Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nội dung nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Kết cấu đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 4 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 4 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự 6 1.3 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của phòng hành chính nhân sự 7 Chương 2. KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA PHÒNG 10 HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP VIỆT 10 2.1 Lịch sử hình thành của Công ty Cổ phần Tập Đoàn Công Nghiệp Việt 10 2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 12 2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự 13 2.3.1 Chức năng 13 2.3.2 Nhiệm vụ 14 2.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng hành chính nhân sự 16 2.4.1Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng phòng hành chính nhân sự 16 2.4.2 Chức năng nhiệm vụ của phó Phòng hành chính 18 2.4.3 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên lễ tân 19 2.4.4 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên IT 22 2.4.5 Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên tạp vụ 23 2.4.6 Chức năng nhiệm vụ của nhân viên lái xe 24 2.4.7 Chức năng nhiệm vụ của phó phòng nhân sự 24 2.4.8Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên tuyển dụng và đào tạo 26 2.4.9 năng, nhiệm vụ chuyên viên về lương, bảo hiểm 27 Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP VIỆT 29 3.1 Ưu điểm 29 3.2 Nhược điểm 30 3.3 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự trong công ty 31 3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công việc của phòng hành chính nhân sự 32 3.4.1 Hoàn thiện cơ cấu phòng hành chính nhân sự 32 3.4.2 Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng 32 3.4.3 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC THAM KHẢO 35
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến ThS Lâm Thu Hằng - giảng viên học phần môn Kỹ tổ chức kiểm tra dạy giúp em hồn thành tốt tiểu luận Em xin gửi lời cảm ơn đến anh chị phòng hành tổng hợp Cơng ty Cổ phần tập đồn Cơng Nghiệp Việt tạo điều kiện cho em tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Trong trình khảo sát em nhận giúp đỡ Cơng ty đóng góp ý kiến, giúp em có thêm kiến thức để hồn chỉnh nội dung hình thức Tuy nhiên, trình độ nhiều hạn chế thiếu sót định, mong q thầy đóng góp ý kiến để tiểu luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nội dung nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .2 Kết cấu đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP .4 1.1Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp .4 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng hành nhân 1.3 Chức năng, nhiệm vụ phòng hành nhân Chương KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA PHỊNG 10 HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP VIỆT 10 2.1 Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần Tập Đồn Cơng Nghiệp Việt 10 2.2 Cơ cấu tổ chức công ty .12 2.3 Cơ cấu tổ chức phòng hành nhân .13 2.3.1 Chức 13 2.3.2Nhiệm vụ 14 2.4Chức nhiệm vụ phận phòng hành nhân .16 2.4.1Chức nhiệm vụ quyền hạn Trưởng phòng hành nhân .16 2.4.2 Chức nhiệm vụ phó Phòng hành 18 2.4.3 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên lễ tân 19 2.4.4 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên IT 22 2.4.5 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên tạp vụ 23 2.4.6 Chức nhiệm vụ nhân viên lái xe .24 2.4.7Chức nhiệm vụ phó phòng nhân .24 2.4.8Chức năng, nhiệm vụ nhân viên tuyển dụng đào tạo 26 2.4.9 năng, nhiệm vụ chuyên viên lương, bảo hiểm 27 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP VIỆT 29 3.1 Ưu