Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Ý nghĩa của đề tài 4 8. Cấu trúc đề tài 5 B. NỘI DUNG 6 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 6 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng 6 1.1.1. Quan niệm, khái niệm về văn phòng 6 1.1.2. Khái niệm về công tác tham mưu, tổng hợp 6 1.2. Vị trí, vai trò công tác tham mưu tổng hợp 7 1.3. Những yêu cầu trong công tác tham mưu, tổng hợp 8 1.4. Các nguyên tắc chủ yếu trong công tác tham mưu tổng hợp 8 1.4.1. Đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước 8 1.4.2. Có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực 8 1.4.3. Đề cao trách nhiệm 9 1.4.4. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp 10 CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠICÔNG NGHỆ TRÍ VIỆT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY 11 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Đầu tư Thương mạiCông nghệ Trí Việt 11 2.1.1. Một số thông tin cơ bản về công ty 11 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Đầu tư thương mạiCông nghệ Trí Việt 11 2.1.3. Mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty 12 2.1.4. Bộ máy tổ chức Công ty TNHH ĐTTMCN Trí Việt 13 2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty 13 2.2. Một số nét sơ lược về phòng Hành chínhTổ chức Công ty TNHH ĐTTMCN Trí Việt 16 2.2.1. Về công tác sắp xếp, tổ chức nhân sự 16 2.2.2. Điều kiện làm việc của phòng Hành chínhTổ chức 17 2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chínhTổ chức tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mạiCông nghệ Trí Việt nhìn từ thực trạng 18 2.3.1. Thực trạng công tác Tham mưu của phòng Hành chínhTổ chức ở Công ty TNHH ĐTTMCN Trí Việt 19 2.3.1.1. Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định 19 2.3.1.2. Tham mưu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch 19 2.3.1.3. Tham mưu về tổ chức Văn thưLưu trữ trong công ty 20 2.3.1.4. Tham mưu về công tác tổ chức các cuộc hội họp 23 2.3.1.5. Tham mưu về công tác hậu cần 25 2.3.1.6. Tham mưu trong công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế 26 2.3.1.7. Tham mưu về công tác thi đua khen thưởng 27 2.3.2. Công tác Tổng hợp tại Công ty 27 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH ĐTTMCN TRÍ VIỆT 29 3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác tham mưu của phòng Hành chínhTổ Chức tại Công ty 29 3.1.1. Trong công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch 29 3.1.2. Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định 30 3.1.3. Về công tác tham mưu tổ chức các cuộc hội họp 31 3.1.4. Trong công tác tham mưu tổ chức Văn thưLưu trữ 32 3.1.5. Đánh giá công tác hậu cần 34 3.1.6. Tham mưu trong công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế 36 3.1.7. Đánh giá chung về công tác tổng hợp của phòng Hành chínhTổ chức tại Công ty 36 3.2. Một số khuyến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty 38 C. KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 D. PHỤ LỤC
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài nghiên cứu lần khơng nỗ lực cá nhân, mà hướng dẫn, giúp đỡ từ nhiều phía Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Mạnh Cường tận tâm dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tận tình em trình thực tập Nhà trường; thầy Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội; cán hướng dẫn Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại-Cơng nghệ Trí Việt chị Hồ Thị Minh Phương toàn thể đội ngũ cán bộ, nhân viên, người lao động Cơng ty Trí Việt tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo thực tập lần Với chủ đề nghiên cứu rộng cộng với trình độ hạn chế, nên chắn chủ đề nghiên cứu nhiều thiếu sót, khuyết điểm Vì vậy, em mong nhận thơng cảm, bảo, góp ý chân thành quý thầy cô đặc biệt từ giảng viên hướng dẫn Em xin chân thành cảm ơn! Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập LỜI CAM ĐOAN Tôi đăng ký đề tài làm báo cáo thực tập: Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại & Cơng nghệ Trí ViệtThực trạng giải pháp Tơi xin cam đoan: Đây đề tài nghiên cứu độc lập cá nhân, hướng dẫn cán Văn thư công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Cơng nghệ Trí Việt giảng viên Khoa Quản trị văn phòng; Mọi nguồn tư liệu tham khảo dùng báo cáo trích dẫn rõ ràng như: tên đề tài, thời gian, địa điểm công bố; Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nội dung thông tin liên quan đến nội dung nghiên cứu báo cáo Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2017 Sinh viên Lê Văn Cường Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa đề tài Cấu trúc đề tài B NỘI DUNG CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHỊNG .6 1.1 Những vấn đề chung văn phòng cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng 1.1.1 Quan niệm, khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm công tác tham mưu, tổng hợp .6 1.2 Vị trí, vai trò cơng tác tham mưu tổng hợp 1.3 Những yêu cầu công tác tham mưu, tổng hợp 1.4 Các nguyên tắc chủ yếu công tác tham mưu tổng hợp 1.4.1 Đảm bảo quy định hành pháp luật, chế độ, sách nhà nước 1.4.2 Có sở khoa học, khách quan, trung thực 1.4.3 Đề cao trách nhiệm 1.4.4 Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp 10 Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập CHƯƠNG II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI-CƠNG NGHỆ TRÍ VIỆT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY 11 2.1 Giới thiệu tổng quan công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Cơng nghệ Trí Việt 11 2.1.1 Một số thông tin công ty 11 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển công ty Đầu tư thương mạiCơng nghệ Trí Việt 11 2.1.3 Mục tiêu phát triển chiến lược Công ty 12 2.1.4 Bộ máy tổ chức Cơng ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt .13 2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban Cơng ty 13 2.2 Một số nét sơ lược phòng Hành chính-Tổ chức Cơng ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt .16 2.2.1 Về công tác xếp, tổ chức nhân .16 2.2.2 Điều kiện làm việc phòng Hành chính-Tổ chức 17 2.3 Cơng tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành chính-Tổ chức Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại-Cơng nghệ Trí Việt nhìn từ thực trạng .18 2.3.1 Thực trạng cơng tác Tham mưu phòng Hành chính-Tổ chức Cơng ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt 19 2.3.1.1 Tham mưu công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc định 19 2.3.1.2 Tham mưu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch .19 2.3.1.3 Tham mưu tổ chức Văn thư-Lưu trữ công ty 20 2.3.1.4 Tham mưu công tác tổ chức hội họp 23 2.3.1.5 Tham mưu công tác hậu cần 25 2.3.1.6 Tham mưu công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế .26 2.3.1.7 Tham mưu công tác thi đua khen thưởng 27 2.3.2 Công tác Tổng hợp Công ty 27 Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TẠI CƠNG TY TNHH ĐTTM-CN TRÍ VIỆT 29 3.1 Nhận xét, đánh giá cơng tác tham mưu phòng Hành chính-Tổ Chức Cơng ty 29 3.1.1 Trong công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch 29 3.1.2 Tham mưu công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ cho việc định 30 3.1.3 Về công tác tham mưu tổ chức hội họp 31 3.1.4 Trong công tác tham mưu tổ chức Văn thư-Lưu trữ 32 3.1.5 Đánh giá công tác hậu cần 34 3.1.6 Tham mưu công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế 36 3.1.7 Đánh giá chung cơng tác tổng hợp phòng Hành chính-Tổ chức Công ty 36 3.2 Một số khuyến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác tham mưu tổng hợp Công ty 38 C KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 D PHỤ LỤC Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ, cụm từ viết đầy đủ Từ, cụm từ viết tắt Công ty CT Trách nhiệm hữu hạn TNHH Hành chính-tổ chức HC-TC Tham mưu-tổng hợp TM-TH Đầu tư thương mại- ĐTTM-CN Công nghệ Tài chính-Kế tốn Sv: Lê Văn Cường TC-KT Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập A MỞ ĐẦU Người làm công tác Văn phòng thực nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp khơng đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý điều hành, mục tiêu, nhiệm vụ phát triển quan, tổ chức mà đòi hỏi người làm cơng tác Văn phòng phải có khả tổng hợp, việc vận dụng kỹ đào tạo kinh nghiệm mang lại Đặc biệt cơng tác văn phòng u cầu phải ln trung thực, thẳng thắn, nghiêm túc tham mưu giải công việc ủy quyền, cán làm cơng tác văn phòng u cầu phải người chịu khó, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng tham mưu xử lý cơng việc Vì vậy, người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn giúp việc “bảo làm nấy” mà đòi hỏi phải có tính ngun tắc cao phải người có tư biện chứng, khơng định kiến, hẹp hòi, khơng bảo thủ, khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ đúng, khơng sợ cấp trù dập, tham mưu “mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp giá có hại cho quốc kế dân sinh”(trích câu nói Bác Hồ) Tính cấp thiết đề tài Bước vào kỷ XXI, kinh tế giới tranh đầy biến động, đầy hội nhiều thách thức đặt Bên cạnh bước chuyển đáng kể từ thuận lợi sau nhập WTO, hợp tác phát triển chiều sâu khối nước ASEAN; kinh tế nước ta trải qua giai đoạn khó khăn ảnh hưởng khủng hoảng kinh tế toàn cầu bối cảnh trị giới bất ổn Kinh tế thị trường bất ổn cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý q trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải áp dụng hàng loạt cơng cụ khác mà cần định hướng chiến lược có tầm nhìn xa Và để đạt điều đó, tổ chức, doanh nghiệp cần phát huy mạnh mẽ vai trò văn phòng Dù có tồn mơ hình vị trí, vai trò chức Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập văn phòng khơng thay đổi Trong đó, cơng tác tham mưu, tổng hợp hai chức chức đặc biệt văn phòng, ảnh hưởng đến việc đề mục tiêu phát triển, việc định lãnh đạo quan lưu giữ tư liệu quan trọng hình thành q trình hoạt động Văn phòng ví cửa ngõ quan, tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác đối nội, đối ngoại cơng tác tham mưu, tổng hợp trợ thủ đắc lực, cánh tay phải nhà quản trị doanh nghiệp việc đưa định chiến lược, ảnh hưởng đến tồn vong doanh nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng đó, thời gian thực tập Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt–một doanh nghiệp kinh doanh lâu năm lĩnh vực xây lắp viễn thông với tốc độc quy mơ phát triển ngày mở rộng, em tìm hiểu hoạt động cơng ty nói chung cơng tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành chính-Tổng hợp cơng ty nói riêng Hiểu thực tế hoạt động văn phòng ảnh hưởng công tác tham mưu, tổng hợp đến định hướng hoạt động thực tiễn cơng ty Có thể nói cơng ty hoạt động hiệu ngày phát triển ngày hôm phần nhờ cán bộ, nhân viên làm tốt công tác văn phòng nói chung cơng tác tham mưu, tổng hợp nói riêng Vì lý trên, em chọn đề tài nghiên cứu cho báo cáo thực tập “Cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại & Cơng nghệ Trí Việt-Thực trạng giải pháp” Hy vọng báo cáo lần này, nguồn tư liệu tham khảo cho công tác làm việc lĩnh vực văn phòng Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều tài liệu, giáo trình nghiên cứu, văn quản lý nhà nước đề cập đến công tác tham mưu, tổng hợp giành cho quan tổ chức hành nhà nước, tổ chức trị, trị xã hội, đơn vị nghiệp Cụ thể như: - Quyết định số 86/QĐ-CTN ngày 26/5/1998 Chủ tịch nước chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Văn phòng Chủ tịch nước - Nghị định số 33/2008/NĐ-CP ngày 19/3/2008 Chính phủ quy định Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Chính phủ - Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 3/12/2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ - Giáo trình Quản trị văn phòng, GS.TS Nguyễn Thành Độ-trường Đại học kinh tế Quốc dân, xuất năm 2012 - Giáo trình Quản trị văn phòng, nhóm tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Nguyễn Văn Báu-Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, xuất năm 2015 - Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 01/2010, TS Văn Tất Thu, có viết Cơng tác tham mưu văn phòng Bộ, ngành Hầu hết, văn bản, cơng trình nghiên cứu đề cập đến công