Đang tải... (xem toàn văn)
Giao tiếp diễn ra trong một tổ chức trên cơ sở con người cố gắng thỏa mãn 06 nhu cầu sau đây: Cảm giác được tôn trọng
Các phương thức giao tiếp Giao tiếp diễn tổ chức sở người cố gắng thỏa mãn 06 nhu cầu sau đây: Cảm giác tôn trọng Chia sẻ thu thập thông tin Được thấu hiểu tơn trọng Giải thích thay đổi hành vi Tạo niềm hứng khởi giảm buồn chán Tránh tình khơng mong đợi, im lặng chạm trán Những phương tiện sử dụng để thỏa mãn nhu cầu nêu bao gồm nghe, nói, đọc viết 1) Nghe: Rất nhiều học thuyết tầm quan trọng việc nghe kỹ giao tiếp Họ nhiều người bỏ 70-80% thời gian sinh hoạt cho hoạt động giao tiếp Trong khoảng thời gian đó, dành 9% cho việc viết, 16% cho việc đọc, 30% cho việc nói 45% cho việc nghe Những học thuyết khẳng định hầu hết người nghe tồi không hiệu Hiệu nghe hầu hết người nghe mức thấp 25% Học thuyết sau lắng nghe diễn thuyết kéo dài 10 phút, trung bình người nghe tiếp thu, hiểu đánh giá nửa người khác truyền đạt Nhìn chung, người nhớ: - 10% họ đọc - 20% họ nghe - 30% họ thấy - 50% họ nghe thấy - 70% họ nói viết - 90% họ nói làm Học giả Stephen Covey khác biệt người nghe có chủ tâm để đáp lại người nghe có chủ tâm để thấu hiểu Bởi việc nghe nhân tố quan trọng thành công doanh nghiệp, cần ghi nhớ 07 điều không nên để có cách giao tiếp ngơn từ hiệu Điều 1: Tiếp nhận Quá trình diễn nguời để tâm đến người khác nói ghi nhận cho Nói chung, người tiếp nhận đáp lại lời nói người khác câu “vâng vậy, nhưng….” Điều 2: Đốn ý Một người đốn ý thường xun bỏ sót thơng tin quan trọng họ q bận rộn với việc đốn động người nói thơng qua người nói, cố gắng tìm động Điều 3: Đánh giá thấp Điều xảy người nghe khơng có tơn trọng người nói Những người nói diễn đạt 100% đúng, người nghe phủ nhận cách thầm kín cơng khai điều truyền đạt với nhiều lý khác Những người đánh giá thấp lời nói người khác thường xuyên bỏ lỡ giải pháp cho vấn đề đơn giản họ khơng thích chấp nhận Một nội dung truyền đạt bị đánh giá thấp thường xảy người nói khơng phải người truyền đạt giỏi Điều 4: Liên hệ Người liên hệ người luôn tìm kiếm xem xét tảng vốn có họ so sánh chúng với người nói diễn đạt Người liên hệ thường coi trọng thân, họ nghe đem so sánh đối chiếu với kinh nghiệm vốn có họ Điều 5: Nhắc nhắc lại Điều cản trở trình nghe người nghe đợi người nói kết thúc điều họ truyền đạt lại bắt đầu nói tiếp Trong người nói, người nghe nghĩ đến việc để tiếp lời người nói Điều 6: Dự đốn Là người ln có ý tưởng từ điều người nói truyền đạt dự đốn điều tương lai Việc dự đốn nảy sinh người nghe cảm thấy nhàm chán với chủ đề truyền đạt đơn giản đầu họ tự động nghĩ đến dự đoán tương lai Điều 7: Xoa dịu Đây điều xấu tất yếu tố ảnh hưởng trình nghe, việc đồng ý bắt nguồn từ ý thức cố tình xoa dịu người khác nói nhằm tránh mâu thuẫn q trình giao tiếp Có vài phương thức hiệu sử dụng để trở thành người nghe động Những phương thức bao gồm biểu ngôn ngữ phi ngôn ngư Chúng làm cho người nghe phải ý cảm thấy hứng thú với họ tiếp nhận Những phương cách phi ngôn ngữ bao gồm: Giao tiếp mắt Những biểu gương mặt Hành động thể Sự im lặng Sự đụng chạm Những phương cách ngôn ngữ bao gồm: Tôi lắng nghe Sự tiết lộ Các tuyên bố có hiệu lực Sự hỗ trợ Sự phản ánh Việc sử dụng “ Tôi - thông điệp” quan trọng việc hỗ trợ truyền đạt cảm giác người đến người lại nhóm Nếu cảm xúc khơng biểu hiện, chúng ẩn chứa đằng sau nhóm người “Tơi- thơng điệp” cung cấp chế mềm cho mâu thuẫn chỉnh sửa, đại từ "Tơi" dùng mềm mại "bạn" Hầu hết thông điệp gửi tới người hành vi họ thơng điệp mang tính chất "bạn" – thơng điệp rõ đối tượng tiếp nhận Những thông điệp làm tổn thương người tiếp nhận, làm họ có cảm giác tội lỗi, làm cho họ không muốn thay đổi Một thơng điệp mang tính chất "Tơi” cho phép người có khả ảnh hưởng đến hành vi người khác thông qua việc nhấn mạnh ảnh hưởng điều lên Điều tạo trách nhiệm việc sửa đổi hành vi ứng xử với người tiếp nhận Lắng nghe cách chủ động cách: Thiết lập giai đoạn: Chọn mơi trường thích hợp Hủy bỏ phiền nhiễu Hãy cởi mở dễ tiếp cận Chú tâm lắng nghe Nhằm bảo đảm hiểu biết lẫn Phản ánh cảm xúc Diễn giải ý tưởng Gián đoạn để làm rõ Xác định bước Hiểu biết ngôn ngữ thể Quan sát vị trí động tác Giao tiếp mắt Nhận cảm xúc cử Sự phê bình Tập trung Có nhìn phóng khống Lắng nghe người khác "Tôi - thông điệp" xây dựng mối quan hệ không đặt người gửi thông điệp vị trí thi hành hành vi Nhiều người dạy để tránh dùng từ "Tôi" (như “tơi muốn”), đó, thường khó sử dụng phương pháp Bốn phần thông điệp “I- thông điệp" Hành vi cụ thể ( "Khi bạn ") Diễn tả cảm giác ( "Nó ") Tác động ( "Tôi cảm thấy ") Giải vấn đề ( "Vì vậy, bạn ") 2) Nói: Khi 16 tuổi, Washington viết 110 Nguyên tắc văn minh & hành vi công sở đàm thoại Chúng dựa tập hợp quy tắc sáng tác dòng Tên Pháp vào năm 1595 Những nguyên tắc chủ yếu hướng tập trung vào người khác thái độ tâm hạn hẹp vào tơi lợi ích cá nhân phổ biến Chúng đưa diễn giải không giáo điều Những quy tắc hướng tôn trọng đến người khác từ tạo lại cho người ta tơn trọng thân lòng tự trọng cao Liên quan đến việc ứng xử, quy tắc rút từ sách Washington là: Hãy quan tâm đến người khác Đừng làm họ xấu hổ Khơng gây ý Nói súc tích Khi người cố gắng không thành cơng, khơng nên phê bình Khi bạn phải đưa lời khuyên hay phê phán, xem xét thời gian, cho dù nên đưa nơi công cộng hay riêng tư, tất phải nên nhẹ nhàng Không lấy chuyện người khác đùa cợt Nếu bạn trích người khác điều đó, chắn khơng phải lỗi bạn Hành động có tác dụng lời nói Khơng coi thường người khác, khơng lệnh Không đến nơi mà bạn không muốn Không cho lời khuyên không yêu cầu Khơng nên nói điều bạn khơng biết tất thật Khơng nói xấu người vắng mặt Bày tỏ hứng thú nghe người khác nói, khơng nên nói ăn Trong phương thức tốc độ nói nhân tố việc thiết lập mối quan hệ nơi công sở, nhà quản lý cần ghi nhớ quy tắc sau nói chuyện với đồng nghiệp cấp họ Giữ thông điệp rõ ràng Chuẩn bị trước nói Giữ cho thơng điệp đơn giản Truyền đạt thông điệp cách sống động Hãy tự nhiên Giữ cho thông điệp ngắn gọn 3) Đọc: Thói quen đọc sách chiến lược giúp nhà quản lý xử lý nhiệm vụ cách hiệu Kellie Fowler (Những phương thức việc đọc- Những công cụ tư duy) cung cấp sáu phương thức việc đọc nhà quản lý kết tối ưu: Biết cần thiết để đọc cách thích hợp Biết cách để đọc tài liệu: đọc lướt, đọc sơ học hỏi Sử dụng kỹ thuật đọc hiệu để chọn điểm quan trọng tập trung vào điểm Sử dụng bảng nội dung cho việc đọc báo tạp chí để lưu lại thơng tin hữu ích Tìm hiểu làm để lấy thông tin từ viết khác Tạo bảng nội dung xem xét thông tin Sử dụng danh mục, bảng nội dung để giúp đồng hóa thơng tin 4) Viết: Cách viết điều cần thiết cho thành công giao tiếp cho người lãnh đạo Khi thư, báo cáo, tin chương trình có bao gồm lỗi nhỏ, độc giả nhớ lỗi thơng điệp truyền tải Sau số nguyên tắc mà nhà quản lý phải ghi nhớ thiết lập văn viết: Đọc to tất thứ văn Bằng cách đọc to, tai bạn nắm bắt sai sót mà mắt bạn bỏ lỡ Khơng đưa giả định Những ý kiến mà bạn trình bày phải giải thích đầy đủ dễ hiểu Con người đọc có văn Khơng thuyết giáo Văn viết phải hiểu để đưa định hay đưa lựa chọn Lưu giữ tất văn báo cáo quan trọng Kiểm tra nội dung, phát triển ý tưởng, tính súc tích Ln ln đặt vào vị trí người khác tự hỏi, "Tơi có muốn văn báo cáo khơng? Tại sao? Liệu có mang lại giá trị quan trọng không?" Rất nhiều người bận rộn để đọc cẩn thận văn Hãy chắn ý tưởng bạn rõ ràng dễ hiểu Thông thường, quy tắc hiệu để phát triển ý tưởng là: Khái niệm Ví dụ - Dữ liệu Phương pháp hướng người đọc đến kết luận mà bạn muốn điều nêu rõ khái niệm (giả thiết) Ví dụ liệu mà bạn đưa hỗ trợ cho kết luận Xác định tất điều khoản loại bỏ đại từ mơ hồ Hai sai sót dễ tạo nên vấn đề cho văn bạn sai sót khác Ngữ pháp, dấu câu, vần cần phải hoàn hảo Hãy sử dụng từ điển kiểm tra tả máy tính bạn Kế hoạch thời gian bạn phép bạn đọc lại sửa chữa Khi thành công bạn tuỳ thuộc vào chất lượng văn báo cáo, khơng thể để xảy sai sót ... họ tiếp nhận Những phương cách phi ngôn ngữ bao gồm: Giao tiếp mắt Những biểu gương mặt Hành động thể Sự im lặng Sự đụng chạm Những phương cách ngôn ngữ bao gồm: Tôi lắng nghe Sự tiết lộ Các. .. đồng ý bắt nguồn từ ý thức cố tình xoa dịu người khác nói nhằm tránh mâu thuẫn q trình giao tiếp Có vài phương thức hiệu sử dụng để trở thành người nghe động Những phương thức bao gồm biểu ngôn... cần ghi nhớ 07 điều khơng nên để có cách giao tiếp ngôn từ hiệu Điều 1: Tiếp nhận Quá trình diễn nguời để tâm đến người khác nói ghi nhận cho Nói chung, người tiếp nhận đáp lại lời nói người khác