điểm .29 3.2 Nhược điểm 30 3.3 Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức phòng hành nhân công ty .31 3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng việc phòng hành nhân 32 3.4.1 Hoàn thiện cấu phòng hành nhân .32 3.4.2 Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ phận phòng .32 3.4.3 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC THAM KHẢO 35 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Hành nhân máy giúp việc cho nhà quản lý Phòng hành nhân phòng kết nối phòng ban hỗ trợ phòng ban tất vấn đề phát sinh văn phòng Ngồi việc hỗ trợ phòng tuyển dụng nguồn nhân lực có chất lượng cho cơng ty đảm bảo yếu tố giúp công ty phát triển Yếu tố giúp ta nhận biết tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành cơng hay khơng thành cơng lực lượng nhân nó, người cụ thể với lòng nhiệt tình óc sang tạo Mọi thứ lại như: Máy móc thiết bị, vật chất, cơng nghệ kỹ thuật mua được, học hỏi được, chép được, người khơng thể Vì khẳng định quản lý nhân có vai trò thiết yếu tồn phát triển tổ chức Quản lý nhân chức lực cần có người lãnh đạo, tiêu chí quan trọng đánh giá độ chín chắn trưởng thành người lãnh đạo Bởi vậy, người lãnh đạo cần phải coi trọng công tác quản lý nhân sự, phải giỏi dùng người thật lãnh đạo đắn, người biết nắm cốt lõi công tác lãnh đạo Quản lý nhân điều kiện quan trọng để lãnh đạo có hiệu Có thể liệt kê nhiều việc thuộc chức trách người lãnh đạo, điều quan trọng định dùng người Quyết sách tiền đề quản lý nhân sự, quản lý nhân bảo đảm cho việc thực sách Cán trưởng phòng, tổ trưởng, người dẫn đầu thực sách người lãnh đạo, người triển khai cụ thể việc thực định người lãnh đạo, người xử lý vấn đề nảy sinh thực định Các định người lãnh đạo quán triệt, thi hành chủ yếu thông qua đội ngũ cán cấp; vậy, thiếu vai trò tổ chức, cán khơng thể thực định người lãnh đạo Quản lý nhân nhân tố then chốt thành bại người lãnh đạo Sau có định đúng, cán nhân tố định Điều vạch rõ vị trí, vai trò cơng tác nhân sự, nói rõ nghiệp người lãnh đạo thành, bại liên quan đến việc dùng người Ngay từ thời cổ, việc dùng người nhân tố định hưng vong quốc gia, thành bại nhà quân Chính em chọn chủ đề :” KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP VIỆT” để làm rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn nhân viên phòng hành tổ chức Mục đích nghiên cứu Nhằm tìm hiểu cấu tổ chức phòng hành tổ chức cơng ty cổ phần Tập đồn Cơng Nghiệp Việt tìm hiểu họ phát triển công ty lên tầm cỡ lớn Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Phòng hành nhân cơng ty Cổ phần tập đồn Cơng Nghiệp Việt - Phạm vi nghiên cứu: + Khơng gian: Cơng ty cổ phần tập đồn Công Nghiệp Việt + Thời gian: Nghiên cứu trình làm việc từ năm 2013-2017 Nội dung nghiên cứu Nội dung chủ yếu tìm hiểu cấu tổ chức phòng hành nhân cơng ty số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức phòng Phương pháp nghiên cứu Để có nội dung sâu sắc, phân tích, đánh giá khách quan, đề tài cần sử dụng phương pháp sau: - phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp - Phương pháp thu thập thông tin, nghiên cứu tài liệu Kết cấu đề tài Gồm phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phục lục, nội dung đề tài gồm: Chương 1: Cơ sở lí luận chung cấu tổ chức phòng hành nhân doanh nghiệp Chương 2: Khảo sát đánh giá thực trạng phòng hành nhân cơng ty Cổ phần Tập đồn Cơng Nghiệp Việt Chương 3: Giải pháp hồn thiện cấu tổ chức phòng hành cơng ty Cổ phần Tập đồn Cơng Nghiệp Việt Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp Trong quản trị khơng có máy quản trị coi hoàn hảo hiệu mọ trường hợp Một cấu tổ chức tốt cấu tổ chức có tính linh động cao, thích ứng nhanh nhạy trường hợp Trong tổ chức có phận hành nhân khơng thiết phải có phòng hành nhân Tùy vào quy mơ cơng ty để bố trí vị trí nhân cho hợp lý phát triển tổ chức Trong doanh nghiệp có khơng phận nhân lực Từ công ty start up ban đầu chưa có phòng hành nhân đến sản xuất phát triển, quy mô tăng lên số lượng nhân lực tăng lên, Giám đốc nhà quản lý kiểm soát hết số lượng thành viên công ty điều kiện bắt buộc phải lập phòng hành nhân để quản lý cơng việc điều động hỗ trợ nhân tốt Sau số mơ hình cấu tổ chức cơng ty Đầu tiên loại hình cơng ty nhỏ Với quy mô Giám đốc lo tất việc kể kinh doanh, sản xuất, marketing Loại hình cấu đơn giản quyền lực tập chung người ưu điểm loại hình chi phí thấp, đơn giản, dễ quản lý,nhanh nhạy dễ thích nghi với mơi trường kinh doanh Nhược điểm loại hình khó tuyển dụng nhân sự, chủ doanh nghiệp bị q tải trách nhiệm cơng việc lớn san sẻ cho nhân viên được, điều rủi ro cao quyền định tập chung người GIÁM ĐỐC Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng sản xuất Trưởng phòng kế tốn Cơ cấu tổ chức loại hình cơng ty quy mơ nhỏ Khi doanh nghiệp phát triển mặt số lượng chất lượng phòng hành kiêm ln việc quản trị nhân lực GIÁM ĐỐC Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng hành chính, nhân Phó phòng hành Nhân viên Trưởng phòng kế tốn PHó phòng nhân Nhân viên Nhân viên Cơ cấu tổ chức công ty trung bình Khi cơng ty phát triển lên đến hàng ngàn nhân viên cấu tổ chức cơng ty phân chia riêng biệt Lúc phòng hành chia riêng phòng nhân chia riêng Giám đốc nhân tương đương với giám đốc doanh nghiệp Lúc công ty phân quyền nhiều phận khác Doanh nghiệp không tập chung vào người cách quản lý hiệu TỔNG GIÁM ĐỐC Giám đốc kinh doanh Giám đốc mua hàng Giám đốc tài Giám đốc nhân Giám đốc sản xuất Cơ cấu tổ chức loại hình cơng ty lớn 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng hành nhân Với cơng ty nhỏ phòng hành nhân thường khơng có kế tốn kiêm tất vấn đề nhân hành Phòng hành nhân tách từ cơng ty có quy mơ trung bình cơng ty lớn Sự phát triển nhân lực mối quan hệ phòng ban khơng thể khơng nói đến tầm quan trọng phòng hành nhân Quản lý mặt hành nguồn lực cơng ty giúp cơng ty có quy mơ từ trung bình trở lên đạt hiệu cao việc phát triển cơng ty Hai phận phòng nhân kết hợp nhịp nhàng cánh tay đắc lực cho nhà quản lý tuyển dụng nhân viên xuất sắc Cơ cấu phòng hành nhân sơ đồ hóa sau GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Phó phòng hành Phó phòng nhân Bộ phận it Bộ phận tuyển dụng Bộ phận iso Bộ phận tiền lương Bộ phận lái xe Bộ phận đào tạo phát triển Lễ tân Bộ phận kế hoạch 1.3 Chức năng, nhiệm vụ phòng hành nhân -Quản lý hồ sơ loại tài sản hành văn phòng Cơng ty - Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý sử dụng loại tài sản hành Cơng ty Đơn vị/Bộ phận - Phối hợp với nhà cung cấp, phòng ban chức (tổ chức) việc lắp đặt trang thiết bị văn phòng phục vụ cho cơng việc chung Phối hợp đơn vị bảo trì thực việc bảo trì thường xuyên bảo trì đột xuất trang thiết bị hành văn phòng - Xử lý kịp thời công việc liên quan đến công tác bảo vệ - Thực công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống - Lập định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu Trưởng phòng thực thủ tục liên quan - Thực chấm cơng cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho nhân viên ký tên, chuyển trưởng phòng duyệt, chuyển P.Kế tốn để tính lương cho nhân viên Trong q trình chấm cơng, phát nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý - Quản lý nghỉ phép nhân viên, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo trường hợp nhân viên nghỉ vô kỷ luật (khơng phép) cho trưởng phòng hành nhân - Quản lý nghỉ việc nhân viên, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển trưởng phòng ký, lưu đơn xin nghỉ việc, sau nhận biên bàn giao cơng