Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Bố cục đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 5 1.1. Khái niệm thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan 5 1.1.1 Khái niệm 5 1.1.2 Nội dung 5 1.1.3 Mục đích và ý nghĩa 6 1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 7 1.3 Những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Tổng cục THADS 7 1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 9 1.3.2 Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 10 2.1 Khái quát về Tổng cục Thi hành án dân sự 11 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 11 Tiểu kết 14 CHƯƠNG 2. THỰC TIỄN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 15 2.1. Thành phần, khối lượng và nội dung chủ yếu của tài liệu Phông Tổng cục THADS 15 2.2 Tình hình thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục THADS 16 2.3. Xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ THADS 18 2.4. Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS 19 Tiểu kết 20 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 21 3.1 Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục 21 3.2 Một số giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục 23 3.2.1 Hoàn thiện các văn bản quy định về công tác thu thập, bổ sung TL 23 3.2.2 Xác định cụ thể thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ 24 3.2.3 Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm 25 3.2.4 Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 26 3.2.5 Tuyên truyền, hướng dẫn và nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 26 Tiểu kết 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29
LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em Các số liệu, kết nêu báo cáo trung thực, có nguồn gốc rõ ràng Em hồn tồn chịu trách nhiệm cơng trình có phát gian dối MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề .2 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ quan 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Nội dung .5 1.1.3 Mục đích ý nghĩa 1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan 1.3 Những quy định nhà nước văn hướng dẫn, đạo công tác thu thập, bổ sung tài liệu Tổng cục THADS 1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan 1.3.2 Trách nhiệm việc thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 10 2.1 Khái quát Tổng cục Thi hành án dân 11 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 11 Tiểu kết 14 CHƯƠNG THỰC TIỄN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 15 2.1 Thành phần, khối lượng nội dung chủ yếu tài liệu Phông Tổng cục THADS .15 2.2 Tình hình thực cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục THADS 16 2.3 Xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ THADS 18 2.4 Bảo quản khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS 19 Tiểu kết 20 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 21 3.1 Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục.21 3.2 Một số giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục 23 3.2.1 Hoàn thiện văn quy định công tác thu thập, bổ sung TL 23 3.2.2 Xác định cụ thể thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ 24 3.2.3 Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm 25 3.2.4 Đầu tư kinh phí sở vật chất cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 26 3.2.5 Tuyên truyền, hướng dẫn nâng cao nhận thức cán bộ, công chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 26 Tiểu kết 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .29 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ sản phẩm lịch sử, nguồn tài nguyên thông tin khứ vô phong phú dân tộc Giá trị to lớn tài liệu lưu trữ cơng nhận tất lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục… Trong quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý, đạo, điều hành cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý cao xác Cơng tác thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan nghiệp vụ công tác lưu trữ Đây khâu nghiệp vụ đảm bảo cho hiệu công tác lưu trữ quan, tổ chức Giải tốt nhiệm vụ thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ góp phần hồn chỉnh phong phú thêm thành phần nội dung tài liệu bảo quản Lưu trữ quan Tuy nhiên, nay, công tác thu thập tài liệu Lưu trữ hành bị coi mặt yếu công tác lưu trữ Một khối lượng lớn tài liệu đến hạn nộp lưu chưa thu kho lưu trữ, Lưu trữ không thu hết tài liệu có giá trị Hầu hết Lưu trữ hành thu thập tài liệu bị động Tài liệu, hồ sơ sau giải xong nằm rải rác phòng, ban…gây thất lạc, mát không đưa khai thác sử dụng Đây tình trạng chung phổ biến quan hành nhà nước, có Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư pháp Xuất phát từ nguyên tắc hiến định nêu Điều 106 Hiến pháp 2013 “bản án, định