Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN NỘI DUNG 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 1 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu: 2 4. Lịch sử nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 2 6. Đóng góp của đề tài: 3 7. Cấu trúc đề tài: 3 CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4 1.1 Những vấn đề lý luận về nghiệp vụ thư ký: 4 1.1.1 Khái niệm Thư ký văn phòng: 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư ký văn phòng: 4 1.1.3 Vai trò của Thư ký văn phòng: 4 1.2 Khái quát về Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam 5 1.2.1 Quá trình hoạt động và phát triển của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam 5 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam: 7 Tiểu kết 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 9 I. Hoạt động tiếp khách, đãi khách: 9 II, Hoạt động tổ chức hội họp: 10 IV.Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch tại cơ quan: 11 V. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: 12 VI. Kỹ năng giao tiếp: 13 VII.Hoạt động đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng: 15 Tiểu kết 16 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 17 3.1 Đánh giá thực trạng: 17 3.1.1 Ưu điểm: 17 3.1.2 Hạn chế: 18 3.2 Giải pháp: 19 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC 23
LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan nghiên cứu khoa học tơi thực qua q trình nghiên cứu, quan sát, tìm tòi, phân tích, khảo sát thực tế Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Hà Nội, ngày 13 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Trong nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công dân chủ văn minh với kinh tế tri thức tồn cầu hóa hội nhập ngày sâu rộng vào kinh tế giới phát triển vũ bão công nghệ thông tin cơng tác văn phòng nói chung hoạt động người thư ký văn phòng nói riêng, góp phần quan trọng hoạt động quan, tổ chức đơn vị phát triển chung đất nước Thư ký văn phòng đội ngũ người có trình độ chun mơn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước nghề Thư ký chưa phổ biến rộng rãi ngày với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa-tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển nghề Thư ký ưu tiên mang lại hiệu không nhỏ cho phát triển xã hội Trên thành công người ln có cột mốc đánh dấu phát triển trưởng thành mà gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp cá nhân, tập thể khác Để thực đề tài nghiên cứu giúp đỡ nhiệt tình cán làm việc Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam, giúp đỡ tạo điều kiện để tơi có tư liệu thực đề tài nghiên cứu Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên trực tiếp phụ trách môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học”- Ths.Lê Thị Hiền hướng dẫn tận tình cho tơi hồn thành tốt nghiên cứu Tơi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN NỘI DUNG Lý chọn đề tài: Hòa phát triển kinh tế Thế giới, Việt Nam tạo bước tiến vượt bậc để đưa kinh tế sâu vào quỹ đạo phát triển Thời ký Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại kinh tế tri thức nhu cầu công việc người ngày phong phú, nhiều ngành nghề đời đáp ứng nhu cầu xã hội Trong có nghề Thư ký Văn phòng Trong thực tế hàng ngày quan, tổ chức luôn cần cung cấp thông tin để triển khai giải nhiệm vụ giao để tham mưu tư vấn cho lãnh đạo Đồng thời lãnh đạo quan cần thông tin để ban hành định quản lý cho kịp thời xác Việc thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quan phần vai trò người Thư ký Nghề thư ký đội ngũ người có trình độ chun môn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước nghề Thư ký chưa phổ biến rộng rãi ngày với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa-tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển nghề Thư ký ưu tiên mang lại hiệu khơng nhỏ cho phát triển xã hội Trong đợt thực tập Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, tơi có thời gian tiếp xúc, thu thập tài liệu nghiên cứu, tơi nhận thấy Thư ký có tầm quan trọng phận, ban ngành, đóng góp vào hoạt động máy quan Tôi định chọn Nghiệp vụ Thư ký văn phòng đề tài nghiên cứu để lĩnh hội tri thức, nâng cao tầm hiểu biết Chính lý trên, định chọn đề tài “Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ Thư ký văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Nghiệp vụ Thư ký Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu: Mục tiêu: Tơi thực đề tài nghiên cứu nhằm góp phần củng cố, nâng cao thêm hiểu biết nghề Thư ký thời kỳ hội nhập toàn cầu Đồng thời đưa giải pháp để đóng góp vào phát triển Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Nhiệm vụ: Để đạt mục đích nghiên cứu cần thực số nhiệm vụ sau: Lý luận chung Nghiệp vụ Thư ký khái qt Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam Thực trạng Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Tập đồn Bưu Viễn thơng Đưa giải pháp, kiến nghị nhằm phát huy giá trị tích cực khắc phục hạn chế nghiệp vụ Thư ký Tập đoàn Lịch sử nghiên cứu: Lịch sử phát triển nghề Thư ký có cách lâu, với - cơng trình nghiên cứu nhiều tác giả khác nhau: Tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, năm 2009, Nxb Lao động , “Nghiệp - vụ thư ký văn phòng đại” (viết chung) Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, năm 2012, Nxb Đại học Quốc gia TPHCM, “Nghiệp vụ Thư ký giúp việc cho lãnh đạo quan, - doanh nghiệp” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2010, Nxb Giao thơng vận tải, giáo trình “Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng” Phương pháp nghiên cứu: Bài nghiên cứu sử dụng phương pháp khác nhau: khảo sát thực tế, nghiên cứu tài liệu, quan sát để đạt mục đích thực nhiệm vụ mà nghiên cứu đặt Đóng góp đề tài: Làm tư liệu tham khảo cho cơng trình nghiên cứu khoa học quan, đơn vị cần thiết Những giải pháp, đề xuất ứng dụng thực tế góp phần nâng cao hiệu cho Nghiệp vụ Thư ký Tập đồn Bưu Viễn thơng Cấu trúc đề tài: Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục đề tài chia làm 03 chương: Chương 1: Lý luận chung Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng khái qt Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Chương 2: Thực trạng Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam CHƯƠNG : LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG VÀ KHÁI QT VỀ TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 1.1Những vấn đề lý luận nghiệp vụ thư ký: Khái niệm Thư ký văn phòng: Thư kí văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Chức năng, nhiệm vụ Thư ký văn phòng: Chức năng: Thứ nhất: nhóm chức liên quan đến công tác tổ chức thông tin bao gồm: xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, kiểm tra việc thực Quyết định, thị Thủ trưởng… Thứ hai: nhóm chức thuộc cơng tác tổ chức hành gồm: tổ chức tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng cơng tác, tổ chức phòng làm việc … Nhiệm vụ: - Thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho quan người lãnh đạo Soạn thảo, biên tập, chuyển giao văn Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin văn Giải thủ tục hành chính, thực hoạt động liên lạc giao dịch - theo yêu cầu lãnh đạo Giúp công việc lễ tân Đảm nhận công việc để đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị phương tiện làm việc cho quan lãnh đạo Vai trò Thư ký văn phòng: Thư ký có vai trò vơ quan trọng hoạt động quan nói - chung Thủ trưởng nói riêng: Thư ký trợ lý giúp viêc thân cận Lãnh đạo Thư ký phải mắt xích việc thiết lập mối quan hệ với Thủ trưởng đồng - nghiệp Người Thư ký phải giải phóng Lãnh đạo khỏi cơng việc mang tính vụ tăng dần lao động sang tạo, việc hồn thành nhiệm vụ Thủ trưởng có vai trò tích cực người Thư ký - Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, xác, đảm bảo liên tục thơng suốt hoạt động nội quan 4.1 Khái qt Tập đồn bưu viễn thơng Việt Nam Quá trình hoạt động phát triển Tập đồn Bưu viễn thơng Việt Nam Ngành bưu viễn thơng Việt Nam có truyền thống lịch sử lâu đời ngày phát triển theo phát triển đất nước Trải qua triều đại Lý, Trần, Lê, Nguyễn manh nha hoạt động liên quan đến bưu chính, viễn thơng Ngày 01/9/1858, liên qn Pháp-Tây Ban Nha nổ súng vào bán đảo Sơn Trà – Đà Nẵng bắt đầu chiến tranh xâm lược Việt Nam Năm 1862, đoạn đường điện báo Sài Gòn – Biên Hòa xây dựng phục vụ chiến dài 18km Trong suốt chiến tranh chống Pháp chống Mỹ, đội ngũ thông tin Bưu điện có mặt chiến trường, lĩnh vực trải qua hy sinh to lớn, phấn đấu không mệt mỏi, vượt gian nan, thử thách để hồn thành sứ mệnh Sau Cách mạng tháng 8/1945 thành cơng, Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa giữ nguyên máy cũ Bưu điện Đơng Dương có: Nha Tổng giám đốc Bưu điện Nha giám đốc Bưu điện miền Ngày 07/4/1990, Hội đồng Bộ trưởng Nghị định số 115/CP chuyển Tổng cục Bưu điện thành Tổng cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam chịu quản lý trực tiếp Bộ Giao thông vận tải Bưu điện Ngày 28/4/1990, Tổng công ty Bưu Viễn thơng Việt Nam Quyết định số 02/TCCB-LĐ chuyển máy chức giúp việc Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện thành máy chức giúp việc Tổng giám đốc Tổng Cơng ty Ngày 26/10/1992, Chính phủ Nghị định số 03/CP thành lập lại Tổng cục Bưu điện quy định Tổng cục Bưu điện quan trực thuộc Chính phủ, có chức quản lý Nhà nước ngành Bưu điện phạm vi nước Ngày 7/5/1994, Thủ tướng Chính phủ QĐ số 91/TTg chuyển Tổng Cơng ty Bưu Viễn thông thành Tổng công ty kinh doanh Nhà nước (gọi tắt Tổng công ty 91) Ngày 29/4/1995, Thủ tướng Chính phủ QĐ số 249/TTg việc thành lập Tổng cơng ty Bưu viễn thơng Việt Nam trực thuộc Chính phủ có Hội đồng quản trị sở xếp lại đơn vị sản xuất, dịch vụ, lưu thơng, nghiệp bưu - viễn thông thuộc Tổng cục Bưu điện Ngày 9/01/2006, Thủ tướng phủ có QĐ số 06/2006/QĐ-TTg việc thành lập Cơng ty mẹ - Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Ngày 17/11/2006, Thủ tướng CP có QĐ số 265/2006/QĐ-TTg phê duyệt Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Ngày 14/11/2007, Hội đồng quản trị Tập đoàn QĐ số 480/QĐ-HĐQT phê duyệt Phương án tổ chức máy giúp việc Tổng Cơng ty Bưu Việt Nam Ngày 15/11/2007, Hội đồng quản trị Tập đoàn QĐ số 496/QĐHĐQT Phê duyệt phương án chia tách Bưu Viễn thơng địa bàn tỉnh, thành phố Ngày 01/01/2008, Tập đồn hoạt động theo mơ hình Tổng cơng ty Bưu Việt Nam thức vào hoạt động Ngày 24/6/2009, Công ty mẹ - Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam chuyển đổi hoạt động sang mơ hình Cơng ty trách nhiệm Hữu hạn thành viên Nhà nước làm chủ sở hữu theo định số 955/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam (tên giao dịch quốc tế: Vietnam Posts and Telecommunications Group, viết tắt: VNPT) doanh nghiệp nhà nước chuyên đầu tư, sản xuất, kinh doanh lĩnh vực bưu viễn thơng Việt Nam, có trụ sở nhà VNPT (số 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội) với vốn điều lệ 36.955.000.000.000 đồng (Ba mươi sáu nghìn, chín trăm năm mươi lăm tỷ đồng chẵn) Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam: Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ Tập đoàn quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 Thủ tướng Chính phủ.(phụ lục số 2) a Chức năng, nhiệm vụ Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam cơng ty nhà nước, Nhà nước định đầu tư thành lập, hoạt động theo quy định pháp luật công ty nhà nước theo Điều lệ, có chức kinh doanh, kinh doanh đa ngành, viễn thơng, cơng nghệ thơng tin bưu ngành kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu triển khai, đào tạo; có tham gia nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thơng Việt Nam phát triển nhanh bền vững, cạnh tranh hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu Ngồi ra, Tập đồn VNPT có chức đầu tư tài vào doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối công ty thông qua vốn, nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới viễn thông đường trục bảo đảm việc thực nhiệm vụ cơng ích Nhà nước giao Để đảm bảo thực tốt chức Tập đoàn phải thực tốt nhiệm vụ cụ thể sau: • Kinh doanh có lãi; bảo tồn phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư VNPT vốn VNPT đầu tư doanh nghiệp khác; hoàn thành nhiệm vụ khác chủ sở hữu giao; • Phát triển thành tập đồn kinh tế có trình độ cơng nghệ, quản lý đại chun mơn hố cao; kinh doanh đa ngành, viễn thông công nghệ thông tin ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có tham gia nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh bền vững, cạnh tranh hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu • Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam có nhiệm vụ kinh doanh theo quy 10 VI Kỹ giao tiếp: Kỹ giao tiếp Thư ký: Hầu hết đối tác, khách hàng Tập đoàn VNPT quan lớn, Bộ ban ngành, nước nên kỹ giao tiếp yếu tố vô quan trọng để thể hình ảnh chun nghiệp Tập đồn Thư kí – người tiếp xúc với khách hàng bồi dưỡng kĩ giao tiếp , nghe, nói, cử chỉ, điệu chuẩn mực, tác phong chuyên nghiệp, thân thiện, cởi mở để gây ấn tượng đầu tốt Tại Tập đồn Thư kí luôn phải đảm bảo quy định sau: Kỹ nói: + Giữ tư cởi mở, vẻ mặt thích hợp, tỏ sẵn sàng lắng nghe với đối tượng giao tiếp nói +Tập trung vào điều họ nói, gật đầu hay nói "vâng" để đối tượng biết ta nghe họ nói + Nghe cách linh hoạt, lặp lại cho họ biết ta nghĩ điều họ nói Khơng ngắt lời đối tượng giao tiếp nói + Bày tỏ quan tâm chia sẻ với khách hàng trợ giúp họ với điều họ băn khoăn + Phải tôn trọng ý kiến khách hàng, không nói họ khơng mà phép sai lầm cách gián tiếp - Kỹ trả lời: + Phải xác định cẩn thận nên nói, khơng nên nói nói đủ + Phải nói khách hàng quan tâm + Cần suy nghĩ trước trả lời + Không đưa câu trả lời chưa hiểu đúng, đặt câu hỏi chưa hiểu để lấy thêm thông tin Khi chắn hiểu đưa giải pháp + Trả lời gián tiếp, trả lời phần tạm hoãn trả lời gặp phải khó khăn + Khi trả lời phải nói chậm rõ ràng, phải dùng từ dễ hiểu, giọng nói 16 phải thân thiện + Nếu cần đặt câu hỏi nên đặt câu hỏi ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, mềm mỏng, linh hoạt - Thái độ cử tiếp xúc với đối tượng giao tiếp + Phải chân tình, cởi mở, tự nhiên, khơng khách khí, tránh xuề xòa, tuỳ tiện, gây khó chịu cho người khác + Tránh thái độ cực đoan vồ vập, xởi lởi hay kiêu căng, lạnh nhạt,hạn chế thái độ thái + Không nên hứa hẹn điều khả thực hiện, cần giữ lời hứa để tạo lòng tin nơi khác hàng + Ln tỏ thái độ trọng thị tiếp xúc với khách hàng (trang phục, tác phong, lời lẽ…) tạo cho họ cảm tình nơi họ muốn đến muốn quay lại Kỹ nghe điện thoại: Trong Tập đồn VNPT có phận chăm sóc khách hàng với số đường dây nóng, gọi khách hàng tiếp nhận Bộ phận chăm sóc khách hàng nhân viên tuyển chọn kỹ giọng nói chun mơn để giải đáp thắc mắc khách hàng Khi có vấn đề cần giải hay nằm khả phận khách hàng chuyển nối máy với phòng ban chức có trách nhiệm giải Đối với khách hàng quen thuộc, thân thiết Tập đồn họ gọi trực tiếp đến phòng ban gọi trực tiếp cho phận Thư ký để thỏa thuận, bàn bạc công việc Thư ký người phải tạo thiện chí với khách giao tiếp điện thoại thể nghệ thuật nghe nói Như có hai vấn đề mà người thư ký phải giải tổ chức sử dụng điện thoại công sở thông tin thu thập giao tiếp ấn tượng tốt đối tượng giao tiếp Thư ký phải có nghệ thuật nói điện thoại: trước hết phải có chuẩn bị, đảm bảo nguyên tắc xưng danh, quan tâm tới đối tượng giao tiếp, nói rõ ràng dễ 17 nghe, giọng nói nhẹ nhàng, có trọng âm, không to tiếng,… Khi nghe điện thoại phải tập trung ý vào trình giao tiếp, nghe kết hợp với ghi tin, thể cho đối tượng giao tiếp thấy quan tâm ý mình, thể đồng cảm, biết lắng nghe; đồng thời nghe kết hợp đặt câu hỏi suy nghĩ ghi nhớ chi tiết quan trọng, tránh ngắt lời đối tượng giao tiếp Giao tiếp qua điện thoại phương tiện giao tiếp quan trọng chủ yếu quan, góp phần lớn vào hiệu cơng việc VII.Hoạt động đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị văn phòng: Bộ phận Thư kí phối hợp với Văn phòng VNPT phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thiết bị văn phòng, mua sắm, quản lý, đảm bảo an ninh trật tự, đảm bảo môi trường hải hòa, trang nhã cho diện mạo quan Tập đồn Văn phòng Tập đồn trang bị đầy đủ trang thiết bị đại, giúp cho công tác văn phòng nâng cao đạt hiệu suất tối ưu Ngồi có tủ đựng tài liệu, tủ cá nhân, bàn, ghế xoay tiện dụng, camera, thiết bị báo cháy,… đảm bảo môi trường làm việc tối ưu Các trang thiết bị bố trí nơi tiện dụng để thực nhiệm vụ; cá nhân có tủ riêng, [ảnh 2, tr.23] tủ làm việc có nhiều ngăn để thuận tiện cho việc sử dụng, phân loại tài liệu ( Hầu hết, cán Văn phòng Tập đồn trang bị máy tính [ảnh 3, tr.24] điện thoại); máy in [ảnh 4, tr.24] máy fax [ảnh 5,tr.25 ] thường đặt vị trí trung gian để tất cán sử dụng máy phơtơ thường đặt góc phòng để tận dụng diện tích ( Riêng Phòng Văn thư Lưu trữ đặt phòng riêng tính chất cơng việc cần phải in, chép nhiều văn bản) [ảnh 6, tr.25]; két sắt thường đặt nơi kín đáo [ảnh 7,tr.26]; máy điều hoà [ảnh 8,tr.26], thiết bị báo cháy đặt trần nhà; máy camera đặt cổng sảnh quan để đội bảo vệ theo dõi người vào tình hình an ninh quan…Do khối lượng cơng việc lớn, tính chun mơn hoá cao trang thiết bị sử dụng hết công dụng, hiệu sử dụng cao, đáp ứng u cầu cơng việc - Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam sử dụng hệ thống quản lý văn điện tử AIS, văn đưa lên hệ thống để quản lý điều hành hoạt 18 động, đó, cán Tập đoàn cấp tài khoản riêng hệ thống AIS - Thiết bị chữa cháy khí nén SPRINKLER không bảo đảm mặt mỹ thuật, mà bảo đảm tính an tồn cho tài liệu xảy hỏa hoạn [ảnh 9, tr.27] Văn phòng Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam trang bị trang thiết bị đại với tính cao, bố trí vị trí tiện dụng hiệu sử dụng cao tạo điều kiện thuận lợi, thoải mái cho cán làm việc Tiểu kết Trong chương trình bày thực trạng nghiệp vụ Thư ký văn phòng tập đồn Bưu Viễn thơng Tơi đưa công tác quan trọng người Thư ký Tập đoàn như: hoạt động tiếp, đãi khách, hoạt động tổ chức hội họp, hoạt động xây dựng chương trình kế hoạch, hoạt động tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, hoạt động giao tiếp, hoạt động đảm bảo sở vật chất trang thiết bị văn phòng Những nội dung sở để triển khai phần giải pháp nâng cao hiệu Nghiệp vụ Thư ký Tập đoàn chương 19 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG TẠI TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 3.1 Đánh giá thực trạng: 3.1.1 Ưu điểm: - Bộ máy Văn