việc, trình trưởng phòng xem biên bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất nhân viên tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau trưởng phòng xác định phương án trả lương nghỉ việc cho nhân viên, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu hành nhân sự) cho Phòng kế tốn để trả lương - Tiếp nhận loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến phận liên quan Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn - Đánh máy, photocopy, bảo quản văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao - Quản lý tổng đài theo qui định Công ty, cụ thể lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận gọi, chuyển gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho nhân viên Công ty theo yêu cầu - Ghi nhận thông tin khách, nhân viên chuyển thông tin theo yêu cầu Lập sổ thông tin gồm cột: ngày, nội dung, người nhận, kết - Nhận fax chuyển cho phận liên quan Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn - Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký hành tổ chức chuẩn bị cho họp công ty 21 - Lập lịch làm việc Manager hàng tuần, theo dõi thông tin lịch làm việc cho cá nhân có nhu cầu Ghi lịch làm việc Manager lên bảng - Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi tổ chức tiếp khách - Thực cơng việc khác Trưởng phòng phân công 2.4.4 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên IT Phòng IT phòng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc lĩnh vực Công nghệ Thông tin tồn Cơng ty (bao gồm: hệ thống hạ tầng cơng nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, giải pháp công nghệ thơng tin) nhằm tối ưu hóa hệ thống, bảo mật, an toàn liệu Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao Nghiên cứu, đề xuất triển khai xây dựng hệ thống, trì, quản trị, tối ưu hóa hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ, tổng đài, camera, giám sát vào ra, mạng, phần mềm hệ thống v.v ) Chịu trách nhiệm tất vấn đề liên quan đến hoạt động an ninh mạng – truyền thông, mạng Công nghệ thông tin Công ty Kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy định, cấp quyền sử dụng, quy trình kỹ thuật chương trình hệ thống Core banking, an ninh mạng - truyền thông Chịu trách nhiệm tất hoạt động liên quan đến quản trị sở liệu, quản trị hệ thống Core-Banking ứng dụng công nghệ thông tin Công ty, đảm bảo vận hành liên tục hiệu tồn hệ thống cơng nghệ thơng tin Thực việc đánh giá, phân tích định kỳ hiệu hệ thống phần cứng, phần mềm; đề xuất giải pháp để cải tiến, tối ưu hố hiệu hoạt động hệ thống cơng nghệ thông tin Nghiên cứu, thử nghiệm, triển khai dự án, áp dụng công nghệ vào khai thác sản phẩm dịch vụ Công ty chuyển giao sản phẩm dịch vụ hoàn thiện cho khách hàng Thực tư vấn hệ thống công nghệ thông tin cho khách hàng theo đạo Ban điều hành Tiếp nhận yêu cầu xử lý cố trình sử dụng phần mềm, vận hành máy tính, hệ thống phần cứng Thống kê, tổng hợp loại rủi ro, 22 trường hợp lỗi hệ thống công nghệ thơng tin; đề xuất hướng phòng ngừa, xử lý khắc phục Xây dựng quy trình, quy chế, quy định, quản lý thiết bị, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực Phòng; đánh giá hiệu quy trình, quy định thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động Công ty Xây dựng tài liệu sử dụng, đào tạo hướng dẫn sử dụng phầm mềm ứng dụng cho cán bộ, nhân viên Công ty Thực xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc Phòng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt Đề xuất mua sắm, quản lý tài sản cơng nghệ thơng tin tồn Cơng ty Tổ chức máy nhân sự, phân công công việc Phòng để hồn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach cơng việc phòng/ban phê duyệt thời kỳ Thực báo cáo nội theo Quy định Công ty báo cáo khác theo yêu cầu Ban điều hành Thực nhiệm vụ khác theo đạo Ban điều hành phân công 2.4.5 Chức năng, nhiệm vụ nhân viên tạp vụ -Thực công việc vệ sinh khu vực phân công, đảm bảo môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, gọn gàng -Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán quản lý/ lãnh đạo Trung tâm -Phối hợp với phận tiếp tân để nắm lịch sử dụng phòng họp đơn vị để vệ sinh phòng họp chuẩn bị nước uống kịp thời cho họp -Bảo quản sử dụng tiết kiệm, hợp lý công cụ dụng cụ vật dụng vệ sinh cấp phát -Báo cáo kịp thời cho cấp quản lý phát nhân viên để quên tài sản sau sử dụng phòng họp sau rời vị trí làm việc -Thực u cầu cơng việc khác từ phó phòng hành -Báo cáo phát sinh đột xuất tình hình vệ sinh khu vực phân công cho cấp quản lý 23 2.4.6 Chức nhiệm vụ nhân viên lái xe - Chịu trách nhiệm hỗ trợ lái xe cho Tổng Giám Đốc - Hỗ trợ nhân viên kinh doanh việc công tác - Làm báo cáo tiền xăng, phí tháng - Làm công việc khác đạo trưởng phòng hành Giám đốc 2.4.7 Chức nhiệm vụ phó phòng nhân - Quản lý tồn cơng tác tuyển dụng nhân +Lập kế hoạch chiến lược nhân vào tháng 01 tháng 06 hàng năm theo báo cáo tổng thể tình hình thực trạng nhân định hướng phát triển Công ty; +Kế hoạch chiến lược nhân phải bao gồm yếu tố sau: – Dự báo tình hình nhân sự; – Kế hoạch thu hút lực lượng nhân sự; – Kế hoạch phát triển nhân viên; – Kế hoạch động viên tạo động lực làm việc cho nhân viên; – Kế hoạch trì nguồn nhân lực; – Kế hoạch thay đổi chiến lược nhân sự; – Kế hoạch đánh giá hiệu công việc nhân viên; -Quản lý danh mục kênh tuyển dụng thường sử dụng phù hợp với nhóm đối tượng cần tuyển dụng; -Xem xét đánh giá hiệu kênh tuyển dụng làm sở cho lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết; - Xác định mức độ khả thu hút nhân lực thị trường để có sách thu hút nhân phù hợp; - Lập kế hoạch ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng trình Giám đốc phê duyệt; - Xây dựng kế hoạch cho đợt tuyển dụng tổ chức hướng dẫn, giám sát, thực hiện, kế hoạch tuyển dụng phê duyệt; - Tham gia vào trình kiểm tra vấn nhân viên cấp quản 24 lý Nhân viên phận văn phòng Cơng ty; - Phối hợp Trưởng phận đề kiểm tra chấm điểm kiểm tra đánh giá lực ứng viên; -Quản lý nguồn nhân lực dự trữ cho Công ty bao gồm nguồn ứng viên bên thăng tiến nội bộ; - Hỗ trợ thực hoạt động đào tạo tái đào tạo - Phối hợp Trưởng phòng Đào tạo việc xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động đào tạo hội nhập phát triển nguồn nhân lực; - Tiến hành hoạt động hướng dẫn Trưởng phận nhân viên tồn Cơng ty thực sách nhân mới; -Quản lý giám sát hoạt động nhân tồn Cơng ty - Giám sát việc thực thủ tục tiếp nhận, ký kết, gia hạn chẩm dứt hợp đồng lao động với nhân viên; - Giám sát xây dựng chương trình, biện pháp hòa nhập theo dõi q trình hồ nhập nhân viên; Giám sát cơng tác quản lý cập nhật hồ sơ nhân viên, q trình cơng tác (hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, lương, cấp bậc, trình điều động, khen thưởng, kỷ luật…) nhân viên tồn Cơng ty; -Kiểm tra, ký nháy giấy tờ (hợp đồng, định tiếp nhận, định điều chuyển, bổ nhiệm, định lương, định sách nhân sự, bảng chấm công, đơn nghỉ phép…) liên quan đến hoạt động quản lý nhân trước trình Giám đốc phê duyệt; -Xây dựng thực lộ trình lương thưởng (xây dựng quản lý hệ thống thang bảng lương, quỹ lương, quy trình tăng lương…) cho nhân viên tồn Cơng ty; - Xây dựng giám sát thực quy trình liên quan đến lương thưởng (xây dựng quản lý hệ thống thang bảng lương, quỹ lương, quy trình tăng lương…) cho nhân viên tồn Cơng ty; -Giám sát việc thực chế độ, sách bảo hiểm xã hội cho nhân viên tồn Cơng ty; 25 - Điều động, bố trí, bổ nhiệm nhân theo yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty; -Xây dựng, quản lý, tổ chức thực sách nhân cho nhân viên theo quy định Công ty -Xây dựng, đề xuất thay đổi sách, chế độ, phúc lợi cho nhân viên Công ty theo quy định Bộ luật lao động Pháp luật hành; - Xây dựng quy trình, hướng dẫn để triển khai thực sách nhân quy định Sổ tay nhân viên tài liệu liên quan đến sách nhân khác Cơng ty; -Theo dõi, đánh giá định kỳ hàng quý báo cáo Giám đốc kết việc thực sách nhân cho nhân viên theo quy định Công ty; -Xây dựng triển khai văn hố Cơng ty - Xây dựng kế hoạch triển khai nội dung cụ thể vấn đề văn hóa Cơng ty tùy thuộc vào giai đoạn phát triển Công ty; - Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn thực chi tiết hoạt động văn hố Cơng ty theo kế hoạch duyệt; - Làm cầu nối lãnh đạo Cơng ty tồn thể nhân viên; 2.4.8Chức năng, nhiệm vụ nhân viên tuyển dụng đào tạo - Lên kế hoạch tuyển dụng : phương pháp tuyển dụng qua kênh báo cáo kết tuyển dụng hoàn thành - Lập bảng biểu chức nhiệm vụ phận để tuyển dụng phù hợp - Với đội ngũ sản xuất xưởng phải gửi công văn đến trường tổ chức hội thảo hội nghị đưa sách thu hút nguồn nhân lực - Trình bày kế hoạch tuyển dụng báo cáo lên cấp - Tất nhân viên phải đào tạo lại từ đầu đào tạo kĩ nội quy công ty - Cử nhân viên học lớ cơng ty tổ chức để hồn thành cơng việc cách có hiệu 26 2.4.9 năng, nhiệm vụ chuyên viên lương, bảo hiểm - Nắm bắt rõ luật bảo hiểm theo quy định nhà nước doanh nghiệp - Chịu trách nhiệm chế độ, quyền lợi, thưởng – phạt… nhân viên Công ty - Hỗ trợ kịp thời đưa phương hướng chun nghiệp góc nhìn C&B Provide timely and professional advice to the management in aspects of C&B -Xây dựng cập nhật quy định công ty, phù hợp với yêu cầu kinh doanh mã Lao động -Hỗ trợ để tiến hành đánh giá hiệu suất cuối năm theo dõi đánh giá hàng năm cho tất nhân viên -Duy trì mối quan hệ tốt với bên nội bên ngồi thơng qua giao tiếp chun nghiệp -Chịu trách nhiệm thực biên chế hàng tháng trợ cấp việc cho tất nhân viên công ty -Chịu trách nhiệm thực bảo hiệm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế cho người nước -Thực yêu cầu bồi thường lợi ích cho nhân viên nghỉ ốm, nghỉ phép chăm sóc con, nghỉ thai sản lợi ích có - Thực báo cáo thuế hàng tháng, toán thuế thu nhập cá nhân -Thực thủ tục thẻ bảo hiểm y tế sổ bảo hiểm xã hội ban hành, thực tất tháng, quý, báo cáo hàng năm - Thực làm hợp đồng & định cho nhân viên Công ty - Duy trì hồ sơ lập báo cáo thống kê liên quan đến liệu liên quan đến nhân hợp đồng lao động, Quyết định thuyên chuyển, hiệu suất; - Phối hợp với phòng ban cơng ty, đặc biệt là, làm việc hợp tác chặt chẽ với Sở Tài Vụ Pháp chế để đối phó với C & B vấn đề pháp lý xã hội - Làm việc quan hệ đối tác với Dịch vụ Lao động xã hội Cơng 27 đồn, quyền địa phương, quan chuyên môn khảo sát tiền lương, bảo hiểm TIỂU KẾT Trong phần chương em trình bày lịch sử hình thành phát triển cơng ty Phân tích chức nhiệm phận phòng bao gồm : phận nhân sự, phận hành chính, có phận nhỏ IT, lễ tân, lái xe, tạp vụ, tuyển dụng, lương- bảo hiểm 28 Chương GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP VIỆT 3.1 Ưu điểm Cơng ty Cổ Tập đồn Cơng nghiệp Việt hoạt động thị trường gần 10 năm ngày khẳng định thương hiệu uy tín - chất lượng - giá cạnh tranh Công nghiệp Việt hoạt động đa ngành nghề lĩnh vực công nghiệp, từ thương mại đến sản xuất, gia cơng - chế tạo máy móc, thiết bị phục vụ cho dây chuyền sản xuất thiết kế, xây lắp nhà xưởng sản xuất Cơng nghiệp Việt có văn phòng chính, xưởng sản xuất Hà Nội, văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng Vũng Tàu Trong xu hội nhập kinh tế tồn cầu ngày nay, Cơng ty cổ phần Tập đồn Cơng nghiệp Việt cố gắng khơng ngừng để vươn xa thị trường quốc tế Sự phát triển công ty đồng nghĩa với việc phát triển đội ngũ nhân viên Công