tác tham mưu tổng hợp cách hiểu khái quát, chưa sâu vào vấn đề Đây sở lý luận quan trọng để nghiên cứu, phát triển đề tài nghiên cứu sau Hiện chưa có đề tài nghiên cứu công tác tham mưu, tổng hợp Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại-Cơng nghệ Trí Việt Đây lý do, em đăng ký lựa chọn đề tài này; hy vọng nguồn tư liệu tham khảo cho cơng trình, đề tài nghiên cứu sau Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành chính-Tổ chức Cơng ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt - Đề xuất giải pháp chủ yếu để hoàn thiện nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành chính-Tổ chức phục vụ lãnh đạo, đạo Giám đốc thời kỳ hội nhập kinh tế, quốc tế Nhiệm vụ nghiên cứu - Đánh giá thực trạng tình hình cơng tác tham mưu tổng hợp văn phòng Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại-Cơng nghệ Trí Việt, từ năm 2012 đến tháng 5/2017 - Xây dựng giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ phục vụ lãnh đạo, đạo Giám đốc Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt - Phạm vi giới hạn nghiên cứu o Về không gian nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu phòng Hành chính-Tổ chức cơng ty Ngồi ra, tìm hiểu nghiên cứu thêm số cá nhân, đơn vị khác Giám đốc, Phó giám đốc, phòng Nghiệp vụ, phòng Đầu tư-Kinh doanh o Về thời gian nghiên cứu: Hoạt động Công ty giai đoạn từ năm 2012 đến tháng 5/2017 o Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu công tác tham mưu tổng hợp công tác văn phòng cơng ty Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là: - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ công ty - Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn văn phòng, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết cơng tác phòng Hành chính-Tổng hợp công ty - Trao đổi, vấn, điều tra khảo sát thực tế đánh giá hoạt động tham mưu, tổng hợp văn phòng cơng ty - So sánh, đối chiếu lý luận thực tiễn diễn Công ty Ý nghĩa đề tài a Ý nghĩa lý luận - Đề tài nghiên cứu góp phần bổ sung thêm nguồn sở lý luận vấn đề công tác tham mưu tổng hợp Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mạiCơng nghệ Trí Việt nói riêng phạm vi nước nói chung b Ý nghĩa thực tiễn - Phân tích, làm rõ thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp Cơng ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu cơng tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành chính-Tổng hợp Công ty Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập 14,5% nhận xét khá; có 1,9% nhận xét trung bình; khơng đánh giá kém.) Một số mặt tồn - Tại số họp công ty thành phần tham dự không đầy đủ Trong thời gian diễn họp có phận người tham gia khơng tập trung làm việc riêng, khơng nắm chủ trương, tinh thần họp Thậm chí số cán quản lý thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia họp công ty - Cơng tác đón tiếp khách cho hội họp, đặc biệt khách nước ngồi đơi chưa thật chu đáo - Các điều kiện phục vụ cho họp thiếu thốn Nguyên nhân - Khả tổ chức hội họp phòng HC-TC chưa cao, lúng túng khâu đạo lên kế hoạch cho họp Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thơng báo chậm, đơn vị khơng bố trí thời gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự - Trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên hạn chế nên tạo rào cản việc giao tiếp với khách nước - Việc giáo dục, tuyên truyền ý nghĩa, tầm quan trọng hội họp cho cán nhân viên cơng ty chưa thường xun Chính vậy, mà kết số họp hội nghị chưa thật hiệu 3.1.4 Trong công tác tham mưu tổ chức Văn thư-Lưu trữ Những kết đạt - Thời gian qua công tác Văn thư công ty đảm bảo tính xác, kịp thời hiệu quả, hướng dẫn đơn vị công ty thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, xử lý công văn đi, công văn đến, in ấn photo tài liệu phục vụ cho sinh hoạt công ty, in ấn phát hành biểu mẫu theo quy định quy trình ISO 9001:2000 - Cơng tác truyền thông, thông báo thể thức kỹ thuật trình bày văn cơng ty làm triển để, góp phần thống thể thức trình bày văn bản, đưa công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành vào nề Sv: Lê Văn Cường 31 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập nếp, phù hợp với quy định Nhà nước thống tồn cơng ty - Nội dung văn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót hình thức nội dung Thông tin đưa vào văn tương đối chuẩn mực xử lý cách khoa học - Mặc dù làm tốt cơng tác văn thư q trình thực không tránh khỏi yếu cần thay đổi - Công tác hồ sơ tài liệu công ty thực tương đối tốt theo tiêu chuẩn hệ thống tác lưu trữ quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Quy trình lưu trữ thực tuần tự, khoa học - Hồ sơ, tài liệu lưu theo file cứng file mềm làm trình tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng xác - Xây dựng quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư bước đưa công tác vào nề nếp - Tài liệu lưu trữ ln tình trạng tốt, khơng ẩm mốc hư hỏng Những mặt tồn - Việc chuyển giao văn đơi chậm, việc quản lý văn đi, đến chưa thật sát Cách tra cứu tài liệu chưa khoa học nên gây chậm trễ việc sử dụng tài liệu - Nhược điểm lớn công tác văn thư mẫu sổ văn đến sử dụng công ty chưa mang tính chất khoa học dẫn đến việc nắm bắt số lượng văn chưa chặt chẽ - Việc in ấn văn có nhiều tiến tình trạng văn trình bày xấu, có lỗi tả chưa thống lề, cỡ chữ, khổ giấy… Nội dung văn nhiều dài dòng khơng gãy gọn - Nhân viên văn thư lúng túng giải văn đến tiếng nước - Việc phân loại, lưu trữ tài liệu nhiều thiếu sót nên gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu - Tài liệu lưu trữ nghèo nàn khơng đáp ứng nhu cầu sử dụng Sv: Lê Văn Cường 32 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập - Việc tham khảo tài liệu phục vụ cho cơng việc phòng ban, đơn vị gặp nhiều khó khăn - Phòng HC-TC chưa tham mưu cho lãnh đạo công ty việc xây dựng kho Lưu trữ hồ sơ tài liệu Nguyên nhân - Việc thực quy chế quản lý ban hành văn chưa thật sát Thể thức kỹ thuật trình bày văn đơi chưa tạo thống tồn cơng ty - Trình độ ngoại ngữ nhân viên văn thư yếu kém, nên lúng túng giải văn đến tiếng nước ngồi - Cơng tác lưu trữ hồ sơ tài liệu công ty thực theo mơ hình phân tán, tức phòng ban chức tự quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp đơn vị Cơng ty chưa có kho lưu trữ thống nhất, khâu yếu cơng tác lưu trữ công ty 3.1.5 Đánh giá công tác hậu cần Những kết đạt - Phòng Hành chính-Tổ chức phối hợp với phòng ban khác công ty đảm bảo chuyến công tác lãnh đạo công ty chu đáo an tồn, thực tốt cơng tác quản lý cơng ty - Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp tiếp khách - Tổ chức hội nghị, họp công ty diễn thành công tốt đẹp - Các điều kiện vật chất cần thiết vật tư, phương tiện làm việc phát sinh cung cấp đủ số lượng chất lượng - Do kế hoạch cung cấp vật tư, phương tiện lên kế hoạch cụ thể nên tránh tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí Theo kết khảo sát điều tra, có 55% số người vấn khẳng định công tác thực “rất hiệu quả”; 30% cho “hiệu quả”, 10% cho “tương đối hiệu quả”; số đánh giá công tác “chưa hiệu quả” 0,5% Sv: Lê Văn Cường 33 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập Hạn chế tồn -Việc cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm chậm trình xét duyệt trình làm việc phòng ban thường bị thiếu đồ dùng văn phòng cần thiết -Việc cung cấp giấy photo, giấy in khơng xác, cuối tháng phòng ban thường bị thiếu giấy in giấy photo -Việc sửa chữa trang thiết bị văn phòng máy in, máy photo chậm gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên -Một số cá nhân chưa có ý thức việc bảo vệ tài sản chung cơng ty, tình trạng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm vào mục đích cá nhân Hoặc qn khơng tắt thiết bị điện Nguyên nhân - Hàng tháng phòng ban gửi dự trù văn phòng phẩm xuống văn phòng cơng ty, song có khoảng thời gian công việc nhiều dẫn đến việc thời gian xét duyệt dự trù kéo dài, gây tình trạng thiếu dụng cụ, đồ dùng văn phòng phẩm phòng ban Đây yếu tố gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng việc phòng ban phận - Do nhân viên phòng HC-TC giao nhiệm vụ, khơng tính tốn kỹ nhu cầu văn phòng phẩm nhu cầu in tài liệu hàng tháng phòng ban mà tổng kết rút kinh nghiệm tháng sau cho phù hợp - Ý thức tiết kiệm nhân viên văn phòng chưa cao, cơng tác theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm chưa sát sao, chưa có biện pháp xử lý nghiêm khắc Sv: Lê Văn Cường 34 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập 3.1.6 Tham mưu công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế Những kết đạt - Công tác tạp vụ: Đảm bảo công tác vệ sinh tầng sẽ, chậu hoa cảnh xanh tốt Nhân viên cần mẫn, chu đáo, cung cấp nước đầy đủ đảm bảo cốc chén sẽ, văn phòng thống mát - Cơng tác bảo vệ: Đảm bảo an ninh tòa nhà 24/24 Chưa xảy mát, hư hỏng tài sản Không có tượng ồn hay trật tự nơi làm việc Những mặt tồn - Cơng tác tạp vụ: + Vẫn tình trạng nhân viên tạp vụ làm việc mang tính nghĩa vụ, khơng với quy định công ty, nhiều nghỉ phép khơng có lý + Nhân viên tạp vụ sử dụng phương tiện hỗ trợ lãng phí bừa bãi dẫn đến chi phí phục vụ cao - Công tác bảo vệ: + Nhân viên bảo vệ nhiều tượng muộn sớm không bàn giao cách nghiêm túc, nhiều ngày ký nhận vào sổ giao ca lần + Vẫn tượng người vào cơng ty cách tùy tiện, nhân viên bảo vệ nhiều chểnh mảng khơng để ý vào cơng việc Nguyên nhân - Do công ty chưa quan tâm đến sách tiền lương nhân viên tạp vụ khơng trọng, lương thấp, khơng có sách khen thưởng đãi ngộ - Do ý thức người lao động chưa cao Phòng HC-TC cơng ty chưa tham mưu sâu quy định chế tài xử phạt, khen thưởng cho trường hợp 3.1.7 Đánh giá chung cơng tác tổng hợp phòng Hành chính-Tổ chức Cơng ty Ưu điểm đạt Sv: Lê Văn Cường 35 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập Phòng Hành chính-Tổ chức cơng ty tiến hành tổng hợp xác, kịp thời báo cáo, kế hoạch, tình hình hoạt động cơng ty, thơng tin đối tác, thị trường đảm bảo cung cấp kịp thời tình hình kế hoạch, thực tiễn hoạt động cho ban giám đốc, từ giúp ban giám đốc có nhìn tổng thể Xây dựng quy chế làm việc thống từ phòng ban đến đơn vị, giúp công ty vào nề nếp tạo văn hóa riêng Các thơng tin cung cấp xử lý nhanh nhạy, đầy đủ, xác kịp thời giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình có định sáng suốt Đánh giá chung cơng tác này, có 80% ý kiến hỏi cho “đã hoàn thành tốt”, 15% cho “hồn thành tốt hạn chế”, có 5% cho “chưa hồn thành tốt” Những mặt tồn Với số nghiệp vụ thống kê, tổng hợp gấp văn phòng chậm chưa làm chủ hệ thống mà cần qua đầu mối phòng ban chuyên sâu Chưa theo dõi sát xao thực nề nếp, dẫn đến nhiều trường hợp vi phạm quy chế Các thông tin tổng hợp đơi chưa rõ ràng, mạch lạc tính tin cậy chưa cao, nhiên nguồn tin quan trọng, việc tổng hợp mang tính đối phó Nguyên nhân Do hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực nên tránh khỏi việc Giám đốc công ty chưa thường xuyên theo dõi đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc chế độ thơng tin Trình độ tin học ngoại ngữ số nhân viên hạn chế, phòng HC-TC nhiều phải giải nhiều công việc đội ngũ cán có trình độ chun mơn thật chưa cao Việc số văn sai thể thức, nội dung khơng rõ ràng, u cầu gửi tài liệu khơng có biểu mẫu cụ thể gây khó khăn q trình triển khai thực hiện, nhầm lẫn trình tổng hợp thơng tin Các đơn vị phòng ban hiểu khơng dẫn đến việc thực sai, làm chậm tiến độ thực Sv: Lê Văn Cường 36 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập công việc 3.2 Một số khuyến nghị, giải pháp nhằm hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác tham mưu tổng hợp Công ty Trong suốt q trình hoạt động mình, phòng Hành chính-Tổ chức cơng ty phát huy vai trò tham mưu, tổng hợp cách đáng khen ngợi, trở thành cánh tay đắc lực cho nhà lãnh đạo đóng góp vào tăng trưởng lên cơng ty Tuy nhiên q trình thực vai trò, chức cơng tác tham mưu, tổng hợp phòng HC-TC bộc lộ nhiều hạn chế Những hạn chế tồn nêu nhiều nguyên nhân, chủ yếu là: cán bộ, nhân viên làm công tác tham mưu, tổng hợp chưa nhận thức đầy đủ, vị trí, chức văn phòng để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ Từ hạn chế nguyên nhân nói trên, sau thời gian thực tập Công ty, xin mạnh dạn đưa số khuyến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu chất lượng công tác tham mưu tổng hợp công ty Cụ thể sau: - Cần nắm đầu mối chuyên sâu lĩnh vực để tổng hợp nguồn thơng tin có giá trị cách tổng thể, góp phần vào việc tư vấn cho ban giám đốc lĩnh vực hoạt động công ty - Cần phân cơng cơng việc cho nhân viên văn phòng cụ thể, rõ ràng để cá nhân chủ động có trách nhiệm với cơng việc giao - Phòng HC-TC cần tham mưu cho lãnh đạo cơng ty việc xây dựng quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ để cán nghiêm túc thực việc hoàn thiện thể thức văn bản, đảm bảo nguồn tin đầu vào cẩn thận trình tổng hợp - Công tác tham mưu việc xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cơng ty cần chủ động việc điều tiết phối hợp đơn vị đưa phương pháp làm như: o Cần có phối kết hợp thực nghiêm túc chặt chẽ văn phòng phòng ban, đơn vị cơng ty Sv: Lê Văn Cường 37 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập o Các đơn vị, phận cần chủ động đề xuất cho công ty việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, việc cần chế khen thưởng từ phía ban lãnh đạo để phát huy tinh thần làm việc đơn vị o Trước lập kế hoạch làm việc cần tính tốn kỹ lưỡng tài quỹ thời gian để thực tốt kế hoạch Xây dựng nhiều chương trình dự phòng để tránh rủi ro, bị động Ngoài cần tuân thủ nguyên tắc sau: Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không hoạt động bị trùng lặp, thống theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch cấp với cấp Nguyên tắc ưu tiên: ưu tiên thể chỗ cán văn phòng phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên giải trước Nguyên tắc dự phòng: nguyên tắc đòi hỏi cán văn phòng phải ý tới yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch tổng hợp - Phòng HC-TC cần tham mưu cho Giám đốc tổ chức, tạo điều kiện để, cán tổng hợp nhân viên văn thư tham gia khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng nói chung tham mưu, tổng hợp nói riêng Điều giúp văn thư nâng cao tay nghề, tích lũy thêm kinh nghiệm, đem lại hiệu làm việc tốt - Tham mưu cho lãnh đạo cơng ty việc xây dựng hồn thiện tiêu chuẩn ISO 9001:2008, công tác văn phòng nói riêng cho tồn cơng ty nói chung - Tham mưu cho lãnh đạo việc cần thiết xây dựng kho Lưu trữ tài liệu công ty - Công ty cần ban hành quy định mang tính chất bắt buộc phòng ban phận việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lưu trữ chung theo quy định công ty Nhân viên phụ trách làm công tác lưu trữ cần thực nghiêm quy chế việc bảo quản tài liệu kho lưu trữ - Để thực tốt công tác này, văn phòng đưa định hướng, Sv: Lê Văn Cường 38 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập chương trình hành động rõ ràng trình tham mưu cho ban giám đốc, cụ thể: - Xây dựng mức khung kinh phí rõ ràng cụ thể cho họp, hội nghị để tiết kiệm, tránh lãng phí - Nâng cao trình độ ngoại ngữ nhân viên văn phòng để giao tiếp tốt với khách nước ngồi - Xây dựng kế hoạch cơng tác mức kinh phí khung cho chuyến cơng tác lãnh đạo, giao chuyên trách cho đầu mối để công tác chu đáo, tránh thiếu xót tối thiểu - Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị, có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên công ty - Công ty cần có đợt đào tạo khả giao tiếp, giữ gìn hình ảnh đơn vị với đối tác, khách hàng để tạo ấn tượng tốt với khách hàng hình ảnh tổng thể cơng ty - Phòng HC-TC cần tham mưu cho lãnh đạo Công ty chế lương, chế khen thưởng với cá nhân cần mẫn để cá nhân có thêm động lực gắn bó cơng hiến cho cơng ty - Lãnh đạo cơng ty cần có định hướng, chế để nhân viên văn phòng thường xuyên đào tạo thêm nghiệp vụ văn phòng tham mưu, tổng hợp nói riêng - Có chế thu hút người tài công tác tham mưu, tổng hợp quản trị văn phòng - Xây dựng mơi trường văn hóa cơng sở lành mạnh, vui vẻ, hài hòa người hăng say làm việc hăng hái đóng góp ý kiến hay từ lãnh đạo lấy làm sở định quan sát thực tế C KẾT LUẬN Trải qua gần hai tháng thực tập phòng Hành chính-Tổ chức cơng ty, em trực tiếp làm việc, khảo sát hoạt động cơng ty, chủ đề nghiên cứu, với quan tâm giúp đỡ nhiệt tình nhân viên Sv: Lê Văn Cường 39 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập cơng ty Qua em nhận thức đầy đủ tầm quan công việc Đồng thời em hiểu biết rộng cơng tác văn phòng, có cơng tác tham mưu, tổng hợp công ty Tiếp thu kinh nghiệm cần phải có người làm cơng tác văn phòng để phục vụ cho tương lai sau có phương pháp làm việc tốt hiệu Đồng thời, giúp em hoàn thiện cáo thực tập lần Báo cáo thực tập tập trung phân tích, đánh giá kết cơng tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành chính-Tổ chức cơng ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt, rõ thành tựu, kết chủ yếu đạt được, yếu kém, bất cập nguyên nhân hạn chế yếu công tác tham mưu, tổng hợp đơn vị này; thực việc điều tra khảo sát thực tế thu thập thông tin từ cán công nhân viên cơng ty Ngồi ra, kết hợp với kiến thức học nguồn tài liệu tham khảo Qua trình thực tập, điều tra, khảo sát thu thập thông tin; báo cáo xin đưa số khiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác tham mưu hoạt động văn phòng tổ chức hội nghị, văn thư, lưu trữ …sát hợp với điều kiện thực tế nhằm tiếp tục đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác tham mưu, tổng hợp phòng Hành chính-Tổ chức cơng ty nói riêng cơng tác văn phòng nói chung Vì vậy, em chọn chủ đề nghiên cứu để viết báo cáo thực tập lần là: “Cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại & Cơng nghệ Trí Việt-Thực trạng giải pháp” Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán nhân viên Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt giúp đỡ, hướng dẫn em suốt q trình thực tập cơng ty Em xin cảm ơn Ban giám hiệu Nhà trường, thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện, hướng dẫn em hoàn thành tốt đợt thực tập hoàn chỉnh Báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Lâm Thu Hằng, Side giảng Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Mạnh Cường, Side giảng Quản trị văn phòng, Trường Đại Sv: Lê Văn Cường 40 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Minh Tuấn (2011), Quản trị văn phòng, Trường Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb.Khoa học kỹ thuật Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, Nxb.Lao động-xã hội Văn Tất Thu (2010), Cơng tác tham mưu văn phòng Bộ ngành, Tạp chí Tổ chức nhà nước Cơng ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt, Tài liệu cơng tác Hành chínhTổ chức Sv: Lê Văn Cường 41 Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập D PHỤ LỤC Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 Báo cáo Thực tập Sơ đồ máy tổ chức Công ty TNHH Đầu tư thương mại Cơng nghệ Trí Việt logo Cơng ty GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG KỸ THUẬT Sv: Lê Văn Cường PHỊNG ĐẦU TƯKINH DOANH PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC Lớp: ĐHLT QTVP K15A PHỊNG TÀI CHÍNHKẾ TỐN PHỊNG NGHIỆP VỤ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sv: Lê Văn Cường Báo cáo Thực tập Lớp: ĐHLT QTVP K15A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo Thực tập Phụ lục 02 Số lượng trang thiết bị phương tiện Phòng Hành chính-Tổ chức STT Tên thiết bị Số lượng ĐVT Máy vi tính Bộ Máy in Chiếc Máy photo Cái Máy fax Cái Tủ hồ sơ Cái Giá đựng tài liệu Cái Bàn làm việc Cái Ghế 10 Cái Máy điều hòa Chiếc 10 Điện thoại bàn Máy 11 Quạt Chiếc 12 Bình nóng lạnh Chiếc (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành –Tổ chức) Sv: Lê Văn Cường Lớp: ĐHLT QTVP K15A ... VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI-CÔNG NGHỆ TRÍ VIỆT VÀ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY 11 2.1 Giới thiệu tổng quan công ty TNHH Đầu tư Thương mại- Cơng nghệ Trí. .. báo cáo thực tập “Cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại & Cơng nghệ Trí Việt- Thực trạng giải pháp Hy vọng báo cáo lần này, nguồn tư liệu tham khảo cho công tác làm... đề công tác tham mưu tổng hợp Công ty TNHH Đầu tư Thương mạiCông nghệ Trí Việt nói riêng phạm vi nước nói chung b Ý nghĩa thực tiễn - Phân tích, làm rõ thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp