Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1 :Giới thiệu vài nét về Viện khoa học công nghệ xây dựng 5 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức củ Viện khoa học công nghệ xây dựng: 5 1.2. Chức năng ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –Lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng: 8 Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng. 9 2.1 . Hoạt động quản lý: 9 2.1.1. Văn bản chỉ dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng: 9 2.1.2. Mô hình, cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện: 9 2.2 .Hoạt động nghiệp vụ: 10 2.2.1 .Đối với công tác Văn thư: 10 2.2.1.1. Soạn thảo, ban hành văn bản: 10 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi: 12 2.2.1.3 . Quản lý và giải quyết văn bản đến: 13 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 17 2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu: 18 2.2.1.6. Thành phần, nội dung tài liệu của cơ quan tổ chức: 19 2.2.2. Đối với công tác lưu trữ: 19 2.2.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Viện: 19 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu: 21 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu: 22 2.2.2.4 Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ: 23 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Viện khoa học công nghệ xây dựng và đề xuất, khuyến nghị. 24 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Viện khoa học công nghệ xây dựng và kết quả đạt được: 24 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng: 25 3.3. Một số khuyến nghị: 27 3.3.1. Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng: 27 3.3.2. Đối với bộ môn Văn thư –Lưu trữ khoa, trường: 28 C .PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN B PHẦN NỘI DUNG Chương :Giới thiệu vài nét Viện khoa học công nghệ xây dựng 1.1.Lịch sử hình thành, chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức củ Viện khoa học công nghệ xây dựng: 1.2 Chức ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức phận Văn thư –Lưu trữ viện khoa học công nghệ xây dựng: Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng 2.1 Hoạt động quản lý: 2.1.1 Văn dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng: 2.1.2 Mơ hình, cách thức tổ chức công tác lưu trữ Viện: 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: .10 2.2.1 Đối với công tác Văn thư: 10 2.2.1.1 Soạn thảo, ban hành văn bản: 10 2.2.1.2 Quản lý văn đi: 12 2.2.1.3 Quản lý giải văn đến: 13 2.2.1.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan: 17 2.2.1.5 Quản lý sử dụng dấu: 18 2.2.1.6 Thành phần, nội dung tài liệu quan tổ chức: 19 2.2.2 Đối với công tác lưu trữ: .19 2.2.2.1 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Viện: 19 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu: 21 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu: 22 2.2.2.4 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ: .23 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Viện khoa học công nghệ xây dựng đề xuất, khuyến nghị 23 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Viện khoa học công nghệ xây dựng kết đạt được: 23 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư lưu trữ viện khoa học công nghệ xây dựng: 25 3.3 Một số khuyến nghị: 26 3.3.1 Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng: 26 3.3.2 Đối với môn Văn thư –Lưu trữ khoa, trường: 28 C PHẦN KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC 31 A PHẦN MỞ ĐẦU Có thể khẳng định cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh đời sống xã hội Trong quan, đơn vị công tác Văn thư –Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học cơng nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển phù hợp.Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư –Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, đảng nhà nước ta quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Nhận thấy cần thiết tầm quan trọng văn thư lưu trữ tổ chức đồng ý phịng Hành –Tổng hợp, với giúp đỡ, tạo điều kiện trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa văn thư lưu trữ trình thực tập Em chọn vấn đề “Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng’’ để nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ cơng tác văn thư lưu trữ tình hình công tác văn thư lưu trữ Viện khoa học cơng nghệ xây dựng a Khái qt mục đích, ý nghĩa đợt thực tập: Là cán Văn thư –lưu trữ tương lai đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư Lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Có thể nói đợt thực tập giúp tơi có hội tiếp xúc với công việc thực tế, củng cố kiến thức trang bị đồng thời bước gắn học với hành, lý luận gắn liền với thực tế Ngoài đợt thực tập cịn giúp tơi làm quen tăng cường kỹ ngành, nghề, lực chuyên mơn đào tạo, cụ thể hóa, nắm kiến thức mình, học hỏi nhiều kinh nghiệm, tác phong làm việc trưởng thành sau thực tập quan b Lý chọn đề tài: Trong bổi cảnh đổi kinh tế xu Cơng nghiệp Hóa – Hiện đại hóa đất nước nay, Đảng Nhà nước ta đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác Văn thư lưu trữ xem ngành thiếu máy nhà nước Cơng tác Văn thư lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng, thúc đẩy phát triển quan, tổ chức xã hội Có thể nói cơng tác Văn thư – lưu trữ khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ đơn vị phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phịng quan có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư – lưu trữ lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng Cơng tác Văn thư lưu trữ công tác cần phải quan tâm, chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng mặt, đảm bảo người việc phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư lưu trữ phát triển Viện khoa học cơng nghệ nói riêng đất nước nói chung, nên tơi định chọn đề tài “Tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ’’ để làm chuyên đề báo cáo thực tập c Khó khăn, thuận lợi trình thực tập: -Thuận lợi: Trong trình thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn thư lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ chuyên mơn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, chỉnh sửa báo cáo để đạt kết tốt đợt thực tập Bên cạnh Viện khoa học cơng nghệ xây dựng tạo điều kiện thuận lợi sở vật chất, tinh thần điều kiện khác trình thực tập viết báo cáo quan Ngồi anh chị phịng ban quan đặc biệt Ngơ Hồi Vân ln quan tâm giúp đỡ, tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ tơi q trình thực tập trình thu thập tài liệu thiết thực, kỹ nghiệp vụ chun mơn cần thiết để tơi hồn thành đợt thực tập cách tốt - Khó khăn: Đối với sinh viên ngồi ghế nhà trường tôi, lần bước chân vào quan lớn lần có hội tiếp xúc với cơng việc thực tế nên tránh khỏi bỡ ngỡ, thiếu kinh nghiệm, kỹ quan sát nhìn nhận vấn đề hạn chế nhận thức dẫn đến thiếu sót xãy tìm hiểu vấn đề thực công việc giao chưa thật đạt hiệu LỜI CẢM ƠN Thực tập tốt nghiệp hội để sinh viên vận dụng kiến thức học hỏi, trau dồi khoảng thời gian năm ghế nhà trường vào thực tế thực cơng việc Đó nhiệm vụ quan trọng mà trường đại học quan tâm để sinh viên thực tập nhằm giúp sinh viên áp dụng lý thuyết học vào thực tiễn cách phù hợp, sáng tạo, đắn, mở rộng hoàn chỉnh kiến thức trang bị trường tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm quan để hiểu rõ chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ xác định định hướng nghề nghiệp cho thân sau Trải qua khoảng thời gian kiến tập viện khoa học công nghệ xây dựng, khoảng thời gian vô đáng nhớ với thử thách kỷ niệm tơi Tơi tin q trình kiến tập lần tảng để sinh viên làm quen với sống thực tế có nhìn đắn cơng việc mà phải thực hồn thành tương lai Để có kết này, cho phép gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn thư -Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ chun mơn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, chỉnh sửa báo cáo để đạt kết tốt đợt thực tập Tiếp theo, xin chân thành cảm ơn lãnh đạo viện khoa học công nghệ xây dựng tạo điều kiện thuận lợi sở vật chất, tinh thần điều kiện khác trình kiến tập viết báo cáo quan Đồng thời xin cảm ơn anh chị phòng ban quan đặc biệt Ngơ Hồi Vân Trần Thị Lan ln quan tâm giúp đỡ, tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ tơi q trình thực tập trình thu thập tài liệu thiết thực, kỹ nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tơi hồn thành báo cáo đầy đủ, hiệu hoàn thành tốt đợt thực tập Mặc dù cố gắng hồn thành báo cáo với tất nỗ lực thân, song hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm nên báo cáo không tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến q thầy, để đề tài báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! B PHẦN NỘI DUNG Chương :Giới thiệu vài nét Viện khoa học cơng nghệ xây dựng 1.1.Lịch sử hình thành, chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức củ Viện khoa học công nghệ xây dựng: - Lịch sử hình thành: Viện Khoa học cơng nghệ xây dựng, tiền thân Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc, thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963 Ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng - trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng tiếp nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng thuộc Uỷ ban xây dựng Cơ Nhà nước, thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ định số 782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng 41 Viện Nhà nước Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo định số 1056/BXD - TCLĐ Bộ trưởng Bộ Xây dựng Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng định số 789/QĐBXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học công nghệ xây dựng thành tổ chức khoa học cơng nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số 15/2005/2005/NĐ-CP Thủ tướng Chính phủ Hiện nay, Viện Khoa học công nghệ xây dựng hoạt động theo mơ hình - Chức ,nhiệm vụ: Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Bộ Xây dựng quan nghiên cứu, phục vụ quản lý nhà nước tư vấn hàng đầu ngành Xây dựng Theo Quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học công nghệ, mã số doanh nghiệp 0100408233 ngày 15/01/2014 chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ số đăng ký A-735, Viện Khoa học công nghệ xây dựng có chức nhiệm vụ sau: Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn; Phục vụ công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng cơng trình quan trọng, cơng trình trọng điểm quốc gia; Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường, lập hệ thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi cơng, khai thác cơng trình; thiết kế, thẩm tra thiết kế tổng dự toán cơng trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng xây lắp cơng trình; kiểm định chất lượng đất, vật liệu, kết cấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng; kiểm tra chất lượng nước, môi trường, hệ thống điện công trình, hạ tầng kỹ thuật thị; chuyển giao thiết bị công nghệ xây dựng; Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập vật liệu xây dựng, thiết bị công nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng; Thi cơng xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo cơng trình; trùng tu, bảo tồn cơng trình di tích, cơng trình kiến trúc cổ; Đào tạo cấp tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên, kiểm định viên, tư vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tập huấn chuyên đề kỹ thuật hợp tác quốc tế lĩnh vực khoa học công nghệ xây dựng; Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hố dùng cho cơng trình xây dựng Là đơn vị thực việc thử nghiệm/ chứng nhận chất lượng sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng Hợp tác với tổ chức nước quốc tế theo chức năng, nhiệm vụ giao - Cơ cấu tổ chức :Về cấu tổ chức tại, viện có 19 đơn vị gồm: Phòng chức năng, Viện nghiên cứu chuyên ngành, Viện thơng tin đào tạo tiêu chuẩn hóa, Phân viện miền nam miền trung, trung tâm, Văn phòng đại diện Cần Thơ, Công ty cổ phần Sơ đồ cấu tổ chức VIỆN TRƯỞNG PHĨ VIỆN TRƯỞNG Phịng tổ chức hành Phịng kế hoạch kỹ thuật PHĨ VIỆN TRƯỞNG PHĨ VIỆN TRƯỞNG Viện chun ngành kết cấu cơng trình xây dựng Trung tâm tư vấn chống ăn mòn xây dựng Viện chuyên ngành bê tông Trung tâm tư vấn thiết kế xây dựng Viện chuyên ngành địa kỹ thuật Phịng tài kế tốn Trung tâm tư vấn trắc địa xây dựng Viện thông tin,đào tạo tiêu chuẩn hóa Trung tâm triển khai cơng nghệ xây dựng Miền Trung Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Nam Văn phòng đại diện Cần Thơ Công ty cổ phần đầu tư công nghệ xây dựng -IBST Phân viện khoa học công nghệ xây dựng Miền Trung CÁC HỘI ĐỒNG Trung tâm công nghệ xây dựng Trung tâm tư vấn xây dựng công nghiệp hạ tầng Trung tâm tư vấn thiết bị xây dựng Trung tâm phát triển công nghệ vật liệu xây dựng *Các hội đồng : -Hội đồng khoa học -Hội đồng chức danh giáo sư cấp sở -Hội đồng khoa học –Đào tạo tiến sĩ 1.2 Chức ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức phận Văn thư –Lưu trữ viện khoa học công nghệ xây dựng: * Chức , nhiệm vụ ,quyền hạn : • Đối với cán văn thư lưu trữ: - Cán văn thư : Quản lý hệ thống văn đến Viện Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ, lưu văn Viện giao nộp vào lưu trữ theo quy trình quản lý văn đến Quản lý sử dụng dấu theo quy định Hằng ngày có trách nhiệm đưa cơng văn, tài liệu trình Lãnh đạo Viện chuyển cơng văn đến cá nhân đơn vị theo yêu cầu Lãnh đạo Viện -Đối với cán lưu trữ : Phối hợp với phòng chức Viện việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu phịng chun mơn đến hạn nộp lưu trữ Sắp xếp hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu, phục vụ khai thác tài liệu có, hiệu Cán trực tiếp làm văn thư lưu trữ phận Viện phải đào tạo chuyên môn ,hằng năm bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định Cục văn thư lưu trữ Nhà nước -Bảo vệ bí mật cảu nhà nước cơng tác văn thư lưu trữ: Mọi hoạt động công tác văn thư lưu trữ Viện phải thực phù hợp với quy định cảu pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước * Cơ cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ Viện: Văn thư phận phịng hành điều hành quản lý trưởng Phòng Tổ chức- hành Bộ phận văn thư lưu trữ gồm cán văn thư cán lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Viện khoa học công 8 Các báo cáo hội nghị, hội thảo khoa học Viện, hội chuyên ngành, tổ chức hay quan khác tổ chức mà Viện góp phần tài trợ hay mời Báo cáo dịnh kỳ năm Viện, nhân kiện đặc biệt (kỷ niệm thành lập Viện, đón huân chương) 10 Các báo cáo khoa học, khảo sát, thực tập cán Viện thực nước 11 Các luận án, tóm tắt luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ, thạc sĩ, cán Viện thực nước hay nước 12 Các băng phim tư liệu, ảnh, phim âm, dương ghi lại hay dựng theo chuyên đề liên quan đến hoạt động Viện 13 Các sáng chế, khen, huy, huân chương ,giấy chứng nhận hoạt động KH &CN Viện cấp trao - Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Viện là: tháng, tháng năm tùy thuộc vào hợp đồng hoàn thành - Thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Theo định kỳ, phận lưu trữ văn phòng làm thủ tục nộp tài liệu hết hạn lưu trữ Viện lên cấp theo quy định văn phòng Bộ xây dựng 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu: - Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Hội đồng xem xét tư vấn cho Lãnh đạo Viện Đối với hồ sơ thiết kế vẽ hồn cơng cơng trình phải vào quy định thời hạn lưu giữ Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng năm 2006 Bộ xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế ,bản vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng Nghiêm cấm cá nhân, đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ hình thức - Thành phần hội đồng xác định giá trị Viện bao gồm: + Lãnh đạo Viện: Chủ tịch Hội đồng + Chuyên Viên lưu trữ: ủy viên thư ký + Đại diện xây dựng, Cục lưu trữ Nhà nước: Ủy viên 21 + Trưởng phòng Tổ chức –Hành chính, Kế hoạch kỹ thuật, Tài kế toán, Giám đốc TT Đào tạo & TT: Ủy viên - Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a Bộ phận lưu trữ có tài liệu tiêu hủy phải trình Lãnh đạo Viện xem xét hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu bao gồm: + Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu + Bản thuyết minh tài liệu tiêu hủy + Danh mục tài liệu xin hủy b Lãnh đạo Viện Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu: c Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp tư vấn cho Lãnh đạo Viện định danh mục tài liệu tiêu hủy: - Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị lãnh đạo Viện phê duyệt phải thực theo quy định Nhà nước theo thủ tục quy chế Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản phận lưu trữ có tài liệu hủy 10 năm kể từ Quyết định tiêu hủy tài liệu có hiệu lực 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu: Tùy theo loại hình tài liệu mà việc chỉnh lý, xếp thức theo trật tự quy định riêng để cần thiết dễ dàng tìm thấy thời gian ngắn - Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Hợp đồng kinh tế + Phân loại Hợp đồng theo năm + Trong năm phân loại hợp đồng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn + Đánh số trang liên tục từ hết Báo cáo, đề cương, thuyết minh…(với loại hình tài liệu khổ A4) + Lập sổ theo dõi tài liệu + nhập máy (file đính kèm) + Cho tài liệu lưu khổ A3, A4 vẽ rời vào hộp nhựa dầy 15cm (theo mẫu) 22 + Tít ngồi bìa hộp ghi tên đơn vị +Năm hợp đồng + Số hợp đồng + Hồ sơ thiết kế, thẩm tra…Khổ A0, A1 phân loại theo năm thứ tự từ nhỏ đến lớn sau dán nhãn - Nghiệp vụ chỉnh lý văn đi, đến + Phân loại công văn theo năm + Trong năm phân loại công văn theo tháng + Trong tháng xếp công văn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn + Nhập máy tra cứu (file đính kèm) 2.2.2.4 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ: Các đơn vị, cá nhân phải bảo vệ an tồn hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào lưu trữ Kho lưu trữ Viện khoa học cơng nghệ xây dựng có quy mơ diện tích rộng Diện tích kho lưu trữ khoảng 175m, với diện tích kho lưu trữ rộng đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu thuận tiện Kho lưu trữ tài liệu Viện cao ráo, thống khí, có cửa khóa chắn Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ cặp, hộp giá, tủ, thiết bị, phương tiện vân chuyển tài liệu đáp ứng yêu cầu Tuy nhiên điều kiện kinh tế mà Viện khoa học công nghệ chưa trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu máy hút ẩm, hút bụi, nhiệt kế, ẩm kế, máy đo nồng độ khí độc, máy điều hịa nhiệt độ dẫn đến khó khăn cho việc bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ Hồ sơ tài liệu kho bảo quản hộp (cặp) có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ xếp gọn gàng giá