ty dần hoàn thiện cấu tổ chức cách hợp lý, hiệu đảm bảo chế độ ngộ cho nhân viên khối cơng nhân cơng ty Phòng giúp việc trực tiếp cho Ban giám đốc việc quản lý nhân viên tất phòng phòng hành nhân hồn thiện tất mặt nhân - Giúp việc cho trưởng phòng ban Giám đốc phó phòng phụ trách hành phụ trách nhân đảm bảo việc nề nếp công ty, đảm bảo chế độ đãi ngộ với nhân viên công ty - Đội ngũ giúp việc Tổ Lái xe hỗ trợ nhân viên kinh doanh, mua hàng , dự án cơng trình đảm bảo tiến độ cơng việc - Đội ngũ tạp vụ hồn thành việc dọn vệ sinh đảm bảo môi trường xanh cho tất phòng ban - Độ ngũ IT đảm bảo hệ thống mạng đảm bảo tất máy ln hoạt động bình thường, hỗ trợ tất người không để xảy tình trạng nhân viên phòng khơng có máy để sử dụng - Nhân viên lễ tân niềm nở, đại diện cho mặt công ty thực tốt 29 chức nhiệm vụ giao - Cán tuyển dụng hồn thiện cơng tác tuyển dụng, bổ sung vị trí thiếu đáp ứng hồn thành cơng việc - Cán phụ trách lương bảo hiểm hoàn thành việc làm lương trả lương vào mùng hàng tháng Các chế độ thai sản, chế độ nghỉ phép, chế độ bảo hiểm thành viên đảm bảo chặt chẽ Đảm bảo tất nhân viên cấp làm việc hiệu trưởng phòng đóng vai trò quan trọng Hiện người giữ chức trưởng phòng hành nhân bà Nguyễn Thị Ngoan Trưởng phòng cánh tay đắc lực giám đốc tất lĩnh vực liên quan đến quyền lợi đảm bảo tính thống mặt nhân , đánh giá tất nhân công ty văn phòng Trưởng phòng đạo thực đánh giá tất nhân viên phòng xem thực chức có khơng, đề xuất thưởng phạt với thành viên Đối với phòng ban chức có liên quan phòng mua hàng, phòng kế tốn, phòng dự án, phòng kinh doanh, phòng kiểm sốt chất lượng, khối sản xuất, chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh Vũng Tàu, chi nhánh Đà Nẵng giao việc đánh giá cho trưởng tất phòng ban nhận lại kết để điều chỉnh gửi lên cho Giám đốc định Về mặt tổng thể cấu tổ chức phòng hành nhân đảm bảo hoàn thiện tất mặt.Từng thành viên phòng có trách nhiệm với cơng việc Giúp đỡ tất nhân viên phòng ban khác đảm bảo tiến độ cơng việc 3.2 Nhược điểm Ngồi ưu điểm phòng hành có nhược điểm mắc phải đáng kể công tác quản lý đặc biệt số nội dung sau - Thủ tục giấy tờ công ty nhiều phải trải qua nhiều khâu trung gian xin chữ kí dấu - Đội ngũ nhân viên lái xe chưa động việc thay đổi hỗ trợ 30 nhân viên kinh doanh có nhiều khiếu kiện phòng gửi lên phòng hành - Một số nhân viên phòng chưa thực hiểu dẫn đến cơng việc có chút hiểu lầm công việc - Nhân viên lễ tân đảm nhiệm nhiều việc dẫn đến chồng chéo công việc nhiều lúc dẫn đến bế tắc phải làm nhiều việc khơng liên quan đến chức - Nhân viên IT cơng việc q làm khơng đảm bảo cơng việc giao 3.3 Giải pháp hồn thiện cấu tổ chức phòng hành nhân cơng ty Trưởng phòng hành nhân cần phân bố lại chức năng, nhiệm vụ cần đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ thành viên văn phòng Đánh giá xếp lại đội ngũ nhân viên để phù hợp với công việc giao tránh chồng chéo Riêng phận lái xe cần xếp lại nhân hợp lý, cơng tác tỉnh phân bố lại cho quãng đường họ đảm bảo tính thống khơng gây hiểu lầm q trình làm việc Giao cụ thể cơng việc cho nhân viên hành lễ tân Cơng việc q nhiều có đơi làm việc khơng liên quan đến chức dẫn đến cơng việc bị chồng chéo, cần bóc tách việc cụ thể để phối hợp nhịp nhàng Cần tuyển thêm nhân phân công chưa thấy hợp lý Đào thải nhân viên thực không làm việc cơng việc giao Tránh tình trạng người nhà cơng việc bị ùn tắc khơng có hướng giải Cho nhân viên tự đánh giá chất lượng công việc theo thang điểm 100 sau trưởng phòng người quan sát thành viên phòng đánh giá có khơng để khen thưởng phạt với nhiệm vụ họ giao Kiểm soát chặt chẽ việc thực 5S công ty Nhắc nhở triệt để 31 phòng ban khác thực vệ sinh phòng làm việc vệ sinh chỗ ngồi khơng để phải đến kiểm tra bắt đầu làm Việc giao cho phó phòng hành có tiếng nói giao cho lễ tân Cần giao thêm nhiệm vụ cho nhân viên IT cơng việc nhân viên IT thời gian nhàn rỗi nhiều Trong công việc thành viên khác phòng phải làm nhiều nhân viên IT làm việc có nửa thời gian so với quy định Tóm lại phòng cần phải hồn thiện cơng tác , phân rõ chức năng, nhiệm vụ thành viên phòng phận hành chính, phát huy ưu điểm hoàn thiện máy cấu đáp ứng yêu cầu công việc ngày nhiều công ty 3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng việc phòng hành nhân 3.4.1 Hồn thiện cấu phòng hành nhân Cơng ty cơng ty Tập đồn số lượng nhân viên cơng ty nhiều cơng việc phòng hành nhân từ tăng lên Nhân tăng lên việc kiểm soát phải chặt chẽ để đảm bảo chất lượng nhân Ban giám đốc nên bổ sung thêm nhân kiểm tra chất lượng nhân phòng ban, đánh giá theo quy chuẩn định góp phần nâng cao chất lượng cơng việc 3.4.2 Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ phận phòng Trưởng phòng hành nhân cần đưa bảng biểu công việc cụ thể thành viên phòng cần làm tránh chồng chéo Bộ phận hành cần có cơng việc cụ thể phân phối để tránh việc người làm nhiều người làm Cơ cấu tổ chức công ty tổ chức theo chiều dọc, tất nhân viên phòng phải báo cáo lên cấp trên, cấp theo cấp bậc Trưởng phòng cần yêu cầu thực nghiêm túc việc báo cáo đánh vào thi đua phòng có nhân viên không thực Điều coi nhiệm vụ bắt buộc để quản lý nắm tình hình khơng có mặt cơng ty 32 3.4.3 Hồn thiện tổ chức nơi làm việc Hiện phòng hành chưa tập chung tất thành viên phòng Nhân viên IT chưa có chỗ ngồi ổn định nên lung tung khơng thể làm cơng việc phòng ban cần người hỗ trợ Cơ sở vật chất cần bổ sung thêm máy tính cho phận IT đề xuất kiến nghị lên Ban Giám đốc bổ sung xanh nhiều phòng làm việc tạo khơng khí thoải mái đến công ty Phải xếp lại giấy tờ hồ sơ ứng viên đến xin việc mà không trúng tuyển Khu vực nhân viên tuyển dụng chưa gọn gàng nhỏ cần mở rộng không gian làm việc để thuận lợi công tác tuyển dụng công ty TIỂU KẾT Trong chương em trình bày ưu nhược điểm máy phòng hành nhân đồng thời đưa giải pháp nhằm nâng cao, hồn thiện máy cơng ty Cổ phần Tập đồn Cơng Nghiệp Việt Mong với góp ý cơng ty ngày vững mạnh thị trường 33 KẾT LUẬN Tổ chức máy vấn đề cấp bách Nó định thành cơng thương trường Vì làm tốt cơng tác quản lý hồn thiện cấu tổ chức tạo lên sức mạnh tổng thể doanh nghiệp Sau thời gian làm việc tìm hiểu cơng ty Cổ phần Tập đồn Cơng Nghiệp Việt em hoàn thành tiểu luận với chủ đề :” KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP VIỆT” với hy vọng góp phần nâng cao hiệu hoạt động phòng hành nhân nơi em làm việc kiện tồn máy tổ chức cơng ty Mỗi cơng ty có những ưu nhược điểm định bước hoàn thiện cấu tổ chức nhân góp phần đưa cơng ty lên trở thành công ty hàng đầu chất lượng nguồn nhân lực thời gian gần 34 DANH MỤC THAM KHẢO Giáo trình Quản trị nhân lực Chủ biên: PGS.PTS Phạm Đức Thành – ĐHKTQD- NXB Thống Kê - 1998 Quản trị nhân Nguyễn Hữu Thân- NXB Thống Kê — 1998 Nhân chìa khóa thành cơng Nguyễn Quang Tuệ- NXB TP HỒ Chí Minh — 2000 Sổ tay người quản lý Nguyễn Quang Tuệ- NXB TP HỒ Chí Minh - 2000 5.Sổ tay tài liệu nhân cơng ty Cổ phần tập đồn Cơng Nghiệp Việt từ 20132017 35 ... SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP .4 1.1Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp .4 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng hành nhân 1.3 Chức năng, ... CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP VIỆT” để làm rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn nhân viên phòng hành tổ chức Mục đích nghiên cứu Nhằm tìm hiểu cấu tổ chức. .. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp Trong quản trị khơng có máy quản trị coi hoàn hảo hiệu mọ trường hợp Một cấu tổ chức