Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. 4 1.1.1 Lịch sử hình thành 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5 1.1.2.1 Chức năng 5 1.1.2.2 Nhiệm vụ 5 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: 7 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức 10 1.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 11 Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ. 12 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức. 12 2.1.3. Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 13 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 13 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 13 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 14 2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu. 16 2.2.4.1. Cơ sở lý luận. 17 2.2.4.2. Cơ sở thực tiễn. 17 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm. 18 Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng và những đề xuất, khuyến nghị. 21 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.1.1 Những công việc đã làm được trong thời gian thực tập. 21 3.1.2. Kết quả đạt được 21 3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. 22 3.2.1. Ưu điểm. 22 3.2.2. Nhược điểm. 22 3.2.3. Giải pháp 23 3.3. Một số khuyến nghị 24 3.3.1. Đối với Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 24 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 25 C KẾT LUẬN 26 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Khái quát Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức quan: .7 1.2.Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan, tổ chức 10 1.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn .10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 11 Chương Thực trạng công tác lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ .12 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 12 2.1.3 Tổ chức nghiêm cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ quan, tổ chức .13 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức .13 2.1.6 Hợp tác quốc tế lưu trữ 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 14 2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu .15 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 16 2.2.4.1 Cơ sở lý luận 17 2.2.4.2 Cơ sở thực tiễn .17 2.2.5 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm .18 Chương Báo cáo kết thực tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng đề xuất, khuyến nghị 21 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt .21 3.1.1 Những công việc làm thời gian thực tập 21 3.1.2 Kết đạt .21 3.2 Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 22 3.2.1 Ưu điểm 22 3.2.2 Nhược điểm .22 3.2.3 Giải pháp 23 3.3 Một số khuyến nghị .24 3.3.1 Đối với Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 24 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường .25 C KẾT LUẬN 26 D PHỤ LỤC A LỜI NÓI ĐẦU Trong công đổi ngày nay, với phát triển ngày cao khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng quan trọng việc phản ánh hoạt động quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải cơng việc, tìm kiếm thơng tin để xây dựng chiến lược kinh tế quy hoạch, chủ trương, đề định quản lý Trong q trình xây dựng văn hố tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn việc kế thừa tinh hoa văn hóa dân tộc, rút nhiều thơng tin bổ ích cho việc giáo duc, tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên công tác văn thư lưu trữ ngày trọng Như để công tác văn thư lưu trữ ngày tốt nhằm phục vụ thông tin cho quan, lãnh đạo Cần phải xây dựng hệ thống tổ chức đội ngũ cán văn thư lưu trữ ngày lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày cao nghiệp phát triển công tác lưu trữ Từ yêu cầu thực tiễn ngày 18/ 12/ 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng ký Quyết định số 109/ BT thành lập Trường TH Văn thư - lưu trữ thuộc Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng Nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ Nội Vụ quản lý Từ thành lập tới trường mở rộng việc chiêu sinh, đào tạo số lượng tuyển sinh ngày nhiều so với trước, có đủ lực, trình độ nghiệp vụ Hàng năm số sinh viên trường có việc làm phù hợp với chuyên ngành đào tạo Cơ sở vật chất trường ngày nâng cấp mở thêm số chuyên ngành quản trị văn phòng, trị học, luật học Các lớp chức, hệ nghề liên tục chiêu sinh Để góp phần đại hố cơng tác lưu trữ văn phòng nay, gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đôi với hành” nhà trường lên kế hoạch cho sinh vên thực tập thực tế quan tổ chức Thực tập khoảng thời gian vô quan trọng, giúp cho trình học tập chúng em chuyên sâu có hệ thống Từ thấy thực tế quy trình thực cơng việc ngồi xã hội so với giảng đường nào? có quy trình nghiệp vụ học hay khơng ? quy cách làm việc ? thái độ khả giao tiếp ứng xử Cán sao? Có giống với yêu cầu Cán làm Văn thư - Lưu trữ giảng đường mà thầy cô dạy hay khơng? Từ việc tìm hiểu chúng em nhận thức đắn ngành học mình, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, phát huy khả sáng tạo thân, học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu góp phần vận dụng cách có hiệu kiến thức thực tế công việc mà em làm sau Xây dựng phong cách làm việc cán khoa học lưu trữ Được đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu trữ học, qua liên hệ thân trí tiếp nhận Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em đến thực tập Văn phòng Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng từ ngày 10 tháng 01 đến ngày 10 tháng 03 năm 2017 Trong thời gian thưc tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em tiếp cận với thực tế, tham gia vào nhiều nghiệp vụ công tác Lưu trữ như: Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu chỉnh lý tài liệu; bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trong công tác nghiệp vụ thực tập tài quan em xin chọn nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ làm nội dung thực tập Bởi thứ em thực công tác chỉnh lý tài liệu nhiều nhất, thứ hai cơng tác chỉnh lý bao gồm công tác nghiệp vụ khác nên giới thiệu hoạt động chỉnh lý mà em làm giới thiệu phần nội dung nghiệp vụ khác mà em làm, thêm lý chủ quan em thích cơng tác chỉnh lý giúp em thêm tự tin yêu ngành lưu trữ Tuy đầu có nhiều bỡ ngỡ; nhiều lo lắng sợ khơng khơng giao cơng việc, sợ khơng làm giao nhiệm vụ, sợ làm sai bị trích, … với sức trẻ, lòng nhiệt tình say mê công việc, với quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ Cán Ban dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng Đặc biệt quan tâm hướng dẫn Vi Xn Thứ Phó Trưởng Ban Hồng Thị Minh Thoa Cán Văn thư Lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy tiếp nhận, bố trí, xếp hướng dẫn đạo cách tận tình, chu đáo công việc, giải đáp cách rõ ràng, tỉ mỉ thắc mắc, hay vấn đề em chưa hiểu tạo điều kiện thuận lợi nhất, tốt để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm, thực hành số nghiệp vụ cơng tác lưu trữ thuộc chun mơn Trong trình thực tập làm báo cáo thực tập giúp em giảm bớt bỡ ngỡ môi trường làm việc quan Quá trình thực tập hai tháng dài chúng em học hỏi đựơc nhiều điều bổ ích cơng việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp tính sáng tạo Có thể nói trước chọn ngành em ln cảm thấy chun ngành khó Nhưng trình thực tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng trở thành niềm vui không riêng em mà tất thành viên Nó cổ vũ động viên khích lệ em bước tiếp đường chọn ( Cán lưu trữ tương lai) Để tổng hợp trình thực tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em xin trình bày báo cáo “thực tập” Cấu trúc báo cáo gồm phần sau: Chương I Giới thiệu chung Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng Chương II Khái quát thực trạng công tác lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng Chương III Báo cáo kết thực tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng đề xuất, khuyến nghị Dưới