ĐOÀN TNCS TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ĐỘI SVTN XK ĐOÀN TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc −−−−−−−−−−−−− Vinh,ngày 19 tháng 05 năm 2017 ĐỀ ÁN CƠ CẤU TỔ CHỨC MỚI CỦA ĐỘI SVTN XUNG KÍCH ĐỒN TRƯỜNG * Giới thiệu tổ chức Đội sinh viên Tình nguyện trường Đại học Vinh đội sinh viên tình nguyện hướng chuyên nghiệp trường Đại học Vinh,trực thuộc Đoàn niên trường Thành lập vào ngày 29/04/2016 với nhiều hoạt động tình nguyện thiết thực xã hội nhà trường đánh giá cao phân luồng giao thơng điểm nóng,các chương trình giúp đỡ kiện nhà trường xã hội, I Nhận xét cấu tổ chức cũ đưa giải pháp * Đội SVTN Xung kích Đồn trường cấu thức,bền vững tổ chức theo mơ hình mà trận(hay mơ hình sơ đồ cây) nhiên áp dụng cấu tổ chức theo nhóm: tổ chức chương trình lớn có nhóm thành viên chia làm ban tổ chức-tập hợp người từ nhiều ban mảng khác * Ưu điểm: Kết hợp tổ chức ma trận tổ chức theo nhóm đem lại linh hoạt tổ chức,đáp ứng biến động điều kiện nhiệm vụ * Nhược điểm: Quản lý cấp trồng chéo,tổ chức chưa thực chuyên nghiệp quyền lực đạo bị phân tán xung đột,thường xuyên xảy tượng song trùng lãnh đạo tạo mệnh lệnh không quán dẫn đến cơng việc khó khăn thực Các thành viên chưa ý thức rõ công việc ban chuyên biệt,dẫn đến chưa tận dụng khả tối đa người nhóm * Gỉai pháp: Thống lại cấu tổ chức,phân chia rõ quyền quản lý ban mảng,các tổ,các nhiệm vụ giao toàn quyền định cho số cá nhân,tránh tình trạng chồng chéo quản lý,chỉ đạo II Giới thiệu đề án cấu tổ chức Đội,cơ cấu tổ chức riêng Ban,Nhóm A Cơ cấu tổ chức,bao quát tổ chức riêng Ban,Nhóm,Tổ Dưới sơ đồ ma trận cấu tổ chức Đội SVTN XK Đoàn trường Đội SVTN XK Đồn trường có khoảng 150 thành viên,được phân chia bốn tổ trực thuộc gồm Lê Duẩn,Bạch Liêu,trường THPT Chuyên trường THSP Mầm non Mỗi tổ có tổ trưởng hai tổ phó Đội có ba ban chức hoạt động “độc lập riêng biệt” kết nối phối hợp với “cần thiết” gồm có ban Văn hóa,ban Truyền thơng ban Hậu cần Đội trưởng, đội phó, trưởng ban, thư ký, tổ trưởng tạo thành Ban chấp hành,bao quát toàn hoạt động Đội Ban chấp hành cố vấn, tổ phó,phó ban đội viên tiềm tạo thành Ban thường trực,chỉ đạo toàn diện hoạt động Đội Các Đội viên Tình nguyện viên,là lực lượng “nòng cốt” tham gia hoạt động nhiệm vụ Đội * Chức phận Đội - Bốn tổ B,M,L,C trực tiếp làm công việc phân luồng,ghi vé làm hoạt động tổ Chịu trách nhiệm nguồn nhân lực để tham gia hoạt động điều động,các kiện nhiệm vụ nhận từ cấp - Ba ban chức gồm nhiệm vụ khác nhau,với mục đích đảm bảo đề án phát triển chung Đội,đảm bảo hoàn thành tất nhiệm vụ,sự kiện mà đội tham gia,gồm có: Ban truyền thơng: + Phụ trách mặt cơng tác Cơng tác truyền thơng,hình ảnh,quảng bá Đội Chịu trách nhiệm hình ảnh,clip kiện Quản lý update thông tin fanpage,đăng kiện Đội Công tác tuyên truyền,marketing Ban hậu cần: + Phụ trách mặt công tác: Công tác hậu cần,chuẩn bị trước, sau lúc tổ chức kiện Cơng tác quỹ,tài chính,thưởng phạt,quỹ hoạt động Đội Ban văn hóa: + Phụ trách mặt công tác: Chịu trách nhiệm công tác giáo dục,văn hóa,xã hội,thể dục,thể thao Chuẩn bị nội dung kỳ họp,nội