Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ của UBND phường Thụy Phương 3 1.1.2 . Cơ cấu tổ chức của UBND phường Thụy Phương 5 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ tại UBND 12 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ quyền hạn, việc thực hiện theo kế hoạch về công tác văn thư lưu trữ của nhà nước 12 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ 14 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 15 2.1. Thực tiễn công tác văn thư 15 2.1.1. Ban hành soạn thảo văn bản 15 2.1.2. Quy trình quản lý văn bản 15 2.1.3. Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 18 2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 18 2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ 19 2.2.1. Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.2.1.1. Công tác xác định giá trị tài liệu 20 2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ của UBND phường Thụy Phương 21 2.2.3. Các công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ 21 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan,tổ chức và đề xuất, khuyến nghị 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư-lưu trữ) của cơ quan tổ chức 23 3.3. Đề xuất kiến nghị 25 D.PHỤ LỤC
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VT – LT Văn thư – Lưu trữ MTTQ Mặt trận tổ quốc A PHẦN MỞ ĐẦU Trong sống ngày nay, yếu tố người ngày quan tâm trọng Như Nhật Bản từ đất nước bị tàn phá nặng nề sau chiến tranh sau thời gian ngắn vươn lên thành cường quốc kinh tế, nhờ đâu, họ tập trung vào người, người nhân tố định vấn đề, ln đóng vai trò chủ chốt phận thiếu quan nhà nước Và để trì phát triển nguồn nhân lực cần có người lãnh đạo sáng suốt biết nắm bắt hội, vạch kế sách áp dụng phương thức quản lý phù hợp, tạo nên tập thể vững mạnh Chính vậy, cơng tác VĂN THƯ LƯU TRỮ ln ưu tiên trọng hàng đầu, cơng việc vừa mang tính khoa học vừa nghệ thuật Nó làm cho mong muốn quan nhà nước doanh nghiệp mong muốn nhân viên tương hợp để đạt thành mong đợi góp để hướng tới mục tiêu chung quan nhà nước, doanh nghiệp Có thể nói tập trung vào phát triển người thành cơng sát cánh với công ty Nhận thấy tầm quan trọng muốn hiểu sâu cơng tác VT-LT em chọn đề tài báo cáo thực tập VĂN THƯ LƯU TRỮ “Hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ UBND phường Thụy Phương cho trình thực tập tốt nghiệp Đây cơng việc mà em nghiên cứu trình học tập vấn đề cấp thiết quan, doanh nghiệp nhằm tạo lợi cạnh tranh thị trường Đặc biệt mối quan tâm hàng đầu nhà nước ta thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Được Nhà trường Khoa Văn thư – Lưu trữ tổ chức cho sinh viên thực tập ngành nghề với đồng ý Lãnh đạo UBND phường Thụy Phương, đặc biệt Văn phòng HĐND UBND phường Em đến thực tập tìm hiểu thực tế công tác văn thư, lưu trữ công tác tiếp dân phận cửa UBND phường Thụy Phương – quận Bắc Từ Liêm - Thành phố Hà Nội Phường Thụy Phương phường non trẻ, tiền thân phường Thụy Phương địa phương đầu thực chủ trương cải cách hành nhà nước Hàng ngày trình giải cơng vệc UBND Phường tiếp nhận xử lý nhiều văn đến ban hành nhiều văn Chính quy trình quản lý văn thống nhất, chặt chẽ khâu văn thư lưu trữ áp dụng dựa móng sẵn có UBND phường Thụy Phương trước đây, cơng tác triển khai góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực thi hành, địa bàn phường Bằng việc liên hệ thực tập UBND phường Thụy Phương giúp cho chúng em có điều kiện vận dụng lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường – môi trường làm việc quan,rèn luyện tác phong làm việc; quan hệ ứng xử,giao tiếp đồng thời rút học kinh nghiệm trình làm việc Trong thời gian tháng thực quan em nhận quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình cơ, chú, anh chị công tác UBND phường Thụy Phương kỹ giao tiếp, ứng xử môi trường chuyên nghiệp; hướng dẫn khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, Mặc dù cố gắng lần liên hệ đến quan hành nhà nước cấp phường phường để học tập công tác khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót hạn chế định Vì em mong nhận giúp đỡ, nhận xét cuả quý thầy cô để em tiếp thu rút kinh nghiệm Qua báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin chân thành cảm ơn thầy cô, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ giảng dạy truyền đạt cho em kiến thức vững nghiệp vụ cơng tác mình, tạo điều kiện cho chúng em thực tập ngành nghề - bước đệm để em tự tin sau trường lập nghiệp Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND phường Thụy Phương; bác, cô, chú, anh, chị Văn phòng UBND phường đặc biệt Nguyễn Thị Đức Hạnh phụ trách Văn Phòng UBND phường Thụy Phương tận tình, bảo, giúp đỡ em hoàn thành tập này, giúp em thêm hiểu biết thêm số lĩnh vực khác nhận biết phẩm chất trách nhiệm người cán sau công tác; tạo thuận lợi để em hoàn thành đợt thực tập cần thiết quan trọng Em xin chân thành cảm ơn! B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ UBND phường Thụy Phương Phường Thụy Phương phía tây bắc thủ Hà Nội, 13 phường phường Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội Phía Bắc phường Thụy Phương giáp sông Hồng phường Hải Bối huyện Đông Anh, có đường quốc lộ 23 từ Hà Nội men theo đê sông Hồng lên tới phường Thượng Cát huyện Đan Phượng Phía Đơng giáp phường Đơng Ngạc Phía nam giáp phường Cổ Nhuế Minh Khai Phía tây giáp phường Liên Mạc Làng Chèm tên nôm phường Thụy Phương, phường Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội nằm cách trung tâm thủ 12km phía Tây Phía Bắc giáp sơng Hồng, phía Tây giáp phường Liên Mạc, phía Đơng giáp phường Đơng Ngạc, phía Nam giáp phường Minh Khai Cổ Nhuế Tổng diện tích tự nhiên 285 ha, gồm 07 Tổ dân phố, 3000 hộ gia đình 13000 nhân Ngày 31/12/2013 Thực NQ 132 Thủ Tướng Chính phủ, Phường Bắc Từ Liêm thành lập, Thụy Phương trở thành phường thức vào hoạt động từ ngày 01/04/2014 sở giữ nguyên diện tích đất tự nhiên dân số Hiện phường Thụy Phương có 3.784 hộ với 13.747 nhân sinh sống 07 Tổ dân phố Đảng phường Thụy Phương thành lập từ năm 1963, Đảng phường Thụy Phương có 12 chi 367 Đảng viên sinh hoạt Với nguồn gốc lịch sử lâu đời, phường Thụy Phương bảo lưu di sản kiến trúc nghệ thuật độc đáo có giá trị cao lịch sử, khoa học nghệ thuật Tiêu biểu Đình Chèm nhà nước xếp hạng di tích lịch sử văn hóa năm 1990.Tọa lạc Tổ dân phố Đình, Đình Chèm gắn liền với tích Lý Ông Trọng – “đấng trượng phu, văn võ song toàn”, Ngài tham gia vào kháng chiến chống quân xâm lược thời Thục An Dương Vương trở thành Thần thành hồng làng q hương Cơng tích đức Thánh q hương đất nước lưu truyền từ đời sang đời khác Ngài vị anh hùng, niềm tự hào biểu tượng cao quý người dân quê hương Thụy Phương Dưới lãnh đạo Quận uỷ, HĐND, UBND quận Bắc Từ Liêm, Đảng bộ, Chính quyền tầng lớp nhân dân phường Thụy Phương chủ động nắm bắt nguồn lực tiềm địa phương, vận dụng sáng tạo chủ trương sách Đảng Nhà nước vào điều kiện thực tế địa phương, khơi dậy sức dân tập trung phát triển kinh tế, xây dựng hệ thống trị vững mạnh, giữ vững an ninh trật tự an tồn phường hội Xây dựng thành cơng “Nơng thôn giai đoạn 2015-2020” Tiếp tục giữ vững thành tích đạt được, phường Thụy Phương tâm phấn đấu xây dựng Đảng bộ, quyền phường đạt sạch, vững mạnh, giữ vững an ninh trị trật tự an tồn phường hội, xây dựng quyền thực dân dân dân, góp phần đẩy mạnh vào nghiệp phát triển phường Bắc Từ Liêm 1.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND phường Thụy Phương Lãnh đạo đảng ủy Phường STT Họ tên Chức danh Nguyễn Việt Phương Bí Thư Nguyễn Ngọc Nam Phó Bí thư thường trực Nguyễn Thị Thanh Loan Phó Bí thư Lãnh đạo HĐND STT Họ tên Chức danh Nguyễn Việt Phương Chủ tịch HĐND Lê Đình Phẳng Phó chủ tịch HĐND Lãnh đạo UBND STT Họ tên Chức danh Nguyễn Thị Bình Chủ tịch Trử Như Quỳnh Phó Chủ tịch Lãnh đạo UBMTTQ STT Họ tên Chức danh Lê Đình Phẳng Chủ tịch UBMTTQ Các đoàn thể STT Họ tên Chức danh Phạm Đức Hải Chủ tịch Hội cựu chiến binh Trần Thị Lan Chủ tịch Hội phụ nữ Lê Thị Thu Hà Bí thư Đồn Thanh niên Nguyễn Thị Hằng Chủ tịch Hội nông dân Danh sách cán bộ, công chức viên chức Phường STT Họ tên Chức danh Nguyễn Thanh