PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CƠNG VIỆC THEO MƠ HÌNH TỔ CHỨC TA2 TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG VÀ ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN PHÚC YÊN A KẾT QUẢ CHUYỂN ĐỔI TỔ CHỨC THEO TA2 I Về chuyển đổi mơ hình tổ chức Ngay sau triển khai chuyển đổi mơ hình tổ chức, hoạt động Trụ sở theo TA2, BIDV đạo liệt, sát việc chuyển đổi mơ hình tổ chức, hoạt động Chi nhánh toàn hệ thống để đảm bảo vận hành đồng bộ, thống toàn hệ thống từ 01/10/2008 Các đơn vị thành viên gồm 108 Chi nhánh xếp, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ Phòng/Tổ theo mơ hình mẫu thiết kế gồm khối: + Khối Quan hệ khách hàng gồm: Các Phòng Quan hệ khách hàng; Phòng/Tổ tài trợ dự án + Khối Quản lý rủi ro gồm: Phòng Quản lý rủi ro + Khối Tác nghiệp gồm: Phòng Quản trị tín dụng, Phòng DV khách hàng, Phòng/Tổ Quản lý dịch vụ kho quỹ, Phòng/Tổ Thanh toán quốc tế + Khối Quản lý nội gồm: Phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng/Tổ Điện tốn, Phòng Tài - Kế tốn, Phòng Tổ chức - Nhân sự/Phòng Tổ chức – Hành chính, Văn phòng/Phòng Hành - Quản trị + Khối trực thuộc gồm: Phòng Giao dịch, Quỹ Tiết kiệm II Đánh giá sơ kết triển khai thực Về kết triển khai thực TA2 Qua 09 tháng vận hành mơ hình tổ chức theo TA2, hoạt động hệ thống BIDV Phúc Yên thuận lợi, thơng suốt khơng có vướng mắc, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh, thể số nội dung sau: 1.1 Do có công tác chuẩn bị chu đáo đầy đủ khía cạnh liên quan nên việc triển khai TA2 toàn hệ thống BIDV diễn thuận lợi; công tác triển khai tổ chức cách bản, có lộ trình, bước phù hợp với khả năng, điều kiện thực tế BIDV, thực nguyên tắc, đề xuất cốt lõi tư vấn dự án TA2 việc cấu lại tổ chức hoạt động BIDV Cùng với việc chuyển đổi mơ hình tổ chức chuẩn bị tương đối đầy đủ quy trình/quy định/hướng dẫn nghiệp vụ có thay đổi theo TA2 Vì trình chuyển đổi tổ chức hoạt động diễn đồng thời, đảm bảo tính liên tục hoạt động ngân hàng tồn hệ thống 1.2 Đảm bảo tính ổn định tương đối Đây đợt cấu lại cách toàn diện sâu rộng máy hệ thống BIDV (nhất Trụ sở chính) song cơng tác chuyển đổi đảm bảo hệ thống BIDV hoạt động ổn định, không ảnh hưởng, xáo trộn đến hoạt động kinh doanh, tổ chức tư tưởng cán toàn hệ thống BIDV 1.3 Các Ban/Trung tâm Trụ sở Chi nhánh toàn hệ thống BIDV, mặt vừa tiến hành hoạt động bình thường đơn vị, mặt khác nghiêm túc tập trung nghiên cứu, triển khai qui định/qui trình/hướng dẫn chuyển đổi theo TA2 bao gồm: - Các đơn vị thực tốt chuyển đổi mơ hình tổ chức, thực bàn giao tiếp nhận bàn giao theo quy định (qua bàn giao góp phần hồn thiện hồ sơ, chứng từ thiếu phận, phát số hành vi gian lận, tiêu cực cán bộ), đảm bảo tiếp nối liên tục công việc trước sau chuyển đổi TA2 đơn vị - Thực bố trí xếp, phân cơng cơng việc cho cán theo yêu cầu nhiệm vụ phù hợp với lực, trình độ cán Tổ chức nghiên cứu triển khai công việc đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ - Các Ban/Trung tâm Trụ sở BIDV bên cạnh việc chuyển đổi trì hoạt động đơn vị theo TA2 tập trung nghiên cứu, xây dựng chế hoạt động, quy định/quy trình nghiệp vụ, chương trình phần mềm ứng dụng để đáp ứng u cầu mơ hình tổ chức Về phía Chi nhánh nghiêm túc triển khai thực quy trình/quy định/hướng dẫn nghiệp vụ theo TA2, nghiệp vụ tín dụng trì, đảm bảo hoạt động đơn vị liên tục, thông suốt 1.4 Cùng với việc điều chỉnh mơ hình tổ chức, thực việc xếp, bố trí lại cán theo TA2 Qua theo dõi, nắm tình hình cho thấy việc xếp cán thực thận trọng, khơng có xáo trộn/thay đổi lớn, phù hợp với lực/trình độ cán nhận đồng tình, ủng hộ cán Chỉ số đơn vị để xảy tượng cán phản ứng với xếp mơ hình tổ chức, cán theo TA2 BIDV có đạo xử lý kịp thời, ổn định tình hình 1.5 Sau triển khai TA2, nhận thức rõ ý nghĩa tầm quan trọng chuyển đổi, BIDV quan tâm có đạo sát để nắm thơng tin, tình hình phản ánh từ đơn vị vướng mắc, khó khăn hoạt động sau TA2 (cử đồn công tác làm việc trực tiếp, phản ánh văn bản,…) Nhiều vấn đề đặt hoàn thiện chức trách, nhiệm vụ quy định/quy trình/hướng dẫn nghiệp vụ tiếp thu, nghiên cứu có chỉnh sửa, hồn thiện phù hợp theo u cầu thực tế Hiện nay, q trình nghiên cứu hồn thiện tổ chức hoạt động theo TA2 tiếp tục thực Đánh giá tác động, hiệu TA2 đến hoạt động BIDV Phúc Yên Qua theo dõi đánh giá cho thấy tồn hệ thống BIDV từ Trụ sở đơn vị thành viên có đánh giá tích cực triển khai thực TA2 coi chuyển đổi cần thiết nhằm nâng cao hiệu quản trị điều hành, quản lý rủi ro, phát triển kinh doanh theo hướng chun mơn hố cao bước tiến tới chuẩn mực quốc tế hoạt động ngân hàng; qua góp phần quan trọng bảo đảm hoạt động toàn hệ thống BIDV an toàn hiệu bối cảnh cạnh tranh hoạt động ngân hàng diễn căng thẳng 3.1 Đối với công tác quản trị điều hành quản lý rủi ro: Việc thực TA2 tạo chuyển biến công tác quản trị điều hành, quản lý rủi ro sở phân tách rõ nhiệm vụ, quyền hạn phận/cá nhân dây chuyền nghiệp vụ Các nghiệp vụ có mức độ rủi ro lớn tín dụng, thực kiểm soát chặt chẽ qua 03 khâu (đề xuất - phê duyệt/quản lý rủi ro - tác nghiệp) nên có tác dụng tích cực đến an toàn, hiệu hoạt động Đến nay, cán nhân viên hệ thống BIDV, cán chủ chốt có hiểu biết đầy đủ chuyển đổi theo TA2, từ trình tác nghiệp, thực nghiệp vụ giao tn thủ có tác dụng tích cực công tác quản trị điều hành quản lý rủi ro 3.2 Đối với hoạt động kinh doanh khách hàng: Sau triển khai TA2 hoạt động kinh doanh đơn vị hệ thống BIDV trì, phát triển chưa thấy có phản ánh việc bị suy giảm khách hàng triển khai TA2 Trong mô hình tổ chức có phân tách rõ ràng phận kinh doanh “Front Office” khối tác nghiệp/hỗ trợ “Back/Support Office”, hoạt động quản lý rủi ro (nhất nghiệp vụ tín dụng) đưa vào quy trình nghiệp vụ (trước kiểm soát rủi ro sau), nên thời gian tác nghiệp, xử lý hoàn thành yêu cầu/giao dịch cho khách hàng giai đoạn đầu có kéo dài trước điều không tránh khỏi giai đoạn đầu trình chuyển đổi Cho đến nay, thời gian xử lý theo yêu cầu khách hàng rút ngắn đáng kể hạn chế mức thấp tác động không tốt khách hàng, phàn nàn (nếu có) phát sinh số khách hàng tốt (năng lực tài chính, hoạt động kinh doanh,…) thời gian thủ tục xử lý BIDV so sánh với ngân hàng khác Tuy nhiên Chi nhánh có chung ý kiến đề nghị Trụ sở BIDV đẩy nhanh tiến độ xử lý đề xuất tín dụng/bảo lãnh đơn vị trình đầu mối tiếp nhận (Ban QHKH, Ban QLRR TD, ) Ngoài ra, số sản phẩm tín dụng/bảo lãnh doanh nghiệp/bán lẻ có tính chất, mức độ rủi ro thấp theo quy trình phải qua nhiều khâu xem xét xử lý, phê duyệt; đề nghị có nghiên cứu để điều chỉnh theo hướng đơn giản đơn vị có liên quan Trụ sở BIDV nghiên cứu để có điều chỉnh phù hợp 3.3 Đối với việc tăng cường tính chun mơn hóa, chun sâu việc phát triển bán sản phẩm dịch vụ ngân hàng: Cùng với việc tăng cường quản trị điều hành, quản lý rủi ro mục tiêu quan trọng triển khai TA2 nhằm mục tiêu chuyên môn, chuyên sâu phát triển bán sản phẩm dịch vụ ngân hàng Do triển khai TA2 giai đoạn đầu q trình hồn thiện chuyển đổi, ổn định hoạt động nên yêu cầu bắt đầu trọng thực (ví dụ: Chi nhánh, nhiệm vụ cán QHKH tập trung vào tín dụng, việc giới thiệu, chaá bán sản phẩm khác tìên gửi, thẻ, ngoại tệ,…thì hạn chế) Tuy nhiên mục tiêu cần đạt được, đề nghị thời gian tới, bên cạnh việc hoàn thiện sản phẩm/theo dõi, đánh giá sản phẩm theo tuyến dọc, chương trình/chính sách khách hàng,…thì cần có đạo, tập trung đào tạo tồn diện cán kiến thức, kỹ để nâng cao hiệu động kinh doanh, bước chuyên nghiệp hoá thực hướng đến khách hàng; Tóm lại, việc chuyển đổi mơ hình tổ chức theo đề án TA2 BIDV đến đạt thành cơng bước đầu, là: Thực mục tiêu chuyển đổi từ mơ hình ngân hàng truyền thống sang mơ hình NHTM đại, đa định hướng mở rộng hoạt động ngân hàng bán lẻ, tạo tảng cho việc tập trung hoá hoạt động tăng cường quản lý tập trung Trụ sở Về tạo phân tách mặt tổ chức khối kinh doanh/“Front Office” khối tác nghịêp/hỗ trợ “Back/Support Office”, đảm bảo ngun tắc khơng có nhân viên vừa đàm phán với khách hàng lại vừa có trách nhiệm chi trả Tạo lập cấu tổ chức hướng dần theo thông lệ quốc tế nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị rủi ro; phần lớn nghiệp vụ, nghiệp vụ cấp tín dụng thực kiểm soát qua 03 khâu: đề xuất – quản lý rủi ro/phê duyệt - tác nghiệp Việc chuyển đổi có lộ trình, bước tương đối phù hợp với khả năng, điều kiện thực tế, phát huy nghiệp vụ truyền thống BIDV, thúc đẩy triển khai nghiệp vụ, sản phẩm thực nguyên tắc, đề xuất cốt lõi tư vấn dự án TA2 Đảm bảo tính ổn định tương đối q trình triển khai đề án, không làm ảnh hưởng, xáo trộn nhiều đến hoạt động kinh doanh chung, ổn định tư tưởng cán bộ, quản lý rủi ro nảy sinh từ trình chuyển đổi tổ chức, quản lý quy trình nghiệp vụ B VỀ HỒN THIỆN MƠ HÌNH TỔ CHỨC THEO TA2 Những vướng mắc chủ yếu triển khai thực TA2 Chi nhánh tập trung vào hoạt động tín dụng (quy trình, biểu mẫu, tín dụng bán lẻ, tài sản đảm bảo, sách tín dụng, ), BIDV tổ chức Hội nghị tín dụng tồn hệ thống để xử lý vấn đề Về mơ hình tổ chức Chi nhánh theo TA2 phù hợp với yêu cầu chuyển đổi có quy định cụ thể chức trách, nhiệm vụ Phòng/Tổ nghiệp vụ Chi nhánh Một số vấn đề mơ hình tổ chức Chi nhánh theo TA2 cần có điều chỉnh, hoàn thiện sau: 2.1 Điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ số Phòng a Phòng QHKH doanh nghiệp Phòng QTTD Sau triển khai TA2, cho thấy: quy định chức năng, nhiệm vụ Phòng QHKH doanh nghiệp Phòng QTTD phù hợp khơng có trở ngại lớn xử lý cấp tín dụng với khách hàng Tuy nhiên, cần có hướng dẫn, quy định cụ thể, rõ ràng trách nhiệm kiểm tra/kiểm soát hồ sơ giải ngân/bảo lãnh Phòng QTTD Quy định nhiệm vụ Phòng QTTD giải ngân nặng nhiều trường hợp khơng có đủ cứ, điều kiện để khẳng định hồ sơ giải ngân */ Đề xuất chỉnh sửa: Trên sở yêu cầu chuyển đổi TA2, để phân định rõ trách nhiệm Phòng QHKH doanh nghiệp Phòng QTTD việc giải ngân/bảo lãnh tình hình thực tế, đề nghị điều chỉnh sau: - Phòng QHKH doanh nghiệp tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ hồ sơ giải ngân/phát hành bảo lãnh - Phòng QTTD tiếp nhận đối chiếu, so sánh phù hợp hồ sơ giải ngân/bảo lãnh so với hợp đồng tín dụng điều kiện tín dụng khác cấp có thẩm quyền định cấp tín dụng/bảo lãnh xác định trước với khách hàng */ Mức độ kiểm sốt trách nhiệm Phòng QTTD hồ sơ giải ngân, bảo lãnh theo điều chỉnh mức độ chung tối thiểu phải thực Ngồi ra, tuỳ tình hình thực tế, quy định nâng cao trách nhiệm Phòng QTTD b Phòng Quản lý rủi ro - Tại điểm 6, mục A điều 9, Quyết định số 4589/QĐ-TCCB2 ngày 4/9/2008 nhiệm vụ Phòng QLRR có quy định "Đầu mối phối hợp với phận liên quan thực đánh giá tài sản đảm bảo theo quy định BIDV" Đề nghị xây dựng quy định liên quan đến định giá tài sản đảm bảo (TSĐB) theo hướng có phân loại tính chất/đặc điểm TSĐB để thực thủ tục liên quan đến định giá, quản lý, TSĐB phù hợp theo loại sản phẩm tín dụng/bảolãnh/thanh tốn quốc tế Còn nhiệm vụ Phòng QLRR đánh giá chung TSĐB Chi nhánh Theo đó, việc quy định nhiệm vụ đầu mối Phòng QLRR không phù hợp đề nghị sửa đổi theo hướng mở "Thực việc theo dõi, đánh giá chung tài sản đảm bảo Chi nhánh theo quy định BIDV" - Tại điểm 8, mục A, điều 9, Quyết định số 4589 nhiệm vụ Phòng QLRR có quy định “Đề xuất phương án xử lý trực tiếp xử lý khoản nợ xấu” Quy định xuất phát từ yêu cầu chuyển đổi TA2 phận QHKH tập trung vào nhiệm vụ bán hàng có nợ xấu xảy phận QLRR có trách nhiệm xử lý Tuy nhiên qua thực tế cho thấy điều khó thực khoản nợ xấu có tính chất phức tạp, thân cán QLRR không trực tiếp quản lý khách hàng đặc điểm kinh doanh Việt Nam khó xử lý Do đề nghị chỉnh sửa quy trình cấp tín dụng doanh nghiệp sửa đổi chuyển nhiệm vụ sang Phòng QHKH Vì vậy, đề nghị điều chỉnh lại nhiệm vụ Phòng QLRR “Đề xuất phương án xử lý phối hợp Phòng QHKH/Phòng giao dịch/các đơn vị liên quan thực xử lý khoản nợ xấu theo phân công” Đồng thời bổ sung nhiệm vụ trực tiếp xử lý nợ xấu cho Phòng QHKH, PGD c Phòng QHKH cá nhân BIDV đẩy mạnh hoạt động ngân hàng bán lẻ, quy trình tín dụng bán lẻ sản phẩm bán lẻ thiết kế theo hướng đơn giản hoá thủ tục kiểm soát sở đánh giá mức độ rủi ro Theo đó, dự kiến giao cho Phòng QHKH cá nhân thẩm quyền giải ngân số sản phẩm tín dụng bán lẻ Vì vậy, đề nghị điều chỉnh nhiệm vụ Phòng QHKH cá nhân điểm 8, mục C, điều 8, Quyết định 4589 thành “Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giải ngân thực đề xuất giải ngân trình lãnh đạo trực tiếp giải ngân theo phân cấp uỷ quyền/theo sản phẩm/theo quy định liên quan Bàn giao tồn hồ sơ tín dụng gốc tài liệu liên quan đến khoản vay sang Phòng QTTD để quản lý” d Về điều chỉnh công tác tổ chức cán sang Phòng KHTH Hiện Chi nhánh nhiệm vụ thực công tác tổ chức cán phân bố theo Phòng TCHC Việc ghép chung công tác tổ chức cán công tác hành vào thành Phòng TCHC có tính chất lịch sử theo thói quen xác lập mơ hình nhiều tổ chức Việt Nam u cầu tính chất cơng việc 02 nhiệm vụ khác khơng có liên quan chặt chẽ Thực tế Phòng TCHC Lãnh đạo phòng chủ yếu làm cơng tác hành cơng việc chiếm đến 90% thời gian, thời gian dành cho công tác TCCB Đối với cán làm công tác TCCB, bên cạnh việc thực cơng tác chun mơn đồng thời thường giao thêm nhiệm vụ hành chính, hậu cần Từ thực tế dẫn đến chất lượng tham mưu, mức độ chuyên sâu cơng tác TCCB nhiều hạn chế Để khắc phục hạn chế trên, nâng cao tính chuyên nghiệp hiệu thực công tác TCCB Chi nhánh, đề nghị: + Chuyển giao mảng công việc TCCB sang Phòng Kế hoạch tổng hợp đổi tên Phòng TCHC thành Phòng Hành quản trị Theo Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp phải có đủ lực nghiệp vụ TCCB dành tối thiểu 50% thời gian làm việc cho công tác TCCB; đồng thời bố trí tối thiểu 01 cán giúp việc cơng tác TCCB + Tách Phòng TCHC thành Phòng Tổ chức – Nhân Phòng/Tổ Hành quản trị 10 - Trường hợp giữ nguyên Phòng TCHC phải đảm bảo Trưởng phòng TCHC có đủ lực nghiệp vụ TCCB, dành tối thiểu 50% thời gian làm việc cho công tác TCCB; đồng thời bố trí tối thiểu 01 cán giúp việc công tác TCCB Về biên chế cán chuyên trách làm công tác TCCB (quản lý hồ sơ, thực chế độ bảo hiểm xã hội, thực tuyển dụng, tham mưu/thực thủ tục luân chuyển, quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ,thi đua khen thưởng ), dự kiến định mức bố trí 01 cán chuyên trách 2.2 Các vấn đề liên quan khác a Về dấu Phòng DVKH: Theo Quyết định số 13 NHNN Phòng DVKH hệ thống BIDV không sử dụng dấu riêng hoạt động (trong Chi nhánh có dấu chung Chi nhánh, Phòng giao dịch Qũy Tiết kiệm) Để xử lý việc này, để chủ động xử lý vấn đề này, hướng khắc phục nghiên cứu đề xuất đổi tên Phòng DVKH thành Phòng giao dịch khách hàng để phù hợp với mơ hình tổ chức chi nhánh theo QĐ 13, đồng thời khắc dấu cho đơn vị để thuận tiện trình giao dịch với khách hàng b Về quản lý thông tin khách hàng Chi nhánh: Hiện nay, phận quản lý thông tin khách hàng Chi nhánh đặt Phòng TCKT Tuy nhiên qua theo dõi cho thấy việc thực nhiệm vụ Chi nhánh chưa thật thuận lợi đồng chưa có hướng dẫn cụ thể việc C MỘT SỐ TRỌNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI Từ thực tế nêu trên, để đảm bảo việc chuyển đổi mơ hình tổ chức hoạt động hệ thống BIDV phù hợp với cá yêu cầu, mục tiêu đề án TA2 tình hình thực tế, dự kiến thời gian tới cần tập trung vào số nội dung công việc sau 11 Tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện cấu tổ chức, chức nhiệm vụ các Phòng/Tổ nghiệp vụ Chi nhánh, bao gồm: - Nghiên cứu mơ hình tổ chức quản lý phù hợp địa bàn - Bổ sung, chỉnh sửa quy định để xác định rõ ràng cụ thể phạm vi nhiệm vụ phận 03 khâu đề xuất - quản lý rủi ro – tác nghiệp nhằm nâng cao trách nhiệm khâu đồng thời trách trùng lắp trình tác nghịêp làm giảm hiệu suất lao động chất lượng cung cấp dịch vụ cho khách hàng Tiếp tục hoàn chỉnh bổ sung quy trình nghiệp vụ ban hành, đồng thời bổ sung quy trình nghiệp vụ thiếu hoạc khơng phù hợp (nhất quy trình ban hành trước triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001-2000) Triển khai xây dựng, hồn thiện quy định mơ tả cơng việc, hệ thống tiêu chuẩn chức danh, công tác đào tạo cán bộ,….để nâng cao chất lượng đội ngũ cán phù hợp với yêu cầu hoạt động theo TA2 12 ... hồn thiện phù hợp theo yêu cầu thực tế Hiện nay, trình nghiên cứu hoàn thiện tổ chức hoạt động theo TA2 tiếp tục thực Đánh giá tác động, hiệu TA2 đến hoạt động BIDV Phúc Yên Qua theo dõi đánh giá. .. quản lý” d Về điều chỉnh cơng tác tổ chức cán sang Phòng KHTH Hiện Chi nhánh nhiệm vụ thực công tác tổ chức cán phân bố theo Phòng TCHC Việc ghép chung công tác tổ chức cán cơng tác hành vào thành... QLRR đánh giá chung TSĐB Chi nhánh Theo đó, việc quy định nhiệm vụ đầu mối Phòng QLRR không phù hợp đề nghị sửa đổi theo hướng mở "Thực việc theo dõi, đánh giá chung tài sản đảm bảo Chi nhánh theo