Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3 6.Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của bài báo cáo 4 B. NỘI DUNG 6 TÌM HIỂU MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 6 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM. 6 1.1.Tổng quan sơ lược về lịch sử hình thành và sự phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 7 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 8 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 10 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. 10 1.3.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 11 1.3.3. Bản mô tả công việc 12 1.4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 15 1.4.1. Khảo sát về công tác văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 15 1.4.2. Khảo sát về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 23 1.4.2.1. Mô hình tổ chức văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 23 1.4.2.2. Thực trạng công tác nhân sự 23 1.4.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản 24 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 31 1.4.3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ vào cơ quan. 32 1.4.4. Nhân xét, đánh giá về công tác Văn thư Lư trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 33 1.4.4.1. Ưu điểm 33 1.4.4.2. Nhược điểm 34 CHƯƠNG 2. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM. 36 2.1. Giúp cơ quan xấy dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 36 2.1.1. Lịch công tác tuần tại văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 36 2.1.2. Kế hoạch công tác tháng của Công ty Cồ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 38 2.1.3. Kế hoạch công tác năm của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 41 2.2. Giúp Công ty mẫu hoá một số văn bản sau: 43 2.2.1. Quyết định hành chính 43 2.2.2. Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 46 2.2.3. Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 48 2.3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan. 50 2.4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 50 2.5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty. 52 C. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 53 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 54 KẾT LUẬN CHUNG 55 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Sau tháng thực tập Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM, học hỏi tìm hiểu nhiều điều bổ ích,kiến thức cho thân Những kiến thức mà thu thập từ thực tế giúp ích nhiều cho công tác làm việc sau tơi, giúp tơi có hành trang kỹ lưỡng trước rời khỏi ghế nhà trường Và để hồn thành báo cáo này, q trình khảo sát thu thập thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ cán nhân viên văn phòng cơng ty Intracom Qua xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ông Nguyễn Thanh Việtchủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty tạo điều kiện cho vào thực tập cơng ty Đồng kính gửi tồn thể nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom bảo hướng dẫn tận tình thời gian tơi thực tạp khảo sát Cơng ty Về phía Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, xin chân thành cảm ơn thầy Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt ThS.Nguyễn Hữu Danh , giảng viên hướng dẫn ln tận tình bảo để tơi hồn thành báo cáo Trong trình thực tập, tơi gặp nhiều khó khăn Mặt trình độ chuyên môn chưa đầy đủ, mặt lần tiếp xúc làm việc quan doanh nghiệp lớn nguyên nhân khác, nên dù cố gắng song báo cáo không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy Khoa để tơi rút kinh nghiệm cho thân Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CAM ĐOAN Tên Phan Thị Thùy Ninh, sinh viên lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng 14A, thuộc Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tơi thực báo cáo thực tập với đề tài “Khảo sát cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Intracom” Tơi xin cam đoan tồn nội dung tơi thu thập q trình tơi khảo sát thực tập Intracom Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng báo cáo Hà Nội ngày 15 tháng năm 2017 Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp THƠNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I.TĨM TẮT LÝ LỊCH Họ tên: Phan Thị Thùy Ninh Ngày tháng năm sinh: 26/10/1996 Quê quán: Xã Bắc Hồng- Huyện Đông Anh-Hà Nội Số CMTND: 001196001452 Số điện thoại: 0163491668 Địa Email: phanthuyninh124@gmail.com II.THÔNG TIN KHÁC Lớp: Cao đẳng Quản trị văn phòng 14A Mã sinh viên: 1411QTVA024 Ngành học: Quản trị văn phòng Khóa học: 2014-2017 Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TS ThS GS KH CT CV BC QĐ Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Tiến sĩ Thạc sĩ Giáo sư Kế hoạch Công ty Công văn Báo cáo Quyết định Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN A LỜI MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 6.Phương pháp nghiên cứu Bố cục báo cáo B NỘI DUNG TÌM HIỂU MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 1.1.Tổng quan sơ lược lịch sử hình thành phát triển Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM .6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM .7 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.2 Cơ cấu tổ chức .8 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 10 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 10 1.3.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơng ty .11 Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.3.3 Bản mô tả công việc 12 1.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM .15 1.4.1 Khảo sát cơng tác văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 15 1.4.2 Khảo sát công tác Văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 23 1.4.2.1 Mơ hình tổ chức văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 23 1.4.2.2 Thực trạng công tác nhân 23 1.4.2.3 Thực trạng công tác quản lý văn .24 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu .31 1.4.3 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ vào quan 32 1.4.4 Nhân xét, đánh giá công tác Văn thư- Lư trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 33 1.4.4.1 Ưu điểm 33 1.4.4.2 Nhược điểm 34 CHƯƠNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 36 2.1 Giúp quan xấy dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm .36 2.1.1 Lịch công tác tuần văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 36 2.1.2 Kế hoạch công tác tháng Công ty Cồ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 38 2.1.3 Kế hoạch công tác năm Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 41 2.2 Giúp Cơng ty mẫu hố số văn sau: 43 Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2.1 Quyết định hành 43 2.2.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 46 2.2.3 Kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 48 2.3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp quan 50 2.4 Xây dựng mơ hình văn phòng đại cho quan 50 2.5 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu điểm cấu tổ chức, máy văn phòng cơng ty 52 C KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm cơng tác hành văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 53 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .54 KẾT LUẬN CHUNG 55 PHỤ LỤC Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Như biết, ngày quan hay doanh nghiệp phải có văn phòng Bởi máy văn phòng, đội ngũ nhân viên người quản lý phận nòng cốt quan, doanh nghiệp Văn phòng máy quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan đơn vị Đối với xã hội, tầm quan trọng văn phòng ngày chưa bị giảm Với phát triển xã hội ngày ngành văn phòng coi ngành đa dạng, giúp cho người không phát huy trí tuệ thân mà phát huy,thể hết khả mà thân vốn có Hiện nước ta bước vào thời kỳ Công Nghiệp Hóa - Hiện Đại Hóa đất nước, nên cơng tác văn thư góp phần lớn vào cơng tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh Mỗi quan, văn phòng phải thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Do đó, văn phòng máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Văn phòng yếu tố quan tâm trọng điểm quan trọng, khu vực nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Cơng tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho quan, đơn vị Ngược lại, cơng tác văn phòng thực khơng tốt dẫn đến nhiều khó khăn hậu đạt không mong muốn Không đất nước