫn đơn vị thực nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn Ngồi cơng chức văn thư – lưu trữ cịn cần kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn chặt chẽ hơn, cương khơng đóng dấu văn không quy định Thứ sáu, nghiên cứu, đề xuất ban hành Hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan đồng thời kiến nghị mở lớp tập huấn, bồi dưỡng công tác lập hồ sơ cho cán bộ, công chức UBND xã Thứ bảy, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo UBND xã tiến hành lập dự án xây dựng kho lưu trữ trang bị thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu Cần cư vào khối lượng tài liệu lưu trữ có tiềm lực tài UBND xã để đề xuất cho phù hợp Có thể đề xuất tiến hành cải tạo nhà kho rộng 30 m bỏ không UBND xã thành kho lưu trữ đề xuất trang bị thêm giá để tài liệu, cặp, hộp, bìa hồ sơ , quạt thơng gió, thiết bị phịng cháy chữa cháy số thiết bị vệ sinh tài liệu 26 3.2.4 Đối với cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi Để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ UBND xã Quảng Lợi cần phải có phối hợp cán bộ, công chức, viên chức quan Mỗi cán cần thực giải pháp sau: Thứ xác định tư tưởng nhận thức đắn tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ cơng việc cá nhân nói riêng hoạt động UBND xã nói chung Thứ hai cán công chức cần tự tạo cho tác phong làm việc nghiêm túc, có ý thức thực tốt công tác lập hồ sơ Nghiên cứu, tiếp thu, nắm vững quy định nhà nước thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã Thứ ba phối hợp với lãnh đạo UBND xã công chức văn thư – lưu trữ để công tác văn thư – lưu trữ UBND xã tiến hành có hiệu cao 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi Để công tác văn thư – lưu trữ UBND xã Quảng Lợi thực có hiệu em xin đưa số đề xuất sau: Thứ nhất,UBND xã Quảng Lợi nên thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, buổi nói chuyện chuyên đề, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm tầm quan trọng quy định pháp luật hành văn thư – lưu trữ Tổ chức giao lưu lồng ghép với thi tìm hiểu pháp luật văn thư – lưu trữ, thi soạn thảo văn giỏi, đánh máy nhanh,lập hồ sơ giỏi… nhằm khuyến khích tinh thần làm việc tăng vốn hiểu biết cán bộ, công chức UBND xã Thứ hai, UBND xã cần nhanh chóng thực đổi mới, quán triệt tác phong làm việc nghiêm túc, khoa học, tăng cường hoạt động kiểm tra, đánh giá khen thưởng xử lý vi phạm văn thư – lưu trữ nhằm tạo động lực làm việc tích cực cho cán bộ, công chức đặc biệt cơng tác lập hồ sơ Thứ ba, có kế hoạch, cấp nguồn kinh phí đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ lý luận chun mơn, nghiệp vụ cho công chức văn thư – lưu trữ 27 việc cử cán học sở đào tạo văn thư lưu trữ tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn quan cấp người có chun mơn sâu giảng dạy Ngồi UBND xã Quảng Lợi nên cân đối kinh phí, giành phần để tăng cường sở vật chất phục vụ đại hóa cơng tác văn thư – lưu trữ 3.3.2 Đối với tổ môn văn thư, lưu trữ, khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2.1 Đối với tổ môn văn thư – lưu trữ Thứ nhất, tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập, đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập thực nghiệm khoa học Trong trình giảng dạy song song với việc phân tích lý luận cần đưa vào nhiều ví dụ sát thực tiễn sinh động dễ hiểu Thứ hai, đáp ứng nhu cầu bồi dưỡng cung cấp kiến thức công tác văn thư, lưu trữ khơng cho sinh viên mà cịn cho toàn cán lãnh đạo, quản lý, chuyên viên nghiên cứu, công chức, viên chức làm công tác văn phòng Thứ ba, tăn cường nghiên cứu, biên soạn nhiều giáo trình, tập giảng sát với thực tiến cơng tác văn thư, lưu trữ Việt Nam làm tài liệu bổ ích cho sinh viên cán bộ, công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ quan, tổ chức để tham khảo 3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ Thứ nhất, tiến hành xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập gắn liền với thực tiễn quan, tổ chức, tăng cường số tiết thực hành nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, thường xuyên cập nhật thông tin để đưa vào chương trình giảng dạy Thứ hai, tìm kiếm, liên hệ với quan, tổ chức để thường xuyên tổ chức cho sinh viên thăm quan, thực tế trung tâm lưu trữ quốc gia, doanh nghiệp quan, tổ chức khác để sinh viên đến gần với thực tiễn có nhìn toàn diện, đa chiều Thứ ba, tăng cường quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo, quản lý chất lượng hoạt động khoa học công nghệ viên chức người 28 học thuộc Khoa Đồng thời phát triển chương trình đào tạo sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Thứ tư, xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn ngắn hạn, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa Thứ năm, kéo dài thời gian thực tập để sinh viên có hội tìm hiểu, cọ sát nhiều với công việc cán văn thư - lưu trữ 3.3.2.