Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục đích và nhiệm vụ của bài nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Những đóng góp mới về mặt khoa học của bài nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3 1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. 3 1.1 Khái niệm văn bản. 3 1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước. 3 1.3 Khái niệm văn bản hành chính. 3 2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước 4 2.1 Văn bản quy phạm pháp luật. 4 2.2 Văn bản hành chính. 5 2.2.1 Văn bản cá biết 5 2.2.2 Văn bản hành chính thông thường 5 2.2.3 Văn bản chuyên ngành 6 3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước. 6 3.1 Chức năng thông tin 6 3.2 Chức năng quản lý. 7 3.3 Chức năng pháp lý. 7 4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý nhà nước. 8 4.1 Yêu cầu về nội dung: 8 4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản. 9 4.3 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ. 10 4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản. 10 Tiểu kết: 11 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC 12 1. Khái quát chung về Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 12 2. Chức năng, nhiệm vu, mô hình cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 14 2.1 Chức năng của công ty 14 2.2 Nhiệm vụ của công ty. 14 3. Tình hình soạn thảo văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 15 3.1 Quản lý văn bản đi. 17 3.2 . Tổ chức, giải quyết văn bản đến. 19 Tiểu Kết: 23 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHUNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG 24 1. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC. 24 2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản. 24 3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. 25 4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư. 25 5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản. 26 Tiểu Kết: 27 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền Mã phách: HÀ NỘI - 2017 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã phách Họ và tên sinh viên: Trương Thúy Hồng Ngọc Ngày sinh: 23/8/1993 Mã sinh viên: 1607QTVA052 Lớp: ĐHLT.QTVP 16A Khoa: Quản trị văn phòng Tên đề tài: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHÔNG ACC Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên hướng dẫn: TS Lê Thị Hiền Sinh viên kí tên Trương Thúy Hồng Ngọc PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Chữ ký xác Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) Điểm thống nhất của nhận của của cán bộ chấm thi bài thi cán bộ nhận bài thi CB chấm thi CB chấm thi số 1 số 2 Bằng số Bằng chữ MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác quản lý văn bản nói chung Do đó, vai trò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được công tác soạn thảo và quản lý sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC Phạm vi nghiên cứu: Tổng Công Ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC Nội dung: Tập trung nghiên cứu về công tác soản thảo và quản lý văn bản tại Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC 3 Mục đích và nhiệm vụ của bài nghiên cứu Mục đích Thực hiện đề tài này góp phần hiểu rõ về công tác soản thảo và quản lý văn bản Nhiệm vụ 5 Để đạt được mục đích trên bài nghiên cứu cần thực hiện một số nhiệm vụ sau: - Làm rõ lịch sử nguồn gốc của văn bản Khảo sát, nghiên cứu về văn bản từ đó đánh giá và rút ra một số nhận xét về văn - bản Đưa ra giải pháp, kiến nghị nhằm phát huy những giá trị tích cức và khắc phục hạn chế trong cách soạn thảo và quản lý văn bản 4 Lịch sử nghiên cứu - Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản – TS Lê Văn - In, TS Nghiêm Kỳ Hồng, Ths Đỗ Văn Học Kỹ thuật soạn thảo văn và quản lý văn bản – Ths Trần Thị Thu Hương Giáo trình Quản trị văn phòng – Nghiêm Kỳ Hồng 5 Phương pháp nghiên cứu Bài nghiên cứu sử dụng các phương pháp khác nhau như: Khảo sát thực tế, nghiên cứu tài liệu, quan sát để đạt được mục đích và thực hiện những nhiệm vụ mà nghiên cứu đã đạt được 6 Những đóng góp mới về mặt khoa học của bài nghiên cứu Bài nghiên cứu đã tổng hợp, khái quát những đặc điểm của văn bản Từ góc độ nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn bài nghiên cứu bước đầu đưa ra giải pháp và kiến nghị cơ bản nhằm phát huy những giá trị tích cực và hạn chế tiêu cực của công tác soạn thảo và quản lý văn bản 7 Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài được chia