để dễ tìm, dễ lấy, dễ di chuyển cần thiết Chương 3: Báo cáo kết thực tập Viện khoa học công nghệ xây dựng đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Viện khoa học công nghệ xây dựng kết đạt được: * Những công việc làm thời gian thực tập Viện khoa học 23 công nghệ xây dựng: Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế’’ với quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ lãnh đạo Viện khoa học công nghệ xây dựng kể từ ngày 10/01/201710/03/1017 Trong khoảng thời gian thực tập tơi có hội tiếp xúc với công việc thực tế, làm công việc cán Văn thư lưu trữ tương lai hướng dẫn, giúp đỡ tận tình Ngơ hồi Vân như: - Photo, copy, in, scan tài liệu theo hướng dẫn cán Văn thư lưu trữ - Đóng dấu văn đi, đến, xếp,hồ sơ đảng viên - Soạn thảo văn bản, tài liệu, báo cáo đưới dẫn cán Văn thư lưu trữ -Vào sổ văn đi, đến, lập hồ sơ - Phân loại tài liệu, xếp hồ sơ tài liệu cách khoa học - Trực tiếp làm công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản… - Thu thập, bổ sung, vệ sinh chỉnh lý tài liệu, lập danh mục hồ sơ tài liệu; xếp tài liệu vào cặp hộp đưa lên giá * Kết đạt thời gian thực tập Viện khoa học công nghệ xây dựng: Trong khoảng thời gian thực tập Viện khoa học công nghệ xây dựng tơi có hội để trải nghiệm thân, rèn luyện kỹ làm việc, tiếp xúc với công việc thực tế, so sánh khác biệt lý thuyết thực hành, đánh giá, nhận xét với học từ sách vở, từ ghế nhà trường Từ làm tảng cho trình học tập phục vụ cho công việc sau thân Nhìn chung đợt thực tập Viện tơi hồn thành tất cơng việc thuộc lĩnh vực Văn thư lưu trữ cán hướng dẫn giao Tuy nhiên hạn chế thời gian, trình độ, kinh nghiệm, nhận thức, bỡ ngỡ làm việc quan lớn Viện khoa học công nghệ xây dựng không tránh 24 khỏi sai sót, khuyết điểm q trình làm việc thực công việc giao chưa thật hiệu thân mong muốn 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư lưu trữ viện khoa học công nghệ xây dựng: - Để đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức quan, đơn vị (Viện khoa học công nghệ xây dựng) đặc biệt cấp lãnh đạo Viện -Tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ - Nâng cao nhận thức, tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ, có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư lưu trữ chuyên trách - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị, nâng cấp đầy đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại,máy fax, máy photo copy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành văn thư lưu trữ trang thiết bị kỹ thật báo quản máy hút ẩm, hút bụi, quạt thông gió, điều hịa nhiệt độ, nhiệt kế, ấm kế, máy đo nồng độ khí độc, phương tiện vận chuyển tài liệu lưu trữ - Quản lý văn chặt chẽ: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để đảm bảo theo quy định; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn vào “Sổ đăng ký văn đi”; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng số chuyển phát văn đi; lưu văn theo quy định, văn phải lưu (bản gốc lưu văn thư, đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký; lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc) - Quản lý văn đến theo quy định: Tất văn đến Viện khoa học công nghệ xây dựng phải tập trung quản lý văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Trước xứ lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn đến, phân công cá nhân phận theo dõi, tổng hợp, đôn đốc xử lý văn đến theo quy định 25 - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế số lượng văn giấy tờ gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất, chất lượng, hiệu công việc.Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức, viên chức - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ: Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định ;thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định ,không để tài liệu đến hạn nộp lưu phịng chun mơn - Cơng tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ : Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động lâu dài Như thấy tài liệu lưu trữ khai thác phát huy tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thơng tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời có hiệu cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hồn thành tiêu kế hoạch cơng tác quan, tổ chức 3.3 Một số khuyến nghị: 3.3.1 Đối với Viện khoa học công nghệ xây dựng: Để phát huy tối đa hiệu công tác Văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng Tôi xin mạnh dạn đưa ý kiến sau: 26 - Tổ chức văn thư lưu trữ Viện khoa học cơng nghệ nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ cải thiện nhiên chưa đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác văn thư lưu trữ - Kho lưu trữ Viện khoa học chưa đạt yêu cầu ,nói chung thiếu trang thiết bị kỹ thuật máy hút ẩm, hút bụi, nhiệt kế, ấm kế, máy đo nồng độ khí độc, trang thiết bị thơng gió, điều hịa nhiệt độ; trình tổ chức, xếp, sử dụng tài liệu lưu trữ cịn hạn chế định.Vì cần phải có kinh phí để đầu tư trang thiết bị nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu - Việc lập hồ sơ hành có chuyển biến tốt cịn nhiều hạn chế Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu nội dung công tác lập hồ sơ diễn phổ biến - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cần thực nghiêm túc - Việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư lưu trữ cịn nhiều hạn chế thiếu kinh phí sở hạ tầng - Viện khoa học công nghệ xây dựng cần tổ chức xếp nhân phòng văn thư lưu trữ cách khoa học Viện cần tổ chức xếp lại nhân cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu đồng thời đẩy mạnh phát triển lên cho Viện - Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu Viện khoa học công nghệ xây dựng - Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ -Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cho nhân viên văn thư lưu trữ -Nâng cao kỹ soạn thảo cho cán văn thư Soạn thảo văn cơng việc mà cán văn thư cần phải đảm nhiệm Những văn mà văn thư soạn thảo Viện văn quan trọng đòi hỏi cao kỹ thuật nội dung 27 -Nâng cao kỹ giao tiếp văn phịng qua điện thoại -Bố trí, xếp khoa học nơi làm việc: Bàn làm việc phải gọn gàng, sẽ, ngăn nắp; để bàn làm việc giấy tờ liên quan cần thiết, hồ sơ tài liệu sau giải xong phải chuyển ,tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà phải xếp vào tủ, kệ, giá 3.3.2 Đối với môn Văn thư –Lưu trữ khoa, trường: Tiếp tục trì chương trình kiến tập, thực tập cho sinh viên để tạo thêm nhiều hội cho sinh viên tiếp xúc với công việc thành thạo hơn, nắm bắt kỹ làm việc phục vụ cho công việc sau sinh viên Giữ liên lạc với quan, đơn vị mà sinh viên thực tập, thường xuyên liên lạc với người hướng dẫn sinh viên thực tập quan để biết thêm tình hình nơi sinh viên thưc tập chất lượng thực tập sinh viên quan, đơn vị Tổ chức buổi học ngoại khóa nhằm trau dồi thêm kiến thức kỹ làm việc cho sinh viên Thường xuyên tổ chức hoạt động giao lưu sinh viên khoa văn thư lưu trữ khoa khác trường để giao lưu, học hỏi, bổ sung kinh nghiệm cho Tổ chức thi liên quan đến ngành văn thư lưu trữ để sinh viên hiểu biết sâu truyền thống ngành Văn thư –Lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN Trong hoạt động quản lý hành nhà nước hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung 28 Có nói cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị vô to lớn, khâu không thiếu tồn quy trình xây dựng thực kế hoạch phát triển Viện khoa học công nghệ nói riêng đất nước nói chung Cho nên phải tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngủ cán làm công tác văn thư lưu trữ toàn diện phẩm chất đạo đức, trình độ chun mơn lực thực tiễn Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Vì vậy, quan hành nhà nước phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ bộc lộ số hạn chế như: Lãnh đạo Viện khoa học công nghệ xây dựng chưa thực quan tâm đến công tác quản lý hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ đơn vị thuộc Viện thiếu số lượng chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế…Do vậy, năm tới muốn phát huy vai trò công tác văn thư lưu trữ Viện cần quan tâm đến số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước Bên cạnh Viện khoa học cơng nghệ cần có biện pháp mạnh để khắc phục yếu kém, khuyết điểm gây cản trở cho trình thực nhiệm vụ, đề phương hướng nhiệm vụ cụ thể để tiếp tục hồn thiện cơng tác Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo với tất nỗ lực thân, song hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm nên báo cáo khơng tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến quý thầy, cô để đề tài báo cáo hồn thiện 29 Tơi xin chân thành cảm ơn! 30 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG ... vụ Hà Nội khoa văn thư lưu trữ trình thực tập Em chọn vấn đề ? ?Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng’’ để nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ cơng tác văn thư lưu trữ tình... trọng công tác Văn thư lưu trữ phát triển Viện khoa học cơng nghệ nói riêng đất nước nói chung, nên tơi định chọn đề tài ? ?Tìm hiểu thực trạng cơng tác Văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ? ??’... phận văn thư lưu trữ gồm cán văn thư cán lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Viện khoa học công nghệ xây dựng 2.1 Hoạt động quản lý: 2.1.1 Văn dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác