Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN KÝ HIỆU VIẾT TẮT A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sự nghiên cứu. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu. 3 6. Đóng góp của đề tài. 3 7. Cấu trúc của bài nghiên cứu. 3 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 5 1.1. Về công tác văn thư nói chung. 5 1.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư: 5 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. 5 1.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư. 5 1.1.4. Hình thức tổ chức Văn thư. 7 1.2. Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 7 1.2.1. Khái niệm của văn bản: 7 1.2.2. Những yên cầu về nội dung: 8 1.2.3. Những yêu cầu về thể thức: 9 1.2.4. Yêu cầu về văn phong hành chính công vụ: 11 1.2.5. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản: 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN 13 2.1. KHÁI QUÁT VỀ XÃ YÊN KHÊ – CONG CUÔNG – NGHỆ AN 13 2.1.1. Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý. 13 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng UBND xã Yên Khê 13 2.1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của UBND xã Yên Khê 13 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê 13 2.1.2.3. Công tác văn phòng tại UBND xã 14 2.2. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Yên Khê 15 2.2.1. Hoạt động soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật. 15 2.2.2. Hoạt động soạn thỏa ban hành văn bản hành chính thông thường 15 2.3. Những ưu điểm, nhược điểm (hạn chế)và nguyên nhân của công tác soạn thảo ban hành văn bản tại UBND xã Yên Khê 21 2.3.1. Ưu điểm. 21 2.3.2. Hạn chế 21 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế 23 Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ 24 3.1. Các giải pháp 24 3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 24 3.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản: 25 3.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư: 25 3.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: 26 C. KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Vi Thị Ngà BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 1508A KHĨA HỌC (2015 - 2017) CHUN ĐỀ: CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ Tên quan: UBND XÃ YÊN KHÊ Địa chỉ: Yên Khê, Con Cuông, Nghệ An Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Vy Thị Hiếu Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới Thầy cô khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền dạy kiến thức cho chúng em suốt thời gian học tập trường để em hồn thành tốt chuyến thực tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới tồn thể cán Ủy ban nhân dân xã Yên Khê tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt chuyến thực tập vừa qua Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới anh, chị cán Văn phòng, người trực tiếp hướng dẫn em trình thực tập Ủy ban nhân dân xã Yên Khê Và báo cáo khơng hồn thành khơng có giúp đỡ Thầy Nguyễn Mạnh Cường – Giáo viên hướng dẫn, thầy tâm huyết truyền dạy kiến thức cho sinh viên cho em thời gian vừa qua Với thời gian thực tế 08 tuần (bắt đầu từ ngày 12/06/2017 đến ngày 11/08/2017) Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị trường học vào công tác thực tiễn quan Trong suốt thời gian thực tập, em có hội thực hành nghiệp vụ Văn thư, văn phòng Qua đó, em rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ Một lần cho em gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn Thạc sĩ Nguyễn Mạnh Cường giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tận tình hướng dẫn em thời gian thực tập Cảm ơn cán hướng dẫn Văn phòng UBND xã Yên Khê tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Do hạn chế định vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp từ Thầy giáo để báo cáo hồn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Yên Khê, ngày 11 tháng năm 2017 SINH VIÊN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN KÝ HIỆU VIẾT TẮT A LỜI MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc nghiên cứu B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Về cơng tác văn thư nói chung 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư: .5 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác Văn thư 1.1.3 Những yêu cầu công tác Văn thư 1.1.4 Hình thức tổ chức Văn thư 1.2 Về công tác soạn thảo ban hành văn 1.2.1 Khái niệm văn bản: 1.2.2 Những yên cầu nội dung: .8 1.2.3 Những yêu cầu thể thức: .9 1.2.4 Yêu cầu văn phong hành - công vụ: 11 1.2.5 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn bản: 11 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN 13 2.1 KHÁI QUÁT VỀ XÃ YÊN KHÊ – CONG CUÔNG – NGHỆ AN 13 2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý 13 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND Văn phòng UBND xã Yên Khê .13 2.1.2.1 Chức nhiệm vụ UBND xã Yên Khê .13 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND xã Yên Khê 13 2.1.2.3 Cơng tác văn phòng UBND xã 14 2.2 Tình hình soạn thảo văn UBND xã Yên Khê 15 2.2.1 Hoạt động soạn thảo văn Quy phạm pháp luật 15 2.2.2 Hoạt động soạn thỏa ban hành văn hành thơng thường 15 2.3 Những ưu điểm, nhược điểm (hạn chế)và nguyên nhân công tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Yên Khê 21 2.3.1 Ưu điểm .21 2.3.2 Hạn chế .21 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 23 Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ .24 3.1 Các giải pháp 24 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn 24 3.3 Đảm bảo nội dung văn bản: 25 3.4 Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác Văn thư: .25 3.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: .26 C KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31 KÝ HIỆU VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND:Ủy ban nhân dân A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, thi hành gắn liền với công tác văn thư – Lưu trữ nói chung Do cơng tác Văn thư hoạt động quản lý hành quan trọng Có thể thấy cơng tác văn thư nói chung công tác soạn thảo ban hành quản lý văn quann vấn đề quan trọng cần quan tâm mực văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý điều hành nhà nước địa phương Do vậy, việc soạn thảo ban hành văn khơng thể thiếu quan, góp phần đảm bảo làm cho hoạt động quan thuận lợi có hệ thống, đồng từ xuống dưới, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Chính việc quan tâm mức đến công tác soạn thảo ban hành văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước Trên thực tế công tác soạn thảo ban hành văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nhước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Nhưng bên cạnh đó, số văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khuyết điểm gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ tới mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Qua thời gian thực tập UBND xã Yên Khê huyện Con Cuông tỉnh Nghệ An thấy hoạt động soạn thảo ban hành văn môt vấn đề quan tâm Văn phòng UBND xã có vai trò quan trọng công tác lãnh đạo, điều hành lý nhà nước địa phương Mặc dù có nhiều cơng trình viết cơng tác Văn thư – Lưu trữ nhiều tác giả Nhưng viết công tác soạn thảo ban hành văn Do tơi chọn đề tài: Công tác Soạn thảo ban hành văn UBND xã yên Khê cho báo cáo thực tập tốt nghiệp nhằm thấy tầm quan trọng việc soạn thảo ban hành văn công tác văn thư quan, tổ chức vai trò cơng tác soạn thảo ban hành văn trọng hoạt động quản lý nhà quản trị hoạt động quan Lịch nghiên cứu Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư, lưu trữ liệt kê số cơng trình sau: - GV Vũ Thị Phong Lê: Bài giảng Nghiệp vụ Văn thư Đã đề cập đến vấn đề sau: + vấn đề chung cơng tác văn thư trình bày nội dung kiến thức sau: Khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư; vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư; yêu cầu cán văn thư quan; tổ chức quản lí cơng tác văn thư; Các hình thức tổ chức cơng tác văn thư + Tổ chức quản lý giải văn đi: có nội dung trình bày khái niệm ngun tắc; quy trình tổ chức, quản lí giải văn + Tổ chức quản lý giải văn đến: có kết cấu nội dung gồm phần Phần trình bày khái niệm nguyên tắc văn thư Phần trình bày quy trình tổ chức, quản lí giải văn đến + Tổ chức quản lý giải văn nội văn mật: trình bày kiến thức tổ chức giải văn nội bộ, tổ chức giải văn mật; - PGS Vương Đình Quyền: Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2011; - Nguyễn Thị Phương, sinh viên trường cao đẳng sư phạm trung ương: Báo cáo thực tập cơng tác văn phòng HĐND-UBND UBND huyện Anh Sơn, Tỉnh Nghệ An Tuy nhiên chưa có cơng trình nghiên cứu cụ thể cơng tác soạn thảo bàn hành văn UBND xã Yên Khê - huyện Con Cuông, Nghệ An Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, công tác soạn thảo ban hành văn bàn UBND xã Yên Khê - Nhận xét ưu điểm (những làm được) hạn chế (những chưa làm được) cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Yên Khê - Từ đề xuất kiến nghị nhằm góp phần làm cho cơng tác văn thư nói chung công tác soạn thảo ban hành văn nói riêng UBND xã Yên Khê ngày tiến Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu lý luận chung công tác Văn Thư, soạn thảo ban hành quản lý văn quan Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian có hạn em xin nghiên cứu cơng tác soạn thảo ban hành ban Ủy ban nhân dân xã Yên Khê với số liệu từ năm 2013 đến Phương pháp nghiên cứu Dựa việc thu thập tài liệu thực tế, thống kê số liệu, quan sát, kết hợp với kiến thức thầy cô truyền dậy kinh nghiệm thân Đề tài nghiên cứu kết hợp lý luận thực tế để nội dung nghiên cứu rõ ràng khoa học Đóng góp đề tài Qua nghiên cứu mong muốn cơng tác văn thư nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Yên Khê quan tâm trọng nữa, đầu tư trang thiết bị phần mềm ứng dụng tiên tiến, đại Sau kết nghiên cứu, hi vọng đề tài người quan tâm trở thành tài liệu tham khảo có ý nghĩa thiết thực sống Cấu trúc nghiên cứu Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục đề tài gồm có chương: Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Về công tác văn thư nói chung Khái niệm cơng tác Văn thư: Cơng tác