Tòa án nhân dân có hiệu lực pháp luật phải quan, tổ chức, cá nhân tôn trọng; quan, tổ chức, cá nhân hữu quan phải nghiêm chỉnh chấp hành” Vậy nên họat động thi hành án nói chung hoạt động thi hành án dân nói riêng có ý nghĩa vơ quan trọng tồn q trình giải vụ án án, định có ý nghĩa án án thi hành thực tiễn, quyền lợi ích hợp phảp đương bảo vệ cách trọn vẹn, đầy đủ hơn, góp phần đảm bảo tính nghiêm minh xã hội pháp chế xã hội chủ nghĩa Như vậy, ta hiểu thi hành án dân việc tổ chức thi hành ản, định đưa thi hành theo quy định quan, tổ chức có thẩm quyền nhằm bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cá nhân quan, tổ chức Tổng cục Thi hành án dân quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước công tác thi hành án dân thi hành án hành phạm vi nước; thực quản lý chuyên ngành thi hành án dân thi hành án hành theo quy định pháp luật Tổng cục Thi hành án dân có tư cách pháp nhân, dấu có hình Quốc huy, tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước trụ sở thành phố Hà Nội Nhận thấy cấp thiết vấn đề, với kiến thức có qua thời gian cơng tác Văn phịng Tổng cục, tơi định chọn đề tài “công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư pháp” làm đề tài nghiên cứu kết thúc mơn học, với hy vọng đóng góp vài ý kiến nhằm khắc phục hạn chế tồn đưa giải pháp áp dụng vào thực tế để nâng cao hiệu công tác Lưu trữ quan Tổng cục Thi hành án dân Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu công tác thu thập, bổ sung tài liệu vấn đề mẻ, có nhiều đề tài khoa học, luận văn thạc sỹ…nghiên cứu vấn đề Dưới góc độ lý luận, kể đến giáo trình chuyên ngành lưu trữ học “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” năm 1990 nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văm Thâm, “Nghiệp vụ lưu trữ bản” tác giả Vũ Thị Phụng (chủ biên)… Một số luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng đề cập đến vấn đề “Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” năm 2003 tác giả Nguyễn Thị Thùy Dương, “Tìm hiểu cơng tác thu thập bổ sung tài liệu phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục đào tạo” năm 2004 tác giả Bùi Thị Thu Hà, luận văn “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải – thực trạng giải pháp” năm 2006 tác giả Nguyễn Kim Dung…Ngoài ra, liên quan đến vấn đề này, cịn có nhiều viết, nghiên cứu tạp chí chuyên ngành sách báo khác Tuy nhiên, dù vấn đề, khía cạnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu đề cập tương đối nhiều chi tiết nhìn chung lại dừng lại vấn đề mang tính lý luận nêu thực trạng công tác quan, tổ chức mà chưa sâu nghiên cứu giải pháp khắc phục tồn tại, hạn chế Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, nhằm mục đích đưa lý luận chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan, qua áp dụng so sánh với thực tế công tác Lưu trữ quan Tổng cục THADS, đồng thời đưa số giải pháp phù hợp để giải vấn đề hạn chế, tồn Để thực mục tiêu nghiên cứu trên, xác định nhiệm vụ cần thực sau: - Một khái quát vấn đề lý luận chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan, sở đó, so sánh đối chiếu lý luận với thực tế công tác Lưu trữ quan Tổng cục THADS - Hai từ kết nghiên cứu thực tế, phân tích đưa nhận xét trình thực công tác này, đồng thời kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hoàn thiện việc thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Để thực đề tài này, tiến hành nghiên cứu khảo sát thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ quan Tổng cục Thi hành án dân Phạm vi nghiên cứu giới hạn việc thu thập bổ sung tài liệu kể từ năm 2001 đến Mốc thời gian năm 2001 chọn kể từ khoảng thời gian năm 2001 trở trước, Tổng cục THADS lúc Cục Quản lý THADS thuộc Bộ Tư pháp, Cục Quản lý THADS khơng có cán lưu trữ chuyên trách mà công tác lưu trữ Cục Bộ Tư pháp thực quản lý Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác Lênin: cụ thể quan điểm nhận thức chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử để có nhìn tồn diện, xem xét đánh giá phù hợp vấn đề với thực tế nghiên cứu - Phương pháp phân tích tổng hợp: dựa thơng tin thu thập từ thực tế tài liệu tham khảo, tơi tiến hành phân tích, tổng hợp theo nội dung vấn đề Ngồi phương pháp nêu trên, tơi sử dụng số phương pháp khác phương pháp hệ thống, phương pháp diễn dịch, quy nạp… Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận phần nội dung nghiên cứu chia thành chương sau: Chương Lý luận chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan Chương Thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan Tổng cục THADS Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan Tổng cục THADS Do thời gian kinh nghiệm hạn chế, khuôn khổ đề tài môn “phương pháp nghiên cứu khoa học”, nghiên cứu phân tích sâu vấn đề Vì vậy, đề tài tơi khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ quan 1.1.1 Khái niệm Có nhiều cách hiểu định nghĩa thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” PGS.TS Dương Văn Khảm giải thích khái niệm sau: Thu thập, bổ sung tài liệu trình tiếp nhận tài liệu từ văn thư vào Lưu trữ hành từ Lưu trữ hành vào Lưu trữ lịch sử để bổ sung tài liệu Phơng Lưu trữ quốc gia Trong giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ bản” PGS.TS Vũ Thị Phụng, khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu giải thích cách đầy đủ chi tiết Trong đó, thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan q trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ quan, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi nhà nước quy định Bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu thiếu chưa hoàn chỉnh hồ sơ phơng để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện Phơng lưu trữ quan theo quy định hành nhà nước 1.1.2 Nội dung Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu bào hàm ý nghĩa xác định thu nhận tài liệu từ nguồn khác thu thập, bổ sung thành phần tài liệu có giá trị từ nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ Như vậy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm nội dung chủ yếu sau: + Xác định đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung vào Lưu trữ quan Việc xác định giúp cho quan thu thập theo thẩm quyền mình, đồng thời hạn chế bỏ sót nguồn thu thập + Xác định thành phần nội dung tài liệu có giá trị cần thu thập vào Lưu trữ quan + Quy định thủ tục nộp lưu tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan theo yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ Trên nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu, muốn thực tốt nội dung địi hỏi phải có nghiên cứu nghiêm túc, kỹ lý luận sâu tìm hiểu thực tế, quan, tổ chức khác thành phần nội dung tài liệu cần thu thập khác nhau, khơng nghiên cứu tìm hiểu sâu dễ bỏ sót nguồn tài liệu cần thu thập, bổ sung 1.1.3 Mục đích ý nghĩa Mục đích việc giao nộp tài liệu lưu trữ thực chuyển giao tài liệu lưu trữ trách nhiệm quản lý tài liệu phù hợp với giá trị vốn có để phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Đối với thân phát triển cơng tác lưu trữ, khẳng định thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo quản tập trung thống khối tài liệu hình thành từ đơn vị, cá nhân tiếp tục hoàn chỉnh dần phông lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Đây nhiệm vụ thường xuyên, liên tục Lưu trữ quan Giải tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ ý nghĩa thân phát triển công tác lưu trữ Trên phương diện lớn hơn, thành phần tài liệu Phông Lưu trữ quan khơng ngừng bổ sung tài liệu có giá trị góp phần giữ gìn bảo vệ an tồn tồn tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, khả sử dụng tài liệu lưu trữ mở rộng, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khơng cho hoạt động quản lý trước mắt mà nguồn sử liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích nghiên cứu lâu dài Ngược lại, không tiến hành giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mát khó khăn việc tra tìm 1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam, khái niệm “nguồn bổ sung tài liệu” giải thích sau: Nguồn bổ sung tài liệu quan, đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhà nước quy định Đối với Lưu trữ quan, nơi lưu giữ, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ quan Vì vậy, nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu loại tài liệu sản sinh trình hoạt động quan đơn vị trực thuộc Đây nguồn thu quan trọng thường xuyên Lưu trữ quan Cụ thể, Lưu trữ quan thu thập tài liệu từ nguồn sau: - Văn thư quan: Văn thư quan nơi lưu giữ văn số văn đến quan Những tập lưu công văn văn thư quan qua thời gian giao nộp vào Lưu trữ quan - Các phòng, ban, đơn vị thuộc quan: Đây nơi hình thành nên hồ sơ cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải phịng, ban, đơn vị q trình hoạt động nguồn thu tài liệu chủ yếu Lưu trữ quan 1.3 Những quy định nhà nước văn hướng dẫn, đạo công tác thu thập, bổ sung tài liệu Tổng cục THADS Hiện nay, văn pháp luật Nhà nước quy định công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan không nhiều, đa số quy định thu thập, bổ sung tài liệu tập trung vào công tác Lưu trữ lịch sử Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan quy định cách chung chung, khái quát Luật Lưu trữ, Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/04/2004 công tác văn thư… Tại Tổng cục THADS, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ hành thực dựa quy định Nhà nước văn bản, hướng dẫn đạo Tổng cục như: CHƯƠNG THỰC TIỄN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 2.1 Thành phần, khối lượng nội dung chủ yếu tài liệu Phông Tổng cục THADS Tổng cục THADS quan đầu ngành, quản lý nhà nước công tác thi hành án dân Qua trình hoạt động, Tổng cục THADS sản sinh khối lượng tài liệu tương đối lớn, phản ánh rõ đường lối sách Đảng, Nhà nước cơng tác thi hành án nói chung nghiệp vụ thi hành án nói riêng theo quy định pháp luật Khối tài liệu nghiệp vụ chủ yếu gồm hồ sơ, tài liệu giải vụ việc khiếu nại, tố cáo; kế hoạch, báo cáo công tác giải khiếu nại tố cáo; hồ sơ xây dựng, ban hành văn quản lý nghiệp vụ thi hành án, giải vụ việc thi hành án cụ thể; hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án; hồ sơ đạo nghiệp vụ, theo dõi thi hành án vụ án lớn, phức tạp… Hồ sơ bảo quản kho lưu trữ có 9.398 hồ sơ (1.522 hộp) tương đương với 200m giá tài liệu bảo quản 03 kho với tổng diện tích 40m 2, gồm 2.544 hồ sơ nghiệp vụ (345 hộp), tương đương với khoảng 42m giá tài liệu Ngồi ra, cịn 101m giá tài liệu thu nộp vào Lưu trữ Tổng cục chưa chỉnh lý lập hồ sơ, gồm tài liệu Lãnh đạo Tổng cục Văn phòng năm 2009-2011 (24m), tài liệu Vụ Tổ chức cán năm 2009-2011 (35m), tài liệu Vụ Nghiệp vụ từ năm 2011 trở trước (7m), tài liệu kế toán năm 2004-2009 (35m) Tài liệu Phông Tổng cục THADS phân loại theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian với thành phần nội dung bao gồm nhóm tài liệu chủ yếu sau đây: - Tài liệu Văn phòng gồm hồ sơ, tài liệu cơng tác tổng hợp, kế tốn, tài vụ, văn thư, lưu trữ, quản trị, thi đua khen thưởng, tổ chức Đảng, Cơng Đồn niên… 15 - Tài liệu Vụ Tổ chức cán gồm hồ sơ, tài liệu xây dựng đề án tổ chức ngành, quy hoạch cán bộ, thi tuyển, bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức ngành… - Tài liệu Vụ giải khiếu nại tố cáo gồm hồ sơ, tài liệu giải vụ việc khiếu nại, tố cáo, kế hoạch, báo cáo công tác giải khiếu nại tố cáo, báo cáo cơng tác phịng, chống tham nhũng… - Tài liệu Vụ nghiệp vụ gồm hồ sơ xây dựng, ban hành văn quản lý nghiệp vụ thi hành án, giải vụ việc thi hành án; hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án; hồ sơ xây dựng văn quản lý nghiệp vụ thi hành án… 2.2 Tình hình thực cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục THADS Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục thực định kỳ thường xuyên hàng năm Nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu Lưu trữ Tổng cục từ đơn vị trực thuộc, đơn vị có khối lượng tài liệu bổ sung hàng năm nhiều Văn phòng, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Giải khiếu nại tố cáo Ngoài ra, tài liệu từ Cục THADS tỉnh, thành phố trực thuộc TW nguồn bổ sung tài liệu lớn vào Lưu trữ Tổng cục Thành phần tài liệu cần phải thu thập từ địa phương bao gồm tài liệu hồ sơ chấp hành viên; hồ sơ việc thi hành vụ án lớn, khó thi hành; kế hoạch, báo cáo tổng kết năm… Vào cuối năm công tác, đơn vị, cá nhân tiến hành rà soát, kiểm tra lại hồ sơ công việc đơn vị để tiến hành giao nộp vào Lưu trữ Các cá nhân quan, đơn vị phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ Tổng cục theo thời hạn quy định khoản Điều 23 Quy chế văn thư lưu trữ Tổng cục: - Tài liệu hành (Hồ sơ giải cơng việc hành chính) sau năm, kể từ năm công việc kết thúc; - Hồ sơ giải khiếu nại tố cáo công dân sau năm kể từ hồ sơ giải xong; 16 - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ gồm báo cáo phúc trình, biên nghiệm thu đề tài nghiệm thu, sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức; - Tài liệu xây dựng sau sáu tháng, kể từ công trình tốn; - Tài liệu ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác sau ba tháng, kể từ công việc kết thúc Đối với phận lưu trữ, hàng năm có trách nhiệm: - Lập kế hoạch để thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đơn vị cá nhân - Phối hợp với đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập - Hướng dẫn đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp; thống kê vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu” - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo thủ tục quy định Theo thống kê Báo cáo 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Tổng cục THADS tài liệu giao nộp vào Lưu trữ Tổng cục từ năm 2001 đến năm 2010 481.5m giá Đây khối tài liệu hai phông, gồm Phông Cục Thi hành án dân (từ năm 2009 trở trước) Phông Tổng cục Thi hành án dân Trong đó, tài liệu thu thập chủ yếu Vụ Tổ chức cán bộ, Văn phòng, Vụ Giải khiếu nại tố cáo, Trung tâm Dữ liệu, Thông tin Thống kê THADS; tài liệu Vụ Kế hoạch tài khơng có tài liệu Vụ Nghiệp vụ Nghiệp vụ Khối tài liệu thu thập vào Lưu trữ tình trạng chưa lập hồ sơ, bó gói, tài liệu xếp lộn xộn, nhiều kinh phí cơng sức cán lưu trữ để tiến hành chỉnh lý Quá trình chỉnh lý khối tài liệu loại 82.5m (226 bó) tài liệu trùng thừa, tài liệu phơtơ, hết giá trị Khối tài liệu lại 399m giá, đa số tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài Năm 2011, Lưu trữ Tổng cục tiến hành thu thập 612 hồ sơ từ cá nhân đơn vị trực thuộc, bao gồm tài liệu Văn phòng Vụ Tổ 17 chức cán Các Vụ lại hầu hết hồ sơ, tài liệu công việc chưa giải xong, cần giữ lại phục vụ cho nhiệm vụ công tác năm sau nên chưa tiến hành giao nộp vào Lưu trữ Năm 2012, chưa có điều kiện tổ chức thực khơng có đủ diện tích kho nên Lưu trữ Tổng cục chưa tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu Do vậy, lượng tài liệu đến hạn nộp lưu tồn đọng đơn vị, cá nhân nhiều, dễ xảy tình trạng thất lạc, mát, thành phần hồ sơ giao nộp vào lưu trữ không đầy đủ 2.3 Xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ THADS Việc xác định giá trị tài liệu quản lý hành Tổng cục THADS dựa Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22/7/2013 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bộ Tư pháp Tuy nhiên, tài liệu nghiệp vụ THADS việc xác định giá trị tài liệu chưa thực cách triệt để Việc định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ dừng lại mức bảo quản lâu dài bảo quản vĩnh viễn chưa định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể Nguyên nhân tình trạng chưa có sở pháp lý để xác định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu chuyên ngành THADS Ngay Quyết định số 1904/QĐ-BTP tài liệu THADS dù phân loại vào nhóm tài liệu lĩnh vực chun mơn, nghiệp vụ đề cập đến thời hạn bảo quản cho nhóm hồ sơ, tài liệu, lại có nhóm hồ sơ định thời hạn bảo quản “theo tính chất vụ việc” Điều gây khó khăn trở ngại lớn cho cán lưu trữ Tổng cục tiến hành xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ, sở pháp lý khơng có, khơng thể tùy tiện định thời hạn bảo quản cho tài liệu theo cảm tính chủ quan Do vậy, nay, Lưu trữ Tổng cục chưa hủy hồ sơ thi hành án mà giữ lại toàn tài liệu nghiệp vụ giao nộp, dẫn đến chất lượng hồ sơ bảo quản chưa cao, gây tốn diện tích kho tàng chi phí để bảo quản 18 2.4 Bảo quản khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghiệp vụ: Hiện khó khăn chung thiếu diện tích phịng làm việc quan Bộ Tư pháp nên Tổng cục THADS chưa bố trí diện tích kho lưu trữ theo quy định mà sử dụng diện tích kho tạm tận dụng hành lang với 03 kho có tổng diện tích khoảng 40m Ngoài ra, kho trang bị phương tiện thiết bị bảo quản, gồm có 27 giá, tủ đựng tài liệu, 03 điều hịa nhiệt độ, 06 bình chữa cháy, 03 quạt thơng gió, 01 máy hút bụi Chế độ vệ sinh kho thực định kỳ 01 tuần/01 lần, chế độ vệ sinh tài liệu thực 03 tháng/01 lần Đối với tài liệu lưu trữ nghiệp vụ THADS, dù bảo quản hộp cát-tông khơng đủ diện tích nên hộp phải xếp chồng chất lên nhau, gây khó khăn việc khai thác sử dụng tài liệu không đảm bảo điều kiện bảo quản lâu dài - Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp vụ: Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổng cục nhìn chung đáp ứng phục vụ kịp thời, có hiệu nhu cầu cán bộ, công chức quan Theo thống kê từ năm 2010 đến nay, tổng số lượt khai thác hồ sơ, tài liệu 1515 lượt, có 182 lượt khai thác hồ sơ nghiệp vụ Mục đích khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS chủ yếu phục vụ cho công tác giải khiếu nại, tố cáo công dân việc kiểm tra xem xét lại vụ án có yêu cầu Lưu trữ Tổng cục khơng đủ diện tích để bố trí phịng đọc tài liệu lưu trữ nên hình thức khai thác đa phần cho mượn phòng photo chỗ Công cụ tra cứu thống kê tài liệu lưu trữ có 06 Mục lục hồ sơ (08 quyển) Tài liệu nghiệp vụ THADS kê riêng thành 02 Mục lục hồ sơ, 01 Mục lục hồ sơ gồm hồ sơ giải khiếu nại, tố cáo vụ án dân 01 Mục lục hồ sơ gồm hồ sơ thi hành hướng dẫn đạo nghiệp vụ vụ án dân phạm vi nước 19 Tiểu kết Các văn quy định công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Tổng cục đề cập đầy đủ thời hạn, thủ tục, trách nhiệm nộp lưu đơn vị, cá nhân lại thiếu phần quan trọng chế tài xử phạt vi phạm Do vậy, nhiều đơn vị cá nhân đôi lúc xem nhẹ việc thực giao nộp hồ sơ, tài liệu Họ cho việc khơng gấp gáp khơng cần thực ngay, công việc chuyên môn quan trọng lượng tài liệu tủ cá nhân q nhiều, khơng có diện tích để họ tiến hành giao nộp vào lưu trữ Đây nguyên nhân dẫn đến việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục không đạt hiệu cao 20 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 3.1 Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục Trong năm qua, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục đạt số kết tốt, thể điểm sau: - Tổng cục ban hành nhiều văn hướng dẫn, quy định công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Lãnh đạo Tổng cục lãnh đạo Văn phòng thường xuyên quan tâm đạo, đôn đốc thực việc thu nộp hồ sơ, tài liệu quán triệt đến cán cơng chức Tổng cục vai trị quan trọng việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu Bản thân lãnh đạo Văn phịng ln chủ động gương mẫu việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ thời hạn - Từ năm 2001 đến nay, Lưu trữ Tổng cục tiến hành thu thập khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu (hơn 500m giá tài liệu) Khối lượng tài liệu thu thập dù tình trạng bó gói, xếp lộn xộn Lãnh đạo Tổng cục quan tâm cấp kinh phí, đồng thời cán lưu trữ tích cực, chủ động việc thực chỉnh lý Hiện nay, toàn tài liệu thu thập từ năm 2009 trở trước chỉnh lý, lập thành hệ thống Mục lục hồ sơ thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác sử dụng - Một số cán bộ, công chức ý thức trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ, đặc biệt cán Vụ Giải khiếu nại tố cáo Vụ Tổ chức cán Tại đơn vị này, hầu hết công việc giao đến cá nhân chia thành vụ việc (Vụ Giải khiếu nại tố cáo) chia quản lý theo địa bàn tỉnh (Vụ Tổ chức cán bộ) nên cán công chức để thuận tiện cho cơng việc bắt buộc phải lập thành hồ sơ giải vấn đề Do hiểu vai trò quan trọng tài liệu lưu trữ phần lượng tài liệu sản sinh q trình giải cơng việc hàng năm đơn vị lớn nên họ tuân thủ nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn 21 Bên cạnh ưu điểm cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục tồn nhiều hạn chế, tồn cần khắc phục như: - Diện tích kho lưu trữ cở sở vật chất đầu tư cho cơng tác lưu trữ cịn hạn hẹp, chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu: Hiện nay, kho lưu trữ Tổng cục tình trạng tải, tài liệu phải xếp chồng lên nhau, gây khó khăn cho việc bảo quản khai thác sử dụng Mặt khác với diện tích kiêm tốn 40m2 lại chia làm nhỏ kho phân tán khiến việc thống kê, tra tìm quản lý tài liệu vất vả Đây là hạn chế lớn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu, lẽ năm 2012 phận lưu trữ Tổng cục chưa thể tiến hành thu thập tài liệu vào kho lưu trữ chưa có diện tích để chứa tài liệu, tiến hành thu thập phải để tài liệu tạm hành lang…Tuy nhiên khó khăn chung Tổng cục THADS Bộ Tư pháp, phòng làm việc cán công chức quan Bộ thiếu chật chội nên đề xuất nhiều lần kho lưu trữ chưa thể có thêm diện tích để bảo quản tài liệu - Tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân phần lớn tình trạng bó gói, chưa lập hồ sơ, dẫn đến nhiều tài liệu bị thất lạc, thành phần hồ sơ thu thập chưa đầy đủ: Nguyên nhân dẫn đến tình trạng cá nhân, đơn vị không quan tâm ý thức trách nhiệm việc lập hồ sơ cơng việc Tài liệu hình thành q trình giải cơng việc bị tích đống dần dần, đến cuối năm phải giao nộp vào Lưu trữ họ bỏ ra, khối lượng tài liệu lớn, họ lập hồ sơ lại từ đầu nên thể bó gói giao nộp tồn tài liệu tình trạng lộn xộn, khơng đầu cuối Tài liệu lúc giao nộp vào lưu trữ nhiều, khơng có chọn lọc giá trị tài liệu nên nhiều công sức để chỉnh lý lập hồ sơ - Các đơn vị chưa thực chủ động giao nộp tài liệu vào Lưu trữ mà Lãnh đạo Tổng cục đơn đốc, nhắc nhở tiến hành giao nộp Ngoài ra, Lưu trữ Tổng cục chưa thu thập tài liệu số đơn vị Vụ Nghiệp vụ 1, Vụ Nghiệp vụ Do hai đơn vị đơn vị thực hoạt động chuyên ngành THADS Tổng cục nên khối lượng giá trị tài liệu sản sinh 22 quan trọng Việc chưa thu thập tài liệu hai đơn vị phần hồ sơ, tài liệu hai Vụ Nghiệp vụ thường tài liệu giải vụ án dân có thời gian kéo dài khơng rõ ràng (có vụ án lớn thời gian giải kéo dài đến 10 năm) nên khó cho cán lưu trữ để xác định thời hạn nộp lưu, mặt khác tâm lý cán công chức muốn giữ lại tài liệu đơn vị để tiện tra cứu cần không muốn giao nộp vào Lưu trữ tài liệu quan trọng, có giá trị mà giao nộp tài liệu không cần thiết, không sử dụng đến nữa…Đây tồn lớn công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ Tổng cục 3.2 Một số giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục Như phân tích trên, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục địi hỏi phải tìm giải pháp hữu hiệu trước mắt lâu dài để khắc phục khó khăn, tồn tại, đưa công tác vào nề nếp đạt hiệu cao Thông qua việc nghiên cứu khảo sát thực tế, xin đưa số giải pháp sau: 3.2.1 Hoàn thiện văn quy định công tác thu thập, bổ sung TL Hiện nay, nói hệ thống văn nhà nước quy định cơng tác lưu trữ, có cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu ban hành tương đối nhiều, từ văn có hiệu lực pháp lý cao Luật, Nghị định đến văn hướng dẫn thi hành Thông tư (của Bộ Nội vụ), công văn (của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) quan tâm đề cập đến vấn đề Trên sở văn đạo ngành Lưu trữ, Tổng cục cần xây dựng ban hành văn quy định công tác thu thập, bổ sung tài liệu phù hợp với tình hình thực tế quan Mặc dù văn quy định công tác thu thập, bổ sung tài liệu Tổng cục ban hành lại chưa có tính hệ thống, quy định đề cập cách rải rác văn Hơn nữa, văn ban hành dạng công văn, mang tính chất hướng dẫn nên hiệu lực pháp lý chưa cao Các cá nhân, đơn vị 23 thực hay không thực quy định văn chưa