làm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản Chương II: Thực trạng quản lý văn bản tại Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC Chương III: Một số giải pháp chung nâng cao chất lượng 6 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 1.1 Khái niệm văn bản Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ ( hay một loại kí hiệu ) nhất định Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới 1 mục tiêu giao tiếp nhất định 1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định Về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân 1.3 Khái niệm văn bản hành chính Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành 7 Văn bản hành chính là phượng tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước 2.1 Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là văn bản pháp quy là một hình thức pháp luật thành văn ( văn bản pháp ) được thể hiện qua các văn bản chứa được các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhận cá thẩm quyền ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 của Việt Nam thì văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội Trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, có các loại văn bản quy phạm pháp luật gắn với thẩm quyền ban hành như sau: - Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội - Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội - Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước - Nghị định của Chính phủ - Quyết định của Thủ tướng Chính phủ - Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao - Thông tư của Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao - Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao - Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ - Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước - Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính 8 phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội - Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao với Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ - Nghị quyết của Hội đồng nhân dân - Chỉ thị, quyết định của Ủy ban nhân dân 2.2 Văn bản hành chính Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường 2.2.1 Văn bản cá biết Văn bản cá biết là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước Văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức 2.2.2 Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hưỡng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả… các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân… Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm 2 loại chính: Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hưỡng dẫn, đề án, chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu 9 ( phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) Văn bản không có tên loại: công văn hành chính 2.2.3 Văn bản chuyên ngành Văn bản chuyên ngành là loại văn bản do một cơ quan nhà nước quản lý một lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa Ví dụ như: hóa đơn tài chính của Bộ Tài chính; bằng, chứng chỉ tốt nghiệp của Bộ Giáo dục – Đào tạo; bệnh án của Bộ Y tế; biểu bảng đo độ ẩm khí tượng thủy văn,… Loại văn bản này mang tính chất đặc thù về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày Ngoài những thành phần chung áp dụng cho các loại văn bản quản lý nhà nước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường có những thành phần khá đặc thù cho từng loại Kỹ thuật trình bày của văn bản chuyên ngành cũng vậy Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo quy định của cơ quan ban hành văn bản không được tùy tiện thay đổi thể thức và kỹ thuật trình bày của chúng (theo mẫu quy định) Thẩm quyền ban hành: Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật 3 Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước 3.1 Chức năng thông tin Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau: - Ghi lại các thông tin quản lý Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay - giữa hệ thống với bên ngoài Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác 10 - Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu tại văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…) Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực 3.1 Quản lý văn bản đi Đăng ký văn bản đi: Sau khi đóng dấu, ghi số ký hiệu, ngày tháng lên văn bản, văn thư tiếp tục đăng ký đầy đủ các thông tin trong văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi của Công ty được thống nhất theo mẫu quy định của Nhà nước như sau: 21 Mẫu sổ bên ngoài TỔNG CÔNG TY ACC Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ ngày……….ngày……… Từ số………đến số……… Quyển số: Mẫu bên trong Ngày tháng văn bản (1) Số và ký hiệu văn bản (2) Đơn vị Tên loại và trích yếu nội Người dung văn ký Nơi nhận bản (3) (4) (5) hoặc Số người lượn nhận bảo g bản lưu (6) (7) Ghi chú (8) Ngoài sổ đăng ký văn bản đi, do số lượng văn bản nhiều, hơn nữa trong 22 công việc kinh doanh cần đảm bảo bí mật thông tin cao, nên công ty đã có Sổ đăng ký văn bản đi mật riêng, với phương pháp đó sẽ góp phần cho việc bảo đảm toàn bí mật về thông tin mật trong cơ quan Việc quản lý, tiếp nhận, phương tiện, gửi văn bản đi của công ty theo các cách thức sau: + Văn bản chuyển theo đường Fax, đều chuyển qua máy Fax do Văn thư quản lý và đây là phương tiện đi chiếm khối lượng lớn văn bản mà Công ty + Văn bản chuyển theo đường bưu điện theo 3 mức độ (chuyển phát nhanh, gửi đảm bảo, gửi thường) + Văn bản gửi theo đường thư điện tử (Email), quy chế Công ty không đưa ra các quy định giải quyết và quản lý văn bản Vì vậy, việc bao gói, làm thủ tục chuyển đi đều được cán bộ Văn phòng chuyển tải một cách chính xác tới các đối tượng khách hàng Như vậy, về cơ bản việc quản lý và giải quyết văn bản đi của những người làm công tác văn thư ở đây rất chính xác, đăng ký đầy đủ, đảm bảo chất lượng tuân thủ các thao tác, chuyển giao văn bản chính xác, đúng đối tượng 3.2 Tổ chức, giải quyết văn bản đến Cùng với một khối lượng văn bản đi, hàng ngày cán bộ văn thư của Công ty còn phải tiếp nhận quản lý và giải quyết một khối lượng văn bản đến khá nhiều và phức tạp với nhiều nguồn đến khác nhau Chính vì thế Công ty đã được các nhân viên làm công tác Văn phòng phân loại các văn bản đến rất rõ ràng: + Loại văn bản không nhập hệ thồng dữ liệu máy tính là: Sách báo, thư riêng + Loại văn bản nhập vào máy tính một cách chi tiết gồm các văn bản gửi Công ty, Ban Giám đốc Công ty và các loại văn bản nhập vào nội bộ, hay đơn vị trong Công ty Mỗi loại văn bản gửi đến Công ty đều được văn thư vào sổ của Công ty và lưu giữ vào hệ thống sổ sách của cơ quan Công tác văn thư giải quyết văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào, đều được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất 23 Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cán bộ văn thư bao gồm thứ tự các bước: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, trình văn bản đến, đăng ký và chuyển giao văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến Cũng như các văn bản của các cơ quan khác, các loại văn bản tài liệu cực kỳ đa dạng và phong phú được gửi từ nhiều nguồn khác nhau đã được cán bộ làm công tác văn thư xử lý nhanh, đáp ứng nhu cầu chỉ đạo điều hành của công ty Tất cả các văn bản theo đường Bưu điện, Fax đến đều tập trung vào bộ phận Văn phòng Công ty Theo nhiệm vụ, các cán bộ làm công tác văn thư đã tiếp nhận tất cả các văn bản gửi đến phòng mình nói riêng, công ty nói chung và được xem xét thận trọng Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến - Việc kiểm tra văn bản đến của công ty đã được cán bộ Văn phòng kiểm tra kỹ càng Có những trường hợp do văn bản gửi sai đối tượng hay rách bì thì cán bộ đã xử lý đúng như quy định của Nhà nước cũng như quy định của công ty - Tài liệu, thư riêng của bộ phận nào được chuyển giao cho phòng đó, sách báo của công ty được chuyển giao cho Giám đốc Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại: + Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan + Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký 24 - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật” - Đối với bì văn bản mật thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành như sau: Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết Văn thư không được bóc bì Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây: + Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời + Không được làm rách, mất chữ của tài liệu Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến” Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi, giải quyết Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệu văn bản hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”, Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến 25 Đăng ký văn bản đến Sau khi đóng dấu đến, đóng dấu Fax đến, trình văn bản đến cho Thủ trưởng cơ quan hay Thủ trưởng đơn vị, Thư ký tiến hành đăng ký đầy đủ, chính xác Việc đăng ký các văn bản đến vào sổ Công ty quy định mẫu số như sau: Mẫu sổ bên ngoài TỔNG CÔNG TY ACC Năm: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ ngày…… đến ngày…… Từ số đến………số…….