Văn thư tồn cơng việc xây dựng ban hành văn ( sọan thảo ban hành văn bản) quan việc xây dựng, quản lý, giải văn quan Vị trí, ý nghĩa cơng tác Văn thư - Vị trí: Vănthư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý hiệu hoạt động quan, cơng tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan - Ý nghĩa: Công tác Văn thư giúp cho việc giải quýêt cơng việc quan nhanh chóng xác, có xuất chất lượng, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý cơng việc quan đựơc xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích hoạt động quan Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn bí mật quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho cơng đổi Làm tốt cơng tác này, Góp phần tiết kiệm cơng sức, nguyên, vật liệu chế tác trang thiết bị dùng q trình ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin khứ 1.1.3 Những yêu cầu công tác Văn thư Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc quan nhanh chóng, cho ban hành theo quy định nhà nước, tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể Văn phòng Văn phòng phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND thương trực HĐND nên văn soạn thảo chủ yếu văn hành Các văn hành mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo bao gồm văn sau: Quyết định, Báo cáo, Thơng báo, tờ trình, cơng văn, chương trình kế hoạch, phương án, biên bản, giấy ủy quyền, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển… Tùy thuộc vào nhiệm vụ cụ thể mà cán Văn phòng soạn thảo văn chịu trách nhiệm q trình soạn thảo văn hành phục vụ cho giải vấn đề liên quan, định hành Qua q trình thực nhiệm vụ cơng tác năm từ 2011 đến 2016, văn phòng UBND xã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 465 Quyết định, 127 Thông báo, 105 báo cáo, 246 cơng văn… Cơng tác soạn thảo trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành Trình tự soạn thảo ban hành văn ban hành Văn phòng UBND xã n Khê đảm bảo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Qua Văn phòng cụ thể hóa quy định vào hoạt động Quá trình soạn thảo ban hành văn hành Văn phòng UBND xã Yên Khê bao gồm bước sau: Bước Chuẩn bị soạn thảo Khi cán Văn phòng phân công saonj thảo văn bản, phải phải xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng áp dụng văn cần soạn thảo Xác định tên loại văn bản, thu thập xử lý thông tin có liên quan tới nội 16 dung văn Bước Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật UBND xã thực theo luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 sửa đổi, bổ sung Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2004 Việc soạn thảo văn hành khác đảm bảo thực theo quy định soạn thảo văn Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nếu cần thiết người soạn thảo đề xuất với lãnh đạo quan, việc tham khảo ý kiến phận, cá nhân có liên quan phối hợp với cán chun mơn khác để soạn thảo Bước Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo Chủ tịch phó chủ tịch UBND (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ dung thảo duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Bước Đánh máy nhân văn Đánh máy nguyên thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày văn theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bay văn hành Văn nhân số lượng quy định mục Nơi nhân văn người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định lãnh đạo UBND xã Trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn để kịp thời điều chỉnh Bước Kiểm tra văn trước ký ban hành Cán Văn phòng phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo, chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước Ký thức văn 17 Đối với văn quan trọng thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: Chủ tịch UBND xã thay mặt UBND ký văn UBND Các phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND ký thay chủ tịch những văn theo uy quyền Chủ tịch văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Đối với văn ma ftheo quy định pháp luật thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND Chủ tịch UBND ký văn thc khối nội chính, Chủ tịch UBND ủy quyền cho phó Chủ tịch ký thay văn thuộc lĩnh vực kinh tế văn hóa xã hội Bước Phát hành văn Văn sau ký thức chuyển giao cho cán văn thư để thực công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào sổ công văn đi: Mẫu sổ đăng ký “Công văn đi” UBND xã trình bày: Mẫu bìa sổ: Sổ in sẵn, kích thước 210mm x 297mm Phần đăng ký văn ỦY bảnBAN đi:NHÂN Phần DÂN đăngXÃ kýYÊN vănKHÊ trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại vàSỔtrích NơiĐI ĐĂNGNgười KÝ VĂN BẢN hiệu tháng văn văn văn bản Từ ngày … đến ngày .… (1) (2) Từ số … đến số … yếu nội dung ký…… nhận văn Năm: (3) (4) (5) Đơn vị, người nhận lưu (6) Số lượng (7) Ghi (8) Quyển số: …… - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc 18 - Lưu văn phát hành: văn lưu hai : gốc lưu văn thư, lưu hồ sơ Văn phòng UBND xã Yên Khê soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn Văn phòng UBND xã dựa nguyên tắc sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn phải chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng nhân dân (phạm vi đối tượng hành vi cần điều chỉnh; mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…).Ngoài ra, văn phải ban hành pháp lý, thẩm quyền, nội dung văn phải phù hợp với quy định pháp luật phải ban hành thể thức kỹ thuật trình bày Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng văn hành phải rõ ràng, xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác Diễn đạt ý tứ phải theo trình tự hợp lý, ý trước sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý lạc đề Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn hành phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn hành phải phù hợp với trình độ, khả người thực thi, phải phù hợp với thực tế sống, định đưa trở thành thực Trong cơng tác soạn thảo Văn phòng theo dõi ngành cán chuyên môn thuộc UBND việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo 19 dục, An ninh – Quốc phòng dự án khác) tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án Qua thấy vai trò Văn phòng UBND xã vô quan trọng đặc biệt văn soạn thảo trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo quy định pháp luật sở quan trọng cho định UBND xã đảm bảo Thế vấn đề đặt cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng văn soạn thảo Thời gian từ năm 2011 đến năm 2016 Văn phòng soạn thảo được465 Quyết định, khơng phải tất Quyết định giải cụ thể cơng việc khác nhau, mà tồn nội dung như: sửa đổi định cũ UBND ban hành, đặt yêu cầu quan trọng công tác soạn thảo văn cần phải xác định nội dung cần soạn thảo đảm bảo đắn, xác, khơng trái pháp luật, tn theo quy trình soạn thảo; thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định Như đảm bảo số lượng chất lượng văn soạn thảo trước ban hành để giải công việc cụ thể UBND xã 2.3 Những ưu điểm, nhược điểm (hạn chế) nguyên nhân công tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Yên Khê 2.3.1 Ưu điểm Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã nêu phần thấy kết đáng ý hoạt động ban hành, định UBND xã Yên Khê đạt thành tựu công tác soạn thảo quản lý văn bước tiến mới, hướng trình quản lý, điều hành UBND việc thực nhiệm vụ Qua nâng cao hiệu giải công việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn cách chặt chẽ, thống yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Trong thời gian qua Văn phòng UBND xã làm tốt nhiệm vụ này, văn giấy tờ xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND xã 20 2.3.2 Hạn chế Về xác định thẩm quyền ban hành văn nội dung lẫn hình thức văn chưa thống Trong q trình soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành cơng văn lại ban hành tờ trình, thị lại ban hành thông báo… Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế Như vậy, hạn chế nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm đạo cán văn phòng phận chun mơn, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: Văn soạn thảo nhìn chung tuân thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, yêu cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hoàn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Các chủ thể giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn quan cán Tư pháp chưa tiến hành thường xun Vì vậy, có kiến nghị sửa đổi, bổ sung sai sót, bất cập văn ban hành, hệ làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn phòng chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư 01/2011/TT21 BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóacác văn quản lý Về văn phong, ngơn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn UBND Văn phòng UBND soạn thảo, việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ ban ngành việc soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ ngành quản lý Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn khơng rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế Trang Thiết bị kỹ thuật phục vụ trình soạn thảo văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu Lề lối làm việc quan nhà nước thể tính quản lý lõng lẻo sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy củ Việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi Việc quản lý văn chưa chặt chẽ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp với thực tế giai đoạn ứng dụng rõ ràng phương tiện kỹ thuật đại vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Số lượng biên chế Văn phòng UBND ít, bên cạnh cơng việc phận Văn phòng nhiều mà lại thiếu người dẫn đến tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao - Sự nhận thức chưa đầy đủ công tác soạn thảo ban hành văn lực, trình độ cán công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm 22 định, kiểm tra xử lý văn nhiều hạn chế; việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa đạt hiệu cao, chưa trọng Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ 3.1 Các giải pháp - Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND xã chủ yếu tham mưu soạn thảo văn hành thơng thường giải cơng việc địa phương Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái qt quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại cơng văn, thơng báo, báo cáo, … Văn phòng soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn văn đặc biệt như: giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng 23 liên quan 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND xã cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, biên bản, giấy giới thiệu, giấy mời… phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn điều tiết, phân công công việc cách phù hợp, công cá nhân với Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành 3.3 Đảm bảo nội dung văn bản: Đối với tất loại văn nội dung thành phần chủ yếu quan trọng định tính chất tồn văn Do vây, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Đơn vị soạn thảo hay người soạn thảo phải tư khoa học để văn có tính thống cấu trúc thiết lập bố cục chặt chẽ Trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa 3.4 Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp 24 luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác Văn thư: Công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật: Nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu công cụ truyền đạt thông tin quản lý UBND xã nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật khơng thống tuân theo quy định cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường kiểm tra công tác văn thư: Nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan 3.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: UBND xã Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên mơn, nghiệp vụ cơng tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo ban hành văn quan Có chế độ khuyến khích đội ngũ cán cơng chức, có sách hỗ trợ thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo ban hành quản lý văn Với cán công chức làm công tác soạn thảo, ban hành văn cần phải 25 cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Không ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế sai sót cơng tác Để đảm bảo tốt giải pháp nêu trên, đòi hỏi UBND xã phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo ban hành quản lý văn Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật tiên tiến đại nhằm phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, nhân bản, quản lý lưu trữ văn bản… nhằm đáp ứng u cầu cơng đổi đại hóa hành bắt kịp với yêu cầu thực tiễn xã hội 26 C KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn UBND xã Yên Khê ban hành có đóng góp khơng nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương Tuy nhiên việc soạn thảo quản lý văn UBND xã bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Trong báo cáo tập trung chủ yếu vào hoạt động soạn thảo ban hành văn nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động Văn phòng Qua đánh giá công tác soạn thảo, ban hành văn UBND, Báo cáo đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc soạn thảo, ban hành văn hành thơng thường mà Văn phòng thường xuyên ban hành Bất kỳ giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, Văn phòng nói riêng UBND xã Yên Khê nói chung mà cán công chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thơng qua việc ban hành văn quản lý nhà nước Vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành Do thời gian có hạn nên nội dung báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy quan tâm góp ý để báo cáo tốt nghiệp 27 để hoàn chỉnh tốt nhằm giúp cho thân sau có thêm sở ,kinh nghiệm cơng tác sau Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS Nguyễn Mạnh Cường thầy khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn dạy, cán nhân viên Văn phòng UBND xã Yên Khê tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông Tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư 3.Cẩm nang tổ chức hành kỹ thuật soạn thảo văn dùng cho cácđơn vị sở ( Nhà xuất Lao động – Hà Nội) Nghiệp vụ văn thư – Lưu trữ ( Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin Tác giả Hồng Lê Minh) Nghiệp vụ Văn phòng Lưu trữ ( Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin Tác giả Hồng Lê Minh) Hướng dẫn soạn thảo văn ( Nhà xuất trẻ Thành phố Hồ Chí Minh 1996) Hướng dẫn cơng tác Văn phòng ( Nhà xuất trị Quốc gia Hà Nội 2000) Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước( Nhà xuất trị Quốc gia Hà Nội 2001) 9.Các loại văn tài liệu tham khảo UBND xã Yên Khê 29 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã yên Khê Chủ thịc UBND Phó Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phụ trách kinh tế Phụ trách Văn hóa xã hội Ban Kinh tế Ban Địa Ban Cơng an Ban CH Quânsự 30 Văn phòng UBND Ban VHXH Ban Tư pháp ... TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN... hoạtđộng soạn thảo văn cần thực hiệnđúng quy địnhtrên sở lý luận hoạtđộng soạn thảo ban hành văn UBND xã Yên Khê 12 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN 2.1... LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Về công tác văn thư nói chung Khái niệm cơng tác Văn thư: Cơng tác Văn thư tồn cơng việc xây dựng ban hành văn ( sọan thảo ban hành văn bản) quan