Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU CHÂU ÂU 4 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 4 1.1.1 Một số khái niệm 4 1.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ 5 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ 5 1.2 Khái quát về Viện nghiên cứu Châu Âu 6 1.2.1 Lịch sử hình thành 6 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 7 1.2.3 Vị trí, chức năng 9 1.2.4 Nhiệm vụ, quyền hạn 9 Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12 2.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ 12 2.1.1 Thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ 13 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 14 2.2 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 14 2.3 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ 16 2.3.1 Sự cần thiết của tuyển chọn nhân sự 16 2.3.2 Tiêu chí tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ 18 2.4 Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư, lưu trữ 21 2.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ 22 2.5.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 22 2.5.2 Tổ chức kiểm tra, đánh giá về văn thư, lưu trữ 23 Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 25 3.1 Nhận xét, đánh giá 25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Nguyên nhân và hạn chế 26 3.2 Giải pháp 27 3.2.1 Sự quan tâm, chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo 27 3.2.2 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại bộ phận văn thư, lưu trữ một cách khoa học 28 3.2.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 29 3.2.3 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ 29 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Tên đầy đủ Chữ viết tắt Chính phủ Nhà xuất Nghị định Quyết định Thông tư Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội CP NXB NĐ QĐ TT KHXH LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận nỗ lực thân em dạy bảo, hướng dẫn tận tình Thầy (cơ) giáo khoa Quản trị Văn phịng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt, em xin tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, anh (chị) phịng Tổ chức – Hành Viện nghiên cứu Châu Âu tạo điều kiện, hướng dẫn, cung cấp thông tin liệu cần thiết để em hồn thành tốt đề tài Tuy nhiên, thời gian có hạn dù cố gắng nhiệt tình tiểu luận em khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong nhận góp ý, nhận xét Thầy (cô) giáo để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu em thực khơng có chép người khác để làm sản phẩm riêng Nếu có giả dối em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU CHÂU ÂU 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ .4 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư, lưu trữ 1.2 Khái quát Viện nghiên cứu Châu Âu 1.2.1 Lịch sử hình thành 1.2.4 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.2 Tình hình cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ 14 2.3 Tổ chức tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ .16 2.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư, lưu trữ 22 2.5.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 22 2.5.2 Tổ chức kiểm tra, đánh giá văn thư, lưu trữ 23 Chương 25 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 25 3.1 Nhận xét, đánh giá .25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Nguyên nhân hạn chế 26 3.2 Giải pháp .27 3.2.1 Sự quan tâm, đạo giúp đỡ lãnh đạo .27 3.2.2 Tổ chức xếp nhân phận văn thư, lưu trữ cách khoa học .28 3.2.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ 29 3.2.3 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ .29 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên, liên tục quan, đơn lĩnh vực Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quan, đơn vị, góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng đảm bảo bí mật quan; đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, chúng hoạt động quan Công tác văn thư quan, đơn vị có làm tốt trách nhiệm hay khơng, trước hết phụ thuộc vào lãnh đạo quan, đơn vị Để làm nhiệm vụ này, lãnh đạo quan giao cho chánh văn phịng trưởng phịng hành (ở quan khơng có văn phịng) tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi trách nhiệm Lãnh đạo có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan, giao cho cán cấp giải văn cần thiết, phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn Lãnh đạo quan phải ký văn quan trọng quan, tổ chức theo quy định Đảng, Nhà nước theo quy chế làm việc quan, đơn vị Đối với quan tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng.tuy quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn tài liệu có giá trị lưu trữ để tra cứu, sử dụng cẩn thiết gốc chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao quan tổ chức thành lập công tác lưu trữ tất yếu hình thành “ huyết mạch” hoạt động quan tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc cho việc thực chức năng, nhiệm vụ Viết công tác văn thư, lưu trữ có nhiều cơng trình nghiên cứu, nhiên Viện nghiên cứu Châu Âu chưa có cơng trình nghiên cứu thức Là sinh viên đào tạo chun ngành quản trị văn phịng, tơi nhận thấy nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với chun ngành Vì vậy, tơi chọn đề tài “Trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức – Hành cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu” làm đề tài cho tiểu luận Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu - Mục đích nghiên cứu Làm rõ trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tổ chức tuyển chọn cán làm công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn văn thư lưu trữ; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu - Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề tài nhằm làm rõ nhiệm vụ sau: + Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ khái quát Viện Nghiên cứu Châu Âu + Trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức – Hành cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ + Các giải pháp nâng cao trách nhiệm Trưởng phịng Tổ chức Hành công tác văn thư, lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp tư liệu - Phương pháp khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Đề tài góp phần đánh giá phát ưu điểm, hạn chế vai trò lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu, kiến nghị giải pháp trở thành tài liệu, ứng dụng thực tiễn Cấu trúc đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ khái quát Viện Nghiên cứu Châu Âu Chương 2: Trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức – Hành cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương 3: Các giải pháp nâng cao trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức - Hành cơng tác văn thư, lưu trữ Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU CHÂU ÂU 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm - Công tác văn thư Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư thức làm cơng việc có lien quan đến văn tự thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản…tức làm công tác văn thư Như vậy, có nhiều quan niệm công tác văn thư, sau khái niệm tiêu biểu: “Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân” [5;Tr 9] Theo Nghị định số 110/2004/NĐ/CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác Văn thư định nghĩa công tác văn thư sau: “Công tác văn thư hạot động gắn liền với văn giấy tờ hình thành hoạt động quan tổ chức, cơng tác văn thư hoạt động khởi đầu bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn , quản lý văn tài liệu phát sinh trình hoạt động quan tổ chức , lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu” [1;tr3] - Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ hiểu việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tư liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cân thiết Công tác lưu trữ công việc thiếu hoạt động quản lý máy Nhà nước 1.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, đũng chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với pháp luật Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ [5;tr11] 1.1.3 Yêu cầu cơng tác văn thư, lưu trữ - Nhanh chóng Thực tế cho thấy q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý giải văn Do xây dựng văn phải nhanh chóng, giải văn phải kịp thời góp phần giải nhanh cơng việc quan - Chính xác 2.3.2 Tiêu chí tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ Tại Viện nghiên cứu Châu Âu, việc tuyển chọn nhân làm công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chí sau: Đối với cán văn thư: - Nhiệm vụ cụ thể: + Xây dựng kế hoạch, phương án triển khai công tác văn thư sở quy định Nhà nước phù hợp với thực tế đơn vị + Tham gia xây dựng văn pháp quy công tác văn thư để trình Nhà nước ban hành + Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ ngành quy định nghiệp vụ công tác văn thư quan + Kiểm tra, hướng dẫn việc thực văn pháp quy Nhà nước, quy định hướng dẫn nghiệp vụ ngành công tác văn thư quan đơn vị thuộc thẩm quyền + Kiểm tra, hướng dẫn quy định thể thức văn quan đối tượng quản lý trước ban hành theo qui định Nhà nước + Chủ động tổ chức phối hợp với công chức - viên chức, đơn vị liên quan hướng dẫn giúp đỡ cán văn thư việc triển khai công tác văn thư thuộc phạm vi phân công + Tổng kết, đánh giá hiệu quản lý công tác văn thư đề xuất biện pháp cải tiến báo cáo với cấp - Hiểu biết: + Nắm đường lối, sách Đảng văn pháp quy Nhà nước, nắm phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ ngành, quan công tác văn thư + Nắm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư + Hiểu đặc điểm đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách 18 + Biết xây dựng phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư; có lực soạn thảo văn + Nắm vấn đề khoa học quản lý, tổ chức lao động khoa học quản lý + Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý công tác văn thư Nắm xu phát triển nghiệp vụ công tác văn thư nước giới + Biết tổ chức đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ có khả tổ chức để triển khai cơng việc có hiệu + Sử dụng máy vi tính phương tiện, thiết bị chuyên dùng cơng tác văn thư văn phịng - u cầu trình độ: + Tốt nghiệp cao đẳng, đại học, qua thời gian tập + Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước theo nội dung chương trình Học viện Hành Quốc gia + Qua lớp đào tạo ứng dụng tin học vào công tác văn thư Đối với cán lưu trữ: - Nhiệm vụ cụ thể: + Đề xuất xây dựng phương án quản lý nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phân công sở quy định chế có Nhà nước, bảo đảm công tác quản lý lưu trữ chặt chẽ, thống + Tham gia xây dựng văn pháp quy cơng tác lưu trữ để trình cấp có thẩm quyền ban hành + Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ quy định cụ thể quan công tác lưu trữ + Tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc tổ chức thực công tác lưu trữ thuộc thẩm quuyền giao đề xuất biện pháp uốn nắn điều chỉnh để định quản lý lưu trữ thực nghiêm túc, đạt hiệu cao 19 + Tổ chức thu thập thông tin, lập hồ sơ quản lý để phục vụ quy trình quản lý cơng tác lưu trữ + Tổ chức việc tập hợp tình hình quản lý lưu trữ, tiến hành phân tích, tổng kết, đánh giá hiệu báo cáo nghiệp vụ lên cấp - Hiểu biết: + Nắm đường lối, sách Đảng, qui định Nhà nước, quan công tác lưu trữ + Nắm kiến thức nghiệp vụ công tác lưu trữ + Nắm đặc điểm đối tượng quản lý thuộc phạm vị phụ trách + Biết xây dựng phương án, kế hoạch, thể loại định cụ thể quản lý thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành Nhà nước, có lực soạn thảo văn + Nắm vấn đề khoa học quản lý, biết tổ chức lao động khoa học quản lý lưu trữ + Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý lưu trữ; nắm xu phát triển công tác lưu trữ nước giới + Biết tổ chức đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra có khả phối hợp tốt với yếu tố liên quan để triển khai cơng việc có hiệu Có khả độc lập tổ chức làm việc + Sử dụng máy vi tính thiết bị chun dùng cơng tác lưu trữ - Yêu cầu trình độ: + Tốt nghiệp cao đẳng, đại học lưu trữ, qua thời gian tập (Nếu đại học khác phải qua đào tạo trình độ đại học lưu trữ) + Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước theo nội dung chương trình Học viện Hành Quốc gia + Qua lớp đào tạo tin học văn phòng 2.4 Tổ chức xây dựng văn quan văn thư, lưu trữ 20 Để công tác văn thư, lưu trữ tiến hành thống tồn Viện, Trưởng phịng Tổ chức – Hành cần thống hệ thống văn quy định nhà nước văn thư, lưu trữ từ công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý sử dụng dấu, công tác bảo quản tài liệu… Hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu thực theo quy định nhà nước văn bản: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; cơng văn số 425/VTLT-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Quyết định số 387/QĐ/KHXH ngày tháng năm 2006 Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Quyết định 1705/QĐKHXH ban hành ngày 21/12/2007 định ban hành quy chế bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu Văn phòng Hàn lâm Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Nhìn chung, Viện nghiên cứu Châu Âu thực quy trình nhà nước quy định văn thư, lưu trữ văn nêu thực theo quy định cơng văn số 1174/VP-TCHC Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam việc tuân thủ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Viện nghiên cứu Châu Âu ban hành số văn hướng dẫn, đạo việc thực công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ Căn vào văn nhà nước văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu tiến hành xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ 21 để hướng dẫn thực quy trình, quy định văn thư, lưu trữ quan Tuy nhiên, quy chế chưa sử dụng phổ biến có nhiều bất cập, thiếu sót cần bổ sung để hoàn thiện 2.5 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư, lưu trữ Thanh tra, kiểm tra, đánh giá khâu quan trọng việc thực chức quản lý nhà nước quan Công tác nhằm đưa làm được, chưa làm được, sai trái…nhằm khen thưởng hay kỷ luật điều chỉnh lại thứ cho 2.5.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Nhằm tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức tiếp cận văn bản, quy định công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, giúp cho công tác tham mưu, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu quan, tổ chức đạt hiệu cao Viện nghiên cứu Châu Âu thường xuyên cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, quan tổ chức buổi tập huấn văn thư, lưu trữ quan cho phòng, trung tâm Viện Hiện nay, Viện nghiên cứu Châu Âu cán chưa rõ ràng việc soạn thảo văn bản, soạn thảo mang tính hình thức chưa thực theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Do đó, lãnh đạo văn phịng tổ chức số buổi tập huấn soạn thảo văn cho cán thuộc Viện sở áp dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cơng văn số 1174/VP-TCHC Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam việc tuân thủ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Bên cạnh đó, quan tổ chức buổi hướng dẫn cho cán văn thư, lưu trữ việc áp dụng phần mềm quản lý văn máy tính, ứng dụng cơng 22 nghệ thơng tin vào lưu trữ…góp phần giúp cán văn thư, lưu trữ thực cơng việc nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian Nhìn chung, cán tham dự tập huấn tích cực theo dõi nội dung giảng, tham gia phát biểu, trao đổi khó khăn vướng mắc q trình thực nhiệm vụ trả lời thỏa đáng thắc mắc củacán bộ, giúp cán nắm vững kiến thức để vận dụng vào thực tiễn cách hiệu Thông qua lớp tập huấn, cáccán có thêm thơng tin, kinh nghiệm tiếp thu kỹ nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ để kịp thời tham mưu cho lãnh đạo vị việc đạo, điều hành nhằm bước đưa công tác văn thư, lưu trữ quan vào nề nếp, theo quy định nhà nước 2.5.2 Tổ chức kiểm tra, đánh giá văn thư, lưu trữ Thanh tra, kiểm tra khâu quan trọng việc thực chức quản lý nhà nước quan, có lĩnh vực văn thư, lưu trữ Thanh tra, kiểm tra việc thực quy định văn nhà nước thực tế để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch (nếu có), từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế quan Thanh tra, kiểm tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt đơn vị, cá nhân từ xây dựng chế khen thưởng kỷ luật khách quan, công Hàng năm, Viện nghiên cứu Châu Âu có kế hoạch tra lĩnh vực văn thư, lưu trữ Công tác tra, kiểm tra tiến hành theo định kỳ trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, quan chưa có quy định cụ thể cơng tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm lĩnh vực văn thư, lưu trữ Điều phần gây khó khăn cho cơng tác tra, kiểm tra lĩnh vực TIỂU KẾT 23 Trong Chương khái quát lên trách nhiệm Trưởng phịng Tổ chức – Hành công tác như: tổ chức thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tổ chức tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn văn thư, lưu trữ… Các nội dung Chương sở cho việc đưa ưu điểm, hạn chế giải pháp Chương 24 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Thực quy định pháp luật, thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu quan quan cấp quan tâm nên tổ chức thực dần vào nề nếp đạt số kết định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụ nội quan 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Lãnh đạo đơn vị đánh giá vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ quan; đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật - Lãnh đạo Viện nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động Viện đơn vị trực thuộc, mà Viện ban hành nhiều văn quy định quy chế ,chế độ văn thư lưu trữ Viện nhằm mục đích giúp cho hoạt động lưu trữ Viện vào nề nếp 25 Viện trọng đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác lưu trữ cách tổ chức tập huấn chuyên môn năm cho cán lưu trữ, cử cán tham gia lớp tổng kết công tác ngành Cục văn thư lưu trữ tổ chức - Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ - Cán chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng, ban, quan đơn vị trực thuộc Sở triển khai thực như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; công tác quản lý sử dụng dấu… góp phần tạo sở pháp lý quan trọng cho việc giải tồn từ nhiều năm vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư, lưu trữ ý hơn, đầu tư cho việc quản lý văn đến, cải tạo, nâng cấp xây kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đạt kết quan tâm lãnh đạo Viện lãnh đạo văn phòng cố gắng nỗ lực cán trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với cơng việc phân công 3.1.2 Nguyên nhân hạn chế Qua công tác kiểm tra thực tế công tác văn thư quan cho thấy: Công tác quản lý hoạt động văn thư nhiều bất cập công tác soạn thảo ban hành văn cịn sai sót hình thức kỹ thuật trình bày, 26 làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn bản, quản lý văn đến chưa chặt chẽ, việc xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ công việc chưa tốt; việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin… Vì vậy, địi hỏi lãnh đạo văn phòng cần sát việc quản lý lĩnh vực Một số hạn chế: - Cơ quan ban hành quy chế văn thư, lưu trữ nhiên việc đưa vào sử dụng nhiều hạn chế - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cịn hạn chế Cơng nghệ phục vụ cho cơng tác văn thư hạn chế, cụ thể phần mềm lõi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc trình xử lý công việc Mặt khác, cán quan tâm thực triệt để xử lý văn phần mềm nên việc quản lý văn hệ thống cịn gặp nhiều khó khăn khơng bảo đám tra cứu, giám sát đánh giá công việc - Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phịng, ban đơn vị cịn sai sót cán chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định thực biện pháp nhắc nhở chưa có chế tài xử phạt - Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa phân loại chỉnh lý tồn bản, phổ biến đơn vị tồn chung Sở Tình trạng gây nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, kéo dài việc mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị khó tránh khỏi 3.2 Giải pháp 3.2.1 Sự quan tâm, đạo giúp đỡ lãnh đạo Sự lãnh đạo khích lệ lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng nguồn động lực lớn lao, tiếp thêm sức mạnh khuyến khích khả sáng tạo cơng việc cán văn thư, lưu trữ Một yếu tố đem lại thành công cho tổ chức cách dùng người nhà quản lý 27 Việc quan tâm thể việc lãnh đạo thường xuyên trọng vào việc đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên cung cấp đầy đủ máy móc, điều kiện cần thiết để đáp ứng kịp thời Bên cạnh việc chăm lo đến đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát huy lực mình, nhà lãnh đạo cần chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp nhân viên, tạo khơng khí thân mật giúp nhân viên khỏi tâm lý nặng nề, sợ sệt trước lãnh đạo Sự quan tâm lãnh đạo khiến tự thân cán thấy phải làm làm để xứng đáng với tin tưởng cấp trên, từ chắn họ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao dù có khó khăn đến đâu 3.2.2 Tổ chức xếp nhân phận văn thư, lưu trữ cách khoa học Hiện phận văn thư Viện có 02 nhân viên đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ, họ người trải qua nhiều năm công tác nên thân rút không kinh nghiệm quý báu Tuy nhiên, mặt chuyên mơn họ cịn gặp nhiều hạn chế Mà thực tế cho thấy công tác văn thư, lưu trữ thực cách nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật hay khơng phần lớn phụ thuộc vào lực, trình độ cán văn thư Do đó, để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phịng cần phải bố trí, xếp nhân theo hướng bổ sung thêm cán trẻ tuổi có lực, trình độ chun mơn, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phịng đại máy vi tính, máy photo… Sự kết hợp hài hịa người có kinh nghiệm thực tế lâu năm với người có kiến thức chun mơn vững vàng chắn đưa công tác văn thư, lưu trữ hoạt động suất, chất lượng hiệu cao 28 3.2.2 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Con người nguồn tài liệu vô giá, nhân tố quan trọng định tồn quan, tổ chức Vì tất hoạt động khơng thể thiếu đơi bàn tay trí óc người Trong công tác văn thư, lưu trữ vậy, quan tâm giúp đỡ ban lãnh đạo mặt nhưu điều kiện làm việc, trang thiết bị đại phục vụ tốt cho cơng việc cịn cần tích cực đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán điều tất yếu Nâng cao nhận thức cán bộ, lãnh đạo vị trí, vai trị tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tạo điều kiện để cán văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ Ngồi ra, để thích ứng theo kịp với tốc độ phát triển ngày cao kinh tế thị trường cán văn thư, lưu trữ cần trang bị cho kiến thức tin học ngoại ngữ Bởi việc áp dụng máy móc đặc biệt máy tính cơng tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản…mang lại tiện ích lớn, góp phần nâng cao hiệu chất lượng cơng việc đó, lãnh đạo cần trọng nâng cao trình độ nghiệp vụ trình độ tin học, ngoại ngữ để nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội 3.2.3 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Tồn lớn hoạt động quan nhà nước tình trạng trơng chờ, ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm , làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu Hiện nay, quan có hoạt động cơng tác văn phịng theo định kì nhân viên phải lập kiểm điểm tình hình thực tiễn cơng việc để nộp lên ban lãnh đạo Đây biện pháp mang ý nghĩa tích cực cán quan, qua tinh thần tự giác cán bộ, nhân viên tự giác đánh giá, nhận xét thân thái 29 độ, trách nhiệm cơng việc mình, phát huy tính tự giác cán bộ, nhân viên TIỂU KẾT Trên sở thực trạng trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ đề Chương 2, Chương đưa đánh giá ưu điểm, hạn chế đưa số giải pháp góp phần nâng cao, hồn thiện trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu 30 KẾT LUẬN Văn giấy tờ công cụ đắc lực cơng tác quản lý điều hành Ban lãnh đạo Do có vị trí quan trọng thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động quan Thực tốt công tác tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban lãnh đạo quan đắn, nhanh chóng, xác kịp thời phù hợp với yêu cầu thực tế quan Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn lãnh đạo quan cần quan tâm đạo không ngừng nâng cao chất lượng, áp dụng thành tựu khoa học – kỹ thuật vò công tác văn thư cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện quan Cán làm công tác văn thư phải tự học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Do đó, vai trị người lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực công tác có vai trị tầm quan trọng đặc biệt lĩnh vực hoạt động thiếu quan, tổ chức 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04 Công tác văn thư Cục Lưu trữ Nhà nước, Cẩm nang công tác văn thư Báo cáo kết đề tài cấp nghành Hà Nội (1998) Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam (2013) Quyết định số 267/QĐKHXH việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện nghiên cứu Châu Âu Trường VTLT Trung ương (2005) Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Văn hóa – Thơng tin Hà Nội Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009) Nghiệp vụ Công tác Văn thư, NXB Giao thông vận tải 32 ... làm rõ nhiệm vụ sau: + Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ khái quát Viện Nghiên cứu Châu Âu + Trách nhiệm Trưởng phịng Tổ chức – Hành công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ +... tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Viện nghiên cứu Châu Âu - Mục đích nghiên cứu Làm rõ trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tổ chức tuyển... tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Chương 3: Các giải pháp nâng cao trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức - Hành cơng tác văn thư, lưu trữ Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