ta ngày hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới, đa dạng hóa, đa phương hóa giá trị quốc tế, để bắt kịp với trình độ hội nhập đòi hỏi phải có đổi tích cực, chủ động tồn diện, bỏ thói quen làm việc trì trệ, động, nhạy bén, hiệu thời kỳ bao cấp Vì đòi hỏi hành nước nhà cần phải nhanh chóng đổi theo hướng đại, tinh gọn, chuyên nghiệp, đại hoạt động có hiệu cao Đòi hỏi phận của hành văn phòng Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp phải có đổi mới, nhanh chóng phù hợp với thời đại Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức thực hoạt động quản lý, điều hành quan tổ chức Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập cho sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng quan, đơn vị, giúp nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc Có thể tạo cho phương thức học tập làm việc sở thực tế mà học hỏi qua đó, thân trau dồi thêm cho kiến thức kỹ mềm trình làm việc Với mong muốn tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phòng, tơi định lựa chọn đề tài“Khảo sát cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM” làm hướng nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong thời gian tìm hiểu đề tài,tơi tìm hiểu nhiều tài liệu tác giả khác có tham khảo số luận văn liên quan đến tài liệu như: - Luận văn “ Tổ chức hoạt động văn phòng tổng cơng ty cơng trình giao thơng 8” tác giả Đỗ Xuân Dương trường Đại học khoa học xã hội nhân văn - Giáo trình “ tổ chức hoạt động văn phòng quan cấp bộ” - Giáo trình “quản trị học” tác giả Nguyễn Hải Sản - Giáo trình mơn “Quản trị văn phòng” – tác giả GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền - Báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu Báo cáo hướng tới mục tiêu sau: Một là, khảo sát cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Từ đánh giá ưu điểm hạn chế công tác Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hai là, đưa đề xuất, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu trên, đề tài tập trung thực số nhiệm vụ nghiên cứu sau: Thứ nhất, tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Thứ hai, tìm hiểu thực trạng cơng tác Văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Thứ ba, nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân hạn chế Từ đó, đưa đề xuất, kiến nghị, giải pháp nhằm góp phần nâng cao cơng tác Văn phòng Cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 5.1.Đối tượng nghiên cứu Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty - Tổ chức hoạt động Công ty - Cơng tác văn phòng Cơng ty - Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Cơng ty 5.2.Phạm vi nghiên cứu Văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 6.Phương pháp nghiên cứu 6.1.Phương pháp luận - Duy vật biện chứng : Phương pháp vật biện chứng hay chủ nghĩa vật biện chứng phận học thuyết triết học Karl Marx đề xướng Đặc trưng phương pháp vật biện chứng coi vật hay tượng Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết cơng tác năm CƠNG TY CỔ PHẦN ĐTXD CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /KH-CT Hà Nội ngày tháng năm 2017 KẾ HOẠCH Tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 2016 triển khai nhiệm vụ công tác năm 2017 Thực chương trình cơng tác năm 2016 Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM, Công ty tổ chức kế hoạch Hội nghị tổng kết năm 2016 triển khai nhiệm vụ công tác năm 2017 sau: I MỤC ĐÍCH, U CẦU Mục đích Nhằm đánh giá kết thực công việc năm vừa qua Chỉ ưu điểm, hạn chế, từ định hướng hoạt động tốt năm Yêu cầu Để hội nghị thành công tốt đẹp, yêu cầu công tác tổ chức, khách tiết, nội dung, khách mời phải chuẩn bị chu đáo Kết luận Hội nghị sở để định hướng hoạt động năm II THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM, THÀNH PHẦN THAM DỰ Thời gian, địa điểm - Thời gian: 8h30, ngày 15/1/2017 (thứ 4) - Địa điểm: Tại Hội trường phòng họp tầng 20 Thành phần tham dự - Tổng giám đốc Cơng ty (chủ trì) - Trưởng phòng,ban, nhân viên Công ty III NỘI DUNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 48 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn phòng Cơng ty - Xây dựng kế hoạch, chương trình Hội nghị - Thơng báo đến Phòng,ban có