Đang tải... (xem toàn văn)
Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường nhìn văn phòng dưới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), người ta cho rằng: văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là văn phòng. Đó là cách nhìn đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách. Nếu nhìn văn phòng dưới dạng động, văn phòng là nơi xử lý thông tin bao gồm các công tác tổ chức và quản lý một thực thể liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiều cách gọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức, hành chính tổng hợp... để chỉ văn phòng nói chung. Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhà nước theo phạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành. Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chính tổng hợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanh nghiệp trong phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tính hành chính sự vụ, giấy tờ và quản trị. Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có thể định nghĩa văn phòng như sau: Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận và chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ
Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Cơng ty cổ phần đầu tư thương mại khống sẳn Sóc Sơn - Giới thiệu tóm tắt lịch sử Hiện có nhiều cách hiểu khác văn phòng, thơng thường nhìn văn phòng dạng tĩnh (nhìn bề ngồi), người ta cho rằng: văn phòng nơi làm việc giấy tờ, đâu có giao dịch cơng văn giấy tờ văn phòng Đó cách nhìn đơn dạng nghiệp vụ riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển nhận công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách Nếu nhìn văn phòng dạng động, văn phòng nơi xử lý thơng tin bao gồm công tác tổ chức quản lý thực thể liên quan đến việc xử lý kiện thông tin Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ cách tổ chức mà người ta có nhiều cách gọi khác như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành tổ chức, hành tổng hợp để văn phòng nói chung Văn phòng tổ chức hành quan, doanh nghiệp nhà nước theo phạm trù hành với nghĩa rộng, tức quản lý điều hành Phòng hành chính, phòng hành tổ chức hay phòng hành tổng hợp xác định giới hạn hoạt động hành quan, doanh nghiệp phạm vi hành theo nghĩa hẹp, cơng vụ mang tính hành vụ, giấy tờ quản trị Từ quan điểm trên, theo góc độ nhà tổ chức văn phòng định nghĩa văn phòng sau: Văn phòng máy làm việc quan, doanh nghiệp, giúp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quan, doanh nghiệp, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan, doanh nghiệp Đó nơi soạn thảo tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhận chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu quả, phục vụ cho cơng việc quản lý - Khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ văn phòng Cơng ty + Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức cơng ty: Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Sóc Sơn tổ chức hoạt động tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp Các hoạt động Công ty tuân theo Luật Doanh nghiệp, Luật khác có liên quan Điều lệ Công ty Đại hội đồng cổ đơng: Là quan có thẩm quyền cao định vấn đề quan trọng Công ty theo Luật doanh nghiệp Điều lệ Công ty Đại hội đồng cổ đông quan thông qua chủ trương sách đầu tư dài hạn việc phát triển Công ty, định cấu vốn, bầu quan quản lý điều hành sản xuất kinh doanh Công ty Hội đồng Quản trị: Là quan quản lý Cơng ty có tồn quyền nhân danh Cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi Cơng ty, trừ vấn đề thuộc Đại Hội đồng cổ đông định Định hướng sách tồn phát triển để thực định Đại hội đồng cổ đơng thơng qua việc hoạch định sách, nghị hành động cho thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty Ban Kiểm sốt: Do Đại hội đồng cổ đơng bầu, thay mặt cổ đơng kiểm sốt hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành Công ty Ban điều hành: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm có Tổng Giám đốc, ba Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, định tất vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày Công ty Phú Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề xuất Tổng Giám đốc + Chức Chức năng, nhiệm vụ quan, doanh nghiệp sơ để xác định chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động văn phòng quan, doanh nghiệp Văn phòng gồm có hai chức sau : - Tham mưu tổng hợp, xử lý thơng tin hành hỗ trợ - Dịch vụ hỗ trợ Hai chức quan trọng nhau, không tách rời nhau, hỗ trợ bổ sung cho nhau, có chức phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo quan, doanh nghiệp, đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cung cấp thông tin nhằm thúc đẩy hoạt động quản lý điều hành quan, doanh nghiệp a Chức tham mưu tổng hợp, xử lý thơng tin hành hỗ trợ: Sản phẩm hoạt động hành văn phòng thơng tin; phần lớn hoạt động văn phòng liên quan đến việc tiếp nhận liệu dạng số, chữ, âm hình ảnh…và xử lý, xếp thành mẫu hình có ý nghĩa lãnh đạo quan, doanh nghiệp sử dụng để định hoạch định kiểm soát hoạt động quan, doanh nghiệp Nhu cầu thông tin ngày gia tăng trình tăng trưởng kinh tế, hệ thống kinh tế phức tạp thêm, làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêm thông tin Những yêu cầu lại dẫn đến thiết lập hệ thống thông tin doanh nghiệp lẫn kinh tế Doanh nghiệp ngày mở rộng quy mơ đa dạng hố sản phẩm để phân tán rủi ro kinh doanh Đồng thời phải vượt lên môi trường cạnh tranh, nên nhà quản lý mong đợi cung cấp thông tin giá trị khoảng thời gian hẹp họ Để văn phòng thực chức tham mưu cần có thơng tin đầy đủ, kịp thời xác nhằm đạt hiệu cao Mặt khác, Nhà nước cần có thơng tin định doanh nghiệp để có thay đổi cần thiết sách như: xây dựng sở hạ tầng kinh tế quốc gia, sách hỗ trợ doanh nghiệp tư nhân doanh nghiệp nhỏ, hợp tác xã Vì cần phải tăng cường chức tham mưu tổng hợp - xử lý thông tin hành hỗ trợ văn phòng b - Chức dịch vụ hỗ trợ: Mọi hoạt động phận, cá nhân đơn vị muốn thực có hiệu cần phải có điều kiện định Với chức dich vụ hỗ trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo dịch vụ điều kiện thuận lợi cho phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo phát triển, có tính liên kết hỗ trợ phận Cho nên phải có kế hoạch hợp lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ theo quy mô quan, doanh nghiệp, cách quản lý nhà lãnh đạo mà lập nhiều phận để thực chức Chức có ý nghĩa quan trọng, đa dạng bao quát nhiều nội dung + Nhiệm vụ Để thực hai chức văn phòng có nhiệm vụ tổng qt sau: Xây dựng chương trình cơng tác năm, tháng, quý, tháng, lịch công tác hàng tuần doanh nghiệp thường xuyên đôn đốc, theo dõi thực chương trình Thu thập, xử lý thơng tin, chuẩn bị văn bản, đề án, định quản lý theo giao phó lãnh đạo quan, doanh nghiệp Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn quản lý văn Thực công tác quản lý, sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ lưu trữ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, cầu nối liên hệ với quan cấp trên, ngang cấp cấp Văn phòng doanh nghiệp thể mặt doanh nghiệp Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động doanh nghiệp mặt kinh phí, sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản doanh nghiệp Giải nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu lãnh đạo Chương 2: Thực trạng tổ chức máy Văn phòng Cơng ty cổ phần Đầu tư thương mại khống sản Sóc Sơn Thực trạng tổ chức máy Văn phòng cơng ty Thực sách xếp lại doanh nghiệp Nhà nước, từ doanh nghiệp Nhà