Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIớI THIệU VÀI NÉT Về CƠ QUAN, Tổ CHứC 4 1.1. Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia. 4 1.1.1. Chức năng: 4 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện. 10 1.2.1. Chức năng. 10 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức. 11 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ. 11 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 11 1.3.1.1. Văn thư cơ quan: 11 1.3.1.2. Lưu trữ cơ quan: 12 1.3.1.4. Lưu trữ huyện: 12 1.3.2. Cơ cấu tổ chức. 12 CHƯƠNG 2: THựC TRạNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRữ CủA UBND HUYệN TĨNH GIA. 13 2.1. Hoạt động quản lý. 13 2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 13 2.1.1.1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. 13 2.1.2. Mô hình/cách thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ của cơ quan. 13 2.1.2.1. Tổ chức bộ phận. 13 2.1.2.1. Tổ chức nhân sự. 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 13 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 13 2.2.1.1 Các loại hình văn bản : 13 2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 14 2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 14 2.2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 14 2.2.2. Quản lý văn bản đi. 15 2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản. 15 2.2.2.2. Đăng ký văn bản đi 15 2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 16 2.2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 17 2.2.2.5. Lưu văn bản đi. 18 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 19 2.2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. 19 2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến. 20 2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 20 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 21 2.2.4.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan. 21 2.2.4.2. Phương pháp lập hồ sơ. 21 2.2.4.3. Giao nhận hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan đơn vị 22 2.2.4.4. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị. 22 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 2.2.5.1. Các loại dấu. 23 2.2.5.2. Nguyên tắc quản lý con dấu. 23 2.2.5.3. Sử dụng con dấu 24 2.2.6. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 24 2.2.7. Thu thập tài liệu vào lưu trữ. 24 2.2.7.1. Nguồn thư tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức. 24 2.2.7.2. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 25 2.2.7.3. Thời hạn thư thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan tổ chức. 25 2.2.7.4. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 25 2.2.8. Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.8.1. Tổ chức xác định giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan, tổ chức. 25 2.2.8.1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 26 2.2.8.1. Xử lý tài liệu loại. 26 2.2.9. Chỉnh lý khoa học tài liệu. 27 2.2.9.1. Phương án phân loại tài liệu được cơ quan áp dụng. 27 2.2.9.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu của cơ quan. 27 2.2.10. Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ. 28 2.2.10.1. Kho Lưu trữ. 28 2.10.2. Trang thiết bị bảo quản. 28 CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 29 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 29 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư-Lưu trữ của UBND huyện Tĩnh Gia. 30 3.3. Một số kiến nghị. 30 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 30 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 31 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia 1.1.1 Chức năng: 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .9 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng huyện.10 1.2.1 Chức 10 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ 11 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.3.1.1 Văn thư quan: .11 1.3.1.2 Lưu trữ quan: 12 1.3.1.4 Lưu trữ huyện: 12 1.3.2 Cơ cấu tổ chức 12 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Tĩnh gia 13 2.1 Hoạt động quản lý 13 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan 13 2.1.1.1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ .13 2.1.2 Mơ hình/cách thức tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ quan .13 2.1.2.1 Tổ chức phận 13 2.1.2.1 Tổ chức nhân 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .13 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn .13 2.2.1.1 Các loại hình văn : .13 2.2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn 14 2.2.1.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn .14 2.2.1.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn 14 2.2.2 Quản lý văn .15 2.2.2.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn 15 2.2.2.2 Đăng ký văn 15 2.2.2.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 16 2.2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 17 2.2.2.5 Lưu văn 18 2.2.3 Quản lý giải văn đến .19 2.2.3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 19 2.2.3.2 Trình, chuyển giao văn đến 20 2.2.3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 20 2.2.