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ nhất, thường xuyên tổ chức buổi hội thảo, nói chuyện chuyên đề văn thư, lưu trữ để sinh viên nắm bắt sâu ngành nghề, trau dồi kinh nghiệm, khả thực công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau trường Thứ hai, tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức đội ngũ giảng viên giảng dạy văn thư, lưu trữ Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo Thứ ba, xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo văn thư, lưu trữ Trường theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa Thứ tư, thường xuyên tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo công tác văn thư nhu cầu xã hội Thứ năm, thiết lập diễn đàn thông tin trực tuyến văn thư, lưu trữ để sinh viên có hội trao đổi kinh nghiệm, giải đáp thắc mắc cập nhật thơng tin bổ ích ngành nghề 29 C KẾT LUẬN Như thực tập tốt nghiệp mang lại lợi ích to lớn mà tham gia học lý luận Lại gần để tiếp xúc với thực tế, trực tiếp thực hoạt động nghiệp vụ giúp hiểu sâu sắc hơn, có nhìn đắn tồn diện ngành nghề mà theo học Có “bước chân” khỏi mơi trường đào tạo để “tiến đến” môi trường – mơi trường thực tiễn trưởng thành, thỏa sức quan sát, tìm tịi, sáng tạo, tự tay thực thao tác nghiệp vụ mà đọc, học, giảng dạy nhiều lần Có thực tiễn để làm thử thấu khó, thiêng liêng ngành nghề Văn thư – lưu trữ đâu đơn “đóng dấu” hay “ngồi trông mớ tài liệu cũ kĩ” nhiều người lầm tưởng Là người trang bị lý luận cần nhận thức sâu sắc thực tiễn văn thư – lưu trữ áp dụng máy móc phải vận dụng sáng tạo lý luận Qua tháng thực tập Văn phòng – Thống kê UBND xã Quảng Lợi em nhận thấy thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ UBND xã Quảng Lợi tồn nhiều điểm chưa chuẩn chỉnh, chưa phù hợp, chưa hiệu chưa xây dựng kho lưu trữ, công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan cịn nhiều bất cập… khơng thể phủ nhận công tác đạt thành đáng ghi nhận có bước tiến dài so với xuất phát điểm xã vùng cao xa xôi, hẻo lánh Trong tương lai UBND xã Quảng Lợi đề xuất thực đồng hệ thống giải pháp khả thi tin công tác văn thư – lưu trữ có bước tiến vượt bậc, hồn thiện góp phần nâng cao hiệu hoạt động tồn quan Qua q trình thực tập nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ có vai trị vơ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động toàn quan, tổ chức Nếu công tác văn thư – lưu trữ làm tốt, soạn thảo ban hành văn xác, chuyển giao văn kịp thời, quản lý văn chặt chẽ, lập hồ sơ đạt yêu cầu nghiệp vụ, thu thập tài liệu đầy đủ, bảo quản tài liệu an tồn… 30 góp phần nâng cao hiệu suất cơng việc cán nói riêng hiệu hoạt động tồn quan nói chung Ngược lại công tác văn thư – lưu trữ bị coi nhẹ, thực không tốt chuyển giao văn không kịp thời, không lập hồ sơ công việc, quản lý văn không chặt chẽ, không bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu, làm thất lạc, hư hỏng, mát tài liệu… gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu hoạt động quan văn thư – lưu trữ đầu mối cung cấp thơng tin tồn quan Bởi cơng tác văn thư – lưu trữ cần nhận quan tâm nhiều cho tương xứng với vai trị to lớn Cơng tác văn thư – lưu trữ cần kiện toàn mặt có nhân mà việc đào tạo nhân lại đóng vai trị chủ chốt cần quan tâm, đẩy mạnh Với tư cách sở đào tạo uy tín, cung cấp nguồn nhân lực văn thư – lưu trữ cho nước, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần thực giải pháp hiệu nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực vừa hiểu sâu lý luận vừa biết vận dụng vào thực tiễn Tóm lại để cơng tác văn thư – lưu trữ thực chuẩn chỉnh, thống nhất, thực phát huy hiệu cần có phối hợp nhiều quan, đơn vị, cá nhân từ quan quan lý ngành, sở đào tạo, quan tổ chức, cán văn thư, cán lưu trữ toàn xã hội chung tay thực giải pháp mang tính đồng khả thi Nếu xã hội cố gắng hồn tồn có quyền hy vọng tương lai mà công tác văn thư – lưu trữ quan tâm thực có hiệu mang lại lợi ích thật nghĩa 31 ... Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ QUẢNG LỢI 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 2.1.1 Xây dựng ban hành văn văn thư, lưu trữ. .. điểm công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Quảng Lợi 19 2.3.2 Hạn chế công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Quảng Lợi 19 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi. .. tiếp thực 2.3 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Quảng Lợi 2.3.1 Ưu điểm công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Quảng Lợi Thứ nhất, UBND xã Quảng Lợi ban hành số văn quy