dung hoạt động Gíup đội trưởng đội phó giám sát hoạt động BCH,BTT Đội viên,TNV Báo cáo kết giám sát với BCH Chịu trách nhiệm báo cáo thành tích,cơ sở khen thưởng báo cáo công tác lên cấp * Chức Đội: Là đội hình tình nguyện Đồn trường,Đội ln đầu hoạt động tình nguyện,tiếp sức mùa thi,mùa hè xanh, môi trường để bạn sinh viên học hỏi kỹ mềm,giao lưu kết bạn để hết để sinh viên góp phần sức trẻ vào việc giúp đỡ hoạt động trường xã hội B Các thuộc tính tổ chức Chun mơn hóa cơng việc Chun mơn hóa cơng việc Đội SVTN XK Đồn trường tốt Chia Ban chức năng,tổ riêng biệt sử dụng phát huy điểm mạnh người gồm ba ban chức kể trên,ngoài tùy vào nhiệm vụ tới từ đồn trường,có thể chia thêm nhiều nhóm nhỏ phụ trách hoạt động Thêm nữa,để tránh hạn chế việc chuyên môn hóa cơng việc làm giảm sút khả sáng tạo,gây nhàm chán,gây xa lạ thành viên Đội,Đội có cơng việc chung tổ chức ngày hội,các buổi tiệc,nhưxng chương trình từ thiện trẻ em nghèo vùng sâu vùng xa(được chấp thuận Đoàn trường),ngày hội trao đổi sách,tặng sách, v.v Hình thành phận Mơ hình tổ chức Đội SVTN XK Đồn trường mơ hình tổ chức ma trận cụ thể kết hợp mơ hình tổ chức theo chức mơ hình tổ chức theo đơn vị độc lập Mỗi người tổ làm việc ban chức đó,và tối đa hai ban chức Họ thành viên tổ đồng thời nhân lực cho ban chức để triển khai nhiệm vụ Phối hợp phận tổ chức Vai trò phối hợp: Xây dựng kênh thơng tin ngang dọc,lên xuống thông suốt phận cấp quản lý Duy trì mối liên hệ người đứng đầu tổ chức phận khác Duy trì mối liên hệ tổ chức với môi trường trực tiếp gián tiếp Hằng tuần,các ban,mảng có buổi họp thường kỳ để báo cáo hoạt động,sau trưởng ban,các tổ trưởng có buổi họp BCH để bên trao đổi thơng tin,định hướng hoạt động,ngồi trưởng ban liên lạc trực tiếp với công việc liên quan hai phận mà không thiết phải thông qua BCH Trong BCH ln có người đảm nhiệm vai trò đối ngoại:Liên lạc,liên hệ với nhà trường để xin giúp đỡ,liên hệ bên tài trợ, * Các công cụ phối hợp Các kế hoạch: Đưa kế hoạch,phân cơng rõ ràng cơng việc,các phận có mối liên kết với tạo mục tiêu thống Trong buổi họp,BCH,Đội trưởng đặt nhiệm vụ thời gian tiếp theo,từ giao cơng việc cho ban mảng liên quan để thực đồng hiệu Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - Kỹ thuật: Đưa cần đạt được(kết quả) cho phận tổng thể Người đầu việc có nhiệm vụ đưa phương án để hồn thành cơng việc đưa u cầu cần thỏa mãn Sau giao nhiệm vụ có deadline(hạn nộp) cho trưởng ban tổ trưởng để hồn thành cơng việc,u cầu tiêu cần đạt được,từ trưởng ban tổ trưởng triển khai đơn vị với yêu cầu tương tự Các công cụ cấu: Cơ cấu tổ chức đội theo mơ hình cấu tổ chức ma trận nên việc phối hợp phận dễ dàng cụ thể nhân nhóm nhóm chức trùng lặp nên việc trao đổi phối hợp cải thiện 4 Gíam sát trực tiếp: Các Đội phó,Trưởng ban,phó ban,Tổ trưởng,Tổ phó, nhận lệnh trực tiếp từ đội trưởng triển khai cho thành viên trực tiếp giám sát tiến độ thực để báo cáo lên cấp trên,các hoạt động phân chia người cụ thể,người phụ trách rõ ràng để thuận tiện cho việc quản lý giám sát Các công cụ hệ thống thông tin,truyền thông tham gia quản lý phương diện Các thành viên chủ chốt có mail để liên lạc cơng việc,tận dụng group facebook để tạo nhóm liên lạc ban,tổ để bàn bạc,thảo luận công việc Văn hóa tổ chức: Hai ba giá trị cốt lõi đội kỷ luật tình cảm,kỷ luật phải đặt lên hàng đầu,các cá nhân phải đảm bảo đến tham gia công việc hoạt động deadline cơng việc,bên cạnh đó,các thành viên cư xử với thân thiết,thoải mái,cởi mơ gia đình lớn,có nhiều hoạt động tập thể để gắn kết cá nhân với tạo nên môi trường làm việc thoải mái tạo động lực làm việc cho cá nhân C Quyền hạn nhiệm vụ tổ chức 1.Đội trưởng: * Quyền hạn: + Chỉ đạo toàn diện hoạt động Đội + Trực tiếp đạo đội phó,trưởng ban,phó ban,tổ trưởng,tổ phó,thư ký,cố vấn thành viên Đội + Ra định lớn lien quan đến Đội tất mặt * Trách nhiệm nhiệm vụ: + Lãnh đạo đội hoàn thành sứ mệnh,nhiệm vụ,tầm nhìn đặt + Báo cáo trước Đoàn niên hoạt động Đội + Chịu trách nhiệm trước Đoàn niên kết hoạt động Đội + Trưởng ban thi đua khen thưởng,làm cơng tác tài – tổng hợp,thi đua – khen thưởng + Công tác tổ chức cán bộ,ban chấp hành + Công tác xây dựng chiến lược phát triển Đội phó: 2.1 Đội phó thường trực: * Quyền hạn: + Tham mưu,cung cấp thông tin,lời khuyên cho Đội trưởng mặt đối nội kiện lớn Đội + Dành thời gian giám sát,phối hợp ban văn hóa đánh giá hoạt động ban,nhóm,tổ đội + Trực tiếp đạo toàn Đội đội trưởng vắng mặt hay có việc đột xuất * Nhiệm vụ: + Hỗ trợ đội trưởng công tác tổ chức cán + Phụ trách quan hệ đối nội + Hỗ trợ đội trưởng mặt hành chính,tổng hợp 2.2 Đội phó: * Quyền hạn: + Tham mưu,cung cấp thông tin,lời khuyên cho Đội trưởng mặt đối ngoại kiện lớn Đội + Dành thời gian giám sát,phối hợp ban văn hóa đánh giá hoạt động ban,nhóm,tổ đội * Nhiệm vụ: + Hỗ trợ đội trưởng công tác chiến lược phát triển + Phụ trách quan hệ đối ngoại + Hỗ trợ đội trưởng mặt thi đua,khen thưởng Trưởng ban,tổ trưởng: * Quyền hạn: + Lãnh đạo,phân cơng phó ban,tổ phó thành viên thực hoạt động,nhiệm vụ ban,tổ * Nhiệm vụ: + Hoàn thành nhiệm vụ ban,tổ + Báo cáo,chịu trách nhiệm trước đội trưởng kết hoạt động ban,tổ + Trực tiếp giám sát hoạt động ban,tổ + Phân cơng nhiệm vụ cho phó ban,tổ phó Thư ký: * Quyền hạn: + Hỗ trợ đội trưởng,đội phó cơng việc liên quan đến giấy tờ xin ý kiến cấp * Nhiệm vụ: + Thực công tác liên quan đến hỗ trợ quản lý + Thực công việc liên quan đến giấy tờ,các công việc tạp vụ hành chính,sắp xếp hồ sơ,soạn thảo văn + Phối hợp ban lên lịch trình,tổ chức họp,sự kiện,lên kế hoạch cho Đội trưởng,đội phó Cố vấn: * Quyền hạn: + Hỗ trợ BCH mặt chiến lược phát triển công tác chung toàn đội + Nhận ủy quyền từ Đội trưởng,đội phó đạo cơng tác Đội (thông qua trưởng ban,tổ trưởng) * Nhiệm vụ: + Cùng đội phó tham mưu,cung cấp thơng tin,tầm nhìn chiến lược cho đội trưởng + Phối hợp trưởng ban tổ trưởng thực công tác điều động D Tập trung phi tập trung: Cơ cấu đội SVTN XK có tính phi tập trung cao + Phần lớn định đưa trưởng ban tổ trưởng thông qua với đội phó + Đội trưởng đạo chung mang tính chiến lược tồn Đội,nhưng tồn quyền thơng qua hay khơng thơng qua kết nhiệm vụ ban tổ + Một trưởng ban hay tổ trưởng độc lập định cần thông báo với đội trưởng đội phó sau định đưa + Các định trưởng ban,tổ trưởng có tầm quan trọng lớn,liên quan đến vấn đề tài chính,hoạt động đội Trong trường hợp cần thiết,Đội trưởng giao cho đội phó quyền hạn chức để lãnh đạo ban,tổ E Cấp quản lý tầm quản lý: Đội SVTN XK Đoàn trường có đặc điểm cấu hình tháp + Công việc xác định khái quát,rõ ràng nhiệm vụ cho tổ ban chức + Có thể linh hoạt phận(các đội phó có cơng việc hốn đổi cho cho phù hợp + Các trưởng ban,phó ban hoạt động độc lập ban mình,khơng can thiệp vào ban khác nhiên thành viên tham gia tối đa ban phải đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kết ban trực thuộc + Các tổ trưởng,tổ phó hoạt động độc lập tổ trực thuộc mình,có thể tham gia vào tối đa ban chức để hoạt động Tổ không can thiệp vào hoạt động tổ khác + Ở ban tổ,trưởng ban tổ trưởng người toàn quyền định hoạt động ban tổ + Hai đội phó giám sát phối hợp trưởng ban tổ trưởng,đưa nhắc nhở báo cáo cho đội trưởng + Các công việc phận bị giới hạn độc lập,tuy nhiên kết nối với cần thiết + Các cố vấn,thư ký không can thiệp sâu vào ban chức tổ,chỉ đưa nhận xét báo cáo tình hình cơng tác với đội phó,đội trưởng + Sơ đồ phân cấp quản lý (Quyền hạn từ cao xuống thấp,ngang hàng có quyền hạn nhau) F Đánh giá cấu tổ chức theo tiêu chí (5 tiêu chí) Tính tin cậy - Về cấu nhóm thể đươc tương đối đầy đủ thông tin sử dụng tổ chức, đảm bảo tính xác để phối hợp hoạt động nhiệm vụ tất phận hoạt động chung Đoàn niên - Chức năng, quyền hạn nhiêm vụ ,công việc thể hiên cách rõ ràng, công khai ( qua sơ đồ cấu, mô tả công việc, sơ đồ quyền hạn …) từ xuống từ đội trưởng xuống đội phó,tới ban, tổ đội viên, đảm bảo hoạt động độc lập, hiệu công việc khơng bị trùng lặp Tính linh hoạt - Cơ cấu Đội tương đối linh hoạt thích ứng với tình xảy ra,nhưng cấu khơng có q nhiều thay đổi - Trong trường hợp cụ thể cấu phân thêm nhánh nhỏ (xây dựng nhóm,tổ, ) để thực chức nhiệm vụ riêng biệt,hay hỗ trợ nhóm khác nhằm tối đa hóa số cấp quản lý mối quan hệ Tính hiệu - Các Ban chức tổ có mục tiêu hoạt động riêng,cụ thể, cso thể hoạt động độc lập hay liên kết với nhau,các mối quan hệ hợp lý khơng có chồng chéo chức nhiệm vụ phận Tính thống mục tiêu - Trong Đội SVTN XK Đồn trường thành viên tham gia nhiều hoạt động tổ chức Thế nên Đội viên hay TNV thuộc ban chức khơng có nhiệm vụ mục tiêu rõ ràng tham gia thêm ban chức khác để làm công việc,dẫn đến khơng có khái niệm mục tiêu nhiệm vụ thành viên Một cấu tổ chức coi có kết cho phép cá nhân góp phần cơng sức vào mục tiêu chung tổ chức (một cách hợp lý) Tính tối ưu - Trong cấu tổ chức có đầy đủ phận phân hệ người để thực hoạt động cần thiết phận cấp tổ chức có thiết lập mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ đến nhỏ nhờ cấu mang tính động ln sát phục vụ mục đích đề tổ chức Trên dự án cấu tổ chức Đội SVTN XK Đoàn trường theo quan điểm cá nhân tham khảo số mơ hình tổ chức khác,rất mong nhận đón nhận góp ý BCH bên liên quan Cùng xây dựng đường lối phát triển hướng chung để hoạt động Đội ln tiếp diễn phát triển vững mạnh Tình nguyện viên Anh Nguyễn Tuấn Anh