nước, công ty tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp với nhiều khó khăn như: sở vật chất vốn nghèo nàn, thiếu cán có trình độ cao, nhiều vấn đề bất cập hạn chế chuyển đổi sang chế (hình thức cơng ty cổ phần), việc ln thay đổi sách phát triển kinh tế nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý Văn phòng chưa thích ứng kịp thời, khơng xác định phương hướng hoạt động Song, với cố gắng Ban giám đốc cán bộ, nhân viên Văn phũng, việc tổ chức, xây dựng máy văn phòng trọng, bước hồn thiện cấu tổ chức, chế hoạt động khoa học hiệu Bộ máy văn phòng tổ chức theo nhiều mơ hình khác Nhưng qua thực tiễn, nhà quản lý hành thường áp dụng số mơ hình tổ chức sau: Theo mơ hình chức xử lý thơng tin hành hỗ trợ văn phòng tập trung văn phòng Các phận văn phòng phân công phụ trách mảng công việc theo loại dịch vụ hay nhóm dịch vụ Mơ hình thường áp dụng tổng công ty hãng lớn Ưu điểm mơ hình tiết kiệm sử dụng thiết bị văn phòng mặt Nói cách khác, áp dụng mơ hình người ta tận dụng hết trang thiết bị chuyên biệt cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho thời kỳ cao điểm, tiết kiệm việc sử dụng nhân viên văn phòng Đặc biệt tránh việc trùng lặp nhân sự, chức rõ ràng nhân viên chun mơn hố cao Các dịch vụ có tính chun mơn tách thành phòng ban chức riêng như: Phòng Kế tốn, Phòng Tổ chức dịch vụ như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp phòng Hành chịu trách nhiệm Mơ hình thường áp dụng quan, doanh nghiệp vừa nhỏ, phòng ban chức làm tham mưu cho lãnh đạo Đây mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường áp dụng quan phủ, doanh nghiệp lớn có quy mơ tổ chức phức tạp Với mơ hình này, việc tổ chức điều hành văn phòng kết hợp ưu điểm mơ hình tập trung phân tán, song có mặt hạn chế định chồng chéo chức năng, khó quản lý điều hành Mỗi quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh doanh mà áp dụng mơ hình tổ chức máy văn phòng phù hợp nhất, động, tinh gọn, hiệu tiết kiệm chi phí Có thể áp dụng nhiều mơ hình tổ chức quan, doanh nghiệp, song tuỳ theo lực nhà quản trị, quan tâm lãnh đạo cơng tác văn phòng khả tài mà xây dựng máy văn phòng cho phù hợp - Cơ cấu tổ chức máy Cơng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Sóc Sơn Là cơng ty cổ phần quy mơ nhỏ, công tác quản lý công ty tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ thủ trưởng Đứng đầu công ty Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài kỹ thuật, trưởng, phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc mặt: - Cơng tác Hành - Cơng tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương - Công tác kế hoạch kinh doanh công ty - Công tác tài chính, thống kê kế tốn - Cơng tác tư vấn đầu tư công ty - Các hoạt động khác công ty Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khống sản Sóc Sơn trước xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn, doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp UBND thành phố Hà Nội Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993 Đầu năm 2000, thực việc đổi quản lý xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp Nhà Nước, Xí nghiệp cổ phần hố doanh nghiệp theo định số 8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc quản lý UBND huyện Sóc Sơn Cơng ty có chế độ hạch tốn kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, mở tài khoản Ngân hàng có dấu riêng theo quy định Nhà nước Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Sóc Sơn Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội Điện thoại: 04.8843473 Fax: 04.8843473 - Định biên nhân sự: Hiện tại, cơng ty có 60 cán bộ, cơng nhân viên, có 20 cán nhân viên hành 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật) Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học đại học chiếm tỷ lệ 18% Sơ đồ tổ chức máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Sóc Sơn GIÁM ĐỐC CÁC PHĨ GIÁM ĐỐC Phòng kế tốn Phòng HC - TC Phòng KH - KT Phân xưởng Chế biến Phân xưởng Khai thác Giám đốc Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước pháp luật hoạt động kinh doanh công ty, bảo đảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách mặt khác cơng ty Các Phó giám đốc Cơng ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc hai mảng lĩnh vực sản xuất kinh doanh cơng ty: Một Phó giám đốc phụ trách đạo mặt kỹ thuật lĩnh vực khai thác chế biến cao lanh Tham mưu, tư vấn cho Giám đốc đầu tư kỹ thuật công nghệ Một Phó giám đốc phụ trách đạo hoạt động tài kinh doanh cơng ty, tính tốn, tổng hợp số liệu tình hình tài cơng ty, báo cáo, tham mưu tư vấn cho Giám đốc vốn, giá Các phòng ban chức Phòng Hành Tổ chức.(phòng HC - TC) Có chức nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty mặt: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương Soạn thảo loại công văn giấy tờ công ty Điều động tuyển dụng lao động Giải chế độ sách Cơng tác hồ sơ nhân Phòng Kế tốn Phòng Kế tốn có chức quản lý tham mưu cho Giám đốc cơng tác kế tốn, thống kê tài chính, cung cấp thơng tin cho việc định Ban lãnh đạo cơng ty Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT) Tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn kế hoạch tác nghiệp lĩnh vực kỹ thuật công nghệ - Chức năng, nhiệm vụ công ty Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khống sản Sóc Sơn có chức nhiệm vụ là: Chức khai thác vận chuyển đất trắng, từ mỏ khai thác chuyển cho phân xưởng chế biến Chức chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa cao lanh vào máy, loại bỏ tạp chất cát, lấy cao lanh dẻo phơi sấy khơ, dùng máy búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng) Chức kinh doanh: tổ chức kinh doanh tiêu thụ sản phẩm sản xuất Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, mặt hàng có uy tín lĩnh vực cung ứng ngun vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ sứ cao cấp khách hàng tin tưởng đặt hàng thường xuyên Điều thể khả sản xuất, tiêu thụ kinh doanh sản phẩm sản xuất 10 có nhiều ưu thị trường, đồng thời đặt thách thức việc trì quản lý phát triển cơng ty thời kỳ - Mối quan hệ cỏc phận cơng ty Khi xây dựng máy văn phòng, Ban lãnh đạo công ty trọng đến việc thiết lập mối quan hệ tổ chức phòng, ban tồn cơng ty nói chung, phận phòng Hành tổ chức nói riêng Với mơ hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế độ thủ trưởng, Trưởng phòng Hành tổ chức định quản lý, điều hành (mang tính hành chính) thơng qua hình thức định, mệnh lệnh, thơng báo (bằng văn truyền miệng) Căn thị, định, kế hoạch Ban giám đốc, Giám đốc, dựa quyền hạn trách nhiệm điều kiển nhân viên triển khai thực Đây đặc trưng quan hệ điều kiển - phục tùng, quan hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc hệ thống tổ chức máy quan, doanh nghiệp Việt Nam Thực sách xếp lại doanh nghiệp Nhà nước, từ doanh nghiệp Nhà nước, công ty tiến hành cổ phần hố doanh nghiệp với nhiều khó khăn như: sở vật chất vốn nghèo nàn, thiếu cán có trình độ cao, nhiều vấn đề bất cập hạn chế chuyển đổi sang chế (hình thức cơng ty cổ phần), việc ln thay đổi sách phát triển kinh tế nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý phòng Hành tổ chức chưa thích ứng kịp thời, không xác định phương hướng hoạt động Song, với cố gắng Ban giám đốc cán bộ, nhân viên phòng hành tổ chức, việc tổ chức, xây dựng máy văn phòng trọng, bước hoàn thiện cấu tổ chức, chế hoạt động khoa học hiệu 11 Chương 3: Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công ty - Đánh giá ưu, nhược điểm + Ưu điểm Lãnh đạo công ty trọng đến máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực tính linh hoạt xây dựng máy văn phòng cơng ty, ưu điểm có tính định đến hiệu hoạt động phòng hành tổ chức Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cấu nhân tinh giảm tối đa, tạo cán nhân viên linh hoạt xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết lực thân.Việc giải mối quan hệ (chính thức khơng thức) cán nhân viên phòng nói riêng, phòng hành tổ chức với phận khác nói chung giám đốc trưởng phòng hành trọng, phối hợp xây dựng mơi trường làm việc văn minh, lịch sự, tạo gắn bó, đồn kết tồn cơng ty Ngồi ra, lãnh đạo công ty trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường chức văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho phận chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày phát triển ổn định Thành công công ty khẳng định kết kinh doanh qua năm: Doanh thu năm 2001 10.850 trđ, thu nhập bình quân 750.000 đồng người/tháng; năm 2002 9.305 trđ, thu nhập bình quân 961.000 đồng người/ tháng; năm 2003 9.900 trđ, thu nhập bình quân 970.000 đồng/ tháng; năm 2004 doanh thu đạt 11.385 trđ, thu nhập bình quân 980.000 đồng, đời sống cán công nhân viên công ty quan tâm cải thiện hơn, hàng năm giải hàng trăm lao động khu khai thác nguyên liệu, đem lại nguồn thu nhập đáng kể 12 cho người lao động công ty, nộp ngân sách cho Nhà nước năm vượt tiêu giao + Nhược điểm: Bên cạnh mặt đạt được, tác động yếu tố khách quan chủ quan nên số mặt hạn chế Nhận thức đổi tổ chức máy văn phòng hạn chế, cấu tổ chức chưa hợp lý, chế hoạt động chưa khoa học, rời rạc, thiếu hẳn khâu kiểm tra, phối hợp hoạt động hành phòng Hành tổ chức với hoạt động phòng khác, thực cách không đầy đủ, nhân viên tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, tính chun mơn hố chưa cao, nhiều vụ hành chính, chưa sát vào phục vụ sản xuất, khả thích ứng linh hoạt với tình xẩy doanh nghiệp tác động môi trường bên ngồi chưa cao đặc biệt chuyển sang hình thức cơng ty cổ phần nhiều bỡ ngỡ thiếu kinh nghiệm hoạt động chế mới, gây nhiều khó khăn việc tổ chức văn phòng, quản lý điều hành hoạt động văn phòng hành Ngồi ra, trình độ chun mơn cán bộ, nhân viên chưa đồng đều, đại hoá trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư mức yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động văn phòng - Giải pháp: + Trong thiết lập cấu Trong tiến trình đại hóa cơng ty cổ phần đầu tư thương mại khống sản Sóc Sơn với bề dày lịch sử không nhiều thay đổi cấu tổ chức để bắt nhịp với yêu cầu cơng ty đại có cơng nghệ hoạt động tuân thủ chuẩn mực, thông lệ quốc tế 13 Về nguyên tắc, công cần tạo lập mô hỡnh tổ chức phù hợp luật pháp, đặc điểm môi trường tập quán kinh doanh, đáp ứng mô hức yêu cầu quản lý cụng ty theo thông lệ chuẩn mực quốc tế để tăng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng uy tớn cho cụng ty Một mơ hình tổ chức tốt phải thay đôi tiêu thức phân định phũng ban từ loại hỡnh nghiệp vụ sang theo đối tượng khách hàng, đảm bảo yêu cầu tập trung vào khách hàng sản phẩm Tăng thẩm quyền trách nhiệm hội đồng quản trị Hội đồng quản trị phải phận lãnh đạo thực quyền công ty Sơ đồ tổ chức cần rừ ràng đơn giản để người xác định trách nhiệm khơng có q nhiều người báo cáo cho người, đưa trách nhiệm xuống cấp thấp công ty nhân viên công ty làm việc trung tâm lợi nhuận đáp ứng yêu cầu quản trị rủi ro hoạt động công ty Các giải pháp tổng thể sau đáp ứng yêu cầu cấu tổ chức phù hợp hoạt động công ty thương mại đại: 1.Cần phải chuyển đổi mạnh mẽ từ cơng ty bình thường trở thành hệ thống công ty hợp theo hướng đa năng, Hội sở kiểm sốt sản phẩm, kế hoạch tài cho nhóm khách hàng theo mục tiêu thơng qua kinh phân phối Vì vậy, hội sở trở nên lớn hơn, trực tiếp kinh doanh số hoạt động chiến lược kinh doanh lớn Mụ hỡnh tổ chức cần dựa khối trụ cột chức khối công ty thương mại bán lẻ mạng lưới, khối vốn kinh doanh vốn, khối quản lý rủi ro, khối tác nghiệp, khối hành Để tách bạch chức theo khối làm việc theo phạm vị địa lý Đảm bảo phân tách khối kinh doanh khối hỗ trợ Ngun tắc khơng có nhân viên vừa đàm phán với khách hành vừa cú trỏch nhiệm chi trả Đây bảo vệ mang tỡnh tảng đối 14 với cơng ty, ln ln có hai người báo cáo cho hai khối khác tham gia để khoản tốn thực Xuất phỏt từ thông lệ quốc tốt quy trình nghiệp vụ để đưa mơ hình tổi chức nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị rủi ro Marketing tác nghiệp, chức khác tổ chức cán bộ, kinh doanh, cân đối nguồn vối, tài trợ thương mại, công nghệ thông tin, kiểm tra nội Tăng cường công tác kiểm tra nhằm kiểm tra, đánh giá thúc đẩy hoạt động văn phòng, từ rút kinh nghiệm để hồn thiện máy văn phòng cơng ty Tuỳ theo cấp quản lý mà cấp áp dụng phương pháp kiểm tra riêng Kết kiểm tra cho phép nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá mặt hình thức, mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành cơng khuyết điểm cơng việc từ đưa biện pháp loại bỏ tồn Thanh tra: Cấp trên(cấp quản lý) phải tra định kỳ đơn vị theo sáng kiến tra thường xuyên có đặc điểm kỹ thuật tình thay đổi nhanh chóng bất ngờ Kiểm tra ngân sách: Ngân sách công cụ tốt cho việc kiểm tra, kiểm tra ngân sách bao hàm cơng việc phân tích số liệu, tỉ lệ phần trăm Nó cơng cụ thường sử dụng cho kiểm tra toàn quan tổ chức phận chuyên môn Kiểm tra tập trung: Kiểm tra tiến hành địa điểm, gọi tập trung theo địa bàn, Loại kiểm tra khác gọi kiểm tra tập trung theo chức Kiểm tra biểu mẫu: Kiểm tra biểu mẫu việc kiểm tra biểu mẫu thiết kế đảm bảo tính chất hợp lý số liệu hay cơng việc Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, gọi tiến trình, kết hoạch định cụ thể chi tiết Thủ tục xem kiểu mẫu để theo đuổi, 15 cầu nối hành động, cá nhân hồ sơ văn thư Thủ tục thường diễn tả sác thành ngơn ngữ hành chi tiết, mơ tả cách thức mà cá nhân phải tuân thủ theo Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư ghi lại kiện, tình sẩy dạng văn phần khơng thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra Kiểm tra tiêu chuẩn: phương pháp kiểm tra xác Tiêu chuẩn chủ quan ( đặt sở suy luận) khách quan ( dựa kiện ) Kiểm tra lịch cơng tác: Cơng việc văn phòng quy định lịch cơng tác, kết hợp có hiệu tiêu chuẩn, lực nhân viên công việc cần phải thực kế hoạch hành động Kiểm tra lịch cơng tác kiểm sốt mức bình qn phân phối công việc nhân viên Để việc kiểm tra có hiệu cần phải tuân thủ nguyên tắc: + Nguyên tắc kiểm tra toàn diện; + Nguyên tắc kiểm tra khách quan; + Nguyên tắc kiểm tra kịp thời; Kế hoạch hố cơng việc biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động nhà lãnh đạo, quản lý Muốn kế hoạch hố cơng việc tốt cần có phân loại cơng việc Có nhiều cách phân loại cơng việc như: phân theo nội dung ( kinh tế, văn hoá ); phân theo quan hệ; phân theo tính chất ( phức tạp, trước mắt, lâu dài ) Kế hoạch hố cơng việc biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động nhà lãnh đạo, quản lý Muốn kế hoạch hố cơng việc tốt cần có phân loại cơng việc Có nhiều cách phân loại cơng việc như: phân theo nội dung ( kinh tế, văn hoá ); phân theo quan hệ; phân theo tính chất ( phức tạp, trước mắt, lâu dài ) 16 Việc lựa chọn công việc để giải phải phù hợp với yêu cầu thực tế, kịp thời xác, phải đặt câu hỏi để lựa chọn: - Cần giải việc gì? - Tại phải giải việc đó? - Giải nào? Cách tốt nhất? - Nơi giải đâu? - Khi phải giải xong? Có thể kéo dài cơng việc không? - Giao việc cho hợp lý? Song, với sơ đồ phân phối công việc nhà lãnh đạo, quản lý giải tất vấn đề Sơ đồ phân phối công việc thể cách tổng thể công việc, hoạt động đơn vị hay phận phòng ban theo cá nhân.( Tuy nhiên khổ giấy có giới hạn, em kẻ hai ô tương ứng cho hai người) Sơ đồ phân phối công việc Tên phận Người thiết kế: Ngày tháng duyệt: Họ tên Họ tên Người duyệt: Chức vụ STT Chức vụ Công việc Hoạt động cụ thể Giờ / Công việc cụ thể /tuần tuần /tuần Tổng số tuần 80 17 40 40 Từ góc độ quản lý hành chính, nhà quản lý hành kiểm sốt cơng việc thực hiện, thời gian thực công việc cụ thể Từ nghiên cứu phương án phân phối công việc hiệu nhất, tiết kiệm chi phí với thời gian Từ góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, sơ đồ phân phối cơng việc Giám đốc sử dụng họp giao ban định kỳ để đánh giá việc thực công việc thời gian qua, lắng nghe đóng góp cán bộ, nhân viên định công việc chủ yếu phải thực thời gian tới quan, doanh nghiệp thông qua sơ đồ phân phối công việc, công cụ hữu ích để kiểm tra, đánh giá kết hoạt động tồn cơng ty Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng Để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng kiện tồn máy văn phòng, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán quản lý, nhân viên văn phòng cần quan tâm mức nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ có đạo đức, áp dụng nhiều hình thức đào tạo như: Đối với cán chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức trình độ chun mơn, nâng cao trình độ hiểu biết trình độ học vấn Có thể đào tạo nâng cao chất lượng cán hai hình thức: Đào tạo chỗ; hình thức đào tạo vừa học vừa làm, người có trình độ cao hướng dẫn, giúp đỡ người kém Đào tạo ngồi doanh nghiệp: hình thức cử cán bộ, nhân viên học gửi đến doanh nghiệp đối tác học hỏi kinh nghiệm Nâng cao nhận thức họ việc học tập nâng cao trình độ, xác định yêu cầu thực tế cá nhân 18 Ngồi ra, phòng hành tổ chức nên thực số sách ưu đãi cơng nhân có tay nghề cao, tạo điều kiện cho em họ vào làm việc công ty nhằm xây dựng phát triển lực lượng “công nhân truyền thống” cho công ty Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty biện pháp cần thiết đảm bảo hoạt động diễn theo kế hoạch, đạo lãnh đạo phải ý yêu cầu: Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế truyền đạt kịp thời, xác Thủ tục áp dụng trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng Tránh vi phạm thẩm quyền Xây dựng nội quy, quy chế theo nội dung pháp luật quy định theo tính chất cá biệt doanh nghiệp Để đảm bảo việc thực tốt nội dung nội quy, quy chế hoạt động phòng hành tổ chức công ty, Ban giám đốc nhà quản lý cần kết hợp với tổ chức khác tổ chức Đảng, Cơng đồn, Hội liên, Hội phụ nữ tuyên truyền, giáo dục nội quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực nội quy, quy chế Ngoài ra, thực việc động viên, khen thưởng, biểu dương người thực tốt nội quy, quy chế người có thành tích tốt cơng tác Đây tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích cực Đầu tư trang thiết bị văn phòng cải tiến mơi trường làm việc Để văn phòng hoạt động hiệu việc lập kế hoạch đầu tư thêm trang thiết bị đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao 19 hiệu hoạt động văn phòng phận khác doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu: + Phương tiện làm việc quan, doanh nghiệp phải thích hợp với loại cơng việc, sử dụng cách có hiệu để góp phần giảm bớt cơng việc nặng nhọc quan, doanh nghiệp + Xây dựng mơi trường làm việc thuận lợi, có khả phát triển lực cá nhân Đáp ứng yêu cầu phương tiện làm việc bố trí theo trật tự lơgích, sử dụng máy móc hay cơng cụ để thay công việc tay chân tốn thời gian, ý yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên + Đầu tư tiết kiệm; có nghĩa khơng phải thiết bị nhiều cơng việc quan, doanh nghiệp luôn tốt Cần tránh xu phơ trương, lãng phí Phải ý nâng cao xuất sử dụng thiết bị phận toàn quan, doanh nghiệp + Ln khơng ngừng đổi đại hố thiết bị văn phòng, thay kịp thời thiết bị lạc hậu Nâng cao vai trò, trách nhiệm phòng hành tổ chức Cần có biện pháp tuyên truyền, giáo dục để cán công nhân viên công ty nhận thức đầy đủ vai trò, chức nhiệm vụ phòng hành tổ chức Chọn cán có lực, có đạo đức đáng tin cậy làm cơng tác văn phòng Có chế, sách đãi ngộ, động viên biểu dương cán bộ, nhân viên có thành tích cơng tác tốt Mặt khác có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên tồn cơng ty Thực điều này, tức phòng hành tổ chức thực tốt chức nhiệm vụ + Về nhân Công ty cổ phần đầu tư thương mại khống sản Sóc Sơn chun hoạt động lĩnh vực nhân Cơng ty khẳng định mạnh 20 việc tư vấn cung cấp giải pháp phát triển nhân cách hiệu cho doanh nghiệp, đồng thời đóng góp khơng nhỏ vào phỏt chung cho xó hội thơng qua giải phỏp tư vấn hội việc làm thiết thực cho người lao động, đặc biệt lực lượng lao động phổ thông vùng nông thôn Song với sứ mệnh đào tạo người, phát triển người, tầm nhỡn công ty hướng đến trở thành tổ chức số Việt Nam lĩnh vực đồng thời trở thành công ty đầu công giải việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho đại phận lao động nước, gúp phần mục tiêu chung làm giàu cho Đất nước Với phương châm hành động “Tìm giá trị, tạo giá trị người Việt” công ty nỗ lực không ngừng để giúp nhân trẻ tìm tòi học hỏi phỏt huy giá trị cốt lừi thân mình, từ làm gia tăng giá trị nguồn nhân lực cho công ty Bằng kinh nghiệm giải pháp tư vấn hiệu chuyên sâu, công ty đưa giải pháp phù hợp cho lựa chọn hội phát triển thân, nghề nghiệp thu nhập tương lai bạn trẻ có mục tiêu nỗ lực + Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc Phân định chức năng, nhiệm vụ Phân phối cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho phận Xây dựng ban hành điều lệ, quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm việc ( nề nếp, tác phong làm việc) Mối quan hệ cơng việc Ngồi quan hệ điều kiện - phục tùng, Văn phòng có mối quan hệ thiếu quan hệ phối hợp – cộng tác, quan hệ theo chiều ngang phòng với phòng chức khác như: phòng Kế tốn, phòng Kế hoạch - Vật tư kỹ thuật mỏ, Các phòng có trách nhiệm phối hợp 21 với phòng hành tổ chức việc cụ thể hố hướng dẫn cấp (các phân xưởng sản xuất) thực định Giám đốc Các nhân viên phòng trưởng phòng phối hợp chung, hỗ trợ cơng việc mang tính vụ hành Tạo mối liên kết chặt chẽ, mật thiết quan hệ công việc quan hệ xã hội nội công ty, làm tăng hiệu hoạt động phòng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh 22 Tài liệu tham khảo Giáo trình “Tổ chức quản lý văn phòng doanh nghiệp” Trường Đại học Quản lý kinh doanh Hà nội, khoa hành doanh nghiệp, năm 2001 Giáo trình “ Tổ chức quản lý” Trường đại học quản lý kinh doanh Hà nội, khoa đào tạo ngắn hạn, năm 2000 Các giải pháp thúc đẩy cải cách hành Việt Nam, nhà xuất trị quốc gia, năm 2001 Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, NXB trị quốc gia, năm 1999 Quy chế thực dân chủ doanh nghiệp Nhà nước, NXB Thông kê, 4/2000 Quản trị hành chánh văn phòng Nguyễn Hữu Thân NXB Thống kê Một số tài liệu tham khảo khác 23 ... tác văn phòng khả tài mà xây dựng máy văn phòng cho phù hợp - Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Sóc Sơn Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý cơng ty tổ chức. .. theo yêu cầu lãnh đạo Chương 2: Thực trạng tổ chức máy Văn phòng Cơng ty cổ phần Đầu tư thương mại khống sản Sóc Sơn Thực trạng tổ chức máy Văn phòng cơng ty Thực sách xếp lại doanh nghiệp Nhà... quả, phục vụ cho công việc quản lý - Khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ văn phòng Cơng ty + Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức công ty: Cổ phần Đầu tư Thương mại Khống sản Sóc Sơn tổ chức hoạt động