Đang tải... (xem toàn văn)
Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đưa Hoàng Thành trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp đóng tàu. Nội dung của bài tiểu luận dưới đây sẽ đánh giá về thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc của văn phòng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành.
BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết LỜI MỞ ĐẦU Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ công tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Công ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành cơng ty thành lập (năm 2002) Trải qua năm hình thành phát triển đến cơng ty tạo lập vị vững chắc, hình ảnh tin tưởng mắt đối tác Mục tiêu cơng ty đưa Hồng Thành trở thành thương hiệu hàng đầu lĩnh vực sản xuất thiết bị khí phục vụ cho ngành cơng nghiệp đóng tàu Nội dung tiểu luận đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc văn phòng Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết PHẦN 1: KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HỒNG THÀNH 1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cơng ty TNHH có thành viên trở lên số 0202000855 ngày 30/07/2002, cấp lần hai thay giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh ngày 11/06/2003 đăng kí thay đổi lần ngày 24/11/2005, đăng kí thay đổi lần thứ ngày 18/12/2006 đăng kí thay đổi lần thứ ngày 31/03/2008, đăng kí thay đổi lần thứ ngày 13/05/2009 Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành Phố Hải Phòng cấp Cơng ty đơn vị kinh tế hạch tốn độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, quy định hành nhà nước điều lệ công ty Là công ty chuyên sản xuất sản phẩm khí ngành đóng tàu phải kể đến: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, lõi nhựa, cuộn dây hàn…cho cơng ty có danh tiếng lĩnh vực đóng tàu cơng ty cơng nghiệp tàu thủy Nam Triệu, công ty cổ phần công nghiệp Việt Hồng, cơng ty cổ phần Vật liệu hàn Đồng thời cơng ty kinh doanh xuất nhập máy móc, thiết bị cơng nghiệp như: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, ơtơ… Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH Địa trụ sở chính: Số 31 tập thể Phân Đạm, phường Trại Chuối, quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng - Điện thoại: 031.3540160 - Fax: 031.3528037 - Email: hoangthanhtd@hn.vnn.vn Địa nhà máy: khu Kiến Thiết, phường Sở Dầu, quận Hồng Bàng, HP - Điện thoại: 031.3528240 - Fax: 031.3528037 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết Vốn pháp định:4 tỷ Vốn điều lệ: tỷ đồng 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành – Nhân Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành – Nhân Trưởng Phòng Phó trưởngphòng Nhân Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận viên lái xe tạp vụ bảo vệ y tế tổ chức VT-LT nhân Văn phòng cơng ty bao gồm: Trưởng phòng: 01 người Bộ phận lái xe: 04 người Phó trưởng phòng: 01 người Bộ phận y tế: 02 người Nhân viên văn thư,lưu trữ: 01 người Bộ phận bảo vệ: 03 người Bộ phận tạp vụ: 03 người Bộ phận tổ chức nhân sự: 02 người Chức cụ thể phận sau: * Trưởng phòng - Là người đứng đầu phòng Tổ chức Hành – Nhân người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn hoạt động phòng BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết Trưởng phòng chịu trách nhiệm số cơng việc có tính chun mơn tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành tồn yếu tố có văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ thời kì hoạt động quan Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng ký sao, giấy đường, ký giấy giới thiệu(trong số lĩnh vực thông thường), thông báo… - Tham mưu cho Giám đốc hội đồng thi đua khen thưởng công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán cơng nhân viên phấn đấu hồn thành tồn diện vượt mức cơng