XÂY DỰNG HỆ THỐNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC TẠI MIS TRÊN QUAN ĐIỂM KHOA HỌC OB VỀ ĐỘNG VIÊN KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN LÀM VIỆC I Giới thiệu chung công ty Cổ phần Misskhue: Công ty Cổ phần Misskhue – Misskhue Joint Stock Comparny thành lập năm 2006 Dựa tảng sẵn có cộng với sát nhập phát triển mới, hệ thống nhượng quyền đa thương hiệu công ty cổ phần MissKhue bao gồm thương hiệu kinh doanh, hoạt động lĩnh vực, ngành nghề khác trực thuộc quyền quản lý chung công ty mẹ, thể hệ thống trung tâm là: Hệ thống thời trang dịch vụ cưới MissKhue Bridal, Hệ thống đào tạo nghề MissKhue Edu, Hệ thống phân phối mỹ phẩm MissKhue Cosmetic Trung tâm tư vấn giải pháp truyền thông xây dựng thương hiệu C.I.T • Trụ sở tại: 24 Nguyễn Đình Chiểu, HBT, Hà Nội Website: www.misskhue.com • Cổ đông sáng lập : Các cá nhân doanh nhân • Vốn điều lệ : tỷ VND GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My • Về nhân : Đến Misskhue JSC có 120 nhân viên thợ lành nghề Tất qua đào tạo huấn luyện • Mạng lưới hoạt động : Hiện nay, Misskhue có tất Chi nhánh đặt Hà Nội TP Hồ Chí Minh, xưởng sản xuất đặt Hà Nội Huế Các đối tác:  Bộ Kế hoạch Đầu tư  Học viện Ngân hàng  Học viện Hành Quốc gia  Đại học Thương Mại  Công ty Cổ phần BIZMEDIA  Công ty TNHH Đầu tư Quảng cáo Cat Tien Sa  Công ty Thiên Ngân Galaxy  Công ty cổ phần FPT Software  Công ty MegaStar Media  Báo điện tử VnMedia - Tập đồn Bưu Chính Viễn Thơng  Báo điện tử Vietnamnet – Công ty Cổ phần truyền thông Việt Nam… Mục tiêu: Mục tiêu hoạt động Công ty mang lại lợi nhuận cao cho Cổ đông; huy động, phát triển nguồn vốn; sử dụng vốn có hiệu sản xuất kinh doanh, tạo việc làm thu nhập ổn định cho người lao động, làm tròn nghĩa vụ Nhà nước GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My Tầm nhìn: Trở thành top 10 công ty tổ chức kiện Việt Nam, top 10 doanh nghiệp sản xuất thời trang cao cấp khu vực phía Bắc trở thành trung tâm đào tạo nghề có uy tín vào năm 2015 Sứ mệnh: • Sứ mệnh khách hàng: Vượt trội cung cấp giải pháp sáng tạo nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng • Sứ mệnh với nhân viên, nội bộ: Xây dựng văn hóa cởi mở, tinh thần doanh nhân môi trường làm việc hiệu • Sứ mệnh với cổ động: Đem lại giá trị bền vững hấp dẫn cho cổ đơng • Sứ mệnh với xã hội, cộng đồng: Đóng góp tích cực vào phát triển cộng đồng thơng qua hình thức hướng nghiệp cho người lao động Giá trị cốt lõi:  Chuyên nghiệp;  Sáng tạo;  Sẻ chia;  Thân thiện;  Đoàn kết II Phân tích vấn đề: Lý thuyết động lực làm việc: Trong tổ chức, doanh nghiệp yếu tố định thành công làm việc nhân viên tổ chức Sự làm việc cá nhân kết hợp lực mong muốn họ để làm cơng việc Do đó, động lực yếu tố quan trọng kích thích tiềm năng, nỗ lực làm việc GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My nhân viên Sự khích lệ tổ chức cá nhân khác nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực nhân viên, mối quan hệ xã hội chìa khóa thành cơng ln cách kích thích người khác Động lực mong muốn cố gắng đạt mục tiêu công ty thỏa mãn nhu cầu cá nhân Một người kích thích có cố gắng để hồn thành cơng việc người khơng kích thích Động lực mong muốn làm gì, đâu, điều xác định khả thỏa mãn nhu cầu cho cá nhân Tuy nhiên cá nhân phải tổ chức định họ thỏa mãn nhu cầu cá nhân tổ chức (công ty) đạt mục tiêu Do đó, động lực cá nhân ln gắn với mục tiêu công ty Động lực xuất phát từ việc cố gắng thỏa mãn nhu cầu chưa đáp ứng (khi thỏa mãn nhu cầu khơng động lực) q trình thúc đẩy động lực Thành phần động lực gồm: Sự cố gắng cá nhân, mục tiêu cơng ty nhu cầu cá nhân Q trình thúc đẩy động lực nhân viên bắt đầu với nhu cầu không thỏa mãn Những nhu cầu không thỏa mãn trạng thái thiếu thốn, bạn muốn mà khơng đạt nên gây ức chế Sự ức chế có hai dạng có chức khơng chức Ức chế chức ức chế tích cực, làm cho nhân viên hướng vào việc thực công việc Ức chế không chức ức chế tiêu cực, dẫn đến vấn đề tâm lý cho nhân viên giảm cố gắng nhân viên Từ ức chế chức năng, nhân viên có cố gắng phù hợp, tập trung thực công việc để đạt kết họ Mối liên hệ cố gắng q trình thực cơng việc khả tăng cường nỗ lực để đạt GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My thành công công việc Khi có cố gắng họ đạt hiệu cao công việc Tuy nhiên, cố gắng nhiều lần mà khơng đạt kết ức chế chức ban đầu chuyển thành ức chế không chức gây hại đến tâm lý nhân viên Do đó, cơng việc nhân viên phải rõ ràng, việc bố trí cơng việc phải khoa học, phù hợp với lực phải có hỗ trợ đầy đủ, đào tạo hướng dẫn để cố găng nhân viên đạt kết Khi thực cơng việc, nhân viên hướng đến việc hồn thành cơng việc Khi việc hồn thành cơng việc nhân viên với mục tiêu công ty kết hợp thành thúc đẩy động lực làm việc nhân viên Khi đó, việc nhân viên hồn thành công việc dẫn đến mục tiêu công ty đạt Do đó, cơng ty phải có mục tiêu rõ ràng, có kế hoạch thực mục tiêu cụ thể đảm bảo nhân viên biết rõ chúng Qua nhân viên biết ý nghĩa cơng việc họ hiểu rõ công ty mong đợi họ họ phải để đạt mục tiêu công ty Mỗi cá nhân có mục tiêu chúng liên hệ chặt chẽ với mục tiêu công ty Khi mục tiêu cơng ty thực nhân viên thưởng cho việc làm tương ứng với kết đóng góp họ Phần thưởng thỏa mãn cho nhân viên Mục tiêu phần thưởng cá nhân thường lại khác cơng ty có hệ thống khen thưởng chung cho toàn nhân viên Do vậy, phải hòa hợp hệ thống với mục tiêu cá nhân Ở giai đoạn nào, nhà lãnh đạo người quản lý nhận thực tậm quan trọng động lực tìm cách khác để thúc đẩy động lực: Lý thuyết “X” cổ điển GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My Lý thuyết “X” giả định rằng, người lười biếng không đáng tin cậy Con người khơng có tham vọng, khơng đưa sáng kiến tìm cách né tránh trách nhiệm Tất người muốn an tồn cho thân, khơng phải làm điều Do vậy, người cần thúc đẩy tiền lương, thưởng, cần bị ép buộc, bị cảnh cáo bị phạt Các nhà quản lý tôn sùng thuyết “X” có hai cơng cụ tạo động lực: gậy củ cà rốt Lý thuyết “Y” Hoàn toàn trái ngược với thuyết “X”, McGregor lại tin người ln mong muốn học hỏi hành vi thuộc chất nhân loại, nhờ đó, họ tự xây dựng tính kỷ luật tự phát triển Con người không coi trọng phần thưởng thể tiền bạc mà coi trọng quyền tự đương đầu với khó khăn thách thức Cơng việc người quản lý tạo điều kiện cho ước nguyện tự phát triển hướng chúng vào nhu cầu chung tổ chức hiệu suất tối đa Do đó, mục tiêu người quản lý người bị quản lý đáp ứng với chân thành tiềm lớn khai thác Như vậy, theo thuyết X, người bị thúc đẩy tiền bạc, bổng lộc đe doạ trừng phạt Còn theo thuyết Y, để tạo động lực cho người lao động, cần phải biết cách khơi dậy tiềm họ Những người có động hợp lý đạt mục đích riêng họ tốt cách hướng cố gắng họ vào việc hồn thành mục đích tổ chức Thuyết kỳ vọng GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My Thuyết kỳ vọng cho cá nhân hành động theo cách định dựa mong đợi kết hay hấp dẫn kết với cá nhân Mơ hình thuyết kỳ vọng sau: Hấp lực x Mong đợi x Phương tiện = Sự động viên Hấp lực: hiểu sức hấp dẫn mục tiêu Đây phần thưởng nhân viên nhận họ hoàn thành tốt nhiệm vụ Mong đợi: niềm tin nhân viên nỗ lực làm việc nhiệm vụ hoàn thành Phương tiện: niềm tin nhân viên họ nhận đền đáp hoàn thành nhiệm vụ Thành ba yếu tố động viên Đây nguồn sức mạnh mà nhà lãnh đạo sử dụng để chèo lái tập thể hoàn thành mục tiêu đề Điều cốt lõi thuyết hiểu mục tiêu cá nhân mối quan hệ nỗ lực thành tích, thành tích phần thưởng cuối phần thưởng thoả mãn mục tiêu cá nhân Nó nhấn mạnh đánh đổi hay phần thưởng Kết nhà quản trị phải tin phần thưởng tổ chức đưa phải phù hợp mong muốn cá nhân Thuyết kỳ vọng khơng có ngun tắc chung để giải thích điều động lực cho cá nhân nhà quản trị phải hiểu nhân GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My viên xem kết hấp dẫn không hấp dẫn Sau cùng, nhà quản trị phải thưởng cho nhân Sự cần thiết việc tạo động lực Misskhue.JSC: Con người người yêú tố quan trọng giúp Misskhue thực mục tiêu Chỉ tập hợp người tài năng, nhiệt huyết sáng tạo, ln sẵn sàng gắn bó với Misskhue cơng ty thực mục tiêu Đặc biệt, với mong muốn trở thành công ty hàng đầu, Misskhue gặp vơ vàn khó khăn, thách thức Điều đòi hỏi cá nhân Misskhue phải nỗ lực Trong mơi trường kinh doanh giàu tính cạnh tranh, u cầu đòi hỏi đội ngũ nhân gây nên sức ép với nhân viên công ty Hiểu điều này, ban lãnh đạo Misskhue nhận thấy việc khuyến khích hỗ trợ nhân viên làm việc thực quan trọng cấp thiết Misskhue Sự khuyến khích, tạo động lực làm việc cho nhân viên công ty khẳng định giá trị cốt lõi Đó sẻ chia cá nhân với cá nhân, cá nhân với cơng ty hình thức làm việc chun nghiệp Do đó, yếu tố then chốt Misskhue cần phải thực việc đổi mơ hình quản lý cá nhân, nhóm làm việc theo hướng động việc khuyến khích nhân viên, nâng cao động lực làm việc Đặc thù hoạt động kinh doanh kiến cho cạnh tranh giá cả, sản phẩm ngành thời trang truyền thông diễn vô gay gắt Do vậy, để cạnh tranh thị trường, đứng vững phát triển chiến lược cạnh tranh tối ưu dịch vụ khách hàng Việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng đòi hỏi khơng quy trình làm việc, trang thiết bị sở vật GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My chất, cơng nghệ mà đòi hỏi trình độ nỗ lực nhân viên Chỉ nhân viên có tinh thần thái độ làm việc, làm việc có động lực trì chất lượng dịch vụ Đặc biệt chất lượng dịch vụ để khẳng định cần thời gian dài, liên tục trì khơng thể thị trường ghi nhận Trong việc trì chất lượng dịch vụ cần phải trọng đến yếu tố quy trình, cơng nghệ, sở vật chất người Trong đó, quy trình, cơng nghệ, sở vật chất mang tính ổn định Nhưng người với nhu cầu khơng giống Họ thường xun phải khuyến khích trì động lực làm việc Với lý trên, việc thực dự án khuyến khích động viên, nâng cao nỗ lực làm việc nhân viên việc làm cấp thiết III Giải pháp: Các giải pháp đề xuất: Việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên thực công việc khó định đến thành cơng hay không công ty Qua lý thuyết nghiên cứu động lực làm việc đưa số gợi ý để áp dụng việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên: - Xác định khác lực trình độ nhu cầu cá nhân Qua bố trí cơng việc, sử dụng biện pháp khích lệ phù hợp; Ví dụ: Người có trình độ thấp người quản lý phải để ý quan tâm, động viên giao tiếp nhiều hơn, không cần giám sát chặt họ đào tạo tốt - Tuyển dụng nhân viên phù hợp với công việc, với môi trường văn hóa doanh nghiệp Nếu khơng phù hợp dù họ có cố gắng khơng đạt GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My kết cao, bị stress xung đột văn hóa dẫn đến triệt tiêu động lực làm việc; - Thiết lập mục tiêu đạt Nhân viên thường làm việc tốt cơng việc có thử thách phải thử thách đạt Những mục tiêu đặc biệt khó khăn cần có hướng dẫn; Nếu thử thách cao không đạt dẫn đến việc dần động lực làm việc; - Cá nhân hóa khen thưởng theo nhu cầu khác cá nhân công ty để thỏa mãn tốt nhu cầu cá nhân; Ví dụ: Người có trình độ cao cần phân công ủy quyền nhiều hơn, thử thách, giao trách nhiệm…; Người có nhu cầu thăng tiến phần thưởng việc bổ nhiệm, người có nhu cầu cao tiền phần thưởng tăng lương, thưởng tiền - Khen thưởng yếu tố quan trọng để tạo động lực cho nhân viên Mỗi phần thưởng phải vào kết đạt công việc, khen thưởng theo hiệu công việc Hệ thống khen thưởng phải công bằng, phù hợp với cố gắng nhân viên; - Tiền lý để cá nhân làm việc Do khơng thể bỏ qua yếu tố việc tạo động lực cho nhân viên Tuy nhiên, tiền yếu tố thúc đẩy riêng biệt sử dụng không hợp lý phản tác dụng Bài học kinh nghiệm: Hiện tại, hệ thống JD Misskhue dạng sơ khai Các quy định đơn lẻ, chưa lập thành hệ thống chi tiết cho cơng việc, vị trí cụ thể cơng ty Misskhue bước đầu xây dựng tiêu chí, điều kiện cụ thể trình độ, kinh nghiệm, kỹ cho vị trí cơng việc Và GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My 10 chưa có hệ thống đánh giá hiệu làm việc KPI Việc dẫn đến hệ quả: • Cơng tác tuyển dụng gặp nhiều hạn chế Kéo theo tình trạng cơng ty khoảng thời gian dài để đào tạo lại nhân • Bố trí cơng việc chưa đều, chồng chéo dẫn đến xúc nhân viên Điều khiến cho tiến độ công việc chậm trễ, nhân viên chán nản, động lực làm việc • Nhân viên vị trí khơng xác định cơng việc cụ thể phải làm, vị trí ý nghĩa trách nhiệm cơng việc Chúng ta thấy rõ mối quan hệ công việc cá nhân mục tiêu cơng ty, cá nhân khơng rõ cơng việc khơng có động lực hồn thành khơng có điều kiện hồn thành cơng việc dẫn đến mục tiêu Misskhue bị ảnh hưởng • Với cơng việc mơ tả cụ thể vị trí làm việc, người quản lý Misskhue dễ dàng đưa mục tiêu, kế hoạch cụ thể cho nhân viên theo hướng mục tiêu, kế hoạch có thách thức đảm bảo thực để tạo động lực cho nhân viên làm việc Do tính người có thách thức có động lực, cố gắng, tập trung cao • Khơng có để đánh giá kết làm việc nhân viên cơng việc khơng mơ tả chi tiết, nhân viên lãnh đạo công việc giao cụ thể phải làm gì, với ai, • Khơng có sở thống nhất, khoa học để đánh giá kết làm việc nhân viên Dẫn đến đánh giá nhân viên sai lệch, không công Chúng ta biết hệ thống khen thưởng, sách tiền lương (tăng, giảm lương), sách đề bạt… sách quan trọng GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My 11 công cụ tạo động lực cho nhân viên Hệ thống phải đảm bảo công phù hợp với cố gắng nhân viên Nhưng áp dụng sách này, Misskhue phải dựa vào kết đánh giá nhân viên định kỳ hàng quý hàng năm Nếu kết đánh giá nhân viên khơng xác, tất hệ thống khen thưởng, sách lương, bổ nhiệm tác dụng Việc hồn tồn khăc phục hệ thống KPI • Khi xây dựng hệ thống KPI, người quản lý thân nhân viên Misskhue định kỳ tự đánh giá mức độ hồn thành, hiệu cơng việc Từ nhân viên biết phải cố gắng để đạt mục tiêu kế hoạch mình, đồng thời nhận thông tin phản hồi hiệu công việc, kịp điều chỉnh công việc phù hợp trì động lực làm việc Người quản lý thực dễ dàng việc đánh giá kết nhân viên có tiêu cụ thể, rõ ràng, xác định từ đầu giao kế hoạch cho nhân viên Việc xây dựng JD KPI Misskhue đặc biệt quan trọng cơng cụ cơng ty để động viên khuyến khích nhân viên hiên tập trung vào vấn đề: (1) Tiền lương; (2) Thưởng - chủ yếu tiền định kỳ hàng quý, năm (3) Bổ nhiệm thăng tiến Cả vấn đề phụ thuộc hoàn toàn vào kết đánh giá nhân Trong khi, việc đánh giá nhân muốn xác, cơng thiết phải có hệ thống KPI Yêu cầu hệ thống JD KPI phải xây dựng đầy đủ, khách quan, khoa học đơn giản dễ áp dụng Hệ thống KPI cần tập trung vào vài tiêu đo lường được, hạn chế sử dụng tiêu không lượng hóa cụ thể Hệ thống KPI phải phù hợp với thực tế môi trường làm GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My 12 việc VIB kinh tế Việt Nam có tính đến xu hướng hội nhập theo tiêu chuẩn quốc tế Kế hoạch triển khai dự án xây dựng Hệ thống mô tả công việc (Job Descriptions - JD) số đánh giá kết làm việc (Key Performance Indicators - KPI) a, Mục tiêu: Thiết lập triển khai Hệ thống JD&KPI tồn hệ thơng Misskhue.JSC vào năm 2013 nhắm cải thiện nâng cao hiệu quản lý chất lượng nhân b, Kế hoạch cụ thể: Nội dung công Thời gian Người tham gia Cách thức tham gia việc Nghiên cứu xây 2-5/2012 dựng ban hành án thử Truyền thông, 2-6/2012 hướng dẫn 6-7/2012 Chạy thử Đội dự án Đội dự án 02 chi nhánh Tiếp nhận phản 7/2012 hồi, điều chỉnh Chuyên gia đội dựToàn thời gian, làm việc 2/2013 Ban hành 2-3/2013 theo nhóm Truyền thơng cho nhân viên Phối hợp với chi nhánh áp dụng thử cho kết kinh doanh 01 tháng Đội dự án Tham khảo ý kiến Đội dự án Các đơn vị tiếp nhận GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My đơn vị 13 thức, đào tạo thông tin, tham gia đào hướng dẫn chi tiết tạo 4/2013 Áp dụng JD KPI Triển khai Tồn nhân viênchính thức quản trị thức Misskhue nhân Misskhue từ quý II-2013 Tiếp nhận phản 4/2013 hồi tiếp tục Phản hồi, tiếp nhận Nhân làm đầu mối thông tin từ thực tế triển chỉnh sửa khai IV Kết luận Việc triển khai dự án, kết đánh giá nhân theo KPI liên kết trực tiếp với sách khuyến khích động viên nhân viên Miskhue Đây nội dung quan trọng việc tạo trì động lực nhân viên Misskhue Đồng thời JD việc tuyển dụng bố trí cơng việc đảm bảo xác khoa học, đáp ứng nguyên tạo động lực làm việc theo quan điểm môn khoa học quản trị hành vi tổ chức (OB) GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My 14 Tài liệu tham khảo: Giáo trình “Quản trị hành vi tổ chức”, Chương trình đạo tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc - Đại học Griggs 1/2010 Quản lý hành vi tổ chức , Huỳnh Nhựt Nghĩa - Trường ĐH Tài chính, Marketing, 2007 MBA tầm tay: Chủ đề quản trị kinh doanh (The portable MBA in management) / Cohen, Allan R ; Dịch: Hoàng Hà ; Trịnh Đức Vinh h.đ - Nxb Tp Hồ Chí Minh, 2010 Theory X and theory Y, www.netmba.com Web: www.misskhue.com GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My 15 ... dự án xây dựng Hệ thống mô tả công việc (Job Descriptions - JD) số đánh giá kết làm việc (Key Performance Indicators - KPI) a, Mục tiêu: Thiết lập triển khai Hệ thống JD&KPI tồn hệ thơng Misskhue.JSC... Nếu kết đánh giá nhân viên khơng xác, tất hệ thống khen thưởng, sách lương, bổ nhiệm tác dụng Việc hồn tồn khăc phục hệ thống KPI • Khi xây dựng hệ thống KPI, người quản lý thân nhân viên Misskhue... cơng việc Và GAMBA.M0611– Quản trị hành vi tổ chức – Nguyễn Hà My 10 chưa có hệ thống đánh giá hiệu làm việc KPI Việc dẫn đến hệ quả: • Cơng tác tuyển dụng gặp nhiều hạn chế Kéo theo tình trạng công