Đang tải... (xem toàn văn)
BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI UBND CẤP XÃ NĂM 2017 Báo cáo khóa luận đi nghiên cứu các bước, quy trình, cách thức để lập HỒ SƠ CÔNG VIỆC tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phục vụ rất hữu ích cho công tác văn thư lưu trữ
LỜI CẢM ƠN Được phân công khoa Hệ thống thông tinh tế Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông đồng ý thầy giáo Th.s Mai Ngọc Anh cô giáo Th.s Đàm Thị Phương Thảo hướng dẫn giúp đỡ em thực đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lập hồ sơ công việc UBND xã Thủy An - Thị xã Đông Triều - Tỉnh Quảng Ninh” Để hồn thành khóa luận em xin chân thành cảm ơn thầy giáo giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập rèn luyện Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thơng Qua đề tài khóa luận tốt nghiệp cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe tới đồng chí lãnh đạo UBND xã Thủy An, phận Văn phòng tận tình giúp đỡ em thời gian làm khóa luận tốt nghiệp Em xin cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường, Thầy giáo, Cô giáo Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên, đặc biệt Thầy cô Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Thầy Mai Ngọc Anh cô Đàm Thị Phương Thảo thầy cô khoa giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Bện cạnh đó, thời gian thực Khóa luận tốt nghiệp thân em có gắng, học hỏi kỹ nghiệp vụ chuyên môn Tuy nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót em mong nhận góp ý q Thầy, Cơ giáo bạn để khóa luận hồn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Quảng Ninh, ngày tháng năm 2017 Sinh viên Lê Thị Thảo LỜI CAM ĐOAN Khóa luận tốt nghiệp sản phẩm hồn thiện sinh viên trường, cố gắng thân, hướng dẫn bảo tận tình thầy giáo, cô giáo Em tổng hợp kiến thức kinh nghiệm công tác, khảo sát thực tế nhằm hồn thành khóa luận tốt nghiệp Để hồn thiện Khóa luận tốt nghiệp này, em xin cam đoan nội dung khóa luận tốt nghiệp không chép nội dung từ khóa luận khác Các liệu thơng tin khóa luận thực tế UBND xã Thủy An sản phẩm khóa luận thân em Quảng Ninh, ngày tháng năm 2017 TÁC GIẢ KHÓA LUẬN Lê Thị Thảo MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU Chương NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN NGHIỆP VỤ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ 1.1 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ 1.1.1 Khái niệm hồ sơ 1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ 1.2 Vị trí, vai trò cơng tác lập hồ sơ quan .7 1.2.1 Vị trí .7 1.2.2 Vai trò việc lập hồ sơ tốt có tác dụng 1.3 Những nguyên tắc lập hồ sơ 1.4 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ .10 Chương THỰC TRẠNG, QUY TRÌNH CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND XÃ THỦY AN - THỊ XÃ ĐÔNG TRIỀU – TỈNH QUẢNG NINH 12 2.1 Giới thiệu chung UBND xã Thủy An .12 2.1.1 Giới thiệu khái quát 12 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 15 2.2 Thực trạng, quy trình cơng tác lập hồ sơ công việc quan 22 2.2.1 Thực trạng 22 2.2.2 Quy trình lập hồ sơ công việc UBND xã Thủy An 24 2.3 Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ UBND xã Thủy An 32 2.3.1 Ưu điểm 32 2.3.2 Hạn chế 33 Chương TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND XÃ THỦY AN 34 3.1 Công tác lập hồ sơ quan 34 3.2 Các loại hồ sơ hình thành hoạt động UBND xã 34 3.3 Phương pháp tổ chức lập hồ sơ 40 3.3.1 Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ 40 3.3.2 Nội dung lập danh mục hồ sơ: .40 3.4 Kiểm tra việc lập hồ sơ .60 3.5 Ứng dụng phần mềm EssentialPIM để lập hồ sơ công việc 60 3.4.1 Giao diện phần mềm Essential PIM .60 3.2.2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Essential PIM 62 3.6 Kết công tác tổ chức lập hồ sơ công việc: 66 3.7 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ: 67 3.7.1 Nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 67 3.7.2.Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành 68 3.7.3 Kiện toàn tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 68 3.7.4 Nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan: 69 3.7.5 Tăng cường sở vật chất cho văn thư, lưu trữ 69 3.7.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 69 3.7.7 Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ 70 KẾT LUẬN 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 DANH MỤC HÌNH ẢNH HÌNH 2.1 MẪU TỜ MỤC LỤC VĂN BẢN 29 HÌNH 2.2 MẪU CHỨNG TỪ KẾT THÚC 30 HÌNH 2.3 MẪU HỒ SƠ 31 HÌNH 3.1 GIAO DIỆN PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM 61 HÌNH 3.2 GIAO DIỆN BAN ĐẦU KHI MỞ PHẦN MỀM 63 HÌNH 3.3 GIAO DIỆN CUỘC HẸN MỚI/ VIỆC CẦN LÀM MỚI 64 HÌNH 3.4 CÁC CƠNG VIỆC CỦA UBND XÃ THỦY AN THÁNG 02/2016 64 HÌNH 3.5 QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO TUẦN 65 Hình 3.6 Giao diện lựa chọn cơng việc hồn thành 65 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TTHC Thủ tục hành CB, CC Cán bộ, cơng chức LỜI NĨI ĐẦU Lý chọn đề tài Hồ sơ, tài liệu năm để cán bộ, công chức tổ chức triển khai thực nhiệm vụ, muốn hồn thành nhiệm vụ cán bộ, công chức phải lưu giữ hồ sơ, tài liệu theo cách suy nghĩ riêng, thiếu kiểm tra đánh giá lãnh đạo đơn vị công tác phân loại, xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hàng năm Chính hồ sơ, tài liệu qua nhiều năm bàn giao từ cán sang cán khác không cụ thể rõ ràng, cần tài liệu năm trước để khai thác thiếu không có, khơng biết trách nhiệm thuộc Cán viên chức thường xun thay đổi cơng việc, trở ngại nhiều đến công tác quản lý, phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ, hồ sơ tài liệu chưa phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu hoạt động thực tiễn tìm hiểu, nghiên cứu số liệu lịch sử Để tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, công tác thu thập, phân loại, xếp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hàng năm phải thực thống theo đạo lãnh đạo đơn vị Sau kết thúc năm cán viên chức phải hoàn chỉnh việc lập hồ sơ tài liệu lưu trữ, phải nghiêm chỉnh giao nộp hồ sơ, tài liệu năm trước vào lưu trữ theo quy định Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng cơng tác Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Nhằm quản lý hoạt động quan, đơn vị, tổ chức cá nhân (gọi tắt đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị chủ động việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học; góp phần lưu trữ toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị bảo vệ an toàn hồ sơ để phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Đồng thời để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân đơn vị việc lập hồ sơ Từ lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị kinh tế, trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ quan đồng thời giúp Lưu trữ quan có kế hoạch chủ động việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo thời hạn quy định pháp luật Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công chức Bởi lẽ, quan, tổ chức q trình giải sau giải cơng việc loại văn giấy tờ xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán nói riêng, quan nói chung Giúp quan, đơn vị quản lý hồ sơ, tài liệu chặt chẽ Mỗi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức cán văn thư theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, đơn vị mình, phân loại hồ sơ theo vấn đề, đồng thời phát văn bị phân tán, thất lạc mát cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn bí mật quan Nhà nước Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Bởi vì, thực chất việc lập hồ sơ bước đầu phân loại xác định giá trị tài liệu Trên sở đó, người làm văn thư dễ dàng lựa chọn tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ quan hoàn chỉnh Nếu hồ sơ lập văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý nghiệp vụ chun mơn khác, tránh khó khăn, phức tạp việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu Do em chọn để tài: “Tổ chức lập hồ sơ công việc UBND xã Thủy An – Thị xã Đông Triều – Tỉnh Quảng Ninh" để làm Khóa luận tốt nghiệp qua hướng dẫn Ths Mai Ngọc Anh Ths Đàm Thị Phương Thảo nhằm đảm bảo yêu cầu Nhà trường đề trình thực tập UBND xã Thủy An trang bị thêm kiến thức, lực hoạt động thực tiễn sau trường Mục đích, yêu cầu 2.1 Mục đích Nghiên cứu, khảo sát thực trạng lập hồ sơ công việc quan chuyên môn đơn vị nghiệp thuộc UBND xã từ phân tích, đánh giá tìm tồn tại, hạn chế, nguyên nhân đề xuất giải pháp giúp quan, đơn vị công chức, viên chức quản lý văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc chun mơn chặt chẽ, khoa học, giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu hiệu quả, thuận lợi Trên sở đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ UBND xã Thủy An phục vụ cho công tác quản lý điều hành hoạt động địa phương giai đoạn 2.2 u cầu Để hồn thành tốt Khóa luận tốt nghiệp này, yêu cầu đặt cho em phải nắm vững kiến thức công tác tổ chức lập hồ sơ trình tìm hiểm làm việc thực tế UBND xã Thủy An Đối tượng nghiên cứu Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác tổ chức lập hồ sơ UBND xã, phản ánh chức năng, nhiệm vụ cán lập hồ sơ, phản ánh trình tự diễn biến việc, trình tự giải cơng việc tài liệu hình thành, có khởi đầu kết thúc Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu công việc thực tế UBND xã Thủy An trình tạo lập hồ sơ công việc Hạn chế đề tài Do hạn chế thời gian thực nguồn liệu thông tin thu thập được, nghiên cứu khơng thể tránh khỏi thiếu sót cần bổ sung khắc phục, mong nhận giúp đỡ đóng góp ý kiến thầy, để viết em hồn thiện Bố cục báo cáo Báo cáo trình bày thành chương: Chương Nghiên cứu lý luận nghiệp vụ công tác tổ chức lập hồ sơ Chương Thực trạng, quy trình cơng tác lập hồ sơ UBND xã Thủy An – Thị xã Đông Triều – Tỉnh Quảng Ninh Chương Công tác tổ chức lập hồ sơ UBND xã Thủy An ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THỦY AN BAN CHỈ HUY QUÂN SỰ XÃ HỒ SƠ QUỐC PHÒNG ĐỊA PHƯƠNG NĂM 2016 Từ ngày… /… 2016 đến ngày… /… /2016 Số lượng……tờ Phông số Thời hạn bảo quản Mục lục số Hồ sơ số ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THỦY AN 58 CÔNG AN XÃ HỒ SƠ CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH SỰ NĂM 2016 Từ ngày… /… 2016 đến ngày… /… /2016 Số lượng……tờ Phông số Thời hạn bảo quản Mục lục số Hồ sơ số 59 3.4 Kiểm tra việc lập hồ sơ Định kỳ hàng quý, cán văn thư đến đơn vị kiểm tra việc lập hồ sơ cán bộ, nhân viên quan, xem việc mở hồ sơ theo danh mục hồ sơ đầy đủ chưa Kiểm tra hồ sơ xem việc đưa tài liệu vào hồ sơ xác chưa Nếu chưa mở hồ sơ đầy đủ, chưa đưa tài liệu vào hồ sơ cần hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ cho cán thừa hành Cuối năm cán văn thư cần kiểm tra hướng dẫn việc xếp, thống kê hoàn chỉnh hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu 3.5 Ứng dụng phần mềm EssentialPIM để lập hồ sơ cơng việc Nhằm nâng cao cơng tác quản lí UBND xã Thủy An, đồng thời với mục đích đưa việc sử dụng công nghệ thông tin vào công tác hành văn phòng, phần mềm quản lí lịch làm việc Essential PIM giúp cho cán bộ, đặc biệt người làm văn phòng UBND quản lí tốt lịch làm việc nhờ số chức tiện lợi phần mềm như: Tạo lịch cá nhân lịch nhóm làm việc Hệ thống nhắc nhở kiện, lịch hẹn Hiển thị trực quan, linh hoạt biểu đồ thời gian 3.4.1 Giao diện phần mềm Essential PIM Q trình quản lý cơng việc thực tốn nhiều thời gian, công sức cán thực trình giao việc quản lý công việc Để nâng cao chất lượng trình giao việc quản lý cơng việc việc ứng dụng phần mềm cần thiết Trong phần mềm Essential PIM công cụ hỗ trợ hiệu q trình nhằm cải tiến chất lượng cơng việc hướng tới xây dựng văn phòng điện tử tương lai EssentialPIM phần mềm quản lý công việc hiệu quả, đầy đủ tính năng, giao diện đẹp dễ sử dụng Có thể sử dụng để lên lịch làm việc, ghi cơng việc cần làm, ghi chú, quản lý thông tin liêc lạc, tạo thơng điệp riêng tạo bảo mật thơng qua tài khoản cá nhân 60 Hình 3.1 Giao diện phần mềm Essential PIM Giao diện EssentialPIM “học tập” từ Microsoft Outlook tạo cảm giác quen thuộc cho nhiều người Chúng ta tùy chọn để EssentialPIM khởi động với Windows thu vào System tray để chờ lệnh Nếu không muốn người khác xem kế hoạch mình, tạo mật khẩu, EssentialPIM hỏi mật khởi động Tìm hiểu giao diện phần mềm Essential PIM Các chức phần mềm chia thành thẻ tác vụ taskbar Tên thẻ Files (Tệp) View (Khung Mơ tả ThẻFiles gồm có chức New, Open, Save, Save As, Close, Pass Word Protect, Import, Export, Page Set Up, Print… ThẻView gồm trạng thái Stastus Bar, bảng điều hướng Navigation Pane, cửa sổ nhắc nhở Reminder Windows nhìn) Go (Đến) Thẻ Go thẻ đến hiển thị EPIM Today, lịch Actions ngày Calendar, To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash Các hành động Actionsđược thiết lập người dùng thiết lập 61 (Hành báo xong lưu thừng rác dự trữ động) Thơng thường khơng có liệu bỏ vào thùng rác Tools cóEmpty Trash Thẻ Toolsnày gồm tùy chọn Option ngôn ngữ sử dụng (Côngcụ) phần mềm Language Help(Trợ Thẻ Helps gồm nội dung trợ giúpHelp contents, thỏa thuận cấp giúp) phépLicense Agreement, diễn đàn hỗ trợSupport Forum, hỗ trợ qua emailEmail Suport, đặt tin dài hạnSubscribe to newletter, website, kiểm tra phiên mớiCheck For New Versionvà cửa Essential PIM Bên cạnh đó, dọc phía trái cửa sổ giao diện phần mềm hiển thị trực quan như:cuộc hẹn mới, việc cần làm mới, ghi mới, mật cho phép người dùng nhập liệu, thông tin theo nội dung công việc, EPIM Today, Calendar, To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash phía lịch tháng tiện lợi cho việc theo dõi thời gian biểu 3.2.2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Essential PIM Sau trình cài đặt hoàn tất, bạn mở giao diện phần mềm Essential PIM để thực cập nhật thông tin cơng việc 62 Hình 3.2 Giao diện ban đầu mở phần mềm Trên Ribbon bao gồm thẻ Tệp, Khung nhìn, Đến, Hành động, Cơng cụ Trợ giúp Chúng ta thực tùy chỉnh Ribbon theo ý muốn Trong thẻ Hành động xuất thư mục như: Cuộc hẹn mới, Việc cần làm mới, Ghi mới, Liên hệ mới, Thông điệp Mật Khi có cơng việc diễn khơng thể nhớ xác bạn cần nháy chuột vào Cuộc hẹn Việc cần làm để thêm hẹn công việc cần thực Giao diện hai thẻ hoàn toàn giống nhau, cho phép người dùng thực thao tác thêm thông tin công việc như: chủ đề, vị trí, lúc bắt đầu, kết thúc, độ ưu tiên ghi thông tin quan trọng,… Sau thêm đầy đủ thông tin nhấn OK trình tạo hẹn việc cần làm hồn tất 63 Hình 3.3 Giao diện Cuộc hẹn mới/ Việc cần làm Áp dụng công việc Họp giao ban UBND xã Thủy An tháng năm 2016 vào phần mềm thu kết sau: Hình 3.4 Các cơng việc UBND xã Thủy An tháng 02/2016 Ngoài việc theo dõi toàn cơng việc theo tháng ta theo dõi cập nhật cơng việc theo tuần: 64 Hình 3.5 Quản lý công việc theo tuần Lưu ý: Sau giải xong cơng việc ta cần tích vào vng nhỏ phía trái cơng việc có gạch bỏ cơng việc để mặc định cho người xem công việc giải Tránh nhầm lẫn thuận lợi cho việc theo dõi \ Hình 3.6 Giao diện lựa chọn cơng việc hồn thành 65 Với tính vượt trội phần mềm EssentialPIM giúp cán bộ, nhân viên, Bộ phận văn phòng UBND xã Thủy An thực quản lý thông tin cá nhân, quản lý thời gian, quản lý thông tin liên lạc, danh sách việc phải làm ghi chú, xếp công việc cách hợp lý với thời gian khoa học không chồng chéo, lưu trữ bảo mật liệu xuất nhập, kết nối rộng giúp nhanh chóng nhập xuất liệu, đảm bảo tính ổn định, giao diện phần mềm dễ dùng với đối tượng EssentialPIM người trợ lý hiệu dự định, kế hoạch công việc tương lai gần tới bạn.Vì vậy, bạn khơng cần phải sử dụng phần mềm hỗ trợ nào, tất cơng việc nhanh chóng giải 3.6 Kết công tác tổ chức lập hồ sơ cơng việc: Góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành, giải tình trạng tài liệu để tồn đọng, tích đống, giúp cho việc quản lý, khai thác tài liệu nhanh chóng hiệu Lập hồ sơ sở quan trọng để nêu cao việc xác định vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng cấp, ngành đặc biệt đội ngũ công chức, viên chức hệ thống quan quản lý Nhà nước Hạn chế vướng mắc đồng thời nhằm thực nghiêm Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ văn Luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, lưu trữ Giúp cho công chức, viên chức quan nắm thành phần, nội dung khối lượng văn hình thành giải cơng việc, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu Giúp cho quan chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học 66 Việc lập hồ sơ giúp cho công chức, viên chức tiếp xúc công việc, tiến hành thực công việc hiểu cần phải xây dựng văn bước triển khai cơng việc mà khơng cần phải có người hướng dẫn Cơng tác lập hồ sơ nhằm quản lý tồn công việc quan, phân loại văn bản, công văn, giấy tờ quan cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơ quan chặt chẽ, lưu giữ hồ sơ cần thiết, có giá trị, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp công việc quan trọng không lập thành hồ sơ Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ quan; đồng thời điều kiện tốt để giao nộp vào lưu trữ lịch sử hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn Giảm tối đa chi phí dịch vụ cho việc chỉnh lý tài liệu để đưa vào lưu trữ 3.7 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ: Xuất phát từ thực trạng công tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan để tiếp tục thực Chỉ thị số 15/Chỉ thị-UBND ngày 27/9/2013 việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quy định Điều 9, 10, 11 12 Luật Lưu trữ, quan quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ đề xuất số giải pháp khắc phục thời gian tới sau: 3.7.1 Nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Không ngừng thông tin, tuyên truyền hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trước hết cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác Văn thư; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng 67 dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đồng thời đưa cơng tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, cơng chức, viên chức tất quan, tổ chức hàng năm (đây biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống quan, tổ chức) 3.7.2.Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan quy định cụ thể thông qua văn Nhà nước Đặc biệt Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng năm 2013 Uỷ ban nhân dân tỉnh lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan sở pháp lý quan trọng đòi hỏi quan, tổ chức công chức, viên chức phạm vi toàn tỉnh phải thực q trình theo dõi giải cơng việc, Đồng thời để quan có chức tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan theo quy định hành Nhà nước 3.7.3 Kiện toàn tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bởi lẽ, nội dung công tác văn thư tổ chức thực nhiều phận quan Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu Các công việc khác soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức công văn lưu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Bộ phận lưu trữ thực thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan Như vậy, việc kiện toàn tổ chức 68 máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải quan tâm cho phù hợp với nội dung cơng việc 3.7.4 Nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan: Tiến hành rà sốt lại số lượng, chất lượng vị trí việc làm đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần thực sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ quy định văn Bộ Nội vụ Các cấp, ngành trọng việc xây dựng kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cộng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách 3.7.5 Tăng cường sở vật chất cho văn thư, lưu trữ Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phòng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho cơng tác chỉnh lý, xếp tài liệu; giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm (sự quan tâm, động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán lưu trữ thêm yêu nghề gắn bó lâu dài với cơng tác lưu trữ) 3.7.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Hiện hầu hết quan, tổ chức ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn số quan, tổ chức bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập sở liệu quản lý văn đi, quản lý văn đến Trong đó, khả ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư, quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức 69 hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc 3.7.7 Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng vật người làm việc điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại chế độ trang bị bảo hộ lao động cần thiết Để giải pháp nêu vào thực tiễn cần đồng thuận, chia sẻ kịp thời cấp, ngành, thủ trưởng quan, tổ chức địa bàn tỉnh; chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, không xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tỉnh ngày có vị trí xứng đáng phát huy tầm quan trọng vốn có: Bảo đảm thông tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hoàn thành tiêu kế hoạch công tác quan, tổ chức Đồng thời nâng cao cơng tác cải cách hành Nhà nước thời kỳ Cơng nghiệp hóa - đại hóa đất n 70 KẾT LUẬN Cơng tác lập hồ sơ UBND xã Thủy An năm qua đem lại nhiều hiệu tích cực, số khó khăn vướng mắc có quan tâm lãnh đạo, đạo liệt Đảng ủy – HĐND – UBND xã nỗ lực phấn đấu cấp, ngành cán bộ, công chức, công tác tổ chức lập hồ sơ cơng việc góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý máy Nhà nước xã Thủy An Trong thời gian làm đề tài với giúp đỡ, bảo tận tình Ths Mai Ngọc Anh Ths Đàm Thị Phương Thảo, em cố gắng tìm hiểu tốn lập hồ sơ cơng việc quan hành nhà nước, đồng thời nghiên cứu tìm hiểu ứng dụng phần mềm Essential PIM Sau thời gian tìm hiểu nghiên cứu em thu kết sau: Về mặt nghiên cứu lý thuyết: - Hiểu thêm quy trình quản lý tạo lập hồ sơ cơng việc quan hành nhà nước, tầm quan trọng công tác quảnlý công việc quan - Nắm bắt những tính việc ứng dụng phần mềm Essential PIM đểxử lý liệu toán, lập báo cáo thống kê Về mặt chương trình thực nghiệm: minh họa phần quy trình lập hồ sơ cơng việc điện tử, cụ thể: - Lập quản lý thông tin liên quan đến công việc: tên công việc cần thực hiện, thời gian giải công việc, đơn vị phối hợp chế độ ưu tiên công việc… - Lập quản lý nghiệp vụ: quy trình quản lý cơng việc quan hành nhà nước 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Quốc hội, Luật số 11/2003/QH11: Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân [2] Chính phủ, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Công tác văn thư [3] Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/20017 tăng cường bảo phát huy giá trị tài liệu lưu trữ [4] Bộ Nội vụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [5] Bộ Nội vụ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức [6] Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [7] Trang web http://taimienphi.vn/download-essentialpim-free-5376 72 ... khoa học, giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu hiệu quả, thuận lợi Trên sở đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ UBND xã Thủy An phục vụ cho công tác quản lý điều hành ho t... trình giải cơng việc cần lập đầy đủ hồ sơ để có khoa học đề xuất ý kiến giải công việc, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học ; - Đối với quan, tổ chức việc lập hồ... đủ, xác, kịp thời phục vụ cho ho t động quan, đơn vị đạt hiệu cao Nhằm quản lý ho t động quan, đơn vị, tổ chức cá nhân (gọi tắt đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vị chủ động việc lập