thủy Tài – Kế tốn Lê Thị Hân Tài – Kế tốn Nguyễn Thị Đức Hạnh CB Văn phòng- Thống kê Nguyễn Văn Hải CB Một cửa Trần Thu Phương Tư pháp – Hộ tịch Nguyễn Tiến Vinh Tư pháp – Hộ tịch Phạm Thị Thu Hương Lao động - TBXH Đỗ Thu Hằng Văn hóa – Phường hội Lã Thị Hồng Chiên CB Địa chính- xây dựng 10 Lưu Đức Chính CB Địa chính- x ây dựng 11 Nguyễn Văn Tiến Trưởng Ban huy quân 12 Nguyễn Tuấn Hoàng Trưởng CAP Chủ tịch UBND phường phụ trách chung điều hành công việc UBND phường trực tiếp phụ trách công việc thuộc khối nội Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ quyền hạn tập thể UBND phường chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND quan quản lý Nhà nước cấp Phó chủ tịch UBND chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND pháp luật lĩnh vực, phạm vi cơng việc phân cơng Phó chủ tịch phường Chủ tịch UBND phường ủy quyền ký số văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND phường thay mặt Chủ tịch UBND phường giải công việc Chủ tịch vắng Các phòng chun mơn phường chịu đạo tồn diện trực tiếp UBND phường, Trưởng phòng trực tiếp nhận thị Chủ tịch UBND phường, có trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình phòng phụ trách vướng mắc khó khăn có kiến nghị với Chủ tịch UBND phường có biện pháp giải Bộ máy giúp việc Ủy ban nhân dân cấp phường gồm có chức danh: Cơng an, qn sự, kế tốn, văn phòng, tư pháp - hộ tịch, văn hóa - phường hội, địa *Công an: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn phường hội địa bàn theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ theo quy định pháp luật cơng an phườngvà văn có liên quan quan có thẩm quyền Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao * Quân Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp phường lĩnh vực quốc phòng, quân địa bàn theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ theo quy định pháp luật dân qn tự vệ, quốc phòng tồn dân, nghĩa vụ quân văn có liên quan quan có thẩm quyền Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao * Văn phòng - Thống kê Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp phường lĩnh vực: Văn phòng, 10 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 2.1 Thực tiễn công tác văn thư 2.1.1 Ban hành soạn thảo văn UBND phường Thụy Phương với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức ban hành văn quy phạm pháp luật, hành thơng thường văn hành cá biệt, phục vụ hoạt động quan như: Quyết định, kế hoạch, thơng báo, hướng dẫn,chương trình, tờ trình,báo cáo, cơng văn, Việc soạn thảo ban hành văn quận thực theo văn quan Nhà nước có thẩm quyền hướng dẫn thực văn công tác văn thư như: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thực kỹ thuật trình bày văn hành chính,Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT_BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, 2.1.2 Quy trình quản lý văn * Quy trình quản lý giải văn UBND phường Thụy Phương Công tác xây dựng văn yếu tố quan trọng hoạt động quan Việc soạn thảo văn cán bộ, chuyên viên, Chánh Văn phòng Trưởng phó đơn vị lĩnh vực chun mơn thuộc đơn vị quản lý Sự phân công hợp lý đem lại hiệu cao công tác soạn thảo văn UBND phường Thụy Phương Người duyệt văn sau duyệt xong phải ký nháy vào cuối văn phải chịu trách nhiệm nội dung văn bản, người ký nháy vào dòng lưu VT chịu trách nhiệm thể thức văn cán phòng, ban chun mơn soạn thảo Khi văn có chữ kí nháy, kí tắt người có có trách nhiệm nội dung hình thức, văn trình cho thủ trưởng quan kí thừa thức Thủ trưởng quan kí vào văn đầy đủ nội dung, thể 19 thức văn có chữ ký tắt, ký nháy Chánh văn phòng hay cán soạn thảo Soạn thảo văn thực qua bước sau: Xác định mục đích, tính chất, văn dự định ban hành 2.Xác định tên loại văn 3.Thu thập xử lý thông tin 4.Xây dựng đề cương văn soạn thảo 5.Duyệt thảo 6.Nhân văn 7.Làm thủ tục ban hành UBND phường Thụy Phương năm thường ban hành 3000 văn loại văn ban hành nhiều Quyết định, Cơng văn, Kế Nhìn chung văn UBND phường ban hành, quản lý chặt chẽ quy định Để đảm bảo nguyên tắc tổ chức hoạt động quan, giá trị pháp lý, hiệu lực văn phải có chữ ký người có thẩm quyền dấu quan Tuy nhiên trình soạn thảo ban hành văn không tránh khỏi hạn chế: Sai cách ghi số, kí hiệu văn bản, lỗi thường gặp Qua việc kiến tập, tiếp xúc trực tiếp với văn bản, tài liệu UBND phường cho thấy văn thực đầy đủ yêu cầu thể thức theo quy định Nhà nước Do văn ban hành đảm bảo giá trị pháp lý hiệu lực thi hành thực tế *Quy trình quản lý giải văn đến UBND phường Thụy Phương Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn đến; Bước 2: Đóng dấu văn đến; Bước 3: Đăng ký văn đến; Bước 4: Trình văn đến; Bước 5: Chuyển giao văn đến; Bước 6: Theo dõi tiến độ giải văn đến hoạch Các loại văn đến quan ( từ ngày 01/1/2016 đến 31/12/2016): 20 - Văn hành chính: 1176 văn - Văn quy phạm pháp luật: 20 văn - Văn HĐND: 20 văn - Giấy mời: 561văn - Tổng: 1771 văn Tất văn đến đăng ký tập trung văn thư quan Cán văn thư đóng dấu đến, vào sổ đăng ký cơng văn đến, ghi số đến, ngày-tháng-năm văn đến trước chuyển cho Thủ trưởng quan cho ý kiến phân phối giải Việc tiếp nhận văn đến quan cán vă thư tiến hành theo quy trình khẩn trương, kịp thời hiệu Khi tiếp nhận văn bản, cán văn thư phải kiểm tra xem văn có gửi quan hay khơng Trước nhận văn bản, cán văn thư phải kiểm tra mức độ an toàn tài liệu, kiểm tra xem bì văn có bị rách, chữ… Khi tiếp nhận văn bản, cán văn thư tiến hành phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Khi nhận văn đóng dấu hỏa tốc, khẩn, hỏa tốc hẹn giờ, cán văn thư phải tiến hành bóc bì trước làm thủ tục trình cho Thủ trưởng quan cho ý kiến giải Đối với văn “mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” văn thư phải chuyển tới người có thẩm quyền giải Những văn đề rõ tên người nhận, đơn vị nhận chuyển thẳng cho cá nhân, đơn vị, phòng ban giải Cuối cán văn thư đóng dấu lên văn bản, ghi số đến, ngày-thángnăm văn đến Dấu đến phải đóng thẳng, rõ ràng, khơng bị nhòe mực vào khoảng trống số kí hiệu, địa danh trích yếu nội dung (đối với văn khơng có tên loại) Mẫu dấu đến theo công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà Nước hướng dẫn quản lý văn đi,văn đến trình bày sau: UBND PHƯỜNG THỤY PHƯƠNG CÔNG VĂN ĐẾN SỐ: -NGÀY 21 2.1.3 Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Tại UBND phường Thụy Phương công tác lập hồ sơ cán văn thư quan tâm, năm kể từ công việc kết thúc phòng ban quan tiến hành lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Tài liệu phòng ban phòng ban lập hồ sơ, cán văn thư chịu trách hướng dẫn phòng ban lập hồ sơ trực tiếp lập hồ sơ phòng Trình tự văn hồ sơ được xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp Hồ sơ lập phải phản ánh chức nhiệm vụ quan hình thành hồ sơ.Văn bản, tài liệu thu thập phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự giải cơng việc.Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.1.4 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu UBND quận thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Quản lý dấu thuộc thẩm quyền lãnh đạo quan, dấu giao cho cán văn thư giữ Văn thư đóng dấu lên văn đầy đủ mặt thể thức nội dung Dấu đóng lên văn có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng giấy trắng, giấy khống Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn Phải hủy văn đóng dấu ngược Con dấu thể chân thực, giá trị pháp lý văn bản, thể tư cách pháp nhân quan, thể quyền lực quan ban hành văn bản, góp phần vào việc chống giả mạo văn 22 2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ Trong nhiều năm qua, công tác Văn thư, lưu trữ địa bàn phường Thụy Phương có chuyển biến tích cực; cơng tác bảo quản hồ sơ, tài liệu quan tâm, phát huy hiệu tài liệu lưu trữ, góp phần phát huy giá trị tài liệu nghiệp xây dựng phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh trật tự an toàn xã hội huyện Từ Liêm Luật lưu trữ ngày 11/11/2011; Nghị định Chính phủ, quy định Bộ, ngành UBDN Thành phố công tác văn thư, lưu trữ; Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sát nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp Nhà