liên quan - Chuẩn pị market Hội nghị, trang trí khách tiết điều kiện đảm bảo khác - Xây dựng dự tốn kinh phí tổ chức Hội nghị - Chuẩn bị tài liệu Hội nghị, gồm: + Báo cáo tổng kết công tác, hoạt động Công ty năm 2016 phương hướng nhiệm vụ năm 2017; + Chuẩn bị Quyết định, Giấy khen, phần thưởng cho tập thể, cá nhân khen thưởng năm 2016 Phòng Kế tốn- Tài Bảo đảm kinh phí tổ chức Hội nghị tổng kết Các phòng ban có liên quan - Thông báo cử đại biểu thuộc thành phần tham dự Hội nghị; - Chuẩn bị tham luận, báo cáo ý kiến phát biểu Hội nghị IV BẾ MẠC HỘI NGHỊ - Thư ký ghi lại toàn nội dung họp - Tổng hợp ý kiến để trình cấp lãnh đạo - Lập hồ sơ Hội nghị Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC - Tổng giám đốc; (Ký tên, đóng dấu) - Các phòng, ban; - Lưu: VT,VP Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 49 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2.3 Kế hoạch tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo CƠNG TY CPĐTXD HẠ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TẦNG & GIAO THÔNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /KH-CT Hà Nội ngày…tháng…năm 2017 KẾ HOẠCH Về chuyến tham gia hội nghị, hội thảo xây dựng Lào Cai I Mục đích chuyến cơng tác - Học tập, trao đổi kinh nghiệm làm việc vấn đề xây dựng phát triển đô thị - Mở rộng quan hệ hợp tác phát triển - Tham quan mơ hình hoạt động Cơng ty II Thành phần tham dự Lãnh đạo công tác bao gồm: - Ông Nguyễn Thanh Việt, Tổng giám đốc – Trưởng đoàn - Bà Nguyễn Thị Kim Anh, Trưởng phòng - Thư ký Tổng giám đốc III Địa điểm thời gian Địa điểm: Tồ nhà C15 Cơng ty Cổ phần Xây dựng Phát triển đô thị tỉnh Lào Cai Thời gian: - Ngày đi: 15/4/2017 - Ngày 17/4/2017 Trong đó: - Sáng ngày 15/4 có mặt Cơng ty, 9h00 tơ Cơng ty có mặt đón lãnh đạo, nhân viên - Tối ngày 15/4 đến Lào Cai, nghỉ ngơi khách sạn - Sáng 16/4 đến Công ty Cổ phần Xây dựng Phát triển đô thị tỉnh Làm Cai tham dự hội nghị - Trưa ngày 16/4 ăn với lãnh đạo Công ty - Tối ngày 16/4 lại khách sạn nghỉ ngơi - Sáng 17/4 xuất phát từ Lào Cai Hà Nội Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 50 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp IV CHUẨN BỊ Tổ chức công tác chuẩn bị trước chuyến - Liên hệ với Công ty Cổ phần Xây dựng Phát triển đô thị tỉnh Làm Cai - Thống thời gian địa điểm - Lập kế hoạch cho chuyến - Ban thứ ký có nhiệm vụ chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: + Quyết định cử công tác tham dự hội nghị lãnh đạo Công ty + Giấy mời tham dự hội nghị ban tổ chức + Các giấy tờ tuỳ thân thành viên tự chuẩn bị - Chuẩn bị giấy tờ tài liệu liên quan đến chuyến - Tham luận lãnh đạo đọc hội nghị - Các tài liệu đơn vị tổ chức, sách báo tham khảo - Thư ký tổng hợp lại tài liệu theo danh mục - Kinh phí - Phương tiện lại Tổ chức công viêc chuyến - Sắp xếp lịch trình chuyến - Phân loại tài liệu phục vụ cho lãnh đạo - Thu thập hoá đơn chứng từ - Thu thập kết chuyến Tổ chức công việc sau chuyến - Quyết tốn tài với phòng Tài chính- kế tốn - Lập hồ sơ cho chuyến Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC - Tổng giám đốc; (Ký tên, đóng dấu) - Thư ký Phòng kế tốn; - Lưu: VT,VP Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 51 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp quan CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2016 Thời gian: 8h00- 11h00, ngày 16 tháng năm 2017 Địa điểm: Văn phòng Cơng ty CPĐT xây dựng Hạ tầng Giao thông STT THỜI GIAN NỘI DUNG 8h00-8h30 Đón tiếp đại biểu,, văn nghệ chào mừng, ổn 8h30- 9h00 định tổ chức Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu 9h00- 9h25 Trưởng phòng ban đọc báo cáo hoạt động 9h25- 9h40 năm 2016 Văn nghệ 9h40-10h00 Lãnh đạo lên phát biểu ý kiến 10h00-10h20 Trao phần thưởng cho tập thể, cá nhân có 10h20-10h35 thành tích xuất sắc năm 2016 Văn nghệ 10h35-11h00 Lãnh đạo phát biểu, nêu phương hướng 11h00 nhiệm vụ năm Bế mạc hội nghị Xây dựng mơ hình văn phòng đại cho quan Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trộng để giúp quan đổi phương thức làm việc lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách văn phòng đại cho Công ty vô cần thiết Văn phòng đại văn phòng phải đảm bảo đầy đủ điều kiện