Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục đích nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu. 2 6. Đóng góp của đề tài. 3 7. Cấu trúc của đề tài. 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 4 I. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ. 4 1.1 Công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư 4 1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 4 1.2. Công tác lưu trữ. 6 1.2.1. Khái niệm 6 1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Trung tâm Tin học. 7 1.2.3. Khái quát về Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 8 1.2.3.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Tin học 8 1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước 9 TIỂU KẾT 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC - CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 13 2.1 Công tác văn thư 13 2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: 13 2.1.2.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi. 17 2.1.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Trung tâm Tin học. 20 2.1.4. Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Trung tâm. 20 2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu. 21 2.2. Công tác lưu trữ 22 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan. 22 2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 22 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 23 2.2.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 24 2.2.5. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu 24 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 25 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 26 TIỂU KẾT 27 Chương 3. KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC - CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 28 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học 28 3.1.1. Ưu điểm: 28 3.1.2. Hạn chế: 28 3.1.3. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Tin học. 29 TIỂU KẾT 30 KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Giảng viên : TS Lê Thị Hiền Sinh viên thực : Nguyễn Thị Cúc Lớp : Lưu trữ học 1406 HÀ NỘI - 2015 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu e, không chép nội dung người khác Nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Cúc LỜI CẢM ƠN Để có đề tài nghiên cứu cơng tác văn thư lưu trữ Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư Lưu tữ nhà nước, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: Đầu tiên em xin cảm ơn TS Lê Thị Hiền nhiệt tình giúp em trình học tập, việc định hướng đề tài nghiên cứu, thể thức trình bày, định hướng giúp đỡ em hồn thành đề tài Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Trung tâm Tin học, Phòng Hành - Tổ chức Trung tâm Tin học tạo điều kiện, giúp đỡ, hướng dẫn em trình tìm hiểu, thu thập thơng tin, tài liệu quan tài liệu khác có liên quan đến đề tài Em cố gắng nghiên cứu, tìm hiểu thực tiễn đề xuất số giải pháp đề tài, song đề tài không tránh khỏi khuyết điểm hạn chế cần trao đổi bổ sung thêm Rất mong góp ý cô giáo bạn để chất lượng viết em tốt hơn./ Trân trọng cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC .4 I Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ .4 1.1 Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.3 Nội dung công tác văn thư Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 1.2 Công tác lưu trữ 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ Trung tâm Tin học 1.2.3 Khái quát Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 1.2.3.1 Sự hình thành phát triển Trung tâm Tin học .8 1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước .9 TIỂU KẾT 12 Chương 13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 13 2.1 Công tác văn thư .13 2.1.1 Tiếp nhận giải văn đến: 13 2.1.2.Tổ chức quản lý giải văn 18 2.1.3 Tổ chức quản lý giải văn mật Trung tâm Tin học 21 2.1.4 Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ Trung tâm 21 2.1.5.Tổ chức sử dụng dấu 22 2.2 Công tác lưu trữ .23 2.2.1 Tổ chức đạo công tác lưu trữ quan 23 2.2.