báo cáo thưc tập em Do lần đầu tiếp xúc với môi trường với nhiều bỡ ngỡ, căng thẳng khó khăn nên khơng tránh khỏi thiếu sót, nhiên kết đánh giá bước đầu trưởng thành thân sau năm học tập rèn luyện trường Em mong nhận bảo, nhận xét đóng góp ý kiến Cán Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng thầy, cô Khoa Văn thư - Lưu trữ để báo cáo thưc tập em hoàn thiện đạt chất lượng cao để em có thêm kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi q trình làm việc sau thân em Qua cáo này, em xin chân thành cảm ơn thầy, cô khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Cán Ban dan vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Khái quát Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 1.1.1 Lịch sử hình thành Ngày 26/10/1981, Ban thường vụ Tỉnh ủy Cao Bằng nghị số 248 - NQ/TC/CB thành lập Ban dân vận Tỉnh ủy với chức tham mưu cho Tỉnh ủy, UBND tỉnh công tác vận động quần chúng Ban Dân vận có nhiệm vụ: Theo dõi, nghiên đề xuất giải pháp đạo cấp ủy, quyền tỉnh vấn đề lớn là: Đồn thể, dưa tộc, tơn giáo cơng tác dân vận quan nhà nước Ngày 1/9/1994, Ban Thường vụ Tỉnh ủy Cao Bằng nghị thành lập Ban dân vận cấp cấp huyện, thị Với chức năng, nhiệm vụ giao, Ban Dân vận Tỉnh ủy từ năm 1981 đến có nội dung cơng tác thiết thực hoạt động có hiệu lĩnh vực: Đồn thể, dân tộc, tơn giáo, đáp ứng với yêu cầu Đặc biệt từ nuớc ta bước vào thời kỳ đổi mới, CNH-HĐH, gặp nhiều khó khăn Đảng Tỉnh Cao Bằng bám sát chủ trương, nghị Đảng, chủ trương,nghị công tác dân vận quán triệt thực tốt học số mà Đại hội lần thứ VI Đảng rút phải quán triệt tư tưởng '' lấy dân làm gốc '' xây dựng phát huy quyền làm chủ nhân dân lao động Nhờ phát huy sức mạnh đại đồn kết, tập hợp, động viên nhân dân khắc phục khó khăn, thử thách giành thành tựu quan trọng nghiệp phát triển kinh tế xã hội; đời sống nhân dân không ngừng cải thiện Quá trình hình thành phát triển ban dân vận tỉnh ủy 83 năm qua, gắn liền với lịch sử vẻ vang Đảng nhân dân tỉnh Cao Bằng Với chức quan tham mưu cho Tỉnh ủy công tác dân vận, kể từ ngày thành lập đến nay, qua thời kỳ, chặng đường lịch sử, Ban Dân vận Tỉnh ủy có đóng góp quan trọng vào tiến trình đấu tranh cách mạng anh dũng kiên cường Đảng nhân dân tỉnh nhà Những người làm công tác dân vận Đảng tỉnh vận động nhân dân dân tộc tỉnh đoàn kết chung quanh Ban Chấp hành Đảng bộ, góp thành lực lượng tồn dân để thực thắng lợi hai kháng chiến chống pháp chống Mỹ, góp phần xây dựng bảo vệ quê hương Cao Bằng ngày giàu đẹp 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.2.1 Chức Là quan tham mưu tỉnh ủy mà trực tiếp thường xuyên ban thường vụ thường trực tỉnh ủy công tác dân vận ( bao gồm công tác dân tộc tôn giáo) 1.1.2.2 Nhiệm vụ * Nghiên cứu, đề xuất - Những chủ trương, giải pháp công tác dân vận tỉnh ủy ban thường vụ tỉnh ủy Chủ trì tham gia chuẩn bị nghị đại hội, nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế, chương trình cơng tác dân vận tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy - Tham mưu cho tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy cụ thể hóa chủ trương, nghị quyết, thị, quy định, định quy chế, kết luận Đảng, pháp luật nhà nước công tác dân vận, dân tộc, tôn giáo, phát huy quyền chủ nhân dân - Theo dõi, tổng hợp tình hình nhân dân ( bao gồm tình hình dân tộc, tơn giáo, giai tầng xã hội, vấn đề xúc nhân dân) để báo cáo tham mưu với tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy - Sơ kết, tổng kết công tác dân vận * Hướng dẫn, kiểm tra giám sát - Việc thực chủ trương, nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế, kết luận đảng công tác dân vận - Phối hợp với quan, ban, ngành, đoàn thể nhân dân nắm tình hình tư tưởng, tâm trạng, nguyện vọng nhân dân phong trào quần chúng để kịp thời báo cáo, tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo tốt công tác dân vận xử lý vấn đề phát sinh - Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác dân vận cho cấp ủy cán làm