Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty tài chính Cổ phần Xi măng 5 1.1.1. Giới thiệu về công ty 5 1.1.2. Lịch sử hình thành và chặng đường phát triển 5 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng 6 1.1.4. Cơ Cấu tổ chức của Công ty 8 1.1.5. Đội ngũ nhân sự 8 1.1.6. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 8 1.2. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty 9 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ 9 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 10 1.2.3. Đội ngũ nhân sự 10 TIỂU KẾT 11 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 12 2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 12 2.1.1. Công tác xây dựng kế hoạch 12 2.1.2. Xây dựng chương trình công tác 16 2.2. Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ và tổ chức thực hiện quy chế 18 2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ 19 2.3.1. Công tác văn thư 19 2.3.2. Công tác lưu trữ 21 2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 22 2.4.1. Yêu cầu 22 2.4.2. Nguồn thu thập thông tin bao gồm: 22 2.4.3. Phương pháp lấy tin: 23 2.5. Tổ chức công tác hậu cần 23 2.6. Tổ chức các cuộc hội họp của công ty 23 TIỂU KẾT 25 Chương 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG. 26 3.1. Nhận xét, đánh giá 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2. Nhược điểm 26 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Các giải pháp 27 TIỂU KẾT 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận thân em tìm hiểu hồn thành Những thơng tin nội dung đề tài dựa nghiên cứu thực tế hoàn tồn với nguồn trích dẫn Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 09 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Sau thời gian thực tế Cơng ty tài cổ phần Xi Măng, em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Công ty anh, chị Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho em có buổi thực tế Cơng ty, bảo tận tình, tư vấn cho em để em hồn thành tốt Tiểu luận, đồng thời giúp em hiểu thêm tầm quan trọng ý nghĩa trình học tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS Nguyễn Đăng Việt thầy ThS Nguyễn Hữu Danh nhiệt tình bảo, hướng dẫn em hồn thành đề tài này, cảm ơn thầy động viên, chia sẻ kinh nghiệm mình, giải đáp thắc mắc trình làm đề tài, để em hồn thành tiểu luận kết thúc học phần mơn “ Quản trị văn phòng doanh nghiệp” Trong q trình Nghiên cứu làm đề tài Khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cơ bỏ qua Đồng thời trình độ lý thuyết kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên nghiên cứu khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cơ để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt nghiên cứu Một lần em xin chân thành cảm ơn./ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 5.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 6.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 7.Cấu trúc đề tài Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TY 1.1.Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Cơng ty tài Cổ phần Xi măng 1.1.1.Giới thiệu công ty 1.1.2.Lịch sử hình thành chặng đường phát triển .5 1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ cơng ty Tài Cổ phần Xi măng .6 1.1.4.Cơ Cấu tổ chức Công ty .7 1.1.5.Đội ngũ nhân .8 1.1.6.Các lĩnh vực kinh doanh công ty .8 1.2 Chức , nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng cơng ty 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.3 Đội ngũ nhân 10 TIỂU KẾT 10 Chương 11 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 11 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác 11 2.1.1 Công tác xây dựng kế hoạch 11 2.1.2 Xây dựng chương trình cơng tác 14 2.2 Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ tổ chức thực quy chế 16 2.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ 18 2.3.1 Công tác văn thư 18 2.3.2 Công tác lưu trữ 19 2.4 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo .20 2.4.1 Yêu cầu 20 2.4.2 Nguồn thu thập thông tin bao gồm: .21 2.4.3 Phương pháp lấy tin: .21 2.5 Tổ chức công tác hậu cần 21 2.6 Tổ chức hội họp công ty .22 TIỂU KẾT 23 Chương 24 Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty tài cổ phần 24 Xi Măng 24 3.1 Nhận xét, đánh giá 24 3.1.1 Ưu điểm 24 3.1.2 Nhược điểm 24 3.1.3 Nguyên nhân 25 3.2 Các giải pháp 25 TIỂU KẾT 25 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC 31 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, Cơng tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều công ty, để bảo quản cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin chất lượng cho q trình quản lý Trong quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục thơng suốt phải cần có phận văn phòng để thực chức năng: Quản trị hậu cần Tham mưu giúp việc nghiệp vụ cơng tác văn phòng Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan trọng giúp cho củng cố kiến thức cơng tác văn phòng doanh nghiệp giúp có trải nghiệp thực tế từ nâng cao kiến thức, đánh giá vai trò cơng tác văn phòng doanh nghiệp đồng thời có ích tác nghiệp chun mơn u thích cơng việc lâu lên em muốn làm thực tế nghiên cứu Trong công ty công tác văn phòng giúp nâng cao ý thức cán nhân viên cơng tác văn phòng thơng qua việc nghiên cứu đề tài thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng giúp cho cơng tác văn phòng cơng ty nâng cao hiệu đóng góp cho hoạt động thực tế cơng ty nhiều Cũng thơng qua việc tìm hiểu thực tế giúp củng cố lý luận nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty đóng góp vào hoạt động chung công tác giảng dậy Khoa quản trị Văn phòng Với lý em chọn đề tài “ Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng” làm đề tài viết tiểu luận tập lớn thi kết thúc học phần môn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” Lịch sử nghiên cứu - Ngũn Hữu Hn,Giáo trình Quản trị hành Văn phòng, Nxb lao động – xã hội - T.S Hồ Ngọc Cấn (chủ biên) (2009) Cẩm Nang, Tổ chức quản trị hành văn phòng,Nxb Tài Hà Nội - Lê Văn In,(1996) Quản trị văn phòng doanh nghiệp.Nxb Thống kê - Trần Thị Thu Hương, (2008) Nghiệp vụ hành văn phòng, Nxb tổng hợp TP.Hồ Chí Minh Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng - Phạm vi nghiên cứu: + Thời gian từ 2010 trở lại công ty + Không gian: phạm vi Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: + Tìm hiểu khái qt Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng hoạt động văn phòng cơng ty + Tìm hiểu thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng + Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng + Nhằm giúp có kiến thức thực tiễn nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty tài cổ phần Xi Măng + Sau nghiên cứu mục đích giúp hồn thiện chương trình đào tạo nhà trường để giúp hoàn thiện đảm bảo tốt nghiệp trường - Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu khảo sát, đánh giá nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng + Khảo sát thực tế + Phân tích liệu, tài liệu phục vụ cho cơng tác nghiên cứu để hồn thành tiểu luận Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng * Cơ sở phương pháp luận - Phương pháp chủ nghĩa vật biện chứng: phương pháp xem xét vật phản ánh chúng vào tư chủ yếu mối liên hệ qua lại chúng, móc xích chúng, vận động chúng, phát sinh tiêu vong chúng - Phương pháp chủ nghĩa vật lịch sử: hệ thống quan điểm vật biện chứng xã hội, kết vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng phép biện chứng vật vào việc nghiên cứu đời sống xã hội lịch sử nhân loại, nhờ hồn thiện phát triển quan điểm chủ nghĩa vật biện chứng phép biện chímg vật; hồn thiện phát triển giới quan * Phương pháp nghiên cứu: Trong nghiên cứu em sử dụng phương pháp nghiên cứu là: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; - Phương pháp phân tích… Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bài nghiên cứu phát ưu điểm mặt hạn chế nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Góp phần có đánh giá nhìn nhận nghiệp vụ cơng tác văn phòng hồn thiện kỹ nhà quản trị Văn phòng Thông qua đề tài giúp cho công ty đánh giá nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty, đồng thời giải pháp đưa áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu việc thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng công ty Kết đạt đề tài trở thành tư liệu nghiên cứu phục vụ cho công ty nghiệp vụ công tác văn phòng Cấu trúc đề tài - Mở đầu, kết luận - Tài liệu tham khảo phụ lục Đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương 1: Khái qt Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng hoạt động văn phòng cơng ty Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Chương 3: Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Chương KHÁI QT CHUNG VỀ CƠNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TY 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Cơng ty tài Cổ phần Xi măng 1.1.1 Giới thiệu công ty - Thương hiệu : CFC Tên viết tắt: CFV Địa chỉ: Tầng tòa nhà 28 Bà Triệu – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04 6270 2127 Fax: 04 6270 2128 Email: contacta@cfc.com.vn Website: http//:cfc.com.vn Giám Đốc: Bùi Hồng Minh Công ty thành lập năm 2008 Số vốn điều lệ: 61,5% Hoạt động kinh doanh chính: Thị trường vốn, thị trường tiền tệ, lĩnh vực tín dụng, đầu tư cung cấp dịch vụ tư vấn tài 1.1.2 Lịch sử hình thành chặng đường phát triển • Lịch sử hình thành Cơng ty Tài Cổ phần Xi Măng thành lập ngày 29/5/2008 Theo định số 142/GP-NHNN ngân hàng nhà Nước Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103025061 sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 2/6/2008 Công ty Tài Cổ phần Xi măng (CFC) tổ chức tài với cổ đơng chiến lược gồm có Tổng cơng ty Cơng nghiệp Xi măng Việt Nam (Vicem), Tổng công ty Thép Việt Nam (VnSteel) Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) Từ ngày thành lập, CFC không ngừng phát triển hướng đến mục tiêu dẫn đầu cung cấp hỗ trợ sản phẩm, dịch vụ tài đa dạng cho lựợng lớn khách hàng ngành vật liệu xây dựng * Chặng đường phát triển: ( xem chi tiết phụ lục số: 01) - Tháng 06/2008: Thành lập công ty với vốn điều lện 300 tỷ đồng - Tháng 09/2008: CFC trở thành thành viên thứ 111 Hiệp hội Xi măng Việt Nam - Tiếp nhận văn chuyển đến ( gửi trực tiếp, qua đường bưu điện ) đóng dấu cơng văn đến vào sổ theo dõi văn đến - Phân loại văn đến, vào phiếu xử lý văn chuyển trưởng phòng cho ý kiến xử lý chuyển đến Ban giám đốc công ty cho ý kiến đạo - Dựa vào ý kiến đạo ban Giám đốc, nhân chuyển tới phòng, ban người có trách nhiệm xử lý công việc - Khi chuyển văn đến phòng, yêu cầu cán nhận văn ký nhận vào Sổ giao nhận văn nội - Thực báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung văn đến, ý kiến đạo Ban Giám đốc công ty kết xử lý phòng cơng ty • Cơng văn - Tiếp nhận văn trình ký phòng, chuyển Tổ giúp việc Hội đồng quản trị xử lý chuyển ban Giám đốc ký duyệt - Sau Giám đốc ký văn bản, văn thư vào số, phô tô văn theo nơi nhận ghi văn bản, đóng dấu trực tiếp chuyển cho phòng Đối với văn gửi ngồi Cơng ty, văn thư có trách nhiệm gửi qua đường bưu điện đảm bảo thông tin kịp thới thông suốt - Thực báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung văn đi, nơi gửi văn • Quản lý dấu Con dấu đóng vai trò quan trọng việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn nhằm thể vị trí pháp lý Cơng ty , khẳng định thực hiệu lực thi hành văn công ty ban hành Con dấu Công ty giao cho cán văn phòng đóng dấu 2.3.2 Cơng tác lưu trữ Nhìn chung tài liệu lưu trữ Cơng ty tài cổ phần Xi Măng cán văn phòng chỉnh lý xếp khoa học Lưu trữ khâu cuối trình xử lý thơng tin văn Tất văn đến qua xử lý, lưu văn di hồ sơ, tài liệu 19 liên quan đến công ty chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc - Lập kế hoạch tổ chức thực công tác lưu trữ Công ty - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty - Quản lý xây dựng quy trình, mẫu biểu cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Công tác lưu trữ gồm nhiệm vụ sau: - Thu thập, xử lý, phân loại xếp tài liệu - Đánh giá tài liệu - Thống kê tài liệu - Bảo quản tài liệu - Phục vụ khai thác xử dụng tài liệu Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng công ty Tài Cổ phần Xi măng Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng gây thiệt hại lớn công ty 2.4 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo Thông tin trình trao đổi người gửi người nhận, truyền tín hiệu , truyền tin tức kiện, hoạt động đã, xảy cho nhiều người biết Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng coi trọng việc phục vụ thơng tin thơng tin có vai trò quan trọng công tác quản lý giải công việc người lãnh đạo Có đầy đủ thơng tin, xác, khách quan, cơng việc giải hợp tình, hợp lý Cung cấp thông tin kịp thới, công việc giải nhanh chóng Ngược lại thiếu thơng tin, hay thông tin sai lệnh làm ảnh hưởng tới kết công việc Thông tin cho lãnh đạo loại thơng tin có ý nghĩa chiến lược 2.4.1 Yêu cầu - Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật - Thơng tin phải có tính hệ thống tổng hợp - Thông tin phải đầy đủ - Thơng tin phải xác -Thơng tin phải phù hợp 20 - Thông tin phải kịp thời - Thông tin đơn giản dễ hiểu 2.4.2 Nguồn thu thập thông tin bao gồm: - Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn từ cấp từ nơi khác gửi đến (còn gọi cơng văn đến) văn Cơng ty sản sinh (còn gọi công văn đi) Đây nguồn thông tin thức, quan trọng hàng đầu - Thơng tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vơ tuyến truyền hình, internet… - Thơng tin truyền miệng (qua ý kiến đóng góp phản ánh từ họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp - Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp số liệu … 2.4.3 Phương pháp lấy tin: Thu thập thơng tin cách giao phó cho phận văn phòng thu thập trực tiếp thu thập thông tin qua kênh như: - Đọc ghi chép - Sao chụp phần toàn văn bản, tài liệu - Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất - Đo đạc, quan sát, so sánh đối chiếu thông tin Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp thơng tin phải có ghi rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo phận quản lý xác minh, tra tìm cần thiết Việc chuẩn bị thông tin cho lãnh đạo tốt giúp cho việc quản lý công ty dễ dáng hơn, 2.5 Tổ chức công tác hậu cần - Khái niệm: Hậu cần việc đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường yếu tố khác phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức • Thực cơng tác hậu cần thông qua nội dung sau: - Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho công ty; - Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm 21 việc cho công ty; - Tổ chức phục vụ họp công ty; - Tổ chức phục vụ chuyến công tác ban lãnh đạo công ty; - Tổ chức thực công tác bảo vệ cho công ty; - Tổ chức thực công tác vệ sịnh, môi trường làm việc cho công ty; - Tổ chức thực công tác y tế, chăm lo đời sống cán công ty; - Thực nghiệp vụ lễ tân, khánh thiết; - Đảm bao giao tiếp, đối nội, đối ngoại; 2.6 Tổ chức hội họp công ty Hội họp biện pháp quan trọng để tổ chức thực chương trình cơng tác quan Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng công ty khác chi thành hai loại hội họp là: • Hội nghị: Hội nghị thường có quy mơ lớn, đông người dự, nội dung nhiều khối lượng vừa khái quát tổng hợp chuyên sau nội dung Đầu tư kinh phí.Việc tổ chức hội nghị khó khăn nhiều so với cuộ họp thông thường khác - Hội nghị Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng thường vào kế hoạch đạo cấp theo dõi, đôn đốc Phòng chuẩn bị cơng việc phân cơng tiến độ thời gian Trong hội nghị công ty thường có văn báo cáo, tờ trình, đề án, tài liệu tham khảo Để khách đến đủ, thành phần chủ động trình dự hội nghị, lễ tân chuyển đến khách giấy tờ, tài liệu cần thiết Hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác năm (để quán triệt tổ chức triển khai phạm vi toàn dự án chủ trương, sách lớn, quy định quan trọng cấp bách dự án); hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực chương trình cơng tác hàng năm Ban ĐPTW; hội nghị chuyên đề (triển khai, sơ kết, tổng kết chuyên đề); hội nghị tập huấn công tác chuyên môn; hội nghị quốc tế hội nghị khác Giám đốc định • Cuộc họp : Gồm họp thường kỳ ban lãnh đạo công ty, số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dại, quy mô nhỏ, thường nội 22 cơng ty Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị kinh phí khơng lớn Nội dung họp thường bàn biện pháp công tác giải công việc công ty - Kiểm tra lịch tuần Ban Giám độc phòng ban , chủ động bố trí phòng họp - Cơng ty quy định việc chuẩn bị phòng họp hồn thành trước thời gian 30 phút: bàn ghế, nước uống, máy chiếu phối hợp với phòng khác để chuẩn bị tài liệu - Phục vụ nước uống trình họp - Kết thúc họp thu dọn phòng họp, tắt thiết bị điện TIỂU KẾT Như chương 2, em trình bày khái quát chung thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng, giúp ta tình hình thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng Từ làm sở điều kiện để tiếp tục nghiên cứu “Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty tài Cổ phần Xi măng” chương 23 Chương ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Qua trình thực tế Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng, em nhận thấy nghiệp vụ cơng tác văn phòng công ty thực hiệu - Các nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng thực tốt từ việc giúp Lãnh đạo xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ; xây dựng, ban hành nội quy, quy chế cơng ty nói chung tổ chức việc thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thơng tin phục vụ lãnh đạo - Trong q trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng, có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo đường lối, chủ trương công ty - Đảm bảo triển khai đồng chương trình cơng tác - Các quy chế, nội quy công ty vào nề nếp Công tác quản trị thông tin quan tâm mức Các hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin văn bản, soạn thảo văn theo quy định Nhà nước - Công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công nhân viên công ty quan tâm tạo điều kiện giúp họ yên tâm cơng tác, hồn thành tốt nhiệm vụ giao 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh thành tích đạt được,nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng số hạn chế, cần khắc phục - Trình độ cán chưa cao - Khi phơ tơ giấy bị đen nhòe mực - Q trình giải công việc chưa ăn khớp, bị gián đoạn lên cơng việc thực chậm - Cơng việc bị tồn đọng 24 3.1.3 Nguyên nhân - Vẫn hạn chế máy photo cũ bị hỏng chưa đáp ứng chất lượng, phô tơ giấy bị đen - Đội ngũ cán làm cơng tác Văn thư, Lưu trữ chưa đào tạo chuyên sâu - - Nhiều lúc khơng hiểu lên q trình giải cơng việc chưa ăn khớp, bị gián đoạn lên công việc thực chậm - Do nhiều người nhân viên phải đảm nhiệm nhiều việc lúc lên cơng việc bị tồn đọng 3.2 Các giải pháp - Để việc thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng hiệu hơn, Văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với phòng thuộc Công ty - Xây dựng môi trường làm việc đại mơi trường tốt người nhân viên có tâm huyết làm việc tâm trạng thoải làm việc hiệu - Thiết lập cấu tổ chức văn phòng cho phù hợp với quy mô công Ty - Chủ động giúp Trưởng phòng đạo, điều hành cơng tác hành văn phòng - Xây dựng đơn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng công ty - Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên mơn nghiệp vụ cơng tác văn phòng cho cán làm văn phòng - Xây dựng mối quan hệ cấp với cấp dưới, mối quan hệ với đồng nghiệp chan hòa, quan tâm, khích lệ lãnh đạo - Nghiên cứu đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống quản lý sở liệu việc xây dựng hệ thống lưu trữ máy tính hay việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành - Nâng cao ý thức trách nhiệm công việc cho cán công nhân viên - Cán bộ, nhân viên phải chủ động công việc, đề xuất ý kiến cho cấp TIỂU KẾT 25 Như chương em đánh giá mặt tích cực mặt tiêu cực nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Từ đó, em đề xuất số giải pháp với mong muốn hoàn thiện nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng 26 KẾT LUẬN Nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác văn phòng Văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp yếu tố để nâng cao uy tín vị thị trường kinh doanh đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp Vì vậy, Văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn quan, tổ chức, đơn vị Bài nghiên cứu thể rõ thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Do thời gian thực tế không nhiều, thân em kỹ nghiệp vụ nhiều hạn chế nên nội dung tiểu luận chưa tốt cho Cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, chưa thể nhìn sâu để có nhận xét, bao qt đắn Vì nội dung tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp q Thầy, Cơ bạn để tiểu luận hoàn thiện 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị văn phòng tác giả Nghiêm Kỳ Hồng – Trần Như Nghiêm Nguyễn Hữu Huân,Giáo trình Quản trị hành Văn phòng, Nxb lao động – xã hội Tập giảng quản trị văn phòng Trang website tham khảo, thuvienso.edu.vn 28 PHỤ LỤC • Phụ lục 01: Chặng đường phát triển cơng ty • Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức máy Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng • Phụ lục 03: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng cơng ty • Phụ lục 04: Hình ảnh Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng Phụ lục 02: Sơ đồ cấu Cơng ty tài cổ phần Xi Măng Phụ lục 01: Chặng đường phát triển Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng • Phụ lục 03: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Trưởng phòng Phó trưởng phòng Bộ phận lễ tân Bộ phận lái xe Bộ phận tạp vụ Bộ phận văn thư lưu trữ Bộ phận nhân • Phụ lục 04: Hình ảnh Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng ... chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan trọng giúp cho củng cố kiến thức công tác văn phòng doanh nghiệp giúp có trải nghiệp thực tế từ nâng cao kiến thức, đánh giá vai trò cơng tác văn phòng doanh. .. quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục thơng suốt phải cần có phận văn phòng để thực chức năng: Quản trị hậu cần Tham mưu giúp việc nghiệp vụ công tác văn... tài “ Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Tài Cổ phần Xi măng” làm đề tài viết tiểu luận tập lớn thi kết thúc học phần mơn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu