Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 4. phương pháp nghiên cứu 2 5. cấu trúc của đề tài 2 Chương 1.Một số vấn đề chung về Quản lý văn bản và khái quát về Công ty bảo hiểm Manulife 4 1. Khái niệm về văn bản và khái quát về công ty 4 1.1. Khái niệm về văn bản 4 1.2. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước: 5 1.2.1. Văn bản hành chính nhà nước 5 1.2.2. văn bản hành chính thông thường 6 1.2.3. văn bản chuyên môn 6 1.2.4. Văn bản khoa học kỹ thuật 6 1.3. Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi. 6 1.4. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến. 7 1.5. Khái quát chung về Công ty bảo hiểm Manulife 8 Tiểu kết 9 Chương 2.Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty bảo hiểm Manulife 10 2. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty bảo hiểm Manulife 10 2.1. Văn bản đến và giải quyết văn bản đến 10 2.2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi : 12 Chương 3.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giải quyết văn bản tại công ty bảo hiểm Manulife 15 3.1. Một số giải pháp: 15 3.2. Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho công ty: 16 3.3.Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 17 KẾT LUẬN 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 PHỤ LỤC 20
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài “Cơng tác quản lý văn Công ty bảo hiểm Manulife”, xin chân thành cảm ơn : Đầu tiên xin cám ơn giáo viên Vũ Ngọc Hoa - Phó trưởng phòng phụ trách Phòng quản lý đào tạo giúp đỡ trình học tập việc định hướng đề tài, thể thức trình bày đề tài Đặc biệt, xin cám ơn ban lãnh đạo Công ty bảo hiểm Manulife chi nhánh Hà Nội tạo điều kiện, giúp đỡ, hướng dẫn tơi q trình tìm hiểu thơng tin, tài liệu quan tài liệu khác liên quan đến đề tài Trong trình thực đề tài, trình độ cá nhân hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tơi mong nhận góp ý giáo viên bạn bè để đề tài tơi hồn chỉnh phục vụ cho công tác nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 07 năm 2017 Tác giả LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu cá nhân tôi, không chép nội dung sử dụng kết nghiên cứu đề tài khác Nếu sai tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo,quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Tính đến có nhiều cơng trình nghiên cứu, nghiên cứu cơng tác văn thư-lưu trữ nói chung Tuy nhiên, hiên chưa có cơng trình nghiên cứu nghiên cứu cơng tác quản lý văn công ty bảo hiểm Manulife Vậy nên, để chuẩn bị phục vụ cho công tác quản lý văn sau tốt hơn, chọn đề tài “Công tác quản lý văn công ty bảo hiểm Manulife” Mục đích nghiên cứu Vấn đề “Công tác quản lý văn Công ty bảo hiểm Manulife” nghiên cứu nhằm mục đích: - Về lý luận: Bản thân khái quát lý luận học từ văn pháp quy Nhà nước chuyên đề giáo trình làm sở nghiên cứu đề tài Ở phần này, thân sử dụng phương pháp vật biện chứng, thuyết minh đề tài bảo đảm tính khoa học, logic chặt chẽ - Về thực trạng: nghiên cứu tình hình vấn đề “Công tác quản lý văn Công ty bảo hiểm Manulife” diễn Công ty thông qua khảo sát, phân tích, chứng minh, đánh giá ưu khuyết điểm năm gần (2014 - 2016) Ở phần này, sử dụng phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng theo quan điểm khách quan, cụ thể để chứng minh, lý giải đề tài Từ lý luận thực trạng thân rút phương hướng, giải pháp khả thi đề xuất tham mưu giúp cho Công ty xem xét vận dụng Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Công tác quản lý văn Công ty bảo hiểm Manulife năm gần (2014 - 2016) phương pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp luận - Phương pháp vật biện chứng 4.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể - Phương pháp quan sát - Phương pháp thống kê cấu trúc đề tài Vấn đề rộng lớn, trình độ, lực kinh nghiệm thân có hạn nên tơi nghiên cứu nội dung Quản lý văn cơng tác văn thư lưu trữ Ngồi phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm ba phần: Chương 1: Một số vấn đề chung Quản lý văn khái quát Công ty bảo hiểm Manulife Chương 2: Thực trạng Quản lý văn Công ty bảo hiểm Manulife Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn quản lý văn đến Công ty bảo hiểm Manulife Chương Một số vấn đề chung Quản lý văn khái quát Công ty bảo hiểm Manulife Khái niệm văn khái quát công ty 1.1 Khái niệm văn Như ta biết hoạt động giao tiếp ngôn ngữ thực qua trình phát nhận ngôn dạng âm (là lời nói) ghi lại dạng chữ viết Ngơn ghi lại dạng chữ viết văn Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hoặc ký hiệu) định Trong trình hoạt động giao tiếp, văn sản sinh chi phối nhân tố giao tiếp: chủ thể đối tượng giao tiếp (ai viết văn bản, đối tượng lĩnh hội văn bản); nội dung giao tiếp (giao tiếp vấn đề gì, vật, tượng nào?); hồn cảnh giao tiếp (giao tiếp diễn bối cảnh lịch sử, mơi trường văn hố- xã hội, truyền thống nào?); mục đích giao tiếp (giao tiếp nhằm thu lại kết gì? làm nẩy sinh hiệu pháp lý nào?) cách thức giao tiếp (nhờ phương tiện nào, trực tiếp hay gián tiếp, qua kênh thông tin nào, dùng loại văn nào, có ngơn ngữ diễn đạt thích hợp hay không?) Là sản phẩm phương tiện hoạt động giao tiếp, văn ngày đóng vai trò khơng thể tách rời với hoạt động xã hội người Đặc biệt, hoạt động quản lý Nhà nước, văn phương tiện thông tin bản, yếu tố quan trọng, thiết để kiến tạo thể chế hành Nhà nước Tóm lại văn quản lý hành Nhà nước hiểu định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý hành Nhà nước quan Nhà nước với quan Nhà nước với tổ chức công dân 1.2 Phân loại văn thẩm quyền ban hành văn quản lý Nhà nước: Văn phân loại theo tiêu chí khác tuỳ theo mục đích nhiều nội dung phân loại : phân loại theo tác giả, phân loại theo tên loại, phân loại theo nội dung, phân loại theo mục đích biên soạn, phân loại theo hiệu lực pháp lý Ở để làm rõ thêm khái niệm văn quản lý Nhà nước nhằm phục vụ cho nội dung viết sâu vào cách phân loại theo hiệu lực pháp lý loại hình quản lý chuyên môn Theo hiệu lực pháp lý loại hình quản lý chun mơn văn quản lý Nhà nước bao gồm loại sau : 1.2.1 Văn hành nhà nước Tại điều 1, Luật ban hành văn quy phạm pháp luật quy định : "Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa" Và theo Nghị định số : 101/CP ngày 23/9/1997 Chính phủ "quy định chi tiết số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật " văn quy phạm pháp luật phải có đầy đủ yếu tố sau : − Văn phải quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với hình thức quy định điều chương I chương II Luật ban hành văn quy phạm pháp luật − Văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành phải tuân theo thủ tục, trình tự luật định quy định chương III, IV, V, VI, VII luật Ban hành văn quy phạm pháp luật − Văn có chứa quy tắc xử chung, áp dụng nhiều lần, đối tượng, nhóm đối tượng có hiệu lực phạm vi nước địa phương − Văn Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp : tuyền truyền, giáo dục, thuyết phục; biện pháp tổ chức, kinh tế Trong trường hợp cần thiết dùng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành quy định chế tài người có hành vi vi phạm 1.2.2 văn hành thơng thường Trong q trình lãnh đạo, quản lý, điều hành, quan Nhà nước việc ban hành văn quy phạm pháp luật, văn cá biệt theo luật định, dùng văn hành thơng thường bao gồm : Cơng văn, thơng báo, thơng cáo, chương trình, kế hoạch công tác, đề án, phương án, giấy uỷ nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, phiếu gởi, giấy đề nghị v v 1.2.3 văn chuyên môn Văn chun mơn loại văn mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực : thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, vật tư, y tế 1.2.4 Văn khoa học kỹ thuật Văn khoa học kỹ thuật loại văn ban hành lĩnh vực : kiến trúc, xây dựng, cơng nghệ, khí, trắc địa, đồ, khí tượng Hình thức văn thường dạng : vẽ thiết kế, đồ án, băng ghi âm, ghi hình, phim ảnh Trên định nghĩa phân loại văn quản lý Nhà nước, để làm rõ vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng văn quản lý Nhà nước 1.3 Về việc tổ chức quản lý xử lý văn Đối với văn thảo trình lãnh đạo quan duyệt có chữ ký trưởng phòng phó phòng, phận tổng hợp thuộc phòng Hành - Tổ chức xem xét yếu tố thể thức văn Sau trình lãnh đạo ký duyệt văn thảo, thảo duyệt phận tổng hợp trả lại phòng có thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành trình Giám đốc ký Sau ký thức chuyển đến văn thư, cán văn thư quan xem xét lại thể thức văn đầy đủ nhân đóng dấu vào sổ phát hành văn bản, văn trả lại phòng soạn thảo 01 lưu với hồ sơ trình kèm theo Nội dụng công tác quản lý văn đi: - Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu ngày tháng văn bản; - Đăng ký văn đi; - Đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn (nếu có); - Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Lưu văn 1.4 Công tác tiếp nhận xử lý văn đến Tất văn đến phải qua văn thư quan làm thủ tục phân phối theo quy định, văn đến đóng dấu “văn đến” đăng ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn đến để trình văn Giám đốc Phó Giám đốc cho ý kiến Lãnh đạo quan cho ý kiến xong chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn đến chuyển cho phòng cá nhân phân chuyển văn Nội dung công tác quản lý giải văn đến: - Tiếp nhận kiểm tra văn Phân loại bóc bì văn Đóng dấu văn đến Đăng ký văn đến, văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, đôn đốc việc giải văn đến Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư đầu mối tiếp nhận, phân loại chuyển giao loại văn bản, ghi số đến ngày đến sau vào sổ văn Đối với văn ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, loại fax, điện tín văn thư quan ghi rõ đến chuyển đến tay người nhận theo chế độ quản lý văn Hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan ghi lại hoạt động mặt quan, giữ gìn tra cứu sử dụng cần thiết văn giải xong lập thành hồ sơ, xếp theo thứ tự có logic tổ chức cách khoa học + Cặp đựng văn bản, tài liệu cần giải + Cặp đựng văn bản, tài liệu xử lý 10 + Cặp đựng giấy tờ giải loại báo cáo, tài liệu chuyên môn công nghệ thông tin, thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứu tham khảo giấy tờ khác 1.5 Khái quát chung Công ty bảo hiểm Manulife Manulife Financial Tập đồn tài hàng đầu giới có trụ sở Canada, hoạt động nhiều quốc gia vùng lãnh thổ châu Á, Canada Mỹ Được thành lập từ năm 1887, Manulife Financial cung cấp cho khách hàng phạm vi toàn cầu giá trị vững mạnh, đáng tin cậy, uy tín, hướng đến tương lai cho định tài quan trọng Tập đồn tài Manulife Financial có mặt Châu Á từ năm 1897 Trong 100 năm phát triển, Manulife không ngừng tăng trưởng mạnh mẽ bền vững, khẳng định vị hàng đầu lĩnh vực bảo vệ tài quản lý tài sản khu vực châu Á Hiện nay, với quy mộ rộng khắp châu Á, Manulife có tảng vững mạng lưới hoạt động trải rộng tồn khu vực trọng yếu Manulife có 50,000 đại lý phát triển kênh phân phối với 100 ngân hàng đối tác 500 đại lý nhà môi giới độc lập Tại Mỹ, Tập đoàn Manulife Financial hoạt động tên John Hancock Với 6.300 nhân viên, sản phẩm chủ lực John Hancock thị trường Mỹ tập trung vào việc bảo vệ tài cho khách hàng tất giai đoạn đời Manulife phân phối sản phẩm chủ yếu thông qua tư vấn tài John Hancock Financial Network - mạng lưới cơng ty độc lập tồn quốc John Hancock công ty hàng đầu Mỹ danh mục sản phẩm bảo hiểm theo đối tượng khách hàng dựa việc đầu tư tài sản vào bảo hiểm niên kim, bảo hiểm hưu trí, sản phẩm bảo hiểm đóng phí linh hoạt quỹ tương hỗ Từ năm 2008, sản phẩm bảo hiểm đóng phí linh hoạt Manulife lựa chọn tối ưu khách hàng cho nhu cầu lập kế hoạch đầu tư bất động sản, kinh doanh hưu trí phận người tiêu dùng đặc thù thị trường Mỹ Là thành viên Manulife Financial, Manulife Việt Nam tự hào doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ nước ngồi có mặt Việt Nam từ năm 1999 11 sở hữu tòa nhà trụ sở riêng có với giá trị đầu tư 10 triệu USD Với bề dày kinh nghiệm uy tín tồn cầu, cơng ty đặt mục tiêu trở thành công ty bảo hiểm nhân thọ chuyên nghiệp Việt Nam Manulife Việt Nam cung cấp danh mục sản phẩm đa dạng từ sản phẩm bảo hiểm truyền thống đến sản phẩm bảo hiểm sức khoẻ, giáo dục, liên kết đầu tư, hưu trí… cho 700.000 khách hàng thông qua đội ngũ đại lý hùng hậu chuyên nghiệp 55 văn phòng 40 tỉnh thành nước Bên cạnh kênh phân phối truyền thống qua đại lý, Manulife Việt Nam đa dạng hóa hoạt động kinh doanh việc đối tác ngân hàng triển khai kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm qua ngân hàng (bancassurance) nhằm đáp ứng nhu cầu ngày đa dạng thị trường Ngoài ra, Manulife Việt Nam doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ phối hợp với Trung Ương Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam triển khai chương trình bảo hiểm vi mơ dành cho phụ nữ có thu nhập thấp với mong muốn Chính phủ phổ cập bảo hiểm nhân thọ đến gia đình Việt Nam, góp phần thực sách an sinh xã hội, xóa đói giảm nghèo tạo ý thức tiết kiệm cho người dân Với 17 năm hoạt động Việt Nam, Manulife Việt Nam không ngừng phát triển xây dựng vững uy tín thị trường, khẳng định vị trí ba cơng ty bảo hiểm nhân thọ hàng đầu Việt Nam Tiểu kết Trên khái niệm chung công tác quản lý giải văn trình hình thành phát triển cơng ty Đó sở để tơi q trình thực tiễn cơng ty 12 Chương Thực trạng Quản lý giải văn Cơng ty bảo hiểm Manulife Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành quản lý văn Công ty bảo hiểm Manulife 2.1 Văn đến giải văn đến Hàng năm, công ty bảo hiểm Manulife tiếp nhận xử lý nhiều văn đến gồm văn từ quan cấp trên, văn từ quan nhà nước hay văn từ đơn vị trực thuộc, công ti liên kết công ti nhánh Việc tiếp nhận văn phận văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản, vào số cơng văn đến trình Giám đốc xử lý Trên sở nội dung văn mà Giám đốc đạo nhân gửi cho đơn vị trực thuộc (ghi góc văn ghi giấy cứng kèm theo văn bản) Bộ phận văn thư tiếp nhận, thực nhân gởi theo đạo Giám đốc Đối với văn quy phạm pháp luật nhân gởi cho tất phòng chức đơn vị trực thuộc công ty Và gốc lưu văn thư Các văn đạo, văn giao dịch, liên hệ Sở, Ban, Ngành địa bàn, doanh nghiệp khác tuỳ theo tính chất, nội dung mà nhân cho phận giao thẳng đến phận xử lý Về việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đến thực theo bước sau: Bước 1: Sơ phân loại văn Bước 2: Bóc bì văn Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến ngày đến vào văn Bước 4: Vào sổ phần mềm văn đến Bước 5: Cho ý kiến giải Bước 6: Chuyển cá nhân đơn vị phân công 13 Bước 7: Lưu hồ sơ Những văn gửi đến không quy định không thuộc thẩm quyền xử lý cơng ty trả lại nơi gửi Khi nhận văn từ Sở ban ngành, công ty liên quan chuyển qua bước sau: - Bưu điện chuyển - Trực tiếp ký nhận - Qua hệ thống văn mật - Các đơn vị công tác mang Khối lượng văn nhận từ nguồn gồm: - Văn Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội - Văn Sở, ban ngành - Văn văn đơn vị ngồi + Tình hình việc kiểm tra đôn đốc việc giải văn đến - Giám đốc phân công nhiệm vụ, đôn đốc kiểm tra giải văn đến thông qua phần mềm quản lý văn đến mà công ty ứng dụng Cán văn thư có trách nhiệm chuyển giao đến tay người nhận đồng thời yêu cầu đơn vị, cá nhân làm chức trách việc giải văn Đăng ký văn đến để quản lý để quản lý văn đến công ty chặt chẽ tìm văn nhanh chóng dễ dàng Trách nhiệm Thủ trưởng quan việc quản lý xử lý văn đến đề cao Mọi văn phải qua xử lý Giám đốc mặt Giám đốc nắm tất nguồn thông tin, diễn biến q trình tổ chức thực cơng việc ngày công ty, mặt khác Giám đốc đạo kịp thời sát thực tế sát với yêu cầu văn phòng chức đơn vị trực thuộc Cán văn thư người giúp việc cho Thủ trưởng Trưởng phó phòng Hành – Quản trị quản lý giải văn có sổ theo dõi việc nhận 14 gởi văn đầy đủ để văn thuộc loại bảo đảm Bưu điện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn có u cầu Nhân viên quan tuỳ theo chức nhiệm vụ giao có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan giải vấn đề cụ thể, xác với chức nhiệm vụ văn đạo xử lý Giám đốc Văn tập trung cho Thủ trưởng quan xử lý khơng uỷ quyền cho Phó Giám đốc xử lý cụ thể loại văn có lúc Giám đốc cơng tác vắng việc xử lý văn bị chậm Tuy nhiên, vài yếu tố chủ quan khách quan nên đơi lúc có trường hợp đóng dấu bị lỗi hay việc tiếp nhận, chuyển phát văn chậm trễ khiến cho công việc giải có đơi chút khó khăn 2.2 Văn việc xử lý, quản lý văn : Công ty bảo hiểm Manulife hàng năm ban hành nhiều văn văn gửi quan cấp trên, văn gửi quan quyền khu vực , văn quan hệ đến công tác đơn vị; văn đạo đơn vị trực thuộc, Công ty giao việc soạn thảo ban hành văn thuộc phòng chức phòng soạn thảo, trình Tổng Giám đốc Giám đốc phụ trách mảng cơng việc liên quan ký, sau đến phòng Hành – Quản trị đóng dấu nhân lấy lưu giao lại cho phòng chức gửi phận văn thư gửi Tất văn bản, giấy tờ, tài liệu công ty gửi gọi chung “văn đi” Về tổ chức quản lý văn văn thực theo nguyên tắc Các văn giấy tờ cơng ty gửi ngồi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi Thủ tục quản lý gửi văn bao gồm bước sau: Bước 1: Đánh máy, in văn Bước 2: Duyệt, ký văn 15 Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Photo, in ấn văn Bước 6: Chuyển giao văn Bước 7: Kiểm tra việc quản lý giải văn Bước 8: Sắp xếp quản lý lưu hồ sơ Đối với văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” có Giám đốc cơng ty người ủy quyền bóc văn trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn Văn có dấu “khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, phải đóng dấu văn bì văn Riêng văn mật, tối mật, tuyệt mật đóng dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, ghi đầy đủ số, ký hiệu văn đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì rồ chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển phong bì ngồi Phong bì ngồi ghi nơi gửi, nơi nhận số phiếu chuyển, khơng đóng dấu mức độ “mật” sau văn chuyện theo thủ tục văn bình thường Cơng tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư công ty Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại, xếp tài liệu công ty chủ động khoa học thuận tiện + Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước sau: Bước 1: Xác định danh mục Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, phân loại theo vấn đề theo phòng Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ Bước 5: Thời hạn bảo quản hồ sơ + Mở hồ sơ: Đầu năm, cán giao lập hồ sơ, ghi tên tiêu đề hồ sơ cần viết bì hồ sơ gọi mở hồ sơ + Căn vào đặc trưng văn tài liệu công ty để chia thành hồ sơ: Các đặc trưng để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, địa danh 16 + Sắp xếp tài liệu hồ sơ +Biên mục hồ sơ + Đóng Bảng thống kê công văn đến, công văn công ty năm gần (2014 - 2016) Năm 2014 2015 2016 Số lượng văn đến 642 736 750 Số lượng văn 958 1062 1249 Giao cho phòng chức soạn thảo ban hành văn nên nội dung văn xác với công việc quản lý văn ban hành kịp thời để đạo quản lý giải công việc pháp luật quy định Bộ phận văn thư phòng Hành – Quản trị giảm bớt khối lượng công việc tương đối lớn để thực nhiệm vụ khác Việc tìm kiếm, việc theo dõi thực văn phòng chức thực dễ dàng, thuận tiện Dù thực yêu cầu quản lý văn cán văn thư bị mắc vài lỗi qn lấy chữ ký Trưởng phòng Hành chính, quên lấy số mà cho ban hành văn Tuy nhiên lỗi xảy ra, trung bình năm xảy đến lần cán văn thư kịp thời sửa chữa thu hồi văn lỗi 17 Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý giải văn công ty bảo hiểm Manulife 3.1 Một số giải pháp: Từ số vấn đề Lý luận văn quản lý văn nói chung, văn quản lý Nhà nước nói riêng thực trạng tình hình văn cơng tác văn thư công ty bảo hiểm Manulife Hà Nội năm qua, ưu, khuyết điểm, nguyên nhân học ta nêu lên số biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn công ty sau: Đào tạo cho nhân viên làm công tác xử lý giải văn giúp thủ trường cơng ty có nhận thức tốt tầm quan trọng văn quản lý văn trình thực chức nhiệm vụ Công ty bảo hiểm Manulife Đưa quy định chế độ trách nhiệm tăng cường chế độ trách nhiệm nhân viên làm công tác văn thư xử lý giải văn Đó là: Trách nhiệm Thủ trưởng công ty việc quản lý giải văn đi, đến công ty; Trách nhiệm Trưởng phòng Hành – Quản trị giúp việc cho Thủ trưởng quản lý giải văn đi, đến Trách nhiệm nhân viên văn thư việc giúp Thủ trưởng, Trưởng phòng Hành – Quản trị làm công tác quản lý giải văn Hoạt động văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ thực tập thể nhân viên giữ vị trí khác với chức danh khác công ty Hoạt động văn thư muốn tổ chức tốt trước hết phụ thuộc vào yếu tố lãnh đạo Lãnh đạo - người chịu trách nhiệm chung hoạt động coong ty có hoạt động văn thư cần phải quan tâm mức đến vấn đề văn quản lý quản lý văn sở hiểu rõ chức năng, vai trò cơng tác hoạt động quản lý Nắm vững nội dung văn Nhà nước hoạt động văn thư tạo điều kiện thuận lợi để thực tốt việc ban hành quản lý văn 18 3.2 Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho công ty: Để việc giải quyết, ban hành quản lý văn tốt cần phải có quy chế hoạt động văn thư Quy chế hoạt động văn thư cần tập trung vào vấn đề sau: Đề nguyên tắc chung tổ chức hoạt động văn thư công ty, quy định cụ thể trách nhiệm Thực đạo hoạt động văn thư, xác định rõ mối quan hệ phận văn thư chuyên trách với phòng chun mơn Cơng ty bảo hiểm Manulife Hà Nội thực hình thức văn thư hỗn hợp, số khâu nhận, giữ, nhân bản, đăng ký văn bản, soạn thảo văn tiến hành phòng chun mơn nên phải có quy định cụ thể mối quan hệ Quy định cụ thể nội dung công việc tác nghiệp văn thư: soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập nộp hồ sơ Việc xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư đưa công tác vào nề nếp, khoa học, tránh việc làm tuỳ tiện công tác xử lý ban hành quản lý văn tốt Nâng cao trình độ cho nhân viên văn thư cán công tác chuyên môn xử lý giải văn : Cán làm công tác văn thư chuyên trách cán công chức chun mơn phòng chun mơn giúp Thủ trưởng xử lý văn phải đào tạo, bồi dưỡng