Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 4 1.1 Lý luận chung về công tác quản lí văn bản 4 1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản 4 1.1.2 Quy trình quản lý văn bản đến 5 1.1.3 Quản lý văn bản đi 7 1.2 Khái quát về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên. 10 1.2.1 Một số nét về Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng 10 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên. 10 Tiểu kết 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 13 2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên giai đoạn 2014 – 2016. 13 2.2 Quy trình quản lý văn bản của Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Phù Yên. 14 2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến 14 2.2.2 Quy trình giải quyết văn bản đi 17 2.2.3 Quản lý văn bản mật 22 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24 Tiểu kết: 25 Chương 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 26 3.1 Nhận xét 26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2 Hạn chế 26 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Ban Quản lý Dự Án Đầu tư và Xây dựng huyện Phù Yên 27 3.2.1 Hoàn thiện các quy định về công tác văn thư 27 3.2.2 Về vấn đề nhân sự 27 3.2.3 Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác 27 3.2.4 Tăng cường nâng cao chất lượng trong công tác quản lý văn bản 28 Tiểu kết: 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La” thật Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung đề tài nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu đề tài “ Công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La”, xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình Ban QLDA nói cung phận Văn thư Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Bùi Thị Ánh Vângiảng viên môn “Phương pháp luận nghiên cứu khoa học” trang bị cho kiến thức cần có để hồn thành nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 1.1Lý luận chung cơng tác quản lí văn 1.1.1Một số khái niệm vai trò cơng tác quản lý văn 1.1.2Quy trình quản lý văn đến 1.1.3 Quản lý văn 1.2Khái quát Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Phù Yên 1.2.1 Một số nét Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Phù Yên * Tiểu kết 10 Chương 12 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 12 2.1 Tình hình quản lý văn Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Phù Yên giai đoạn 2014 – 2016 .12 2.2 Quy trình quản lý văn Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Phù Yên 12 2.2.1 Quy trình quản lý văn đến 13 2.2.2 Quy trình giải văn .16 2.2.3 Quản lý văn mật 21 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 22 *Tiểu kết: 23 Chương 25 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 25 3.1 Nhận xét 25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Hạn chế 25 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự Án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên 26 3.2.1 Hoàn thiện quy định công tác văn thư .26 3.2.2 Về vấn đề nhân 26 3.2.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác 26 3.2.4 Tăng cường nâng cao chất lượng công tác quản lý văn .26 *Tiểu kết: 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC 30 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT UBND: Ủy Ban Nhân Dân Ban QLDA ĐT XD: Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây Dựng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt dộng ngày quan, tổ chức văn coi sản phẩm trình quản lý thực chức năng, nhiệm vụ giai công việc quan, tổ chức Quản lý trình văn từ khâu soạn thảo đến khâu ban hành tổ chức theo trình cụ thể Từ góp phần tham gia hỗ trợ vào việc trì, triển khai thực hoạt động quan, tổ chức Công tác quản lý văn vấn đề ln trọng nhằm mục đích đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức; phục vụ tư liệu, tài liệu cho q trình giải cơng việc; góp phần gìn giữ cứ, chứng quan trọng, thơng tin bí mật hoạt động quan Do làm tốt cơng tác quản lý văn tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quản lý hành quan, tổ chức Tôi sinh viên ngành quản trị văn phòng tơi chọn cơng tác quản lý văn Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên để ứng dụng lý luận học trường kiểm chứng thực tế công việc Bên cạnh giúp đỡ người thân làm việc Ban cung cấp cho thông tin số liệu thực tế Ban để từ làm tốt chương tiểu luận Hơn hết tơi mong muốn có hội tìm hiểu áp dụng kiến thức học vào công tác quản trị thực tế quan Với tất lí tơi định lựa chọn đề tài “ Công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên tỉnh Sơn La” Lịch sử vấn đề nghiên cứu Giáo trình “Lí luận phương pháp cơng tác văn thư” PGS Vương Đình Quyền (2011) cung cấp cho nội dung để làm chương sở lý thuyết Đề tài nghiên cứu khoa học “Giải pháp quản lý văn đi, văn đến đơn vị hệ thống Kho bạc Nhà nước môi trường mạng” Thạc sĩ Bùi Thị Thư, Phó trưởng phòng-Phòng Hành lưu trữ, Văn phòng Kho bạc Nhà nước Luận văn thạc sĩ “Các giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn văn phòng cấp sở Thành phố Hồ Chí Minh” Liêng Bích Ngọc – Giảng viên Trường Cán Thành phố Hồ Chí Minh Những cơng trình góp phần đưa nhìn khái qt cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng quan, tổ chức Từ góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư – quản lý văn them khoa học hoàn chỉnh Mục tiêu nghiên cứu - Phân tích tổng hợp sở lý luận cơng tác quản lý văn - Tìm hiều thực trạng công tác quản lý văn Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên Phạm vi nghiên cứu Không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên Thời gian: Công tác quản lý văn Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên từ năm 2014 đến năm 2016 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin; - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp khảo sát thực tế; - Phương pháp vấn; - Phương pháp xử lí thơng tin; - Phương pháp phân tích, tổng hợp, logic Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý văn Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên Bố cục Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, danh mục chữ viết tắt, phụ lục, đề tài triển khai thành chương: Chương 1: Lý luận chung công tác quản lý văn khái quát Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên Chương 3: Một số nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 1.1 Lý luận chung cơng tác quản lí văn 1.1.1 Một số khái niệm vai trò cơng tác quản lý văn Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thơng tin ngơn ngữ hay kí tự định - Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động ngày quan, tổ chức [1; Tr 277] - Văn tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảo, ban hành gửi đến quan khác - Văn đến tất văn bản, giấy tờ quan khác ban hành gửi tới - Văn mật văn có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật quan khơng phổ biến người có trách nhiệm đọc - Văn ban hành nội văn quan ban hành sử dụng nội quan, không gửi *Một số yêu cầu việc quản lý văn bản: - Thống việc tiếp nhận, ban hành, lưu giữ văn đi, đến phân văn thư quan - Hợp lí hóa q trình ln chuyển văn đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, khơng để sót việc, chậm việc - Quản lý văn chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thơng tin tài liệu; bảo quản thu hồi đầy đủ, hạn văn có quy định thu hồi - Phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; Lập hồ sơ nộp hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hành quan thời hạn Vai trò cơng tác quản lý văn *Vai trò cơng tác quản lý văn Quản lý văn công việc diễn ngày, quan, đơn vị Nó mạch máu đảm bảo quan hệ quan với quan với nhân dân - Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ xác thơng tin cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị - Giúp cho cơng việc giải cách nhanh chóng, xác có chất lượng, đường lối sách, chế độ - Lưu trữ lại tài liệu phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết, kiểm tra cho công việc trước mắt lâu dài 1.1.2 Quy trình quản lý văn đến * Tiếp nhận văn đến - Tiếp nhận văn đến + Tất tài liệu, văn đến tập trung văn thư quan để đăng ký vào sổ cập nhật vào chương trình quản lý văn máy tính + Kiểm tra kĩ số lượng phong bì, thành phần ghi phong bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước nhận kí nhận + Đối với văn chuyển qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến + Các văn đến phân loại bóc bì sau: Loại phải bóc bì: bì văn gửi đến cho quan tổ chức Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức quan Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCN(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước quy định cụ thể cuả quan, tổ chức + Việc bóc bì văn phải thực đảm bảo yêu cầu sau: Những bì có đóng dấu mức độ khẩn cấp phải bóc trước để giải kịp thời; Không ngây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì, văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh [5; Tr 3] - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” + Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (văn gửi đích danh cho tổ chức đồn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng đấu “Đến” - Đăng ký văn đến thư phải đồng ý Tổ trưởng tổ Hành chính-Kế tốn 2.2.3 Quản lý văn mật Quản lý văn chứa đựng thơng tin mật nhà nước, bí mật quan nhiệm vụ quan trọng thủ trưởng quan cán có trách nhiệm khác quan Việc bảo vệ tài liệu mật hình thành quan, tổ chức phải thực theo quy trình cụ thể rõ ràng Và quy trình quản lý văn mật Ban QLDA thực theo quy trình sau: - Quy định độ mật (tuyệt mật, tối mật, mật) loại tài liệu Ban - Xác định đóng dấu độ mật loại tài liệu mang bí mật nhà nước, bí mật quan Khi soạn thảo văn có nội dung mật người soạn thảo phải đề xuất mức độ mật tài liệu, người duyệt văn chịu trách nhiệm định đóng dấu độ mật phạm vi lưu hành; Văn thư Ban xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước quan chịu trách nhiệm xử lý đóng loại dấu theo đạo Giám đốc - In, chụp tài liệu mang bí mật nhà nước, bí mật quan: + Phải tiến hành nơi đảm bảo bí mật, an tồn Giám đốc Ban quy định + Chỉ in, sao, chụp số quy định Sauk hi in,sao,chụp xong phải kiểm tra lại hủy dư thừa hỏng, + Khơng sử dụng máy tính kết nối Internet đánh máy, in, tài liệu mật + Đánh máy, in, sao, chép tài liệu xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần) + Bí mật Nhà nước chép dạng bang, đĩa phải niêm phong đóng dấu mật, ghi rõ tên người sao, chép bì niêm phong - Gửi văn mật: Mọi văn mật phải quan văn thư Ban để đăng ký làm thủ tục theo quy trình thống nhất: + Vào sổ: văn mật phải vào sổ đăng ký văn mật theo mẫu đây: STT Số ký Ngày Trích Nơi Người Độ Độ Ghi hiệu văn tháng yếu nhận ký mật khẩn văn nội dung (nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT & XD huyện Phù Yên) Các văn mật sau lấy số ký hiệu đăng ký theo mục sổ vào phong bì dán kín làm yêu cầu bảo mật trước đưa đến Văn 21 thư để làm phong bì ngồi gửi + Lập phiếu gửi: văn mật gửi Văn thư gửi kèm theo phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu nơi nhận, số ký hiệu văn gửi đóng dấu mức độ khẩn, mật vào bên phải tờ phiếu + Làm phong bì niêm phong: văn mật gửi ln Văn thư Ban bỏ riêng vào phong bì khơng bỏ chung với văn thường khác Văn thư thực niêm phong cách dán lớp hồ xong dán them lớp keo lên mép dán hồ niêm phong chì - Nhận văn mật đến: Mọi văn mật đến vào sổ đăng ký văn mật đến Nếu văn mật đến đích danh người có tên bóc bì Văn thư Ban vào sổ số ký hiệu ghi phong bì chuyển đến người có tên nhận Nếu văn mật đến không đủ thủ tục quy định Văn thư chuyển đến Giám đốc Ban để giải - Thu hồi văn mật: Văn thư theo dõi trực tiếp việc thu hồi trả lại nơi gửi kỳ hạn văn mật đóng dấu thu hồi - Giao nhận văn mật: trường hợp giao nhận văn mật phải vào sổ có ký nhận hai bên giao nhận - Vận chuyển văn mật: văn mật vận chuyển phải bỏ vào phương tiện vận chuyển có người chịu trách nhiệm coi giữ cẩn thận đảm bảo an toàn tình - Cất giữ, bảo quản văn mật: văn mật sau giải xong phải lập hồ sơ bảo quản cẩn thận, cất vào tủ, hòm két sắt, khơng để giá, mặt bàn… mà khơng có người trơng coi Khơng tự tiện mang văn mật khỏi quan hay mang nhà Nếu phải mang văn mật cơng tác phải có đồng ý Giám đốc Ban 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Mỗi quan tổ chức chức danh nhà nước sử dụng dấu riêng nhằm thể vị trí pháp lí, khẳng định tính chân thực hiệu lực thi hành văn quan, tổ chức ban hành Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan, tổ chức Ban QLDA có dấu riêng thể vị trí pháp ly quan Con dấu Ban QLDA quản lý sử dụng Văn thư Ban Tổ trưởng tổ Hành chính-Kế toán Văn thư Ban chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc quản lý sử dụng dấu Ban Việc quản lý sử dụng dấu thực 22 theo quy định sau: - Con dấu phải bảo quản phòng làm việc viên chức văn thư văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi Ban phải đồng ý Giám đốc phỉa chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc; - Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền - Khi nét dấu bị mòn biến dạng, viên chức văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Giám đốc phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên - Khi đơn vị có định chia, tách xác nhập dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Sử dụng dấu: - Viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Ban - Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền *Tiểu kết: Ở chương tơi trình bày thực trạng cơng tác quản lý văn Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng số vấn đề như: tình hình quản lý văn Ban giai đoạn 2014-1016, quy trình quản lý văn đến, quy trình giải văn đi, quản lý văn mật, quản lý sử dụng dấu Từ giúp tơi nhận ưu điểm, hạn chế Ban QLDA công tác quản lý văn để đưa giải pháp chương 23 24 Chương MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng Ban QLDA nhận quan tâm đạo sát từ phía lãnh đạo Ban lãnh đạo Văn phòng huyện Phù n Cùng với cơng văn, quy định, thông tư hành Nhà nước có định hướng hỗ trợ góp phần giúp cho công tác văn thưquản lý văn đạt hiệu tốt đáp ứng yêu cầu Ban QLDA q trình giải cơng việc Đặc biệt viên chức văn thư Ban đào tạo bàn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cơng việc, tiến hành xử lý hoạt động quản lý văn theo thẩm quyền chế độ Về sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản; Ban QLDA bố trí tổ, đơn vị theo chức riêng nhằm tạo thuận lợi cho việc giải công việc tổ chuyên môn Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn đầu tư mua sắm đầy đủ tương đối đại máy tính có kết nối mạng lắp đặt phần mềm quản lý văn bản, máy in, máy photocopy Quy trình quản lý văn Ban QLDA đảm bảo tiến hành cách chặt chẽ, nghiêm túc sở quy định pháp luật hành quản lý văn bản, đáp ứng nhanh, kịp thời hiệu quản lý Ban QLDA 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm nêu trên, công tác quản lý văn Ban QLDA gặp phải hạn chế cần khắc phục hồn thiện Cơng tác văn thư với nhiệm vụ tiếp nhận chuyển công văn đến, công văn tiếp nhận hồ sơ, tài liệu như: Khảo sát, thiết kế dự án, cơng trình tổ chức nhận Với khối lượng công việc lớn mà nhân viên văn thư có 01 người điều cho thấy áp lực công việc cao nhân viên, bên cạnh hiệu cơng việc bị giảm sút Chương trình phần mềm quản lý văn phục vụ cơng tác quản lý văn máy tính bên cạnh ưu điểm mang lại bộc lộ hạn chế định: trường hợp điện hay máy tính gặp cố làm cho cơng việc bị ngắt 25 quãng , tài liệu bị khơng bảo mật an tồn,… để khắc phục cố phải có đầu tư thời gian, cơng sức, tài Tài liệu kho chưa tổ chức khoa học, khối lượng tài liệu lưu trữ không chỉnh lý định kỳ năm 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự Án Đầu tư Xây dựng huyện Phù n 3.2.1 Hồn thiện quy định cơng tác văn thư Các quy định yêu cầu cơng tác văn thư-lưu trữ, có nội dung nghiệp vụ quản lý văn cần thể chế hóa hướng dẫn cụ thể sở pháp luật tuân thủ quy định pháp luật hành, đảm bảo cho công tác thực cách thống đạt chất lượng, hiệu Bên cạnh văn quy định, hướng dẫn công tác quản lý văn cần cập nhật, thay đổi để đảm bảo tính mới, phù hợp với quy định pháp luật (ví dụ Nghị định 09/2010/NĐ-CP Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư) 3.2.2 Về vấn đề nhân Tổ chức biên chế thêm 01 nhân viên có chuyên ngành đào tạo lưu trữ, bảo quản tài liệu để khắc phục tình trạng nhân viên phòng văn thư phải kiêm nhiệm lúc hai chức văn thư lưu trữ Để đảm bảo chất lượng, hiệu công việc vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn đội ngũ cán bộ, công chức cần tiến hành theo định kỳ, thực nghiêm túc đảm bảo yếu tố chất lượng Ban QLDA cần trì việc tổ chức định kỳ lớp tập huấn cho cán công chức lần/năm lần tập huấn đột xuất có quy định cấp 3.2.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật công cụ trợ giúp góp phần hỗ trợ đắc lực q trình giải cơng việc Ban QLDA nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Ban QLDA cần đầu tư nguồn lực, đặc biệt tài để thiết kế, bố trí lại phòng làm việc cách khoa học, khắc phục tình trạng phòng văn thư chật hẹp; ưu tiên việc mua sắm ứng dụng thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý văn bản, hoàn thiện việc kết nối mạng nội với tổ, đơn vị Ban 3.2.4 Tăng cường nâng cao chất lượng công tác quản lý văn 26 Thực chuẩn hóa cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán công chức, viên chức đồng thời cá nhân phải ln có ý thức đánh giá nhiệm vụ mình, tổng kết đạt được, tồn đọng định phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công việc Từng bước nâng cao áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào hoạt động văn phòng Từ xây dựng lộ trình phù hợp cho việc áp dụng: lập kế hoạch đào tạo chuyên môn, khảo sát hệ thống tổ chức hành, đẩy mạnh cơng tác đáng giá nội bộ…đồng thời có đầu tư, chuẩn bị nguồn lực cần thiết để triển khai phục vụ tốt cho công việc *Tiểu kết: Trong chương tơi nhìn nhận ưu điểm hạn chế công tác quản lý văn Ban QLDA ĐT XD đưa giải pháp thiết thực nhằm giúp cho công tác quản lý văn thực theo quy định pháp luật Tôi hi vọng đóng góp góp phần làm cho cơng tác quản lý văn Ban ngày hoàn thiện hiệu 27 KẾT LUẬN Để triển khai đề tài “ Công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự Án Đầu tư Xây Dựng huyện Phù Yên, tỉnh Sơn La” triển khai thành chương Chương sở lý luận công tác quản lý văn khái quát Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây Dựng huyện Phù n Tơi trình bày hai vấn đề số lý luận chung công tác quản lý văn bản, đồng thời chúng tơi tìm hiều khái qt Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Phù n, tỉnh Sơn La Những nội dung mà tơi tìm hiểu chương sở, tiền đề để triển khai chương Tiếp theo chương triển khai thực trạng công tác quản lý văn Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên Ở chương trình bày thực trạng cơng tác quản lý văn Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng số vấn đề như: tình hình quản lý văn Ban giai đoạn 2014-1016, quy trình quản lý văn đến, quy trình giải văn đi, quản lý văn mật, quản lý sử dụng dấu Từ giúp tơi nhận ưu điểm, hạn chế Ban QLDA công tác quản lý văn để đưa giải pháp chương Qua tìm hiểu, phân tích đánh giá tơi nhìn nhận ưu điểm hạn chế công tác quản lý văn Ban QLDA Vì chương tơi đưa giải pháp thiết thực nhằm giúp cho công tác quản lý văn thực theo quy định pháp luật Tôi hi vọng đóng góp góp phần làm cho cơng tác quản lý văn Ban ngày hoàn thiện hiệu TÀI LIỆU THAM KHẢO PSG Vương Đình Quyền (2011), Lí luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội 28 Quy chế Tổ chức hoạt dộng ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Phù Yên Công văn số 425/2015/VTLTNN-NVTW ngày 18-07-2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, NXB Cục Văn Thư Lưu Trữ Nhà Nước, Hà Nội Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01-07-2016 quản lý sử dụng dấu, NXB Chính Phủ, Hà Nội Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22-11-2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, NXB Bộ Nội Vụ, Hà Nội 29 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên (nguồn Tác giả tiểu luận) 30 Phụ lục 2: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn đến ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ YÊN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:………… Từ ngày đến ngày (nguồn Quyển số: Văn thư QLDA ĐT XD huyện Phù Yên) Phụ lục 3: Mẫu bìa Sổ đăng ký văn 31 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ YÊN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUYỆN PHÙ YÊN SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:…………… Từ số………đến số…………… Từ ngày đến ngày Quyển số: (nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên) 32 Phụ lục 4: Bảng thống kê số lượng văn đến Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên giai đoạn 2014-2016 (nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên) Tên loại văn Năm Tổng số đến 2014 1139 418 1928 115 89 21 Công văn Thông báo Quyết định Báo cáo Kế hoạch Thông tư 2015 1035 345 2056 157 72 78 Phụ lục 5: 2016 1227 423 2104 136 81 168 3401 1186 6088 408 242 267 Bảng thống kê số lượng văn ban hành Ban Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng huyện Phù Yên giai đoạn 2014-2016 Tên loại văn Năm Tổng số Cơng văn Tờ tình Quyết định Báo cáo Kế hoạch 2014 69 1572 246 249 2015 72 1270 227 205 12 2016 81 1721 249 236 16 222 4563 722 510 35 (nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên) Phụ lục 6: Mẫu Phiếu trình giải văn đến Cơ quan gửi văn Số ký hiệu văn bản: Ngày tháng văn bản: Trích yếu nội dung văn bản: 33 Ý kiến đề xuất đơn vị (hoặc cán thừa hành): Ý kiến đạo (hoặc phê duyệt) Giám đốc: (nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên) 34 Phụ lục 7: Mẫu Phiếu đạo giải văn Cơ quan gửi văn bản: Số, ký hiệu văn bản: Ngày tháng văn bản: Trích yếu nội dung: Đơn vị người giải quyết: Ý kiến đạo thủ trưởng quan: (nguồn Văn thư Ban QLDA ĐT XD huyện Phù Yên) 35