nước; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công tác quản lý lưu trữ kho lưu trữ UBND phường Các kho lưu trữ quan tâm đầu tư với đầy đủ hệ thống giá đựng tài liệu, hệ thống phòng cháy chữa cháy, giá quay di động … đảm bảo việc lưu trữ tài liệu lâu dài 2.2.1 Xác định giá trị tài liệu thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 2.2.1.1 Công tác xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn 23 phương pháp lưu trữ để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân theo giá trị chúng mặt trị, văn hoá, xã hội, khoa học giá trị khác Từ đó, lựa chọn để thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Ở UBND phường Thụy Phương, việc thống kê tài kiệu loại thực theo quy trình nghiệp vụ thống kê theo mẫu quy định gồm cột: Số thứ tự Tên loại tài Lý loại Số lượng Ghi (1) liệu (2) (3) (4) (5) Thủ tục giao nhận tài liệu thực nghiêm ngặt theo quy định Nhà nước Khi đơn vị trực thuộc quận giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ phải lập 02 bản: Biên giao nhận tài liệu có giá trị pháp lý để bên giữ Có thể thấymột số đơn vị chưa thực lập hồ sơ cơng việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Việc ban hành văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ) chậm Nhiều đơn vị gặp nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm Tình hình dẫn đến phải tốn khoản kinh phí lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu thời gian tới Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chưa thực cách đồng 24 2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND phường Thụy Phương Mỗi quan, tổ chức tình hình thành phát triển sản sinh khối lượng tài liệu phản ánh trình hình thành phát triển quan, tổ chức Phơng lưu trữ quan khối tài liệu hoàn chỉnh tương đối hồn chỉnh phản ánh q trình hình thành phát triển quan, tổ chức trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Việc chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học.Trong tiến trình chỉnh lý, chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu làm cơng cụ tra tìm phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý Quy trình xếp gồm: Khảo sát tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu, viết lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông, xác định xây dựng phương án phân loại, viết hướng dẫn nghiệp vụ Ngày 19/5/2004 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước ban hành văn số 283/VTLTNN – NVTW việc ban hành văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành 2.2.3 Các công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế Tuy nhiên, việc thống kê tài liệu cần phải thực quán triệt theo phương pháp nguyên tắc cụ thể Thời gian thực tập phường em có quan sát thấy phường sử dụng số loại công cụ thống kê tài liệu, số lượng tài liệu gồm: Công cụ thống kê tài liệu: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ: sổ dung để thống kê tình hình nhập tài liệu vào kho lưu trữ Bất loại hình nhập tài liệu nào, xuất xứ từ đâu, thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ phải thống kê vào sổ nhập tài liệu lưu trữ Sổ nhập 25 tài liệu lưu trữ lập theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước + Mục lục hồ sơ: vừa công cụ thống kê vừ cơng cụ tra tìm kho lưu trữ Được dùng để thống kê toàn hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hoá Mẫu mục lục hồ sơ trình bày theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 2/8/1997 Phòng lưu trữ UBND phường Thụy Phương sử dụng công cụ tra tìm mục lục hồ sơ đặc biệt nhập thông tin hồ sơ, tài liệu tài liệu qua chỉnh lý đợt trước, chủ yếu khối tài liệu huyện Từ Liêm trước Mục lục hồ sơ cơng cụ tra tìm phổ biến truyền thống, dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho, dẫn địa hồ sơ, giúp cho cán lưu trữ xếp tra tìm hồ sơ thuận lợi 26 Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan,tổ chức đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt *Trong trình thực tập UBND phường Thụy Phương 20/03/2017 đến 16/04/2017 em nhận thức tầm quan trọng công tác Văn Thư – Lưu Trữ Em luôn nỗ lực, cố gắng làm tốt khâu nghiệp vụ đem lý luận vào vận dụng thực tiễn Do thời gian thực tập có hạn nên khâu nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ em chưa tìm hiểu kỹ nhiều khâu khơng thực tập như: phân loại, bóc bì *Cơng việc giao Phân phát tới phòng UBND phường Đánh máy văn Chuyển văn gửi bưu điện Tra cứu tài liệu Sửa chữa bổ sung tài liệu Đóng dấu Lập danh mục hồ sơ 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ( công tác văn thư-lưu trữ) quan tổ chức - Ban hành điều chỉnh văn công tác văn thư, lưu trữ như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ 27 sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 30/HD-SNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 Sở Nội vụ - Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung theo quy định Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ -Tăng cường ứng dụng khoa học côngnghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư -Quản lý văn đến theo quy định: Tất văn đến quan, đơn vị phải quản lý tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật) trước xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn đến vào Sổ đăng ký văn đến theo hướng dẫn Phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giao giải thực việc ký nhận văn đến; quy định thời gian xử lý văn đến, phân công cá nhân phận theo dõi, tổng hợp, đơn đốc tình hình xử lý văn đến theo quy định Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV -Quản lý văn chặt chẽ: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để văn đảm bảo theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn vào Sổ đăng ký văn theo hướng dẫn Phụ lục VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn đi; lưu văn theo quy định, văn phải lưu hai (bản gốc lưu văn thư, đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký; lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc) 28 -Cơng tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ Đối với UBND phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo quy định Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài 29 3.3 Đề xuất kiến nghị *Đối với quan tổ chức Trong khâu nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ quan cần phải thực chặt chẽ, phân bổ có bước thật hợp lý, phân công công việc trách nhiệm người cán làm công tác văn thư, lưu trữ Cần cập nhật thường xuyên liên tục văn hành hướng dẫn thực công tác văn thư lưu trữ, góp phần thuận lợi q trình giải cơng việc quan Xây dựng hồn thiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, tiếp thu, học hỏi kinh nghiệm từ quận địa bàn thành phố tỉnh có cơng tác văn thư, lưu trữ đầu nước để hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ quan Bổ sung nhân làm công tác văn thư lưu trữ, tăng cường bổ sung sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để phục vụ công tác văn thư, lưu trữ quan * Đối với môn văn thư, môn lưu trữ, khoa, trường Bản thân em có đề xuất mong thầy cô tổ môn Văn thư, lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thường xuyên tổ chức cho chúng em tham quan mơ hình, đến thực tế quan tổ chức để học hỏi thêm kiến thức công tác văn thư, lưu trữ Dành nhiều thời gian cho chúng em thực hành công tác văn thư lưu trữ, tiếp xúc với tài liệu, đóng dấu, chỉnh lý tài liệu 30 D.PHỤ LỤC Hệ thống phòng cháy chữa cháy UBND phường Thụy Phương Hệ thống mạng UBND phường Thụy Phương Dấu quan UBND phường Thụy Phương ... 31/12/2016): 20 - Văn hành chính: 1176 văn - Văn quy phạm pháp luật: 20 văn - Văn HĐND: 20 văn - Giấy mời: 56 1văn - Tổng: 1771 văn Tất văn đến đăng ký tập trung văn thư quan Cán văn thư đóng dấu... đến theo cơng văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà Nước hướng dẫn quản lý văn đi ,văn đến trình bày sau: UBND PHƯỜNG THỤY PHƯƠNG CÔNG VĂN ĐẾN SỐ: -NGÀY ... nhận văn bản, cán văn thư phải kiểm tra xem văn có gửi quan hay khơng Trước nhận văn bản, cán văn thư phải kiểm tra mức độ an toàn tài liệu, kiểm tra xem bì văn có bị rách, chữ… Khi tiếp nhận văn