trang bị kiến thức, am hiểu quy định Nhà nước văn ban hành để đưa công tác văn thư vào nề nếp như: Luật sửa đổi bổ sung luật ban hành văn quy phạm pháp luật, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Nghị định Chính phủ quản lý sử dụng dấu Ở công ty bảo hiểm Manulife nay, nhân viên làm công tác văn thư chuyên trách làm công tác quản lý văn mà phận công tác chuyên môn, phòng Nhân - Tổng hợp có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơng ty giải văn quản lý văn thuộc lĩnh vực chun mơn Vì cần trang bị kiến thức công tác văn thư xử lý văn 19 Đây biện pháp cần thiết nên thực sớm hầu hết nhân viên văn thư công ty chưa trang bị kiến thức chuyên môn cần thiết Nghiên cứu áp dụng phương tiện đại đổi công tác văn thư-lưu trữ nhằm nâng cao suất lao động, giảm nhẹ sức lao động tăng văn minh hành hoạt động công ty Ủng hộ việc sáng tạo, phát huy sáng kiến cơng tác văn thư Có sách động viên tinh thần vật chất cho tập thể cá nhân thực tốt quy định công tác văn thư 3.3.Đầu tư sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ Thường xuyên nâng cấp phần mềm để số hóa tài liệu nhằm đem lại hiệu cao trình quản lý tài liệu Về sở vật chất đa số trang bị đầy đủ, thêm công cụ đặc thù cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản, tài liệu Môi trường làm việc cần đc quan tâm thường xuyên để tránh trường hợp xấu gây khó chịu cho nhân viên văn thư, gián tiếp làm giảm khả lao động hiệu công việc quản lý văn nhân viên văn thư 20 KẾT LUẬN Ngày nay, đất nước ta ngày hội nhập với kinh tế giới Mỗi quan, tổ chức phải biết nắm bắt tốt hoạt động thiết yếu để phát triển tốt hơn, hoạt động quan trọng góp phần xây dựng phát triển quan, tổ chức cơng tác văn thư nói chung công tác quản lý giải văn nói riêng Hoạt động coi mắt xích liên kết hoạt động quan, tổ chức Qua trình nghiên cứu, tìm hiểu thực đề tài, trang bị thêm kiến thức thực tế công tác tác văn thư công tác quản lý giải văn Đây kiến thức nằm ngồi lý thuyết, đòi hỏi người làm cán văn thư phải biết tìm tòi, học hỏi, trau dồi kiến thức để hoàn thiện thân Do kiến thức kinh nghiệm thân có nhiều thiếu sót hạn chế nên nghiên cứu có sai xót Nhưng tơi hy vọng với nội dung giúp cho cơng tác quản lý giải văn công ty bảo hiểm Manulife tốt hơn, hay giải pháp giúp phần cơng việc có hiệu 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 Quốc hội khố 13, Hà Nội Nhóm tác giả: Đào Xn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên Đại học Lưu trữ), Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ học, Nhà xuất Giao thơng Vận Tải, Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ Công tác văn thư, Nhà xuất Giao thơng Vận Tải, Hà Nội Vương Đình Quyền (2005), Lý luận Phương Pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; 22 PHỤ LỤC Phần đăng ký bên văn đến Công ty bảo hiểm Manulife Ngày Số Tác đến (1) đến giả Số, ký Ngày hiệu tháng (2) (3) (4) Hướng dẫn ghi: Tên loại trích yếu nội dung (6) (5) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền 23 ... cứu nghiên cứu công tác quản lý văn công ty bảo hiểm Manulife Vậy nên, để chuẩn bị phục vụ cho công tác quản lý văn sau tốt hơn, chọn đề tài Công tác quản lý văn công ty bảo hiểm Manulife” Mục... Chương Thực trạng Quản lý giải văn Công ty bảo hiểm Manulife Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành quản lý văn Công ty bảo hiểm Manulife 2.1 Văn đến giải văn đến Hàng năm, công ty bảo hiểm Manulife... khái quát Công ty bảo hiểm Manulife Chương 2: Thực trạng Quản lý văn Công ty bảo hiểm Manulife Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn quản lý văn đến Công ty bảo hiểm Manulife Chương