Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC Phần 1.MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG NGUYÊNYÊN LẠC VĨNH PHÚC 4 1. 1 Khái niệm,mục đích,yêu cầu nguyên tắc phân loại tài liệu chung 4 1.1.1Khái niệm phân loại tài liệu 4 1.1.2 Mục đích phân loại tài liệu 4 1.1.3 Các giai đoạn phân loại tài liệu 5 1.1.4 Yêu cầu của phân loại tài liệu 5 1.1.5.Nguyên tắc phân loại tài liệu 5 1.2.Khái quát về Uỷ Ban Nhân Dân Xã Trung Nguyên – Yên Lạc – Vĩnh Phúc 6 1.2.1 Qúa trình xây dựng và phát triển của UBND xã Trung Nguyên 6 1.2.2 Vị trí ,chức năng của ủy ban nhân dân xã Trung Nguyên Yên Lạc Vĩnh Phúc 7 CHƯƠNG 2. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊNYÊN LẠCVĨNH PHÚC 13 2.1 Hiện trạng công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung NguyênYên Lạc Vĩnh Phúc 13 2.1.1 Loại tài liệu được lưu trữ ở UBND xã Trung Nguyên Yên LạcVĩnh Phúc 13 2.2.2 Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu 14 2.2.3 Áp dụng phương án phân loại tài liệu đưa vào triển khai 17 2.2.4. Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu 19 CHƯƠNG 3. THUẬN LỢI , KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊNYÊN LACVĨNH PHÚC 23 3.1.Thuận lợi và khó khăn khi làm công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung nguyênYên LạcVĩnh Phúc 23 3.1.1 Thuận lợi 23 3.1.2 Khó khăn 24 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác phân loại tài liệu ở UBND xã Trung Nguyên Yên Lạc –Vĩnh Phúc 25 3.2.1 Yêu cầu tính khoa học 25 3.2.2 Yêu cầu tính bảo mật cao 27 3.2.3 Yêu cầu về tính chính xác 28 3.2.4 Yêu cầu về tính rút gọn tối giản 28 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 34
MỤC LỤC Phần 1.MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC- VĨNH PHÚC 1 Khái niệm,mục đích,yêu cầu nguyên tắc phân loại tài liệu chung 1.1.1Khái niệm phân loại tài liệu 1.1.2 Mục đích phân loại tài liệu 1.1.3 Các giai đoạn phân loại tài liệu 1.1.4 Yêu cầu phân loại tài liệu 1.1.5.Nguyên tắc phân loại tài liệu 1.2.Khái quát Uỷ Ban Nhân Dân Xã Trung Nguyên – Yên Lạc – Vĩnh Phúc .6 1.2.1 Qúa trình xây dựng phát triển UBND xã Trung Nguyên 1.2.2 Vị trí ,chức ủy ban nhân dân xã Trung Nguyên- Yên LạcVĩnh Phúc CHƯƠNG HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC-VĨNH PHÚC 13 2.1 Hiện trạng công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc Vĩnh Phúc .13 2.1.1 Loại tài liệu lưu trữ UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc-Vĩnh Phúc .13 2.2.2 Lựa chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu 14 2.2.3 Áp dụng phương án phân loại tài liệu đưa vào triển khai 17 2.2.4 Phân loại phông lưu trữ cá nhân sưu tập tài liệu 19 CHƯƠNG THUẬN LỢI , KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LAC-VĨNH PHÚC .23 3.1.Thuận lợi khó khăn làm cơng tác phân loại tài liệu UBND xã Trung nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc .23 3.1.1 Thuận lợi 23 3.1.2 Khó khăn 24 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc –Vĩnh Phúc 25 3.2.1 Yêu cầu tính khoa học 25 3.2.2 Yêu cầu tính bảo mật cao 27 3.2.3 Yêu cầu tính xác 28 3.2.4 Yêu cầu tính rút gọn tối giản 28 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 34 LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác phân loại tài liệu ln thư viện ,cơ quan thông tin giới phận nhỏ Ủy Ban Nhân Dân nơi nói chung UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc- Vĩnh Phúc nói chung vấn đề quan tâm Phân loại tài liệu khâu công tác quan trọng giúp cho việc kiểm sốt thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác,trao đổi thông tin , tổ chức kho tài liệu Nó thúc đẩy việc khai thác,trao đổi thông tin UBND vùng nơi với Phân loại tài liệu giữ vai trò quan trọng hoạt động kiểm sốt nguồn tin hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet.Tuy nhiên việc lựa chọn sử dụng khung phân loại để xử lý tài liệu UBND nhân dân nới nói chung UBND xã Trung Nguyên –Yên Lạc- Vĩnh Phúc nói riêng năm phát triển qua vô đa dạng Trong xã hội thông tin đại ngành nghề khác không thư viện, quan, mà có cấp địa phương, UBND hết vấn đề phân loại tài liệu,kiểm soát nguồn tin đặc biệt nguồn tin mạng Internet cộng đồng quan tâm.Nhận thức điều này,tôi tiến hành đề tài nghiên cứu “ Công tác phân loại tài liệu UBND –xã Trung Nguyên-Yên Lạc -Vĩnh Phúc” để hiểu thêm phương pháp đổi việc phân loại tài liệu với mặt hạn chế tích cực để đưa phương pháp hoàn thiện Với tất kính trọng,tơi xin chân thành cảm ơn quý thầy,cô dành thời gian đọc cho ý kiến đề tài nghiên cứu LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan trải nghiệm nghiên cứu khoa học đề tài " công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc khảo sát thực tế địa điểm chọn tham khảo số tài liệu giáo trình liên quan đến công tác phân loại tài liệu ,không sach mà thơng qua mạng internet Các tài liệu có nguồn gốc rõ ràng,phân tich nội dung trung thực khách quan phù hợp với thực tiễn.kết chưa công bố nghiên cứu BẢNG KÍ HIỆU TĨM TẮT STT Kí hiệu chữ viết tắt Cụm chữ viết tắt UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân Phần 1.MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Phân loại tài liệu khâu quan trọng hệ thống lưu trữ tài liệu Việc công tác phân loại tài liệu vấn đơn giản mang tính khoa học , làm tối giản việc lưu trữ tài liệu quan trọng Là biện pháp áp dụng phương pháp q trình phân loại tài liệu khơng mang chức kiểm soát thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu thơng tin UBND UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc –Vĩnh Phúc chạy theo phương pháp để áp dụng cho việc công tác cách khoa học , xác nhất, tối giản Hơn việc Công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc-Vĩnh Phúc nói riêng ngành lưu trữ nói chung xem sản phẩm trí óc sáng tạo gắn với giá trị vật phẩm trí tuệ người tài liệu Tài liệu vừa kết hoạt động người vừa phương tiện thiếu cho hoạt động Và đề tài có liên quan đến ngành học Văn thư lưu trữ tơi Qua tìm hiểu học kinh nghiệm rút phương pháp tối giản để thành thạo áp dụng cơng việc sau cách thuận tiện Đề tài phù hợp với sinh viên nghiên cứu chun mơn ngành học Việc tìm hiểu đề tài thuận lợi phạm vi điều tra q hương Bản thân trực tiếp khảo sát ,quan sát thực tế trình phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc Vĩnh Phúc 2.Đối tượng nghiên cứu Cơng tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc- Vĩnh phúc mà tơi tìm hiểu Tổng hợp đánh giá điều tra q trình cơng tác phân loại tài liệu áp dụng phương pháp tối giản Căn vào định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2008 phủ quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội Vụ Căn vào pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2001 Căn vào nghị định số 09/ 2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 phủ sửa đổi bổ sung số điều nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ công tác văn thư Căn vào nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 phủ chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lưu trữ quốc gia Căn vào thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư lưu trữ,Lưu trữ bộ,cơ quan thuộc phủ ủy ban nhân cấp Theo thơng tư đối tượng chung bao gồm ngun tắc nội dung ,chế độ trách nhiệm quản lí hồ sơ,tài liệu hình thành hoạt động hội đồng nhân UBND xã Trung Nguyên –Yên Lạc - Vĩnh Phúc nói riền tất UBND ( HĐND), ủy ban nhân dân xã,phường, thị trấn nói chung 3: Phương pháp nghiên cứu: Để thực đề tài tiến hành điều tra ,phỏng vấn cán lãnh đạo, công chức viên chức, phụ trách mảng quản lí phân loại tài liệu để lấy thơng tin phương pháp phân loại tài liệu mà UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc – Vĩnh Phúc làm Đồng thời tham khảo phương pháp phân loại tài liệu áp dụng nhiều UBND trang mạng xã hội, tìm tài liệu nói phương pháp phổ biến phân loại bảng cơng tác phân loại tài liệu.Nhìn chung bảng phân loại tài liệu cán làm công tác phân loại tự biên soạn Tham khảo viết ngành lưu trữ phân loại tài liệu Mục tiêu nghiên cứu Nhằm nâng cao vốn kiến thức, tích lũy kinh nghiệm ngành đặc biệt liên quan mật thiết với ngành theo học Để thấy mặt hạn chế mặt tích cực áp dụng phương pháp phân loại So sánh tiến việc thay đổi phương pháp áp dụng tìm khoa học nhất, xác nhất, tối ưu Việc phân loại tài liệu mà UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc- Vĩnh Phúc áp dụng 5.Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu để xem xét thực trạng, phương pháp áp dụng cách phân loại tài liệu UBND xã trung nguyên –Yên Lạc –Vĩnh Phúc dựa q trình khảo sát thực tê để từ nâng cao nhận thức kiến thức phương pháp phân loại tài liệu tối ưu khoa học Từ số thống kê cụ thể hay tài liệu lưu trữ phòng lưu trữ để từ nâng cao mặt tích cực giảm thiểu mặt hạn chế sử lí q trình phân loại tài liệu 6.Đóng góp đề tài Trên sở tìm hiểu cơng tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc- Vĩnh Phúc đề tài trở thành tư liệu tham khảo đề tài nghiên cứu sau Nhằm hướng tới độc giả khía cạnh cơng tác làm việc phận UBND xã từ hình thành lên hình dung cơng việc liên quan đến ngành lưu trữ bạn sinh viên sau trường làm phận Và tìm hướng giải khắc phục mặt hạn chế việc công tác phân loại tài liệu 7.Cấu trúc đề tài Cấu trúc đề tài gồm chương : Chương 1: sở lí luận công tác phân loại tài liệu khai quát UBND xã Trung nguyên-Yên Lạc -Vĩnh Phúc Chương 2: Hiện trạng công tác phân loại tài liệu UBND xã TRung Nguyên -Yên Lạc -Vĩnh Phúc Chương 3: Ưu điểm,nhược điểm giải pháp nâng cao hiệu công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung nguyên- Yên Lạc-Vĩnh Phúc Ngồi có phần mở đầu,kêt luận,mục lục,tài liệu tham khảo,kí hiệu viết tắt sử dụng thành phần khác PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC- VĨNH PHÚC 1 Khái niệm,mục đích,yêu cầu nguyên tắc phân loại tài liệu chung 1.1.1Khái niệm phân loại tài liệu Phân loại tài liệu công tác nhằm phân chia tài liệu xếp chúng thành môn ngành khoa học theo trật tự định,logic khoa học Là q trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu thể hiên nội dung kí hiệu khung phân loại cụ thể Kí hiệu đơn giản phức tạp tùy thuộc nội dung vấn đề mà tài liệu đề cập Phân loại tài liệu phải dựa vào phân loại khoa học,lấy phân loại khoa học làm sở.Quan hệ phân loại tài liệu quan hệ tuyến 1.1.2 Mục đích phân loại tài liệu Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Chúng ta biết tài liệu lưu trữ phơng lưu trữ có số lượng lớn (từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu) Vì vậy, khơng tiến hành phân loại khơng thể tổ chức khoa học khối tài liệu lớn tài liệu quan,từng UBND Nhờ phân loại tài liệu, xác định mạng lưới trung tâm, kho lưu trữ để bảo quản tài liệu phạm vi từ bé đến lớn, đồng thời nhờ phân loại, tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức thành khối, nhóm cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, xếp tài liệu thực tế - Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, quan lưu trữ xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề Mặt khác, nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác thuận lợi việc tra tìm thơng tin tài liệu theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu theo vấn đề mà họ quan tâm 1.1.3 Các giai đoạn phân loại tài liệu Quy trinh phân loại tài liệu gồm giai đoạn - phân tích xác định nội dung tài liệu -Xác định vị trí mơn loại bảng phân loại -Định kí hiệu phân loại,ghi kí hiệu phân loại vào tài liệu,phiếu mô tả hay biểu mẫu nhập tin 1.1.4 Yêu cầu phân loại tài liệu Phân loại tài liệu cần đạt hai yêu cầu là: tính khoa học tính triệt để - Tính khoa học thể chỗ sau phân loại, tài liệu phông phải xếp cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm phản ánh nội dung thành phần tài liệu phông lưu trữ đồng thời làm bật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đặc điểm đơn vị hình thành phơng - Tính triệt để thể việc quan lưu trữ cần xây dựng phương án phân loại cho tài liệu phông phân chia mạch lạc theo cấp độ lớn, nhỏ nhóm, đảm bảo khơng có tài liệu thừa sau tài liệu phân loại theo phương án chọn 1.1.5.Nguyên tắc phân loại tài liệu Phân loại tài liệu cần thực theo nguyên tắc định Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài liệu phơng lưu trữ nói chung phơng lưu trữ quốc gia nói riêng cần đạo xuyên suốt lập trường quan điểm Đảng thống nghiệp vụ theo quy định Nhà nước Việc phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia cần phản ánh lịch sử hình thành quốc gia cấu tổ chức máy nhà nước thời kỳ lịch sử Đối với phông lưu trữ phạm vi nhỏ quan, UBND việc phân loại tài liệu đảm bảo không phân tán tài liệu phơng tơn trọng học… q trình sống hoạt động cá nhân hình thành tài liệu liên quan đến lĩnh vực lý học hố học; nhà thơ đơi tham gia sáng tác văn xuôi, truyện ký, nên tài liệu phơng lưu trữ cá nhân có nhóm tài liệu hoạt động tác phẩm thơ ca nhóm tài liệu hoạt động phụ sáng tác văn xuôi, truyện ký… - Tài liệu việc tham gia hoạt động xã hội: Đây nhóm tài liệu phản ánh hoạt động xã hội không thuộc lĩnh vực chuyên môn cá nhân Nhóm tài liệu có ý nghĩa phản ánh mối quan hệ đoàn thể, quần chúng cá nhân, bao gồm loại tài liệu như: Tài liệu tham gia hoạt động Đồn, Cơng đoàn, tham gia hoạt động Hội nghề nghiệp, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội người cao tuổi việc tham gia hoạt động văn hóa, văn nghệ, hoạt động từ thiện… - Nhóm tài liệu thư từ trao đổi: Nhóm tài liệu chủ yếu thư trao đổi lĩnh vực quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp Tuy nhiên, nhóm tài liệu có ý nghĩa làm phong phú thêm đời sống tinh thần cá nhân người hình thành phơng đồng thời góp phần làm hồn chỉnh phơng lưu trữ cá nhân - Nhóm tài liệu cá nhân khác viết nghiên cứu cá nhân hình thành phơng: Một cá nhân nhân vật lịch sử hay nhân vật tiêu biểu thường quần chúng mến mộ khâm phục Như vậy, trình sống cá nhân qua đời có nhiều cá nhân khác viết nghiên cứu người Nhiều nhân vật lịch sử tiêu biểu đời có đóng góp lớn lao cho đất nước, cho dân tộc song sống nhiều điều bí ẩn mà người qua đời nhà nghiên cứu tập trung nghiên cứu làm sáng tỏ Đây khối tài liệu mở phông lưu trữ cá nhân nguồn thu thập, bổ sung vào phông lưu trữ cá nhân - Nhóm tài liệu cá nhân sưu tầm được: Trong trình sống hoạt động cá nhân sưu tầm tài liệu có giá trị bổ sung vào phơng lưu trữ quốc gia 20 2.2.4.2 Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm liên quan đến hoạt động người Do đặc trưng vật liệu kỹ thuật chế tác tài liệu nên nhóm tài liệu phải để thành khối riêng cần có kỹ thuật bảo quản khác tài liệu giấy Nhóm tài liệu có ý nghĩa làm sinh động, phong phú hoàn thiện phơng lưu trữ cá nhân 2.2.4.3 Nhóm tài liệu điện tử Đây nhóm tài liệu có đặc trưng chế tác, bảo quản sử dụng khác với loại tài liệu khác Nội dung nhóm tài liệu trùng khơng trùng với tài liệu hành tài liệu phim, ảnh, ghi âm song góp phần làm phong phú, sinh động thêm thành phần tài liệu phông lưu trữ cá nhân đồng thời chứa đựng tài liệu dạng điện tử thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng chép cần thiết Điểm đáng ý phân loại phông lưu trữ cá nhân không lẫn tài liệu công vụ quan cá nhân làm thủ trưởng với tài liệu riêng cá nhân Việc phân loại cấp độ nhóm tài liệu cần dựa vào đặc trưng nhóm vận dụng linh hoạt, sáng tạo đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động cá nhân dựa theo số lượng có tài liệu Đối với sưu tập tài liệu, việc lựa chọn phương án phân loại mẫu cho tất sưu tập tài liệu khó khăn lẽ sưu tập tài liệu có nội dung đặc điểm hình thành khác Việc xây dựng phương án phân loại cho sưu tập tài liệu cần vào đặc trưng hình thành nên sưu tập tài liệu vận dụng linh hoạt, sáng tạo đặc trưng phân loại tài liệu Đồng thời phương án phân loại tài liệu sưu tập tài liệu sở để thu thập, bổ sung tài liệu thiếu làm cho sưu tập tài liệu ngày hoàn chỉnh 21 Tiểu kết : Hoàn thành chương với mục triển khai Hiện trạng công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc chứng minh qua phần cụ thề : Các loại tài liệu lưu trữ phòng quản lí UBND, lựa chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc -Vĩnh Phúc,áp dụng phương án phân loại đưa vào triển khai cuối phân loại phông lưu trữ cá nhân siêu tầm tài liệu 22 CHƯƠNG THUẬN LỢI , KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LAC-VĨNH PHÚC 3.1.Thuận lợi khó khăn làm cơng tác phân loại tài liệu UBND xã Trung nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc 3.1.1 Thuận lợi - Công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc-Vĩnh Phúc thực theo quy trình định từ việc tiếp xúc với tài liệu để lấy thông tin cần thiết đến việc trình bày theo quy định định Quy trình phân loại tài liệu thiết lập hợp lí, góp phần khơng nhỏ việc tìm tin người chịu trách nhiệm quản lí văn bản, đặc biệt giai đoạn mà cơng nghệ đại góp phần khơng nhỏ vào cơng tác phân loại Điều hỗ trợ cho công việc cán UBND xã, giúp giảm bớt thời gian công sức việc phục vụ yêu cầu khác bạn đọc cách nhanh chóng -Thuận lợi cho việc tìm kiếm ,kiểm tra tài liệu lưu trữ quan trọng - Công tác phân loại tài liệu thực tương đối tốt UBND xã mặt giúp văn phòng quản lý hiệu vốn tài liệu UBND xã theo nội dung, mặt khác trợ giúp cơng tác tìm tin theo nội dung xác nhanh chóng Theo kết điều tra máy tính cho thấy, mức độ phù hợp nội dung tài liệu cần tìm nhu cầu người dung tin UBND xã đạt mực phù hợp chiếm tỷ lệ 70% tổng số người dùng tin UBND, nhiên mức độ phù hợp tuyệt đối chủ yếu nhu cầu cán chuyên viên, nghiên cứu sinh, Điều lý giải điều kiện văn phòng hạn chế UBND giai đoạn đầu hoàn thiện hoạt động nên số lượng vốn tài liệu chưa bao qt nhiều lĩnh vực - Công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên –Yên Lạc Vĩnh Phúc thực tốt bước đệm đề mở rộng hoạt động tương lai, làm cơng cụ tra cứu thông tin UBND tương đối tốt đáp 23 ứng nhu cầu người dùng tin, đặc biệt mục lục phân loại - Để đảm bảo tính thống kết trình phân loại tài liệu, cán UBND tiến hành xem xét, bàn bạc tài liệu có nội dung khó xác định nhằm đưa phương án xử lý tốt hiệu Nhằm kiểm sốt tính thống q trình xử lý tài liệu, cán phòng đọc mở xây dựng mục lục công vụ từ năm 2011 Thực chất mục lục vị trí tài liệu kho mở theo trật tự giá định từ trước có kiểm sốt nội dung chặt chẽ mục lục có ký hiệu phân loại tài liệu Mặt khác, việc xây dựng mục lục giúp cán kiểm soát kiểm tra lại tài liệu theo định kỳ cách dễ dàng - Xây dựng đội ngũ cán nghiệp vụ giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn vững vàng đào tạo có lòng u nghề sâu sắc Hiện đội ngũ cán UBND trẻ hóa có trình độ nghiệp vụ, tin học ngoại ngữ, động Điều góp phần quan trọng vào nghiệp phát triển cơng tác phân loại tài liệu nói riêng ngành Thư viện nói chung 3.1.2 Khó khăn Mặc dù có điểm mạnh việc công tác phân loại tài liệu tồn số hạn chế sau: - Đối với việc áp dụng phân loại trực tiếp Phương pháp phân loại thường tốn nhiều thời gian, phải có nhiều diện tích để phân nhóm tài liệu gặp khó khăn định trình vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu - Áp lực cơng việc cán xử lý lớn, trách nhiệm cao thu nhập lại thấp Vấn đề khó khăn ảnh hưởng tới cơng việc vấn đề thu nhập, việc dịch tiêu đề đề mục áp lực tài liệu bổ sung nhiều Hiện cán hưởng lương từ Cục, phía UBND chưa có nguồn thu cho cán UBND khơng có dịch vụ đem lại nguồn thu Điều ảnh hưởng nhiều tới tâm lí chất lượng cơng việc - Quy trình phân loại chưa chuẩn hóa nên kết xử lý khác 24 chưa thống Chưa có người đứng ta kiểm tra kết phân loại cán làm cách, biểu ghi cũ bị lỗi tồn làm theo nên lỗi sai kéo dài sau - Trình độ chun mơn cán bộ, đặc biệt cán phân loại hạn chế Trình độ cán phân loại chưa cao, khơng có thống không thường xuyên tham gia tập huấn, tham dự hội thảo, học hỏi kinh nghiệm Đồng thời phải phân loại nhiều tài liệu mà cán lại nên chất lượng kết xử lý nhiều sai sót 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc –Vĩnh Phúc - Những yêu cầu công tác phân loại tài liệu giai đoạn mới: 3.2.1 Yêu cầu tính khoa học Công việc tiếp nhận lưu trữ hồ sơ từ ngày đến năm khác gánh nặng thư ký hay làm việc văn phòng Vì thế, phân loại xếp – lưu trữ hồ sơ việc làm cần thiết quan trọng Không phải làm tốt nghiệp vụ Để có cách xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau: Chọn tủ hồ sơ: Đừng đựng hồ sơ cặp hay túi nhỏ Vì quản lý số lượng lớn hồ sơ Nên: + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng tủ đứng có nhiều ngăn phía có hộc tủ phía Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với loại hồ sơ (thông thường 28cm x 35cm) + Dùng tủ hồ sơ treo tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo tường Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ giải lượng lớn hồ sơ + Sử dụng mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung loại hồ sơ để dán tường thành kệ riêng biệt Ví dụ mẩu giấy ghi "Báo cáo", nghĩa kệ 25 chứa hồ sơ báo cáo -Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ quan trọng, phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo cách sau: + Phân loại theo chủ đề: Trong loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… + Phân loại theo cụm: Trong loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm + Phân loại theo nhóm: Trong cụm hồ sơ nên chia nhỏ theo nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý -Sắp xếp hồ sơ: Sau phân loại hồ sơ xong, cần xếp hồ sơ cách khoa học Nên xếp theo cách sau: + Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian việc xảy hồ sơ để xếp trước sau Cần ghi cẩn thận thời điểm để tìm kiếm dễ dàng + Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) hồ sơ Ví dụ mẫu tự T xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị Như Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí từ Bạn cần kiến thức cho công việc tra cứu từ điển + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ Ví dụ: - Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật… - Hồ sơ chưa giải - hồ sơ giải chưa dứt điểm - hồ sơ giải xong… 26 -Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Tạo danh mục cụ thể, xác: Sau chọn cách xếp, tạo danh mục hồ sơ chi tiết Nên đưa vào máy vi tính, tạo thư mục, với thư mục cấp danh mục hồ sơ, thư mục cấp chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu xem nhanh nhờ thư mục máy vi tính + Danh mục hồ sơ phải cập nhật thường xuyên Khi đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, nên lưu lại thư mục cũ trước cập nhật Như vậy, lúc cần xem xét lại, biết thời điểm bổ sung hồ sơ Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Làm liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Dùng bút chì đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ + Bên ngồi tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm + Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính dạng tập tin, đánh số để lưu trữ hồ sơ + Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có thích bên cạnh, dùng chức siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Như cần xem lại hồ sơ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức siêu liên kết + Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM Nếu máy vi tính văn phòng có ổ CD-Read and Write tốt 3.2.2 Yêu cầu tính bảo mật cao Người quản lí cần phải có phần mềm quản lí cách bảo mật cao 27 nguyên tắc hồ sơ người khác tự ý sử dụng khơng có liên quan đến để tránh trường hợp bị tài liệu quan trọng 3.2.3 u cầu tính xác Vì tài liệu ,hồ sơ UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc -Vĩnh Phúc hay phân quan khác la tài liệu ,hồ sơ quan trọng nên việc phân loại tài liệu đòi hỏi tính xác cao.Tránh thiếu sót hồ sơ, ăn khớp với số hồ sơ có UBND ,khơng bị sai lệch, dễ quản lí 3.2.4 Yêu cầu tính rút gọn tối giản Ở UBND xã Trung Nguyên-Yên lạc Vĩnh Phúc lưu trữ nhiều hồ sơ nên việc phân loại tài liệu yêu cầu rút gọn tối giản cần thiết Bộ não người hoạt động nhớ tất tài liệu hồ sơ lưu trữ nên việc sử dụng công nghệ thông tin cách tối ưu nhất.dễ quản lí Để khắc phục điểm tồn tại, nâng cao chất lượng công tác phân loại tài liệu UBND, tác giả xin mạnh dạn đưa số đề xuất: Thứ nhất, nâng cao chất lượng công cụ xử lý hành Thứ hai, nâng cao trình độ cán làm công tác phân loại tài liệu Thứ ba, cải tiến quy trình phân loại tài liệu Thứ tư, tăng cường kiểm sốt chất lượng quy trình phân loại Thứ năm Xây dựng đội ngũ cán nghiệp vụ giàu kinh nghiệm, có trình độ chun mơn vững vàng đào tạo có lòng u nghề sâu sắc Hiện đội ngũ cán UBND trẻ hóa có trình độ nghiệp vụ, tin học ngoại ngữ, động Điều góp phần quan trọng vào nghiệp phát triển cơng tác phân loại tài liệu nói riêng ngành Thư viện nói chung Thứ sáu, liên kết chia sẻ thư viện nước 28 Tiểu kết Kết thúc chương với nhận định từ nêu lên mặt hạn chế,ưu điểm hướng giải khắc phục nhằm nâng cao hiệu công tác phân loại tài liệu UBND xã trung nguyên –Yên Lạc –Vĩnh Phúc Và đưa ý kiến đóng góp thân cơng tác phân loại tài liệu nhằm góp ý thêm để hạn chế tồn việc cơng tác phân loại tài liệu 29 Kết luận: Qua khảo sát tìm hiểu nghiên cứu đề tài “ cơng tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên- Yên Lạc –Vĩnh Phúc".Phân loại tài liệu khâu quan trọng hệ thống lưu trữ tài liệu Việc công tác phân loại tài liệu khơng phải vấn đơn giản mang tính khoa học , làm tối giản việc lưu trữ tài liệu quan trọng Là biện pháp áp dụng phương pháp q trình phân loại tài liệu khơng mang chức kiểm sốt thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu thông tin UBND UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc –Vĩnh Phúc chạy theo phương pháp để áp dụng cho việc cơng tác cách khoa học , xác nhất, tối giản Và khái qt qua tồn sở lí luận tài liệu khái quát UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc Trong nhấn mạnh Thứ trạng công tác phân loại tài liệu UBND xã cuối mặt thuận lợi khó khăn hướng giải nhằm nâng cao hiệu công tác phân loại tài liệu UBND xã 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO DDC- 09 ấn rút gọn dịch từ DDC-17 ấn đầy đủ với nhan đề Phương pháp tổng kê & phân loại sách : Bảng phân - loại thập – phân Việt - Nam / Richard K Gardner ; Nguyễn Thị Cút dịch – Sài Gòn: Hội ASIA Foundatio, 1966 Hướng dẫn thực hành phân loại thập phân Dewey : Tài liệu hướng dẫn sử dụng: Dewey Decimal classification, 22th edition : Khung phân loại Thập phân rút gọn, ấn 14 - ấn lần thứ hai / Nguyễn Minh Hiệp, Lê Ngọc Oánh, Dương Thuý Hương, Lương Minh Hoà biên soạn – TP Hồ Chí Minh, 2007 Khung phân loại Thập phân Dewey bảng mục quan hệ : Ấn 14 / Melvil Dewey ; Joan S Mitchell tổng biên tập,… ; Nguyễn Thị Huyền Dân, … biên dịch ; Vũ Văn Sơn biên tập hiệu đính – H.: Thư viện Quốc gia Việt Nam, 2006 Phần mềm quản lý thư viện LẠC VIỆT – VEBRARY 3.0 Vũ Văn Sơn Tài liệu hướng dẫn sử dụng khổ mẫu thư mục rút gọn MARC 21 Việt Nam / Vũ Văn Sơn, Cao Minh Kiểm Tham khảo thông tin từ báo đồng nghiệp đăng tải tạp chí “Thư viện Việt Nam” Trần Thị Khánh Vốn tài liệu thư viện đại học Khoa học Huế, thực trạng giải pháp nâng cao hiệu sử dụng - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp sở - 2006 Truy cập địa chỉ: http:catalog.loc.gov/ Thư viện Quốc hội Mỹ (LC Voyager) 31 LỜI CẢM ƠN Đề tài nghiên cứu đạt kết tốt,ngoài lực sáng tạo tài liệu chúng tơi thu thập hội dẫn giảng viên ý kiến bạn sinh viên lời chia sẻ cán UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc giúp đỡ nhiều đề tài nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn T.S Lê Thị Hiền.Giảng viên môn phương pháp nghiên cứu khoa học lớp lư trữ học 15A -Trường đại học Nội Vụ Hà Nội,Cô tạo điều kiện hội cho tiếp xúc gần với môn theo ngành văn thư -lưu trữ mà tơi theo học Nhờ tơi có rút cho ban thân kiến thức tư thứ mà bảo ân cần từ làm khơi nguồn cảm hứng học môn Đồng thời xin cảm ơn đến can nhận lời vấn chia se thông tin để tơi hồn thành tốt đề tài nghiên cứu Tơi xin trân thành cảm ơn! 32 Hình ảnh minh họa Tổng quan UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc Cán kiểm tra phân loại hồ sơ 33 Cán nhập giữ liệu quan trọng, khối hồ sơ vào bảng phân loại 34 ... TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LẠC-VĨNH PHÚC 2.1 Hiện trạng công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung NguyênYên Lạc Vĩnh Phúc 2.1.1 Loại tài liệu lưu trữ UBND xã Trung Nguyên-... CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Ở UBND XÃ TRUNG NGUYÊN-YÊN LAC-VĨNH PHÚC 3.1.Thuận lợi khó khăn làm cơng tác phân loại tài liệu UBND xã Trung nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc 3.1.1 Thuận lợi - Công tác phân. .. trạng công tác phân loại tài liệu UBND xã Trung Nguyên-Yên Lạc-Vĩnh Phúc chứng minh qua phần cụ thề : Các loại tài liệu lưu trữ phòng quản lí UBND, lựa chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu UBND