phòng tổ chức khoa học, gọn nhẹ, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ; đơn vị, phận trực thuộc Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, tránh chống chéo, tạo nên máy hoạt động hiệu - Lãnh đạo quan có nhận thức đắn công tác Thư ký, quan tâm, trọng, đạo có đầu tư thích đáng vào công tác Thư ký Các cán có ý thức cao khẳng định tầm quan trọng công tác Thư ký - Cán người có trình độ chun mơn cao, chất lượng có tuổi đời trẻ ưu điểm phòng Thư ký Về đội ngũ cán có trình độ, bố trí vào vị trí phù hợp với lực mình; cán phát huy hết khả năng, sáng tạo vào hồn thành cơng việc Cán trẻ tốt nghiệp trình độ Đại học Đại học nên có đủ lực trình độ đảm nhiệm cơng việc giao Còn cán trung cấp người có kinh nghiệm lâu năm nghề thường xuyên cử tham gia lớp huấn luyện nâng cao chuyên môn, bồi dưỡng kỹ nên trình độ chun mơn ngày vững vàng - Bố trí phòng làm việc Thư ký tương đối hợp lý tạo điều kiện thuận lợi trình hoạt động, thực chức nhiệm vụ công tác Không gian môi trường làm việc yên tĩnh, thoáng đãng, với trang thiết bị đại, xếp hợp lý, trang nhã xanh mát mẻ Tất phòng trang bị đầy đủ thiết bị tạo nên điều kiện thuận lợi góp phần nâng cao hiệu cơng việc, tạo niềm hứng khởi, sáng tạo cho cán làm việc - Việc tổ chức lớp tập huấn thực thường xuyên nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cập nhật kiến thức mới, quy định mới, hội nhập xu phát triển giới - Việc tổ chức quản lý văn thực chặt chẽ, quy củ Văn 20 quản lý hai hệ thống: văn giấy văn điện tử - Công tác lập kế hoạch thực kế hoạch thực tốt - Công tác Thư ký vào nề nếp tổ chức khoa học Việc tiếp nhận, xử lí thơng tin, cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cán Thư ký giải nhanh chóng kịp thời Đặc biệt, việc quản lí văn tiến hành theo nhiều bước chặt chẽ vừa đảm bảo giữ bí mật thơng tin vừa đảm bảo tra cứu thuận lợi - Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý kiểm sốt, điều hành, giúp cho việc trao đổi thơng tin Thư ký phòng ban, đơn vị, cá nhân thuận tiện, tiết kiệm thời gian Việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cà quan khác nhanh chóng, việc quản lý thơng tin chặt chẽ Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin mà hoạt động quản lý diễn có hiệu đồng thời kiểm sốt cơng văn tra tìm cơng văn thuận lợi tránh thủ tục rườm rà Ngồi việc kết nối mạng thơng tin diện rộng giúp cho cán Thư ký trao đổi thông tin, cập nhật thông tin kinh tế, trị, xã hội, biến động thị trường,… đăng tải hàng ngày bổ sung vào vốn kiến thức thân giúp ích cho cơng việc 3.1.2 Hạn chế: - Các phòng ban chức Tập đoàn xếp chưa hợp lý để thực hết khả năng, chưa có tính liên kết chưa đáp ứng yêu cầu công việc, giải việc gấp phòng ban gặp nhiều bất cập - Một số cán Thư ký chưa đào tạo ngành nghề chuyên môn gây nên số khó khăn bắt đầu thực cơng việc - Tổ chức biên chế chưa đồng nhất, số đơn vị tình trạng bố trí luân phiên phận Thư ký làm ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác hồn thành nhiệm vụ giao - Khi soạn thảo văn phận Thư ký đơi lỗi thể thức văn như: ký hiệu văn bản, nơi gửi, tên đơn vị soạn thảo,… - Mặc dù xây dựng hệ thống cấp số tự động thông qua mạng máy tính hệ thống AIS chưa có quy định ban hành văn quan Tập 21 đoàn nên quản lý văn xảy tượng lấy sai số, trùng số văn bản, thực tế công tác cấp số với văn ban hành phải thực thủ cơng, điều gây nên khó khăn cho phận Thư ký việc giải công việc tra tìm văn - Việc lập hồ sơ hành chưa đảm bảo mối liên hệ khách quan văn bản, số hồ sơ gồm văn rời lẻ hồ sơ chưa biên mục xác - Chưa có Quy chế làm việc riêng phòng Thư ký phòng ban cụ thể 3.2 Giải pháp: - Bộ phận Thư ký tham mưu cho Lãnh đạo Tập đoàn ban hành quy định, quy chế cơng tác văn phòng quy chế làm việc phòng ban cụ thể Tập đoàn - Thư ký tham mưu cho Lãnh đạo Tập đồn xếp lại trật tự phòng ban, đơn vị có liên quan để phối hợp cơng việc, liên kết phận giải công việc cách hiệu quả, nhanh chóng đạt kết tối ưu - Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, tăng cường nghiệp vụ để nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ tại, tích cực cập nhật vấn đề công nghệ khoa học, văn quản lý, góp phần tạo nên nhữg thay đổi tích cực, mẻ hoạt động phòng Thư ký nói riêng Tập đồn nói chung - Ban hành mẫu văn hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn áp dụng cho phòng Thư ký tồn Tập đồn Áp dụng nghiêm túc quy trình xây dựng, ban hành văn quy trình phải tuân thủ quy định Nhà nước đồng thời phù hợp với tính chất điều kiện Tập đồn - Tăng cường kiểm tra, giám sát quy trình, nghiệp vụ nhằm hạn chế mức thấp sai sót xảy - Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin phận Thư ký, phòng Thư ký nên phối hợp với phận tin học khảo sát hay có điều chỉnh lại hệ thống AIS để hệ thống hoạt động tốt nhất, đáp ứng yêu cầu công việc khẳng định hiệu lao động, khẳng định đại chuyên nghiệp 22 quan tiếp cận kinh tế Tiểu kết Trong chương 3, nêu ưu điểm cần phát huy, nhược điểm tồn giải pháp đề xuất Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam 23 KẾT LUẬN Bài nghiên cứu khoa học Nghiệp vụ Thư ký giúp học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tích lũy kỹ thực tiễn để tiếp thêm hành trang vững cho đường tri thức Trong q trình nghiên cứu, tơi khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác Thư ký Tập đồn Bưu Viễn thông Vệt Nam Đồng thời vận dụng kiến thức học vào việc nghiên cứu khâu nghiệp vụ cơng tác Thư ký văn phòng, ngồi tơi học hỏi nhiều kinh nghiệm phong cách làm việc chuyên nghiệp văn hố ứng xử nơi cơng sở cán văn phòng Bộ phận Thư ký có vai trò vơ quan trọng hoạt động quan, cánh tay đắc lực Thủ trưởng Là đầu mối liên kết, gắn bó mảnh ghép nội quan giúp cho hoạt động quan thông suốt hiệu Bộ phận Thư ký phải trau dồi kỹ chuyên môn không ngừng học hỏi để tạo điều kiện thuận lợi phát triển công việc, nâng cao nhận thức cán chun mơn, xã hội nghề nghiệp Qua q trình khảo sát, tơi nhận thấy Nghiệp vụ Thư ký Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam thực tốt quy củ, đặc biệt công nghệ thông tin ứng dụng mạnh cơng tác văn phòng tạo nên bước chuyển biến đột phá góp phần vào phát triển chung Tập đoàn Đây điểm mạnh mà quan khác cần học hỏi để hồn thiện cơng tác văn phòng quan Tuy nhiên, bên cạnh có số hạn chế cần khắc phục cho Tập đoàn ngày phát triển lớn mạnh đóng góp vào kinh tế Đất nước giàu mạnh văn minh 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2010, Nxb Giao thơng vận tải, giáo trình “Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng” Nguyễn Hữu Tri, năm 2006, Nxb Khoa học kỹ thuật , “Nghiệp vụ Thư ký văn phòng” Ths.Đồn Chí Thiện, năm 2016, Nxb Thơng tin Truyền thông, “Nghiệp vụ Thư ký Quản trị văn phòng” Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội (2006) Nxb Hà Nội, giáo trình “Nghiệp vụ Thư ký văn phòng thương mại” Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy năm 2009, Nxb Lao động , “Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại” Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, năm 2012, Nxb Đại học Quốc gia TPHCM, “Nghiệp vụ Thư ký giúp việc cho lãnh đạo quan, doanh nghiệp” Ths.Lê Văn In, Phạm Hưng, Liêng Bích Ngọc (2002), Nxb TP.HCM, “Nghiệp vụ Văn phòng nghề Thư ký” Web: www.vnpt.com.vn Một số tài liệu, văn ban hành nội Tập đoàn 25 PHỤ LỤC Ảnh Sơ đồ cấu tổ chức Ảnh 26 Ảnh Ảnh 27 Ảnh Ảnh 28 Ảnh Ảnh 29 Ảnh 30