Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 4 1.1.Khái quát chung về công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 4 1.2. Khái quát chung văn phòng Phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 7 1.2.1. Chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ 8 1.2.3 cơ cấu tổ chức 9 Tiểu kết chương 1 10 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 11 2.1. Cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch 11 2.1.1. khái niệm chương trình ,kế hoạch 11 2.1.2. Vai trò xây dựng chương trình,kế hoạch công tác. 11 2.1.3. Các loại chương trình, kế hoạch công tác 12 2.1.4. Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch 13 1.2.5. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 14 2.2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao. 15 2.2.1. Tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. 15 2.2.2. Thực trạng về công tác ban hành văn bản quy định về việc xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty cổ phần TĐHS 16 2.2.3. Các loại hình chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao ban hành. 17 2.2.3.Thực trạng về quy trình ban hành xây dựng chương trình, kế hoạch tại văn phòng của công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 22 Tiểu kết chương 2 23 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 24 3.1. Nhận xét 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 25 3.1.3. Nguyên nhân 26 3.2. Giải pháp 27 3.2.1. Đối với doanh nghiệp 27 3.2.2..Nâng cao trách nhiệm nhận thức của lãnh đạo văn phòng 28 3.2.3. Xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác xây dựng chương trình kế hoạch. 28 3.2.4. Chuẩn hóa khoa học các loại chương trình kế hoạch 29 3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập thông tin trong xây dựng chương trình kế hoạch 30 Tiểu kết chương 3 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt tập ngồi nỗ lực thân tơi nhận quan tâm,giúp đỡ, tạo điều kiện thầy, cô giáo ,bạn bè Đặc biệt hướng dẫn bảo thầy Nguyễn Đăng Việt giúp đỡ tơi hồn thành đề tài Qua tơi xin cảm ơn giúp đỡ của CBCNV Phịng Hành tổng hợp Cơng Ty CP TĐHS đãcung cấp tài liệu quý báu cho tơi để hồn thành tập Do trình độ, lực thân hạn chế,dù cố gắng nhiều song đề tài tránh khỏi thiếu sót.Tơi mong nhận ý kiến đóng góp thầy, giáo tồn thể bạn để viết tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty cổ phần tập đồn Hoa Sao” đề tài riêng cá nhân Trong q trình thực nghiên cứu đề tài tơi thực nghiêm túc quy tắc đạo đức nghiên cứu Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm tính trung thực nội dung khác đề tài MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt CT CPTĐHS CBCNV CSKH QTVP Viết đầy đủ Cơng ty cổ phần tập đồn Hoa Sao Cán cơng nhân viên Chăm sóc khách hàng Quản trị văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với thành phần kinh tế tự cạnh tranh, việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng yếu tố quan trọng.Không loại trừ doanh nghiệp lại muốn tình hình hoạt động khơng có hiệu quả, khơng đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, công ty CP TĐHS ngoại lệ Các doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài bền vững buộc doanh nghiệp phải xây dựng chương trình, kế hoạch thực cơng việc hàng ngày chiến lược phát triển lâu dài công ty, để tạo dựng ,vun đắp mối quan hệ phận văn phịng cơng ty CP TĐHS ln góp phần giúp đỡ cơng ty thực cơng tác văn phịng ln coi mặt cơng ty Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác có vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác giúp quan tổ chức xác định mục tiêu phương hướng, tận dụng cách có hiệu nguồn lực, thích ứng với thay đổi môi trường, nâng cao hiệu công việc ,tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra Vì chức mà nhà quản trị cần phải thực Là sinh viên theo học nghành Quản trị văn phòng, Cùng với kiến thức trang bị trường em nhận thức phức tạp tầm quan trọng cơng tác quản trị văn phịng nói chung cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch nói riêng ,cũng vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác này, tìm hiểu thực tế đợt thực tập công ty CP TĐHS, em nhận thấy Cơng ty cịn số hạn chề cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch em định chon đề tài nghiên cứu: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty cổ phần tập đồn Hoa Sao” Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng chương kế hoạch văn phịng cơng ty CP TĐHS Phạm vi nghiên cứu: Phòng Hành tổng hợp cơng ty CP TĐHS 160 Lê Trọng Tấn Thanh Xuân-Hà Nội Do hạn chế thời gian không gian nghiên cứu nên đề tài tập trung nghiên cứu công tác xây dựng chương trình kế hoạch ơng ty CP TĐHS Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu -Mục đích nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu tập lớn Khảo sát, đánh giá để quan, tổ chức, doanh nghiệp hiểu tầm quan trọng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác công ty , đồng thời làm rõ ưu nhược điểm công tác để từ đưa giải pháp, nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịn cơng ty CPTĐHS - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu vai trị cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng ty CPTĐHS Khảo sát, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty Đề xuất giải Pháp nhằm nâng cao cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phòng TĐHS Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp quan sát Phương pháp so sánh Phương pháp logic Phương pháp điều tra bảng hỏi Phương pháp phân tích Ngồi ra, tập lớn sử dụng, kế thừa thành số cơng trình nghiên cứu, viết, tài liệu có liên quan Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa đề tài giúp em có hiểu hội sâu vai trị cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch công ty CPTĐHS Trên sở chiến lược em phân tích, bình luận đưa sách, phương pháp phù hợp với thực tế công ty Và đề tài khảo sát thực tế cơng ty từ đưa phương pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng ty Bên cạnh tập lớn tài liệu giúp có nhìn xác, khách quan vai trị cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác thời kỳ Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu ,Kết luận, phần nội dung đề tài kết cấu với chương, cụ thể sau: Chương Khái quát tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần tập đồn Hoa Sao Chương Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao Chương 3.giải pháp nâng cao hiệu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Cơng ty cổ phần tập đồn Hoa Sao Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO 1.1.Khái quát chung công ty cổ phần tập đồn Hoa Sao Tên Cơng Ty: Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao Tên giao dịch Quốc Tế: Hoa Sao Group Trụ sở chính: 160 Lê Trọng Tấn, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Giấy phép kinh doanh: 0103013277 Điện thoại: (04) 35659596 Email:contact@hoasao.vn website: http/hoasao.vn Nhận thấy chuyển biến thị trường, ngày 21/06/2006, Cơng ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sao ( gọi tắt Tập đoàn Hoa Sao) thành lập với 30 nhân viên trẻ tuổi, tài tâm huyết với nghề Sau gần 11 năm hình thành phát triển, Hoa Sao không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ CSKH, khẳng định tên tuổi ngành CSKH Việt Nam, xứng đáng đối tác tin câỵ doanh nghiệp hàng đầu Viettel, G mobiel VDC… Sau gần 11 năm thành lập, đến Hoa Sao phát triển vững mạnh quy mô với 4000 nhân viên CSKH, 1500 bàn Điện thoại viên, 10 trung tâm CSKH, với 250 triệu tương tác khách hàng năm, hợp tác với 100 thương hiệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, máy quản lý nhân trực tiếp lên tới 300 nhân với 80 cán bộ, chuyên gia làm việc phòng ban chức Đồng thời Hoa Sao liên tục đạt mức tăng trưởng doanh thu 40%/năm Đến nay, Tập đoàn Hoa Sao xây dựng hồn thiện hệ thống quy trình phương pháp tổ chức hoạt động CSKH Call Center theo chuẩn mực giới Ngoài đội ngũ 4000 nhân viên CSKH, Hoa Sao nơi quy tụ nhiều chuyên gia giỏi để sẵn sàng tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động CSKH ngành nghề đa dạng Viễn thơng, tài ngân hàng, bảo hiểm, hàng tiêu dùng, y tế giá dục thương mại điện tử…Với thông điệp “Trải nghiệm xúc cảm sẻ chia” với cam kết trở thành “Người đồng hành số 1” đường doanh nghiệp đến thành cơng, Hoa Sao góp phần tạo dựng phát triển ngành công nghiệp dịch vụ CSKH Việt nam đại giàu sắc Chức Cơng ty Cổ phần Tập đồn Hoa Sao đơn vị hoạt động lĩnh vực CSKH Công ty tổ chức hoạt động với nguyên tắc tập trung ý kiến đứng đầu Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Hội đồng quản trị bầu có quyền định vấn đề hoạt động Công ty Các phịng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống Cơng ty Cổ phần Tập đồn Hoa Sao hoạt động mạnh lĩnh vực CSKH như: Hỗ trợ kĩ thuật, tư vấn bán hàng, tiếp nhận sử lý,telesales… Với loại hình từ viễn thơng ,ngân hàng- tài chính, y tế Giaos dục thương mại điện tử đối tác cung cấp giải pháp CSKH dịch vụ contact center cho thương hiệu lớn thuộc nhiều nghành nghề, mang lại tăng trưởng cao cho đối tác như: viettel, viettinbank, vtv cab, Yamaha…… - Nhiệm vụ, quyền hạn Công ty hoạt động theo điều lệ công ty Công Ty chị trách nhiệm thi hành văn luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế…ngồi cơng ty nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển - kinh tế- xã hội, thực sách địa bàn Xây dựng kế hoạch thực dự án CSKH ,…của Công Ty Hợp tác với đơn vị để nâng cao chất lượng…theo quy định pháp luật Cơng Ty Cổ phần Tập đồn Hoa Sao ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh để góp phần phát triển đất nước ngày giàu mạnh văn minh Cơ cấu tổ chức công ty Cơ cấu tổ chức Công Ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sao bao gồm: - Hội đồng quản trị: Đứng đầu Hội đồng quản trị chủ tịch Hội đồng quản trị Ban giám đốc: đứng đầu Tổng giám đốc, giám đốc phó giám đốc Các phịng :phịng truyền thơng, phịng đối ngoại, phịng kinh doanh, phịng hành chính-kế tốn, phịng nhân , phịng truyền thơng Cơng ty Cổ phần Tập đồn Hoa Sao hoạt động với nguyên tắc tập chung ý kiến Đứng đầu chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn kế hoạch kinh doanh năm Công Ty.Dưới Hội đồng quản trị Ban giám đốc, đứng đầu Ban giám đốc Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị bổ nhiệm,có quyền Kiểm sốt tồn hoạt động phòng ban, tổ chức đạo việc phối hợp phịng ban cơng ty Các phịng ban có chức tham mưu, hoạt Công ty thống từ xuống - Sơ đồ cấu tổ chức( xem phụ lục 1) Các lĩnh vực hoạt động Dịch vụ chăm sóc khách hàng + Cung cấp dịch vụ chất lượng cao chăm sóc khách hàng (contact center) + Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng VIP + Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao tư vấn chiến lược hệ thống trung tâm CSKH – quan hệ khách hàng + Đào tạo cung cấp nhân CSKH cao cấp + Tổ chức nghiên cứu – khảo sát thị trường, tâm lý - thị hiếu khách hàng hiệu công tác CSKH; tư vấn giám sát độc lập công tác CSKH + Thiết lập nguồn (hồ sơ) khách hàng VIP tiềm cho doanh nghiệp + Dịch vụ bán hàng qua điện thoại - Dịch vụ truyền thông + Cung cấp loại hình dịch vụ truyền thơng (PR, quảng cáo, tổ chức kiện…) + Tư vấn hỗ trợ xây dựng – triển khai chiến lược, chiến dịch truyền thông; chiến lược xây dựng – bảo vệ thương hiệu + Tư vấn, hỗ trợ giải pháp phòng – chống khủng hoảng truyền thông (đặc biệt khủng hoảng truyền thông công tác CSKH) + Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao tư vấn chiến lược hệ thống truyền thông doanh nghiệp +Cung cấp giải pháp truyền thông – tiếp thị + Tổ chức khảo sát đánh giá mức độ hiểu biết thương hiệu công chúng; tư vấn giám sát độc lập hoạt động truyền thông + Liên kết xuất sách, tạp chí tổ chức xuất phẩm phục vụ truyền thông doanh nghiệp + Tổ chức chương trình truyền thơng khoa học (hội thảo, điều tra xã hội học,…) Từ năm 2010, Hoa Sao thiết lập hệ thống dịch vụ bao trùm nhiều ngành dịch vụ sản xuất – kinh doanh viễn thơng, tài – ngân hàng, bán lẻ, du lịch, bất động sản đồng thời công ty trọng nâng cấp chất lượng chuyên môn, dịch vụ công nghệ Bên cạnh việc xây dựng hệ thống dịch vụ phổ thông, Hoa Sao coi trọng việc xây dựng hệ thống dịch vụ chất lượng cao để hướng tới đối tượng khách hàng cao cấp 1.2 Khái qt chung văn phịng Phịng cơng ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao 1.2.1 Chức Tùy theo mơ hình tổ chức tổ chức hoạt động quan, đơn vị doanh nghiệp mà tổ chức văn phịng hình thành lớn, nhỏ khác Nhưng dù tổ chức theo cách Văn phịng có hai chức bản: tham mưu tổng hợp hậu cần Phịng Hành tổng hợp đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Tập Đồn Hoa Sao, có chức tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc việc quản lý, điều hành Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty tổ chức máy hoạt động công tác tổ chức cán công ty Thực chế độ sách cho người lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, công tác truyền thơng, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc đến phận, cá nhân ngược lại Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc thực công việc, thu thập phản hồi thông tin cách xác, kịp thời Thứ tư: Phịng hành có chức đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công ty Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, trì phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện chuyên nghiệp Thứ sáu: Thu thập tổng hợp thông tin cho Lãnh đạo III.1.3 Nguyên nhân Công tác xây dựng chương trình kế hoạch phịng Hành tổng hợp TĐHS có bước tiến đáng kể, song tồn hạn chế nguyên nhân sau: - Chưa có phối kết hợp thực nghiêm túc chặt chẽ văn phịng đơn vị, phịng ban cơng ty - Các đơn vị, phận không chủ động đề xuất cho công ty việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, cịn bị động chờ cấp giao nhiệm vụ triển khai, đề xuất - Do cơng việc ngồi chương trình phát sinh q thời gian tài cơng ty lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc thường xuyên phù hợp với thực tiễn gây tình trạng khó khăn bị động thực chương trình làm việc -Lãnh đạo văn phịng cịn hạn chế lực nên chưa thực làm hết trách nhiệm cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch chưa xây dựng nội quy, văn quy định công tác xây dựng chương trình kế hoạch -Do văn phịng chưa có phận xây dựng chương trình kế hoạch ,nên cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch thực hiên chưa đáp ứng yêu cầu công việc - Ban lãnh đạo doanh nghiệp có đầu tư, trọng tới cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch, tạm dừng lại mức độ quan tâm Bản thân lãnh đạo CBNV TĐHS chưa nhận thức đắn đầy đủ vai trò ý nghĩa việc xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động doanh nghiệp Điều khiến cho cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch thực toàn doanh nghiệp lại chưa triển khai triệt để, thiếu đồng nghiêm túc -Công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác xây dựng chương trình kế hoạch chưa Ban lãnh đạo TĐHS lãnh đạo văn phòng thực thường xuyên Điều dẫn đến hạn chế,lỗi sai việc thực theo quy trình 3.2 Giải pháp 3.2.1 Đối với doanh nghiệp - Lãnh đạo doanh nghiệp cần nhận thức đắn vai trò tầm quan trọng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phòng doanh nghiệp Để thống việc xây dựng chương trình kế hoạch nhằm cải thiện chất lượng toàn hoạt động doanh nghiệp cơng tác văn phịng nói riêng địi hỏi thân lãnh đạo phải có nhận thức đầy đủ, đắn vai trị cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch Bởi từ việc nhận thức đắn lãnh đạo doanh nghiệp trú trọng, quan tâm đầu tư hướng về: sở vật chất, trang thiết bị, khoa học công nghệ, nguồn nhân lực, , hệ thống văn quy định, hướng dẫn cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động doanh nghiệp công tác văn phịng -Mặc dù có quan tâm trọng tới việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng , lãnh đạo TĐHS chưa nhận thức đầy đủ đắn vai trò cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quản lý điều hành doanh nghiệp, đặc biệt cơng tác nghiệp vụ văn phịng -Khẳng định rõ vai trò văn phòng việc xây dựng chương trình với tư cách đơn vị giúp Ban lãnh đạo cơng ty tập hợp chương trình kế hoạch phận phịng ban tồn doanh nghiệp; kiểm sốt thực quy trình, kiểm tra giám sát, thúc đẩy xây dựng cải tiến số quy trình khơng hợp lý Để thời gian tới cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác doanh nghiệp tiến hành triệt để đòi hỏi Ban lãnh đạo cần phải liệt đạo việc xây dựng chủ trương, sách, ban hành hệ thống văn bản, đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, áp dụng khoa học công nghệ, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu công tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng nói riêng hoạt động doanh nghiệp nói chung đạt hiệu cao 3.2.2 Nâng cao trách nhiệm nhận thức lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo văn phòng người trực tiếp giúp lãnh đạo thực nhiệm vụ xây dựng chương trình kế hoạch doanh nghiệp trực tiếp đạo cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch doanh nghiệp đơn vị phịng ban trực thuộc nâng cao trách nhiệm nhận thức lãnh đạo văn phòng việc cần thiết - Nhận thức đầy đủ đắn tầm quan trọng công tác xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động doanh nghiệp - Lãnh đạo văn phòng cần xác định rõ nhiệm vụ cho đơn vị phận Cần nghiêm túc tiến hành việc lập chương trình kế hoạch cá nhân, phận phòng ban doanh nghiệp phối hợp với phòng ban, đơn vị để đảm bảo đưa đủ nội dung phận vào chương trình kế hoạch chung toàn doanh nghiệp - Tổ chức hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho lãnh đạo văn phòng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch hướng dẫn kỹ nghiệp vụ - Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho lãnh đạo văn phòng để nâng cao trình độ,làm tốt cơng tác ,trách nhiệm cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phịngp nói riêng làm tốt cơng tác tham mưu giúp giúp lãnh đạo doanh nghiệp nói chung 3.2.3 Xây dựng ban hành văn quy định cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch Hiện nay, cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác…đã xây dựng quy trình , tạo thuận lợi cho q trình giải cơng việc CBNV Tuy nhiên, TĐHS lại chưa xây dựng hệ thống văn quy chế nghiệp vụ chuyên môn quy định công tác xây dựng chương trình kế hoạch doanh nghiệp Quy chế, quy định cơng cụ hữu hiệu cho cơng tác quản lý, quy định yêu cầu cần phải thực hiện, việc xây dựng quy chế nâng cao ý thức trách nhiệm, thống nề nếp quy trình làm việc CBCNV hoạt động doanh nghiệp Đây việc làm cấp thiết cần phải tiến hành khẩn chương để hoàn thiện làm sở định hướng hoạt động CBCNV thực nghiệp vụ văn phòng Muốn thống nhất, đồng thực nghiệp vụ văn phịng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch địi hỏi doanh nghiệp phải có quy định, quy chế Mặc dù thực tế cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch hầu hết CBCNV thực theo thói quen cơng việc dựa theo quy định Nhà nước Xong để thời gian cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác đạt hiệu cao nhiệm vụ doanh nghiệp TĐHS cần phải xây dựng hệ thống văn quy định, quy chế cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng Văn phịng đơn vị thực trực tiếp công tác liên quan đến nghiệp vụ văn phịng, vị trưởng phịng CBCNV văn phịng cần tham gia đóng góp ý kiến với ban lãnh đạo để xây dựng quy định, quy chế nghiệp vụ cơng tác văn phịng, văn sở cho hoạt động nghiệp vụ văn phòng thực nghiêm túc, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phịng doanh nghiệp 3.2.4 Chuẩn hóa khoa học loại chương trình kế hoạch Với giúp đỡ đơn vị thiện doanh nghiệp TĐHS xây dựng số mẫu chương trình kế hoạch cơng tác Xong thực tế loại chương trình kế hoạch cơng tác áp dụng gặp phải số bất cập không phù hợp với điều kiện thực tế TĐHS dẫn đến yêu cầu cần có điều chỉnh để hồn thiện loại chương trình kế hoạch cơng tác cho phù hợp với tình hình thực tế hoạt động doanh nghiệp Việc chuẩn hóa loại chương trình kế hoạch giúp cho CBCNV thực cách khoa học, nhanh chóng tiết kiệm chi phí nguồn lực nhằm nâng cao hiệu cơng việc Thể phong cách làm việc chuyên nghiệp đội ngũ CBCNV công ty 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác thu thập thơng tin xây dựng chương trình kế hoạch Để đảm bảo việc ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ ngày vào công tác xây dựng chương trình kế hoạch tốt lãnh đạo văn phòng cần phải đầu tư hướng cho việc mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ cho cơng việc Bên cạnh cần phải đào tạo hướng dẫn CBCNV sử dụng thành thạo tin học văn phịng để sử dụng, khai thác thu thập thông tin ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc Đây yêu cầu bắt buộc phải thực thời đại tin học hóa tất ngành nghề Vì thế, cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phịng doanh nghiệp TĐHS nói riêng khơng thể nằm xu hướng phát triển thời đại Lãnh đạo văn phòng cần xây dựng ứng dụng phần mền quản lý cho công tác xây dựng chương trình kế hoạch doanh nghiệp nghiệp vụ ăn phịng ứng dụng cơng nghệ thơng tin giúp cho q trình truyền đạt thơng tin quản lý thực nhanh chóng lãnh đạo với phịng ban đơn vị quan Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị sở hạ tầng công tác thu thập thông tin máy vi tính, máy in….máy vi tính cần kết nối mạng internet nối mạng LAN phòng để trao đổi thông tin yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác xây dựng chương trình kế hoạch đồng thời yếu tố giúp cho CBCNV văn phòng hồn thành tốt nhiệm vụ Tiểu kết chương Để thực tốt công tác xây dựng chương trình kế hoạch cần quan tâm Đặc biệt nhận thức từ lãnh đạo tầm quan trọng cơng tác QTVP nói chung cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch nói riêng Đầu tiên hồn thiện máy nhân cơng ty, văn phòng Đây giải pháp quan trọng, công đổi người yếu tố quan trọng , trình độ chun mơn , nhận thức CBCNV văn phòng cao giúp cho cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch đạt kết cao đem lại lợi nhuận cho công ty.Công tác xây dựng chương trình kế hoạch cần quan tâm hồn thiện quy trình nghiệp vụ , xây dựng nội quy quy chế , thực công tác tra mặt nghiệp vụ thường xuyên Tăng cường đầu tư trang thiết bị, ứng dụng cơng nghệ thơng tin để thực tốt giải pháp KẾT LUẬN Trong hoạt động doanh nghiệp văn phịng giữ vị trí đặc biệt quan trọng tồn phát triển doanh nghiệp Hoạt động văn phịng đóng vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp yếu tố để cao uy tín, vị lực cạnh tranh doanh nghiệp Chính vậy, ngày cơng tác quản trị văn phòng tổ chức doanh nghiệp nhiều quan tâm Cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phịng trở thành nhiệm vụ cấp thiết doanh nghiệp nhằm khẳng định phong cách làm việc doanh nghiệp, khẳng định vị thị trường Để làm tốt vai trị điều quan trọng phải có biện pháp quản lý, nhận thức lãnh đạo quan trọng công tác Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty Từ nhận