việc, tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấp khen thưởng niên hạn,khen thưởng thời kỳ khen thưởng đột xuất * Phó trưởng phòng - Là người giúp Trưởng phòng tổ chức điều hành số lĩnh vực văn phòng, kiêm nhiệm trưởng số phận văn phòng đảm nhiệm số cơng việc cụ thể Trưởng phòng giao Đồng thời Phó phòng người có quyền điều hành cơng việc thuộc lĩnh vực phụ trách đối ngoại, phụ trách đội xe… - Tham mưu đạo việc thực nội quy, quy chế công ty, biên tập quản lý văn bản, tài liệu, giấy tờ… * Nhân viên văn thư, lưu trữ - Chịu trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan theo quy định quan pháp luật Nhà nước - Đảm bảo phát hành văn đi, đến thông suốt kịp thời quan theo quy định quan pháp luật - Quản lý sổ sách, thư từ bưu phẩm chuyển đến gửi quan, chuyển công văn,bưu phẩm đến cá nhân, đơn vị, phận - Phát hành văn hành ngồi quan, xử lý công văn theo phân công Trưởng phòng lưu trữ quy định loại văn theo quy trìnhlưutrữcủacơquan BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết * Bộ phận tạp vụ - Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạchsẽ - Phục vụ nước phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc - Chăm sóc khu vườn cơng ty, thường xun làm tốt cơng tác vệ sinh tồn mặt hành lang công ty đảm bảo khang trang, đẹp * Bộ phận lái xe - Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư có yêu cầu - Theo dõi quản lý tài sản phòng cơng ty, đề xuất lên lãnh đạo cơng tác sửa chữa vật dụng - Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách có yêu cầu - Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo khách, quản lý bảo dưỡng kiểm tra độ an toàn xe theo quy định - Thực số công việc theo phân cơng lãnh đạo văn phòng * Bộ phận y tế - Bộ phận có nhiệm vụ khám cấp thuốc, điều trị cho cán công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán công nhân viên - Ln ln bố trí nhân viên thường trực để giải kịp thời trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính cấp cứu xảy lúc * Bộ phận bảo vệ - Tổ nhân viên bảo vệ gồm 03 người, ngày làm việc chia thành ca, nhân viên chịu trách nhiệm thực công tác bảo vệ ca, tuần thay đổi ca lần - Tổ chức công tác bảo vệ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể cá nhân quan - Thường trực cổng 24/24h để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở người quy định vào công ty BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết - Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực phạm vi quản lý công ty, ngăn chặn người ngồi vào cơng ty khơng có yêu cầu công tác, giám sát kiểm tra người mang tài sản cơng ty ngồi(khi có nghi ngờ) - Quản lý chìa khóa phòng làm việc cơng ty, mở đóng cửa phòng quy định làm việc công ty * Bộ phận tổ chức nhân - Bố trí, xếp cán quản lý phòng ban, xưởng, lập hợp đồng giao khốn nhân cơng cho xưởng sản xuất theo loại sản phẩm - Quản lý liệu nhân công ty, tuyển dụng nhân sự, thực ký kết hợp đồng lao động, xét hồn thành chế độ tập sự, chế độ sách liên quan đến người lao động… BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HỒNG THÀNH 2.1 Cơng tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu đời mang tính tất yếu khách quan Bởi lẽ để đạt hiệu cao lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi nhà quản lý phải có mặt lúc, nơi phải tinh thông nhiều lĩnh vực Đồng thời nhà quản lý phải nhanh chóng đưa định quản lý, điều hành xác, kịp thời để giải vấn đề phát sinh thực tế Điều vượt khả nhà quản lý, đòi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý phương diện, cơng tác tham mưu Công tác tham mưu hoạt động trợ giúp nhà lãnh đạo, nhà quản lý để họ đưa định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực hiệu Trong thực tế quan, tổ chức thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho hoạt động công tác thuận lợi Đồng thời việc làm tăng cường hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành hệ thống trợ giúp đắc lực cho nhà quản lý Ngoài phận tham mưu văn phòng có phận chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác tham mưu cho lãnh đạo lĩnh vực, vấn đề có tính chun sâu Cơng tác tham mưu nội dung quan trọng hoạt động văn phòng cơng ty Trong q trình hoạt động văn phòng làm tốt chức tham mưu mặt sau: - Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý, tuần theo chức năng, nhiệm vụ giao - Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa định đắn xác BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết - Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý sử dụng dấu công ty theo quy định Chính phủ Bộ Cơng an Tham mưu cho Giám đốc việc thông báo hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn thống tồn cơng ty - Văn phòng tham mưu cho Giám đốc công ty công tác đón tiếp khách, trang trí phục vụ họp, hội nghị…của công ty Công tác thông tin tổng hợp văn phòng thường giao cho nhóm cán chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Nhiệm vụ nhóm là: - Theo dõi tình hình hoạt động quan, tổchức - Theo dõi việc thực định quản lý, thu thập, xử lý truyền đạt thơng tin Từ tổng hợp tình hình làm sở cho việc phân tích thuận lợi, khó khăn kết đạt để tham mưu cho lãnh đạo quan, tổ chức - Tổng hợp chương trình cơng tác chung cho tồn cơng ty năm, quý, tháng dựa sở kế hoạch mà cán chuyên trách đề 2.2 Xây dựng chương trình làm việc Chương trình làm việc kế hoạch tác chiến giúp cho đạo, điều hành cơng ty tồn diện, đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt lâu dài cơng ty Văn phòng cơng ty xây dựng chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc mà công ty, đơn vị phòng ban cần thực Thực xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải nhiều công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao, nhanh chóng khơng đùn đẩy cơng việc cho người khác Cơng tác xây dựng chương trình làm việc cơng ty Hồng Thành thực theo trình tự sau đây: - Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng phòng ban, đơn vị cơng ty vào dự kiến chương trình làm việc quý, vấn đề tồn đọng BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau Dự kiến chương trình làm việc tháng gửi cho Giám đốc chậm vào ngày 28 hàng tháng Văn phòng cơng ty thường xun phối hợp với Trưởng phòng kỹ thuật, kinh doanh…để xây dựng chương trình làm việc văn phòng nói riêng tồn cơng ty nói chung - Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối quý phận, phòng ban cơng ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc q đó, kết đạt được, thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc quý ghi chương trình kế hoạch năm xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị ban Giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc quý sau Dự kiến chương trình làm việc gửi cho Giám đốc chậm 15 ngày tháng cuối quý - Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng cơng ty gửi báo cáo thống kê năm cũ xây dựng chương trình làm việc cho năm lên Giám đốc phòng ban đơn vị cơng ty, để đơn vị vào thực 2.3 Công tác thông tin Trong hoạt động quan, tổ chức nhu cầu thông tin lớn Nhu cầu đa dạng ln thay đổi Nó xác định tùy thuộc vào công việc hay loại công việc, phạm vi hoạt động tổ chức nhiều yếu tố khác Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm hoạt động như: thu thập, lựa chọn, xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng bảo quản thông tin Các hoạt động nhằm đạt mục đích định gọi chung trình xử lý thông tin Công tác thông tin khâu quan trọng chức tham mưu tổng hợp văn phòng Nó định đến hiệu đạo, điều hành lãnh BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết đạo quan Thông tin cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo quan nắm bắt xử lý vấn đề nảy sinh trình quản lý Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho công ty cung cấp thông tin cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho cơng ty hoạt động có hiệu Mục tiêu thực thông qua việc quản lý văn vào công nghệ đại như: điện thoại, internet, máy fax… Văn phòng cơng ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thơng tin đơn vị, tổ chức bên ngồi thường phải xử lý thơng tin để giúp lãnh đạo điều hành công việc cách có hiệu Văn phòng cơng ty đầu mối thu thập xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa định tối ưu Thông tin thu thập bao gồm hai loại: - Thông tin có tính hệ thống: thơng tin đưa đến cho người nhận tin theo thời gian quy định trước với thông số chung Loại thông tin cơng ty thường báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh quý, năm, báo cáo tình hình lao động…Thơng tin chuyển giao nội công ty thông qua hoạt động phận văn thư Các báo cáo sau trình lãnh đạo cơng ty phê duyệt chuyển xuống phận văn thư để phát hành tới phận, đơn vị phòng ban có liên quan - Thơng tin khơng có tính hệ thống: thông tin đưa đến cho người nhận không theo định kỳ thông báo kiện diễn khơng theo quy luật, nằm ngồi dự kiến người nhận tin Loại thông tin chủ yếu hình thức văn Đây hình thức chủ yếu mà công ty sử dụng để truyền thơng tin xuống cấp Thơng tin khơng có tính hệ thống chủ yếu bao gồm: định điều động, lệnh công tác, kế hoạch sản xuất kinh doanh phát hành tới đơn vị, phòng ban cơng ty thơng qua phận văn thư Tại công ty thông tin thu thập chủ yếu từ nguồn sau: - Hệ thống văn bản: Mọi thông tin từ cấp lãnh đạo xuống phòng 10 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết ban chức đơn vị chủ yếu văn bản, tính xác cụ thể hóa cao Khi thơng tin đạo gửi vào mức độ cần thiết thơng tin mà tiến hành nhanh hay chậm Nói chung thời gian gửi văn đến phòng ban công ty từ 15-20 phút để thực thủ tục nhận thơng tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản… thơng tin chuyển giao chậm chí để đến cuối ngày làm việc Thông thường thông tin nhân viên văn thư thu nhận vào buổi sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban chuyển sau Sau thơng tin xử lý truyền đạt tới đối tượng tiếp nhận Các thông tin truyền đạt đến đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản, họp, hội nghị 2.4Công tác văn thư ,lưu trữ Công tác văn thư Cơng tác văn thư cơng ty Hồng Thành bao gồm nội dung sau - Xây dựng ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy, ký, ban hành, lưu trữ văn - Tổ chức quản lý giải văn bản: quản lý, tổ chức, giải văn đến văn - Quản lý sử dụng dấu Trong doanh nghiệp nhà nước, văn sử dụng phương tiện truyền đạt ghi lại định quản lý thông tin cần thiết hình thành doanh nghiệp, phản ánh mặt liên quan đến kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Những giấy tờ, công văn, tài liệu hình thành hoat động doanh nghiệp Nhà Nước, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang gọi chung văn Làm tốt cơng tác văn góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời cho việc điều hành lãnh đạo có hiệu Ngược lại không làm tốt công tác ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động quan tổ chức Vì việc xây dựng quy chế quản lý văn phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ 11 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết điều kiện thực tế quan, tổ chức Công tác lưu trữ Lưu trữ lựa chọn tài liệu, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan để làm chứng tra cứu thông tin cần thiết Công tác lưu trữ công ty Hoàng Thành bao gồm nội dung sau: - Thu thập bổ sung tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệu làm công cụ tra cứu văn bản: nhân viên văn thư công ty xếp tài liệu theo nguyên tắc từ vào trong, từ trái qua phải, từ xuống Tài liệu cơng ty xếp thẳng đứng, tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa tiện cho tra cứu - Bảo quản bảo vệ an toàn tài liệu: khu vực lưu trữ tài liệu công ty cao thoáng mát nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ, sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt - Tổ chức sử dụng khai thác tài liệu: cá nhân phận hay phòng ban có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ văn thư tra tìm tài liệu đáp ứng nhu cầu Tuy nhiên với tài liệu quan trọng tình trạng hư hỏng nặng văn thư khơng cung cấp gốc mà cung cấp - Tiêu hủy tài liệu đến hạn: trước tiêu hủy nhân viên đánh giá lại giá trị tài liệu, văn Tiêu hủy tài liệu đồng ý Trưởng phòng tổ chức Hành chính–Nhân sự, có người làm chứng có biên tiêu hủy Quy định phân loại hồ sơ, thời gian lưu trữ Tất loại hồ sơ phân loại theo danh mục lưu trữ theo thời gian quy định Đối với trường hợp không quy định số năm lưu trữ việc lưu trữ thực vơ thời hạn Ví dụ: hồ sơ nhân lưu trữ nhân nghỉ việc, hồ sơ thiết bị lưu lý… 12 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết Trường hợp hợp đồng quy định hồ sơ phải lưu trữ lâu thời gian quy định bảng phụ lục đính kèm phận thực lưu trữ theo quy định hợp đồng Ngoài hồ sơ liệt kê bảng phụ lục đính kèm, hồ sơ khác hồ sơ theo biểu mẫu tự đơn vị tự kiểm soát phục vụ cho cơng việc đơn vị Mốc tính thời gian lưu trữ tính từ cơng ty hoàn tất trách nhiệm quy định hợp đồng (thanh lý hợp đồng) ngoại trừ trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đặc biệt (nếu có quy định) Khi hết hạn lưu trữ, trưởng bộphận có liên quan xem xét định lưu giữ lại số hồ sơ lâu để tham khảo thấy cần Phương pháp quản lý hồ sơ, lưu trữ Hồ sơ lưu quản lý phương pháp nhập file, túi hồ sơ, hộp, cặp hồ sơ, lưu tủ đựng hồ sơ Các phương tiện lưu trữ phải có tên, thời gian hiệu lực, mã hiệu (nếu có) Phương pháp lưu trữ: - Lưu theo cơng trình - Lưu theo đầu mục cơng việc - Lưu theo thời gian(năm, quý, tháng…) - Lưu theo vần ABC 2.5Công tác tổ chức hội nghị Việc tổ chức họp, hội nghị quan trọng hoạt động đối nội, đối ngoại công ty Nó thể khả giao tiếp lãnh đạo cán công nhân viên công ty với tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời định đến yếu tố thành công hợp đồng sản xuất kinh doanh công ty * Giai đoạn chuẩn bị Chuẩn bị nội dung Công ty vào mục đích trọng tâm hội nghị để chuẩn bị nội dung cho phù hợp Những nội dung chuẩn bị gồm có: 13 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết - Báo cáo - Báo cáo bổ sung - Những vấn đề thảo luận - Kết luận chương trình hành động - Bài phát biểu lãnh đạo Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chuẩn bị nội dung nắm danh sách cá nhân, tổ chức viết báo cáo bổ sung, cá nhân tổ chức viết tham luận cho hội nghị Tất báo cáo tham luận viết thành văn gửi trước cho người chuẩn bị nội dung gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời gian quy định Bộ phận chuẩn bị nội dung vào mục đích, yêu cầu, nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung tham luận để chuẩn bị vấn đề cần đưa trao đổi, thảo luận hội nghị Chuẩn bị thành phần tham dự Tùy theo tính chất hội nghị ban tổ chức xác định rõ: - Đối tượng hội nghị ai, sao? - Cấp trên, ngang cấp, cấp nội mời người nào? - Thành phần tham dự phải chuẩn bị vấn đề (báo cáo bổ sung, tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị mặt nào) Ban tổ chức cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm mục đích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động có kế hoạch Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Ban chuẩn bị nội dung với ban chuẩn bị hậu cần sớm báo cáo lãnh đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Khi vấn đề ấn định ban tổ chức tiến hành thủ tục để tổ chức hội nghị: - Biên tập lại báo cáo, nhân in đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị 14 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết - Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu điều hướng dẫn ban đầu gửi tới đại biểu để họ biết chuẩn bị công việc cần thiết cho hội nghị Công tác chuẩn bị hậu cần Song song với phận chuẩn bị nội dung phận hậu cần tích cực chuẩn bị cho hội nghị Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà phận hậu cần chuẩn bị mặt như: - Hội trường phòng thảo luận - Phòng ở, phòng ăn - Phương tiện lại - Giờ nghỉ giải lao - Nghỉ giải trí buổi tối - Chuẩn bị trật tự an ninh Với hội nghị lớn công ty họp thường để thống vấnđề sau: - Bàn bạc, thơng qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung vấn đề cần đưa thảo luận hội nghị - Quyết định danh sách khách mời - Quyết định chương trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị Ban lãnh đạo ký duyệt thông qua báo cáo, danh sách đại biểu, chương trình hội nghị cho biên tập, nhân in tài liệu phục vụ hội nghị * Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị Kiểm tra quan sát chỗ công việc chuẩn bị Trước diễn hội nghị ban chuẩn bị với văn phòng thư ký xem xét lại lần cuối văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến tận hội trường kiểm tra cách trang trí, hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ cho đại biểu xa Tất công việc kiểm tra chu đáo, cẩn thận Nếu thấy 15 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết việc chưa đảm bảo chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hồn tất cơng việc chuẩn bị cho hội nghị diễn suôn sẻ, tốt đẹp Tổ chức đón tiếp, xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồi hội trường Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến ban tổ chức có kế hoạch phân cơng người đón đại biểu Nếu khách mời cấp đưa khách vào phòng khách trước, sau đưa khách vào ngồi vị trí hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho khách Với hội nghị lớn có đại biểu đại diện cho cấp tỉnh, thành phố, trung ương, khách nước tới dự đại diện ban lãnh đạo ban tổ chức đến thăm làm việc xã giao trước trao đổi số nét hội nghị Chương trình hội nghị Tùy vào phạm vi, tính chất hội nghị ban tổ chức xây dựng chương trình làm việc cụ thể Chương trình hội nghị chuẩn bị từ trước, với hội nghị lớn cơng ty chương trình hội nghị gửi trước tới đại biểu kèm theo giấy mời Trong nội dung chương trình hội nghị ghi nội dung ứng với thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị người chịu trách nhiệm nội dung chương trình Điều hành hội nghị Giai đoạn điều hành hội nghị công ty gồm bước sau: - Tuyên bố lý do,giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thư ký đoàn - Đọc diễn văn khai mạc hội nghị - Trình bày báo cáo hội nghị - Trình bày báo cáo bổ sung - Những tham luận đóng góp với hội nghị - Điều hành việc thảo luận hội nghị 16 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết - Ghi chép hội nghị: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận… - Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nước uống… Cơng ty có chế phân công người đôn đốc, kiểm tra để không xảy sai sót Sau kết thúc hội nghị, phận hậu cần có kế hoạch phân cơng người tiếp tục làm việc với phận có liên quan để tốn, giải cơng việc tài chính, kinh phí mối quan hệ cho ổn thỏa, tốt đẹp Một số việc làm sau hội nghị Sau hội nghị văn phòng giúp lãnh đạo: * Lập hồ sơ hội nghị bao gồm giấy tờ sau: - Quyết định lãnh đạo việc tổ chức hội nghị - Giấy triệu tập hội nghị giấy mời - Danh sách đại biểu tham dự hội nghị - Chương trình hội nghị - Lời khai mạc hội nghị lãnh đạo - Báo cáo hội nghị - Các báo cáo bổ sung tham luận - Bài phát biểu đại biểu cấp - Biên hội nghị - Nghị kết luận hội nghị - Lời bế mạc hội nghị Các tài liệu sau vài năm chọn lọc lưu lại vào hồ sơ văn có giá trị * Thơng báo, triển khai kế hoạch hội nghị Văn phòng giúp lãnh đạo thơng báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp…và điều kiện cần thiết, nêu việc cần quan tâm tới đơnvị cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực để hội nghị triển khai có kết tốt 17 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết * Tổ chức rút kinh nghiệm Sau họp, hội nghị văn phòng cơng ty phận liên quan rút kinh nghiệm Chủ trì cho họp rút kinh nghiệm người phân công tổ chức hội nghị Trong họp, phận chuẩn bị nội dung, hậu cần người có liên quan kiểm điểm lại khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt hạn chế, sai sót, việc làm nâng cao chất lượng hội nghịvà rút kinh nghiệm để họp, hội nghị lần sau tổ chức tốt 2.6 Cơng tác hậu cần Để trì quản lý, để cơng việc văn phòng diễn trơi chảy cơng ty trọng đến cơng tác hậu cần Các điều kiện vật chất nhà cửa, trang thiết bị công ty thuộc công tác hậu cần văn phòng cơng ty Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị văn phòng sau: Đối với trang thiết bị phòng ban: Văn phòng vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư phòng ban vào ngày 28 hàng tháng tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký Sau Giám đốc xét duyệt, cán kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị Công tác hậu cần công ty thực với công việc như: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc công ty, tham gia tổ chức họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách công ty… * Chuẩn bị cho lãnh đạo cơng tác Trước chuyến Trưởng phòng hành tham dự buổi họp giao ban cơng việc Giám đốc Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững công việc mà Giám đốc yêu cầu phòng ban, đơn vị chuyên viên phải thực Trong thời gian Giám đốc công tác nhân viên phòng giúp 18 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết Phó giám đốc thực cơng việc mà Giám đốc ủy quyền Ngồi Trưởng phòng ghi lại cơng việc quan trọng xảy cách chi tiết, Giám đốc trở Trưởng phòng báo cáo tóm tắt hoạt động thời gian Giám đốc vắng nhận giấy tờ chi phí cơng tác làm thủ tục tốn cho Giám đốc * Cơng tác tiếp khách Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp văn phòng cơng tác tiếp khách là: - Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, xếp khách - Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn như: xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho q trình bàn bạc, trao đổi cơng việc… * Quản lý tài sản cố định Văn phòng cơng ty có phận chuyên quản lý tài sản cố định nhà cửa, thiết bị, máy móc, phương tiện kỹ thuật, phương tiện vận chuyển… đạo điều hành Phó phòng.Văn phòng lập lưu trữ hồ sơ tài sản cố định: - Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập thủ tục hợp lệ - Văn phòng nắm số lượng, chất lượng loại tài sản cố định để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, lý - Trong trình sử dụng tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản - Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ kiểm kê bất thường có thay đổi Các loại hàng hóa vật tư, vật dụng cơng ty như: văn phòng phẩm, trang thiết bị phục vụ cho văn phòng công ty…để quản lý tốt loại tài sản cho cơng ty văn phòng tiến hành thực sau: * Quản lý văn phòngphẩm Hàng tháng phòng ban gửi dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chuyển cho văn phòng cơng ty Trưởng phòng xem xét dự trù thấy hợp lý ký duyệt không loại bỏ Văn phòng lập dự 19 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết trù văn phòng phẩm hàng tháng cơng ty nhập văn phòng phẩm Căn vào nhu cầu văn phòng phẩm phòng ban, phân xưởng mà văn phòng cơng ty viết phiếu xuất kho ghi rõ vào sổ sách để làm tốn với phòng tài 2.7 Cơng tác bảo vệ công tác tạp vụ Công tác bảo vệ Công tác bảo vệ hoạt động khơng phần quan trọng văn phòng Hoạt động khơng ảnh hưởng trực tiếp tới q trình sản xuất kinh doanh công ty thực đóng vai trò quan trọng cần thiết Chính cần phải có nhìn nghiêm túc công tác tránh sai lầm nhỏ lại có ảnh hưởng đến mặt công ty Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên công tác bảo vệ công ty Hoàng Thành thực cách nghiêm túc, cán công nhân viên công ty yên tâm làm việc góp phần tạo kỷ cương, kỷ luật lao động Nhân viên bảo vệ công ty thực đầy đủ quy định công ty công tác bảo vệ, trước nhận ca, hết làm thủ tục bàn giao sổ giao ca tài sản nhận trường bảo vệ cách rõ ràng Khi có cố cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ phát xử lý kịp thời nguyên nhân trường hợp khơng thể tự giải nhanh chóng báo cho văn phòng cơng ty xin ý kiến giải kịp thời Công tác tạp vụ Đối với công ty Hồng Thành mơi trường xanh sạch, khơng khí lành nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng cơng việc có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tâm lý nhân viên công ty Công tác tạp vụ công ty bao gồm công việc như: 20 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết - Nhân viên tạp vụ đảm bảo nhu cầu nước uống cho phòng ban trướcgiờ làmviệc, kiểm tra xem thiết bị điện tắt hết chưa hết làm việc - Nhân viên tạp vụ đảm bảo vệ sinh toàn mặt hành lang phân giao quản lý công ty khang trang đẹp, thường xuyên chăm sóc bồn hoa cảnh có cơng ty, qt dọn lau chùi cửa kính - Công tác tạp vụ thực đầy đủ quy định bảo hộ lao động, vệ sinh lao động… ln hồn thành nhiệm vụ khác lãnh đạo giao 21 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết KẾT LUẬN Những kết đạt Văn phòng cơng ty phối hợp với ban lãnh đạo công ty việc quản lý xây dựng, thực chương trình làm việc tháng, q, năm cơng ty Các chương trình làm việc bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, giúp cho hoạt động công ty thông suốt hiệu Các chế độ hội họp giao ban công ty, đơn vị phòng ban thực theo lịch cơng tác đề Các phòng ban đơn vị có trách nhiệm cao việc cố gắng thực theo tiêu, chương trình làm việc kế hoạch đề Những mặt tồn Xây dựng chương trình làm việc hợp lý khó việc tổ chức thực tổng hợp kết đạt lại khó Do cơng tác cơng ty Hồng Thành nhiều mặt hạn chế Tình trạng chung bệnh thành tích tồn phòng ban, đơn vị cơng ty, nhiều nhiệm vụ đạt mặt số lượng, hình thức chất lượng lại không đạt yêu cầu Việc xây dựng chương trình làm việc cơng ty chưa quan tâm trọng mức, chương trình làm việc đơi chưa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực khó khăn khơng đạt hiệu cao Nguyên nhân Chưa có phối kết hợp thực nghiêm túc chặt chẽ văn phòng phòng ban, đơn vị cơng ty Các đơn vị, phận không chủ động đề xuất cho công ty việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, bị động chờ cấp giao nhiệm vụ triển khai, đề xuất Ngoài cơng việc ngồi chương trình phát sinh quỹ thời gian tài cơng ty lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh 22 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn bị động thực chương trình làm việc Qua việc tìm hiểu cơng tác họat động xây dựng chương trình máy văn phòng cơng ty đưa thực tế việc đổi tổ chức hoạt động áp dụng cách rộng rãi thành tựu tiên tiến khoa học công nghệ mang lại hiệu to lớn cơng tác văn phòng Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực pháp lý lãnh đạo công ty nói riêng văn phòng nói chung Việc tổ chức hoạt động đảm bảo thi hành quy định Nhà nước, phản ánh mối quan hệ ngang, dọc, trên, làm cho máy công ty trở thành chủ thể thống 23 BÀI TIỂU LUẬN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Sái Thị Ánh Tuyết MỤC LỤC 24 ... Thị Ánh Tuyết PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HỒNG THÀNH 2.1 Cơng tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu đời mang... kỹ thuật trình bày văn thống tồn cơng ty - Văn phòng tham mưu cho Giám đốc công ty công tác đón tiếp khách, trang trí phục vụ họp, hội nghị của công ty Công tác thông tin tổng hợp văn phòng thường... CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HỒNG THÀNH 1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cơng ty TNHH