mặt vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung Công ty cách tiết kiệm, kịp Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 52 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp thời, hợp lý hiệu Một văn phòng gọi đại có đặc trưng sau: - Tổ chức máy văn phòng khoa học,gọn nhẹ - Lao động văn phòng tổ chức khoa học - Tăng cường áp dụng phương thức kỹ thuật mới, phương pháp điều hành - Xây dựng định mức cụ thể hợp lý - Linh hoạt hiệu Hơn nữa, Xây dựng mơ hình văn phòng đại mang tính chun nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu cơng việc Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan tổ chức Xây dựng văn phòng đại yếu tố quan trọng để giúp quan tổ chức đổi phương thức làm việc lãnh đạo nề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan tổ chức đặc biệt quan tâm Văn phòng mặt cơng ty, không gian làm việc nhân viên Một văn phòng vừa sang trọng vừa đại tạo khơng khí thoải mái cho khách hàng đến giao dịch, đồng thời tạo hứng khởi cho nhân viên làm việc Văn phòng đại khơng đơn giản chỗ ngồi để làm việc, thiết kế văn phòng làm việc đại không yêu cầu phải tiện dụng mà phải đáp ứng hiệu thẩm mỹ thể tinh thần làm việc doanh nghiệp Ưu điểm: - Giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng xác - Công việc phân công rõ ràng - Không gian làm việc thoải mái cho nhân viên Nhược điểm: - Nhân viên văn phòng hạn chế - Việc giải cơng việc đơi chậm bỡ ngỡ chưa quen với thiết bị đại có văn phòng Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 53 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sơ đồ mơ hình văn phòng đại (Xem phụ lục 04) 2.3 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu điểm cấu tổ chức, máy văn phòng cơng ty a Ưu điểm: - Nhìn chung cấu tổ chức văn phòng Cơng ty INTRACOM khoa học phong cách làm việc tốt - Các trang thiết bị văn phòng bố trí đầy đủ, tiện nghi, giúp cán hoàn thành tốt cơng việc nhiệm vụ giao b Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm tồn số nhược điểm cần phải khắc phục: - Đơi cán nhân viên văn phòng chưa hồn thành cơng việc giao - Vẫn bỡ ngỡ việc tiếp cận với phần mềm, ứng dụng nên công việc gặp nhiều khó khăn - Trong cơng việc nhân viên lơ chưa thực nghiêm túc Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 54 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp C KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I.Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm cơng tác hành văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM học hỏi nhiều điều, thấy cơng tác văn phòng Cơng ty quan trọng Qua thời gian tìm hiểu thực tập Công ty xin đưa số nhân xét cơng tác tổ chức hành văn phòng Cơng ty sau: Ưu điểm: Văn phòng Cơng ty CP INTRACOM nhìn chung khoa học, hiệu công việc tốt Các cán phân công nhiệm vụ cách cụ thể Công tác hành văn phòng hồn thành chức tham mưu,tổng hợp phục vụ công tác hậu cần cho Công ty Trong q trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng Cơng tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định Nhà nước Các trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ, tiện nghi, đại, bố trí tương đối khoa học giúp cán làm việc hiệu Cán văn thư lưu trữ thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn Cán nhân viên văn phòng có trình độ chun mơn cao Nhược điểm: Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt công tác lập hồ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp bị nhầm, làm ảnh hưởng tới việc tìm kiếm cần thiết Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức Chưa có phần mềm hỗ trợ cho cơng tác văn thư lưu trữ Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 55 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp phải sử dụng phương pháp thủ công chủ yếu II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm văn phòng Cơng ty Tơi xin đưa số giải pháp cụ thể sau: Các cán nhân viên văn phòng phải đào tạo thêm, trau dồi thêm kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lục làm việc Đầu tư trang thiết bị đại, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào cơng tác văn phòng, đảm bảo hiệu cơng việc tốt Lãnh đạo văn phòng thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức kỷ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Các cán văn phòng phải nâng cao ý thức làm việc Thường xuyên dọn dẹp văn phòng, đảm bảo cảnh quan khơng khí nơi làm việc Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý cho nhân viên Công ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công cho nhân viên công ty Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 56 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN CHUNG Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Tôi học hỏi nhiều điều trau dồi thêm kiến thức cho thân Nhìn chung, ngồi việc học kiến thức ghế nhà trường việc thực tập thực tế, học hỏi bên thuận lợi cho sinh viên việc tìm hiểu biết rỗ cơng việc sau Tuy tất trải nghiệm, thân tơi nói riêng sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói chung học hỏi nhiều điều đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho chúng tơi thực tập thực tế Cùng với giúp đỡ tận tình cán nhân viên văn phòng Công ty INTRACOM mà phần nâng cao kiến thức, rèn luyện ý thức làm việc, hiểu biết mối quan hệ quan, phong cách làm việc, cách đối nhân xử lãnh đạo cấp đồn g nghiệp cấp Đặc biệt kết hợp hài hồ lý thuyết thực tiễn giúp tơi có hành trang tốt cho công việc sau trường Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh 57 Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM Đại hội cổ đơng Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Ban giám đốc Văn phòng cơng ty Các xí nghiệp vận hành Phòng Kế hoạch kỹ thuật Các đội xây dựng Phòng Đầu tư dự án nhà - Đô thi số Các công ty Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Phòng Đầu tư dự án nhà- Đơ thị số Các Công ty liên doanh liên kết Ban quản lý thị nhà số Phòng Đầu tư dự án thủy điện Ban quản lý đô thị nhà số Lớp: CĐ QTVP 14A Phòng Tài chính- Kế tốn Ban quản lý dự án thủy điện Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC 02 CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG INTRACOM Trưởng phòng Thư ký Thư ký Bộ phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh Bộ phận văn thư Bộ phận pháp chế Bộ phận truyền thông Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Bộ phận bảo vệ Bộ phận vệ sinh Bộ phận lái xe Lớp: CĐ QTVP 14A Bộ phận lễ tân Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC 03 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG Chức danh Công việc Trưởng Chịu trách nhiệm đạo chung phòng Thư ký Thực cơng việc giúp Tổng giám đốc Bộ phận Thực giao dịch với khách hàng quan kinh doanh Lập báo cáo chi tiết công việc thự hàng ngày cho Bộ phận lãnh đạo văn phòng Thực soạn thảo văn theo đạo cấp trên, văn thư trình duyệt ban hành văn Bộ phận lễ tân Tổ lái xe Lưu trữ văn giấy tờ quan Thực đón khách đến quan thực giao dịch báo cáo chi tiết hàng ngày Thực đưa đón lãnh đạo cơng ty Báo cáo chi tiết công việc theo xếp cụ thể cuả Bộ phận lãnh đạo văn phòng Thực thủ tục liên quan đến pháp luật pháp chế Bộ phận Kiểm tra văn bản, hợp đồng… Thực nhiệm vụ quảng cáo thương hiệu công ty truyền thông Bộ phận vệ sinh Đảm bảo vệ sinh, mội trường văn phòng hành lang Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC 04 MƠ HÌNH VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI 3 1 Cửa vào 3 Ghi chú: Bàn làm việc nhân viên Bàn làm việc Trưởng phòng Ghế ngồi Tủ đựng tài liệu Máy photocopy Bàn tiếp khách Bình đựng nước Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỘT SỐ TÀI LIỆU LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14A ... INTRACOM 10 1. 3 .1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 10 1. 3.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơng ty .11 Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14 A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1. 3.3 Bản... 26 /10 /19 96 Quê quán: Xã Bắc Hồng- Huyện Đông Anh-Hà Nội Số CMTND: 0 011 960 014 52 Số điện thoại: 016 34 916 68 Địa Email: phanthuyninh124@gmail.com II.THÔNG TIN KHÁC Lớp: Cao đẳng Quản trị văn phòng 14 A... Cao đẳng Quản trị văn phòng 14 A Mã sinh viên: 14 11QTVA024 Ngành học: Quản trị văn phòng Khóa học: 2 014 -2 017 Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh Lớp: CĐ QTVP 14 A Báo cáo thực tập tốt nghiệp DANH MỤC CHỮ