có chế tài xử lý vi phạm Bởi vậy, việc ban hành văn có hiệu lực pháp lý cao quy định đầy đủ, cụ thể nội dung công tác Tổng cục cần thiết để tạo sở pháp lý cho việc triển khai thực Văn phịng tham mưu cho Lãnh đạo Tổng cục ban hành Quyết định việc ban hành Quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ, tập trung vào nội dung như: - Xác định đơn vị, cá nhân phải thực giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan - Xác định thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu, bao gồm không loại tài liệu giấy mà cịn phải tính đến việc thu thập loại tài liệu hình thành tài liệu điện tử…sao cho hợp lý, khoa học - Xác định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ, đặc biệt tài liệu nghiệp vụ thi hành án Hiện nay, chưa có quy định thời hạn giao nộp loại tài liệu nên Lưu trữ Tổng cục khó khăn chí khơng thể thu thập loại tài liệu thời hạn - Xác định trách nhiệm đơn vị, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu kèm với quy định chế tài xử lý vi phạm khen thưởng thực tốt Theo chúng tơi, đưa nội dung thực công tác giao nộp hồ sơ vào việc bình xét thi đua khen thưởng cuối năm Nếu đơn vị không thực bị cắt danh hiệu thi đua chung tập thể, đơn vị thực tốt lấy làm thành tích việc bình xét danh hiệu thi đua 3.2.2 Xác định cụ thể thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ Xác định cụ thể thành phần tài liệu nộp lưu giúp Lưu trữ Tổng cục tránh tình trạng thu tài liệu tình trạng bó gói, lộn xộn phải thu toàn tài liệu đơn vị mà khơng có chọn lọc Việc xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ Tổng cục chủ yếu dựa Danh mục hồ sơ mẫu (ban hành kèm Quyết định số 520/QĐ-THA ngày 26/3/2009) Bản Danh mục đưa hồ sơ tiêu biểu chưa liệt kê đầy đủ loại hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Tổng cục Hơn 24 nữa, Danh mục hồ sơ lập từ năm 2009, Tổng cục Cục THADS nên đến khơng cịn phù hợp Trong thời gian gần đây, Tổng cục xây dựng lại Danh mục hồ sơ mẫu thành “Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu hàng năm” chưa ban hành cịn số vấn đề cần xem xét lấy ý kiến bổ sung đơn vị trực thuộc Bản Danh mục hồ sơ thống kê tài liệu, văn kiện quan trọng, xác định rõ nguồn thành phần tài liệu thực tế sản sinh hoạt động quan Danh mục phận lưu trữ lập phải thường xuyên bổ sung, cập nhật theo năm Bởi lẽ, hoạt động quan khơng phải lúc mang tính ổn định, có nhiều việc phát sinh mà quan cần phải giải Ngoài ra, vào đầu năm công tác, cán lưu trữ cần tiến hành rà soát để loại bỏ tài liệu mà thực tế khơng có để cập nhật lại Danh mục Khi xây dựng Danh mục này, theo cần đặc biệt ý đến nhóm tài liệu chuyên ngành nghiệp vụ thi hành án Bởi phản ánh hoạt động mang tính chất chuyên môn mà riêng quan quản lý ngành thi hành án dân có Tuy nhiên, để xác định chi tiết thành phần thuộc nhóm tài liệu này, phận lưu trữ Tổng cục phải phối hợp với cán nghiệp vụ người có am hiểu định lĩnh vực 3.2.3 Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm Để thực tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu cần tổ chức cơng tác theo kế hoạch, lộ trình cụ thể Trong kế hoạch dài hạn, cần dự tính khối lượng tài liệu bổ sung vào kho lưu trữ khoảng thời gian định Từ dự kiến trước kho tàng bảo quản công việc cụ thể phải tiến hành sau bổ sung tài liệu vào kho như: xếp lại hồ sơ, lập công cụ tra cứu, bố trí lại diện tích kho… Đối với kế hoạch trước mắt, cần bắt đầu cách phối hợp với cấp lãnh đạo đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, lên kế hoạch kiểm tra thực tế khối tài liệu đơn vị Việc kiểm tra khối tài liệu phải có ý kiến văn Lãnh đạo Văn phòng gửi đơn vị Sau kiểm tra, cán lưu trữ 25 cần lập Bảng thống kê cho hồ sơ, tài liệu kiểm tra để lên kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Căn vào số liệu số lượng tài liệu đơn vị, thời gian nội dung khối tài liệu, cán lưu trữ nắm khối tài liệu đến hạn đến hạn nộp vào lưu trữ Từ phác kế hoạch chi tiết để bắt đầu tiến hành công tác thu thập 3.2.4 Đầu tư kinh phí sở vật chất cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Đầu tư kinh phí sở vật chất cần xác định việc làm thiết yếu thường xuyên để tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Hiện nay, Tổng cục khơng có đủ diện tích kho điều kiện bảo quản nên gây ảnh hưởng lớn đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trong thời gian tới, khơng có quan tâm đạo đầu tư kinh phí Lãnh đạo Tổng cục Lãnh đạo Bộ cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục thực 3.2.5 Tuyên truyền, hướng dẫn nâng cao nhận thức cán bộ, công chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng nghĩa với việc tuyên truyền cho họ ý nghĩa tầm quan trọng tài liệu lưu trữ cơng tác lưu trữ Vì vậy, nhiệm vụ cần thiết hữu hiệu góp phần khắc phục hạn chế tồn công tác thu thập, bổ sung tài liệu Muốn đơn vị, cá nhân nhận thức chủ động giao nộp tài liệu thời hạn phải phá vỡ sức ì từ lâu ăn sâu vào tiềm thức họ, sau giải xong công việc hầu hết tài liệu không lập hồ sơ bảo quản nơi làm việc Đây trở ngại lớn cho công tác thu thập tài liệu vào kho cán lưu trữ Để giải vấn đề này, trước hết cần tăng cường phổ biến văn quy định nhà nước, tổ chức buổi tọa đàm, tuyên truyền cơng tác thu nộp hồ sơ tài liệu đến tồn cán công chức để họ thấy trách nhiệm mình, từ có ý thức việc lập giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Ngồi cán lưu trữ người đóng vai trò chủ yếu 26 việc tuyên truyền hướng dẫn cán công chức thực công tác thu nộp hồ sơ vào lưu trữ Nếu cán lưu trữ đưa lý thuyết phục quy định nhà nước, tầm quan trọng khối tài liệu cần thu thập, lợi ích thiết thực mà đơn vị có giao nộp tài liệu (đỡ tốn diện tích phịng làm việc, tài liệu bảo quản an tồn, phục vụ tra cứu nhanh…) chắn đơn vị, cá nhân yên tâm chủ động giao nộp tài liệu vào lưu trữ Tiểu kết Tôi đưa số giải pháp nhằm khắc phục tình trạng hồn thiện văn quy định công tác thu thập, bổ sung tài liệu; xác định cụ thể thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ; xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm; đầu tư kinh phí sở vật chất khơng ngừng tuyên truyền, hướng dẫn nâng cao nhận thức cán bộ, công chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Các giải pháp tiến hành cách triệt để đồng góp phần lớn giúp cơng tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục ngày hiệu 27 PHẦN KẾT LUẬN Ở Việt Nam thời gian qua, công cải cách hành để hội nhập với giới đặt yêu cầu cho công tác lưu trữ tất quan hành nhà nước, đặc biệt Bộ, ngành Trung ương Công tác lưu trữ khâu nghiệp vụ buộc phải tự hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu xã hội Cùng với đà phát triển chung tồn ngành, cơng tác lưu trữ Tổng cục mà cụ thể công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành bước cố gắng vào nề nếp để đảm bảo quản lý tập trung thống tài liệu phục vụ cách tốt cho nhu cầu khai thác sử dụng Tuy nhiên bên cạnh thành tựu đạt cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ Tổng cục gặp nhiều khó khăn, hạn chế Trên sở nghiên cứu lý luận tìm hiểu thực tế, tơi đưa số giải pháp nhằm khắc phục tình trạng hồn thiện văn quy định cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu; xác định cụ thể thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ; xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm; đầu tư kinh phí sở vật chất không ngừng tuyên truyền, hướng dẫn nâng cao nhận thức cán bộ, công chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Các giải pháp tiến hành cách triệt để đồng góp phần lớn giúp cơng tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục ngày hiệu Đối với đề tài nghiên cứu này, hạn chế thời gian khơng có điều kiện sâu phân tích giải pháp nên khơng thể tránh khỏi sai sót, tơi mong nhận quan tâm góp ý thầy bạn Sinh viên 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 917/BC-THADS ngày 29/3/2011 Tổng cục THADS 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, 1990 Công văn số 1664/TCTHADS-VP ngày 04/7/2013 Tổng cục THADS việc chấn chỉnh thực công tác văn thư, lưu trữ Nguyễn Hữu Danh: Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài - thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sỹ, 2009 Nguyễn Kim Dung: Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thong vận tải – thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sỹ, 2006 Thiên Hương: Bài toán cho công tác thu thập tài liệu lưu trữ hành,www.archives.gov.vn/Pages/Tin chi tiết.aspx? itemid=6&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content Dương Văn Khảm: Từ điểm giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thơng tin, 2011 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Vũ Thị Phụng (chủ biên), Nguyễn Thị Chinh: Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà nội, 2006 10 Quyết định số 4318/QĐ-TCTHADS ngày 07/12/2011 Tổng cục trưởng Tổng cục THADS ban hành Quy chế văn thư lưu trữ 11 Sone Thavy Chantha Thoumma: Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào – thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sỹ, 2011 12 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 29 ... GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 3.1 Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục Trong năm qua, công tác thu. .. VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ quan 1.1.1 Khái niệm Có nhiều cách hiểu định nghĩa thu thập, bổ sung tài liệu. .. văn quản lý nghiệp vụ thi hành án? ?? 2.2 Tình hình thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục THADS Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục thực định kỳ thường