thức đắn vai trị tầm quan trọng công tác xây dựng chương trình kế hoạch việc đề van quy định về việc thực công tác Tổ chức lớp đào tạo nghiệp vụ cơng tác Quy chuẩn hóa mẫu xây dựng chương trình kế hoạch, đồng thời ứng dụng cơng nghệ thông tin, sở vật chất công tác đẻ đạt hiệu Lãnh đạo công ty cần quan tâm công tác Xây dựng chương trình kế hoạch việc thực cơng tác diễn tương đối tốt só hạn chế Qua q trình nghiên cứu khảo sát cơng tác Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty CP TĐHS em thấy cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng đem lại hiệu công ty nhận thức lãnh đạo cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch ngày tốt từ việc đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho cơng việc, Trên sở đề xuất giải pháp nhằm củng cố vai trị hồn thiện cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch công ty DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cao Xuân Đỗ ( 1996), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội Trần Thị Lan Hương ( 2015), Báo cáo thực tập nghành quản trị văn phịng, cơng ty cổ phần cơng nghiệp Bách Khoa Hà Nội, trường đại học Nội vụ Hà Nội Lê Văn In, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Nguyễn thị Ánh Nguyệt ( 2010), Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng chi nhánh cơng ty cổ phần giám định VINACONTROL Hải Phịng, Khóa luận tốt nghiệp nghành quản trị văn phịng, trường đại học Dân Lập Phương Đơng PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản Trị Văn Phòng, Nhà Xuất Khoa Học Và - Kỹ Thuật, Hà Nội Các trang web Luanvan.net http://www.daotaomof.vn/bvct/chi-tiet/248/ky-nang-xay-dung-chuong-trinh-ke-hoachcong-tac.html PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức công ty Hoa Sao Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Phụ lục Một số mẫu chương trình kế hoạch cơng tác Phụ lục Hình ảnh minh họa cơng ty Phụ lục 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT GIÁM ĐỐC CÁC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN PHỊNG TUYỂN DỤNG PHỊNG NHÂN SỰ PHỊNG ĐÀO TẠO PHÒNG ĐỐI NGOẠI PHÒNG KINH DOANH Phụ lục 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Trưởng phịng Phó phịng Bộ phầnTàiBộ phận Hành tổ chức Bộ phậnVăn thư, lưu trữ Bộ phận hậu cần • Chương trình Phụ lục MỘT SỐ MẪU CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO VĂN PHỊNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lâp - Tự - Hạnh phúc Số: /CTR-VP Hà Nội, ngày tháng năm CHƯƠNG TRÌNH Cơng tác tháng đầu năm… Căn Nghi ; Căn Nghị .; Căn quy chế ; Phịng hành tổng hợp xây dựng chương trình cơng tác tháng đầu năm…cho Công Ty Cổ Phần TĐHS sau: I Tháng 1: Tuần 1: Tuần 2: Tuần 3:………………………….…………… …………………………… Tuần 4:………………… ………………………………………………… II Tháng 2: III.Tháng 3: IV Tháng 4: V Tháng 5: Nơi nhận: CHÁNH VĂN PHÒNG - .; (ký ghi rõ họ tên) - Lưu :VT CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TẬP ĐỒN HOA SAO Độc lâp - Tự - Hạnh phúc VĂN PHÒNG Hà Nội, ngày tháng năm BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ ( Ban hành kèm theo kế hoạch số…./KHNgày……tháng….năm….) STT Nội dung công việc Cá nhân Cá nhân Thời đơn vị đơn vị gian, địa thực phối điểm hợp thực Kết Gh đạt i … …… Nơi nhận: - .; - Lưu :VT CHÁNH VĂN PHÒNG (ký ghi rõ họ tên) Phụ lục HÌNH ÀNH MINH HỌA ... 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 2.1 Cơ sở lý luận cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch 2.1.1 khái niệm chương trình ,kế hoạch. .. tục để xây dựng chương trình, kế hoạch Việc xây dựng văn làm cho việc xây dựng chương trình, kế - hoạch tốt Việc xây dựng văn quy định cơng tác xây dựng chương trình, kế - hoạch đưa công tác vào... tác xây dựng chương trình kế hoạch em định chon đề tài nghiên cứu: ? ?Khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao? ?? Đối