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 21 2.2.4.1 Các loại hồ sơ hình thành quan .21 2.2.4.2 Phương pháp lập hồ sơ 21 2.2.4.3 Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan đơn vị 22 2.2.4.4 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, đơn vị 22 2.2.5 Quản lý sử dụng dấu 23 2.2.5.1 Các loại dấu .23 2.2.5.2 Nguyên tắc quản lý dấu 23 2.2.5.3 Sử dụng dấu 24 2.2.6 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 24 2.2.7 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 24 2.2.7.1 Nguồn thư tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức .24 2.2.7.2 Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ quan, tổ chức 25 2.2.7.3 Thời hạn thư thập tài liệu vào lưu trữ quan tổ chức .25 2.2.7.4 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 25 2.2.8 Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.8.1 Tổ chức xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 25 2.2.8.1 Hội đồng xác định giá trị tài liệu .26 2.2.8.1 Xử lý tài liệu loại .26 2.2.9 Chỉnh lý khoa học tài liệu 27 2.2.9.1 Phương án phân loại tài liệu quan áp dụng 27 2.2.9.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu quan .27 2.2.10 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.10.1 Kho Lưu trữ .28 2.10.2 Trang thiết bị bảo quản .28 CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 29 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư-Lưu trữ UBND huyện Tĩnh Gia 30 3.3 Một số kiến nghị 30 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 30 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 31 C PHẦN KẾT LUẬN D PHỤ LỤC 32 A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư-lưu trữ nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu q trình hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động Đảng Nhà nước, nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thơng tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa – xã hội Cơng tác văn thư-lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ tổ quốc , giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh tư liệu lịch sử, tài liệu khoa học, hình ảnh sinh động phim ảnh phản ánh thật lịch sử qua thời kì kháng chiến, sở cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, học lịch sử quý báu để giáo dục cho hệ hôm mai sau Chính tài liệu giúp nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ xã hội Ngày với phát triển khoa học cơng nghệ, lĩnh vực đại hóa Với vai trò quan trọng cơng tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực hoạt động quan , tổ chức , Đảng nhà nước ta ln quan tâm , có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý quan tổ chức Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán Văn thư – Lưu trữ tương lai, nắm vững lý thuyết học vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo HĐND-UBND huyện Tĩnh Gia, em tiếp nhận thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Tĩnh Gia, kể từ ngày 10/01/2017 đến hết ngày 10/03/2017 Trong khoảng thời gian này, thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán Văn thư- Lưu trữ nơi Là cán Văn thư-Lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư- Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư-Lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập cơng tác quan.Từ thấy trách nhiệm , nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn, với kiến thức học thực tế thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Tĩnh Gia em nhận thấy vấn đề quản lý Văn thư, Lưu trữ quan hành Nhà nước vấn đề cần xem xét nghiên cứu Do đó, em lựa chọn chuyên đề: “Thực Trạng Công tác Văn thư- Lưu trữ UBND huyện Tĩnh Gia Tỉnh Thanh Hóa” Có thể nói đợt thực tập giúp chúng em cụ thể hóa nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập quan Mặc dù cố gắng hồn thành tốt nhiệm vụ giao khơng tránh khỏi thiếu sót kĩ vận dụng thực tế, giúp đỡ cán văn thư -lưu trữ đây, em phần khắc phục thiếu sót Em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội – nơi theo học, khoa Văn Thư –Lưu Trữ chuyên ngành Em học tạo hội quý giá để em vận dụng kiến thức học đưa vào thực tế Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Trần Thị Loangiáo viên hướng dẫn thực tập thầy cô khoa Văn thư lưu trữ truyền đạt kiến thức để em hồn thành tốt đợt thực tập ngành nghề Và qua em xin chân thành cảm ơn đến cô Lê Thị Hằng-cán văn thư- lưu trữ Văn phòng UBND huyện Tĩnh Gia thành phố Thanh Hóa trực tiếp giúp đỡ bảo em thời gian em thực tập quan Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Văn phòng huyện UBND huyện trao cho em hội kiến tập quý quan Và lời cảm ơn chân thành cuối em xin gửi đến cán văn thư-lưu trữ huyện giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập Trong khoảng thời gian thực tập không ngắn không dài phần giúp vận dụng trau dồi thêm nhiều kiến thức vào thực tế, sinh viên, chưa trải nghiệm nhiều nên thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô anh, chị phận văn thư-lưu trữ để hoàn chỉnh báo cáo củng cố thêm kiến thức lĩnh vực văn thư-lưu trữ ngày hoàn thiện Cuối em xin kính chúc cơ, chú, anh, chị Văn phòng huyện UBND huyện Tĩnh Gia thật nhiều sức khỏe hạnh phúc Đặc biệt quý thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc nhất! Em xin chân thành cảm ơn! Thanh Hóa, ngày 10 tháng 03 năm 2017 Sinh viên Lê Thị Hà Phương B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia 1.1.1 Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; 4 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an tồn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường quản, sử dụng dấu - Không giảo dấu cho người khác phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn bị bến dạng, cơng chức, viên chức văn phòng phải báo cáo với người đứng đầu quan, đơn vị làm thủ tục đổi dấu Trường hợp bị dấu, người đứng đầu quan, đơn vị phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi nét đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu 2.2.5.3 Sử dụng dấu Công chức, viên chức văn thư phải tư tay đóng dấu vào văn quan, đơn vị Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn lên giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 2.2.6 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ Huyện chủ yếu tài liệu về: - Tài liệu nhân ,Đảng viên, ủy viên - Tài liệu xây dựng bản, khoa học kỹ thuật - Tài liệu hoạt động quan, tổ chức - Tài liệu dự toán, toán - Tài liệu tra giải vụ việc 2.2.7 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 2.2.7.1 Nguồn thư tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức Nguồn thu tài liệu chủ yếu vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu hình thành q trình hoạt động Phòng, Đơn vị thuộc quan 2.2.7.2 Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ quan, tổ 24 chức Thành phần tài liệu thu thập vào quan tổ chức gồm toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động huyện 2.2.7.3 Thời hạn thư thập tài liệu vào lưu trữ quan tổ chức Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ huyện Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ huyện ngành Cơng an, quốc phòng, ngoại giao ngành khác thực theo quy định phủ 2.2.7.4 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hằng năm công chức, viên chức lưu trữ quan có trách nhiệm có nhiệm vụ tổ chức thư thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu - Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lư vào Lưu trữ quan - Hướng dẫn đơn vị bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” - Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu 2.2.8 Xác định giá trị tài liệu 2.2.8.1 Tổ chức xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Bộ phận Văn thư, lưu trữ quan, đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan, tổ chức ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: - Xác định giá trị tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; - Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy 25 Thời hạn bảo quản tài liệu thực theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 2.2.8.1 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chon tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ quan để giao nộp vào lưu trữ huyện loại tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng bao gồm: - Chủ tịch Hội đồng - Người làm lưu trữ quan, tổ chức thư ký hội đồng - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu Ủy viên - Người am hiển lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị Ủy viên 2.2.8.1 Xử lý tài liệu loại Thống kê tài liệu hết giá trị - Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại - Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định - Qua kiểm tra thẩm tra, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải lập thành hồ sơ xếp vào vị trí phù hợp bổ sung vào hồ sơ tương ứng khối tài liệu Đối với tài liệu hết giá trị phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ tổ chức tiêu huỷ theo quy định pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: + Danh mục tài liệu loại kèm theo thuyết minh tài liệu loại; + Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức; 26 + Văn thẩm định cấp có thẩm quyền 2.2.9 Chỉnh lý khoa học tài liệu 2.2.9.1 Phương án phân loại tài liệu quan áp dụng Căn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo trình tự sau: Bước 1: Phân chia tài liệu thành nhóm lớn; Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa; Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ 2.2.9.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu quan Bước 1: Chuẩn bị chỉnh lý Giao nhận tài liệu Vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu điểm chỉnh lý Khảo sát tài liệu Thu thập bổ sung tài liệu Biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý Bước 2: Thực chỉnh lý Phân loại tài liệu Lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ Biên mục phiếu tin ( xem chi tiết phụ lục ) Hệ thống hóa hồ sơ Biên mục hồ sơ Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Đánh số hồ sơ thức vào bìa, cặp, hộp, viết dán nhãn hộp Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu Bước 3: Kết thúc chỉnh lý Kiểm tra kết chỉnh lý Bàn giao tài liệu, vẩn chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá Tổng kết chỉnh lý Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý 27 2.2.10 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.10.1 Kho Lưu trữ Kho lưu trữ nơi chứa đựng tài liệu lưu trữ; có nhiệm vụ thu thập bảo quản an tồn tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ huyện đặt tầng 01, với diện tích 100m2 , rộng rãi thống mát 2.10.2 Trang thiết bị bảo quản Trang thiết bảo quản bản: giá, cặp, hộp, bìa hồ sơ thiết bị tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn cấp quốc gia Trang thiết bị hỗ trợ: kho trang bị quạt thơng gió, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm 28 CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Với tinh thần nổ ham học hỏi sinh viên em với giúp đỡ tận tình cô chú, anh chị UBND huyện Tĩnh gia giúp em vững tin trình học tập kinh nghiệm UBND huyện Tĩnh gia - Tích cực tìm hiểu quan sát hoạt động quan - Chấp hành giấc quy định , nội quy quan - Có thái độ tốt, lễ phép với cô , chú, anh chị quan Bằng việc quan sát trực tiếp công việc quan thực tập giao số nhiệm vụ cụ thể để nắm vững kỹ làm việc cách nhanh chóng Qua q trình quan sát làm quen với cơng việc UBND huyện Tĩnh Gia ngày em giao đảm nhận công việc sau: - Thực hành tiếp nhận văn bản, xếp thủ tục giải công văn giấy tờ - Ghi số đến, ngày đến vào sổ, lưu chuyển giao công văn phận văn thư - Nhập văn vào phần mềm hệ thống quản lý văn đến - Chuyển giao văn đến phòng ban - Soạn thảo số văn quan, tổ chức - Đăng ký văn đến vào sổ đăng ký - Nhân tài liệu - Đăng ký, chuyển giao văn - Viết bì thư - - Phân loại, xếp tài liệu Kết thúc đợt thực tập UBND huyện Tĩnh Gia, em học hỏi, củng cố kiến thức tăng cường kỹ nghiệp vụ, chuyên môn học 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư-Lưu trữ UBND huyện Tĩnh Gia - Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội thảo, chuyên đề, khảo sát ngồi nước cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm trao đổi kinh nghiệm, học hỏi lẫn quan, nhóm quan để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức - Tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán văn thư lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị toàn huyện ngày hướng phát triển ngành - Phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi cơng việc hàng ngày quan Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng nhằm số hố tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho cơng tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức, viên chức - Thực biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử axit tác nhân gây hư hỏng tài liệu, thườn xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ - Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Kiến nghị UBND huyện Lãnh đạo đơn vị quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ 30 đơn vị kiên việc đạo ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Phòng Hành đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình Lãnh đạo ký ban hành Văn đến phải ký nhận rõ ràng (bản chính) phải chuyển cho viên chức thực lập hồ sơ công việc Phải khử nấm mốc, khử axit kho tàng theo định kỳ Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, hội thảo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Đối với môn văn thư, lưu trữ - Cần có nhiều chương trình giảng dạy thực hành để sinh viên dễ dàng tiếp thu kiến thức, làm quen với công việc chuyên ngành - Tăng cường việc nghiên cứu, biên soạn chương trình giảng dạy khoa học Đối với khoa, trường - Tạo điều kiện cho sinh viên có nhiều hội kiến tập, thực tập - Tạo điều kiện cho sinh viên có buổi học thực hành, ngoại khóa - Tạo điều kiện cho sinh viên ứng dụng lý thuyết để đưa vào thực tế 31 C PHẦN KẾT LUẬN - Trong khoảng thời gian thực tập UBND huyện Tĩnh Gia, em phần hiểu thêm chun ngành mà tơi theo học quan trọng đến nhường Nó giúp em thực hành thực tế khơng lý thuyết mơ hồ lớp - Em tận mắt chứng kiến cán văn thư, lưu trữ làm việc khoa học thành thục, giúp em rút nhiều kinh nghiệm cho thân làm em thêm yêu chuyên ngành lưu trữ mà tơi theo học Ngồi em cán văn thư, lưu trữ giải đáp thắc mắc khó khăn mà em thiếu lĩnh vực - Do hạn chế thời gian hiểu biết thân,em chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Song qua em bước đầu hiểu nội dung công tác lưu trữ, khoảng thời gian thực tập giúp cho em có nhìn khái quát, khách quan nghề nghiệp có vận dụng lý thuyết với thực tế công việc Qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức thân - Với khoảng thời gian thực tập đây, em giao công việc như: Thực hành tiếp nhận văn bản, xếp thủ tục giải công văn giấy tờ - Ghi số đến, ngày đến vào sổ, lưu chuyển giao công văn phận văn thư - Nhập văn vào phần mềm hệ thống quản lý văn đến - Chuyển giao văn đến phòng ban - Soạn thảo số văn quan, tổ chức - Đăng ký văn đến vào sổ đăng ký - Nhân tài liệu - Đăng ký, chuyển giao văn - Viết bì thư - Phân loại, xếp tài liệu 32 Cuối em xin gửi lời cám ơn trân thành tới Ban lãnh đạo UBND huyện Tĩnh Gia, đặc biệt cán văn phòng UBND giúp đỡ em đợt thực tập vừa qua thầy cô trường Đại học Nội Vụ tận tình giúp đỡ em hồn thành báo cáo Do kiến thức hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu sót, em mong nhận đạo đánh giá thầy cô để báo cáo hoàn thiện - Một lần nữa, Em xin chân thành cám ơn ! 33 D PHỤ LỤC Phụ lục Toàn cảnh UBND huyện Tĩnh Gia nhìn từ bên ngồi Phụ lục Bên kho lưu trữ huyện Phụ lục Phần mềm quản lý văn đến Huyện Phụ lục Sổ công văn thường năm huyện Phụ lục Phụ lục Phụ lục ... Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Tĩnh gia 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan 2.1.1.1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ - Quyết... gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Tĩnh Gia em nhận thấy vấn đề quản lý Văn thư, Lưu trữ quan hành Nhà nước vấn đề cần xem xét nghiên cứu Do đó, em lựa chọn chuyên đề: Thực Trạng Công tác. .. chuyên đề: Thực Trạng Công tác Văn thư- Lưu trữ UBND huyện Tĩnh Gia Tỉnh Thanh Hóa Có thể nói đợt thực tập giúp chúng em cụ thể hóa nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập quan Mặc dù cố gắng