… Quyển số 26 Mẫu sổ bên trong Ngày tháng đến (1) Nơi Số ký Ngày Số gửi hiệu tháng đến văn văn văn (2) bản (3) bản (4) bản (5) Nơi nhận hoặc người nhận (6) Tên loại và trích yếu nội Ký Ghi dung văn nhận chú bản (7) (8) (9) Cũng như sổ đăng ký văn bản đi, việc quản lý và giải quyết văn bản đến cũng được cán bộ văn thư dùng mẫu Sổ đăng ký văn bản đến cho việc đăng ký văn bản chuyển giao Việc tiếp nhận kiểm tra, phân loại, đóng dấu và đăng ký chuyển giao đó được cán bộ văn thư làm theo đúng quy định, đầy đủ và chính xác Tiểu Kết: Trong chương 2 đã trình bày được thực trạng soạn thảo và quản lý văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC Sơ lược về Tổng Công ty cũng như chức năng, nhiệm vụ, mô hình cơ cấu tổ chức Ngoài ra còn có tình hình soạn thảo văn bản đối với văn bản đi và văn bản đến Những nội dung này là cơ sở để triển khai phần kết luận và kiến nghị trong chương 3 27 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHUNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG 1 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác nhau như: văn bản phải đúng nhiệm vụ; đúng thẩm quyền ban hành; phù hợp với thực tiễn Việc soạn thảo và quản lý văn bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản của Tổng Công ty Xây dựng Công Trình Hàng Không ACC - Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản Văn phòng công ty chủ yếu tham mưu soạn thảo các văn bản hành chính Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, … Văn phòng soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt 2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn 28 thảo như: công văn hành chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính 3 Đảm bảo về nội dung của văn bản Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức Để thực hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa 4 Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư Công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật: Mục đích của công tác này nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm 29 quyền đã ban hành văn bản Các văn bản hành chính thông thường chủ yếu là công cụ truyền đạt các thông tin quản lý nên đảm bảo tính chuẩn xác của các văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn, chính xác và có hiệu quả Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định khác của cấp trên là rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Tăng cường kiểm tra công tác văn thư: Quá trình quản lý văn bản cũng cần được coi trọng, quan tâm một cách đúng mực Việc kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản của mình Kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan 5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản - Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức - Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: Cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình 30 Tiểu Kết: Trong chương 3 đã nêu ra những kiến nghị và hạn chế và giải pháp trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC 31 KẾT LUẬN Công tác văn thư là công tác quan trọng nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát, bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia Có thể thấy công tác văn thư và lưu trữ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan 32 PHỤ LỤC Sơ đồ khái quát về cơ cấu tổ chức như sau: PGĐ kế hoạch PGĐ CRHK GI Á M ĐỐ C PGĐ chính trị PGĐ xây lắp PGĐ kinh doanh P.TC L&T L P Dự Án P.Chí nh trị P.TC KT Văn Phòn g P.KT VT P kế hoạch P.QL CL Ảnh 1 33 Xí nghiệp cơ giới Cửa hàng xăng dầu TT tư vấn KSTKKT Xí nghiêp xây dựng 243 CN Nha Trang Xí nghiệp công trình 23 XNĐT & PT nhà Nhà máy xi măng 78 G as đ ốt K Đ C L 24 4 Đà Nẵ ng 24 24 5 TP HC M 25 ... TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HÀNG KHƠNG ACC Khái qt chung Tổng Cơng ty Xây Dựng Cơng Trình Hàng Khơng ACC Tên gọi doanh nghiệp: CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH... nghiên cứu: Tổng Công Ty Cổ phần Xây Dựng Cơng Trình Hàng Khơng ACC Nội dung: Tập trung nghiên cứu công tác soản thảo quản lý văn Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Cơng Trình Hàng Khơng ACC Mục đích... trạng quản lý văn Tổng Công ty Cổ phần Xây Dựng Cơng Trình Hàng Khơng ACC Chương III: Một số giải pháp chung nâng cao chất lượng CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN