Đang tải... (xem toàn văn)
1. Lý do chọn đề tài Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành….. Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ; được thành lập theo Quyết định số 568QĐUB ngày 06051997 của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội. Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trong sản xuất kinh doanh, nhất là trong lĩnh vực sản xuất và xây dựng cho nhân dân trên địa bàn tỉnh. Bên cạnh những thành tựu đạt được, Công ty cũng luôn xác định công tác tổ chức bộ máy nhân sự cũng như công tác văn thư lưu trữ là một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành công trong kinh doanh. Song, trong quá trình thực hiện, công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan cũng không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Với mong muốn trang bị đầy đủ kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ phục cho công việc sau này được thuận lợi nhất. Vì vậy chúng tôi hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư Lưu trữ cũng như có thêm hành trang kiến thức, chúng tôi xin chọn đề tài công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp tây Hồ làm đề tài nghiên cứu, nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm tồn tại để công tác văn thư ở trong thời gian đến hiệu quả hơn, xứng với vai trò của nó. Do vậy, đề tài này là rất cần thiết để nghiên cứu. 2. Lịch sử nghiên cứu Vấn đề về quản lý và giải quyết văn bản đã được nhiều hội nghị cấp cao, nhiều cuộc họp của Chính phủ bàn đến, đề ra những giải pháp thực hiện, đặc biệt, không ít các đề tài của các nhà khoa học cũng đã kết luận về nhiệm vụ thực hiện đối với văn thư nhưng hầu hết đều ở tầm vĩ mô, áp dụng chung cho cả nước, cả tỉnh, còn đối với Công ty thì công tác văn thư lưu trữ lâu nay thường là những báo cáo tổng kết năm, chưa là tác phẩm khoa học gắn lý luận với thực tiễn. Do đó chúng tôi chọn đề tài “Quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ” để nghiên cứu. 3. Mục đích nghiên cứu Vấn đề “Quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ” nghiên cứu nhằm mục đích: Về lý luận: Bản thân khái quát những lý luận đã được học từ những văn bản pháp quy của Nhà nước và chuyên đề ở giáo trình làm cơ sở nghiên cứu đề tài này. Ở phần này, bản thân sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, thuyết minh đề tài bảo đảm tính khoa học, logic và chặt chẽ. Về thực trạng: nghiên cứu tình hình vấn đề “Quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ” diễn ra ở Công ty thông qua khảo sát, phân tích, chứng minh, đánh giá ưu khuyết điểm trong 3 năm qua. Ở phần này, chúng tôi sử dụng phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng theo quan điểm khách quan, lịch sử, cụ thể để chứng minh, lý giải đề tài. Từ những lý luận và thực trạng trên bản thân rút ra những phương hướng, các giải pháp khả thi và những đề xuất tham mưu giúp cho lãnh đạo Công ty xem xét vận dụng. 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu Công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ. 5. phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Phương pháp duy vật biện chứng 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Phương pháp quan sát Phương pháp thống kê 6. cấu trúc của đề tài Vấn đề này rất rộng lớn, nhưng do trình độ, năng lực và kinh nghiệm của bản thân có hạn nên chúng tôi chỉ nghiên cứu những nội dung cơ bản về Quản lý văn bản và công tác văn thư lưu trữ. Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm ba phần: Chương 1: Một số vấn đề chung về Quản lý và giải quyết văn bản Chương 2: Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản và quản lý văn bản đến tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ.
LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh v ực ho ạt động có đóng góp định ln có cải tiến đ ể v ươn t ới s ự hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn th có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu n ền c ải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn ph ục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc c c quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ ch ức tr ị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung c ấp k ịp th ời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý c quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo,quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay th ấp ph ụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn th góp ph ần gi ải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, ch ất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà n ước, hạn chế đ ược bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm nh ững việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy s ự phát tri ển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách n ền Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi m ới sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải n ắm vững kiến th ức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ nh soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ; thành l ập theo Quyết định số 568/QĐ-UB ngày 06/05/1997 Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội Trong năm qua, với phát triển kinh tế thị trường, Công ty đạt thành tựu định sản xu ất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất xây d ựng cho nhân dân địa bàn tỉnh Bên cạnh thành tựu đạt được, Công ty xác định công tác tổ chức máy nhân công tác văn th lưu trữ yếu tố góp phần tạo nên thành công kinh doanh Song, trình thực hiện, cơng tác văn th l ưu trữ quan không tránh khỏi thiếu sót định Với mong muốn trang bị đầy đủ kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ phục cho công việc sau đ ược thuận lợi Vì hiểu tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ có thêm hành trang kiến thức, xin chọn đề tài công tác văn thư công ty cổ phần đầu t xây l ắp tây H làm đề tài nghiên cứu, nhằm tiếp tục phát triển ưu điểm khắc phục khuyết điểm tồn để công tác văn thư th ời gian đ ến hiệu hơn, xứng với vai trò Do vậy, đề tài r ất cần thi ết đ ể nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Vấn đề quản lý giải văn nhiều hội nghị cấp cao, nhiều họp Chính phủ bàn đến, đề giải pháp thực hiện, đặc biệt, khơng đề tài nhà khoa học k ết luận nhiệm vụ thực văn th hầu hết tầm vĩ mô, áp dụng chung cho nước, tỉnh, đ ối v ới Cơng ty cơng tác văn thư lưu trữ lâu thường báo cáo tổng kết năm, ch ưa tác phẩm khoa học gắn lý luận với thực tiễn Do chúng tơi ch ọn đ ề tài “Quản lý giải văn Công ty cổ phần đầu t xây l ắp Tây Hồ” để nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Vấn đề “Quản lý giải văn Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ” nghiên cứu nhằm mục đích: - Về lý luận: Bản thân khái quát lý luận đ ược học t văn pháp quy Nhà nước chuyên đề giáo trình làm c s nghiên cứu đề tài Ở phần này, thân sử dụng phương pháp v ật biện chứng, thuyết minh đề tài bảo đảm tính khoa học, logic chặt chẽ - Về thực trạng: nghiên cứu tình hình vấn đề “Quản lý giải văn Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ” diễn Công ty thông qua khảo sát, phân tích, chứng minh, đánh giá ưu khuy ết điểm năm qua Ở phần này, sử dụng ph ương pháp kh ảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng theo quan điểm khách quan, l ịch sử, cụ thể để chứng minh, lý giải đề tài Từ lý luận thực trạng thân rút nh ững phương hướng, giải pháp khả thi đề xuất tham mưu giúp cho lãnh đạo Công ty xem xét vận dụng Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Công tác quản lý giải văn Công ty cổ ph ần đầu t xây lắp Tây Hồ phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận - Phương pháp vật biện chứng 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể - Phương pháp quan sát - Phương pháp thống kê cấu trúc đề tài Vấn đề rộng lớn, trình độ, l ực kinh nghiệm thân có hạn nên chúng tơi nghiên cứu nội dung Quản lý văn cơng tác văn thư lưu tr ữ Ngồi ph ần m đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, n ội dung đ ề tài gồm ba phần: Chương 1: Một số vấn đề chung Quản lý giải văn Chương 2: Thực trạng Quản lý giải văn Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn quản lý văn đến Công ty cổ phần đầu t xây lắp Tây H Chương Cơ sở lý luận pháp lý quản lý, giải quyêt văn kh qt cơng ty Khái niệm văn khái quát công ty 1.1 Khái niệm văn Như ta biết hoạt động giao tiếp ngôn ngữ th ực hi ện qua q trình phát nhận ngơn dạng âm (là l ời nói) ghi lại dạng chữ viết Ngôn ghi lại d ưới dạng chữ viết văn Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin m ột ngôn ngữ (hoặc ký hiệu) định Trong trình hoạt đ ộng giao ti ếp, văn sản sinh chi phối nhân tố giao tiếp: ch ủ th ể đối tượng giao tiếp (ai viết văn bản, đối t ượng lĩnh h ội văn b ản); nội dung giao tiếp (giao tiếp vấn đề gì, vật, tượng nào?); hồn cảnh giao tiếp (giao tiếp diễn bối cảnh lịch sử, mơi tr ường văn hố- xã hội, truyền thống nào?); mục đích giao tiếp (giao tiếp nhằm thu l ại kết gì? làm nẩy sinh hiệu pháp lý nào?) cách th ức giao ti ếp (nh phương tiện nào, trực tiếp hay gián tiếp, qua kênh thơng tin nào, dùng lo ại văn nào, có ngơn ngữ diễn đạt thích hợp hay khơng?) Là sản phẩm phương tiện hoạt động giao tiếp, văn ngày đóng vai trò khơng thể tách rời với hoạt đ ộng xã h ội người Đặc biệt, hoạt động quản lý Nhà nước, văn ph ương tiện thông tin bản, yếu tố quan trọng, thi ết đ ể kiến tạo thể chế hành Nhà nước Tóm lại văn quản lý hành Nhà n ước có th ể đ ược hi ểu định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, th ủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý hành Nhà nước quan Nhà nước với qsuan Nhà nước với tổ chức công dân 1.2 Phân loại văn thẩm quyền ban hành văn quản lý Nhà nước: Văn phân loại theo tiêu chí khác tuỳ theo mục đích nhiều nội dung phân loại : phân loại theo tác gi ả, phân loại theo tên loại, phân loại theo nội dung, phân loại theo m ục đích biên soạn, phân loại theo hiệu lực pháp lý Ở để làm rõ thêm khái niệm văn quản lý Nhà nước nhằm phục vụ cho nội dung viết sâu vào cách phân lo ại theo hiệu lực pháp lý loại hình quản lý chuyên mơn Theo hiệu lực pháp lý loại hình quản lý chuyên môn văn quản lý Nhà nước bao gồm loại sau : 1.2.1 Văn hành nhà nước Tại điều 1, Luật ban hành văn quy phạm pháp luật quy đ ịnh : "Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có th ẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy t ắc x chung, Nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa" Và theo Ngh ị định số : 101/CP ngày 23/9/1997 Chính phủ "quy định chi tiết số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật " văn quy ph ạm pháp luật phải có đầy đủ yếu tố sau : Văn phải quan Nhà nước có th ẩm quy ền ban hành v ới hình thức quy định điều chương I ch ương II Lu ật ban hành văn quy phạm pháp luật Văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành phải tuân theo thủ tục, trình tự luật định quy định ch ương III, IV, V, VI, VII luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Văn có chứa quy tắc xử chung, áp dụng nhiều lần, đối tượng, nhóm đối tượng có hiệu lực ph ạm vi nước địa phương Văn Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp : tuyền truyền, giáo dục, thuyết phục; biện pháp tổ ch ức, kinh tế Trong trường hợp cần thiết dùng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành quy định chế tài người có hành vi vi ph ạm 1.2.2 văn hành thơng thường Trong trình lãnh đạo, quản lý, điều hành, quan Nhà nước việc ban hành văn quy phạm pháp luật, văn cá bi ệt theo luật định, dùng văn hành thơng th ường bao gồm : Công văn, thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch cơng tác, đ ề án, phương án, giấy uỷ nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, phiếu gởi, giấy đề nghị v v 1.2.3 văn chuyên môn Văn chuyên môn loại văn mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực : thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, vật tư, y tế 1.2.4 Văn khoa học kỹ thuật Văn khoa học kỹ thuật loại văn đ ược ban hành lĩnh vực : kiến trúc, xây dựng, cơng nghệ, khí, tr ắc đ ịa, b ản đ ồ, khí tượng Hình thức văn thường dạng nh : vẽ thi ết k ế, đ án, băng ghi âm, ghi hình, phim ảnh Trên định nghĩa phân loại văn quản lý Nhà nước, đ ể làm rõ vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng văn qu ản lý Nhà nước 1.3 Về việc tổ chức quản lý xử lý văn Đối với văn thảo trình lãnh đạo cơng ty duyệt có chữ ký trưởng phòng phó phòng, phận tổng h ợp thu ộc phòng Hành - Tổ chức xem xét yếu tố thể thức văn Sau trình lãnh đạo ký duyệt văn thảo, thảo duyệt ph ận tổng hợp trả lại phòng có thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành trình Giám đốc ký Sau ký thức chuy ển đ ến văn thư, cán văn thư công ty xem xét lại thể thức văn đầy đủ nhân đóng dấu vào sổ phát hành văn bản, văn trả lại phòng soạn thảo 01 lưu với hồ sơ trình kèm theo 1.4 Công tác tiêp nhận xử lý văn đên Tất văn đến phải qua văn th Công ty làm th ủ tục phân phối theo quy định, văn đến đóng dấu “văn b ản đến” đăng ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn b ản đến để trình văn Giám đốc Phó Giám đốc cho ý kiến Lãnh đ ạo Công ty cho ý kiến xong chuyển qua cho văn th nh ập vào ph ần m ềm quản lý văn đến chuyển cho phòng cá nhân đ ược phân chuyển văn Bộ phận hình thành: nhân viên văn th đầu mối tiếp nh ận, phân loại chuyển giao loại văn bản, ghi số đến ngày đến sau vào sổ văn Đối với văn ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, loại fax, điện tín văn thư Cơng ty ghi rõ đến chuyển đ ến tay ng ười nh ận theo chế độ quản lý văn Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty ghi lại hoạt đ ộng m ọi m ặt Cơng ty, giữ gìn tra cứu sử dụng c ần thi ết văn b ản giải xong lập thành hồ sơ, xếp theo thứ tự có logic tổ chức cách khoa học + Cặp đựng văn bản, tài liệu cần giải + Cặp đựng văn bản, tài liệu xử lý + Cặp đựng giấy tờ giải loại báo cáo, tài liệu chuyên môn công nghệ thông tin, thống kê công tác văn th ư, l ưu tr ữ để nghiên cứu tham khảo giấy tờ khác 1.5 Khái quát chung công ty cổ phần đầu t xây l ắp Tây Hồ Công ty Bộ Quốc Phòng thành lập theo định số 90/QĐQPA ngày 27/02/1992 với tên gọi Công ty kinh doanh v ật t d ịch v ụ xuất nhập Tây Hồ; Ngày 18/4/1996, Công ty sát nhập với Công ty Xây d ựng 232 theo Quyết định số 505/QĐQP đổi tên thành Công ty Tây H ồ/Bộ Quốc phòng; Ngày 20/12/2007, Bộ Quốc Phòng có định số 3843/QĐ-BQP phê duyệt phương án chuyển Công ty Tây Hồ/Bộ Quốc Phòng thành Cơng ty Cổ phần ĐT & XL Tây Hồ Nhà nước nắm giữ cổ ph ần chi ph ối 51% v ốn điều lệ Năng lực, tổ chức nhân sự, thiết bị, tài công ty: Công ty Tây Hồ biên chế gồm 02 chi nhánh; 08 xí nghi ệp xây l ắp (xây dựng, giao thơng, thuỷ lợi); 01 xí nghiệp thi cơng giới; 01 xí nghi ệp khai thác cát; 01 xí nghiệp khảo sát thiết kế t vấn xây d ựng; 01 trung tâm kinh doanh thương mại xuất nhập 05 phòng ban ch ức Nhiệm vụ c công ty đầu tư xây dựng dự án khu đô thị, công nghệ, tòa nhà văn phòng, chung cư chất lượng cao, dịch v ụ dân sinh với hạ tầng kỹ thuật đại Đồng thời, cung cấp d ịch v ụ chuyên nghiệp tư vấn, mua bán, cho thuê, đầu tư, quản lý bất động s ản Được quản trị điều hành doanh nhân giàu kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ, chuyên gia có kiến thức sâu rộng lĩnh v ực bất đ ộng s ản, cấu tổ chức Công ty gọn nhẹ, hiệu quả, theo mơ hình đại, ứng dụng công nghệ phương pháp quản lý tiên tiến, h ướng t ới đạt ISO 9000 Công ty có chức hoạt động đa ngành nghề xây dựng cơng trình phát triển hạ tầng kỹ thuật, đầu tư xây dựng, kinh doanh khu đô thị, khu nhà văn phòng, quản lý bất động sản, - Kinh doanh xây dựng nhà (xây dựng, sửa chữa nhà để bán cho thuê) - Nhận quyền sử dụng đất để xây nhà bán cho thuê, đầu tư xây dựng sở hạ tầng theo quy hoạch xây dựng nhà để chuy ển quy ền s dụng đất - Sàn giao dịch bất động sản - Xây dựng công nghiệp dân dụng - Thi công cầu đường - San lấp mặt - Vận tải hàng hóa đường - Dịch vụ vận tải - Tổ chức khu thể thao vui chơi – giải trí - Nhà hàng ăn uống (trừ quán bar) - Giáo dục mần non, giao dục tiểu học, trung học sở, trung h ọc phổ thông, giáo dục dạy nghề - Trồng bóng mát Trồng cỏ sân vườn - Mua bán nước sinh hoạt, nước uống đóng chai - Dịch vụ cung cấp thơng tin kinh tế - Quảng cáo - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây d ựng: g ạch xây ngói, đá, cát, sỏi - Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn , kính thiết bị lắp đặt khác xây d ựng cửa hàng chuyên doanh: Bán lẻ xi măng, gạch xây, ngói, đá , s ỏi vật liệu xây dựng - Hoạt động kiến trúc tư vấn kỹ thuật có liên quan: Quản lý d ự án, thiết kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc cơng trình, thiết kế n ội ngoại thất cơng trình, giám sát cơng tác xây dựng hồn thi ện cơng trình dân dụng Cơng ty có trụ sở Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Cơng ty cóTổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đ ốc, Cách lãnh đ ạo phòng ban Cơ cấu tổ chức: Phòng Hành -Tổ chức; 10 Phòng dự án; Phòng kế tốn; Phòng dịch vụ quản lý bất động sản; Phòng Mơi giới Tiêu kêt Trên khái niệm chung công tác qu ản lý giải văn trình hình thành phát triển cơng ty Đó c s đ ể chúng tơi q trình thực tiễn cơng ty 11 Chương Thực trạng Quản lý giải quyêt văn Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Tình hình tiêp nhận xử lý, ban hành qu ản lý văn b ản t ại Công ty c ổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ 2.1 Văn đên giải quyêt văn đên Hàng năm, Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ tiếp nh ận xử lý hàng nghìn văn đến gồm văn Chính phủ, B ộ ngành trung ương, UBND thành phố văn Sở, ngành địa bàn thành phố bao gồm Luật, Pháp lệnh Ngh ị định, Nghị Chính phủ, định Thủ tướng Chính phủ, Thơng t quản lý Nhà nước Bộ Xây dựng, Bộ Tài chính, Bộ Lao động Thương binh Xã hội , thông tư Liên việc h ướng d ẫn thi hành chế độ, sách triển khai dự án liên quan đến lĩnh v ực kinh doanh Doanh nghiệp Tình hình tiếp nhận văn công ty từ năm 2014 đến năm 2016 thể : Năm Tổng Chính số phủ C Bộ, Liên UBND Bộ ác Sở, Ban, Các đơn Ngành liên vị trực quan thuộc Ghi 2014 533 50 67 120 215 1 2015 2016 692 839 78 95 96 135 122 116 279 04 50 356 Việc tiếp nhận văn phận văn th tr ực tiếp làm có s ổ theo dõi văn bản, vào số cơng văn đến trình Giám đ ốc Công ty x lý Trên sở nội dung văn mà Giám đốc đạo nhân gửi cho đơn vị trực thuộc (ghi góc văn ghi giấy cứng kèm theo văn bản) Bộ phận văn thư tiếp nhận, thực nhân gởi theo đ ạo Giám đốc 12 Đối với Luật, Pháp lệnh, Nghị định Chính phủ, Thơng t ư, Thơng tư liên tịch tức văn quy phạm pháp luật đ ược nhân b ản gởi cho tất phòng chức đ ơn v ị tr ực thu ộc Công ty Và gốc lưu văn thư Các văn đạo, văn giao dịch, liên hệ Sở, Ban, Ngành địa bàn tỉnh, doanh nghiệp khác tuỳ theo tính chất, nội dung mà nhân cho ph ận giao th ẳng đến phận xử lý Ngồi ra, Cơng ty có văn Tờ trình, Báo cáo, đơn vị trực thuộc gửi phận văn thư nhận, ghi vào sổ theo dõi chuyển cho Giám đốc Công ty chuy ển cho phòng, ban dơn vị gửi văn gửi đến phòng chức Về việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đến th ực theo bước sau: Bước 1: Sơ phân loại văn Bước 2: Bóc bì văn Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến ngày đến vào văn Bước 4: Vào sổ phần mềm văn đến Bước 5: Cho ý kiến giải Bước 6: Chuyển cá nhân đơn vị phân công Bước 7: Lưu hồ sơ 13 Lưu đồ mô tả quy trình tiêp nhận văn đên Các Trách bước Nội dung công việc Nhiệm thực Bước Văn thư TiÕp nhËn Cơng ty Tên riêng Văn thư Bì gi tờn c quan Phân loại bì Bc Chuyển trùc tiÕp Bước Cơng ty Văn thư Đóng dấu đến, nghi ngày đến Bước Công ty Văn thư Vào sổ (phần mềm quản lý văn đến) Bước Công ty Lãnh đạo Công ty Văn thư Bước Cho ý kiến gii quyt Chuyển cá nhân, đơn vị đợc phân công Cụng ty Lu h s n vị chịu trách nhiệm giải 14 Bước công việc Những văn gửi đến không quy định không thuộc th ẩm quyền xử lý Công ty trả lại nơi gửi Khi nhận văn từ Sở ban ngành, công ty liên quan chuy ển qua bước sau: - Bưu điện chuyển - Trực tiếp ký nhận - Qua hệ thống văn mật - Các đơn vị công tác mang Khối lượng văn nhận từ nguồn gồm: - Văn Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội - Văn Sở, ban ngành - Văn văn đơn vị ngồi + Tình hình việc kiểm tra đơn đốc việc giải văn đến - Giám đốc Công ty phân công nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra giải văn đến thông qua phần mềm quản lý văn đến mà Công ty ứng dụng Cán văn thư có trách nhiệm chuyển giao đến tay người nh ận đồng thời yêu cầu đơn vị, cá nhân làm chức trách việc giải văn Đăng ký văn đến để quản lý để quản lý văn đến Cơng ty chặt chẽ tìm văn nhanh chóng dễ dàng Trách nhiệm Thủ trưởng quan việc quản lý xử lý văn đến đề cao Mọi văn phải qua xử lý Giám đốc m ột mặt Giám đốc nắm tất nguồn thông tin, nh ững diễn biến q trình tổ chức thực cơng việc ngày Công ty, m ặt khác 15 Giám đốc đạo kịp thời sát thực tế sát với yêu cầu c văn b ản đ ối với phòng chức đơn vị trực thuộc Cán văn thư người giúp việc cho Thủ trưởng quan Trưởng phó phòng Hành – Quản trị quản lý giải văn có s ổ theo dõi việc nhận gởi văn đầy đủ để văn thu ộc lo ại b ảo đ ảm Bưu điện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn có u cầu Cán cơng chức quan tuỳ theo chức nhiệm v ụ đ ược giao có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan giải vấn đ ề cụ th ể, xác với chức nhiệm vụ văn đạo xử lý Giám đốc Văn tập trung cho Thủ trưởng quan xử lý khơng uỷ quyền cho Phó Giám đốc xử lý cụ thể loại văn có lúc Giám đốc cơng tác vắng việc xử lý văn bị ch ậm Nhưng vân tôn tai han chê: Trưởng phòng Hành – Quản trị chưa th ực trách nhiệm cho việc giúp Thủ trưởng xử lý văn đến Trình độ cán văn thư yếu trình độ nghiệp vụ vi ệc quản lý, theo dõi xử lý văn Cán văn thực trực tiếp vào sổ ti ếp nh ận trình Giám đốc nhân bản, gởi phận theo dõi th ực hi ện hạn chế nghi ệp vụ m ột số ch ưa đào tạo chuyên ngành Nói chung trách nhiệm quản lý xử lý văn phòng Hành – Quản trị Cơng ty nhiều thiếu sót cần phải quan tâm khắc phục 2.1 Văn việc xử lý, quản lý văn : Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ hàng năm ban hành hàng ngàn văn văn gửi Chính ph ủ, Các Bộ ngành trung ương, UBND thành phố, Sở, Ban, Ngành địa bàn thành ph ố , văn quan hệ đến công tác đơn vị; văn đạo đ ơn v ị tr ực thuộc, 16 Công ty giao việc soạn thảo ban hành văn thuộc phòng chức phòng soạn thảo, trình Giám đốc Phó Giám đ ốc phụ trách mãn công việc liên quan ký, sau đến phòng Hành – Quản trị đóng dấu nhân lấy lưu giao lại cho phòng ch ức gửi phận văn thư gửi Tất văn bản, giấy tờ, tài liệu Công ty gửi gọi chung “văn đi” Về tổ chức quản lý văn văn thực theo nguyên tắc Các văn giấy tờ Công ty gửi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi Thủ tục quản lý gửi văn bao gồm bước sau: Bước 1: Đánh máy, in văn Bước 2: Duyệt, ký văn Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Photo, in ấn văn Bước 6: Chuyển giao văn Bước 7: Kiểm tra việc quản lý giải văn Bước 8: Sắp xếp quản lý lưu hồ sơ Đối với văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” có Giám đ ốc Cơng ty người ủy quyền bóc văn tr ực tiếp làm nhi ệm vụ đăng ký văn Văn có dấu “khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, ph ải đóng d ấu văn bì văn Riêng văn mật, tối mật, tuyệt mật đ ược đóng dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, ghi đ ầy đủ số, ký hiệu văn đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì rồ chuyển cho văn thư làm phiếu chuy ển phong bì ngồi Phong bì ngồi ghi nơi gửi, nơi nhận số phiếu chuy ển, khơng đóng d ấu ch ỉ mức độ “mật” sau văn chuyện theo thủ tục nh văn bình thường Cơng tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối c công tác 17 văn thư Công ty Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thi ết cho vi ệc phân loại, xếp tài liệu Công ty chủ động khoa học thu ận tiện + Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước sau: Bước 1: Xác định danh mục Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, phân loại theo vấn đề theo phòng Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ Bước 5: Thời hạn bảo quản hồ sơ + Mở hồ sơ: Đầu năm, cán giao lập hồ sơ, ghi tên tiêu đề hồ sơ cần viết bì hồ sơ gọi mở hồ sơ + Căn vào đặc trưng văn tài liệu Công ty đ ể chia thành hồ sơ: Các đặc trưng để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, địa danh + Sắp xếp tài liệu hồ sơ +Biên mục hồ sơ + Đóng Bảng thống kê cơng văn đên cơng văn Công ty năm gần (2014 - 2016) Năm Số lượng văn đên Số lượng văn 2014 247 958 2015 310 1120 2016 351 1249 Giao cho phòng chức soạn thảo ban hành văn nên nội dung văn xác với công việc quản lý văn ban hành kịp thời để đạo quản lý giải công việc pháp luật quy định Bộ phận văn thư phòng Hành – Quản trị giảm bớt khối lượng công việc tương đối lớn để thực nhiệm vụ khác Việc tìm kiếm, việc theo dõi thực văn phòng chức thực dễ dàng, thuận tiện Việc quản lý ban hành văn Công ty tồn nhiều hạn chế sau : 18 Các phòng chức soạn thảo văn trình Giám đốc ký, văn thư đóng dấu nhân bản, gửi không kiểm tra thể thức văn Về nội dung phòng chun mơn nắm kỹ nên mặt nội dung văn đảm bảo, thể thức văn tất phòng chun mơn nắm rõ, dễ xảy sai sót thể thức văn có sai sót thực tế khơng nho Trưởng phòng Hành – Quản trị chưa làm tốt kiểm tra theo dõi việc quản lý giải văn Đội ngũ cán văn thư giao trọng trách lớn trình độ yếu khơng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cán văn thư chưa nắm thể thức văn 19 Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý gi ải quyêt văn công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ 3.1 Một số giải pháp: Từ số vấn đề Lý luận văn quản lý văn nói chung, văn quản lý Nhà nước nói riêng thực trạng tình hình văn công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây H năm qua, ưu, khuyết điểm, nguyên nhân học ta nêu lên số biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn b ản Công ty cổ phần đầu tư Xây lắp Tây Hồ nh sau: Giáo dục cho cán công chức làm công tác xử lý giải quy ết văn giúp thủ trường quan có nhận thức tốt tầm quan trọng văn quản lý văn trình thực chức nhiệm v ụ Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ doanh nghiệp Nhà nước quản lý UBND thành phố, trực tiêp Sở Xây d ựng Hà Nội, đặc biệt, Công ty thực cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước nên số lượng chủng loại văn quản lý Nhà nước ban hành nhiều đa dạng đòi hỏi cán làm công tác văn th l ưu tr ữ ph ải nắm bắt kịp thời để thực sách pháp luật Phải quy định chế độ trách nhiệm tăng cường chế độ trách nhiệm cán công chức làm công tác văn th xử lý giải quy ết văn b ản Đó là: Trách nhiệm Thủ trưởng quan việc quản lý giải văn đi, đến quan; Trách nhiệm Trưởng phòng Hành – Quản trị giúp việc cho Thủ trưởng quan quản lý giải văn đến c quan 20 Trách nhiệm cán văn thư việc giúp Thủ trưởng quan, Trưởng phòng Hành – Quản trị làm công tác quản lý gi ải quy ết văn Trách nhiệm phòng chun mơn, cơng ch ức phòng tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ giao có trách nhiệm giúp Th ủ tr ưởng quan giải văn xác kịp th ời pháp luật c Nhà nước Hoạt động văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ thực tập thể cán cơng chức giữ vị trí khác v ới nh ững ch ức danh khác quan quản lý Nhà nước Hoạt động văn th muốn tổ chức tốt trước hết phụ thuộc vào yếu tố lãnh đạo Lãnh đ ạo người chịu trách nhiệm chung hoạt động quan có hoạt động văn thư cần phải quan tâm mức đến vấn đề văn quản lý quản lý văn sở hiểu rõ chức năng, vai trò cơng tác hoạt động quản lý Nắm vững nội dung văn Nhà n ước v ề hoạt động văn thư tạo điều kiện thuận lợi để thực tốt việc ban hành quản lý văn 3.2 Xây dựng quy chê hoạt động văn thư cho quan : Để việc giải quyết, ban hành quản lý văn tốt cần phải có quy chế hoạt động văn thư Quy chế hoạt động văn thư quan cần tập trung vào vấn đề sau: Đề nguyên tắc chung tổ chức hoạt động văn thư c quan, quy định cụ thể trách nhiệm Thực đạo hoạt động văn thư, xác định rõ mối quan hệ phận văn th chuyên trách v ới phòng chuyên môn Công ty cổ phần đầu tư xây lắp tây h th ực hình thức văn thư hỗn hợp, số khâu nhận, gi ữ, nhân bản, đăng ký văn bản, soạn thảo văn tiến hành phòng chun mơn nên phải có quy định cụ thể mối quan hệ 21 Quy định cụ thể nội dung công việc m ỗi tác nghiệp văn thư: soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập n ộp hồ sơ Việc xây dựng quy chế hoạt động công tác văn th đ ưa công tác vào nề nếp, khoa học, tránh việc làm tuỳ ti ện cơng tác xử lý ban hành quản lý văn tốt h ơn Nâng cao trình độ cho cán văn thư cán công tác chuyên môn xử lý giải văn : Cán làm công tác văn thư chuyên trách cán cơng ch ức chun mơn phòng chun môn giúp Thủ tr ưởng xử lý văn phải đào tạo, bồi dưỡng trang bị kiến thức, am hiểu quy đ ịnh c Nhà nước văn ban hành để đưa công tác văn th vào nề nếp như: Luật sửa đổi bổ sung luật ban hành văn quy phạm pháp luật, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Nghị định Chính phủ quản lý s dụng dấu Ở Công ty cổ phần đầu tư xây lắp tây hồ nay, không nh ững công chức làm công tác văn thư chuyên trách làm công tác qu ản lý văn b ản mà phận công tác chuyên môn, đối v ới phòng Nhân s ự Tổng hợp có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan giải quy ết văn quản lý văn thuộc lĩnh vực chuyên mơn Vì cần trang bị kiến thức công tác văn thư xử lý văn Đây biện pháp c ần thiết nên thực sớm hầu hết cán văn th c quan chưa trang bị kiến thức chuyên môn cần thiết Nghiên cứu áp dụng phương tiện đại đổi công tác văn thư- lưu trữ nhằm nâng cao suất lao động, giảm nhẹ sức lao động tăng văn minh hành hoạt động quan 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quốc hội (2011), Luật Lưu trư ngày 11/11/2011 Quốc hội khố 13, Hà Nội Nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trư (giáo trình cho sinh viên Đai học Lưu trư), Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trư học, Nhà xuất Giao thông Vận Tải, Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ Công tác văn thư, Nhà xuất Giao thông Vận Tải, Hà Nội 23 ... qu ản lý văn b ản t ại Công ty c ổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ 2.1 Văn đên giải quyêt văn đên Hàng năm, Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ tiếp nh ận xử lý hàng nghìn văn đến gồm văn Chính... Thực trạng Quản lý giải văn Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn quản lý văn đến Công ty cổ phần đầu t xây lắp Tây H Chương Cơ sở lý luận... cán công chức làm công tác xử lý giải quy ết văn giúp thủ trường quan có nhận thức tốt tầm quan trọng văn quản lý văn trình thực chức nhiệm v ụ Cơng ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Công ty cổ phần