công tác dân vận cưa cấp đảng tỉnh - Tham gia ý kiến với quan quyền việc thể chế hóa nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế, kết luận Đảng công tác dân vận; phát huy quyền chủ nhân dân * Phối hợp - Với ban tổ chức tỉnh ủy việc quản lý tổ chức máy, biên chế việc thực chế độ, sách cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ban dân vận tỉnh ủy Tham gia ý kiến công tác cán đội ngũ cán khối cán dân vận cấp ủy trực thuộc theo phân cấp quản lý - Chủ trì, phối hợp với ban, ngành liên quan hoạt động chung công tác dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng, thông tin…về công tác dân vận địa phương - Với Mặt trận Tổ quốc tỉnh để vận động nhân sĩ, trí thức, người có uy tín đồng bào dân tộc thiểu số chức sắc tôn giáo - Với Mặt trận Tổ quốc, đồn thể trị - xã hội hội quần chúng cấp tỉnh tham gia cơng tác xây dựng Đảng, xây dựng quyền * Thẩm định, thẩm tra - Các đề án, văn cơng tác dân vận trước trình tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy - Tham gia thẩm định đề án, dự án thuộc lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, quốc phòng an ninh… có liên quan mật thiết đến công tác dân vận; đề án, dự án có liên quan đến quyền làm chủ nhân dân công tác đan vận hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân * Thực số nhiệm vụ ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy giao - Giúp cấp ủy nắm tình hình tham mưu cho cấp ủy đạo hoạt động Mặt trận Tổ quốc, đoàn thể trị- xã hội, hội quần chúng địa phương - Là quan thường trực Ban đạo thực quy chế dân chủ sở, nắm tình hình tham mưu cho cấp ủy đạo hoạt động công tác dân vận quan nhà nước địa phương - Thực việc báo cáo định kỳ đột xuất với Ban thường vụ tỉnh ủy, Ban dân vận Trung ương theo quy định - Thực công việc khác tỉnh ủy, Ban thường vụ tỉnh ủy giao 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức quan: Sơ đồ cấu tổ chức Ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng (xem trang sau) 1.1.2.3.1 Lãnh đạo ban Ban có Trưởng ban, Phó trưởng ban 1.1.2.3.2 Các phòng chun mơn - Phòng dân tộc tơn giáo - Phòng Đồn thể hội - Phòng dân vận quan nhà nước - Văn phòng 1.1.2.3.3 Thẩm quyền trách nhiệm trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chun viên Trưởng ban đồng chí ủy viên Ban thường vụ tỉnh ủy, đồng thời thủ trưởng quan có trách nhiệm quyền hạn cụ thể sau: - Chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ trực tiếp Thường trực tỉnh ủy mặt hoạt động ban dân vận tỉnh ủy - Phân công, đạo kiểm tra phó trưởng ban thực nhiệm vụ giao Triệu tập, chủ trì, kết luận họp lãnh đạo Ban, họp toàn thể quan - Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ; công tác thi đua – khen thưởng, kỷ luật; cơng tác bảo vệ trị nội cơng tác Dân tộc – Tôn giáo - Ký văn trình, báo cáo tháng, báo cáo tổng kết năm gửi tỉnh ủy, Ban Dân vận Trung Ương, định điều động cán bộ, bổ nhiệm chức danh lãnh đạo, khen thưởng theo phân cấp - Trực tiếp phụ trách đạo hoạt động văn phòng ban phòng dân tộc tơn giáo; chủ tài khoản quan, định vấn đề tài chính, tài sản quan theo phân cấp Các Phó trưởng ban có trách nhiệm: - Giúp Trưởng ban lãnh đạo, đạo công việc chung Ban, đồng thời Trưởng ban phân công phụ trách lĩnh vực công tác Ban Chịu trách nhiệm giúp Trưởng ban tham mưu, đề xuất chủ trương hướng dẫn tỉnh ủy việc sơ kết, tổng kết thị, nghị Trung ương, tỉnh ủy lĩnh vực công tác phụ trách - Trực tiếp đạo hoạt động phòng chun mơn cơng tác thuộc lĩnh vực công tác giao - Tham gia họp lãnh đạo ban; có trách nhiệm đề xuất với Trưởng ban vấn đề chuyên sâu theo lĩnh vực giao; báo cáo kịp thời với tập thể lãnh đạo ban kết thực nhiệm vụ giao hoại tài liệu như: tiến hành chỉnh lý tài liệu để đưa tài liệu vào hộp có chứa chất bảo quản, kê lên giá; mua thêm trang thiết bị đại máy điều hòa khơng khí, thiết bị PCCC; sử dụng loại hóa chất để tiêu diệt chuột loại côn trùng chúng công tài liệu… quan tiến hành xây dựng quy chế vào khai thác sử dụng tài liệu để tránh tình trạng bị tài liệu 2.2.7 Cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Việc phục vụ độc giả tới khai thác sử dụng vấn đề cần quan tâm khối tài liệu phòng ban khác để tình trạng bó gói rời lẻ nên việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu khó khăn, độc giả muốn khai thác tài liệu phải tự vào kho lục bới lên để tìm tài liệu cần Cuối năm 2016 đầu năm 2017 quan tiến hành chỉnh lý khối tài liệu Phơng Ban dân vận Tỉnh ủy khóa XVII, nhiệm kỳ 2010 - 2015 dự kiến hoàn thành đợt chỉnh lý cho toàn khối tài liệu quan hết tháng 3/2017 Nên đáp ứng phần nhu cầu khai thác tài liệu độc giả Hiện chưa có số liệu thống kê số lượt độc giả đến khai thác, số lượng độc giả không đáp ứng nhu cầu Nhưng mà tháng thực tập em thống kê từ đầu năm 2017 đến có khoảng 50 lượt độc giả tới khai thác tài liệu 35 người đáp ứng nhu cầu 15 người khơng đáp ứng có cán quan chủ yếu tới khai thác phục vụ giải cơng việc đáng 20 Chương Báo cáo kết thực tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Những công việc làm thời gian thực tập Do quan tâm, tin tưởng cán bộ, lãnh đạo quan mà em giao cho công việc theo chuyên ngành học suốt tháng thực tập từ ngày 10/1-10/3/2017 Sau nội dung em làm quan - Từ ngày 10/1 - 13/1/2017 tiến hành khảo sát thực trạng công tác lưu trữ quan Văn phòng kho lưu trữ - Từ ngày 16/1 - 2/3/2017 tiến hành chỉnh lý khối tài liệu Phông Ban dân vận Tỉnh ủy khóa XVII, nhiệm kỳ 2010 - 2015 - Từ ngày 4/3 – 9/3/2017 thống kê tài liệu lưu tạm thời, tài liệu trùng thừa hết giá trị lưu trữ 3.1.2 Kết đạt - Đã khảo sát tình hình cơng tác lưu trữ quan; - Chỉnh lý xong khối tài liệu phơng Ban dân vận Tỉnh ủy khóa XVII, nhiệm kỳ 2010 -2015 biên soạn mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, cho vào bìa, cặp hộp, đưa lên giá xếp theo quy trình - Tổng số hồ sơ chỉnh lý xong 1700 hồ sơ, 290 cặp, 29 mét giá - Tiến hành kết hợp với công tác chỉnh lý thống kê xác định giá trị tài liệu phông tài liệu đem chỉnh lý Trong đó, gồm có 179 hồ sơ (20 cặp) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 70 năm Đã xác định giá trị tài liệu lập hồ sơ 152 cặp tài liệu lưu có thời hạn Kho lưu trữ Ban dân vận để phục vụ khai thác nghiên cứu, loại 124 cặp tài liệu trùng thừa hết thời hạn bảo quản Ngoài khối tài liệu trên, chọn lọc 20 cặp tài liệu Ban dân vận Tỉnh ủy từ năm 1996 – 2010, để bổ sung cho khóa nộp lưu kho lưu trữ Tỉnh ủy 21 3.2 Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 3.2.1 Ưu điểm Sau hai tháng thực tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng em thấy hình ảnh thực tế cơng tác lưu trữ Ban dân vận quan tâm đến: - Ban hành quy chế, nội quy, quy định tiếp nhận văn hướng dẫn, đạo Nhà nước công tác lưu trữ đầy đủ; - Đầu tư kinh phí cho cơng tác chỉnh lý khối tài liệu bó gói rời lẻ số công tác lưu trữ khác; - Thiết lập hệ thống trang thiết bị bảo quản, quản lý xây dựng cơng cụ tra tìm nhằm khai thác sử dụng cách nhanh chóng xác có hiệu - Cán lưu trữ trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp nhận vào làm 3.2.2 Nhược điểm - Tình hình cơng tác lưu trữ năm gần Ban dân vận Tỉnh ủy có phần tiến triển có quan tâm Tuy nhiên với quan tâm tiến triển chưa đủ - Cán lưu trữ có kiến thức nhiên điều hạn chế, chưa đủ để xử lý cơng việc cách nhanh chóng xác quan trọng tham mưu trợ lý đắc lực cho Lãnh đạo Số lượng Cán làm lưu trữ thiếu so với lượng cơng việc cần giải hàng ngày - Nhiều cá nhân xem nhẹ việc lập hồ sơ dẫn tới tài liệu giao nộp nhiều tình trạng dạng bó gói rời lẻ chưa lập hồ sơ gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ Những quy chế để chấn chỉnh tình trạng hạn chế - Trang thiết bị quan có đầu tư (kho lưu trữ, giá, máy điều hòa, máy tính, cặp đựng tài liệu…) nhiên hạn chế chưa thể đáp ứng yêu cầu bảo quản, quản lý tài liệu cách tốt - Nguồn kinh phí cho cơng tác lưu trữ chưa đáp ứng đủ nhu cầu thực 22 3.2.3 Giải pháp Ban dân vận Tỉnh ủy phải có quan tâm nhiều tới công tác lưu trữ quan : - Một đổi quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Hai đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp lật công tác văn thư lưu + Triển khai văn pháp luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ Tổ chức triển khai văn pháp luật quy định hoạt động công tác văn thư lưu trữ Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư lưu trữ đến phận quan + Thực nghiêm túc chế độ báo cáo - Ba củng cố kiện toàn cán hệ thống quản lý công tác văn thư lưu trữ + Cử cán làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ quan chuyên môn tổ chức + Thực tốt chế độ bồi dưỡng độc hại chế độ bồi dưỡng vật cho cán làm công tác lưu trữ theo quy định hành - Bốn tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm khắc phục sai sót trình soạn thảo ban hành văn hoạt động kiểm tra giám sát thiếu - Năm thực tốt việc lập hồ sơ hành việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Đối với cán bộ, công chức, công tác lập hồ sơ giúp xếp cơng văn giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải cơng việc, cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơng văn giấy tờ, nâng cao hiệu công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu - Sáu đơn vị cần mẫu hóa văn hành để nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự 23 loại ăn lưu theo quy định Cuối cùng, thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư lưu trữ, ưu tiên kinh phí thực chỉnh lý tài liệu cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ quan đơn vị; bổ sung trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng Qua quan sát làm việc, em có số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư sau: Một là: Phân công tuyển dụng cán làm văn thư, lưu trữ chuyên trách, trình độ chuyên ngành văn thư lưu trữ; Hai là: Tăng cường số trang thiết bị máy móc cho nhiệm vụ soạn thảo, chuyển giao văn Do nhu cầu chứng từ, nhân văn cao, nhiên máy photocopy hay bị trục trặc làm cho việc nhân tài liệu bị chậm trễ, không đáp ứng kịp nhu cầu sử dụng Vì nên kịp thời sửa chữa, thay máy đại để sử dụng thuận tiện Bên cạnh đó, Ban tham mưu Ban Dân vận Tỉnh ủy, văn (công văn) đi-đến nhiều, cần phải có sở hạ tầng lưu trữ chuyên nghiệp như: Phòng lưu trữ hồ sơ, giá lưu trữ chuyên dụng, hệ thống bảo quản tài liệu thiết bị hút ẩm, máy sấy, có phương án lưu trữ chuyên nghiệp; Ba là: Áp dụng kỹ thuật đại ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu: - Sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ, tài liệu cách khoa học, tạo điều kiện cho việc nhanh chóng tìm kiếm rút tài liệu sử dụng; - Sử dụng trang thiết bị lưu trữ số để số hóa, lưu trữ hồ sơ, cơng văn, tài liệu dạng tài liệu số, giúp cho việc truy xuất tài liệu, quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu đại hóa, độ xác bảo mật cao hơn, rút ngắn thời gian truy xuất tài liệu Bên cạnh kết hợp với phần mềm văn thư lưu trữ chuyên nghiệp, giúp cho việc trao đổi, soạn thảo công văn 24 chuyên viên Ban chuyên viên phụ trách chuyên môn, văn thư hệ thống mạng, tiết kiệm thời gian, in ấn, photo trước trình ký Bốn là: Cần phải nâng cao hiểu biết, ý thức Cán quan việc lập nộp lưu hồ sơ thời hạn, bảo quản, sử dụng, tài liệu quan quy cách thời gian giải công việc đem nộp vào kho lưu trữ.Giúp cho công tác nghiệp vụ lưu trữ tốt giữ tình trạng ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động nghiệp vụ tài liệu quan 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường Để nhằm nâng cao hiệu học tập kỹ nghiệp vụ, kính mong trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng tổ chức thêm nhiều đợt thực tập thực tế để chúng em tiếp cận, quan sát học hỏi thêm quan, tổ chức công tác văn thư lưu trữ 25 C KẾT LUẬN Sau hai tháng thực tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng khoảng thời gian ngắn giúp em có nhìn khái qt thực trạng công tác văn thư lưu trữ nay, giúp em hiểu sâu với khối kiến thức mà nhà trường trang bị cho em Cho em thấy rõ vai trò to lớn cơng tác văn thư lưu trữ phát triển đất nước Qua đợt thực tập em nghiêm túc chấp hành quy chế, nội quy, quy định quan, tham gia đầy đủ thực tốt công việc giao, biết lắng nghe tiếp thu nói nói, gây dựng tình cảm, mối đồn kết với anh, chị, cơ, cán quan… Cũng qua em thấy khó khăn thiếu sót thân từ giúp em khắc phục mặt hạn chế để hoàn thiện thân hơn, làm hành trang để bước vào đời Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tất thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức thức vững chắc; tạo điều kiện cho chúng em xã hội, thấy thực tế công tác nghề nghiệp quan nào, qua gieo ươm chúng em niềm tin, hy vọng chinh phục ước mơ tươi sáng Cũng qua báo cáo em xin chân trọng cảm ơn tất Cán Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng tiếp nhận giúp đỡ tận tình giúp cho em hồn thành tốt nhiệm vụ, vượt qua khó khăn ngày vào quan, cho em hiểu cách thực tế kiến thức học giảng đường Do thân nhiều hạn chế việc mắc sai lầm, thiếu sót tránh khỏi em mong nhận đóng góp ý kiến quý báu Cán văn thư lưu trữ nói riêng cán cơng chức Ban dân vận Tỉnh ủy nói chung thầy cô khoa, trường để em bổ sung, khắc phục hạn chế thiếu sót để báo cáo thực tập hồn thiện Một lần em xin chân thành cám ơn ! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 Sinh viên Vi Thị Phượng Vỹ 26 D PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: Bảng thống kê tài liệu trùng thừa BAN DÂN VẬN TỈNH UỶ THỐNG KÊ Tài liệu trùng thừa Phông : Ban Dân vận Tỉnh ủy STT Tác giả tài liệu 01 Tên loại tài liệu Thời gian Số lượng Ghi tài liệu TL(cặp) 10 Ban chấp hành Chỉ thị, nghị 2008 - Trung ương, định,quyết định, 2015 ban Trung ương quy định, thông báo, thông tư, hướng dẫn, công văn 02 Chính phủ, Chỉ thị, nghị định, 2009 - Bộ ngành định, quy 2015 phủ định, thơng tư, 12 hướng dẫn, công văn 03 Tỉnh uỷ, ban Chỉ thị, nghị định, đảng, đồn thể định, thơng tỉnh báo, thông tư, 2010- 2015 29 hướng dẫn, công văn 04 Ban Dân vận Quyết định, 2010 - Tỉnh ủy chương trình, kế 2015 hoạch, thơng báo, báo cáo, hướng 12 dẫn, công văn 05 HĐND, UBND Chỉ thị, định, 2010 - sở ngành chương trình, kế tỉnh 32 2015 hoạch, hướng dẫn, báo cáo, công văn 06 Huyện, thị ủy, Quyết định, thông 2010 - Ban Dân vận báo, chương trình, 2015 huyện thị, kế hoạch, báo cáo, HĐND - UBND công văn 29 phòng ban huyện thị Tổng số 124 cặp Cao Bằng, ngày tháng năm 2017 NGƯỜI THỐNG KÊ Vi Thị Phượng Vỹ PHỤ LỤC 2: Bản thống kê tài liệu lưu trữ tạm thời BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THỐNG KÊ Tài liệu lưu trữ tạm thời Ph ng : Ban Dân vận Tỉnh ủy STT tác giả thời gian tài liệu số lượng TL (cặp) Ban chấp hành trung ương, 2000 - 2015 27 ban trung ương Chính phủ, Bộ ngành 2000 – 2015 19 phủ Tỉnh ủy, ban Đảng, đoàn 2000 – 2015 46 2000 – 2010 42 2000 -2010 18 thể tỉnh HĐND, UBND tỉnh, sở ngành, đoàn thể tỉnh Ban Dân vận huyện, thị ủy; tài liệu huyện, thị ủy, HĐND, UBND, phòng ban thuộc huyện thị Tổng cộng 152 cặp Cao bằng, ngày tháng năm 2017 NGƯỜI THỐNG KÊ Vi Thị Phượng Vỹ Phụ lục : Hình ảnh kho lưu trữ chưa chỉnh lý Hình ảnh Ghi Hình ảnh Hình ảnh Phụ lục 4: Cơ quan mua trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ Phụ lục 5: Hình ảnh phần kho lưu trữ chỉnh lý Phụ lục Danh mục hồ sơ Ban dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng ... Cao Bằng Chương II Khái quát thực trạng công tác lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng Chương III Báo cáo kết thực tập Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng đề xuất, khuyến nghị Dưới... phòng Tỉnh ủy Cao Bằng có quan tâm tới công tác lưu trữ việc thực hoạt động quản lý điều hành hoạt động công tác Lưu trữ tốt 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ - Ban dân vận Tỉnh ủy Thành. .. trách tiếp cơng dân - 01 nhân viên văn thư lưu trữ 11 Chương Thực trạng công tác lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 2.1 Hoạt động quản lý Tài liệu Ban dân vận hình thành tài liệu quan