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan 23 2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu .24 2.2.4 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định 25 2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 25 2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu 26 2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 27 TIỂU KẾT 27 Chương 29 KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 29 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học 29 3.1.1 Ưu điểm: .29 3.1.2 Hạn chế: 29 3.1.3 Giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học .30 TIỂU KẾT 31 KẾT LUẬN 32 Phụ lục số MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư, lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp với tiến triển Với vai trò quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Các văn hành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành văn thư, lưu trữ Khi nghiên cứu tìm hiểu lớp e dã chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước” làm đề tài nghiên cứu Đây kiểu đề tài mà trước tới có nhiều cơng trình nghiên cứu e tìm hiểu nghiên cứu đến định chọn đề tài làm đề tài cho mình, e muốn góp phần vào bước đầu nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ Nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học nhằm đánh giá thực trạng hoạt động đơn vị đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học- Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Mục đích nghiên cứu - Hiểu rõ công tác văn thư, lưu trữ đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học - Nắm rõ quy trình cơng tác văn thư, lưu trữ - Đề xuất giải pháp cải thiện mặt hạn chế tồn kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 3.2 Phạm vi nghiên cứu Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 12 Đào Tấn - Ba Đình - Hà Nội Lịch sử nghiên cứu Có thể nói cơng tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Ngay từ cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta có số quy định cụ thể cơng tác này, nhiên, có thời cơng tác chưa hiểu đầy đủ, năm chiến tranh Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ lần đề cập cách có hệ thống nội dung cụ thể Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử đất nước, năm 2004, Nghị định cơng tác văn thư Chính phủ ban hành thay cho Nghị định số 142/CP, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư, lưu trữ quan ngày củng cố Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp tổng hợp thống kê - Phương pháp phân tích minh họa lý luận số liệu - Phương pháp quan sát thực tế trình nghiên cứu khảo sát hoạt động Trung tâm Tin học Đóng góp đề tài Góp phần nâng cao hiệu cơng tác hành đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ Kết đề tài làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ bạn học văn thư trường Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục đề tài đước chia làm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ khái quát Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chương 3: Giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao công tác văn, lưu trữ thư Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC I Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ 1.1 Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang Là tồn cơng việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.1.2 Yêu cầu cơng tác văn thư Trong q trình thực nội dung công tác văn thư cần phải đảm bảo yêu cầu sau: + Nhanh chóng, kịp thời, kỳ hạn + Phải đảm bảo tính xác cao + Mức độ bí mật văn + Sử dụng trang thiết bị đại 1.1.3 Nội dung công tác văn thư Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường có nội dung sau: - Tổ chức giải quản lý văn - Tiếp nhận giải văn đến - Tổ chức quản lý văn mật quan - Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan - Tổ chức quản lý sử dụng dấu * Về việc tổ chức quản lý xử lý văn Đối với văn thảo trình lãnh đạo Trung tâm duyệt có chữ ký trưởng phòng phó phòng, phận tổng hợp thuộc phòng Hành - Tổ chức xem xét yếu tố thể thức văn Sau trình lãnh đạo ký duyệt văn thảo, thảo duyệt phận tổng hợp trả lại phòng có thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành trình Giám đốc ký Sau ký thức chuyển đến văn thư, cán văn thư trung tâm xem xét lại thể thức văn đầy đủ nhân đóng dấu vào sổ phát hành văn bản, văn bả n trả lại phòng soạn thảo 01 lưu với hồ sơ trình kèm theo - Quyết định: 20 số/ 1năm - Văn bản: 115 số/1năm - Báo cáo: 52 số/1năm - Giấy mời họp: 12 số/1năm * Công tác tiếp nhận xử lý văn đến Tất văn đến phải qua văn thư Trung tâm làm thủ tục phân phối theo quy định, văn đến đóng dấu “văn đến” đăng ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn đến để trình văn Giám đốc Phó Giám đốc phân phối Lãnh đạo Trung tâm phân phối xong chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn đến chuyển cho phòng cá nhân phân chuyển văn Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư đầu mối tiếp nhận, phân loại chuyển giao loại văn bản, ghi số đến ngày đến sau vào sổ văn Đối với văn ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, loại fax, điện tín văn thư Trung tâm ghi rõ đến chuyển đến tay người nhận theo chế độ quản lý văn *Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Tin học Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trung tâm ghi lại hoạt động mặt Trung tâm, giữ gìn tra cứu sử dụng cần thiết văn giải xong lập thành hồ sơ, xếp theo thứ tự có logic tổ có 01 cán kiêm nhiệm làm cơng tác lưu trữ, vừa thu thập bổ sung, bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu vừa chỉnh lý tài liệu, nên khó tránh khỏi thiếu sót như: xác định giá trị tài liệu chưa xác, tài liệu trùng thừa hồ sơ,… Tài liệu lưu trữ phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu hệ thống hoá xếp lên giá Nhìn chung, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng quan 2.2.4 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định Trong trình hoạt động từ năm 2002 đến nay, Trung tâm Tin học sản sinh khối lượng tài liệu có giá trị liên quan đến nghiên cứu ứng dụng quản lý công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ; lưu trữ thông tin số quan nhà nước quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật phạm vi toàn quốc Khối tài liệu cần thiết cho công tác nghiên cứu, quản lý, khối tài liệu thuộc diện nộp vào phông lưu trữ liên hợp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Nhưng thực tế, khối tài liệu bảo quản Trung tâm Tin học vì: Khối tài liệu có giá trị hành cao, thường xuyên khai thác, sử dụng phục vụ cán quan nên tài liệu bảo quản Trung tâm thuận lợi cho việc khai thác, giải cơng việc nhanh chóng 2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu mục đích cuối cơng tác lưu trữ Trung tâm Tin học Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mặt hoạt động thông tin khoa học chức quan trọng tất yếu phòng, kho lưu trữ Nó đòi hỏi phòng, kho lưu trữ phải có biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ sử dụng thuận lợi, phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày cao Tại Trung tâm Tin học có hai hình thức tổ chức sử dụng: Tổ chức nghiên cứu sử dụng phòng đọc chép tài liệu Việc khai thác tài liệu lưu trữ Trung tâm Tin học quy định cụ thể Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Trung tâm Tin học Các đối tượng đến khai thác đọc chỗ 25 photocopy tài liệu trường hợp cần thiết Trưởng phòng Hành - Tổ chức cho phép người sử dụng mượn tài liệu có thời hạn định có biên việc mượn tài liệu Để việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, phục vụ cán đến nghiên cứu, Phòng Hành - Tổ chức có công cụ tra cứu thẻ tra cứu, mục lục văn Với công cụ tra cứu trên, giúp cho việc phục vụ cán đến nghiên cứu tài liệu nhanh chóng, kịp thời, tất tài liệu lưu trữ chỉnh lý đưa lên giá cần tra cứu tìm thấy dễ dàng Từ năm 2009 đến phục vụ hai trăm lượt người đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu Ưu điểm công cụ tra cứu giúp cán làm lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu có, thơng qua thống kê xác thành phần tài liệu Phòng Hành - Tổ chức thuộc Trung tâm Tin học tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, mang lại lợi ích to lớn, thơng qua tài liệu lưu trữ giúp cho hoạt động quản lý thuận lợi, nghiên cứu ban hành loại hình văn cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Thông qua việc khai thác tài liệu giúp cho nhiều độc giả tìm tài liệu phục vụ cho việc học tập, làm luận văn, đề án điều tra số liệu thống kê,… Phòng Hành - Tổ chức ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao, phát huy vai trò, trách nhiệm không ngừng ngâng cao lực tác phong lề lối làm việc để việc tổ chức khai thác tài liệu đạt hiệu cao 2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu Do diện tích làm việc hạn chế nên Trung tâm Tin học khơng bố trí kho lưu trữ riêng Phòng làm việc phòng Hành - Tổ chức bố trí tầng tòa nhà trụ sở Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước với diện tích khoảng 60m vừa phòng làm việc chuyên viên, vừa bố trí nơi lưu trữ tài liệu kết hợp phòng đọc Nơi bảo quản tài liệu lưu trữ trang bị hệ thống giá kệ đạt tiêu chuẩn kích thước kích cỡ, với số lượng hộp cặp đầy đủ tương ứng với lượng hồ sơ bảo quản, khơng có tình trạng tài liệu để đất, nhà Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu Trung tâm gồm có: Bình xịt 26 cứu hỏa mini trang bị đầy đủ gần vòi nước chữa cháy, máy hút bụi, máy hút ẩm, quạt thơng gió, điều hòa nhiệt độ,… Tài liệu giá, kệ xếp theo trật tự định từ trái sang phải, từ xuông dưới, đánh số liên tục để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu lưu trữ thực quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tình trạng vật lý tài liệu lãnh đạo phòng Hành - Tổ chức lãnh đạo Trung tâm Tin học quan tâm đặc biệt, hàng tháng tổ chức vệ sinh phòng, giá tủ, hút bụi Hằng năm có tổ chức vệ sinh khử nấm mốc, trùng cho tài liệu Thường xuyên kiểm tài liệu để tránh mối, mọt côn trùng gây hại cho tài liệu 2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác lưu trữ Là đơn vị có chức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ, cán chuyên môn tin học xây dựng phần mềm: quản lý thi đua khen thưởng, quản lý công chức, quản lý có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Phần mềm xây dựng với tính chun dụng cho cơng tác lưu trữ, có trường khối tài liệu, mức độ ưu tiên, loại tài liệu,… nhập cố định (có thể tự sửa chữa thay đổi cần thiết) Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Tin học: TIỂU KẾT 27 Công tác văn thư, lưu trữ công tác đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý quan, tổ chức, đó, cơng tác gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng Nếu không thực thống theo quy định pháp luật ảnh hưởng tới hiệu hoạt động quản lý nhà nước quan tổ chức Vì vậy, cần có quản lý, đạo hướng dẫn thống nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 28 Chương KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học 3.1.1 Ưu điểm: Nhìn chung, năm gần quan tâm lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, lãnh đạo Trung tâm Tin học với nỗ lực cán văn thư, lưu trữ, công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng Trung tâm Tin học có cố gắng chuyển biến tích cực Cứ hai năm lần Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc, để đánh giá mặt làm hạn chế để khắc phục giúp cho công tác văn thư, lưu trữ ngày phát triển, ngày lên Thủ tục chuyển giao văn tiếp nhận văn đến cán văn thư thực tốt, nhanh chóng, xác Vào sổ đăng ký văn đi, văn đến cập nhật vào phần mềm nhanh chóng, kịp thời Quản lý sử dụng theo quy định Nhà nước Lập hồ sơ hành phòng cán chuyên môn quan tâm bắt đầu vào nề nếp Công tác bảo quản trọng, hàng tháng cán lưu trữ hút bụi, hút ẩm để bảo quản tài liệu 3.1.2 Hạn chế: Bên cạnh thành tựu đạt công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng Trung tâm Tin học có hạn chế như: Diện tích phòng làm việc chật, phải ngồi ghép phòng phòng làm việc Hàng năm việc nộp tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ quan chậm, thiếu tính chủ động 29 Chưa tổ chức phòng đọc riêng phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu 3.1.3 Giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học Cần bố trí cán chun trách làm cơng tác văn thư, lưu trữ trình độ chun mơn để đáp ứng u cầu cơng việc Bố trí kho lưu trữ để công tác lưu trữ ngày tốt Quan tâm đến cán làm công tác văn thư, lưu trữ Có chế độ riêng để cải thiện điều kiện lao động để cán làm cơng tác n tâm gắn bó với nghề Có chế tài khen thưởng, kỷ luật cán làm tốt không tốt nhằm nêu cao tinh thần, trách nhiệm cán - Đội ngũ cán làm công tác chuyên môn đào tạo chưa nhạy bén công việc chưa nắm bắt thông tin cách nhanh Vì khắc phục tình trạng Trung tâm Tin học nên tăng cường việc đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ văn thư, lưu trữ có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực công việc - Để nâng cao hiệu công việc Phòng Hành - Tổ chức, Lãnh đạo Trung tâm có quy định quy chế làm việc cho phòng thuộc Trung tâm Tin học, đồng thời qua quý kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế đơn vị - Giáo dục ý thức kỷ luật tích cực lao động cho cán nhân viên văn thư, lưu trữ Chúng ta biết khả tin học mang lại cho công tác văn thư, lưu trữ lớn.Trong việc hoàn thiện việc ứng dụng công tác văn thư Trung tâm Tin học phục vụ cho cơng cải cách hành chính, thiết nghĩ cần đầu tư thích đáng để cơng tác thực phát huy tốt vai trò nó./ 30 TIỂU KẾT Những phấn đấu nêu cho thấy tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ công cải cách hành quan, đơn vị nói chung Trung tâm Tin học nói riêng, khẳng định vai trò phận khơng thể thiếu Phòng Hành - Tổ chức Trung tâm Tin học quan trọng nào, Trung tâm Tin học xác định lựa chọn phương thức tốt đào tạo, bồi dưỡng cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Bởi vậy, e mạnh dạn đề xuất số giải pháp kiến nghị, giúp công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học ngày hoàn thiện đạt hiệu cao văn thư Giúp công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm phù hợp cải thiện so với tình trạng thực tại./ 31 KẾT LUẬN Công tác văn thư Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước khác góp phần vào việc cải cách hành đất nước, ngành cán lãnh đạo cần có quan tâm đạo đạo thiết thực công tác Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thỏa đáng Nó đòi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu công tác văn thư trở thành nhiệm vụ trọng tâm không Trung tâm Tin học mà toàn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Qua đánh giá hoạt động cơng tác văn thư, lưu trữ cần có quan tâm đặc biệt nhiệm vụ quan trọng Đó việc xây dựng hồn chỉnh hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác đổi nghiên cứu lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị phù hợp với phát triển kinh tế đất nước thời kỳ đổi mạnh mẽ Tóm lại, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng q trình hoạt động đơn vị nghiệp nhà nước Giúp cho việc quản lý văn bản, tra tìm văn xác, nhanh chóng, kịp thời Trân trọng cảm ơn! 32 PHỤ LỤC 33 Phụ lục số SƠ ĐỒ MƠ HÌNH TỐI ƯU NƠI LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG VÀ VĂN THƯ CƠ QUAN MẶT BẰNG TẦNG 508 Cầu thang Hội trường 110m2 507 506 505 Cầu thang - Phòng Biên tập Website - Phòng Nghiên cứu ứng dụng - Phòng Quản trị hệ thống - Phòng Thống kê Cơ sở liệu Phòng họp Trung tâm Phòng Văn thư Phòng Hành Tổ chức Phòng Giám đốc Khu vệ sinh Phòng Phó Giám đốc Phụ lục số SƠ ĐỒ MƠ HÌNH TỐI ƯU NƠI LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ CƠ QUAN MẶT BẰNG TẦNG 508 Cầu thang Hội trường 110m2 507 506 Phòng Lưu trữ - Phòng Biên tập Website - Phòng Nghiên cứu ứng dụng - Phòng Quản trị hệ thống - Phòng Thống kê Cơ sở liệu Phòng họp Trung tâm Cầu thang Phòng Giám đốc Phòng Phó Giám đốc Khu vệ sinh Phòng Hành Tổ chức Phụ lục LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG TRUNG TÂM TIN HỌC Qua 10 năm hình thành phát triển, Trung tâm Tin học có tên gọi khác để phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ phát triển ngành Trung tâm thành lập với mục đích thúc đẩy phát triển tài liệu lưu trữ, khẳng định vai trò ngành Lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Tiền thân Trung tâm Tin học Trung tâm Công nghệ Dữ liệu thông tin thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, thành lập theo Quyết định số 19/2002/QĐ-BTCCBCP ngày 15 tháng năm 2002 Ở thời kỳ này, Trung tâm Công nghệ Dữ liệu thông tin có chức triển khai, ứng dụng xây dựng Dữ liệu thông tin thao nhiệm vụ Cục Lưu trữ Nhà nước Ngày 01/10/2003, Bộ Nội vụ Quyết định số 66/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trung tâm Công nghệ Dữ liệu thông tin thành Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ngày 25/5/2004, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 51/QĐVTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Tin học Cụ thể: Chức năng: Thực chức nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ; quản lý ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công tác thống kê theo nhiệm vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Nhiệm vụ quyền hạn: - Xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án, dự án ứng dụng phát triển công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ dài hạn hàng năm Cục trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức thực chương trình, kế hoạch, đề án, dự án ứng dụng cơng nghệ thơng tin cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Quản lý thống phầm mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý Cục; đấu mối tiếp thu đạo đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin quan cấp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Tổ chức thiết kế, xây dựng phát triển hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý Cục; - Phối hợp với tổ chức thuộc Cục hướng dẫn, kiểm tra việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ quan Trung ương Địa phương; - Phối hợp với tổ chức thuộc Cục xây dựng, tích hợp sở liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước Cục phục vụ công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mạng; - Tổ chức thiết kế, xây dựng, cập nhật thông tin, quản lý khai thác Website Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Tổ chức thực bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy tính thiết bị hệ thống mạng tin học Cục; - Thống kê quản lý số liệu thống kê tồn quốc cơng tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ; cung cấp số liệu thống kê phục vụ công tác quản lý nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Đào tạo, chuyển giao, tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Pháp luật; - Quản lý cán bộ, viên chức, tài sản, vật tư kinh phí giao; Cơ cấu tổ chức: - Phòng Hành – Tổ chức; - Phòng Nghiên cứu ứng dụng; - Phòng Quản trị hệ thống Ngày 05/10/2006, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 187/QĐVTLTNN việc thành lập Phòng Biên tập Website Văn thư, Lưu trữ thuộc Trung tâm Tin học Ngày 22/12/2009, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 324/QDDVTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Tin học Với chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau: Chức năng: Thực chức nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ quản lý ứng dụng công nghệ thông tin theo thẩm quyền Cục; lưu trữ thông tin số quan nhà nước quản lý công tác thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật phạm vi toàn quốc Nhiệm vụ quyền hạn: - Xây dựng trình Cục cấp có thẩm quyền chương trình, kế hoạch, đề án, dự án ứng dụng phát triển công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ dài hạn, hàng năm tổ chức thực cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Xây dựng trình Cục cấp có thẩm quyền ban hành quy định lưu trữ thông tin số quan nhà nước; - Quản lý thống phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý Cục; đầu mối tiếp thu đạo đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin quan cấp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Xây dựng, trình Cục ban hành văn hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn tồn ngành; - Tổ chức thiết kế, xây dựng phát triển hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý Cục; - Thu thập, tích hợp, bảo quản an tồn, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số hoá quan nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia; - Tổ chức thiết kế, xây dựng, biên tập, cập nhật thông tin, quản lý tổ chức khai thác hiệu Website Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Tổ chức thực quản trị, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy tính thiết bị hệ thống mạng tin học Cục; - Thống kê quản lý số liệu thống kê toàn quốc văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ; cung cấp số liệu thống kê phục vụ công tác quản lý nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Chuyển giao, tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; - Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo qui định pháp luật qui định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Cơ cấu tổ chức: - Phòng Biên tập Website; - Phòng Nghiên cứu ứng dụng; - Phòng Quản trị hệ thống; - Phòng Thống kê Cơ sở liệu; - Phòng Hành - Tổ chức Sau nhiều lần thay đổi tên gọi cấu tổ chức, đến Trung tâm Tin học có cấu tổ chức ổn định vững mạnh II LỊCH SỬ PHƠNG TRUNG TÂM TIN HỌC Phơng Lưu trữ Trung tâm Tin học hình thành từ năm 2002 đến nay, thành lập tài liệu sản sinh trình hoạt động Trung tâm đa dạng Ngay từ ngày đầu thành lập, lãnh đạo Trung tâm ý thức tầm quan trọng tài liệu, Trung tâm Tin học có biện pháp bảo vệ an tồn tài liệu khơng có tượng mát, thất lạc tài liệu Thành phần chủ yếu phông tài liệu hành chính, phản ánh trực tiếp q trình hình thành phát triển Trung tâm tâm Tin học, ra, có tài liệu chun mơn triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Qua khảo sát thực tế cho thấy, thực tế tài liệu Trung tâm Tin học nộp Phòng Hành - Tổ chức tình trạng bó gói rời lẻ, chưa lập hồ sơ, số tài liệu lập sơ Từ khối tài liệu dạng bó gói, cán làm công tác lưu trữ tiến hành phân loại, lập hồ sơ dựa chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức danh mục hồ sơ Trung tâm Tin học kết hợp với đặc trưng phân loại nghiệp vụ lưu trữ Hiện tại, Phòng Hành - Tổ chức, Trung tâm Tin học quản lý 252 hồ sơ với mét giá tài liệu, phần hồ sơ bảo bảo với thời hạn vĩnh viễn, lại bảo quản với thời hạn lâu dài ... động công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học- Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Mục đích nghiên cứu - Hiểu rõ công tác văn thư, lưu trữ đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Tìm hiểu. .. cao công tác văn, lưu trữ thư Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC THUỘC CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ... lý luận công tác văn thư, lưu trữ khái quát Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Tin học Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chương